3 Opstilling af virksomhedslister – Miljøprojekt Nr. 1242 2008 – Manual til kortlægning af producenter, importører og forhandlere

Ved opstilling af virksomhedslister kombineres virksomhedsinformationer fra brancheorganisationer, registreringsordninger og virksomhedsdatabaser med det formål at lave en lave en kampagneliste, der har hovedparten af de relevante virksomheder med, men samtidig ikke har en mængde virksomheder med, for hvem informationen ikke er relevant.

3.1 Data fra registreringsordninger

→ Undersøg om registreringsordninger dækker de relevante produktgrupper fx ved at se på hjemmesiden for ordningen eller ved henvendelse til sekretariatet.

For så vidt denne forudsætning er opfyldt vil alle virksomhederne skulle med på kampagnelisten.

→ Se om fuld kontaktinformation vedrørende registrerede virksomheder er tilgængelig på ordningen hjemmeside.

Hvis fuld kontaktinformation ikke fremgår af de offentligt tilgængelige lister:

→ Ret henvendelse til den relevante myndighed/organisation for at bede om et udtræk med virksomhedernes navn. CVR nummer, adresse, e-mail (hvis den skal bruges) og telefonnummer. Ved henvendelse oplyses formål med informationskampagnen og navnet på Miljøstyrelsens sagsbehandler. Det er mest hensigtsmæssigt at få en elektronisk liste, som kan importeres i Excel, men det er ikke sikkert at det er muligt. Kopier/importer listerne til et Excel regneark.

3.2 Data fra Produktregistret

I visse tilfælde, hvor det som skal formidles vedrører et specifikt stof, som er fareklassificeret, vil det kunne være relevant at få foretaget et udtræk fra Produktregistret.

→ Bestil via Miljøstyrelsens kontaktperson i Produktregistret et udtræk på alle virksomheder som markedsfører produkter indeholdende et specificeret CAS nr. (kemisk registreringsnummer). Udtrækket skal indeholde følgende oplysninger organiseret med én række per virksomhed: CVR nr.; Virksomhedsnavn, Adresse (post); Telefon; e-mail; branche.

3.3 Data fra brancheforeninger

→ Identificer i samråd med relevante brancheforeninger, hvilke medlemsvirksomheder det vil være relevant at sende informationen til (fx en særlig sektion inden for brancheforeningen).

→ Se om fuld kontaktinformation vedrørende de virksomheder som af brancheforeningen vurderes at være potentielle aktører er tilgængelig på foreningens hjemmeside.

Hvis fuld kontaktinformation vedrørende virksomhederne ikke fremgår af offentligt tilgængelige lister:

→ Anmod brancheforeningen om at levere et udtræk med virksomhedernes navn, CVR nummer, adresse, e-mail (hvis den skal bruges) og telefonnummer. Brancheforeningen har ingen pligt til at udlevere lister, og vil i nogle tilfælde foretrække selv at udsende informationen.

Hvis liste med komplet kontaktinformation ikke kan indhentes fra brancheforeningen eller hjemmesiden:

→ Importer eller indtast virksomhederne navne i Krak Markedsdata (se manual for Krak markeds data for detaljer om format mm.) og match navnene til virksomheder i databasen, hvorved fuld kontaktinformation bliver tilgængelig.

→ Gem listen i Krak Markeds data og lav samtidig et udtræk som gemmes i en EXCEL fil (se under Krak Markedsdata vedr. dataformat)

3.4 Indledende udtræk fra virksomhedsdatabaser

Ved søgningen anvendes grundlæggende to forskellige tilgange: en branchetilgang (fx med brug af NACE kategorier) og en produkttilgang med brug af søgeord for produkter og ydelser.

Produkttilgang i KompassOnline

Kompass Online har sin styrke i gode muligheder for søgning på produkter på business to business niveau. En søgning i Kompass er derfor kun relevant, hvis kampagnen også skal omfatte producenter og grossister.

→ Lav en søgning i Kompass online på [Produkter og serviceydelser] med en relevant produktkategori. Til søgningen sættes þ for alle leverandørtyper.

→ Vurder resultatet af søgningen kritisk. Klik de kategorier, der vurderes at være relevante, af og vælg [Søg], hvorved der genereres en liste i det format som er valgt. (Bemærk at kategorierne i Kompass ikke er identiske med NACE kategorierne).

→ Vælg format for download under [Format]. Det anbefales i første omgang at vælge følgende format (kan ændres hvis det viser sig hensigtsmæssigt): CVR nr, Firmanavn; Adresse (postal); Postnummer (postal); By (postal); Telefon; e-mail; Leverandørtype. Gem formatet så det kan bruges senere.

→ Download den genererede liste med [download] og vælg under downloadformat "Excelformat".

→ Importér virksomhedslisten fra Kompass i Krak Markedsdata (se manual for Krak Markedsdata for detaljer). Undlad at importere virksomheder der ikke kan matches, men behold dem i EXCEL arket.

