IMPEL - Ledelseshåndbog for miljøadministrationer

8 Systemer

Systemerne i en organisation omfatter interne processer og arbejdsgange for de aktiviteter, kommunikation og beslutningstagning, som danner grundlag for organisationens daglige og langsigtede virksomhed.

Alle organisationer har systemer for deres arbejdsudførelse, men der kan være stor forskel på, hvilke og hvor omfattende disse er. Nogle miljøadministrationer har detaljerede beskrivelser af arbejdsgange for samtlige arbejdsområder, mens andre administrationer i højere lader det være op til den enkelte medarbejder at vurdere, hvordan arbejdsgangen skal gribes an.

Formålet med etablering af systemer i en organisation er at sikre en effektiv styring af arbejdet, en ensartet sagsbehandling samt en høj kvalitet af det arbejde, der udføres.

Behovet for at etablere og ændre systemer vil ofte udvikle sig, efterhånden som medarbejderne indhenter praktisk erfaring, og når organisationen udvikler nye strategier m.v. Det er derfor vigtigt, at organisationen med mellemrum vurderer og drøfter de eksisterende systemer.

Miljøadministrationen kan øge forståelsen for dens arbejde ved offentligt at fremlægge retningslinjer, arbejdsgange m.v. Dette kan især være relevant, når det drejer sig om afgørelser over for borgere og virksomheder. Mange miljøadministrationer har således publiceret deres kvalitetsmål og årlige indsatsområder på kommunens hjemmeside med henblik på at udbrede kendskabet til deres arbejde. Den engelske miljøstyrelse, som dækker England og Wales, informerer eksempelvis om sin håndhævelsespolitik på styrelsens hjemmeside. Derved kan de parter, som der håndhæves over for, se baggrunden for tilsynsmyndighedens afgørelser (se nedenfor).

Miljøstyrelsen, England og Wales

Miljøstyrelsen i England og Wales offentliggør sin håndhævelsespraksis og -vejledning på hjemmesiden www.environment-agency.gov.uk. Håndhævelsespolitikken er at sikre, at tilsynets håndhævelse er konsekvent og står i forhold til den skade eller forurening, som er sket.

Til støtte for håndhævelsesarbejdet har styrelsen klassificeret de almindeligste forureningshændelser i The Common Incident Classification Scheme (CICS) samt The Compliance Classification Scheme (CCS), der klassificerer vilkårsovertrædelser og anbefaler passende håndhævelsesrespons.

Antallet af procedurer siger ikke noget i sig selv. Det er vigtigere at have de `rigtige' og nødvendige procedurer, frem for så mange systemer og procedurer som muligt. Er der mange procedurer, kan det betyde, at medarbejderne fralægger sig personligt ansvar og kun agerer i forhold til systemet. På den anden side kan de nødvendige procedurer frigøre ressourcer til mere vigtige opgaver. I sidste ende er behovet for systemer og procedurer forskelligt fra forvaltning til forvaltning og bør fastlægges bl.a. på baggrund af drøftelser med medarbejderne.

Københavns Amt

Københavns Amt holdt et to-dages seminar for alle miljømedarbejdere med fokus på systemer og struktur i miljøforvaltningen. Diskussionerne viste bl.a. et behov for følgende systemer ud over de allerede eksisterende:

  • Et system for fordeling af opgaver og ressourcer med henblik på en mere ligelig fordeling af medarbejdernes arbejdsbyrde.
  • Et system der giver overblik over medarbejdernes individuelle kompetencer, f. eks. vedrørende lovgivning, brancher, konkrete emissioner, håndhævelse m.v.
  • Procedurer for de vigtigste arbejdsopgaver, dels med henblik på en effektiv arbejdsgang, dels for at sikre en ensartet sagsbehandling.
  • Et system der sikrer en løbende vurdering af organisationen.
  • Et system for kvalitetssikring mellem medarbejderne, der foruden at sikre kvaliteten reducerer behovet for ledelseskontrol.
  • Et bibliotek for miljøadministrationen.

Miljøadministrationen kan bl.a. etablere systemer for følgende områder:

  • Godkendelser
  • Tilsyn og kontrol med virksomheder og landbrug
  • Håndhævelse
  • Klagesager
  • Udveksling af information mellem myndigheder
  • Intern og ekstern kommunikation
  • Afrapportering
  • Evaluering af miljøadministrationens opgaver og indsats
  • Fastsættelse af kvalitetsmål og indsatsområder
  • Kvalitetssikring
  • Personaleforhold

8.1 Kvalitetsstyring

Der er konstant fokus på den offentlige opgaveløsning. Kravene til arbejdet ændres løbende, og opgaverne skal løses med begrænsede ressourcer. For at skabe en sammenhæng mellem administrationens mål og målsætninger og de ressourcer, der afsættes, kan der etableres et egentligt kvalitetsstyringssystem. Derved kan der samtidig indbygges en systematik til at behandle fejl og iværksætte handlinger, der forebygger gentagelser.

Et lille antal miljøadministrationer i såvel Danmark som resten af Europa arbejder med standardiserede systemer som ISO 9000, EFQM Excellence Model, ISO 14001 eller EMAS (Eco-Management and Audit Scheme). Disse systemer er temmelig omfattende og forudsætter en betydelig arbejdsindsats gennem en længere periode med hensyn til såvel etablering som vedligeholdelse. Af samme grund vælger mange organisationer en mindre ambitiøs tilgang til kvalitetsstyring.

En kvalitetsmanual eller -håndbog, som fastsætter arbejdsgangen for de vigtigste arbejdsopgaver, vil bidrage til at opnå en konsekvent og sammenhængende sagsbehandling for de vigtigste opgaver i organisationen. Beskrivelse af metoder og procedurer for f.eks. udførelse af tilsyn er vigtigt med henblik på at sikre en konsekvent og ensartet håndhævelse. Mange organisationer har dog erfaret, at et kvalitetsstyringssystem ikke i sig selv sikrer kvaliteten. Kvalitet opnås kun, hvis procedurerne er rigtige, og personalet følger dem korrekt. Dette kræver stor opmærksomhed omkring etableringen af systemet, træning af medarbejderne og løbende vurdering og ændring af arbejdsgangene.

