| Evaluering af miljøbevidst indkøbspolitik i staten Bilag 2 - notater fra interview del 2IndholdMiljøbevidste indkøb hos , Det Kongelige Bibliotek
Miljøbevidste indkøb hos Det Kongelige BibliotekSom nationalbibliotek har biblioteket til formål at forvalte de nationale hovedsamlinger af både dansk og udenlandsk oprindelse og fortsat foretage en så vidt muligt fuldstændig samlingsopbygning dels via pligtafleveringen dels via egen supplerende anskaffelse. Biblioteket har til opgave gennem en aktiv bevaringsindsats at sikre disse samlinger for eftertiden. Der er ca. 380 ansatte. Det samlede budget for 1997 var på 160,6 mio. kroner, hvoraf 152 mio. kom fra finansloven. Resten er indtægter genereret af Det Kongelige Bibliotek selv. Overordnede indtryk Det Kongelige Bibliotek har beskæftiget sig med miljøbevidste indkøb over en længere årrække. På grund af denne evolutionære udvikling opleves udformningen af en formel indkøbspolitik lidt som en rent bureaukratisk opgave. Dog erkendes det, at den har haft en effekt på institutionens bevidsthed omkring miljø. Derimod opfattes arbejdet med miljø og indkøb ikke som en belastning i det daglige. Der er bred opbakning omkring miljøbevidste indkøb, og der eksisterer sågar et vist økonomisk råderum, som muliggør, at der betales lidt mere for mere miljørigtige varer, når det er nødvendigt. Det Kongelige Bibliotek lægger stor vægt på stordriftsfordele ved miljøbevidste indkøb. Som en stor og specialiseret institution oplever de med tilfredshed, at de på visse områder kan opbygge en specialviden og endda påvirke markedet direkte. Også på tværs af institutioner ses der muligheder for stordriftsfordele. I tråd med dette tillægges det sociale netværk af indkøbere og samarbejdet på tværs af de store statslige institutioner stor betydning. Men mange alternative kilder tages i brug inklusiv Miljøbevidst Information, internettet, kurser, og Miljø- og Energistyrelsens materialer. Derimod kan det for små indkøb bedst betale sig at benytte sig af Indkøbs Service, hvor miljøhensyn gerne allerede skulle være indarbejdet. Der er en vis skepsis overfor fornuften i at arbejde med miljøbevidst indkøb på små indkøb og for små institutioner generelt. Hvem blev interviewet Bodil Henriksen er administrationschef og leder af bibliotekets tekniske afdeling. Hun er cand.mag. og har administrativ erfaring fra diverse stillinger inden for den statslige og amtslige administration. Leo Poulsen er driftschef og står for det daglige indkøb af alt undtagen bøger og tidsskrifter til bibliotekets samlinger og edb. Det vil sige alt fra tjenesteydelser til hårde hvidevarer, til papirklips og biler. Organisation Institutionen varetager sine opgaver fra en række geografisk spredte bygninger. Dette stiller særlige krav til publikumsbetjening, forvaltning og arbejdstilrettelæggelse, ligesom det giver biblioteket en særlig omkostningsstruktur. Det Kongelige Bibliotek har 4 betjeningssteder indrettet i egentlige biblioteksbygninger. Derudover har Det kongelige Bibliotek en række store eksterne magasiner og andre funktioner spredt rundt omkring i byen. Den centrale indkøbs- og driftsafdeling består bl. a. af driftschefen og 2 HK-uddannede indkøbere, der står for det daglige indkøb. Afdelingerne har alle dispositionsmidler, som de selv kan råde over. Men indkøbene foregår altid centralt. Indkøbsafdelingen bruger generelt Indkøbs Service, der hvor det er relevant, men specielt når der er tale om specialvarer eller store mængder, kan det ofte betale sig for dem at foretage indkøbene selv. Samlet råder Det Kongelige Bibliotek over 70.000 kvadratmeter. Der er en blanding mellem leje- og ejermål, men tendensen går mod en større andel ejermål, eftersom der bygges. Det Kongelige Biblioteks igangværende byggeprojekter forestås af Forskningsministeriets Byggedirektorat. Ansvaret for, at den miljøbevidste linie efterleves ved opførelsen og indretningen af de nye bygninger henhører under Forskningsministeriets Byggedirektoratet. Erfaringer med miljøbevidst indkøbspolitik Det første samarbejde var i ISAK (Indkøbere i Stat Amt og Kommune), der var et samarbejde mellem indkøbere. Her blev miljøet for første gang systematisk inddraget i indkøbsbeslutninger, og et stort erfaringsnetværk blev etableret:
Processen med at lave en miljøbevidst indkøbspolitik beskrives derfor mere som en glidende overgang og som en udviklingsproces.
Den faktiske betydning af cirkulæret om miljøbevidste indkøb begrænser sig ifølge indkøberne til at øge bevidstheden omkring miljøbevidst indkøb.
At handlingsplanen har haft så beskeden en effekt opleves som uheldigt, idet den krævede en del ressourcer under udformningen. Tilmed savnede indkøberne respons fra Miljøstyrelsen omkring den indsendte miljøbevidst indkøbspolitik. Miljøbevidste indkøb Det Kongelige Bibliotek prioriterer indsatsen omkring de områder, hvor de selv har en betragtelig størrelse i forhold til markedet. På andre områder har de sat deres lid til Indkøbs Service og andres erfaringer.
Erfaringerne har vist, at hvis nogle af de store eller mange institutioner begynder at spørge om miljø, så bliver leverandørerne nødt til at respondere. Fx var det største problem med miljøpapir i starten, at prisen var for høj. EU-direktivet om holdbarhed af papir var heller ikke kendt. Men da indkøberne snakkede sammen, og da de begyndte at spørge producenterne om de EU-regler, så skete der noget. Men prisen faldt og til sidst kom firmaerne automatisk med dokumentationen. Derudover har synlige områder været prioriteret, som fx rengøring:
På energistyringsområdet findes der en energihandlingsplan. Bygningerne gennemgås, og der er nøje overvågning af lys og varme. Men mange bygninger skal fastholdes temperatur- og fugtmæssigt af hensyn til opbevaring. Der har været behov for justeringer undervejs:
Der foretages ikke altid dokumentation. Det bliver noteret, når der skiftes nogle produkter ud. Men der skal altid være mulighed for at kræve miljødokumentation fra dem, de køber fra, og det hænder, at det opkræves:
En vugge-til-grav betragtning har givet tilskyndelse til, at se nøje på hvordan kontormaskiner eller lignende ting kan bortskaffes. Dette har bevirket at Det Kongelige Bibliotek til tider har krævet at firmaerne selv tager varerne tilbage:
Kilder til miljøbevidste indkøb En af de vigtigste kilder til oplysninger omkring miljøbevidst indkøbsvirksomhed er det netværk af indkøbere, som er blevet bygget op over årene. De kender tit nogle indkøbere fra naboinstitutioner.
Indkøberne lægger vægt på, at uddannelsen af indkøbere er vigtig for de miljøbevidste statslige indkøb.
Miljøcertificering bruges mere og mere, når indkøberne selv skal finde leverandører. Men de tager også på virksomhedsbesøg på deres egne kerneområder, som fx når det gælder bogreoler. Ellers foregår mange mindre indkøb over Indkøbs Service:
Indkøbs Service holder diverse endagsseminarer og alle indkøbere kommer på de kurser og hører, hvad der foregår. Derudover er private konsulentfirmaer også gået ind på området, men de har generelt været skuffende for de erfarne indkøber:
Miljøstyrelse har også afholdt kurser, som Det Kongelige Bibliotek har været med til på fx papir- og energiområderne. Derudover har de købt Miljøstyrelsens undersøgelser. Og indkøbsvejledningerne bruges også tit, selvom de ofte opleves som noget mangelfulde.