→ Lav et udtræk fra Krak Markedsdata (se under dette for detaljer) og analysér i EXCEL, hvilke NACE kategorier virksomhederne primært er opført under. Brug resultaterne, sammen med resultaterne af den tidligere brainstorm, ved opstilling af liste over relevante NACE kategorier.

Formålet er dels at undersøge, hvilke NACE kategorier virksomhederne er ført under, dels at supplere den efterfølgende branchespecifikke søgning med virksomheder som kan have relevante aktiviteter, men som ikke vil være omfattet af de NACE kategorier, der vil blive søgt på i.

Ved import i Krak Markedsdata undlader man at importere de virksomheder, der ikke kan matches, men beholder virksomhederne i Excel arket. Da formålet er at få et overblik over, hvilke NACE kategorier virksomhederne er klassificeret under, er der ingen grund at bruge meget tid på at matche alle virksomheder. Krak markedsdata har en funktion til at analysere fordeling af NACE kategorier, men det fungerer ikke på tilstrækkeligt detaljeret niveau til dette formål, og det er derfor nemmere at lave et udtræk til Excel og derefter at analysere dataene i regnearket ved hjælp af autofilter funktionen. Vælg den øverste række i datasættet i regnearket og vælg [Data] > [Filter] > [Autofilter] hvorved der indsættes filtre i toppen af kolonnerne. Med brug af filtrene kan man vælge at se kun en del af datasættet fx kun se virksomheder de virksomheder der optræder under en bestemt NACE kategori. Herved kan opnås et overblik over hvilke NACE kategorier virksomhederne primært er ført under.

Krak Markedsdata Online

→ Gå ind i Krak Markedsdata via [BRANCHE] > [faggruppe]. Indtast et faggruppenavn, som forventes at være dækkende. Undersøg listen med [Vis liste], hvor der under [vælg opstilling] afkrydses følgende oplysninger: Virksomhed, faggruppe (første) og Primær NACE. Noter hvilke primær NACE kategorier som optræder hyppigst og som vurderes at være mest relevante for den videre søgning.

→ Gå ind i Krak Markedsdata via [BRANCHE] > [Nace]. Vælg [p søg kun primær Nace] og identificér og vælg med et klik relevante brancher ved at åbne strukturen af NACE kategorier. Vælg [SØG].

→ Vælg [Filer] > [Gem søgning] og vælg et sigende filnavn. Notér antallet af virksomheder for hver NACE kategori i dokumentationsskemaet.

→ Gentag de to trin med [ý søg kun primær Nace]. Notér også totalen (som ikke er identisk med summen af de enkelte NACE Kategorier) ind i dokumentationsskemaet.

→ Lav en kontrolsøgning på følgende måde: Udvid søgningen med [BRANCHE] > [Nace] > [indtast betegnelse]. Indtast en relevant betegnelse og se om resultatet af søgningen overlapper den eksisterende søgning på grundlag af NACE kategorier. Hvis den ikke gør, skal det overvejes at udvide med flere NACE kategorier.

→ Vælg en gruppe virksomheder og lave et udtræk med de samlede oplysninger om virksomhederne. Vurder om der eventuelt kan laves en indskrænkning af søgningen på grundlag af nogle af de viste oplysninger.

Det er nødvendigt at sætte sig grundigt ind i KRAK Markedsdata og læse i manualen inden man går i gang. Det anbefales at bruge noget tid til at prøve sig frem i NACE strukturen, da betegnelserne for nogle af de overordnede kategorier ikke særligt præcist antyder, hvilke kategorier man kan finde på de underliggende niveauer. NACE er en kategorisering af alle brancher, inddelt på fire niveauer, eksempelvis:

52 Detailhandel undtagen med biler mv.; reparationsvirksomhed

52.1 Detailhandel fra ikke-specialiserede forretninger

52.11 Detailhandel fra ikke-specialiserede forretninger med hovedvægten lagt på
føde-, drikke- og tobaksvarer

52.11.10 Kolonialhandel

Som strukturen er bygget op på Krak Markedsdata kan man få det indtryk at der er 5 niveauer og at eksempelvis 51 er en underrubrik til 50, hvilket ikke er tilfældet. Det øverste niveau i strukturen er således kun en praktisk foranstaltning, hvor flere niveau-1 kategorier er slået sammen (50,51,52,53 og 54 er således slået sammen under 50).

Det anbefales, at bruge denne struktur til at orientere sig grundigt i opbygningen af NACE kategoriseringen evt. kombineret med at orientere sig i de elektroniske lister i Bilag A, som indeholder links til en nærmere beskrivelse af de enkelte kategorier på CVRs hjemmeside. Hvis man foretrækker at læse på papir kan Dansk Branchekode rekvireres fra Danmarks Statistik eller hentes på Danmark Statistiks hjemmeside. Kapitel 6, Branchebeskrivelser, indeholder en indgående beskrivelse af alle brancher.