Procedurer i kvalitetsstyring kan især medvirke til at:

  • støtte medarbejderne i daglige arbejdsgange, herunder i anvendelse af lovgivning
  • introducere nye medarbejdere til administrative procedurer
  • sikre sammenhæng og gennemsigtighed i sagsbehandlingen
  • støtte løbende forbedringer via et tilbagemeldingssystem
  • informere medarbejderne om ny viden, herunder lovgivning
  • sikre effektiv og hurtig sagsbehandling
  • reducere fejl i sagsbehandlingen.

Västerås, Sverige

Västerås tilsynsafdeling har formuleret kvalitetskrav inden for syv emner, bl.a.:

  • Det skal være nemt for borgere at få fat i tilsynsafdelingen, hvorfor besøgstid og telefonnummer skal annonceres.
  • De offentligt ansatte skal udtrykke sig på en enkel og forståelig måde.
  • Sagsbehandlingen skal gennemføres inden for en rimelig tidsfrist.
  • Alle afgørelser skal indeholde information om klagevejledning.

For at kunne vurdere opfyldelsen af kvalitetskravene har afdelingen formuleret en række konkrete indikatorer:

  • Antallet af medarbejdere som har udarbejdet kompetenceplan (mål: 80%).
  • Antallet af borgere som kender til tilsynsafdelingen og deres ansvarsområde (mål: 100%).
  • Antallet af borgere og virksomheder, som synes at deres sag er behandlet inden for rimelig tid (mål: 70%).
  • Antallet af berørte borgere og virksomheder som finder tilsynsafdelingen yderst kompetent (mål: 70%).
  • Antallet af borgere og virksomheder som finder, at de har fået god service af tilsynsafdelingen (mål: 70%).
  • Sagsbehandlingstid for tilsynssager inkl. opfølgning (mål: 70% er afsluttet inden for 10 dage).

Nogle lande har etableret omfattende kvalitetsstyringssystemer.

SEPA, Skotland

Den skotske miljøstyrelse SEPA har etableret et fuldt kvalitets.styrings.system baseret på ISO 9001:2000, hvorigennem organisationen etablerer, udvikler og reviderer sine kvalitetsmål med henblik på en fortsat forbedring. I overensstem.melse med principperne i ISO standarden er SEPA forpligtet til at imødekomme brugernes (borgere og virksomheder) behov og vedholdende have fokus på brugernes tilfredshed.

Systemet indeholder beskrivelse af både overordnede og lokale procedurer, offentliggjort til personalet via intranettet i kategorier som:

  • Ledelsespolitikker og –strategier.
  • Miljøpolitikker.
  • Ledelsesprocedurer - korporative processer og procedurer, som vedrører alt personale.
  • Arbejdsprocedurer - katalog med beskrivelse af alle grupper og afdelingers ansvarsområder og opgaver.
  • Skemaer/skabeloner – standarddokumenter linket til den procedure, som de refererer til.
  • Ansvarlighed, sporbarhed og arkiver.
  • Interne kvalitets-audits.
  • Håndtering af klager, hændelser og manglende opfyldelse af procedurer.
  • Træningsmanualer.
  • Årlig gennemgang af systemets effektivitet.

Kvalitetsstyringssystemet auditeres med jævne mellemrum af en ekstern akkrediteret instans.

Kvalitetssystemer kan indeholde mere end de typiske procedurebeskrivelser, som personalet skal følge. Kvalitetsstyringssystemet i både den engelske og den skotske miljøstyrelse giver blandt andet vejledning til ledere om, hvordan visioner genereres med opbakning fra medarbejderne.

Miljøstyrelsen, England og Wales
Miljøstyrelsen i England og Wales har implementeret et kvalitetsstyringssystem, som beskriver størstedelen af alle aktiviteterne i Miljøstyrelsen. Systemet indeholder blandt andet anbefalinger til, hvordan ledere håndterer forskellige ledelsesmæssige forandringer.
De vigtigste
ledelsesopgaver
Element Aktion
2. Lede Miljøstyrelsen og udvikle vision, strategier og politikker.
-  
2.1 Lede og dirigere Miljøstyrelsen - Tage beslutninger for institutionen
- Bemyndige medarbejdere
- Agere leder og konkretisere Miljøstyrelsens værdier
2.2 Udvikle visionen og strategien
- - Udvikle Miljøstyrelsens vision
- Udvikle fungerende strategier

2.3 Have overblik over den politiske, økonomiske, sociale, teknologiske, lovgivningsmæssige og økologiske udvikling - Identificere politiske og lovgivningsmæssige emner
- Forstå det økologiske pres
- Vurdere nye teknologiske innovationer
- Identificere økonomiske trends
- Forstå demografi
- Identificere sociale og kulturelle forandringer
2.4 Udvikle og styre politik
- - Udvælge relevante emner og sektorer
- Lægge budgetter
- Godkende politikker
- Kommunikere politiske krav


Det er en forudsætning for høj kvalitet af miljøadministrationens ydelser, at der er en klart defineret arbejds- og ansvarsfordeling mellem de enkelte medarbejdere samt retningslinjer for samarbejdet mellem medarbejderne.

Københavns Amt, Danmark

I Københavns Amt er der tilknyttet to sagsbehandlere til de fleste sager. Formålet er at sikre en høj grad af kontinuitet og kvalitet i sagsbehandlingen. Ved at involvere medarbejderne i at formulere procedurerne, forsøger ledelsen i miljøafdelingen at fremme åbenhed og vidensdeling mellem medarbejderne. Alle sagsbehandlere er både 1. og 2. sagsbehandlere på forskellige opgaver.

1. Sagsbehandlerens opgaver:

  • Etablere et konstruktivt samarbejde med 2. sagsbehandleren
  • Sikre en god sagsbehandling i henhold til gældende administrations- og miljølovgivning
  • Informere 2. sagsbehandleren om sagens udvikling
  • Kvalitetssikre alle udgående breve
  • Sørge for at nye oplysninger om virksomheden bliver skrevet på sagen i industridatabasen
  • Sikre at sagen er opdateret i forhold til gældende lovgivning
  • Opsummere sagens forløb sammen med 2. sagsbehandler inden den videregives til 2. sagsbehandler.