Holdningen til miljøbevidste indkøb Indtrykket er at institutionen i almindelighed er positivt indstillet overfor ideen om miljøbevidste indkøb, men ansvaret placeres mest hos drifts- og indkøbsafdelingen:
Der er selvfølgelig mange forskellige hensyn, der skal tages, hvilket ikke altid harmonerer med miljø som fx langtidsopbevaring og økonomi. Men det accepteres generelt fra ledelsens side, at nogle mere miljørigtige produkter købes, selvom de er lidt dyrere. Og at have miljø med som indkøbskriterium betragtes ikke som en ekstra belastning af systemet i det daglige, undtagen når skriftlige indkøbspolitikker skal udformes:
Derimod har indkøberne i Det Kongelige Bibliotek sværere ved at se det fornuftige i at bede mindre institutioner om at udforme skriftlige handlingsplaner. Indkøbernes erfaring gav dem grund til at tro, at mange mindre institutioner følte meget lidt overskud eller incitament til at gøre en indsats.
Også for det Kongelige Biblioteks vedkommende er der klarhed over, at bibliotekets eksistensgrundlag er, at biblioteket er i stand til at levere sine kerneydelser. Men biblioteket medvirker gerne til miljøbevidste indkøb, og biblioteket mener, at det kan påvirke leverandørerne i gunstig retning, hvis man både på institutionsniveau og fra de overliggende myndigheders side stiller miljøkrav.
Miljøbevidste indkøb hos Statsfængslet ved HorserødStatsfængslet ved Horserød (SH) har 221 indsatte og ca. 150 ansatte, hvoraf ca. 90 indgår i turnus og de resterende ansatte udelukkende arbejder om dagen. Indkøbene består dels af de indkøb, der er i forbindelse med driften af fængslet, og som er sammenlignelige med de typer af indkøb almindelige husstande har, dels af indkøb til deres produktionsvirksomheder, hvilket er et vaskeri, et metalværksted og et snedkerværksted, hvor de producerer møbler. I alt køber de ind for ca. 5 mio. kroner om året. Overordnede indtryk Indsatsen mht. en miljøbevidst indkøbspolitik er en forholdsvis ny foreteelse, og hænger sammen med et generationsskifte i Statsfængslet. Generationsskiftet har resulteret i en ændret indkøbsorganisationen, hvor ansvaret for indkøb i større grad er blevet lagt ud til medarbejderne. Dette har gjort indkøbsfunktionen mere dynamisk, og af den grund også bedre i stand til at indarbejde miljøhensyn. Tidligere gik alle indkøb gennem økonomiafdelingen, og den eneste parameter, der blev taget hensyn til, var prisen. Tillige har cirkulæret om miljøbevidste indkøb ført til, at Kriminalforsorgen har sendt en handlingsplan ud for en sådan indsats til deres institutioner, hvilken SH søger at efterleve. På nuværende tidspunkt arbejdes der seriøst med en miljøbevidst indkøbspolitik, og de gør en stor indsats i forhold til, at få de indsatte til at spille med. Fx har de vedtaget at sætte elmålere op i alle beboelsesbarakkerne, og der er så en fælles aftale om, at de indsatte får del i de besparelser, de kan opnå. Denne gevinst kan de indsatte så i fællesskab anvende til områder som de prioriterer. De indsatte er selvfølgelig ikke altid medspillere i forhold til at agere økonomisk og miljøbevidst alene af den grund, at de er anbragt dér mod deres egen vilje. Fx har de svært ved få deres affaldssortering til at fungere, hvor de opdeler affaldet mellem det komposterbare og det ikke-komposterbare. De har heller ikke indført lavenergipærer i de lamper, hvor de indsatte kan komme til pærerne, da de forsvinder. Men alligevel oplever de indkøbsansvarlige, at de indsatte tager miljøbevidste vaner med ind i fængslet fra det omgivende samfund. Det er for eksempel med ønske fra de indsatte, at der er blevet opstillet en speciel container til flasker, og de har også ønsket at få opsat en boks til aflevering af brugte batterier. SH oplever, at der en konflikt mellem at købe miljøvenligt og tage økonomiske hensyn. Ved indkøb af beklædning til de indsatte køber de det billigste, da der forsvinder meget store mængder. De miljøvenlige kvaliteter ville formodentligt være betydeligt dyrere, og på det område rækker deres økonomi ikke. De køber i stor udstrækning ind gennem Vestre Fængsel (Københavns fængsler), som via deres store indkøb opnår nogle betydelige rabatter. Vestre fængsel udfører et stort arbejde i forhold til at forhandle indkøbsaftaler med forskellige leverandører, og indarbejder også miljøhensyn i disse aftaler, jf. interviewet med Kriminalforsorgen. Hvem blev interviewet Jørgen Pedersen, leder af serviceenheden, som er den funktion, der tager sig af indkøb og forvalter deres lager. Han har været i institutionen igennem en længere periode, og har med generationsskiftet i institutionen oplevet en betydelig forandring. En større del af ansvaret for indkøb er blevet hans, hvilket han er meget tilfreds med.
Organisationen Som nævnt gik indkøbene tidligere gennem økonomiafdelingen, men er nu udlagt til serviceenheden, således at de bestiller varerne og forvalter lagret. De varer som serviceenheden indkøber, er dagligvarer som rengøringsartikler, toiletpapir, elpærer og hvad der ellers er brug for i en husholdning. Madvarer køber de indsatte selv ved en vogn der dagligt kommer forbi. De indsatte får kostpenge og er selv ansvarlige for alle deres måltider, så de indkøb blander institutionen sig ikke i. Derudover køber serviceenheden beklædning, kontorartikler, papir m.m. Større anskaffelser, investeringer og køb af ydelser foretages af ledelsen. Den mest almindelige vedligeholdelse gennemføres af ansatte håndværkere. Indkøb til værkstederne og vedligeholdelsen af bygningerne foretages af lederne for disse afdelinger. Mht. de materialer der købes til værkstedet, hvor de fremstiller borde, er indkøbene bestemt af de direktiver, som Kriminalforsorgen har udstedt, og er ikke Statsfængslets ansvarsområde. Erfaringerne med miljøbevidste indkøb At købe miljøbevidst er et forholdsvist nyt indsatsområde og erfaringerne er endnu begrænsede. Der har altid været et ønske om at begrænse indkøbsbudgettet, og det er der bestemt stadig. Af den grund begrænser de også brugen af rengørings- og vaskemidler. De fortæller, at de altid har fortyndet midlerne, da de indsatte har en tendens til at overdosere. Skyllemidler anvender de ikke mere, da det er unødvendigt og belaster økonomi og miljø. De har også efterspurgt vaskepulver med flere fyldstoffer, men opgav den tanke, da de ikke vidste om fyldstofferne var miljøbelastende. I deres vaskeri benytter de miljøvenlige vaskemidler. Vaskeriet behandler tøj fra Kriminalforsorgens institutioner og politiet, men de vasker også for private kunder. Vaskeriet har i den sammenhæng godt kunnet leve op til de miljøkrav der stilles fra hoteller, der har den grønne nøgle. Kilder og redskaber til miljøbevidste indkøb Endnu er en miljøbevidst indkøbspolitik for Statsfængslet ved Horserød så ny, at den indkøbsansvarlige kun har få erfaringer. De væsentligste kilder og hjælpemidler for miljøbevidste indkøb har været indkøberne i Vestre Fængsel, da de dér har mere erfaring, og da de især benytter dem som leverandør. De benytter også Indkøbs Service rammeaftaler ved indkøb, hvilket i nogen grad sikrer miljøbevidste indkøb. De materialer som Kriminalforsorgen selv producerer som fx møbler og sengetøj, er de forpligtet til at købe. Indkøberen og den økonomiansvarlige har deltaget i et indkøbskursus om miljø, som Kriminalforsorgen opfordrede dem til deltage i, og Mette Durafour har også været på et kursus, som NESA arrangerede om energistyring. På de kurser har de fået kendskab til kilder vedr. miljø, fx Grøn Information, hvilket førte til, at de nu abonnerer på deres faktaark om miljøbevidste indkøb. De informationer er de glade for, og har fx helt konkret brugt et råd fra Grøn Information om at anvende brun sæbe frem for algefjerner på deres træhuse. Dette råd har deres maler haft særdeles gode erfaringer med, fortæller de. De kender ikke Miljøstyrelsens miljøvejledninger, men nævner at de benytter Forbrugerstyrelsens blad Råd og resultater samt deres pjecer. Der skal oprettes et fora for grønne indkøb i Kriminalforsorgen, og muligvis skal de havde en repræsentant i det, men det er endnu ikke oprettet. De er ved at kortlægge institutionens energiforbrug, men ellers foregår der ikke nogen dokumentation af deres indkøb. Men de skal i fremtiden til at benytte edb ved indkøb, og det vil give dem et bedre overblik over deres indkøb. I deres handlingsplan er de forpligtede til at registrere deres indkøb. Holdninger til miljøbevidste indkøb Der er opbakning til en miljøbevidst indkøbspolitik fra ledelsens og de ansattes side, og der gøres også mange forsøg på at få de indsatte til at spille med. Ikke mindst generationsskiftet i Statsfængslet ved Horserød, har givet en større åbenhed over for miljø. Der er et meget stort slid på inventar og materialer, da de indsatte behandler tingene hårdt. Der er derfor også økonomiske incitamenter for at gennemføre en grøn indkøbspolitik. De fleste steder spiller økonomi og miljø sammen, men ikke overalt. De er meget positive over for Kriminalforsorgens udspil til en handlingsplan, men føler at de godt kunne følge mere op på planen, mht. kurser, erfaringsudveksling og vejledning.
