Evaluering af miljøbevidst indkøbspolitik i staten

Bilag 2 - notater fra interview del 1

Indhold

Miljøbevidste indkøb hos

Post Danmark
Forsvarskommandoen
Flyvematerielkommandoen
Direktoratet for Kriminalforsorgen
Combus A/S
Statens Serum Institut
Statens Luftfartsvæsen
Slots- og Ejendomsstyrelsen
RISØ forskningscenter
Nationalmuseet

Miljøbevidste indkøb hos Post Danmark

Post Danmark har 32.000 ansatte og en omsætning på 9 mia. kroner De har en central indkøbsafdeling i Glostrup, som indkøber for ca. 420 mio. kroner om året. Tillige har de en selvstændig miljøenhed bestående af to personer, som udarbejder deres grønne regnskab og vejleder indkøbsafdelingen mht. miljøbevidste indkøb m.m. Derudover er der udpeget en miljøansvarlig for hver af virksomhedens 45 enheder.

Overordnede indtryk

Post Danmark har gennem en længere periode beskæftiget sig med miljøforhold og miljøbevidst indkøbspolitik og udfører et særdeles professionelt arbejde. De to medarbejdere på området har en stor kompetence, de nødvendige ressourcer og den nødvendige opbakning i organisationen til at gennemføre en miljøbevidst indkøbspolitik.

Miljøarbejdet gennemføres centralt, og der er ikke den store medarbejderinddragelse. De har dog udgivet en miniguide for medarbejderne i Post Danmark vedrørende miljø. I forhold til en miljøbevidst indkøbspolitik gennemføres indsatsen i tæt samarbejde med indkøbsafdelingen.

Post Danmark udarbejder et miljøregnskab, hvilket de har gjort siden 1996. 1998 er udvalgt som miljøår i Post Danmark, hvilket bl.a. har medført, at de har lavet et miljøfrimærke og lavet en brevskrivningskampagne om miljø for skolebørn. Skoleklasser kan indsende breve til deres postkreds, og det bedste vil blive præmieret af miljøministeren.

Hvem blev interviewet

Interviewet foregik i miljøafdelingens kontor på hovedkontoret i Tietgensgade, med de to ansatte medarbejdere: Civilingeniør Søren Boas og miljøplanlægger Frede Lærke. Miljøafdelingen er ansvarlig for Post Danmarks ydre miljøarbejde. Søren Boas er redaktør af deres grønne regnskab, og Frede Lærke tager sig af affald og miljøbevidst indkøb. Derudover de tager de sig af en lang række andre opgaver vedr. miljø i Post Danmark.

Ved interviewet var der ingen til stede fra indkøbsafdelingen, og dette notat har ikke inddraget informationer fra den del af virksomheden, men informationer fra virksomhedens miljøredegørelse har indgået.

Organisation

Post Danmark har en stor indkøbsafdeling i Glostrup med indkøbere, der er specialiserede inden for de forskellige indkøbsområder. Der var lidt usikkerhed om organisationens samlede indkøb, da de også indkøber større maskiner til sortering med videre, men indkøbsafdelingen har et indkøb i størrelsesordenen på 420 mio. om året.

En meget stor del af indkøbene omfatter papir og køretøjer, men derudover købes der inventar, edb-udstyr, kontorartikler mv. Indkøbene inddeles i to grupper, som så igen underopdeles:

Endelig er der en række projekter, der køber selvstændigt ind. Hovedparten af indkøbene foregår gennem indkøbsafdelingen, men der er også indkøb, der går uden om, selvom indkøbspolitikken foreskriver, at de går via indkøbskontoret.

I forhold til de miljøbevidste indkøb er der hele tiden 5 indkøbsområder, der prioriteres i forhold til en miljøindsats. Disse varierer, og i øjeblikket er følgende valgt:

Når en miljøbevidst indkøbspolitik er gennemført på et område udvælges et nyt.

Erfaringer med miljøbevidste indkøb

"Cirkulæret har ikke påvirket den arbejdsproces, vi er i gang med", fortæller Søren Boas. "Den politik, der er grundlag for en grøn indkøbspolitik, var på plads inden cirkulæret trådte i kraft. Men cirkulæret gav anledning til at sætte den grønne indkøbspolitik i et mere fast system - men det vækkede os ikke".

Post Danmark har længe stillet miljøkrav til deres leverandører, og et af de forhold, der har været medvirkende til, at der er blevet stillet miljøkrav, har været arbejdsmiljøforhold. Således er det selvkopierende papir totalt udfaset som følge af de arbejdsmiljømæssige problemer. Dette var et af de områder, der tidligere blev brugt mange ressourcer på.

Arbejdsmiljø har i øvrigt højere prioritet end miljøhensyn. I forbindelse med anskaffelse af køretøjer lægges der større vægt på, at der er bekvemme ud-og-ind-stigningsforhold end, at køretøjet opfylder de strengeste miljøkrav.

I de senere år har de udarbejdet manualer for miljøbevidste indkøb. Manualerne er udarbejdet i samarbejde med de indkøbsansvarlige for de 5 prioriterede områder og miljøafdelingen.

Manualerne er udarbejdet for de tilbagevendende indkøb og masseindkøb. Miljøvurdering af engangsindkøb sker, når de overstiger en vis beløbsgrænse. Det kan fx dreje sig om anskaffelsen af større maskiner. Miljøafdelingen bliver så inddraget for at vurdere de miljømæssige forhold i forbindelse med sådanne anskaffelser.

Kilder til miljøbevidste indkøb

I forbindelse med at fremme mere miljøvenlige indkøb har miljøafdelingen arrangeret kurser for indkøbsafdelingen. I den sammenhæng fik de et konsulentfirma til at afvikle et kursus om miljøbevidst indkøbspolitik. Erfaringen fra dette forløb var, at det var for teknisk med en for stor inddragelse af LCA værktøjet og andre metodiske overvejelser. Kurser for indkøbere skal være mere pædagogiske, hvis de skal have nogen værdi, mener de miljøansvarlige.

Mht. de miljøvejledninger, som Miljøstyrelsen har udarbejdet på en række produktområder, er de kritiske. De synes, de er for generelle og overordnede i forhold til, hvad de har behov for. De nævner, at den vejledning, der er lavet for indkøb af motorkøretøjer, indeholder så generel viden, at den ingen værdi har for indkøberne af køretøjer i deres organisation. De har dog meget glæde af den direkte kontakt til Miljøstyrelsen, og er tilfredse med dialogen og Miljøstyrelsens ekspertise. De anvender Miljøstyrelsens liste over uønskede stoffer i forhold til de produkter, de køber. Endelig deltager de i en følgegruppe med bl.a. DSB, forsvaret og Miljøstyrelsen. De vil gerne deltage i produktpanelgrupperne, når de kommer i gang.

Svanemærket og de kriterier, der er opstillet for de forskellige produktområder, er et vigtigt redskab for miljøafdelingen. Disse kriterier kan anvendes i forhold til at vurdere deres leverandører, også selvom leverandører og deres produkter ikke er svanemærkede.

I det omfang de har behov for det, inddrager de konsulenter og køber ydelser for at skaffe sig den nødvendige viden. De gør et stort arbejde i forhold til at vurdere deres leverandører miljømæssigt.

Alle nye leverandører bliver spurgt om 8 spørgsmål vedrørende miljø. Spørgsmålene kan besvares med ja eller nej, og drejer sig fx om de er miljøcertificerede, om deres produkter er miljømærkede, om de har indført energistyring, etc. Kan de kun svare bekræftende på 3 spørgsmål, anbefaler miljøafdelingen, at de ikke benyttes som leverandører.

I alt har Post Danmark 20.000 leverandører, og indgås der indkøbsaftaler med en leverandør, har aftalen en varighed af 2 år. Tanken er, at miljøvurderingerne skal ligge på de elektroniske leverandørlister, indkøberne anvender, hvilket ikke er gennemført endnu. De er i øjeblikket ved at indføre et nyt edbsystem, som også skal bruges til udbygning af miljøregnskabet i forhold til indkøb. På nuværende tidspunkt har Post Danmark månedlige registreringer af el, vand og brændstof.

Erfa-grupperne i Post Danmark er vigtige, og består af indkøbere og folk med ekspertise på det aktuelle område. De mener, at erfa-grupper er vigtige i forhold til miljøstyring og miljøbevidst indkøb samt et redskab, der i miljømæssige sammenhænge burde etableres og anvendes yderligere mange andre steder.

Holdninger til miljøbevidste indkøb

Miljøafdelingen er præget af en meget engageret holdning, og der er stor opbakning fra ledelsen om, at miljø er et område, der skal være i orden, og hvor Post Danmark skal være i front. Fx ønsker de overhovedet ikke at anvende bekæmpelsesmidler i forbindelse med postvæsnets udenomsarealer. Denne politik giver anledning til henvendelser fra lokale postkontorer, der gør opmærksom på, at det vil være forbundet med omkostninger at anvende andre metoder. Men her må miljøafdelingen forklare, at den omkostning vil Post Danmark gerne betale.

På de mere centrale indkøbsområder afvejes miljøhensynene i forhold til pris og andre forhold, og der gøres et stort arbejde for at gøre de miljømæssige forskelle synlige.

De er noget skuffede over den træge udvikling mht. EUs miljømærke, som kunne være et vigtigt redskab i forhold til miljøbevidste indkøb, og er i den sammenhæng tilfredse med, at Danmark har tilsluttet sig det Nordiske Miljømærke.

Miljøbevidste indkøb hos Forsvarskommandoen

Forsvarskommandoen (FK) er det øverste niveau i forsvaret, når der ses bort fra forsvarsministeren, og FK har ansvaret for, at forsvaret køber miljøbevidst ind. Forsvarets indkøb er i milliard-klassen og består af såvel civilt som militært materiel. Den samlede stab - inklusiv de indkaldte - er omkring 34.000 personer.

Overordnede indtryk

Forsvaret er opbygget med præcise kommandoveje i en hierarkisk struktur, men indkøbet til forsvaret foregår ikke gennem en central indkøbsorganisation eller indkøbsenhed. En række indkøb foretages centralt med beslutninger på højeste niveau, men da forsvaret ikke alene køber krudt og kugler, men også fx dagligvarer og rengøringsmidler, foretages denne del af indkøbene decentralt.

Forsvarskommandoen er ved at udarbejde en bestemmelse vedr. miljøbevidst indkøb for de forskellige værn og institutioner, der hører under forsvaret, og en række tiltag er igangsat for at gennemføre en mere miljøbevidst indkøbspolitik. Det virker som om disse tiltag gennemføres professionelt og med tiden vil få stor betydning for forsvarets miljøbevidste indkøbspolitik. Initiativerne er i opstartsfasen, men mht. de decentrale indkøb har FK ikke direkte kendskab til adfærden.

Således har FK heller ikke kendskab til det forholdsvis begrænsede indkøb af inventar og kontormaterialer, som FK selv benytter sig af. De lejer sig nemlig ind i bygningerne inklusiv alt det materiale og papir, som de benytter.