2. Sagsbehandlers opgaver:

  • Etablere et konstruktivt samarbejde med 1. sagsbehandleren
  • Holde sig løbende orienteret om sagen
  • Kunne overtage sagen i tilfælde af sygdom eller andet, hvis det bliver nødvendigt
  • Deltage på tilsyn, hvis det er nødvendigt som referent
  • Læse udgående post
  • Lette arbejdsbyrden for 1. sagsbehandleren i kritiske situationer.

De to ansvarlige sagsbehandlere kan i fællesskab håndtere de fleste sager. De mere komplicerede sager drøftes i teams, og de mere principielle sager drøftes med afdelingslederne.

8.1.1 Procesdiagram

Procesdiagrammet er et nyttigt værktøj til at illustrere procesflowet og kvalitetsprocedurerne. Diagrammet leder sagsbehandleren gennem opgavens delelementer, idet der vises hen til de mulige relevante procedurer på vejen.

Miljøadministrationen i den Flamske Region, Belgien, guider de tilsynsførende gennem de væsentligstearbejdsopgaver med procesdiagrammer og procedurer

Miljøadministrationen i den Flamske Region, Belgien, guider de tilsynsførende gennem de væsentligste arbejdsopgaver med procesdiagrammer og procedurer.

8.1.2 Vejledninger til miljøsagsbehandlere

For at gennemføre miljøtilsynene konsistent og effektivt skal miljøsagsbehandlerne være informeret om retningslinjerne, f.eks. i form af vejledninger om tilsyn, kontrol og håndhævelse, håndtering af indsigelser og klager, koordinering og udveksling af "god praksis" med andre myndigheder og institutioner og "adfærdskodeks". Mange af disse emner har IMPEL tidligere behandlet, se bilag 1.

8.2 Adfærdskodeks

Miljømyndighedens adfærdskodeks forklarer medarbejderne og omverdenen, hvordan medarbejderne forventes at gebærde sig. Et adfærdskodeks er ikke kun vigtigt for miljømyndigheden og tilsynsmedarbejderne, men også for øvrige parter som er i kontakt med og samarbejder med tilsynsmedarbejderne. Emner som integritet, uafhængighed samt gennemsigtighed og sikkerhed i afgørelser mv. bør medtages i et adfærdskodeks. Det kan også være relevant at medtage de værdier og principper, der blev omtalt i afsnit 2 i denne rapport.

Den Flamske Region, Belgien

Ifølge reglerne for god ledelse i det flamske ministeriums afdeling for miljøtilsyn skal alle indgreb ske i henhold til "principperne om god ledelse". Principperne kan inddeles i to kategorier, nemlig processuelle principper og indholdsprincipper.:

A. Processuelle principper:

  • Pligt til at foretage en retfærdig høring af parterne i sagen.
  • Upartiskhed
  • Pligt til at begrunde beslutninger
  • B. Principper der angår indholdet:
  • Fair play
  • Lighedsprincippet
  • Forsigtighedsprincippet
  • Retssikkerhedsprincippet
  • Retfærdighedsprincippet

Adfærdskodekset indeholder typisk en konkret vejledning til tilsynsmedarbejderen om, hvordan de overordnede principper kan gøres konkrete i det daglige arbejde.

Miljø- og Trafikministeriet, Holland

Blandt de emner, som behandles i det hollandske Miljø- og Trafikministeriums adfærdskodeks, er:

Professionalisme

Professionalisme betyder at lede en afdeling ved hjælp af klare og anvendelige procedurer og processer. Ledelsesformål og resultater er defineret klart. Ledelsen foretager korrekt medarbejderudvælgelse, giver medarbejderne den nødvendige træning og gode karrieremuligheder og sørger desuden for gode arbejdsbetingelser.

Sagsbehandlerne udviser professionel adfærd over for tredjepart og afstår fra adfærd, der kan skade miljøafdelingen. Den tilsynsførende forklarer beslutninger og bidrager til forståelsen af disse beslutninger med henblik på at opnå overholdelse af lovgivningen. Den tilsynsførende bidrager med ideer og forslag til afdelingens udvikling.

Integritet og uafhængighed

Samfundet forventer, at den tilsynsførende udtrykker integritet og pålidelighed. Ledelsen sikrer, at spørgsmål om integritet og uafhængighed bliver holdt i live på møder, i beslutningstagen og i udviklingssamtaler.

Den tilsynsførende forstår omfanget og begrænsningerne af hans/hendes kompetencer og ansvarsområder. Fortrolighed skal garanteres, så længe det ikke skader muligheden for overholdelse af regler og krav.

8.3 Risikovurdering

Der er i EU-landene indført forskellige systemer med sigte på at øge effektiviteten i miljøtilsynet, sådan at der bruges flest ressourcer på de virksomheder og aktiviteter, hvorfra der er den største risiko for forurening.

Mængden af ressourcer, der skal anvendes på en given virksomhed til tilsyn og håndhævelse af miljølovgivningen, kan bestemmes ud fra bl.a. følgende parametre:

  • virksomhedens systematik i miljøarbejdet og lovlydighed
  • virksomhedens størrelse og branche
  • om virksomheden kræver særlige godkendelser, som for eksempel IPPC eller risiko i henhold til -direktivet
  • virksomhedens geografiske placering
  • virksomhedens miljøforanstaltninger
  • virksomhedens attitude i forhold til miljømyndighed og miljøarbejde.

For at sikre, at miljøforvaltningens ressourcer anvendes mest effektivt, bør der udarbejdes et kriteriesæt, som kan vejlede vedrørende allokering af ressourcer til de vigtigste opgaver.

Overijssel, Holland

I provinsen Overijssel i Holland arbejder tilsynsmedarbejderne med tilsynsplaner, hvor tilsynsaktiviteterne er prioriteret på baggrund af en risikovurdering.

Tilsynsplanerne er inddelt i følgende dele:

  • Information om virksomheden og dens miljøprofil.
  • Kontrol-indikatorer, med virksomhedens "tilsyns-historie" og beskrivelse af virksomhedens frivillige miljøarbejde
  • En oversigt over de industrielle aktiviteter, risici/farer og kontrolaktiviteter
  • En oversigt over væsentligste tilsyns- og håndhævelsesforhold
  • En oversigt over udførte tilsyn.