Miljøbevidste indkøb hos EnergistyrelsenEnergistyrelsen er en styrelse under Miljø- og Energiministeriet som beskæftiger sig med energipolitik og forskning. Der er ca. 280 ansatte, og indkøbsbudgettet for indkøbskontoret ligger på ca. 1 million kroner om året. Dertil kommer driftsbudgettet og udgifter til edb og kontorartikler, som administreres af andre afdelinger. Overordnede indtryk Energistyrelsen bærer præg af at have en professionel interesse i miljø og en uhyre miljøbevidst virksomhedskultur. Både indkøbsafdelingen og de øvrige medarbejdere er entusiastiske i forhold til at inddrage miljø i alle indkøbsbeslutninger. Ofte får miljø endda særstatus i forhold til andre hensyn som fx pris. At det er et anliggende for hele virksomheden, vises i medarbejdernes spontane indblanding i indkøbsbeslutningers miljø- og energimæssige hensigtmæssighed:
Derudover er der en usædvanlig beredvillighed til at ofre tid og ressourcer på den miljøbevidste indkøbspolitik. Der bruges eksterne konsulenter på institutionens energiforbrug, der foretages investeringer, fx i nye termovinduer. Efterforskningen af produkterne er grundig, endda nogle gange bestilt hos DTI, og der handles generelt ikke hos firmaer, der ikke er miljøgodkendte.
Bemærkelsesværdigt er det dog, at selv hos Energistyrelsen beskrives det at udforme og udføre en miljøbevidst indkøbspolitik som et stort og ressourcekrævende arbejde. Først i de senere år med indførelsen af miljømærker og miljøgodkendelser er det blevet lettere at købe ind med grønne parametre for øje. Men ambitionerne og incitamentet til at købe grønt ind fejler ikke noget, og de nødvendige midler stilles ofte tilrådighed. Den miljøbevidste indkøbspolitik udbredes nu til tre nye indsatsområder, nemlig tjenesteydelser, transport og kantinedrift. Hvem blev interviewet Arne Søberg Junker er overassistent og står med ansvaret for indkøb til Energistyrelsen, bortset fra edb og kontorartikler. Han er HK-uddannet og har arbejdet med indkøb i 8 år. Organisation Indkøbsfunktionen er delt ud mellem edb-afdelingen og betjentstuen. Men den miljøbevidste indkøbspolitik udformes og justeres i en ministeriel erfa-gruppe som et led i den ministerielle plan "projekt grøn virksomhed". Dette projekt har udpeget otte indsatsområder, hvoraf miljøbevidste indkøb er det ene. Tre nye indsatsområder er udpeget og en operationel handlingsplan foreligger. Erfaringer med den miljøbevidste indkøbspolitik Cirkulæret om miljøbevidste indkøb har ikke haft nogen konkret indflydelse på indkøbspolitikken i Energistyrelsen. Allerede da cirkulæret kom, forelå miljøhandlingsplanen fra 1993, som indbefattede miljøbevidstindkøbspolitik. Energihensyn ved indkøb har altid været i fokus, men da Energiministeriet og Miljøministeriet blev sammenlagt i 1994, kom generelle miljøhensyn på indkøbsdagsordenen. Selvom Energistyrelsen på ingen måde startede fra bunden af, var det et stort arbejde, og det krævede mange ressourcer at lave og praktisere en miljøbevidst indkøbspolitik. Siden er det blevet lettere på grund af miljømærkning, større erfaring og en større bevidsthed omkring miljø blandt leverandører.
Dog understreger indkøberen, at selvom miljøbevidste indkøb først begyndte for alvor efter sammenlægningen med Miljøministeriet efter folketingsvalget i 1994 var de godt med fra starten:
Miljøbevidste indkøb Der er mange eksempler på miljøbevidste indkøb. De otte oprindelige indsatsområder er energi, indkøb, kontormøbler, kontormaskiner, edb, tryksager, papir, rengøring og affald. Indkøberen beskriver en fortløbende proces, hvor der konstant foretages udskiftninger i retning af bedre og mere miljørigtige produkter. På et af de nye indsatsområder, transport, overvejes nu en elbil. Derudover overvejes det, at medarbejdernes transport til og fra arbejde tages op. Energistyrelsen har i forvejen ti tjenestecykler til transport mellem ministerier i indre by:
Men at købe ind med miljøbevidste kriterier i højsædet er reglen snarere end undtagelsen:
Papir har fx været ubleget genbrugspapir i mange år. Og der har heller ikke været problemer med genbrugspapir i kopimaskinerne i lang tid. På kontorene bruges der miljøklude i forbindelse med rengøring, og dermed benyttes der ingen flydende rengøringsmidler. Rengøring er til licitation nu, og firmaerne bliver udvalgt i første omgang ud fra miljøkrav. Kilder til miljøbevidste indkøb Energistyrelsen har naturligvis stor intern ekspertise i miljøspørgsmål, og indtrykket er, at det bruges flittigt. Derudover hyres gerne eksterne konsulenter, som fx på områderne køkkendrift og energiforbrug og til formulering af miljøhandlingsplanen.
På andre indkøbsområder bruges i høj grad officielle miljømærker, miljøgodkendelser og Indkøbs Services oplysninger. Derudover "screener" indkøberen af og til selv firmaer ud fra vejledningen fra miljøstyrelsens hæfter. Internettet bruges flittigt til at finde ud af, hvem er blevet miljøgodkendt, og hvilken miljøprofil et firma har. Der konsulteres med andre indkøbere.
Indkøberen savner ikke noget konkret hjælpemiddel ud over videre udbredelse af miljøgodkendelser og miljømærker. Han støtter sig primært til Indkøbs Services oplysninger og ministeriets egen miljøhandlingsplan:
Holdningen til miljøbevidste indkøb Energistyrelens institutionskultur er stærkt miljøorienteret. Det skyldes både et stærkt institutionelt incitament til at være foregangsinstitution og dermed fremme institutionens faglige formål, og derudover en naturlig selektion af medarbejdere som støtter op omkring emner som miljø og energibesparelse. Indkøberen fortæller:
Der er ingen tvivl hos indkøberen om værdien af den miljøbevidste indkøbspolitik.
Og der er meget lidt modstand fra medarbejderne, når nye energi- eller miljørigtige tiltag gennemføres. Det er vigtigt for institutionens image og ses som en del af dens virke at udsende de rigtige signaler til omverdenen:
Alligevel bliver der kørt kampagner. Fx fik alle medarbejder på et tidspunkt en "Spare-Amalie"-abe. Aben er en "sparegris" og havde til formål at samle bøder ind, hver gang nogen havde glemt at slukke et lys eller lignende.
Eksemplet illustrerer, at man er klar til at tage mange metoder i brug, og at miljøindsatsen tages alvorligt.