Hvem blev interviewet

Interviewet foregik hos Forsvarskommandoen i Vedbæk. Ved interviewet medvirkede Oberstløjtnant Ole Agersbæk, chef for miljøsektionen, Fuldmægtig Jan Stoltze Møller fra Industri- og Standardiseringssktionen og major Jens Asger Bøiehøj fra Miljøsektionen.

Organisation

Forsvarsministeren udgør det øverste niveau i forsvaret. Herefter følger Forsvarskommandoen, Farvandsvæsnet, Forsvarets bygningstjeneste, Hjemmeværnet m.v. som sideordnede myndigheder. Niveauet under dem udgøres hhv. af de operative kommandoer for de tre værn og materielkommandoerne for de samme værn. Herefter følger et tredje niveau, som er de forskellige kaserner, flådestationer, flyvestationer m.v. som forsvaret består af. I alt er der 70-80 sådanne virksomheder, der hver er ansvarlig for deres indkøb.

Indkøbene foretages centralt af de 3 materielkommandoer for hhv. Søværnet, Flyvevåbnet og Hæren. Men på forbrugsgodsområdet, som omfatter en betydelig del af forsvarets indkøb, foregår indkøbene decentralt.

Forsvarskommandoen har ikke noget samlet billede af forsvarets indkøb og fordeling på forskellige typer af indkøb, men der er tale om indkøb i milliardstørrelsen. Ole Agersbæk fremhæver:

Indsatsen for at danne sig et sådant overblik vil være stor og skønnes ikke at stå i rimeligt forhold til udbyttet

Visse områder af indkøbene på forbrugsgodsområdet foregår centralt. Således har de indgået en rammeaftale på it-området. Forsvaret benytter sig i stort omfang af Indkøbs Services rammeaftaler og anbefaler deres virksomheder at gøre det, men det er op til de enkelte virksomheder at afgøre, om de ønsker at benytte Indkøbs Service.

Erfaringer med miljøbevidst indkøb

Forsvarsministeriet iværksatte en miljøstrategi i 1993 for forsvaret, og i den forbindelse påbegyndtes implementering af miljøledelse. Som et led i denne igangsattes i 1994 et pilotprojekt om livscyklusvurdering (LCA). Med dette projekt ønskede de at indhøste erfaringer med, hvorledes miljøparametre kunne medindtages i udbudsmateriale og ved produktvalg. LCA-projektet eksponerede de vanskeligheder og betydelige ressourcer, denne metode er forbundet med. De erfarede, at det ikke var et værktøj, de kunne anvende direkte i forbindelse med deres indkøb, da deres leverandører ikke havde det nødvendige kendskab til produkterne, så en LCA kunne gennemføres.

Forsvaret er en stor organisation, så hvad der i øvrigt foregår af miljømæssige tiltag i forsvaret, var ikke et område interviewet berørte. Men det blev nævnt, at de har indført miljøledelse som system ved alle myndigheder (kaserner, flådestationer, flyvestationer m.v.) og herunder også Søværnets skibe. Tillige har de et godt miljømæssigt samarbejde med kommuner og amter vedr. de arealer og ejendomme som forsvaret ejer, og Forsvaret Bygningstjeneste er langt mht. miljøstyring i forbindelse med byggeri, og laver et stort arbejde på det område.

På nuværende tidspunkt mangler der en overordnet policy i forhold til miljøbevidst indkøb, men der arbejdes på en række værktøjer i forbindelse med miljøbevidst indkøb.

De har ingen ønsker om at "miljøet" skal være en separat funktion eller enhed, men ønsker derimod at integrere det på alle niveauer. De enkelte chefer kan så informere på den de vil, men vil blive stillet til ansvar over for deres handlinger.

Redskaber til miljøbevidste indkøb

Som det første vil Forsvarskommandoen udarbejde en bestemmelse om miljøbevidst indkøb, som forsvarets virksomheder skal efterleve. Den ansvarlige chef i forsvarets forskellige virksomheder skal så efterleve denne bestemmelse, og Forsvarskommandoen vil foretage inspektioner. Ved sådanne inspektioner skal den ansvarlige chef redegøre for, i hvilken grad bestemmelsen efterleves.

Derudover arbejdes der på at indarbejde miljømæssige hensyn i forhold til de forskellige håndbøger, der anvendes i forsvaret i forbindelse med indkøb. Det drejer sig om Forsvarets indkøbshåndbog, hvor de forskellige krav til leverandører, indkøb m.m. er beskrevet. Den bliver udbygget med de miljømæssige hensyn. Ligeledes skal deres materielhåndbog udbygges med de miljømæssige hensyn.

Det sidste væsentlige indsatsområde er uddannelse og kommunikation. Forsvaret har sine egne uddannelser, men inddrager også civile ydelser i forbindelse med undervisning, både lærere og konsulenter. På nuværende tidspunkt foregår der undervisning mht. miljø på deres lederuddannelser og deres videregående uddannelser, men der skal yderligere sættes ind med uddannelser af deres indkøbere og ikke mindst af de personer, der opstiller krav til materiellets ydeevne m.v.

Cheferne fra de tre materielkommandoer mødes 4-6 gange om året. Disse møder er et godt forum til at formidle viden og erfaringer om miljøbevidst indkøb, idet materielkommandoernes indkøbsafdelinger står for langt størsteparten af forsvarets anskaffelser.

Kilder til miljøbevidste indkøb

Forsvaret har et fyldestgørende kendskab til det forsvarsmateriel, de indkøber, og hvilke bestanddele det består af. Viden om produkternes indhold er derfor ikke en begrænsende faktor for forsvaret. De har ingen problemer med at få kendskab til materiellets bestanddele, og det er et ufravigeligt krav fra forsvaret, at få den fulde specifikation for de produkter, som indkøbes. Ligeledes råder forsvaret over betydelig teknisk ekspertise i forhold til at kunne vurdere miljømæssige forhold ved de produkter, som de indkøber. Så der er gode forudsætninger for at kunne vurdere miljømæssige forhold ved produkterne. De har ikke meget glæde af Miljøstyrelsens indkøbsvejledninger, da deres indkøb er meget specielle.

Holdninger til miljøbevidste indkøb

Blandt de interviewede personer var der et stort engagement i forhold til en miljøbevidst indkøbspolitik. Deres viden lå i meget høj grad på det organisatoriske plan og ikke på et konkret teknisk. Deres bestræbelser i forhold til en miljøbevidst indkøbspolitik handlede om at få indført rutiner og redskaber til gennemførsel af en miljøbevidst indkøbspolitik.

Fra højeste niveau ønsker man at gennemføre en miljøbevidst indkøbspolitik, og de mødte ikke modstand blandt deres leverandører i forhold til sådanne krav. Det blev udtryk på følgende måde:

"Amerikanske militærmyndigheder medinddrager i større og større omfang miljøhensyn i deres anskaffelser og sætter dermed standarden. Det får derved langt større betydning end hvis de europæiske lande havde gjort det isoleret."

Miljøbevidste indkøb hos Flyvematerielkommandoen

Flyvematerielkommandoen (FMK) står for anskaffelse og vedligeholdelse af materiel til flyvevåbnet. Det samlede driftsbudget ligger på ca. 675 mio. kroner årligt, og dertil kommer anskaffelser, som varierer meget fra år til år, alt efter hvilke nye systemer flyvevåbnet skal have. Større anskaffelser foregår i FMKs centralledelse. De mindre foregår decentralt ved forsyningsdepoterne, som er underlagt FMK. Der er ca. 9000 ansatte i flyvevåbnet.

Overordnede indtryk

FMKs miljøbevidste indkøbspolitik er endnu ikke fuldt udformet, da omfanget af indkøb, organisationens størrelse og typen af materiale, som indkøbes, komplicerer sagen betydeligt. Først og fremmest venter FMK dog på, at den centralt udformede miljøbevidste indkøbspolitik bliver endeligt udformet af Forsvarskommandoen.

Indkøberens overordnede holdning er, at det ikke er nok, at indkøbsafdelingen fører en miljøbevidst indkøbspolitik. Hele organisationen helt ned til brugerne har stor indflydelse på hvilke produkter, der vælges. En bevidsthedsændring på alle niveauer er derfor nødvendig. Men derudover er det også et spørgsmål om organisering. Der laves fx for få systematiske livscyklusanalyser. Dette bevirker, at ikke alle indkøbsbeslutninger er fuldt rationelle på lang sigt.

Indkøberen beskriver problematikken omkring udformningen af den miljøbevidste indkøbspolitik som en konflikt imellem dem, som vil lave generelle regler, og dem som ønsker en "kogebogspolitik" der som en skabelon, som kan anvendes på alle områder.

Det er FMKs erfaring, at der først og fremmest bør fokuseres på brændstof området, da dette er både økonomisk og miljømæssigt vigtigt, let måleligt og kvantificerbart. Andre tekniske områder vurderes som mindre vigtige i sammenligning hermed. Desuden er de ofte meget komplicerede rent teknologisk og organisatorisk.

Erfaringerne stammer dels fra udvalgsarbejde på NATO-niveau og dels fra et pilotprojekt om, hvordan miljøhensyn kunne indarbejdes i en større materielanskaffelse.

Hvem blev interviewet

Niels B. Sørensen er sektionschef i Handelsafdelingen i Flyvematerielkommandoen (FMK). Afdelingen har ca. 30 ansatte. Niels B. Sørensen, der har været ansat i FMK siden 1979, er merkonom i indkøb. Han har været i sin nuværende stilling siden 1988, og har beskæftiget sig med indkøb siden 1967. Niels B. Sørensen er dansk repræsentant i en NATO arbejdsgruppe, som er ved at udarbejde fælles retningslinjer for miljørigtigt indkøb af forsvarsmateriel inden for alliancen.

Organisation

FMK er ligesom Hærens Materielkommando og Søværnets Materielkommando underlagt Forsvarskommandoen. De deler samme leverandører, og derfor udformes materielkommandoernes miljøbevidste indkøbspolitik centralt i Forsvarskommandoen. Miljøhensyn er på vej til at blive indarbejdet i forsvarets bestemmelseskompleks, herunder bl.a. i Forsvarets Indkøbsbestemmelser og Forsvarskommandoens Materielhåndbog. Handelsafdelingen har det merkantile ansvar for flyvevåbnets indkøb.

Ved større anskaffelser kommer der først bemyndigelse fra Forsvarsministeriet. Derefter laver FMK en markedsundersøgelse, hvorefter et direktiv om at gå i gang med anskaffelsen sendes. Dernæst hentes tilbud hjem, og en indstilling sendes tilbage til Forsvarsministeriet, som igen skal godkende det. Med andre ord: Der er mange led i et større indkøb.

Ifølge indkøberen mangler der ofte en kobling mellem anskaffelse og drift. Dem der træffer beslutninger om anskaffelser mærker ikke nødvendigvis eventuelle besparelser på driftsbudgettet. Derfor savnes der tilskyndelser til besparende indkøb.

Erfaringer med miljøbevidste indkøb

Indtil videre har den miljøbevidste indkøbspolitik mest været under udformning, eller også er det foregået i det små, på såkaldt "toiletpapir-niveau" med kontorartikler og papir. Konkrete erfaringer ud over de "symbolske" områder er der derfor ikke så mange af.