Tilsynsplaner, der er lavet efter denne standard, gør tilsynene mere ensartede og effektive.

  • Tilsynsmedarbejderne kan let overtage hinandens tilsyn, hver sag er ikke længere "bundet" til en medarbejder.
  • Information om de væsentligste håndhævelses-forhold kan bruges til at planlægge og prioritere.
  • Når indikatorerne er formuleret kan der gives "miljø-karakterer" til godkendte virksomheder. Karakteren kan bruges til at vurdere, hvor meget tid der skal bruges på hver virksomhed.

8.3.1 System til vurdering af virksomhed og forureningsrisiko

Den engelske og walisiske miljøstyrelse har udviklet et system kaldet: "Operator and Pollution Risk Appraisal" (OPRA), som hjælper med at målrette tilsynsarbejdet, således at virksomheder med størst forureningsrisiko prioriteres højest.

OPRA-systemet støtter beslutningsprocessen ved at opstille et konsistent og gennemskueligt risikovurderingsværktøj. Det giver desuden en objektiv vurdering, baseret på en risikoanalyse af virksomhedens aktiviteter (bl.a. kompleksiteten, lokaliteten og emissionerne), af virksomhedens miljømæssige præstation og holdning til at håndtere risiko (f.eks. ledelsessystemets kvalitet og hidtidige overholdelse af lovgivningen). Yderligere information om systemet kan findes på www.environment-agency.gov.uk

8.4 Belønningssystemer

Alle organisationer har belønningssystemer (direkte eller indirekte), som belønner en "god" præstation i form af ros, indflydelse, lønforhøjelse, mere uddannelse eller forfremmelse. Lederen må sikre, at der er klar sammenhæng mellem miljøadministrationens mål og værdier og den attitude i arbejdet, der belønnes. Dette kræver en tydeliggørelse af politik, mål og værdier kombineret med et gennemskueligt og logisk belønnings- og karrieresystem.

Et eksempel: Hvis myndighedens værdier lægger vægt på gode samarbejdsevner og evnen til at arbejde i teams, skal lederen ikke belønne medarbejdere, der kun prioriterer deres "egne" sager.

8.4.1 Gennemsigtighed i lønsystemet

Tilsynsmedarbejderens grundløn er typisk baseret på anciennitet i forhold til ansættelsesperiode, stilling og efteruddannelse (mv.). Et gennemsigtigt lønsystem øger objektiviteten i forhandlingssituationen og giver medarbejderne mulighed for at forbedre deres præstation inden for udvalgte områder.

I Österåker, Sverige, vurderer både leder og tilsynsmedarbejder inden hver lønforhandling tilsynsmedarbejderens indsats i forhold til syv parametre:

Österåker, Sverige
Parametre, der bestemmer lønniveauet.
Demonstrerer initiativ
+
-
Fanger relevante nyheder, problemer m.m. og foreslår handlinger
Overdriver initiativet uden at forankre det i organisationen
Uafhængighed
+ Individuelle planer (kortsigtede og langsigtede) og selvstændighed i eget arbejde
- Gør dette uden at tænke på resten af afdelingen eller andre arbejdsopgaver
- Er usikker og tør ikke/er ikke i stand til at handle selvstændigt
Evne til at udvikle
+ Påtager sig og involverer sig i nye opgaver
+ Er interesseret i at lære og udvikle sig
- Fokuserer på den personlige udvikling og ikke miljømyndighedens udvikling
Fleksibilitet
+ Omstiller sig hurtigt til nye forhold og opgaver
+ Fleksibel tilgang
- Er ikke i stand til at fastholde fokus eller konsekvens
Samarbejde
+ Informerer og bidrager selvstændigt til den interne og eksterne dialog
+ Er parat til at lytte og give respons på andres synspunkter.
- Opstarter samarbejde på alle sager - store eller små - på alle tænkelige tidspunkter.
Personlige færdigheder
+ Teoretisk viden
+ Praktisk erfaring
+ Er i stand til at søge relevant information og viden
+ Kompetent som autoritet
+ Er velformuleret i skrift og tale
Ansvarlighed
+ Fuldfører opgaverne fra start til slut
+ Udfører opgaverne, som de er beskrevet i procedurer, tidsplaner og arbejdsrutiner
+ Følger op på opgaver og beslutninger
+ Holder ord og tager ansvar for udførte opgaver
+ Er loyal over for arbejdspladsen, kollegerne og arbejdsopgaverne

Navn Initiativ Uafhæng-
ighed
Udvikling Fleksi-
bilitet
Sam-
arbejde
Professio-
nalisme
Ansvar-
lighed
Kommen-
tarer
John 3     4 4     5 4     5 5     4 4     5 4     5 4     6 Impulsiv
Karen                
Vurdering fra 1 (utilfredsstillende) til 6 (fortræffeligt)

Inden lønsamtalen udfylder leder og medarbejder (tal i kursiv) ovenstående skema. Markeringerne sammenlignes med henblik på at fremme dialogen om lønnen.

Hos andre miljømyndigheder findes der mere udførlige baggrundstekster, som vurderingen af lønniveauet tager udgangspunkt i, f.eks. som i Høje Taastrup Kommune, hvor der drøftes parametre som præstation, udvikling og prioriteter:

Fleksibilitet
Definition Evnen til at påtage sig nye ansvarsområder og opgaver, ændre prioriteten af dagens opgaver og løse uforudsete opgaver.
Maximum Kan se når det er nødvendigt at skifte arbejdsmetoder og ansvarsområder. Kommer med forslag og bidrager aktivt til implementeringen af nye ideer. Kan sagtens ændre arbejdsområde. Er villig til at overtage og bytte arbejdsopgaver med andre. Er fleksibel i sin fortolkning af arbejdsopgaver og hjælper andre med deres opgaver, selvom dette ikke er specificeret i egen jobbeskrivelse.
Medium Er indstillet på at skifte arbejdsområde. Har ikke noget imod at skulle overtage eller bytte arbejdsopgaver med andre. Er fleksibel i sin fortolkning af arbejdsopgaver og hjælper andre med deres opgaver, selvom dette ikke er specificeret i egen jobbeskrivelse.
Minimum Er ikke særlig interesseret i at skulle skifte arbejdsområde. Vil ikke bytte arbejdsopgaver med andre. Fortolker arbejdsopgaverne meget snævert og hjælper kun sjældent andre med deres arbejdsopgaver.

