Arbejdsrapport fra Miljøstyrelsen 26/2006 – Manual for indarbejdelse af miljøaspekter i produktstandarder

Formålet med dette kapitel er at pege på nogle af de muligheder, der er for at få sine synspunkter igennem i det internationale forum, hvor standardiseringsarbejdet finder sted. Ét er selv at have fundet ud af hvilke miljøaspekter, der er vigtige i forbindelse med en bestemt standard; noget andet er at få de andre aktører til at indse og støtte det.

Kapitlet indledes med en gennemgang af de barrierer, der typisk kan hæmme ens synspunkter i at slå igennem. Dernæst følger forslag til nogle af nogle af de midler, der kan bruges for at få sine synspunkter igennem.

For den trænede standardisør ville dette kapitel evt. være overflødigt, mens det for andre kan bruges som en nyttig huskeliste.

5.1 Barrierer for indarbejdelse af miljøaspekter

Der er både en række generelle barrierer for indarbejdelse af miljøaspekter i standardiseringsarbejdet, men også nogle barrierer, der knytter sig til de enkelte faser i arbejdet med standarder.

5.1.1 Forståelsesbarrierer

Forståelsesbarrierer er en type barrierer, der gælder i næsten enhver form for kommunikation. I standardiseringsarbejde kan de f.eks. opdeles i følgende typer forståelsesbarrierer:

Selvom de fleste aktører, der deltager i standardiseringsarbejde, langt hen ad vejen deler en fælles forståelsesramme, skal man ikke undervurdere de forskellige kulturelle baggrunde, som deltagerne møder op med.

Kulturelle barrierer skal i øvrigt opfattes bredt i denne sammenhæng; det handler ikke blot om at deltagerne kommer fra lande med forskellige religioner og etnisk baggrund, men ligeså meget om de enkelte deltageres arbejdsmetoder m.v.

Nogle arbejder bedst efter en stram plan, hvor alle faser lægges fast i starten og følges slavisk til afslutningen, mens andre lægger mere vægt på et løsere struktureret arbejdsforløb, hvor der er plads til at ændre kurs undervejs. Ligeså vil man opleve forskelle i stil, f.eks. lægger nogle vægt på en formel stil, hvor stramme regler for hierarki og procedurer følges, mens andre lægger vægt på den mere uformelle stil, hvor tingene aftales fra gang til gang, og hvor ordet er mere frit.

Note om kulturelle forståelses-barrierer

Når man deltager i standardiseringsarbejde er det vigtigt, at gøre sig klart, hvilken baggrund de andre deltagere har og forholde sig til den, så kommunikationen ikke strander på misforståelser. Det er vigtigt, at frigøre sig fra de fordomme man evt. selv måtte bære rundt på, for ikke at det skal føre til misforståelser.

De faglige forståelsesbarrierer er også velkendte i de fleste multidisciplinære fora, som standardiseringsudvalg ofte er. Ingeniører og økonomer har forskellige referencerammer, og lægger derfor ofte vægt på forskellige aspekter. Mens ingeniøren typisk gerne vil have forfinet de tekniske aspekter til mindste detalje, vil økonomerne som regel hellere beskæftige sig med de økonomiske og markedsmæssige aspekter.

Deltagere med miljøfaglig baggrund vil ligeledes forsøge at få så mange miljøaspekter med samt prioritere dem højere end andre faggrupper ofte vil. Der er ikke noget underligt i sådanne holdninger, men desværre kan det indimellem føre til blokeringer i arbejdet.

Når man ønsker at fremlægge miljøsynspunkter er det ofte en god idé at henvise til relativ håndfast dokumentation, for andre opfatter ofte miljø som en relativ blød parameter. Henvis f.eks. til

Både miljølovgivningen og anden dokumentation er efterhånden så udbygget inden for miljøområdet, at næsten alle aspekter er dækket. Miljø er ikke så blød en parameter længere, men det kan naturligvis være vanskeligt at finde den rigtige dokumentation frem og formidle den.

Endelig er der en problematik, som er meget vanskelig at håndtere på miljøområdet, nemlig prioriteringen mellem forskellige miljøparametre. hvad er værst udledning af 1 kg kviksølv eller 2 tons CO₂. Nogle computerbaserede livscyklus-værktøjer kan håndtere denne problematik, men de er ikke altid tilgængelige, når man har brug for dem.

Note om faglige forståelses-barrierer

Det er vigtigt at deltagere i standardiseringsarbejde udviser den fornødne tolerance for at alle aspekter bliver repræsenteret og at der gennemføres en fordomsfri prioritering af de enkelte aspekter i forhold til hinanden.