Der er mange indkøb, som i praksis ikke foregår efter grundige cost-benefit eller livscyklus-analyser. Derfor er det svært at formalisere indarbejdelsen af miljøhensyn i valget af produkter. Indkøberen understreger, at brugernes krav eller de decentrale beslutninger er uhyre vigtige i forhold til, hvilke indkøb der foretages. Derfor er brugerne og deres holdninger en vigtig nøgle til en effektiv miljøbevidst indkøbspolitik. Dette peger på, at et holdningsskift igennem hele organisationen er strengt nødvendig:

"Når kravet om en nyanskaffelse lander på vores bord, jamen så er løbet næsten allerede kørt. Hvis ikke teknikerne stiller miljøkrav, og hvis ikke soldaterne synes at de kan nøjes med at øve sig i en simulator, så vil der blive brugt rigtigt krudt, smidt med rigtige granater, kørt med rigtige kampvogne i de rigtige omgivelser, osv."

Mange militærprodukters specifikationer er underlagt en del industriel hemmeligholdelse, som umuliggør en fuldstændig varedeklaration.

Dog findes der et pilotprojekt, hvor miljøkrav blev stillet i en konkret udbudssag om en generator. Erfaringerne er her generelt gode, selvom den overvældende kompleksitet ved at lave miljøbevidste indkøb på det militærtekniske område her blev stillet til skue. Selv prioritering af indsatsområderne er ingenlunde indlysende. Det opleves som svært at finde frem til, hvad leverandører skal spørges om, og hvordan og hvor meget information der skal indhentes, givet at tid og ressourcer er begrænsede.

En del af hovedkonklusionen på pilotprojektet er, at den miljøbevidste indkøbspolitik skal koncentrere sig om brændstof- eller energiforbruget, når det drejer sig om et køretøj eller lignende. Energiforbruget vurderes ofte som værende både det økonomisk og miljømæssigt vigtigste ved et indkøb. Tilmed er energi kvantificerbart og ikke underlagt militærindustriel hemmeligholdelse.

Kilder og redskaber til miljøbevidste indkøb

Retningslinierne for miljøbevidste indkøb indarbejdes i forsvarets eksisterede indkøbshåndbøger. Men indkøberen understreger, at der er behov for konkrete vejledninger og praktiske værktøjer til de medarbejdere, dvs. både indkøbere og teknikere, som er beskæftiget med miljøbevidste indkøb.

Ved mange produkter bruges Indkøbs Services rammeaftaler eller rammeaftaler oprettet af forsvaret i henhold til EUs udbudsregler. Indkøb af decideret forsvarsmateriel er undtaget EUs udbudsregler. På områder uden rammeaftaler stammer de konkrete oplysninger omkring produkter nødvendigvis fra leverandørerne selv og indsamles typisk af brugerne selv. På arbejdsmiljøområdet og farligstofområdet eksisterer der meget klare regler og retningslinier for, hvad der må købes.

Der findes penge til efteruddannelse af medarbejdere, og de fleste indkøbere i Handelsafdelingen har deltaget i kurser eller seminarer om miljøbevidste indkøb. Der er også internetadgang til rådighed, selvom også det har begrænset nytteværdi i forbindelse med miljøbevidste indkøb.

Samarbejde på tværs i forsvaret og i internationale fora så som FN og NATO er et andet redskab, der i øjeblikket arbejdes på.

Holdningen til miljøbevidste indkøb

Indkøberen melder om en blandet holdning til miljøbevidste indkøb i institutionen. Selv er hans holdning at der skal prioriteres hårdt på indsatsområderne, så der arbejdes på de letteste områder med størst gavn for miljøet. Dette er som nævnt en indkøbspolitik, der fokuserer på energiforbruget.

På hensigtserklæringsplanet er der i FMK kendskab til, at miljø skal indgå på lige fod med andre faktorer. Men indkøberen taler om et stort behov for bevidstgørelse af brugerne og teknikere.

Det samme gælder til en vis grad ledelsen, således at miljø indarbejdes i anskaffelses- og planlægningsstadiet. Den holdningsændring, som trods alt allerede er sket, har mest været på det nære plan ude i enhederne ("ren kaserne" fx). Samtidig er han gennem sit deltagelse i NATO arbejdsgruppen om miljørigtige indkøb af den opfattelse, at der ikke er nogen landes militær, som er nået specielt langt ud over hensigtserklæringsstadiet.

Der kommer en vis træthed til udtryk omkring de mange nye krav som offentlige indkøbere udsættes for. Miljø er blot det sidste skud på en lang stamme. Indkøberen appellerer til at ansvaret uddelegeres:

"Som offentlige indkøbere får vi hældt nye regler i hovedet hele tiden. Det her er bare endnu noget nyt - men det er ikke noget indkøberen selv kan gøre meget ved. Når indkøberen får et krav om at noget skal købes, så er løbet jo næsten kørt allerede."

Miljøbevidste indkøb hos Direktoratet for Kriminalforsorgen

Direktoratet for Kriminalforsorgen er administrationsorgan for Kriminalforsorgens aktiviteter. Dette indbefatter bl.a. forsyning og drift af landets mindre fængsler og samtlige landets arresthuse. Finansieringen stammer dels fra finansloven og dels fra salg af egen produktion. Ca. 4.500 mennesker er beskæftiget i kriminalforsorgen.

Overordnede indtryk

Indtrykket er, at miljø indgår som en vigtig parameter i indkøbsbeslutningerne hos Direktoratet for Kriminalforsorgen. Men miljøhensynet bliver ofte klemt. Der er stærk konkurrence fra andre hensyn, primært de økonomiske.

Alligevel har Direktoratet for Kriminalforsorgen opnået at indsamle en betydelig viden og erfaring på miljøområdet. Denne viden stammer både fra processen omkring opnåelsen af miljøgodkendelser for egen produktion samt efterforskningen af andre leverandører og deres produkter via bl.a. virksomhedsbesøg.

Trods den efterhånden betragtelige erfaring opleves der en stor usikkerhed og tvivlrådighed på mange felter. Fraværet af pålidelig viden om miljø samt sikre kriterier til miljøvurdering af produkter besværliggører den miljøbevidste indkøbspolitik væsentligt.

Hvem blev interviewet

Bitsch Petersen er uddannet på Handelshøjskolen og Forvaltningshøjskolen. Han er fængselsforvalter i København, men køber ind til et centralt lager, som forsyner samtlige af landets arresthuse og en del mindre fængsler.

Torben Rasmussen er uddannet lærer og har derudover en økonomisk uddannelse fra Handelshøjskolen. Han har ansvaret for Kriminalforsorgens fælles indkøbsaftaler samt for samarbejdet med Indkøbs Service for hele landet. Torben Rasmussen står for at kriminalforsorgens produktionsvirksomhed møder Indkøbs Services miljøkrav, og han stiller krav til egne og andres virksomheder

Organisation

Kriminalforsorgen står både for drift af fængsler og arresthuse samt for organisering og salg af fangernes produktion. Dermed handler den miljøbevidste indkøbspolitik både om at stille miljøkrav som indkøber og at leve op til andre indkøberes miljøkrav. Kriminalforsorgen producerer rengøring, møbler, vaskerier, væverier m.m.

Principielt skal alle tjenesteydelser udbydes. Men der er særaftaler primært som konsekvens af, at der også er en lovfæstet forpligtigelse til at beskæftige de indsatte. Men kriminalforsorgen stiller de samme miljøkrav uanset leverandør.

Det diskuteres p.t., hvordan indkøbsstrukturen kan ændres. Tesen er, at delegering gør økonomi- (og miljø-) styring sværere, og at det derfor helst skal indsnævres på visse områder:

"Energistyrelsen lægger vægt på at indkøbsfunktionen skal delegeres. Sker det, så vil miljøsynspunktet lide. Det gennemsnitlige indkøb vil blive styret af økonomi og andre snævre hensyn. Men indkøbsgruppen bliver forelagt et politisk oplæg om at centralisere og om pligtkøb, og vi håber på, det går. Der er ingen grund til, at vi alle sammen skal opfinde den dybe tallerken. Delegering kan også betyde om man vil købe, og ikke hvad der skal købes. Det kan begrundes økonomisk og økologisk. Men vi ved jo, at det er en proces, der vil blive mødt med mange synspunkter."

Begge indkøbere sidder i en fælles indkøbsgruppe for hele kriminalforsorgen. Denne fælles indkøbsgruppe gør det nemmere for små institutioner at købe ind, mens de større institutioner er bedre i stand til at forsyne sig selv. Det forventes, at hele landes indkøb snart indgår i et tæt samarbejde.

Erfaringer med miljøbevidst indkøbspolitik

Miljø har indgået i Kriminalforsorgens indkøbspolitik siden 1989. Men siden cirkulæret i 1995 er indsatsen blevet formaliseret, og det har fremskyndet og udbredt processen betydeligt.

"Vi startede tilbage i 1989 med rengøringsmidler. Depotforvalteren (på Vestre Fængsel) er meget dynamisk og progressiv, og det var en lang kamp. Men miljøindsatsen har taget fart på alle mulige andre områder, efter cirkulæret kom."

Udformningen af en miljøbevidst indkøbspolitik har altså sat gang i nogle nye ting, som fx en ordning for genbrug af gamle mapper. Erfaringerne med indkøbspolitikken har derfor været overvejende positive, selvom der også er mange barrierer.

De miljøbevidste indkøb

På områder så som rengøring, kontorartikler og miljøcertificering af egen produktion har Direktoratet for Kriminalforsorgen udarbejdet en egen strategi. Fremgangsmåden for at undersøge andres produkter har været først at udspørge eventuelle leverandører omkring deres miljøforhold for derefter at tage på besøg hos leverandøren. Efterforskningen af leverandørernes miljøforhold har vist sig at være besværlig og ressourcekrævende. I det hele taget identificeres manglende tid og ressourcer som det største problem for gennemførelsen af en miljøbevidst indkøbspolitik:

"Det er meget svært at komme til bunds i fx et rengøringsfirma. Og det har været svært her i opstartsfasen at få fat i de rigtige oplysning. Nu tager vi på virksomhedsbesøg for at se, om der leves op til det, de lover. Det er nemmest at registrere ved selv at komme. Men det vi mangler primært er tid."

Den næste barriere har været at få brugerne til at bestille eller anvende de miljøvenlige produkter. Et eksempel er miljørigtige rengøringsmidler, som der var modstand imod, fordi de ikke duftede. Et konsulentfirma måtte til sidst hyres for at forklare overfor brugerne, at der blev gjort rent, selvom det ikke duftede. Men generelt skal der ofte argumenteres godt for de miljørigtige produkter, og det kræver stor viden og sikkerhed:

"Hvis man oplever at grøn indkøbspolitik handler om, om man tror på enten det ene eller det andet, så har man ikke særlig mange argumenter senere, når man skal forsvare det."

Direktoratet for Kriminalforsorgen har valgt at satse på visse områder og fravælge andre:

"Der er så meget religion omkring fødevarer, så vi har ikke formuleret nogen politik på det område."