Miljøbevidste indkøb hos JustitsministerietJustitsministeriet er en kontorinstitution med ca. 250 ansatte. Indkøbsbudgettet ligger på ca. 50 mio. kroner årligt og stammer fra finansloven. Bygningerne ejes af Slots- og Ejendomsstyrelsen. Justitsministeriets budget- og planlægningskontor står for indkøb og vedligeholdelse af lagret, som er tilknyttet departementet. Departementet har sin egen miljøbevidste indkøbspolitik. Overordnede indtryk Justitsministeriet har en vellykket miljøbevidst indkøbspolitik. Både planlægningen og gennemførelsen bærer præg af engagement og organisation. På trods af at miljøbevidst indkøbspolitik opfattes som noget, der kommer "oveni" alle andre opgaver - uden ekstra medfølgende ressourcer - så gøres der en grundig indsats. Der arbejdes stødt med miljøbevidste indkøb, som beskrives som noget, der "ligger og ulmer under overfladen hele tiden." Der er også klarhed over, at miljøpolitikken kræver en indsats. Det handler om prioritering og ligger ikke naturligt til en ikke-teknisk institution som Justitsministeriet:
Det problematiske i at lave og udføre en miljøbevidst indkøbspolitik undervurderes altså ikke, men tackles i stedet på en systematisk måde. Miljøpolitikken betragtes som en jungle af teknisk viden, hvor en lille institution let kan fortabe sig i. Institutionens strategi er derfor først at hente så mange oplysninger som muligt om miljøbevidste indkøb, dernæst at prioritere indsatsområder fornuftigt, og endelig at gennemføre planen med jævnlig revision. Indkøb til den daglige drift, som styres af rammekontrakter og ikke-prioriterede områder, prioriteres lavere. Her må man læne sig op ad Indkøbs Service og rammeaftaler, da det ikke er realistisk at oparbejde en ekspertise selv. Men på indsatsområderne papir, kopi og fax rækker ambitionerne længere, nemlig til indsamling af specialiseret teknisk viden, der efterfølgende handles på. Hvem blev interviewet Ole Hansen, kontorchef i budget- og planlægningskontoret har det overordnede ansvar for indkøb og dermed også for den miljøbevidste indkøbspolitik. Den praktiske, daglige udførelse af indkøb blev foretaget af Lars Pedersen fra edb-afdelingen og Ole Hansen har med store eller problematiske indkøb at gøre og har arbejdet med indkøb siden 1991. Lars Pedersen har været involveret i den miljøbevidste indkøbspolitik siden den begyndte i 1996. Organisation Ansvaret for indkøb til Justitsministeriets departement ligger hos budget- og planlægningskontoret. Til den ordinære drift bruges som regel rammekontrakter, men til større projekter laves EU-udbud. Organisationen af indkøbene og den miljøbevidste indkøbspolitik betegnes som centralistisk. De enkelte medarbejdere kender ikke direkte til den miljøbevidste indkøbspolitik. Målet er i stedet at automatisere de miljøbevidste tiltag, så der ikke kræves individuelle anstrengelser fra medarbejdernes side. Der planlægges eksempelvis, at fra 1999 skal et nyt papirstyringssystem indføres, så begge sider af papiret udnyttes i maskinerne. Erfaringer med miljøbevidste indkøb Den miljøbevidste indkøbspolitik og handlingsplan blev bygget op helt fra bunden, og processen beskrives som "lang og besværlig". Første fase var at indhente så mange oplysninger om miljøbevidste indkøb som muligt. Der kom store mængder litteratur fra Miljøstyrelsen, andre ministerier og fra Indkøbs Service, og Justitsministeriet var med til en præsentation omkring miljøbevidste indkøb hos Indkøbs Service. Dernæst handlede det om, at opgøre hvor store ambitionerne var og udpege nogle af indsatsområderne efter princippet "hvad lever vi af som institution" (papir, kopi, fax, kontormøbler). På de områder er målet at oparbejde og vedligeholde en specialviden. Der lægges vægt på, at handlingsplanen er fokuseret og operationel, uden alt for mange "tomme hensigtserklæringer." Resultaterne ser gode ud. Justitsministeriet stiller krav til leverandører og har også skiftet dem ud af miljømæssige årsager. Overgangen til genbrugspapir blev kompliceret af, at medarbejderne ikke var tilfredse med det grålige papir. Men siden helt hvidt genbrugspapir blev fundet, har der ikke været klager. Genanvendelse af tonerpatroner gav til gengæld problemer i forhold til leverandøren af kopimaskinerne. Sidstnævnte annullerede servicegarantien, når en genbrugt tonerpatron blev anvendt. Også det problem er nu løst. Erfaringen er, at leverandørerne er meget opmærksomme på miljøkrav og hurtigt retter sig efter kravene:
Enkelte tiltag har sågar vist sig at være billigere. Et eksempel er genbrugspapiret, som er billigere. Tosidet kopiering forventes også at give en økonomisk besparelse. Kilder til miljøbevidste indkøb Miljøstyrelsen og andre ministerier bidrog med mange pjecer og informationer omkring miljøbevidste indkøb. Statens Information ligeså. Men de konkrete oplysninger om maskiner og produkter stammer mest fra leverandørerne. Internetforbindelse bruges også til en vis grad i denne sammenhæng. Samarbejdet med andre indkøbere i det offentlige er ikke formaliseret, men der foregår en del på løs basis. På arbejdsmiljøområdet har Justitsministeriet et samarbejde med Forsvarets Bygningstjeneste, som har en hel arbejdsmiljøafdeling og dermed en del ekspertise. Redskaber til miljøbevidste indkøb Der har ikke været nogen systematisk dokumentation af den miljøbevidste indkøbspolitik, men der foretages jævnligt en revision af den:
Den næste revidering er undervejs, hvor nye tiltag skal udpeges. Holdninger til miljøbevidste indkøb Der lægges ikke særlig stor vægt på holdningsbearbejdning, da indkøbsafdelingen selv påtager sig ansvaret og ledelsen. Men reaktionerne har generelt været gode, så længe dagligdagen ikke blev mere besværlig eller produkterne mindre fine. Ledelsen giver også god opbakning, så længe produkterne lever op til specifikationerne. Eksempelvis anses det som noget positivt at bruge genbrugspapir, så længe det er fint og hvidt. Ansvaret for miljøet afgrænser sig dog til valget af produkter, og miljøet inddrages derfor ikke i beslutningen, om et indkøb i det hele taget skal foretages.
Men på trods af institutionens beskedne størrelse lægges der vægt på signalværdien i at departementet går forrest i den miljøbevidste indkøbspolitik. Det anses for at være vigtigt i forhold til at motivere de beslægtede driftsinstitutioner, som har forholdsvis store indkøbsbudgetter. Dermed ses departementets miljøbevidste indkøbspolitik i en større sammenhæng, både i forhold til leverandører og andre offentlige institutioner.