Endelige er der de sproglige barrierer. De må ikke undervurderes. Selvom de fleste, der deltager i standardiseringsarbejde, er trænet i at arbejde på et andet sprog end deres modersmål, kan de ofte overhøre eller misforstå detaljer - eller sågar væsentlige forhold.

Note om sproglige forståelses-barrierer

Det er derfor vigtigt at man er bevidst om de evt. sproglige barrierer, der måtte være, at man anstrenger sig for at forstå og kommunikere så grundigt og præcist som muligt, og at man evt. efterfølgende tjekker om man har forstået tingene korrekt.

Der kan være overlap mellem både kulturelle, faglige og sproglige barrierer, og i øvrigt også i forhold til nedennævnte forhold om interesser, ressourcer m.v.

5.1.2 Interessebarrierer

Formålet med at udarbejde produktstandarder er at fastlægge krav til udformning og funktion for bestemte typer af produkter, og dette vil nødvendigvis berøre den konkurrencesituation, der i forvejen er på markedet for de pågældende produkter. Efterhånden som miljøkravene til produkter samt fremstillingen, distributionen og bortskaffelsen af dem øges, vil miljøaspekterne få større indvirkning på de konkurrencemæssige forhold.

Dette betyder, at den til tider barske kamp mellem konkurrerende produkter ofte overføres til standardiseringsarbejdet. Det gælder også, når der stilles krav til de miljømæssige forhold. Man kan være rimelig sikker på at producenter eller repræsentanter for en gruppe producenter vil foretrække at de miljøkrav, der måtte stilles i en produktstandard så vidt muligt passer til deres egne produkter og deres livscyklus - eller til den måde de forventer at deres produkter vil udvikle sig i fremtiden. Man saver naturligvis ikke den gren over man selv sidder på.

Selvom standardiseringsarbejde principielt er en concensus-proces, altså en proces, hvor der gerne skal opnås fælles accept af de krav der stilles, skal man ikke være blind for, at der er væsentlige interesser på spil, og at de enkelte interessenter kun i begrænset omfang kan abstrahere herfra.

Hvis f.eks. at nogle producenter af korrosionsbeskyttende maling har baseret deres produkter på organiske opløsningsmidler, mens andre har baseret deres produkter på vand som opløsningsmiddel, kan man være sikker på at den første producent nødigt ser at standarden favoriserer malinger uden organiske opløsningsmidler, medmindre vedkommende opnår en så lang frist eller kan se andre fordele af at skifte til en anden type opløsningsmidler, som måtte være foretrukket ud fra en miljømæssig synsvinkel.

Hvis en producent bliver tilstrækkelig trængt kan det ende med at vedkommende føler sig nødsaget til at rejse andre spørgsmål, f.eks. levetid for den pågældende korrosionsbeskyttelse eller andre forhold, som kan betyde at arbejdet bliver en "skyttegravskrig" i stedet for en konsensus-proces.

Note om interesse-barrierer

Det er derfor vigtigt at man som deltager i et standardiseringsarbejde forsøger at gøre sig eventuelle interessekonflikter klart - at man med andre ord foretager en interessent-analyse, så godt det nu lader sig gøre. Dette bør gøres så tidligt som muligt i standardiseringsarbejdet , og man bør på den baggrund vurdere, hvor stort et rum der er for miljøaspekter. En sådan analyse kræver et indgående kendskab til produkterne og den branche der fremstiller dem. Man bør undgå at et evt. miljøspørgsmål bliver til et konfliktområde, ved at sikre at alle interessenter får god og saglig information om miljøaspekterne samt en rimelig frist til at indstille sig på nye krav.

5.1.3 Ressourcemæssige barrierer

En banal - men ikke uvæsentlig barriere - kan være de ressourcer, man har til rådighed for standardiseringsarbejdet. Hvis man skal have en fair chance for at præge et standardiseringsarbejde må man ikke undervurdere de ressourcer, der skal afsættes både i form af tid og udlæg til rejser m.v.

Der er mange standardiseringsudvalg i CEN-regi og ofte har de store lande og virksomheder flest ressourcer. Derfor er det vigtigt at man prioriterer sin indsats både med hensyn til hvilke udvalg man skal deltage i og hvilke miljøspørgsmål man vil arbejde for at få igennem.

5.2 Hvordan lægges en ”slagplan”

For at få mest ud af deltagelse i et standardiseringsarbejde er det vigtigt at man forbereder sin indsats bedst muligt, f.eks. ved at lægge en "slagplan" med følgende punkter:

Denne procedure svarer i øvrigt til god arbejdsskik i mange andre sammenhænge.