Samarbejde
Definition Udfører arbejde sammen med andre på områder, hvor kolleger er afhængige af egne og andres bidrag.
Maximum Tager det fulde ansvar for opgaven. Påtager sig lederrolle i den fælles indsats. Sikrer sig at opgaven er løst tilfredsstillende.
Medium Tager det fulde ansvar for opgaven. Bidrager til samarbejdet, men påtager sig ikke en lederrolle.
Minimum Tager ansvar for sit eget bidrag til opgaven. Deltager i arbejdet, men har brug for assistance og vejledning fra kollegerne.

Kvaliteten af arbejdet
Definition Arbejdet udføres i overensstemmelse med afdelingens formål, kriterier og procedurer.
Maximum Udfører arbejde i overensstemmelse med formål og kriterier. Bidrager aktivt til at forbedre kvaliteten af arbejdet.
Medium Arbejdet er tilfredsstillende i forhold til formal og kriterier, selv om indsatsen til tider svinger noget.
Minimum Det udførte arbejde stemmer kun til en vis grad overens med formålene, kriterierne og procedurerne. Indsatsen svinger meget.

8.5 Kommunikationsstrategier og -procedurer

Effektiv kommunikation er et fundamentalt værktøj for miljømyndigheden. Som offentlig instans - med en vital funktion i samfundet - skal miljømyndigheden influere på og bære et ansvar over for offentligheden [13].

Offentligheden skal have adgang til information om myndighedens aktiviteter og miljømæssige tiltag. Ud over at svare på henvendelser om aktindsigt bør myndigheden pro-aktivt udgive nyhedsbreve eller på anden vis holde offentligheden informeret om miljøadministrationens aktiviteter, planer mv.. Offentligheden skal desuden trygt kunne henvende sig til myndigheden (f.eks. med klager) og få besvaret sine henvendelser.

Det er vigtigt at målrette og tilpasse informationerne nøje til den personkreds, som informationen vedrører. Dette er med til at sikre, at informationen modtages og forstås som tilsigtet, samt at de pågældende er opmærksomme derpå. For lidt information giver et manglende beslutningsgrundlag (hvilket kan føre til, at der bliver taget de forkerte beslutninger). På den anden side er for meget information spild af tid og ressourcer og bortleder opmærksomheden fra vigtigere emner.

Forskellige aktører har brug for forskellig information, og miljømyndigheden bør overveje, hvem der har brug for hvilken information. Miljøadministrationen er typisk i kontakt med følgende aktører:

  • Politikere
  • Ministerier
  • Virksomheder
  • Offentligheden
  • Medierne
  • Andre myndigheder
  • Græsrodsorganisationer (naturfredningsforeninger, fagforeninger m.m.)
  • Andre

Effektiv kommunikation er ikke envejskommunikation. Myndigheden skal både kunne udtrykke sig og samtidig være en lyttende og hørende organisation. God kommunikation gør det muligt for miljømyndigheden at informere, forstå, engagere sig med og influere på de aktører, som kan bidrage til at forbedre miljøet. Effektiv kommunikation skal ikke tages for givet, det sker ikke blot af sig selv, men kræver en systematisk tilgang.

SEPA, Skotland

Den skotske miljøstyrelses (SEPAs) kommunikationspolitik (2002) omhandler emner som:

  • Alle SEPAs kommunikationsaktiviteter vil blive gennemført i bestræbelserne på at opfylde egne mål, nemlig at forbedre miljøet og bidrage til en bæredygtig udvikling (der vil ikke være "PR-stunts").
  • SEPA anerkender, at god kommunikationsledelse ikke ligger uden for SEPAs normale forretningsområde, men er en central del af det at levere resultater.
  • Mottoet "Troværdighed før Synlighed" vil præge SEPAs kommunikation. Public Relations vil ikke blive brugt til at sløre en forkert praksis.
  • SEPA vil kommunikere så præcist og koncist som muligt - tilpasset modtagerne.

8.5.1 Kommunikationsplaner

Kommunikationsplanlægning kan baseres på en simpel skabelon, hvor det ved hvert emne overvejes, hvad myndigheden skal opnå, hvem den skal kommunikere med for at opnå det, og hvilke metoder der er bedst egnede i forhold til den bestemte målgruppe.

Kommunikationsplaner – en skabelon fra Skotlands miljøstyrelse (SEPA).

1. Mål – HVORFOR har du brug for denne plan?

Beskriv emnet/projektet og hvorfor det er nødvendigt med en kommunikationsplan. Definer hovedformålet.

2. Nøgleområder – HVAD vil du opnå?

Opstil de vigtigste områder. Hvad er problemerne, mulighederne, barriererne, kompleksiteten m.v.? Hvordan kan PR-teknikker og god kommunikation bidrage til projektet? Med dette in mente: definér projektets hovedformål og succeskriterier.

3. Hovedbudskab – HVILKET hovedbudskab skal kommunikeres?

Referér til listen over hovedemner og noter de vigtigste hovedbudskaber.

4. Modtagere – HVEM skal du kommunikere med?

Referér til listen af budskaber. Notér de aktører, som du gerne vil kommunikere med. Hvem skal du informere og hvem skal du lytte til? Overvej hvilke kommunikationsmidler der passer til de forskellige målgrupper. Gør dig ikke for mange antagelser om modtagerens synspunkter og meninger. Overvej muligheden for at gennemføre en markedsundersøgelse for at få et "korrekt" billede af modtagergruppen.

5. Handlingsplan – HVORDAN sørger du for, at modtageren får budskabet på den rigtige måde, på det rigtige tidspunkt og på det rigtige sted?

Overvej dette. Check altid om dine forslag stemmer overens med hovedformål og mål.

6. Revision – HVORDAN ved du, om det har været en succes?

Hvordan måler du resultatet? Hvordan finder du ud af, om du kan gøre det bedre næste gang? Hvornår skal revisionen udføres?