Trods problemer har indsatsen ikke været uden resultat. Ofte reagerer leverandørerne på kravene og kriminalforsorgens størrelse sikrer at leverandører ofte har en stor interesse i det. Men der er fx blevet skiftet leverandører på kontorartikler tre eller fire gange. Et af de områder hvor de synes, at de har haft succes er på rengøringsområdet hvor brugerne efterhånden er blevet vant til de nye forhold.

Der er også blevet oparbejdet en del viden omkring fx hvordan man producerer genbrugspapir. Men viden giver ikke altid sikkerhed - tværtimod.

"Det koster utrolig mange vandmængder at lave genbrugspapir. Vi køber det stadig, men vi er ikke overbeviste om det rigtige i det. Kopimaskine-leverandørerne siger at maskinerne kan tåle det, men så skal den serviceres oftere, og de vil ikke tage ansvar for eventuelle skader."

Kilder til miljøbevidste indkøb

Ud over egen efterforskning og virksomhedsbesøg, benytter Direktoratet for Kriminalforsorgen sig af Indkøbs Service, som har lang erfaring og tradition for at arbejde med miljøkriterier.

Derudover har konsulentfirmaer organiseret seminarer, som har været nyttige. Direktoratet har gjort stor brug af miljøvejledninger fra Miljøstyrelsen. Depotforvalteren bruger dem, og er glad for dem, idet han så ved, hvilke kritiske spørgsmål han kan stille til leverandører.

Inden for Kriminalforsorgen udveksler indkøberne erfaringer. Efter 10 års arbejde med det har de efterhånden fået oparbejdet en ekspertise.

Holdninger til miljøbevidste indkøb

Holdningen til miljøbevidst indkøbspolitik må regnes for blandet i Direktoratet for Kriminalforsorgen. Dels er det en stor organisation, som rummer mange forskellige interesser, erfaringer og holdninger, og dels er miljøområdet i sig selv et indviklet område, hvor autoritative svar og pålidelig viden enten er vanskelige at finde eller slet ikke findes:

"Vi er fire et halvt tusinde medarbejdere, så du kan finde alle mulige holdninger til det med grønne indkøb. Der er ingen, der ikke går ind for et godt miljø, men vidensniveauet er ikke så højt, og der er meget religion i det. Bare se på hvad der bliver markedsført om grønt i dag."

Interviewpersonerne giver altså indtryk af, at erfaringerne med miljøbevidste indkøb har opbygget en vis skepsis hos dem:

"Også hos os er der nogle dele af det (miljøbevidste indkøb), som er mere fornuftige end andre. Jeg spiller med professionelt, men jeg har nogle forbehold overfor noget at det."

Overordnet går økonomien forud for miljøet. De økonomiske rammer opleves som mere tvingende end de miljømæssige, og den vigtigste parameter for direktoratets succes er den økonomiske.

"Pris og miljø er ofte i konflikt, men man må lave en afvejning, så man tilgodeser alle sammenhænge. Men vi kan vist godt være bekendt at sige, at økonomien går forud for miljøet. Det vi vurderes på, det er økonomien."

Miljøbevidste indkøb hos Combus A/S

Combus (tidligere DSB Busser) er primært en driftsorganisation, som udfører buskørsel på kontrakt for amter, kommuner og trafikselskaber i Danmark. Det er det største busselskab i landet med 3000 ansatte; de fleste som chauffører. Combus blev aktieselskab i 1995 og konkurrerer med andre busselskaber i licitationer udbudt af trafikselskaber, amter og kommuner.

Overordnede indtryk

Combus giver indtryk af at være meget langt fremme på miljøstyringsområdet, selvom der ikke er en særskilt miljøbevidst indkøbspolitik. I stedet indgår det som et delelement i miljøstyringen, men er ikke højt prioriteret i forhold til fx driftsområdet. Combus prioriterer typisk "tunge" områder som fx brændstof, emissioner og støj, snarere end at gå helt ned på såkaldt "blyant-niveau".

Combus oplever ofte selv miljøkrav fra kunderne i forbindelse med udbud. Dermed er det en primært økonomisk rationalitet, der ligger til grund for at medinddrage miljøhensyn:

"Vi laver ikke miljø for miljøets skyld. Vi skal have forretningen til at køre rundt, og miljø er en vigtig del af det."

Miljøstyring generelt har dog også givet nogle andre fordele. Bl.a. fulgte øget medarbejdertilfredshed, besparelser og mere virksomhedsstolthed med miljøtiltagene. Combus medgiver tillige, at miljø også udgør en målsætning i sig selv. Det vil sige, at selv hvis ingen kunder stillede miljøkrav, ville Combus alligevel gøre en indsats inden for de økonomiske og konkurrencemæssigt givne rammer:

"Vi ville nok stille krav selvom kunderne ikke gjorde det. Det er også en ledelsesbeslutning, at vi skal gøre noget for miljøet. Da vi startede med det i sin tid, var der fx ingen andre der stillede krav."

Combus er en miljømæssigt engageret og erfaren institution, som tilmed opererer indenfor nogle markedsrammer hvor miljø ofte indgår.

Hvem blev interviewet

Britta Bakka arbejder overvejende med markedsføring og kommunikation inden for Combus. Hun var med til at udforme Combus’ miljøhandlingsplan og har siden 1991 arbejdet med miljø i DSB-regi. Hun er uddannet civiløkonom.

Organisation

Combus er bygget op omkring 11 selvstændige regionale busområder. Dertil kommer det centrale kontor, der fungerer som et slags administrativt "support-team" for de 11. Indkøb af eksempelvis reservedele og kontorartikler foregår decentralt i de regionale busområder, og de tegner ofte deres egne indkøbskontrakter med leverandører. Hvert busområde har en miljøansvarlig.

Erfaringer med miljøbevidste indkøb

Combus er nået langt med miljøstyring generelt. Eftersom Combus primært beskæftiger sig med busdrift, betragter Combus ikke miljøbevidste indkøb som det vigtigste indsatsområde. Når miljøhensyn medtages ved indkøb, foregår det derfor ikke efter en plan, men i forhold til krav fra trafikselskaber, amter eller kommuner, der laver udliciteringer af busruter.

"Vi kan ikke pille i hver enkelt ting, vi køber ind. Vi har valgt at tilpasse det vores virksomhed og udvælge de områder, som er vigtigst miljømæssigt hos os. Derfor handler det ikke så meget om indkøb, men om drift."

Erfaringerne har været gode. Miljøhandlingsplanerne startede som en ledelsesinspireret indsats, men er nu indarbejdet i hverdagstrukturen. Ifølge Britta Bakka skulle der en del overtalelse til at gennemføre de første projekter. Men siden er meningen med miljøarbejdet samt fordelene blevet klarere for medarbejderne. Der laves miljøtekniske revisionsrapporter (MTR) for hvert busområde, og de indeholder hver en statusopgørelse og miljøhandlingsplaner.

Miljøbevidste indkøb

På visse områder foreligger der ledelsesbeslutninger om at bruge miljøvenlige produkter, fx på papirområdet, tonerpatroner, og der foretages affaldssortering. Samtidig har der været en prioritering af arbejdsmiljø på værkstederne, på baggrund af den decentrale udarbejdelse af MTR.

Derudover er Combus med i forsøg med bl.a. nye brændstoftyper og har som de første i Danmark indsat gasbusser i drift i København.

Kilder til miljøbevidste indkøb

Britta Bakka understreger at kollektiv trafik og miljø ofte bliver koblet tæt sammen, også hvad konferencer og kurser angår. Derfor kommer der et stort udbud af miljørelevante kurser og konferencer, som ledelsen gerne opfordrer sine medarbejdere til at gå med til.

Som teknisk driftsinstitution har Combus også en stor ekspertise i miljøforhold internt i organisationen.

Combus kender til Miljøstyrelsens vejledninger men benytter dem ikke i større omfang. Internettet bliver lejlighedsvis brugt til at undersøge produktspecifikationer eller lignende.

Holdninger til miljøbevidste indkøb

Combus beretter om et stort skred i holdningen til miljø generelt inden for organisationen og udenfor. I starten blev miljødokumentation og miljøkrav mødt med skepsis:

"Folk er jo pressede arbejdsmæssigt. Og når der så kommer en og siger, at de skal bruge ekstra ressourcer på miljøplaner og rapporter, bliver det ikke altid lige godt modtaget."

De første projekter bar præg af at være "top-down" beslutninger. Men efter nogle år, skete der en markant holdningsændring:

"Nu står de i kø. Medarbejdere og ledelse kan se en masse konkrete fordele ved det. De får styr på virksomheden, de får ordnet nogle ting i hverdagen, de har færre sygedage, de sparer ofte penge, de er glade for at have tjek på en masse ting."

Særligt de yngre medarbejdere er nu meget entusiastiske angående miljø. Miljøplanlægningen øger også troværdigheden over for andre myndigheder og offentligheden. Kommuner og trafikselskaber inddrager miljøkrav i stigende grad i offentlige udbud og licitationer, og det er tilfredsstillende at kunne svare prompte på eventuelle spørgsmål om miljø. Og når der skal købes nye køretøjer eller maskiner ind, så ved medarbejderne, hvilke miljøkrav produktet skal leve op til. Ændringen mærkes også hos hovedleverandørerne.

"Vi har en god dialog med vores hovedleverandører og de er meget opmærksomme."

Der er dog, som det fremgår af ovenstående, stadigvæk forbehold overfor, hvor langt Combus kan tillade sig at gå mht. miljøbevidste indkøb. De markedsmæssige rammer opleves som mere eller mindre tvingende:

"Tingene er ikke meget firkantede i det virkelige liv. Det hele skal jo gå op i en højere enhed og virksomheden skal kunne hænge sammen økonomisk. Man er nødt til at gribe miljø lidt pragmatisk an."

Det er derfor overvejende der, hvor markedet og miljøet overlapper, at der er gode muligheder for at købe ind med miljøbevidste kriterier i højsædet.

Miljøbevidste indkøb hos Statens Serum Institut

Statens Serum Institut (SSI) forebygger og bekæmper smitsomme sygdomme og medfødte lidelser og er både en produktions-, service- og forskningsvirksomhed. Indkøbsafdelingen står for et indkøbsbudget på ca. 150 millioner kroner årligt. Det samlede indkøbsbudget for institutionen er på ca. 250 mio. kroner, når også teknisk afdelings indkøb og vaccineindkøb medregnes.

SSIs omsætning udgør ca. 700 mio. kroner, hvoraf de ca. 80 mio. stammer fra finansloven, mens resten er fra salg af serviceprodukter og dermed markedsbetinget. Der er ca. 1200 mennesker ansat på SSI.

Overordnede indtryk

Statens Serum Institut vurderer generelt miljøbevidste indkøb som en mindre væsentlig del af den samlede indsats på miljøområdet. I stedet vurderer SSI, at drift og produktion er vigtigere og med større miljømæssig potentiale.

Vurdering af andre firmaers produktlivscyklus forekommer uoverskuelig. SSI henter oplysninger omkring andres produkter, men betragter det som et besværligt og generelt ineffektivt miljøinstrument.

Den udformede indkøbspolitik og handlingsplan bliver ikke direkte anvendt, og målsætningerne omkring dokumentation er generelt hverken blevet fulgt eller dokumenteret. På særligt miljøbelastende områder som fx fotokopimaskiner inklusive tonere er politikken dog blevet fulgt.

