| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste |

Håndbog i miljøledelse for vandforsyninger

7 Ledelsens Gennemgang – Fase F

7.1 Introduktion til kapitlet

Ledelsens Gennemgang er, som navnet siger, en gennemgang af miljøledelsessystemet, dets funktion og hensigtsmæssighed, som vandforsyningens ledelse skal foretage med jævne mellemrum (som regel 1 gang pr. år).

Ledelsens Gennemgang er egentlig en del af de løbende, ledelsesmæssige driftsopgaver i et miljøledelsessystem, men er en så væsentlig bestanddel af miljøledelsessystemet, at vi har valgt at beskrive gennemgangen for sig, som en selvstændig driftsfase ligesom miljørevision (se kapitel 6).

I dette kapitel beskrives Ledelsens Gennemgang, sammen med de forudsætninger som skal være til stede for, at den kan gennemføres – først og fremmest information fra foretagne miljørevisioner og konstaterede afvigelser.

Kapitlet beskriver hvilke oplysninger, der skal foreligge inden Ledelsens Gennemgang, og hvad ledelsen især skal tage stilling til under gennemgangen.

Endelig opridser kapitlet det praktiske forløb af Ledelsens Gennemgang, når den finder sted i hhv. en stor vandforsyning, en vandforsyning med få ansatte og en vandforsyning helt uden ansatte.

7.2 Indledning

Efter at vandforsyningen har taget sit miljøledelsessystem i brug, skal ledelsen med jævne mellemrum foretage en gennemgang af systemet. Formålet med denne gennemgang er at afgøre, om miljøledelsessystemet fortsat opfylder sit formål som en del af vandforsyningens ledelsessystemer. Gennemgangen vil typisk finde sted som et møde, f.eks. et ledelsesmøde med kun dette ene punkt på dagsordenen.

Ligesom miljørevision (se kapitel 6) er Ledelsens Gennemgang en integreret del af ethvert miljøledelsessystem både det certificerbare og husmandssystemet, og dette uanset vandforsyningens størrelse. Man kan med fuld ret sige, at Ledelsens Gennemgang er et centralt omdrejningspunkt i et miljøledelsessystem.

Principperne er ens for alle miljøledelsessystemer, men i praksis kan der naturligvis være væsentlige forskelle på den måde som Ledelsens Gennemgang praktiseres fra den lille til den store vandforsyning. Nedenfor gennemgås først de almindelige principper for Ledelsens Gennemgang, dernæst hvorledes de kan praktiseres i små og store vandforsyninger.

7.3 Principperne i Ledelsens Gennemgang

Ledelsen bestemmer selv, med hvilke intervaller gennemgangen skal foretages. Ofte foretages gennemgangen som afslutning på en hel revisionscyclus (se kapitel 6) – men som hovedregel bør der ikke gå mere end et år mellem hver gennemgang. Forskellige forhold kan dog betyde, at man ønsker en tidligere gennemgang – det kan være væsentlige og/eller gentagne afvigelser, nye og væsentlige risikoforhold, større forpligtelser mht. vandforsyning, ny lovgivning mv.

Ledelsens Gennemgang forberedes af den, der er udpeget som miljøansvarlig, (såfremt miljøledelsessystemet er certificeret eller certificerbart er dette Ledelsens Repræsentant).

Den miljøansvarlige udarbejder

• en sammenfatning af de afvigelser, der er blevet konstateret i den forløbne periode, og hvad der er blevet foretaget i den anledning (korrigerende og forebyggende handlinger)
• en sammenfatning af de miljørevisioner, der er foretaget i den forløbne periode, og hvorledes de er blevet fulgt op
• en status og opfølgning på miljøhandlingsplanen, dvs. på de aktiviteter i denne, der er foregået i den forløbne periode, set i forhold til hvad der var planlagt
• en sammenfatning af miljøorganisationens funktion og periodens øvrige driftsmæssige indre og ydre forhold (herunder information udadtil og henvendelser udefra)

Disse rapporter sendes til ledelsen i god tid inden mødet.