8.5.2 Håndtering af medierne

Organisationen kan udarbejde procedurer for, hvordan kontakten med medierne organiseres, således at medarbejderne er parate til at håndtere henvendelserne fra medierne på den mest hensigtsmæssige måde. Dette inkluderer træning af de medarbejdere, som er i kontakt med medierne. Det er essentielt, at medarbejdere og ledere, som er i direkte kontakt med medierne, ikke føler sig pressede til straks at besvare henvendelser. Journalister vil hellere end gerne have, at der er check på detaljerne, og at svarene er gennemtænkte.

8.5.3 Information til offentligheden

Grundig information til offentligheden gavner myndighedens arbejde. Mange miljømyndigheder evaluerer og rapporterer hvert år om myndighedens aktiviteter.

Den flamske region, Belgien

Det flamske ministeriums afdeling for miljøtilsyn udgiver hvert år en rapport om organisationen og indsatsen i afdelingen for miljøtilsyn. Den 162 sider lange rapport fra 2002 indeholder information om:

  • Miljøtilsynsafdelingens organisation, herunder visioner, værdier og strategier
  • Personale, uddannelse og ressourcer
  • Tilsynsplan
  • Gennemførte kampagner
  • Planlagte tilsyn
  • Tilsyn på baggrund af klager, henvendelser, uheld mv.
  • Sager om lovbrud og administrationslovgivning
  • Samarbejde med andre
  • Konsulentarbejde
  • Internationale sammenhænge

Hvor den ovennævnte rapport primært beskæftiger sig med organisatoriske forhold og tilsynsmyndighedens aktiviteter, beskæftiger andre rapporter sig med den miljømæssige udvikling i og uden for myndigheden.

Københavns Kommune, Danmark

Miljøkontrollen i København har udgivet en række brochurer og hæfter med information til udvalgte målgrupper. Siden 1999 er de fleste publikationer også udgivet på internettet, bl.a.:

  • Københavns Kommunes grønne regnskab
  • Tilsyn med virksomheder
  • Folder der tilbyder foredrag om forskellige emner
  • Luftkvalitet og støj i København

Folderen Miljøtilsyn 2000 indeholder følgende afsnit:

  • Der skal være plads til virksomhederne
  • Forurenende virksomheder skal have en tilladelse
  • Tilsynsmedarbejderens arbejde
  • Håndhævelse
  • Nye metoder til at forbedre miljøet
  • Status på tilsyn og håndhævelse 1999

Information fra miljømyndigheden kan også indeholde information til aktører, der påvirkes af miljøarbejdet.

SEPA, Skotland

Den skotske miljøstyrelse har udgivet en folder, der fortæller godkendelsespligtige virksomheder om miljømyndighedens rolle. Folderen informerer bl.a. om:

  • Introduktion – hvad er miljømyndighedens funktion?
  • Kontakt til myndigheden – Hvilken service kan virksomheden forvente af myndigheden?
  • Ansøgning om tilladelser – hvordan fungerer det?
  • Håndhævelse af tilladelser – loven skal overholdes
  • Konsultation – en åben dialog
  • Løbende information til dig – SEPA information
  • Orden på tingene – Klage- og dispensationsmuligheder

I dag er det mest almindeligt at kommunikere med borgerne og andre aktører via Internettet, og nogle miljømyndigheders hjemmesider indeholder store mængder information om mange områder, f.eks.:

  • Organisationsdiagrammer, strategier, strukturer m.v.
  • Tilsynsrapporter og klager
  • Miljøgodkendelser
  • Branche- og processpecifikke retningslinjer til (især små og mellemstore) virksomheder om, hvordan de kan overholde miljøkrav
  • Geografisk Informationssystem, GIS, som giver borgerne mulighed for at undersøge miljøforholdene i deres nærområde (eller ethvert andet sted), og som informerer om miljøgodkendelser og udledningstilladelser til virksomheder i deres område.
  • Miljømyndighedens indsats
  • Udvalgte virksomheders miljøindsats.

8.6 Intern datahåndtering

Miljømyndigheden bør have et effektivt system til datahåndtering, som muliggør indsamling, lagring og anvendelse af data til beslutningstagning. Informationssystemer er forskellige fra land til land og fra miljøadministrationsprogram til miljøadministrationsprogram. Generelt gælder det, at systemet skal indeholde information om reguleringsområdet, om lovbrud og tilsynsaktiviteter og dermed lette:

  • fastlæggelse af prioriteter og strategier, så myndighedens ressourcer kan anvendes mest effektivt
  • kontrol af at loven overholdes,
  • måling af tilsynspræstationen,
  • evaluering på opfyldelsen af myndighedens mål.

De grundlæggende overvejelser om systemet omfatter beslutninger om:

- Hvilken information ønskes?

- Hvem skal indsamle den?

- Hvem er ansvarlig for at optage den?

- Skal informationen deles med andre myndigheder eller organisationer (er der nogen lovgivning, der kræver dette)?

- Hvor lang tid skal informationerne gemmes?

- Hvilken slags informationsanalyses skal der gennemføres?

- Hvem skal gennemføre analyserne og hvor ofte?

- Hvilke, om nogle, informationer er fortrolige?

- Hvilke, om nogle, informationer skal offentliggøres?

Holland

I Holland har regeringen igangsat et toårigt program, der skal vise, i hvilket omfang de 900 virksomheder, som har tilladelse til at behandle farligt affald, lever op til den gældende lovgivning. Tilsynsmedarbejderen udfylder et spørgeskema på hver virksomhed og indtaster oplysningerne i et centralt computersystem. Informationssystemet er programmeret til at kunne generere sektorspecifikke rapporter vedrørende virksomhedernes evne til at leve op til lovgivningen, tilladelsernes kvalitet og virksomhedens miljøpåvirkninger. Tilsynsmedarbejderne har fået grundig træning, som suppleres af litteratur om, hvordan medarbejderne indsamler, nedskriver og videregiver data. Resultaterne bruges til at understøtte udviklingen af politikker vedr. behandlingen af farligt affald.

8.6.1 Virksomhedsoplysninger

Indsamling og lagring af data om hver virksomhed skal være godt planlagt, og dataindsamlingen skal så vidt muligt være koordineret med de data, andre instanser indsamler om de samme virksomheder.