Der lægges ikke vægt på generel holdningsbearbejdning omkring miljøindkøb, og kurser til alle medarbejdere forventes ikke at møde nogen stor opbakning. Men SSI efterlyser korte og konkrete vejledninger til indkøbere om miljøbevidste indkøb.

Hvem blev interviewet

Indkøbschef Ernst Kristensen er uddannet økonom og har været ansat på SSI i ca. 5 år. Dog har han kun været indkøbschef i et halvt år. Tidligere arbejdede han med implementering af det administrative edb-system SAP.

Indkøbschefen har været med til at udforme institutionens miljøbevidste regnskab og har selv været på et grønt regnskabskursus. Men indkøbschefen kender ikke så meget til hverken miljøbevidst indkøbspolitik generelt eller til informationskilder omkring miljøvenlige produkter.

Organisation

Indkøb på SSI er centralt styret, og det er indkøberne, der bestiller varen hos leverandørerne. SSI forventer fortsat central styring, men med decentral bestilling af en række varegrupper. SSI har tre forskellige indkøbsgrupper - Indkøbsafdelingen, der foretager langt den største del af indkøbene, Teknisk afdeling, der foretager indkøb af tekniske artikler samt en enkelt medarbejder i Planlægningssekretariatet, der køber vacciner til videresalg.

Indkøbsfunktionen tillægges stor vægt i SSI, og alle de ordinære indkøb (minus vacciner og teknisk afdeling) foregår via Indkøbsafdelingen gennem rekvisitionsprocedurer. Indkøbskontoret består af 1 indkøbschef og 9 indkøbere. SAP er en vigtig del af det administrative system og medarbejderne har adgang til internet. SSI abonnerer på Indkøbs Sevices rammekontrakter.

SSIs indkøbspolitik er også underlagt visse økonomiske, administrative og markedsmæssige begrænsninger. Derudover er den underlagt GMP-kriterier (Good Manufacturing Practice), som udstikkes af Sundhedsministeriet, og ændringer i brugen af GMP-varer skal igennem en forholdsvis omfattende godkendelsesprocedure. Tilmed er enkelte landes kvalitetskontrol (fx USAs) med til at definere, hvilke indkøb der kan foretages til produktion af egne produkter. Statens Serum Institut bliver altså selv udsat for miljøkrav fra kunder og andre landes standarder (fx vil svenskerne ikke acceptere bly i emballagen).

Erfaringer med miljøbevidste indkøb

Indkøbspolitikken blev udformet, før indkøbschefen blev ansat for et halvt år siden. Men SSI arbejder frem mod en mere samlet miljøstyring, hvor også miljøbevidste indkøb vil indgå. Ændringerne går i retning af et større fokus på egne produkter og et snævrere udvalg af indsatsområder.

Det er indkøbschefens indtryk, at det er væsentligt nemmere at stille miljøkrav til SSIs egen drift og egen produktion. Der er gode erfaringer med vand- og elbesparelser. Til gengæld er det besværligt at stille generelle krav til andres produkter som fx de kemikalier, der bliver indkøbt. Potentialet ligger derfor i handling over for egen produktion, samt opstilling af helt specifikke krav over for leverandørerne for at overholde GMP-kravene.

"Det er mest relevant at se på egne produktionsprocesser i stedet for alle mulige andres."

Miljøbevidste indkøb er ikke blevet brugt systematisk og indgår ikke ved alle udbud.

De miljøbevidste indkøb

Indkøbschefen kender kun lidt til historien omkring institutionens miljøbevidste indkøbspolitik, da han kun har været på indkøbsområdet et halvt år. Dog har han været med til at udforme institutionens miljøbevidste regnskab. Han mener at den miljøbevidste indkøbspolitik er udformet på baggrund af "sund fornuft" med udpegning af nogle brede indsatsområder. Selvom der ikke er blevet levet op til målsætningerne om miljøbevidste indkøb som sådan, har SSI eksempler på store besparelser på driften som fx udskiftning af alle kopimasker med betaling pr. kopi i stedet for en fast afgift og en stor reduktion i vandforbruget.

Kilder til miljøbevidste indkøb

Indkøbschefen kender ikke til indkøbsvejledninger fra Miljøstyrelsen eller Indkøbs Service. Men indkøbschefen er interesseret i korte og meget konkrete indkøbsvejledninger. Indkøbschefen udtrykte i den forbindelse en vis skepsis over for miljøhensyn, fx at genbrugspapir nødvendigvis skulle være gavnligt for skove og skepsis overfor miljømærker. Disse er blevet "rodet sammen" og "det kan man ikke rigtig finde ud af eller bruge til noget."

Leverandører var dog tit meget samarbejdsvillige til at oplyse omkring specifikationer (herunder miljøparametre), og det var som regel let at mærke om leverandøren levede op til kravene.

Redskaber til miljøbevidste indkøb

SSI har ingen dokumentation af indsatsen på miljøbevidste indkøb på trods af de oprindelige planer om dokumentation i handlingsplanen. Dog blev et generelt grønt regnskab lavet i overensstemmelse med lovkrav. Her blev el- og vandforbrug og andre væsentlige miljøbelastninger registreret.

Holdninger til miljøbevidste indkøb

Den overordnede holdning er, at indsatsen skal passe til potentialet for miljøforbedringer. Indkøbsområdet vurderes som mindre vigtigt i forhold til mange andre områder. Ambitionerne i den oprindelige miljøhandlingsplan vurderes derfor som for store.

I realiteten har miljøspørgsmålet fyldt meget lidt på indkøbsområdet. Skal kurser omkring miljø alligevel arrangeres, kunne miljøbevidste indkøb indgå som et element. Men de fleste medarbejdere vil næppe kunne se det meningsfulde i at afsætte 8 timer til det, mener indkøbschefen:

"Kun få ville opfatte det som relevant. Resten ville måske ryste på hovedet".

Indkøbschefen havde ikke bemærket udbud af relevante kurser på miljøområdet. Efter SSIs opfattelse er der brug for korte og konkrete vejledninger omkring miljøbevidst indkøbspolitik.

Miljøbevidste indkøb hos Statens Luftfartsvæsen

Statens Luftfartsvæsen (SLV) har til opgave at administrere og kontrollere luftrummet over Danmark. Dette omfatter flyvekontroltjeneste samt kontrol med to af landets lufthavne. Alle materialer til fly og udstyr skal kontrolleres af SLV. Der er ca. 1100 ansatte. Det samlede driftsregnskab ligger på ca. 52 mio. kroner (eksklusiv moms).

Overordnede indtryk

Indkøberne og økonomilederen på SLV er entusiastiske i forhold til deres miljøbevidste indkøbshandlingsplan. Dog tillægger de ikke cirkulæret om miljøhensyn ved statslige indkøb den store direkte betydning, da SLV over en længere årrække allerede systematisk har medtænkt miljø i diverse former for planlægning; men den miljøbevidste indkøbspolitik og handlingsplanen har været gode som holdningsbearbejdende dokumenter.

I det hele taget bliver der lagt stor vægt på holdningen til miljøet, virksomhedskulturen og traditionen hos SLV:

"Holdningsbearbejdning er vigtigt, også generelt ude i samfundet. Selvfølgelig er der de 10%, som gør som det passer dem, og så er der miljøfanatikerne, som går i den anden grøft, men økologien er jo kommet i højsæde generelt".

Der er en klar bevidsthed omkring nødvendigheden af styringsinstrumenter på visse områder:

"Koster det penge at komme af med sit affald på den rigtige måde, så er det klart at det vil gå galt. Det er ligesom med skrotbiler."

Samtidig skal initiativer helst komme nedefra. Ifølge panelet er det vigtigt at det ikke bliver et oppefra-styret projekt, men har sit udgangspunkt blandt medarbejderne:

"Måske specielt i Danmark kan det ikke betale sig, at presse noget ned over hovedet på folk. Det svarer til, at jeg gik og kritiserede folk her i institutionen. Det duer ikke. Men hvis jeg siger, se hvor meget vi har sparet her, det er vel nok flot, så lytter folk, og det gør indtryk."

Endelig er der, bag entusiasmen, en god bevidsthed omkring det at indsatsen skal afpasses det forventede afkast. Cost-benefit betragtninger kommer ind i billedet, ikke mindst fordi "Tordenskjolds soldaterfænomenet" er evigt rådende: ressourcer til nye initiativer skal altid komme fra egne rækker, og der blev ikke bevilliget ekstra penge til miljøbevidste indkøb. Derfor skal fordelene ved miljøbevidste indkøb og andre miljøtiltag helst være klare og overbevisende. Til gengæld har SLV ofte oplevet besparelser ved at følge en indkøbspolitik, der medtog miljø og energipolitiske hensyn.

Hvem blev interviewet

CASA interviewede et panel bestående af K.E. Marker, der er leder af økonomisektionen, O. Jensen der er leder af bygningssektionen og ansvarlig for alle rekvisitioner i forbindelse med nybygning samt vedligeholdelse, og endelig Gert Juster, der er den daglige leder af indkøbssektionen.

Organisation

Alle indkøb foretages af de to indkøbere samt økonomilederen, men der er et lager, hvor medarbejdere selv kan hente materialer til den daglige drift. Ledelsen virker åben overfor ideer nedefra. Fx skal hver afdeling komme med forslag, eventuelt også på andre afdelingers vegne, i forbindelse med udformningen af den nye generelle miljøhandlingsplan.

Indtægter til SLV kommer fra staten, afgifter på overflyvninger over dansk luftrum, samt fra start og landingsafgifter. Der gives ikke ekstrabevillinger til at foretage miljøbevidste indkøb eller til andre miljøtiltag. Dermed er en stram økonomisk begrænsning lagt ned over institutionen.

Kendskab til miljøbevidste indkøb

Indkøbspolitikken blev udformet som en slags formalisering af nogle allerede igangværende tiltag. Derfor har den miljøbevidste indkøbspolitik og handlingsplan ikke i sig selv gjort den store konkrete forskel, ud over at bidrage til holdningsbearbejdningen i institutionen.

"Vi tænker 5-8 år ud i fremtiden i alle de udviklingsplaner vi laver. Det er man nødt til for ikke at blive tabt på gulvet."

Erfaringer med miljøbevidste indkøb

SLV har gode erfaringer med miljøbevidste indkøb. Miljøhensyn er med i institutionens formålsparagraf, og det er på ingen måde kun de økonomiske, hensyn som tænkes med ved indkøbsbeslutninger. Som hovedregel hedder det at "hvis den grønne vare ikke er væsentlig dyrere - så købes den."

Der kan ses resultater på mange områder. På bygnings- og nedrivningsområdet medtænkes miljøhensyn, og SLV har gode erfaringer med entreprenører som også sætter miljøhensyn højt. Udliciteringen af kantinen er for nylig gået til det firma, der kunne påvise den største grad af miljøbevidsthed. Rengøringsselskabet er miljøgodkendt, energimålinger har reduceret forbruget, sorteringssystemet for inddeling af papir, pap og batterier er veludbygget, og samtlige ventilationssystemer er blevet skiftet ud.