På mødet fremlægger den miljøansvarlige de nævnte rapporter, og ledelsen tager på dette grundlag stilling til bl.a. følgende spørgsmål (i uprioriteret rækkefølge):

• Er der forhold, der nødvendiggør en ændring af vor miljøpolitik?  
• Fungerer miljøhandlingsplanen, dvs. er de forventede aktiviteter gennemført og med hvilket resultat (miljømæssigt/teknisk/økonomisk)?  
• Er der forekommet afvigelser i forbindelse med de løbende registreringer af miljøforholdene, og hvad er der blevet gjort ved dem?  
• Er der kommet nye miljø- og risikoforhold, som skal dækkes ind af miljøledelsessystemet, og hvorledes skal de i påkommende tilfælde prioriteres i forhold til de eksisterende forhold?  
• Har miljørevisionerne og driften i øvrigt afdækket forhold, der nødvendiggør ændringer eller justeringer af vor miljøhåndbog (procedurer/instrukser)?  
• Kan vi fortsat betragte grundvandet indenfor vort indvindingsområde som velbeskyttet og som grundlag for godt drikkevand?  
• Har vandkvalitet og forsyningssikkerhed levet op til vandforsyningens mål?  
• Har kommunikationen med omverdenen – især forbrugerne – fungeret som ønsket?  
• Hvad har kommunikationen handlet om? dvs. hvilke spørgsmål har der især været og hvad har især haft interessenternes interesse?

Beslutningerne fra mødet føres herefter ud i livet med den miljøansvarlige som primus motor og igangsætter overfor vandforsyningens miljøorganisation.

7.4 Ledelsens Gennemgang i praksis

Vandforsyningens miljøhåndbog (se kapitel 4.4) skal indeholde en procedure, der beskriver, hvorledes Ledelsens Gennemgang skal gennemføres. Der skelnes ikke mellem et certificerbart system eller et ”husmandssystem”, men afhængig af vandforsyningens størrelse kan rollerne være forskelligt fordelt (se kapitel 4.2).

Den store vandforsyning

I en stor vandforsyning vil Ledelsens Gennemgang foregå nogenlunde som beskrevet ovenfor i afsnit 7.2. De fleste beslutninger træffes i ledergruppen, idet dog beslutninger omkring de grundlæggende forhold (f.eks. ændringer i miljøpolitikken, organisatoriske ændringer o.l.) skal godkendes af bestyrelsen / den politiske ledelse.

Som tidligere nævnt skal Ledelsens Gennemgang foretages uanset om miljøledelsessystemet er certificerbart eller der ”bare” er tale om et husmandssystem.

Vandforsyning uden fastansatte

I en vandforsyning uden fastansatte vil ledelsens gennemgang typisk finde sted i forbindelse med et bestyrelsesmøde – måske som det eneste punkt på dagsordenen.

Den person, som har gennemført periodens miljørevision(er) – det kan være en ekstern konsulent, en af bestyrelsen udpeget person eller en person valgt på vandforsyningens generalforsamling – udarbejder en sammenfatning af de miljørevisionsmæssige forhold, og den som bestyrelsen har udpeget til miljøansvarlig (ofte bestyrelsesformanden selv) udarbejder de øvrige rapporter.

Vandforsyning med få ansatte

I en vandforsyning med 1 – 2 fastansatte, vil den driftsansvarlige (driftslederen) sædvanligvis også udfylde funktionen som miljøansvarlig. Da den pågældende ikke samtidig kan fungere som miljørevisor, vil forholdene her være som i vandforsyningen uden fastansatte – dvs. enten en ekstern miljørevisor, eller en person udpeget af bestyrelsen eller generalforsamlingen.

Ledelsens gennemgang vil så typisk finde sted på et møde mellem bestyrelsesformanden, driftslederen og miljørevisoren. På dette møde træffes de væsentlige afgørelser, og det afgøres hvilke beslutninger, der skal godkendes af bestyrelsen . Er hele bestyrelsen til stede, kan alle beslutninger naturligvis træffes med det samme.

Eksempler på hvorledes en procedure for ledelsens gennemgang kan udformes i en vandforsyning, er vist i bilag K

Boks 7.1 – Bilag K Bilag K indeholder forskellige eksempler på procedurer udført af de vandforsyninger, der deltog i pilotprojektet. Blandt disse procedurer er bl.a. en procedure for Ledelsens Gennemgang.

7.5 Checkspørgsmål til kapitlet

• Er der beskrevet en procedure for Ledelsens Gennemgang?
• Foreligger der en (evt. foreløbig) dagsorden for det ledelsesmøde, hvor Ledelsens Gennemgang skal foretages?
• Ligger det fast hvilken information, der skal være til rådighed for Ledelsens Gennemgang og hvor lang tid i forvejen den skal foreligge?
• Ligger det fast hvilke i aktiviteter, den ønskede information skal produceres og er disse aktiviteter fastlagt mht. tid og personale?
• Er der tænkt på, at (om) konklusionerne fra Ledelsens Gennemgang skal offentliggøres og/eller stilles til rådighed for personalet?

| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste | | Top |