I denne sammenhæng bør registrering/håndtering af data omfatte:

  • Dokumenter, som skal registreres således, at tilsynsmedarbejderen og andre på ethvert tidspunkt kan hente dokumenterne for at opfylde de lovgivningsmæssige krav om arkivering i den offentlige sektor.
  • Tidsforbrug, som skal registreres på hver sag for at få erfaring, kunne måle præstationen, og kunne indkræve et evt. administrationsgebyr.
  • Hændelser (miljøtilsyn, prøvetagning, og indskærpelser), som skal registreres for at kunne følge op på hver sag, foretage præstationsmålinger og følge op på den årlige planlægning.

Den information, der er brug for i en virksomhedsdatabase omfatter bl.a. [14]:

a) Branchebeskrivelser, som kan bruges til at gruppere virksomhederne i forhold til forudbestemte kriterier.

b) Administration af tilladelses- og tilsynssystemet.

c) Virksomhedernes placering inddelt i regioner eller områder.

d) Kontaktinformation.

e) Detaljer vedrørende virksomhedens installationer og processer.

f) Typer af tilladelser, krav og anden relevant data, inklusiv udløbsdatoer.

g) Tilsynsrapporter.

h) Prøvetagningsrapporter.

i) Egenkontrolrapporter og andre rapporter fra virksomheden.

j) Lovbrud, indskærpelser og klager.

k) Miljøpåvirkninger på omgivelserne (luft, vand, jord).

l) EMAS eller tilsvarende auditeret information.

m) Dokumenter vedrørende miljømyndighedens forpligtigelser som myndighed, som for eksempel oplysning om emissionskrav.

n) Klager fra naboer.

o) Andre dokumenter af relevans for sagen (afhængigt af virksomheden og den nationale procedure).

8.7 Kontrakter mellem miljøenheder

Arbejdet i de enkelte administrationer planlægges gennem drøftelser og formulering af strategier og aktivitetsplaner. For at opretholde fokus i den planlagte periode kan der udarbejdes en kontrakt mellem organisationen og dens afdelinger, der specificerer:

  • Strategiske mål
  • Afdelingens mål
  • Forventede resultater
  • Milepæle, indikatorer og metoder til at eftervise mål og resultater.

Organisationens leder og afdelingslederen opnår en fælles forståelse af miljøafdelingens mål og resultater gennem forhandling og formulering af en kontrakt.

8.8 Beskrivelse af ydelser

Formålet med at beskrive miljøforvaltningens ydelser er at informere aktører og kunder om indholdet og begrænsningerne i ydelserne [15]. Beskrivelsen kan indeholde følgende informationer:

  • Baggrund og formål.
  • Lovgivning.
  • Indhold.
  • Miljøforvaltningens rolle og arbejdsområder.
  • Andre organisationers roller og arbejdsområder.
  • Procedurer og kvalitetskriterier.
  • Omkostninger.
  • Leveringer og resultater.
  • Serviceaftale indeholdende ydelsernes standard.
  • Forventet effekt.

8.9 Organisering af projekter

Projekter er forskellige fra den almindelige sagsbehandling, idet de er baseret på beskrevne formål, resultater, aktiviteter og input (ressourcer og økonomi), har et tidsbegrænset forløb og udføres af et team, som typisk går på tværs af de normale grupperinger.

At introducere en projekttilgang som et alternativ til den løbende sagsbehandling giver et interessant potentiale for en myndighed i udvikling. Projekttilgangen kan:

  • Bidrage til at løse fundamentale problemer og øge medarbejdertilfredshed - og udbytte.
  • Forbedre organisationens effektivitet ved at have et klart projektdesign.
  • Bidrage til personlig udvikling med ny faglig og personlig udfordring.
  • Øge myndighedens evne til at håndtere forandring og innovation.
  • Forbedre organisationskulturen gennem samarbejde på tværs af den eksisterende organisationsstruktur – og ved at samarbejde med eksterne aktører.
  • Bruges til at videregive succesfulde erfaringer, når projekter er vel overstået – eller kunne videregive brugbare erfaringer fra projekter, som ikke har været så vellykkede.

8.9.1 Forberedelse af et projekt

Initiativer og ideer til projekter kan komme fra mange forskellige personer i og uden for organisationen. Den løbende dialog mellem medarbejdere og ledere afslører mange nye og forskellige behov, og viden om brister eller problemer kan spredes på denne måde. Medarbejderne identificerer og udvikler metoder og procedurer, og på et eller andet tidspunkt vil nogen foreslå en mere systematisk tilgang til at løse problemet – et projekt.

Et projekt bør baseres på en projektbeskrivelse med:

  • baggrund
  • projektidé
  • ønskede resultater og virkninger
  • organisationsstruktur
  • aktører
  • finansiering
  • rapportering
  • tidsplan med milepæle
  • evaluerings- og succeskriterier.

Projektbeskrivelsen kan udvides til et mere uddybende projektdokument, hvor der lægges vægt på:

  • Aktørinteresser i projektet.
  • Formål, hvilken situation man har opnået efter projektafslutningen.
  • Resultater, hvilke reelle resultater der skal komme ud af projektet.
  • Aktiviteter der skal iværksættes for at opnå de ønskede resultater.
  • Milepæle og indikatorer for resultaterne.
  • Krav til afrapportering, hvad, hvornår, og til hvem.
  • Økonomi og ressourcer, krav til auditering.

Den irske miljøstyrelse (EPA), Irland

Den irske miljøstyrelse har beskrevet alle aktiviteter i det årlige Aktivitetsprogram som projekter med mål, resultater, aktiviteter, arbejdsskema, ressourcer og ansvarsområder.


Et eksempel på projekttilgangen er Projekt 103/2001: Medarbejderudvikling og Uddannelsesprogram.

Projektets mål: Forberede og implementere udviklings- og træningsprogram for miljøstyrelsens medarbejdere.

Planlagte aktiviteter

  1. Forberede en uddannelsespolitik og strategisk plan som tager højde for anbefalingerne fra "Arbejdsgruppen om Uddannelse", rapporten fra den eksterne vurderingsmand, Partnerskabskomiteen, og Holdningsstrategien 2000-2002.
  2. Forberede og implementere et årligt uddannelsesprogram sammen med divisionslederne.
  3. Deltage i uddannelsesprogrammer.
  4. Evaluere træningsprogrammet midt på året og foretage nødvendige justeringer.
  5. Forberede den årlige rapport om sidste års aktiviteter.
  6. Forberede medarbejderudviklingspolitik (inklusiv mobilitet) hvor der tages hensyn til udviklingsbehov og arbejdsprioriteter. Gennemgå opgaver.