Dog finder panelet det ofte svært at vurdere ud fra et produkts specifikationer, hvorvidt det påvirker miljøet negativt. Det kræver ofte en ekstra indsats.

Kilder til miljøbevidste indkøb

Den miljøbevidste indkøbspolitik og handlingsplan er lavet hovedsageligt efter egen research og i konsultation med leverandører. Panelet kendte ikke til Miljøstyrelsens vejledninger, havde ikke mærket til Miljøstyrelsens kampagner og havde ikke været på kurser omkring miljøbevidst indkøbspolitik. Dog er der en stor viden omkring miljøbevidste indkøb og Miljø- og Energiministeriets hjemmeside bruges i forbindelse med indkøb af diverse former for udstyr. På bygningsområdet havde det rådgivende ingeniørfirma en miljørådgivningsafdeling, som også blev brugt. Energistyrelsen bliver også flittigt brugt som oplysningskilde.

Panelet efterlyser noget mere læsevenligt materiale på internettet specielt hvad længere dokumenter angår. Fx ønsker de en bog, hvor firmaer og deres miljøprofiler kunne slås op. Bedre varedeklarationer ville også lette deres arbejde.

Redskaber til miljøbevidste indkøb

Der foregår ingen systematisk dokumentation af indkøbenes miljømæssige egenskaber. Dertil savnes nogle generelle parametre. Men SLV har over en længere årrække beskæftiget sig aktivt med miljøet, og har udviklet en del styringssystemer. Svanemærket og andre miljømærker bliver benyttet, Miljøministeriets hjemmeside bliver brugt, og de foretager en døgnovervågning af el- og vandforbrug, og resultaterne rapporteres til Miljøministeriet. SLV er ikke forpligtet til at aflægge grønt regnskab.

Holdninger til miljøbevidste indkøb

Holdningen blandt indkøberne er utrolig positiv over for miljøbevidst indkøb. Det betragtes som et fornuftigt projekt med indlysende værdi. Der ses mulighed for mange besparelser på lang sigt og gode miljøstandarder betragtes som selvforstærkende:

"Er der rent et sted, jamen så vil der også forblive rent. Skidt samler skidt."

Dog kan alt ikke planlægges. Holdningsbearbejdning tillægges derfor meget stor værdi:

"En plan bliver jo ikke lige fulgt til punkt og prikke af alle. Sådan foregår det ikke. Men vi er fornuftige mennesker og sløser ikke med ressourcer eller offentlige midler. Der bliver løbende opfordret til besparelser."

 

Miljøbevidste indkøb hos Slots- og Ejendomsstyrelsen

Slots- og Ejendomsstyrelsen (SES) er en virksomhed med knap 1.000 ansatte. De administrerer en række statslige kontorejendomme og de kongelige slotte, der er i statens eje.

Slots- og Ejendomsstyrelsen består af tre rådgivende enheder: En bygningstjeneste, en enhed der udlejer deres ejendomme og en enhed der tager sig af deres slotshaver. Tillige har SES nogle serviceenheder, der sælger vagt, rengøring, telefoni og teknik, der især omfatter VVS- og elinstallationer. Hovedparten af de ansatte er beskæftiget i disse service afdelinger. De har 3-400 i deres rengøringsafdeling, ca. 150 vægtere og slotsbetjente, ca. 100 håndværkere og varmemestre indenfor el og vvs og godt 100 gartnere.

De tre rådgivende enheder køber især tjenesteydelser, bl.a. af deres serviceenheder, hvorimod indkøbene i de andre enheder knytter sig til de funktioner, som de varetager. De enkelte divisioner i styrelsen er selvstændige regnskabsenheder, så størrelsen af det samlede indkøb kendes ikke umiddelbart.

Overordnede indtryk

For Slots- og Ejendomsstyrelsen har cirkulæret om miljøhensyn ved indkøb været årsagen til igangsættelsen af en miljøhandlingsplan og en miljøbevidst indkøbspolitik i organisationen:

"Vi har for så vidt et dobbelt pres: Vi skal dels opføre pænt og ordentligt i forhold til cirkulæret, men vi måtte også se i øjnene, at vores kunder ville efterspørge det. Og da halvdelen af, det vi laver, er til nogle, der betaler os for det, så er det ikke helt uvæsentligt."

Inden da var indsatsen i forhold til miljøbevidste indkøb forholdsvis begrænset, men i løbet af de sidste to år er der gjort et stort arbejde for at få gennemført en miljøbevidst indkøbspolitik i SES. Det er ganske tydeligt, at Slots- og Ejendomsstyrelsen har set skriften på væggen og prioriterer miljø og miljøbevidst indkøbspolitik på højeste niveau. Miljø opfattes som en konkurrenceparameter, som vil få voksende betydning.

SES har udvalgt de væsentligste områder mht. en miljømæssig indsats, og afsat ressourcer og igangsat projekter med inddragelse af eksterne konsulenter for at kunne gennemføre indsatsen på et kvalificeret grundlag. Dette gælder i forbindelse med pesticidfri vedligeholdelse af græsplæner og befæstede arealer samt miljøledelse i forbindelse med byggeri og bygningsvedligeholdelse.

Indsatsen har indtil nu ikke ført til, at de laver et miljøregnskab eller har ønsket at blive miljøcertificeret.

Hvem blev interviewet

Interviewet foregik i SES’ administrationslokaler i Løngangsstræde. Vicedirektør cand.polit. Søren Kruse, der er formand for deres miljøkoordineringsforum og sikkerhedsudvalg, deltog. Tillige deltog Niels Erik Bølling, der er den daglige leder af de samme to områder. SES har ganske bevidst koblet disse to funktioner sammen, da der er mange berøringsflader mellem arbejdsmiljø og det ydre miljø.

Organisation

I SES er der en bevidst adskillelse mellem de rådgivende afdelinger og serviceafdelingerne. Dette skyldes, at de ikke ønsker at sammenblande den funktion, der står for administrationen af deres ejendomme, og de dele der sælger serviceydelser som rengøring, vagt osv. Som følge af denne opdeling er der heller ikke nogen fælles indkøbsafdeling. Tillige er de forskellige enheders indkøb af materialer meget forskellige, så en koordination er ikke så påkrævet.

Rengøringsprodukter købes udelukkende ind af rengøringsafdelingen og de tekniske indkøb foregår samlet.

"Som konsekvens af, at vi ikke havde mulighed for at lave én enhed der styrede alt med grønne indkøb, gik vi mere pragmatisk til værks og så på: Hvor er de store indkøb og det store forbrug?"

Følgende områder er udvalgt: Bygningsområdet, slotshaverne, rengøring og teknikafdelingen, der køber maskiner, pumper, motorer m.v. Telefoni og vagt fandt SES ikke vigtige i forhold til en miljøindsats, men papir og brochurer er også et højt prioriteret område, da det er visitkortet udad til.

Inden for hvert område er der nedsat en arbejdsgruppe og igangsat projekter i forhold til at gennemføre handlingsplanen. De ansvarlige for hvert område mødes ca. hver tredje måned og følger de forskellige projekter og udveksler erfaringer.

Kendskab og erfaringer med miljøbevidste indkøb

SES’ erfaringer er endnu begrænsede, da de guider, der skal være grundlag for et miljøbevidst indkøb, først lige er ved at være færdige.

De har dog på et tidligt tidspunkt beskæftiget sig med miljø i forhold til vedligeholdelse af grønne områder, og har her udfaset og begrænset en række miljøfarlige produkter. Indsatsen på det område har sin baggrund i arbejdsmiljømæssige forhold, men har også en miljømæssig betydning. Erfaringer fra dette område viser ganske klart, at det er forbundet med betydelige omkostninger at gå helt væk fra anvendelsen af pesticider.

Rengøring er også et område, som SES tidligt har prioriteret, hvilket skyldes at brugerne har stillet miljømæssige og ikke mindst indeklimamæssige krav. Som følge af de krav har de udviklet et miljøbevidst rengøringssystem, og udarbejdet en pjece om de arbejdsmetoder de anvender. De nævner i den sammenhæng, at de var tidligt ude med at anvende fiberklude, som har miljømæssige fordele. Ligeledes nævner de at Miljøstyrelsen har valgt at bruge dem, så deres miljøkrav og metoder er tilstrækkelige til at kunne få dem som kunde.

Det er dog deres fornemmelse, at det stadig er tallet på bundlinien, der i høj grad afgør, hvilket firma der vælges til rengøring.

Kilder og redskaber til miljøbevidste indkøb

I SES er der ansat et stort antal arkitekter, ingeniører, hortonomer og teknikere, så der er faglig ekspertise internt i organisationen. Skriftlig viden inddrages ikke mindst fra Miljøstyrelsen, men også fra konsulenter. Derudover er arbejdsgrupperne et vigtigt redskab til gennemførelse af en miljøbevidst indkøbspolitik.

Fx ønsker de at lave pesticidfri vedligeholdelse af grønne områder. I den sammenhæng har de besluttet at igangsætte et forskningsprojekt og nogle forsøg for på længere sigt at kunne gennemføre en sådan vedligeholdelse.

Slots- og Ejendomsstyrelsen køber håndværksydelser for trecifrede millionbeløb og har udarbejdet en miljøguide for disse indkøb, som de kalder miljørigtig projektering. Guiden er udarbejdet af dem med konsulenthjælp fra COWI. Planlægningsafdelingen skal lave en politik i forhold til, hvordan denne guide skal anvendes. I lighed med det grønne område er det også her af stor betydning, hvad det vil koste at gennemføre miljørigtig projektering. Politikken skal derfor afveje de miljømæssige og økonomiske forhold, der er forbundet med de miljøbevidste valg.

SES betegner indkøbet af kontorartikler som begrænset, og har ikke intentioner om at stille særlige krav på området, men har udarbejdet en indkøbsguide.

"Vi har samlet det sammen, som Miljøstyrelsen og andre gode kræfter på området mener er god latin (mht. papir, kontorartikler, kontormøbler og edb). Det har vi samlet sammen i et lille ringbind, og det følger vi. Vi har ikke lavet nogen vurdering. Der hvor vi laver nyt er inden for rengøring, byggeri og det grønne område."

Mht. energistyring har de først inden for de senere år ansat en energichef, der laver månedlige energiregnskaber for alle deres ejendomme og tilbyder energirådgivning til deres lejere. Der er dog et betydeligt dilemma forbundet med denne energistyring, da SES som udlejere skal betale for forbedringer, mens forbedringer kommer lejer til gode. De omkostninger, som SES har i forbindelse med sådanne forbedringer, kan ikke altid pålignes lejer i form af højere husleje.

Der foregår endnu ikke nogen form for dokumentation mht. den miljøbevidste indkøbspolitik, og det er ikke et styringsredskab, de anvender, men de har overvejelser omkring det. Der foregår en registrering af farlige stoffer og kemikalier, hvilket også omfatter rengøringsmidler, samt forbruget af varme, el og vand.

For at motivere medarbejderne i en miljøbevidst retning planlægger SES at udgive en pjece med gode råd om miljø til samtlige medarbejdere - i lighed med en pjece de tidligere har lavet vedr. arbejdsmiljø.