Miljøbevidste indkøb hos ArbejdsministerietArbejdsministeriet (AM) har til huse i den bygning, der tidligere husede Overformynderiet i Holmens Kanal. Arbejdsministeriet omfatter tillige Forligsinstitutionen på St. Annæ Plads. Der er udelukkende tale om kontoraktiviteter, og i alt er der 170 ansatte. Indkøbsbudgettet eller driftsbudgettet er på 20 mio. kroner årligt, hvilket omfatter husleje, energiforbrug, rengøring og indkøb af inventar, edb-udstyr, papir og kontorartikler. Bygningen ejes af Slots- og Ejendomsstyrelsen. Arbejdsministeriet har en miljøbevidst indkøbspolitik, som udelukkende omfatter Arbejdsministeriet. Overordnede indtryk Der er opbygget en betydelig erfaring og viden om miljøbevidste indkøb i Arbejdsministeriet, og det virker som om den viden i stort omfang bliver udbredt til de ansatte. De indkøbsansvarlige har de nødvendige ressourcer til at foretage miljøbevidste indkøb, og der er fuld opbakning til en sådan politik. Inspektøren og indkøberne kan deltage i de kurser og konferencer, der er nødvendige for at opdatere deres viden. Den skriftligt udformede indkøbspolitik, som er fremsendt til Miljøstyrelsen, dokumenterer ikke disse forhold, men samtalen med Inspektøren giver grundlaget for den vurdering. Om den indsendte handlingsplan siger han: "Vi gør det ikke mere tungt end det er nødvendigt." Hvem blev interviewet Inspektør Ernst Klausen er leder af serviceenheden, og han er den eneste, der er blevet interviewet. Han har været ansat 25 år i Arbejdsministeriet og har i hele perioden været beskæftiget med indkøb. Han har tidligere været ansvarlig for indkøb af papir og kopimaskiner, og har i de sidste 5-6 år været ansvarlig for alle indkøb, med undtagelse af edb-udstyr og kontorartikler. Organisation Indkøbsorganisationen består af inspektøren, den ansvarlige for indkøb af edb-udstyr og to personer fra regnskabsafdelingen. Derudover indgår en repræsentant for sikkerhedsudvalget og fra samarbejdsudvalget. Indkøbs Services rammeaftaler anvendes i stor udstrækning ved indkøb. Visse indkøb er også ude i EU-udbud. Fx har de lige haft rengøring og vagt-ordning ude i udbud. Medarbejderne inddrages i stort omfang i indkøbene - ikke mindst i forbindelse med arbejdsmiljømæssige forhold. AM har netop implementeret EUs direktiv om indretningen af kontorarbejdspladser, hvor medarbejderne har haft stor indflydelse på valget af stole. I øvrigt orienteres medarbejderne via repræsentanten for sikkerhedsudvalget og samarbejdsudvalget. Erfaringer med miljøbevidst indkøbspolitik Arbejdsministeriet har gennem en lang periode taget miljømæssige hensyn ved indkøb, hvilket senere i interviewet bliver præciseret. Tidligere skulle de fx købe møbler fremstillet af fanger i fængslerne, men for omkring 10 år siden blev indkøbspolitikken liberaliseret for statens institutioner. Papir var et af de første områder, hvor AM foretog miljøvenlige indkøb og inspektøren har betydelig viden og erfaring med de forskellige typer af genbrugspapir i forhold til kopimaskiner. De anvender i dag et svanemærket 100% genbrugspapir og har ingen problemer med deres kopimaskiner eller laserprintere. Ligeledes har han en betydelig viden om gulvmaterialer og vedligeholdelse af sådanne samt de miljø- og indeklimamæssige forhold ved sådanne materialer. Ejendommen ejes af Slots- og Ejendomsstyrelsen og er underlagt miljøstyring mht. varme-, el- og vandforbrug, hvilket indebærer, at der laves månedlige opgørelser over forbruget. Dette er en service, som Slots- og Ejendomsstyrelsen for nylig har indført. I forbindelse med overtagelsen af Overformynderiets bygning har man kunnet reducere energiforbruget til belysning på gangarealer med en tredjedel. Kilder til miljøbevidste indkøb Inspektøren har deltaget i et betydeligt antal kurser og konferencer om miljøvenligt indkøb og miljø. Fx deltog han for nylig i et 3-dages kursus som Indkøbs Service arrangerede om miljømærker og miljøcertificering. Han fandt dog, at konferenceformen ikke altid var lige velegnet til overførsel af viden, da den ofte blev for overfladisk og generel. Han efterspurgte mere målrettede kurser med færre deltagere, hvor der var bedre muligheder for at udveksle erfaringer og få konkret viden. Han kendte til Miljøministeriets vejledninger mht. indkøb og var godt orienteret om kilder til miljøbevidste indkøb, men det virkede ikke som om han benyttede det i noget større omfang, men i højere grad fik sin viden fra leverandører, kollegaer og samarbejdspartnere og ikke mindst konsulenterne i Indkøbs Service. Han har besøgt mange af de producenter, som de overvejer at købe materialer fra - fx papirfabrikker. Redskaber til dokumentation Arbejdsministeriet har ikke nogen systematisk dokumentation af miljøbevidste indkøb, udover det der foregår mht. varme, el og vand. Der er heller ikke udformet en særlig omfattende miljøbevidst indkøbspolitik indeholdende prioriteringer, indsatsområder m.m. Der er dog blevet ansat en person i regnskabsafdelingen, der som en af sine arbejdsfunktioner skal dokumentere indkøbene, således at der fremover vil ske en dokumentation. Holdninger til miljøbevidste indkøb Inspektøren er meget engageret i miljøbevidste indkøb og har en stor viden og erfaring på det område. Erfaringen udspringer bl.a. af den arbejdsmiljømæssige og indeklimamæssige indsats, der har længere historie end den der knytter sig til det ydre miljø. Selv udtaler han:
Der er opbakning fra ledelsen til at disse forhold skal være i orden, og der ofres betydelige midler på, at arbejdspladsen er velfungerende for medarbejderne. Mht. cirkulæret om hensyn til miljø ved statslige indkøb synes han, at det burde udformes mere konkret. Således at det bliver mere veldefineret, hvad en miljøbevidst indkøbspolitik bør indeholde.
Miljøbevidste indkøb hos SkatteministerietSkatteministeriet (SM) ligger på Slotsholmen i en bygning, der rummer en række andre ministerier og kontorer. SM har i alt 160 ansatte. De udformer omkring en tredjedel af de lovforslag, der behandles af Folketinget, hvilket medfører et stort papirforbrug i ministeriet. Skatteministeriet er udelukkende en kontorvirksomhed, og foretager ikke andre indkøb end, hvad der er forbundet med en sådan virksomhed. Dvs. inventar, kontorartikler, edb-udstyr, kontormaskiner og papir. De indkøbsansvarlige kendte ikke umiddelbart størrelsen af de årlige indkøb. Overordnede indtryk Miljøbevidste indkøb er ikke et område, der bliver brugt mange ressourcer på i Skatteministeriet, og chefen udtrykker deres engagement på følgende måde:
Der er vanskeligheder forbundet med en miljøvenlig indkøbsadfærd, da der hverken er et fagligt indkøbsmiljø eller de nødvendige redskaber i forhold til at kunne opføre sig miljøvenligt på en måde, der ikke kræver ressourcer. Deres nuværende indkøb er heller ikke præget af, at de i nogen større grad vælger miljøbevidste produkter. I en periode benyttede de sig af genbrugspapir, men som følge af at der var mange problemer mht. at anvende det i fotokopimaskiner og printere, gik de bort fra genbrugspapir og anvender i dag et konventionelt papir, der ikke er miljømærket. Hvem blev interviewet I interviewet deltog tre personer: Kontorchefen i personaleafdelingen: Janni Hilsbo, fuldmægtig Bent Sørensen, budgetansvarlig og nyansat, og Birgit Frederiksen, kontorfuldmægtig, ansvarlig for journalen, og blandt andre er ansvarlig for indkøbet af møbler. Organisation Indkøbsfunktionen i Skatteministeriet er fordelt på en række medarbejdere, og der ikke nogen egentlig indkøbsorganisation eller fagligt miljø omkring indkøb. De, der beskæftiger sig med indkøb, har også en række andre funktioner, og ingen beskæftiger sig på fuld tid med indkøb. Da SM bor i lejede bygninger, er der en række indkøb, der foretages af Slots- og Ejendomsstyrelsen, som ejer lokalerne. Ligeledes er kantinefunktionen heller ikke deres ansvarsområde, men de benytter den, der ligger i bygningen sammen med de øvrige ministerier og kontorer. Skatteministeriet har ikke udpeget nogle, der er ansvarlige for den miljøbevidste indkøbspolitik, hvilket begrundes med, at det er vanskeligt, da indkøbsfunktioner er opdelt på en række medarbejdere i huset. Indkøbsfunktionen kommer dermed også kun til at udfylde en meget lille del af deres arbejde. Kendskab og erfaringer med miljøbevidste indkøb Inddragelse af miljøhensyn i forbindelse med indkøb begyndte for 5 år siden, da de begyndte at udskifte deres møbler som følge af de nye krav til inventar, som IT-udviklingen stiller. I begyndelsen var det kun forhold omkring arbejdsmiljø og ergonomi, men siden er de miljømæssige forhold også blevet prioriteret. I dag benytter de en leverandør der er EMAS certificeret. Ved indkøb af edb-udstyr anvender de Indkøbs Services rammeaftaler. De har erfaret at edb-udstyr har en levetid på 3 år i deres organisation. Dermed udskifter de ca. en tredjedel af edb-udstyret om året. Mht. kontorartikler har de ikke foretaget sig meget af miljømæssig betydning, men det er et prioriteret område i deres handlingsplan, og de ønsker at undgå PVC-produkter. I øvrigt indkøber de det, medarbejderne ønsker, oplyser de.