Hovedresultater

  • Uddannelsespolitik og strategisk plan
  • Årligt træningsprogram for Miljøstyrelsen
  • Årlig rapport om uddannelsesaktiviteter
  • Medarbejderudviklingspolitik.

IMPEL har vedtaget nedenstående simple standardskema, som skal benyttes i forbindelse med ansøgninger om støtte til foreslåede fælles projekter.

IMPEL-formularen til projektbeskrivelse er inddelt i to kapitler:
  Projektnavn
  Kvalitetshåndbog for tilsynsmedarbejdere
1. Problemfelt
1.1. Baggrund  
1.2. Definition  
1.3. Formål med projektet  
1.4. Produkt(er)  
2. Projektets struktur
2.1. Deltagere  
2.2. Projektgruppe  
2.3 Udøver  
2.4 Rapporteringsmetoder  

Det nedenstående eksempel fra Belgien illustrerer, at mange af miljømyndighedens opgaver kan udføres som separate projekter, hvor hvert delelement indgår i den samlede operative del af tilsynsstrategien.

Projekt P 729 Undersøgelse af store olieraffinaderier
Projektleder: FF Kernegruppe: MB, JM, GP, LVG
Nødvendighed/miljømæssige relevans De fem olieraffinaderier i Antwerpen Havn er nogle af de største udledere af luftforurenede stoffer (og stort set alle andre emissioner) i Flandern. Størrelsen af anlægget, lovgivningens opbygning og den måde, som emissionerne måles (egenkontrol blandet med målinger og beregninger), besværliggør fastsættelsen af brugbare emissionskrav, derfor kræves der her en anden tilgang end til andre typer af anlæg.
Beskrivelse/formål

• Integreret miljøtilsyn af store olieraffinaderier skal igangsættes i 2002 og fortsættes i 2003.
• Eksamination og evaluering af metoderne til egenkontrol af luftforurening.
• Komparative emissionsmålinger i en del af anlæggene
• Dioxinmålinger i nogle virksomheder
(...... forkortet)
Succeskriterier • Emissioner til luft og vand bestemt og vurderet i forhold til de anvendelige grænser.
• Vurdering af udslip og flygtige emissioner.
• Status rapport og handlingsplan udarbejdet (luft, affald m.m.) på basis af forudgående undersøgelser.
• Intern/ekstern behandling af affaldsstrømme opgjort og vurderet.
Startdato: 1. januar 2002
Slutdato: 31. december 2003
Personaleressourcer: 86 arbejdsdage
Budget: EUR 65.900
Eksterne forudsætninger:
Kursus i raffinaderier afsluttet
Ikke medtaget i projektet: • Videre opfølgning på virksomheder efter første indskærpelse
• Tilsyn i henhold til Seveso-II (Sikkerhed)

Roller og struktur i udførelsen af projektet

Effektivt og godt projektarbejde afhænger fuldstændigt af den organisation, der er sat til at udføre projektet. Projektets organisering afhænger af projekttype, budget, tilgængelige ressourcer m.m., men der er dog nogle fællestræk for organiseringen af de fleste projekter:

"Projektets ejer" udpeger en ledelse til projektet, følger udviklingen af projektet med "strategiske briller" og har det overordnede ansvar for resultatet af projektet.

Projektets ejer giver mandat, legitimerer projektet og stiller de nødvendige forudsætninger til rådighed for, at projektet kan gennemføres med et succesfuldt udbytte.

Styringskomiteen forestår den overordnede kontrol med projektgennemførelsen, bidrager med deres fagligee kompetencer og støtter og vejleder projektlederen.

Projektlederen har ansvaret for den daglige ledelse af projektet. Hun/han leder/koordinerer arbejdet i projektgruppen, kommunikerer med interne og eksterne aktører, afrapporterer til styringskomiteen og/eller projektets ejer og forbereder den nødvendige dokumentation af projektets udvikling og færdiggørelse. Projektlederen skal have gode lederevner, være i stand til at samarbejde samt have sociale og kommunikative evner. Nødvendigheden af andre kvalifikationer afhænger af projektets indhold.

I store projekter er det almindeligt at etablere en projektgruppe til at assistere projektlederen med forskellige professionelle færdigheder. Medlemmerne af projektgruppen skal bidrage aktivt til at gennemføre projektet og skal have en række færdigheder og samarbejdsevner. Projektlederen bliver enig med de enkelte gruppemedlemmers overordnede om, hvordan gruppemedlemmerne skal indgå i projektet.

8.10 Spørgsmål til refleksion

De følgende spørgsmål kan bruges som en checkliste til ledere, der overvejer at gøre en større indsats for at udvikle systemerne i miljøorgansisationen:

  • Har miljøorganisationen de administrative systemer, der er nødvendigt for at sikre effektivitet i det daglige arbejde - specielt med tanke på myndighedens opgaver, medarbejdernes kompetencer og evner til at udføre arbejdet, samt myndighedens struktur?
  • Har organisationen opbygget et kvalitetssikringssystem, der sikrer kvaliteten af vigtige opgaver i overensstemmelse med regler og vejledninger?
  • Har organisationen et belønningssystem, der er fælles og forståeligt og i overensstemmelse med organisationens værdier og mål?
  • Er der udformet kontrakter og aftaler, som beskriver mål, formål, resultater m.m. i de eventuelle enkelte afdelinger og enheder?
  • Har organisationen systematiseret kommunikationen med omverdenen?
  • Har organisationen udarbejdet beskrivelser af dens ydelser til evt. interesserede?

Fodnoter

[13] Dette afsnit er primært inspireret af SEPA Draft Communication Strategy, sept. 2002.

[14] Se IMPEL-rapporten: Planning and Reporting of Inspections, Brussels 1999.

[15] Beskrivelsen kan også bruges som et internt kvalitetskriterium.

 



Version 1.0 Februar 2005, © Miljøstyrelsen.