Man skal regne med at bruge nogle dage på at sætte sig ind i Krak Markedsdata og NACE kategoriseringen og regne med at bruge yderligere et par dage til at gøre sig fortrolig med import og eksport af data mellem Krak Markedsdata og Excel og supplerende databehandling i Excel.

Med et grundigt kendskab til kategoriseringen er det muligt i Kraks Markedsdata at klikke sig ind på relevante brancher, uden præcist at kende branchebetegnelsen eller koden. Når man med denne metode har identificeret relevante brancher, kan man lave en supplerende søgning med søgeord for faggrupper og se om man evt. af denne vej bliver opmærksom på faggrupper/brancher, der ellers var oversete.

Ved udtræk kan der vælges mellem kun at medtage virksomheder som har den pågældende NACE kategori som primær kategori (ý søg kun primær Nace) eller også at medtage virksomheder, der har kategorien som sekundær kategori (p søg kun primær Nace). Ved kombineret søgning på flere kategorier fravælger databasen selv dobbeltgængere. Ved søgning som også omfatter sekundær NACE, skal altid omfatte på alle relevante NACE koder i én søgning. Hvis hensigten er at opnå bred dækning, hvor alle potentielle aktører er omfattet, er det relevant at medtage virksomheder, som har de relevante kategorier som sekundær NACE, men listen bliver hermed længere. Et første skridt ved en indskrænkning af listen vil derfor være kun at søge virksomheder, for hvilke kategorien er primær NACE.

I én og samme operation laves en kombineret søgning, hvor relevante NACE kategorier udvælges. Databasen viser løbende, hvor mange virksomheder der er udvalgt samlet for alle kategorier og i hver af de valgte kategorier. Kategorier, som ved en fejl er blevet tilvalgt, kan selektivt fravælges, så det ikke er nødvendigt at starte forfra.

3.5 Vurdering af hvilke brancher der skal omfattes

→ Fremlæg resultaterne af det indledende udtræk for Miljøstyrelsens sagsbehandler. Til fremlæggelsen anvendes det udfyldte dokumentationsskema.

→ Vurder hvilke NACE kategorier der skal indgå i udtrækket. Ved vurderingen skal der tages stilling til:

Ved prioriteringen tages der stilling til, hvilke kategorier der må forventes at have en meget lille frekvens af virksomheder, for hvem informationen er relevant. Vurderingen baseres på, hvor bredt NACE kategorien er defineret i forhold til den specifikke gruppe af virksomheder, der er relevante. Fx er NACE kategorien "Engroshandel med sportsartikler, campingudstyr og lystbåde" temmelig bred, hvis der kun skal rettes henvendelse til virksomheder der markedsfører desinfektionsmidler til kemiske toiletter, hvorimod NACE kategorien "Engroshandel med legetøj og spil" rammer ret præcist, hvis der skal rettes henvendelse til virksomheder der markedsfører legetøj.

For kategorier med en forventet meget lille frekvens vurderes det, om det vil være tilstrækkeligt at basere sig på den produktspecifikke søgning i Kompass i kombination med lister indhentet fra brancheforeninger eller registreringsordninger.

Hvis der er et begrænset budget for informationskampagnen, kan det også være en faktor, som har indflydelse på det maksimale antal af virksomheder, som skal med i kampagnen, og som dermed har indflydelse på, hvilke kategorier der eventuelt udelades.

3.6 Endeligt udtræk fra virksomhedsdatabaser

→ Lav det endelige udtræk fra KRAK markedsdata ved at åbne de gemte søgninger, eller ved at lave en ny søgning på grundlag af udvælgelsen af NACE kategorier beskrevet ovenfor.

→ Gem Excel filen under et sigende navn og gem ligeledes søgning i Krak Markedsdata med [Filer] > [Gem søgning].

→ Bestil et udtræk fra CVR på virksomheder med reklamebeskyttelsen inden for de samme NACE kategorier og specificer for hver kategori, hvorvidt om der også skal sekundær NACE med.

→ Angiv i dokumentationsskemaet, hvilke NACE kategorier der indgår i den endelige kampagneliste.

Under [Format] kan man vælge format for udskrift og download og formatet kan gemmes til senere brug. Det anbefales i første omgang at vælge følgende format:

CVR nr.; Virksomhedsnavn, Adresse (post); Telefon; e-mail; primær branche NACE.

Samme format vælges ved indhentning af oplysninger fra CVR, hvorved listerne let kan kombineres i et EXCEL ark.

Til visse søgninger vil det kunne være hensigtsmæssigt at ændre format og fx have antal ansatte, eller topledelse med.

Da udtræk fra Krak Markedsdata ikke indeholder reklamebeskyttede virksomheder (ca 2%), bestilles et udtræk på de reklamebeskyttede virksomheder hos CVR. Til bestillingen laves en liste over de NACE kategorier, som man har valgt skal indgå, som sendes til CVR.