5.2.1 Opstil mål

Som indledning til arbejdet bør man gøre sig klart hvad ens mål er. Når spørgsmålet er miljøaspekter bør man gøre sig klart, hvor langt man kan komme med forskellige synspunkter. Der er i dag en langt større forståelse for at miljøaspekter skal indarbejdes i næsten alle forhold. Men man bør ikke lukke øjnene for at der i visse sammenhænge stadig kan være en vis nervøsitet overfor miljøkrav. Det er her vigtigt at gennemføre en interessent-analyse, der kan belyse hvor langt man kan gå.

Et mål kan være i første omgang at sørge for at CEN's Miljøcheck-liste bliver gennemgået, for dermed at skabe et overblik og en prioritering af de pågældende produkters miljøforhold. Selvom Miljøcheck-listen kan virke rimelig indlysende, kan det at gennemgå den, være en meget sund eksercits; der dukker altid tvivlsspørgsmål op. F.eks. hvordan skal de enkelte miljøaspekter prioriteres i forhold til hinanden og i øvrigt hvordan skal livscyklussen afgrænses. I eksemplet med korrosionsbeskyttende malingssystemer (DS/EN ISO 12944-5) er spørgsmålet, hvordan skal emnet afgrænses miljømæssigt; skal man kun se på de miljømæssige aspekter ved selve malingen, eller skal man også inddrage de miljømæssige aspekter ved at beskytte bestemte konstruktioner med mere eller mindre holdbare malingssystemer.

Note om CEN’s miljøcheckliste

Arbejd for at CEN’s Miljøcheckliste blive anvendt i den indledende fase. Det er et godt værktøj, som i øvrigt er foreskrevet af CEN.

Hvis det lykkes at få gennemgået CEN's Miljøcheck-liste, hvad er så næste mål. Er det f.eks. at nå frem til enighed om miljøkrav for det væsentligste miljøaspekt eller de fem væsentligste eller flere.

Note om at sætte et mål

Det er vigtigt at sætte sig realistiske mål, d.v.s. mål, som står i forhold til ens egne ressourcer og hvad der kan lade sig gøre ud fra en interessent-analyse. Vær ikke for ambitiøs, vær ikke for beskeden, og vær parat til at revidere målet efterhånden som arbejdet skrider frem, og synspunkterne kommer på bordet.

5.2.2 Planlæg indsatsen

Det er altid en god idé at planlægge sit arbejde. Selvom det kan være vanskeligt at kende forløbet af et standardiseringsarbejde, kan man altid tage udgangspunkt i de faser en standard skal gennemløbe, se bilag 3.

Med hensyn til indarbejdelse af miljøaspekter kan man for CEN standarder henvise til at udvalgene i de indledende faser skal gennemgå Miljøcheck-listen. Hermed er miljøaspekterne på et tidligt tidspunkt slået an. Resultatet af Miljøcheck-listen vil sammen med de typiske faser i standardiseringsarbejdet være med til at definere det videre forløb for indarbejdelse af miljøaspekter.

Med udgangspunkt i Miljøcheck-listen vil det være muligt at afklare om man har behov for at indsamle ny viden og nogenlunde, hvornår der er behov for at komme med indlæg om de miljømæssige aspekter.

Det vil typisk være sådan, at når CEN Miljøcheck-listen er gennemgået vil der være behov for at detaljere de enkelte miljøaspekter. Dette kan f.eks. ske ved at man udarbejder tekst, der kan indarbejdes i den overordnede disposition for standarder. Det vil i disse tilfælde være gavnligt at udarbejde skriftlige indlæg, der rundsendes til alle udvalgets medlemmer. Det forudsætter naturligvis at man forudgående har aftalt dette med udvalget eller udvalgets formand. Ligeså er det vigtigt, at det pågældende indlæg er udarbejdet i så god tid at det kan nå at blive rundsendt til alle udvalgsmedlemmer, og at de har haft en fair chance for at læse det inden mødet. Sørg i øvrigt for at indlægget er formuleret klart og tydeligt. Indlæg der distribueres i sidste øjeblik og som er sjusket formuleret, kan skabe irritation, og dermed have den modsatte effekt.

Note om at planlægge indsatsen

Lav en arbejdsplan, der følger de typiske faser i et standardiseringsarbejde. Gennemgå Miljøcheck-listen i den indledende fase.

Udover de formelle faser (som beskrevet i bilag 3), kan forløbet af et standardiseringsarbejde belyses ud fra følgende trin:

Det indledende trin består typisk af en drøftelse af hvordan emnet for standarden skal afgrænses. Dertil kommer gennemgangen af CEN Miljøcheck-listen, som bl.a. afgrænser de miljømæssige aspekter. Dette afsluttes typisk med at der udarbejdes en disposition for standarden.

Det andet trin består i at formulere de enkelte afsnit i dispositionen. Det er her det er vigtigt at bidrage med indlæg om de miljømæssige aspekter, på skrift, så der kan komme en seriøs drøftelse af de miljømæssige aspekter.