Cirkulæret har altså skubbet til organisationens indkøbspolitik, men resultaterne er stadig små, og de har ingen overvejelser om at dokumentere deres miljøvenlige indkøb. Kilder til miljøbevidste indkøb Indkøberne i Skatteministeriet får næsten udelukkende deres viden om produkternes miljøkvaliteter fra deres leverandører. De spørger almindeligvis om miljø i forbindelse med anskaffelser, men oplever for det meste at leverandørerne nærmest kommer dem i forkøbet med at lovprise deres produkters miljøvenlighed. Hvilket bl.a udtrykkes på følgende måde:
I forbindelse med anskaffelse af nyt inventar har de udelukkende benyttet sig af leverandørernes miljøoplysninger. Derudover har de haft en arkitekt og en ergoterapeut med på råd, men deres rådgivning har ikke omfattet miljømæssige forhold. De benytter i stor udstrækning Indkøbs Services rammekontrakter ved indkøb, hvilket, de mener, sikrer at produkterne er miljømæssigt i orden.
Redskaber til miljøbevidste indkøb De mangler redskaber til at kunne vurdere de forskellige leverandører, og de efterspørger materiale der fortæller, hvilke leverandører der er miljøvenlige, og hvilke der ikke er, så de ikke skal bruge tid på den slags arbejde. De har selv vanskeligt ved at lave den slags sammenligninger af leverandører. De synes, det er uhensigtsmæssigt, at alle institutioner skal lave et sådan arbejde. Indkøberen, der har været ansvarlig for indkøbet af inventar, kender Miljøstyrelsens miljøvejledninger. De læses ikke systematisk, men de opbevares og bruges efter behov. Som følge af at de betaler varmeforbrug på grundlag af, hvor mange kvadratmeter de lejer, er der ingen incitament-struktur i forhold til at spare på varmen.
Der er for nylig sat følere op i alle rum, så der foregår en bedre energistyring. Belysning er også en del af lejemålet, og Slots- og Ejendomsstyrelsen har for nylig ændret belysningsarmaturerne, så elforbruget er blevet begrænset. I forhold til at begrænse elforbruget er der en uhensigtsmæssig ansvarsfordeling mellem lejer og udlejer. Udlejer skal nemlig betale investeringerne i energibesparende foranstaltninger, men det er lejer der får fordel af dem. Udlejer har dermed ikke noget økonomisk incitament til at foretage sådanne investeringer. Holdninger til miljøbevidste indkøb Skatteministeriet ønsker ikke at gå forrest eller bruge mange ressourcer på dette område, men de vil gerne opføre sig miljøvenligt.
Som et ministerium, der tager sig af skatteforhold, ønsker de heller ikke at optræde som nogle, der sløser med skatteborgernes midler. Dette indebærer, at de meget bevidst ikke anskaffer dyre eller luksuriøse møbler og inventar.
Miljøbevidste indkøb hos Told og Skat Region HillerødTold og Skat Regionen Hillerød er udelukkende en kontorinstitution. Der er ca.. 150 ansatte og et indkøbsbudget på 4,1 mio. kroner. Miljøbevidst indkøbspolitik startede allerede i 1980'erne på et uformelt plan. Overordnede indtryk Told og Skat Hillerød har i høj grad en uformel og pragmatisk anlagt miljøbevidst indkøbspolitik. Over en længere årrække har de indkøbsansvarlige ført en ad hoc miljøpolitik på en del områder. Cirkulæret kom derfor midt i en længere proces, som allerede havde taget form efter ledelsens og indkøbsgruppens initiativ. Den herskende tænkemåde blandt de indkøbsansvarlige kan siges at være en art praktisk husmorlogik, som lægger vægt på sparsommelighed, ansvarlighed og nøjsomhed:
Økonomien ligger dermed langt fremme i bevidstheden og er en klar motivationsfaktor i forhold til besparelser, men miljøet og andre etiske hensyn fremhæves også. Indsatsen omkring miljøbevidste indkøb udspringer af en klar ledelsesbeslutning og opleves i høj grad som værende et spørgsmål om de relevante medarbejderes holdninger. Der er meget lidt der er formaliseret eller systematiseret, men institutionens indkøbssektion og ledelse bærer præg af at have et stort engagement i miljø og dermed i miljøbevidst indkøbspolitik. Medarbejdere inddrages ikke direkte i udformningen af miljøpolitikken, men får indflydelse via samarbejdsudvalg, sikkerhedsudvalg, budgetudvalg samt via ledermøder. Hvem blev interviewet Institutionen har været told- og skatte region siden sammenlægningen i 1990. Bente Yding er funktionschef og en del af ledelsen. Jette Loft og Annette Schnell står for driften og det daglige indkøb af alt lige fra blyanter til biler. Gruppen virker fasttømret og indbyrdes enig. Funktionschefen var den toneangivende og den primære ordførende under interviewet. Organisation Regionerne er forholdsvis uafhængige af Told- og Skattestyrelsen, idet de får en bevilling, som de selv skal disponere over. Alle indkøb foregår centralt via driftsadministrationen (Jette og Annette) og betjentfunktionen. Bygningerne ejes af Tryg og forvaltes af Slots og Ejendomsstyrelsen. På PC-Indkøbs Service-siden er det Bente Yding og edb-administratorerne, der står for indkøbene. Der indberettes årligt varme- og elforbrug til Energistyrelsen. En gang om året holdes der en samarbejdsudvalgskonference, hvor bl.a. den miljøbevidste indkøbspolitik tages op, og hvor politikker drøftes. I det daglige er det dog i stort omfang driftsadministrationen, der fastlægger indkøbspolitikken:
Betjentfunktionen styrer fjernvarmen således, at der kun bruges den minimale mængde varme. Man er bl.a. meget opmærksom på udeklimaet. Erfaringer med miljøbevidst indkøbspolitik Erfaringerne med miljøbevidst indkøbspolitik har i årenes løb været mange, og cirkulæret har ikke spillet nogen stor rolle som sådan:
Udarbejdelsen af handlingsplanen oplevedes som et stort arbejde, men var alligevel en god proces, både som igangsætter og som påmindelse om forpligtelsen til at foretage miljøbevidste indkøb. De miljøbevidste indkøb De konkrete resultater er også mangfoldige. Energiforbruget falder trods stigende PC-brug og trods en udvidelse af lejemålet. Der bruges kun genbrugspapir. Gule klisterblokke er bandlyst, fordi de laves ved børnearbejde. I stedet skrives alle notater på iturevet, kasseret papir. Indkøbsafdelingen har udskiftet mange PCer, men belysningsændringer viste sig efter en analyse ikke at kunne betale sig. På kopiområdet har miljøhensyn været med til at bestemme, hvem leverandørerne er:
Rengøring skal til EU-udbud til efteråret, men allerede sidste gang, det kom til udbud, blev der stillet krav til rengøringsmidler. Der lægges stor vægt på, at dagligdagen i virksomheden skal miljøstyres, og der er stor bevidsthed om, at strukturerne for medarbejderne er meget betydningsfulde:
Kilder til miljøbevidste indkøb Indkøberne har været på miljøbevidste indkøbskurser, både arrangeret af Indkøbs Service og hos konsulentfirmaet Price-Waterhouse. Tilmed har de deltaget i alle de seminarer, som Indkøbs Service har arrangeret omkring miljøbevidste indkøb. Da den miljøbevidste indkøbspolitik skulle udformes, brugte indkøberne materiale fra Miljøstyrelsen. Det huskes, at et seminar om miljøbevidst indkøbspolitik, afholdt umiddelbart før handlingsplanen skulle laves, hjalp meget på processen. I det hele taget hersker der en positiv indstilling hos ledelsen, overfor at medarbejderne deltager i både interne og eksterne kurser. Det er svært for indkøberne at beskrive præcis, hvad det er de får ud af kurserne. Men de peger alligevel på en bevidstgørelsesproces samt nogle konkrete værktøjer til formuleringen af indkøbspolitikken:
Derudover har Told og Skat Hillerød et abonnement på Indkøbs Service, som bruges meget flittigt, også i forhold til miljøbevidste indkøb. Der er en udbredt tillid til, at Indkøbs Service er en pålidelig kilde:
Dog køber de også ind andre steder også, og så er det fx Svanemærket, de kigger på. Ellers bruger de selve virksomhederne som kilde. Holdninger til miljøbevidste indkøb Holdningen til miljø fremhæves som afgørende i indkøbsgruppen men mindre vigtig i medarbejderstaben. Her er det i stedet styring og organisation, der er vigtigst. Indkøberne er meget entusiastiske i forhold til at stille miljøkrav og villige til at aflevere et stort stykke arbejde i forbindelse med miljøbevidste indkøb. Selv sammenligner indkøberne miljøstyring med god husholdning; ingen spild, sparsommelighed og indføring af disciplin og god orden. Tilmed foregår der en bevidst afvejning af forskellige hensyn ved indkøb, heriblandt pris, kvalitet og miljø:
Men ud over denne holdning, lægger indkøberne stor vægt på det vigtige i, at de er enige indbyrdes og kan danne "fælles front" overfor resten af huset, når idéerne skal føres ud i livet:
Oplevelsen er, at medarbejderne, efter lidt modstand i starten af processen (ved fusionen i 1990), nu er helt indstillede på at samarbejde, selvom det ikke fylder meget i deres bevidsthed:
Foreløbig er der ingen planer omkring, hvad der kan gøres yderligere, men der er åbenhed overfor mulig inspiration forskellige steder fra, ligesom linien i indkøbspolitikken fortsættes:
Miljøbevidste indkøb hos SocialforskningsinstituttetSocialforskningsinstituttet (SFI) er en mindre institution med kun 119 ansatte, der udelukkende beskæftiger sig med forskning. Ca. 70% af budgettet tjener instituttet selv ind. Resten bevilliges over finansloven. Hvem blev interviewet Erik Ravn er personalefuldmægtig og har ansvar for indkøb, bygning og almindelig drift. Personalechefen har arbejdet med indkøb siden 1980. Overordnede indtryk SFI er en institution, som hverken føler sig i stand til eller særlig motiveret for at gennemføre den miljøbevidste indkøbspolitik og handlingsplan. Årsagerne er mange. Vigtigst er, at der ikke blev sat ekstra ressourcer af i form af tid og penge. I en lille organisation hvor indkøberen har mange opgaver og ressourcerne er knappe, skal der stærke incitamenter til, før initiativet tages op i forhold til miljøbevidste indkøb. Tilmed opleves cirkulæret som et slags angreb ovenfra, som noget der blev påduttet SFI. Det betragtes altså som noget, som nødvendigvis er ressourcekrævende, snarere end ressourcebesparende. SFI anser ikke miljøarbejde som en del af institutionens formål, som i stedet udelukkende er forskning i sociale spørgsmål. Der efterlyses derfor nogle klare incitamenter, nogle ressourcer samt en anerkendelse af, at en lille institution ikke nødvendigvis har mulighed for at lave en selvstændig og større indsats. Derfor er samarbejde med andre institutioner også en nødvendighed:
Organisation Socialforskningsinstituttet er en lille institution, og derfor er indkøberen også personalechef, og han har en del forskellige arbejdsopgaver. For at spare tid bruger han altid rammekontrakter fra Indkøbs Service, da der ganske enkelt ikke er tid til selv at undersøge markedet eller til at medregne andre faktorer så som miljø. Indkøbsbudgettet ligger på ca. 4 mio. kroner årligt. IT-sektionen står selv for deres indkøb. (Bygningerne ejes af Slots og Ejendomsstyrelsen.) Men det er op til SFI at melde tilbage til dem om energiforbrug osv.; og det er der som nævnt ikke overskud til. Erik Ravn bruger udelukkende rammekontrakter af hensyn til tidsbesparelser. Erfaringer med den miljøbevidste indkøbspolitik Handlingsplanen omkring miljøbevidste indkøb bliver ikke brugt. Cirkulæret om miljøbevidste indkøb føles som et slags angreb ovenfra, som ikke anerkender det ressource- og tidskrævende i opgaven.
Miljø blev derfor effektivt defineret ud af institutionens ansvarsfelt og prioriteret væk:
Miljøbevidste indkøb Den miljøbevidste indkøbspolitik er foregået på ad hoc basis:
Ifølge Erik Ravn er årsagen SFIs størrelse, dens økonomiske spændetrøje, prioriteringen af forskning og hans egen arbejdsbyrde:
Der er i det hele taget mange problemer med at inddrage andre faktorer i indkøbsprocessen. Fx arbejdsmiljø:
Det er altså ikke kun mangel på penge, men i særdeleshed manglen på tid og konkrete anledninger til at arbejde med miljøbevidste indkøb sammen med andre. Erik Ravn mener, at han sikkert ville kunne få bevillinger til alle de kurser, han ønskede at gå til, men tiden er for knap. En anden ting, som Erik Ravn mener ville fremme miljøbevidste indkøb, er mere samarbejde inden for ministerierne. Personalechefen mener, at det er spild af tid, at indsatsen på de miljøbevidste indkøb ikke bliver centraliseret fx på opfyldningsområdet. Der ville være mange fælles opgaver, og opfordringen til at arbejde sammen skal være stærkere. Kilder til miljøbevidste indkøb Indkøberen har været på et introduktionskursus til miljøbevidst indkøbspolitik. Han har internetadgang, men har ikke haft mulighed for at bruge det i indkøbssammenhæng endnu. Dog er der planer om elektronisering af bogføringen:
Indkøberen kender godt til Miljøstyrelsens vejledninger, men heller ikke disse bruges aktivt. Energikonsulenter er der ikke råd til.
Processen omkring miljøhandlingsplanen var kort. Den blev skrevet lige før en ferie efter et møde med andre indkøbere i Socialministeriet:
Indtrykket var, at der under alle omstændigheder ikke havde været tid nok til at organisere noget meningsfuldt omkring den miljøbevidste indkøbspolitik. Erik Ravn mener, at det ville have været en fordel med miljømærker i indkøbsvejledningerne samt mere samarbejde. Holdning til indkøb og miljø Holdningen er, at miljøbevidste indkøb, selvom de i sig selv er en god idé, ikke kan være SFIs bord rammerne taget i betragtning. Uden udsigt til ekstra ressourcer til at implementere en miljøbevidst indkøbspolitik, sættet SFI sin lid til, at der bliver taget miljøhensyn i andre led enten hos leverandøren eller højere op i bureaukratiet:
Ledelsesopbakningen omkring miljøbevidste indkøb er tilmed svag, og der mangler incitamenter til at gøre noget ved miljøbevidste indkøb. Miljøbevidste indkøb ville først komme på dagsordenen, mente Erik Ravn, når det blev et direkte problem for ledelsen. Der bliver ikke foretaget dokumentation. Til gengæld peger Erik Ravn på mange mulige løsninger på situationen. Disse inkluderer dokumentations- og afrapporteringspligt samt ekstra ressourcer og tid samt mere samarbejde:
Miljøbevidste indkøb hos Kriminalretten i GlostrupKriminalretten i Glostrup tager sig af kriminalsager og skiftesager for Glostrup retskreds, og er dermed en mindre kontorvirksomhed der især har et indkøb af kontorartikler. Der er ansat knap 10 personer fordelt på 5,3 årsværk for HKer og en elev, 2,5 årsværk for jurister inkl. en dommer. Udover lønudgifter og omkostninger til bygninger har de et budget på ca. 375.000 kroner årligt, hvoraf hovedparten (3/4) går til lovbundne udgifter. Indkøb af kontorartikler mv. er på 40.000 - 50.000 kroner om året. Domstolsafdelingen under Justitsministeriet har udformet en handlingsplan for en miljøbevidst indkøbspolitik for samtlige retter i Danmark. Overordnet indtryk Kriminalretten i Glostrup har ikke brugt mange ressourcer på en miljøbevidst indkøbspolitik og finder heller ikke deres begrænsede indkøb af kontorartikler som et vigtigt miljøindsatsområde. Men de er helt åbne overfor at tage miljøhensyn i forbindelse med indkøb, i det omfang de uden en større arbejdsindsats kan tage sådanne hensyn. De ønsker ikke at bruge mange ressourcer på området. Men hvis de fik anvendelig miljøinformation, ville de selvfølgelig benytte det. Da retterne er omfattet af en centralt udformet miljøhandlingsplan og visse indkøb foregår centralt, har Kriminalretten i Glostrup kun et begrænset råderum mht. deres indkøb. Hvem blev interviewet Dommer