Holdninger til miljøbevidste indkøb

På det grønne område er der meget stor forståelse for, at det er et område, der skal prioriteres fra top til bund i deres organisation. Men fra publikum møder de forventninger om et meget højt æstetisk niveau i de haver, SES vedligeholder, uden anvendelse af pesticider, hvilket er svært at efterleve med de økonomiske ressourcer, der er til rådighed.

På rengøringsområdet er der et ønske fra deres kunder om, at det skal være miljørigtigt, så dér er der også en stor forståelse i organisationen.

Mht. byggeri og vedligeholdelse er der ved at komme en forståelse for, at man må forholde sig til miljøet, men der er en usikkerhed omkring de økonomiske konsekvenser.

Endelig gør de opmærksom på at SES:

"…ikke er sat på jorden for at være Miljøstyrelse, men vi er sat på jorden for at administrere nogle bygninger."

SES vil gerne være miljøbevidste, og endda i den sammenhæng være på forkant på visse områder bl.a. mht. at vedligeholde grønne områder. Men de har ikke ressourcer til at være de bedste mht. miljø på alle områder.

Miljøbevidste indkøb hos RISØ forskningscenter

RISØ er en naturvidenskabelig og teknisk forskningsinstitution, der er organiseret i 7 forskningsafdelinger og 4 infrastrukturafdelinger. Indkøbsbudgettet er meget varieret fra år til år og svinger mellem 75 og 150 mio. kroner om året. Omsætningen ligger på omkring 500 mio. om året. Indkøbene består i høj grad af teknisk forsøgsudstyr og materiale. Ca. 50 % af indtægterne er finanslovsbevilling. Der er ca. 900 ansatte på RISØ.

Overordnede indtryk

Den overordnede indkøbsansvarlige, Gunnar Wind, er interesseret og engageret i miljøbevidste indkøb, men gav også udtryk for, at der er barrierer som besværliggør arbejdet med miljøbevidste indkøb. Initiativer til miljøbevidste indkøb og ansvaret for efterlevelse af cirkulæret ligger næsten udelukkende hos Gunnar Wind. Han oplever dog muligheden for at agere som begrænset af primært mangel på tid og ressourcer.

"De initiativer som kommer, de kommer fra mig.... Erfaringen siger mig i hvert fald, at hvis noget skal føres ud i livet, så kræver det en ildsjæl og en ledelsesopbakning. Jeg har ikke tid til at være ildsjælen."

Den decentrale struktur med 7 forskningsafdelinger med hver deres budget og projekter gør den centrale indkøber meget afhængig af hvilke krav, der kommer herfra, og om miljøhensyn integreres i beslutningerne, allerede før sagen når til indkøbssektionerne. At det vil tage langt tid før miljøhensyn ved indkøb integreres i hele organisationen, står indkøbschefen klart:

"Måske for mange år siden følte jeg, at jeg qua min stilling havde ansvaret. Men holdningerne er lidt hos afdelingscheferne, at man ikke siger, at man er imod det, "men lad nu være med at overdrive det, tag det med ro". Og det skal man jo også. Det er jo en lang proces, som skal sættes i gang."

Hvem blev interviewet

Gunnar Christensen Wind, indkøbschef, har købt ind og arbejdet med logistik i næsten 40 år. Han er merkonom i informatik og indkøb og har gennemført DIKFs 3-årige diplomkursus i ledelse og logistik.

Organisation

Den indkøbsmæssige organisation på RISØ er en kombination af decentrale og centrale indkøb, men de enkelte afdelingschefer har det endelige ansvar for deres afdelings indkøb. Den centrale indkøbsfunktion laver alle rammeaftaler og indkøbsaftaler bortset fra på bygnings- og bygningsvedligeholdelsesområdet. Varer og leverandører kan slås op i indkøbssystemet fra decentralt hold i det nye elektroniske indkøbssystem. Brugeren udfærdiger en rekvisition i systemet, som sendes til indkøbssektionerne, der derefter indgår den endelige aftale med leverandøren og udfærdiger en ordreskrivelse.

"Der er jo mange kriterier for alle indkøb, bl.a. miljø og arbejdsmiljø. Og ansvaret ligger hos afdelingschefen for at indkøbene foregår efter reglerne og RISØs indkøbspolitik. Men indkøbssektionen kontrollerer og behandler alle bestillingerne."

Lever procedure og det bestilte produkt ikke op til forskrifterne, bliver afdelingschefen gjort opmærksom på det, men vedkommende er ikke nødvendigvis tvunget til at rette sig efter det anviste. Indkøberne er specialiserede folk, der har en fagmæssig uddannelse for at kunne forstå brugernes krav. Tillige er alle merkonomer i indkøb.

Der udgives det interne blad IMPULSEN, som bruges til kommunikation omkring indkøb. Den udgives som en intern internetside og sendes i trykt form til medlemmerne af kunderådet for indkøb. Et eksemplar hæftes op på hver afdelings opslagstavle.

I særtilfælde nedsættes en speciel gruppe til at rådgive omkring indkøb. Fx blev en sådan gruppe nedsat i forbindelse med valg af PCer.

Erfaringer med miljøbevidst indkøbspolitik

Miljøbevidste indkøb startede helt uformelt som følge af indkøbschefens personlige holdning sidst i 1980erne. Men cirkulæret fra Miljøministeriet satte mere skub i processen og var med til at udvide omfanget af arbejde med miljøbevidst indkøbspolitik:

"Mit initiativ i 1980erne med genbrugspapiret var en personlig holdning, men det var en klar støtte da cirkulæret kom, og det blev et statsligt krav. Det er nemmere at få ledelser i tale når der er et cirkulære at henvise til, og handlingsplanerne bidrager noget i sig selv; det er ikke bare en formalisering af tidligere tiders praksis."

Gunnar Wind udformede den miljøbevidste indkøbspolitik i samarbejde med en miljøarbejdsgruppe sammensat af repræsentanter fra forskellige afdelinger. RISØ laver et grønt regnskab, som udkommer i årsberetningen. Ligesom på alle andre områder skal der opstilles mål hvert år, og sådan er det også med miljøbevidste indkøb. Nås målene ikke, skal der gives begrundelser. Kravene til det grønne regnskab blev udformet af miljøarbejdsgruppen med chefen for sikkerhedssekretariatet som initiativtager; men indsatsen har været besværliggjort af flere omstruktureringer af RISØs organisation:

"Vi prøver da at dokumentere, hvordan det går med de grønne indkøb, men det er svært, fordi arbejdsbyrden og aktiviteten svinger utrolig meget. Og så kan vi ikke altid få et pålideligt statistisk materiale at arbejde ud fra. Fx da vi ændrede fra enkelt til to-sidet tryk i trykkeriet, var det svært at se, hvor meget vi havde sparet, fordi opgaverne hele tiden ændrede sig."

De miljøbevidste indkøb

Som noget af det første blev der lagt blyfri benzin ind i RISØs tankanlæg. I løbet af nogle år blev alle pumper skiftet ud, og nu er der kun miljødiesel og blyfri benzin i RISØs køretøjer. Der stræbes efter PVC-frit indkøb og grafisk service er forlængst omlagt til tosidet printning.

Da indkøbsproceduren gik over til elektroniske medier, bevirkede det en stor besparelse på papirforbruget. Indkøberen lavede en analyse for at anskueliggøre papirbesparelser overfor de ansatte, men siden har indførelsen af laserprinterne igen øget forbruget væsentligt.

Kilder til miljøbevidste indkøb

Indkøberen gør flittig brug af de miljørelaterede oplysninger, som kan hentes fra Indkøbs Service. Men RISØ laver derudover selv aftaler på andre områder, og går ud over de krav som Indkøbs Service stiller. Brugernes tilbagemeldinger betyder også meget, fortæller indkøbschefen.

Tilmed har indkøbschefen ladet sig inspirere af visse leverandørers produktbeskrivelser, hvorefter han lånte deres miljøparametre. Intern ekspertise bruges en del i miljøefterforskningen, men for det meste er der ikke ressourcer til at lave undersøgelser eller ekstensiv research selv:

"Vi kan ikke selv foretage målinger. Vi må stole på specifikationerne som leverandørerne sender."

Andre institutioners handlingplaner og nogle kommuners handlingsplaner har også været med til at danne grundlag for RISØs miljøbevidste indkøbspolitik. Derudover har der været konferencer i Miljøstyrelsen, leverandørernes produktmesser og Indkøbs Services indkøbskurser. Alle disse tiltag har været nyttige, men der mangler ifølge Gunnar Wind nogle mere specifikke retningslinier og vejledninger:

"Det (materialet) giver information. Men materialet sagde ikke, "sådan her formulerer jeg mine miljøkrav". Jeg har fået nogle generelle betragtninger fra miljøstyrelsen, men det var ikke så meget ved. Fx har jeg fået noget fra Miljøstyrelsen om trykkerier, men det var for generelt, så jeg måtte tilpasse dem vores institution... Og så er der de der grønne guider på hårde hvidevarer, men sådan noget køber vi jo ikke meget af."

Ressourcer er i det hele taget et stort problem, hvad gennemførelsen af den miljøbevidste indkøbspolitik angår.

"Det kræver mere arbejde end vi egentlig har ressourcer til. Jeg har også udfærdiget oplæg til, hvilke energikrav man kan stille til forskningsapparater, men det er et kompliceret område, og sagen er derfor ikke afsluttet."

Sagen kompliceres for RISØ af, at på specialiserede områder kan man næsten kun arbejde fra sag til sag. RISØ samarbejder dog med andre, og Indkøbs Service sender ofte dem, der spørger om forskningsapparatur videre til Gunnar Wind på RISØ.

Holdningen til miljøbevidste indkøb

Indkøberen er positivt indstillet og har åbenlyst gjort et stort stykke arbejde i forbindelse med miljøbevidste indkøb både før og efter cirkulæret. Men omgivelserne har ikke så stor interesse eller incitament. Derfor hjalp cirkulæret ved at stille formelle krav til indkøbets karakter.

"Cirkulæret er udmærket. Det var en opbakning, som jeg savnede, da det kom på det tidspunkt. Det (miljøbevidste indkøb) er en opgave, jeg egentlig gerne tager mig af, men det er klart at det er en belastning. Der er grænser for hvor mange ting man kan engagere sig i."

Det står klart at indkøberen og økonomiafdelingen står relativt alene med den miljøbevidste indkøbspolitik. Opbakningen fra forskningsafdelingerne er ikke altid stor, idet de har nogle andre prioriteter eller endda imperativer, som ofte ikke harmonerer med den miljøbevidste politik:

"Initiativerne opstår bl.a. her i økonomiafdelingen. Ja, indsatsen for grønne indkøb kommer faktisk fra os. De andre har andet på dagsordenen....Det er ikke det, som folk interesserer sig for. De skal have deres forskningsområder til at fungere. Og forskerne skal have et råderum, vi kan ikke tvinge dem til at bruge for mange penge på et miljørigtigt produkt."