Tekstbidragene vil typisk udløse diskussioner om de enkelte spørgsmål, og ofte kan der være lange drøftelse af næsten hver enkelt lille detalje. Det er i denne fase at ”slaget skal stå”, så det kan være helt afgørende at opnå opbakning fra andre af udvalgsmedlemmerne.

Når først man er nået frem til afstemningsfasen, bliver der ikke ændret meget på teksten.

5.2.3 Søg opbakning

Det er vigtigt at man er nogenlunde sikker på at få opbakning til sine synspunkter, når man fremlægger dem i et større forum. Ellers risikerer man at ens synspunkter blot bliver negligeret og at man skal kæmpe for at få dem på dagsordenen ved hvert møde.

Man kan opnå opbakning på mange måder, men en god idé er at have drøftet sine planer med nogle andre af mødedeltagerne på forhånd. Herved kan man dels få et indtryk af om der kan opnås støtte til ens synspunkter, og evt. om fremlæggelsen skal drejes i en anden retning end man ellers havde forestillet sig.

5.2.4 Fremlæg synspunkter

I tekstformulerings- og drøftelsesfasen er det vigtigt at skabe forståelse for ens synspunkter, idet man naturligvis også skal være åben for andres kommentarer. Det er ikke nok at fremlægge skriftlige indlæg, man må også sikre at ens synspunkter bliver forstået og at man opnår den tilstrækkelige opbakning. Dette gælder ikke mindst miljøaspekter, da disse ofte er nye i mange standardiseringssammenhænge.

For det første skal man sikre, at man får mulighed for at fremlægge sit skriftlige indlæg for udvalget. Dette sker gennem aftale med udvalgets formand. Ved fremlæggelsen af det skriftlige indlæg er det vigtigt at man på forhånd gør sig nogle forestillinger om, hvad tilhørerne har brug for at vide, og hvordan man bedst forklarer de kritiske punkter, hvis der skulle være sådanne.

Da standardiseringsudvalg ofte består af personer med meget forskellig baggrund, er det en kunst at lave en god fremlæggelse, der forstås og accepteres af et bredt udsnit af udvalget. Derfor er det også i denne sammenhæng en god idé at afsætte god tid til forberedelserne.

Fremlæggelsen giver naturligvis også mulighed for at få respons på ens synspunkter, og her skal man finde en balance mellem på den ene side at sikre at man opfanger de gode ideer fra andre, og på den anden side sikrer at ens egne gode ideer bliver båret igennem.

Ofte er der behov for at forklare sine synspunkter i mindre grupper eller bilateralt. Dette skyldes bl.a. at mange af de andre udvalgsmedlemmer kommer med en anden baggrund end ens egen, og derfor har behov for en mere detaljeret forklaring end den, der er plads til på selve udvalgsmødet.

Note om at fremlægge synspunkter

Sørg for at præsentere synspunkterne professionelt og vær beredt på at forhandle på alle planer.

5.2.5 Evaluer resultater

Når standardiseringsarbejdet er afsluttet vil det være en god idé at evaluere forløbet. Hvad har man fået ud af det, og hvilke metoder til fremføring af miljøaspekter og –argumenter har virket. Og det vil også være en god idé at videregive sine erfaringer til andre standardisører, f.eks. via Dansk Standard.

Et eksempel fra EC6 (murværk)

I den danske indsats ved EC 6 har følgende arbejdsmåde været anvendt:

De punkter man fra dansk side har haft på programmet har været opført på en ”rulleliste”. Denne har eksisteret i en årrække, men er opdateret løbende, således at bl.a. følgende inddrages:

Ny viden, incl. egne forsøgsresultater
Reaktioner på andre landes kommentarer
Bedre forståelighed.

Opsøgning af opbakning er ofte en ”indirekte” lobby-virksomhed. Det aktuelle møde i den aktuelle gruppe er ikke nødvendigvis det vigtigste. Der er ofte andre grupper, måske med lidt andre formål, men i virkeligheden med de samme deltagere.

Erfaringsmæssigt er der nogle man lettere kan hente støtte fra. Ofte er det lettere at hente støtte fra de andre nordiske lande, og i tilfældet med EC 6 har der også været støtte at hente fra Storbritannien og Holland.

Det er vigtigt at man lægger indsatsens tyngdepunkt, hvor effekten er størst. Efterhånden som sluttidspunktet nærmer sig bliver der taget flere væsentlige beslutninger, og de forskellige lande vil sætte mere mandskab på sagen. Flere deltagere vil generelt give bedre taktiske muligheder, den der ikke er dybt involveret i en diskussion kan have bedre overblik og sætte ind på strategiske punkter.

5 Hvordan fremmes miljøsynspunkterne