Lisbeth Larsen, chef for embedet, og overassistent Marianne Gram. Marianne Gram er ansvarlig for indkøbet af kontorartikler og bruger i omfanget af en halv til en hel dag om måneden på denne funktion. Organisation Indkøbene til Kriminalretten i Glostrup bliver foretaget på tre forskellige niveauer. Domstolsafdelingens teknologikontor på Kgs. Nytorv, Civilretten i Glostrup, som administrerer og vedligeholder den bygning, de har til huse i, og endelig Kriminalretten selv. Således er det fx teknologikontoret der har bestemt, hvilken kopimaskine de skulle have. Vand-, varme- og elforbrug samt vedligeholdelse af ejendomme og udenomsarealerne står Civilretten for, da de bestyrer huset. Den del af indkøbene, de selv er ansvarlige for, er derfor yderst begrænset. Mht. møbler betegner de deres indkøb som yderst begrænsede, og de er forpligtede til at købe de borde, som fangerne i fængslerne producerer. De nævnte, at der nu er indført selvforvaltning, hvilket giver Kriminalretten større indflydelse på deres indkøb, men indtil nu har det ikke nået at få nogen betydning, da de ikke har foretaget større anskaffelser siden da. I øvrigt benytter de stort omfang Indkøbs Service, når de køber ind. Erfaringer med miljøbevidste indkøb Justitsministeriets Domstolsafdeling har udformet en miljøpolitik for retterne, hvilket også omfatter en miljøhandlingsplan mht. miljøbevidst indkøbspolitik for samtlige retter i Danmark. Chefen kendte cirkulæret om miljøhensyn ved indkøb, men ingen af dem kunne huske, at de havde set handlingsplanen for en miljøbevidst indkøbspolitik. Men "selvfølgelig burde vi kende den", siger chefen. Dermed være ikke sagt, at de ikke tager miljøhensyn ved indkøb, men det er ikke et område, som de bruger meget tid på. De benytter Indkøbs Services rammeaftaler og tager derved i et vist omfang miljøhensyn ved indkøb, men har kun indflydelse på et begrænset område af de materialer, som indkøbes. De vurderer ikke miljøbevidst indkøbspolitik som et væsentligt arbejdsområde og synes: "at det ville være som at skyde, ja ikke gråspurve men myrer med kanoner", hvis de skal registrere og årligt afrapportere deres indkøb af materialer. Indkøberne bruger ikke meget af deres arbejdstid på indkøb. De vurderer at den indkøbsansvarlige bruger en halv til en hel dag om måneden til indkøb, og chefen lægger ganske naturligt mest vægt på, at de har de nødvendige materialer til rådighed. Kilder og redskaber til miljøbevidste indkøb Indkøberen har været på en indkøbskonference, men den omhandlede ikke miljø men derimod anvendelsen af Indkøbs Services rammeaftaler. Indkøberen råder også over Indkøbs Services kataloger. I øvrigt anvendes ikke nogle mere specifikke kilder eller materialer om miljø og indkøb som fx Miljøstyrelsens indkøbsvejledninger. De oplever heller ikke, at de repræsentanter de får besøg af, i noget større omfang taler om deres produkters miljøkvaliteter eller mangel på samme. Holdningen til miljøbevidste indkøb De betegner deres indkøb som meget begrænsede, og finder det vanskeligt at ændre adfærd. De er positive overfor at tage miljømæssige hensyn i forhold til de produkter, de køber.
Miljøbevidste indkøb hos Øresundsforbindelsen A/SØresundsforbindelsen A/S er en anlægsorganisation, som blev oprettet med det formål at etablere bygningen af det danske land-anlæg til Øresundsforbindelsen. Anlægsbudgettet ligger på ca. 5,3 milliarder kroner (1991) i alt . Der er ca. 50 ansatte i Øresundsforbindelsen A/S. Dertil kommer et skiftende antal entreprenører og rådgivere, som hyres af bygherren Øresundsforbindelsen. Overordnede indtryk Hele Øresundsprojektet har været underlagt anlægsloven, som stiller strenge miljøhensyn i alle anlægsfaserne. Dermed er Øresundsforbindelsens oplevelser noget atypiske, idet de længe inden cirkulæret om miljøbevidste statslige indkøb har været underlagt meget ambitiøse miljøkrav fra politisk side. Da cirkulæret kom, var det eneste område, som ikke var omfattet af miljøbestemmelser, selve Øresundsforbindelsens kontorlokaler og driften af disse. Øresundsforbindelsen valgte af åbenlyse grunde at prioritere miljøindsatsen på anlægsvirksomheden, og fulgte kun op på de gængse kontor- og administrationsområder, da cirkulæret krævede det:
Hvor indsatsen på indkøb af kontorartikler og lignende er beskeden, har den miljøbevidste indkøbspolitik og miljøstyringen generelt været både banebrydende og omfangsrig.
Efter en del modstand i starten blev miljøarbejdet gennemført på tilfredsstillende vis. Hvem blev interviewet Miljøchef Michael Daugaard Jakobsen, oprindelig uddannet bioog, har arbejdet med miljøstyring de seneste 6 år. Organisation Holdingselskabet Sund og Bælt ejer Øresundsforbindelsen, der ejer halvdelen af Øresundskonsortiet. Det hele hører under Trafikministeriet. Der er fælles indkøbsfunktion under holdingselskabet Sund og Bælt. Arbejdsprocessen foregår ved, at rådgivere laver bygningsforslag efter miljøstandarder og politiske miljøkrav. Bygningsforslaget bliver udbudt til entreprenørerne, som så afgiver tilbud på at udføre det. Under anlægsarbejdet har Øresund derfor arbejdet imellem politiske krav, rådgivere og entreprenører. Det har krævet udfyldelsen af forskellige roller fra Øresundsforbindelsen i forbindelse med miljøkravene:
Erfaringer med miljøbevidst indkøbspolitik Øresundsforbindelsen beretter om en miljøproces uden præcedens. Entreprenørfirmaerne og sågar hele byggebranchen måtte bevæge sig ind på ukendt territorium med mange misforståelser og en lang læreproces til følge:
Omvendt har læreprocessen været gensidig. I starten var der ikke ISO14000. Derfor blev der i stedet opstillet miljøhandlingsplaner, der hvor det blev formodet, at den største miljøbelastning lå, ud fra den viden Øresundsforbindelsen havde omkring byggebranchen og miljøet:
Som en indikation på hvor banebrydende og radikalt et miljømæssigt projekt Øresundsforbindelsen har gennemført, påpeges det, at erfaringerne fra projektet nu skrives ind i Vejregelsekretariatets handlingsforskrifter som vejledninger for fremtidige byggeprojekter. Dog er det blot en tredjedel af de miljøkrav som Øresundsforbindelsen stillede til sit anlæg, der gives videre til almen brug. Det banebrydende i Øresundsforbindelsens miljøkrav illustreres godt i følgende citat:
Entreprenørforeningen har nu et stort vejledningsmateriale omkring miljøkrav på anlægsområdet. Dokumentationen har nemlig også været meget omfangsrig. Dansk Standard kontrollerer Øresundsforbindelsen, og derfor skal dokumentationen være udførlig. Alle som har leveret en ydelse bliver auditeret flere gange. Miljøbevidste indkøb Selvom indsatsen har været omfattende, har der været områder, hvor der er blevet gået alvorligt på kompromis.
Alligevel har miljøkravene haft betydning for underleverandørerne og for valget af dem. Der er, siger miljøchefen, 2-3 eksempler på, at entreprenører bliver fravalgt. Dog udgør dette kun "et par procenter". Det billigste tilbud kunne faktisk ikke leve op til miljøkravene og blev derfor kasseret. Men ifølge Michael Daugaard viser erfaringen, at kun hvis det er meget tydeligt, kan kontrakten afvises. Når kontrakten er gået i gang, så er det meget svært at bryde; "så er ægteskabet ligesom indgået." Holdningen til miljøbevidste indkøb Indtrykket er, at Øresunds miljøafdeling har presset hårdt på over for en modvillig byggebranche i påbegyndelsesfasen.
Også rådgivningsbranchen gav en del modstand:
Også inden for egne rækker har der været modstand, om end der skete et skred i holdningerne undervejs fra det skeptiske hen imod det positive. Men personforhold fremhæves som afgørende. Chefen var meget indstillet på at gennemføre miljøkravene:
|