I det hele taget betragtes alt bureaukrati generelt som et irritationsmoment og Indkøbs Service måske som et forsinkende onde, om end "et nødvendigt onde", fortæller indkøbschefen. Adspurgt, om der er direkte modstand mod miljøbevidst indkøbspolitik, svarer indkøbschefen:

"Modstand det er så kraftigt et udtryk. De 900 mennesker, som er ansat her, er ikke så forskellige fra resten af befolkningen. Der er mange forskellige holdninger."

Indkøbschefen indrømmer også, at det er svært, at vide hvad den rigtige fremgangsmåde er i et så teknisk og risikobetinget spørgsmål som miljø. Det afspejles af en del skepsis blandt visse medarbejdere:

"Nogle akademikere går ind i nogle meget akademiske vurderinger. Og jeg er ikke helt overbevist om, hvad der er det rigtige, fx på genbrugspapirområdet. Men vi har gået efter det. Der er valgt svanemærket miljøpapir nu."

På papirområdet kørte indkøbschefen et forsøg med fire slags papir. Alle fire slags papir blev først testet i de forskellige kopimaskiner og laserprintere. Derefter blev et spørgeskema sendt ud for at samle op på holdningen til de forskellige papirtyper.

"Meldingen var, at genbrugspapiret blev fravalgt. Alle ønskede et svanemærket miljøpapir. Der var også dårlige erfaringer med genbrugspapir i de første år. Jeg kan godt se, at hvis en sekretær skriver en rapport, så skal der ikke være huller i papiret. Så derfor valgte vi klorfrit svanemærket papir."

 

Miljøbevidste indkøb hos Nationalmuseet

Nationalmuseet er en statsvirksomhed under Kulturministeriet, og har i alt 550 årsværk fordelt på 700 ansatte. Institutionen har ansvaret for driften af en lang række bygninger: Prinsens Palæ i København, Frilandsmuseet og Brede Værk i Mølleådalen m.fl.

Indkøbene til institutionen omfatter en række forskellige materialer, men da indkøbene foregår meget decentralt, kendes størrelsen af organisationens indkøb ikke med undtagelse af energiforbrug.

Overordnede indtryk

Institutionen har gennemgået betydelige omorganiseringer og omstruktureringer i de senere år. Tidligere har Nationalmuseet været præget af et meget stort antal autonome enheder. Med den nye struktur, som iværksattes i 1990, er antallet af enheder blevet reduceret til 6 afdelinger med adresser i både København, Brede og Roskilde.

Tidligere havde organisationen en medarbejdervalgt ledelse, der blev valgt af repræsentanter fra de forskellige afdelinger og en rigsantikvar udnævnt af kulturministeren udnævnt rigsantikvar. I dag udnævnes rigsantikvaren stadig af kulturministeren, men der er tillige en direktion der også udnævnes af kulturministeren.

Den styregruppe, der er blevet etableret vedrørende miljø, har indtil nu haft rimelig succes, men der er langt endnu i forhold til at implementere en miljøbevidst indkøbspolitik. Det at ændre medarbejdernes adfærd i miljømæssig henseende er et vanskeligt og sejt arbejde, ikke mindst i en organisation, hvor virksomhedskulturen er sammenlignelig med universitetsverdenen. Men styregruppen har vist sig velfungerende og præget af et stort engagement, fremhæver formanden for styregruppen.

Den nye struktur betyder ikke at indkøbene til institutionen bliver totalt centraliserede, men strukturen og oprettelsen af en miljøstyregruppe har og forventes at resultere i, at afdelingerne i højere grad anvender de samme leverandører, samt at det giver mulighed for en registrering af det samlede indkøb. Endelig har styregruppen betydning for udveksling af erfaringer i organisationen i forhold til miljøvenlige indkøb.

Der er ikke et ønske om et centraliseret indkøb for at fremme en mere miljøbevidst indkøbspolitik, men der er et ønske om og bestræbelser på at udforme en miljøbevidst indkøbspolitik, der kan tilgodese en decentral organisering af indkøbene.

Selve miljøarbejdet er også organiseret decentralt, og består af en styregruppe med interesserede medarbejdere, repræsenterende næsten alle områder i organisationen, hvor der kan gøres en miljøindsats. I alt sidder der 10 personer samt sikkerhedschefen, der er fast medlem. Den decentrale struktur for miljøarbejdet er meget bevidst valgt, idet de ikke ønsker at skabe en central miljøenhed. Det er vigtigt at alle er med i miljøarbejdet og føler et ansvar.

"Man når ingen vegne med at sådanne miljøfolk (som har miljø som deres primære opgave) vandrer rundt - så slapper de øvrige bare af - det er lige som på arbejdsmiljøområdet."

Derudover er der nedsat 5 arbejdsgrupper, der skal stå for hhv. affald og rengøring, kontor- og udstillingsinventar, edb, papir og tryksager, farlige stoffer og materialer samt energi og elapparater.

Hvem blev interviewet

Økonomidirektør Ebbe Holmboe og fuldmægtig Hanne Lautrup blev interviewet. Ebbe Holmboe er direktør for drifts- og administrationsafdelingen, hvorunder teknisk drift, driftsforvaltningen og økonomi sorterer. Hanne Lautrup er formand for styregruppen, som er det organ, der søger at gennemføre en miljøpolitik i institutionen.

Organisation

Organisationen er allerede beskrevet. Nationalmuseet har ikke en central indkøbsafdeling og indkøbspolitik.

Det samlede energiforbrug kendes som følge af, at man for et par år siden opsagde kontrakten med Slots- og Ejendomsstyrelsen, som indtil da havde stået for driften. I stedet oprettedes en teknisk enhed og de ansatte en driftsingeniør og tre medarbejdere til at sikre driften og vedligeholdelsen af varme-, ventilations- og belysningsanlæg samt andre tekniske installationer. Dette skulle sikre en bedre overvågning og kontrol med museets energiforbrug og resulterede i en energibesparelse på 10% samt en reduktion af omkostningerne til vedligeholdelsen af de tekniske anlæg på 1 mio. kroner om året. Der er stor tilfredshed med denne ordning.

I 1997 udarbejdede museet en miljøhandlingsplan, som bl.a. beskriver den miljøbevidste indkøbspolitik. I den forbindelse nedsattes styregruppen vedr. miljø og 6 arbejdsgrupper med hvert sit arbejdsområde. Hver arbejdsgruppe har udarbejdet et kommissorium for deres områder, som nu skal til høring i direktionen.

Bestræbelserne på at fremme en mere miljøvenlig indkøbspolitik forventes på længere sigt at ville resultere i en omorganisering af indkøbspolitikken, således at de forskellige dele af organisationen vil benytte sig af de samme leverandører herunder Indkøbs Service. Det vil formodentligt resultere i et mere rationelt indkøb og en mulighed for opnåelse af større rabatter hos leverandørerne.

Denne miljøbevidste indkøbspolitik vil forhåbentligt give økonomiske besparelser, men der er ikke regnet på disse, da det ikke har været baggrunden for omorganiseringen. Miljøpolitikken ser altså ud til at medvirke til øget samarbejde og koordinering, og kommer på den måde til at spille med på den omorganisering, som ledelsen forsøger at indføre.

Erfaringer med miljøbevidste indkøb

Anledningen til at Nationalmuseet beskæftiger sig med miljøbevidste indkøb, er direkte foranlediget af det udsendte cirkulære, og udformningen af handlingsplanen er også sket med en betydelig skæven til de vejledninger og anbefalinger, som Miljøstyrelsen er kommet med. Handlingsplanen var derfor på formuleringstidspunket længere fremme end den reelle udvikling i organisationen, siger økonomidirektøren. Men den har så siden givet anledning til en betydelig indsats i forhold til at fremme udviklingen af en miljøbevidst indkøbspolitik og en større indragelse af miljøhensyn i forhold til museets arbejde.

Sikkerhedsarbejdet i forhold til anvendelse af kemiske produkter og materialer, har også betydet en indsats på dette område, som har kunnet anvendes i forhold til miljøarbejdet. Sikkerhedsarbejdet har indebåret en registrering og kortlægning af de produkter, der anvendes, hvilket har reduceret mængden og antallet af farlige stoffer til fordel for økonomi og miljø.

Kilder og redskaber til miljøbevidste indkøb

Der er i virksomhedsregnskabet fra 1997 et grønt regnskab, der udelukkende omfatter forbruget af energi, men der arbejdes på at udbygge dette til andre områder, hvilket er et redskab, der kan anvendes i forhold til miljøbevidste indkøb.

Med den nye miljøplan sorterer Nationalmuseet sit affald på en række fraktioner. I forbindelse med et ønske om en registrering af dette forbrug har de opsagt deres aftaler med de kommunale renholdningsselskaber, da de ikke har kunnet efterleve Nationalmuseets krav om registrering af affaldsmængder. Ligeledes har de haft en mistanke om at renholdningsselskabet efterfølgende sammenblander de fraktioner, som museet har opdelt affaldet i. På nuværende tidspunkt sker der en registrering af museets affaldsmængder med undtagelse af kantineaffald, da disse funktioner er bortforpagtede, men ved en genforhandling vil dette område måske også blive omfattet.

Indkøb af edb-udstyr har været i EU-udbud og bliver købt ind centralt, men "køberne" i de enkelte afdelinger lægger ikke vægt på miljø. Toner til kopimaskiner købes også ind centralt, hvilket har kunnet sikre en genanvendelse af patronerne.

Endelig er rengøring, bl.a af sikkerhedsmæssige årsager, en central enhed, som gennemføres af personer ansat af Nationalmuseet. De ved derfor præcis, hvilke rengøringsmidler der anvendes og i hvilke mængder.

Redskaber til miljøbevidste indkøb

Endnu er der begrænsede erfaringer med miljøbevidste indkøb, men tanken er, at indkøberne skal henvende sig til de relevante arbejdsgrupper ved indkøb og på den måde gøre miljøviden tilgængelig for indkøberne.

De søger at informere medarbejderne gennem en bredt sammensat styregruppe og nogle arbejdsgrupper, der repræsenterer afdelinger i det meste af Nationalmuseets virksomhed. Derudover vil de orientere over "nettet" og i deres interne blad.

I forhold til at anvende Indkøbs Services rammeaftaler for derigennem at købe mere miljøbevidst, er holdningen, at Indkøbs Service har været dårlige til at reklamere for sig selv, og at de ikke altid er konkurrencedygtige mht. priser.

De siger selv, at mht. kontorartikler og papir, kan de gøre det meget bedre, men det er ikke et område, som de har ofret mange ressourcer på.

"I formidlingafdelingen tager man kun æstetiske og økonomiske hensyn - men ikke miljømæssige", siger formanden for styregruppen.

Holdninger til miljøbevidste indkøb

"Der er betydelige vanskeligheder med at få medarbejderne til at opføre sig miljøvenligt fx mht. at slukke lys i samlingerne." Der er derfor opsat bevægelsesfølere, der styrer belysningen.

Som nævnt i starten forventes der betydelige vanskeligheder med at få medarbejderne til at samarbejde og få dem til at opføre sig miljøvenligt. Men der blev også givet udtryk for at styregruppen og arbejdsgrupperne fungerer godt.

På nuværende tidspunkt er der udarbejdet et oplæg af styregruppen til det fortsatte miljøarbejde, som skal til høring i direktionen. De håber nu på, at styregruppen bakker op om denne plan.