|
Emballagedirektivet 5 VirksomhedsprocesserneDette kapitel er skrevet af virksomheder, der planlægger at implementere emballagedirektivets krav i egen virksomhed. 5.1 Dokumentation af direktivetVirksomhederne skal dokumentere, at hver eneste emballage-produkt-kombination opfylder hvert lands bekendtgørelsers krav. Emballagedirektivet mangler en fælles overensstemmelsesprocedure. Det kan ende med at betyde forskellige regler i forskellige lande. Det er vigtigt for eksporterende virksomheder. Den ansvarlige virksomhed skal således kunne dokumentere:
5.2 SystemopbygningMange virksomheder har i dag et dokumentationssystem. Det kan være et kvalitetsstyringssystem som ISO9000, et miljøledelsessystem som ISO14001 eller noget helt andet. Dokumentation af Emballagedirektivets krav kan med fordel ske i forbindelse med et allerede etableret system, der er implementeret i virksomheden. På den måde kan virksomheden bruge de arbejdsgange, som de i forvejen bruger til at dokumentere kvalitet, miljø eller hygiejne, til at dokumentere overensstemmelse med Emballagedirektivet. Det vil fx betyde, at registrering af reklamationer kan give virksomheden indsigt i over- eller underemballering. Ligeledes vil der højst sandsynligt ligge oplysninger i systemet om råvarernes indhold af tungmetaller fx i råvarespecifikationerne. Det er således ikke anderledes at opbygge et dokumentationssystem til dokumentation af Emballagedirektivets krav, end det er at opbygge et dokumentationssystem til dokumentation af kvalitet, miljø eller hygiejne. 5.3 Hvordan starter man processen i egen virksomhedOptimering af emballage og emballagesystemer er ikke nyt for en virksomhed. Den almindelige konkurrence har tvunget virksomhederne til optimering af økonomiske årsager. Når en virksomhed skal indføre systemer og rutiner, der har til formål at overholde den danske bekendtgørelse, Emballagedirektivet og de tilhørende seks CEN-standarder, kan man arbejde videre med disse rutiner. Når Emballagedirektivet m.m. skal implementeres i en virksomhed, foreslås følgende proces gennemført:
5.4 Afklaring af Direktivets og standardernes kravFørste skridt er, at virksomheden sætter sig ind i Emballagedirektivet og de tilhørende seks CEN-standarder. Dette kan medføre en erkendelse af, at opgaven ikke kan løses af den emballageansvarlige person alene. Det kræver et bredt samarbejde i virksomheden og andre virksomheder i forsyningskæden for at kunne opfylde disse krav. 5.5 Klarlæggelse af eksisterende viden og dokumentationDen første opgave er at gennemføre en gennemgang af, hvordan man konstruerer emballagerne i dag. Man bør udvælge 2-5 emballager, som er blevet konstrueret indenfor det sidste år. Man gennemgår hele beslutningsprocessen og klarlægger, hvem der er beslutningstagerne og hvordan beslutningerne er foretaget. Det undersøges om der er foretaget egentlige beregninger og undersøgelser, der er skriftlig dokumenteret. Det anbefales, at processen klarlægges helt til bunds. Ofte viser det sig, at der faktisk er gjort betydelige overvejelser af personer eller afdelinger, der tilsyneladende er placeret langt fra emballageudviklingen. Ofte er denne dokumentation dog ikke nået frem til emballagekonstruktørerne. 5.6 Vurdering af kvaliteten af eksisterende viden og dokumentationAllerede når man er midt i ovenstående afklaringsfase, begynder man at evaluere kvaliteten af den eksisterende viden, beslutningsprocesser og dokumentation. Man bør især have fokus på EN 13428. Læs grundigt kapitel 4 i EN 13428. Kan købes hos DANSK STANDARD, telefon 39 96 61 01 eller www.ds.dk. Man skal sandsynliggøre/bevise og dokumentere, at et udvalgt emballagesystem kun lige netop anvender den nødvendige emballagemængde for at kunne udfylde sin opgave. Gennem grundig læsning af EN 13428 vil man indse, at virksomheden har en vis fleksibilitet, men man skal tænke på, at myndighederne på forlangende kan kræve dokumentationen udleveret. Bliver man ikke enige med dem, kan man anke sagen til retslig afgørelse. På denne måde er kravene elastiske, og man risikerer en forskellig tolkning i forskellige lande og regioner. 5.7 Udarbejde manglende dokumentationDenne proces dækker over tre meget forskellige processer:
5.8 OverensstemmelseserklæringerHvis man som ansvarlig virksomhed ikke selv er i besiddelse af den nødvendige dokumentation, og finder det mest hensigtsmæssigt at overlade denne opgave til en underleverandør, har man to muligheder. Den ene mulighed er, at denne underleverandør fremsender den nødvendige dokumentation, som den ansvarlige virksomhed så gemmer. Den anden mulighed er, at den ansvarlige virksomhed henviser til denne underleverandør. Dette kræver en erklæring fra underleverandøren om, at han har påtaget sig dette ansvar. En sådan erklæring kaldes en overensstemmelseserklæring. Det er vigtigt, at overensstemmelseserklæringen indeholder et løfte fra underleverandøren om at påtage sig at fremsende den nødvendige dokumentation, hvis en offentlig myndighed kræver skriftlig dokumentation. Den ansvarlige virksomhed skal være opmærksom på følgende vigtige forhold:
På følgende områder kan overensstemmelseserklæringer være relevante:
I bilag C har Teknologisk Institut skrevet et forslag til en sådan overensstemmelseserklæring med forskelligt indhold. Det vil nok i praksis være hensigtsmæssigt at have oversat denne erklæring til fremmedsprog – minimum engelsk og gerne de øvrige europæiske hovedsprog. En virksomhed skal altid overveje den givne situation og formulere sin egen specifikke erklæring. 5.9 Færdiggørelse af dokumentationProcessen afsluttes med, at man indfører et totalt system for alle emballagesystemer (såvel eksisterende som nye), der skal markedsføres i EU inkl. Norge. Et sådant dokumentationssystem kan arbejde sammen med virksomhedens øvrige administrative systemer. 5.10 Opbevaring af dokumentationDokumentation skal opbevares i mindst fem år efter, at den emballerede vare sidst er blevet markedsført. 5.11 Hvad kan et virksomhedssystem bestå afEt virksomhedssystem kan bestå af følgende elementer:
Denne dokumentation kræves af alle emballagetyper, man sender på EU-markedet, og nationale myndigheder kan kræve dokumentation fremsendt indenfor 2-4 uger. Derfor er det nødvendigt at have et system af administrative rutiner, der sikrer, at denne dokumentation kan fremskaffes indenfor denne frist. 5.12 Effektivisering af processenI princippet forlanges det, at den ansvarlige leverandør skal kunne fremlægge dokumentation for hvert eneste emballeret produkt. Der er dog visse muligheder for at effektivisere ved at gruppere produkterne og bruge samme dokumentation til flere produkter. Er den eneste forskel på produkterne tryk på emballagen, smagstilsætninger ol. kan man organisere sig således, at man bruger samme dokumentation. En sådan gruppering er ikke tilladt, men man kan organisere data på en sådan måde, at det alligevel er muligt. Man kan ikke sætte klare grænser for, hvornår det er muligt, så det er op til virksomheden selv at afgøre, hvor dokumentationen er god nok. Under alle omstændigheder kan en offentlig myndighed kræve informationerne pr. emballeret produkt. 5.13 Hvornår skal systemet være klart?Reglerne, som er beskrevet her, virker meget overvældende for mange virksomheder, så spørgsmålet er ofte – HVORNÅR SKAL SYSTEMET VÆRE KLART? Svaret er i Danmark, at dette faktisk allerede skulle være sket i 1997, og at kravene kun er yderligere tydeliggjort med revisionen af direktivet i 2004 og de endelige standarder i 2005. Der er altså gået nogle år, hvor ingen rigtigt har taget sig af denne lovgivning, og der har heller ikke været nogen større kontrol heraf. Enkelte virksomheder er dog blevet bedt om at fremsende den krævede dokumentation. Det har primært været myndighederne i Storbritannien, Frankrig og Tjekkiet, der har foretaget kontrol. Væsentlig større kontrolaktivitet er foretaget, hvor kunderne typisk er større supermarkeder, der har ønsket underskrifter på, at Emballagedirektivet overholdes. Væsentlig større risiko har de virksomheder, der er certificeret under ISO9001, ISO9002, ISO14001 og lignende standarder, hvor et certificeringsselskab løbende auditerer virksomhedens ledelsessystem. Alle disse certificeringer kræver som et minimum, at virksomheden overholder gældende lovgivning og standarder – herunder også emballagedirektivet og standarderne. Flere certificeringsselskaber har allerede annonceret, at man vil påbegynde at se på emballagedirektivet. Alligevel må man nok konstatere, at mange år er gået uden, at hovedparten af danske virksomheder har oplevet disse krav. Så spørgsmålet er derfor også, hvornår bliver kontrollen mere effektiv?
|
