Kom godt videre

Systemet i drift

Al erfaring siger, at efterhånden som virksomhederne bliver mere og mere fortrolige med ISO 14001 standarden og EMAS forordningen, deres miljøledelsessystem og deres egen virksomheds formåen, bliver systemet mere og mere tilpasset virksomheden - og respekten for standarden mere afslappet.

Mange var i starten meget pligtopfyldende over for standarden og forordningen, havde respekt for papirarbejdet og dokumentationskravet, men for de fleste har det været en positiv oplevelse at se, hvordan 2. og 3. generation af systemet bliver mere fleksibelt og mindre dokumentationstungt. Samtidig bliver de miljøansvarlige og medarbejderne også bedre til at argumentere og forklare deres valg og prioriteringer over for de eksterne auditorer.

Erfaringen er også, at det ikke kunne have været anderledes. Systemet kan ikke laves rigtigt og optimalt første gang. Det er en proces, hvor virksomheden bliver stadig klogere på, hvordan de enkelte opgaver kan løses mere hensigtsmæssigt, f.eks. har flere erfaringer med, at udvalgte instruktioner kan erstattes af træning. Det kræver så bare, at træningen er veldokumenteret. Udfordringen ligger i at finde ud af, hvad der passer bedst til den enkelte virksomhed. Første gang er systemet udarbejdet på standardens præmisser - anden gang er det på virksomhedens præmisser - og så er der "noget vi kun laver for de eksterne auditorers skyld".

Miljøhåndbogen

Alle har lavet en miljøhåndbog i et eller flere bind. Det var et krav i BS 7750, men ikke i ISO 14001 og EMAS. For de fleste har det således været frivilligt, men man har alligevel valgt at lave en håndbog, fordi det giver et samlet overblik over dokumentationen.

I mange tilfælde er 2. og 3. generation af håndbogen blev skåret ned til det halve, og for nogle er det lykkedes at skære en kvalitets- og miljøhåndbog ned til en fjerdedel - fra ca. 700 sider til ca. 170 sider. De lange beskrivelser og detaljerede forklaringer er blevet fjernet. Der har hos alle været en tendens til at skrive for meget - og "folk er jo ikke dumme". Flere har også valgt at sætte instruktionerne op på væggen ved den konkrete arbejdsplads, frem for at have dem siddende i håndbogen. Endelig har flere valgt at minimere antallet af bilag og i stedet indarbejde skemaer, flowdiagrammer og lignende i selve procedurerne for at få et helstøbt dokument, hvor man ikke skal sidde og bladre. Der er dog bred enighed om, at det ikke er et mål i sig selv at få så lille en håndbog som muligt. Målet er at få så præcis en håndbog som muligt.

Endelig har flere ændret systemopbygningen og dermed indholdsfortegnelsen i håndbogen, fordi det har vist sig at være uhensigtsmæssigt at lade håndbogen følge standardens indholdsfortegnelse eller virksomhedens afdelinger, mens en håndbog opdelt efter produktionsflowet på det taktiske og operationelle niveau har vist sig at være lettere at bruge i dagligdagen.

Hos Stora Dalum har det været et problem med et delvis integreret system, at kun enkelte kvalitetsstyrings- og miljøledelsesprocedurer var sammenfaldende og derfor fandtes i begge håndbøger. Det har betydet, at når disse procedurer skulle ændres, var det ikke blot kvalitetshåndbogen, der skulle opdateres, men også miljøhåndbogen, selv om ændringen kun vedrørte enten kvalitet eller miljø. Resultatet blev ofte, at det ene system altid kom til at halte bagefter. Det har betydet, at systemerne nu er 100% integreret i &eacuten håndbog.

Fremtidens håndbog på edb

Kun få har gjort det endnu, men mange er meget interesseret i at få miljøhåndbogen lagt over på edb, således at der kun findes &eacuten papirudgave. Det er især de systemansvarlige, der ser den store fordel i en edb-udgave, idet det gør ajourføringsarbejdet meget lettere, fordi man ikke fysisk skal rundt og indsætte nye udgaver i hver enkelt håndbog.

Der kan også ligge tidsmæssige fordele i at vænne medarbejderne til at anvende informationsteknologien til de registreringer, som systemet kræver, så andre slipper for indtastningsarbejdet.

Der er dog også nogle, som påpeger de farer, der kan være i en edb-udgave. Papirudgaven har nemlig den fordel, at folk ser, at der er lavet en ændring, fordi den fysisk ligger foran dem. Derudover skal man være opmærksom på, at nogle kan blive afskåret, fordi de ikke har adgang til edb, og der kan stadig også være mange medarbejdere, som ikke er fortrolige med informationsteknologien.

Miljøaudit

Ligesom systemet bliver mere fleksibelt med tiden, ændrer miljøauditmetoden sig også. Hvor de fleste i begyndelsen lavede en "overensstemmelsesaudit" med det formål at vurdere, om systemet og aktiviteterne var i overensstemmelse med standardens krav, er det nu nedtonet som det overordnede formål. Der er nu mere tale om en audit, hvor hovedformålet er at undersøge, om systemet og de aktiviteter, der er sat i gang, opfylder de krav, virksomheden stiller til en effektiv opfyldelse af politik og mål.

Alle virksomhederne påpeger, at udfordringen ligger i at få miljøauditeringen væk fra alene at være en politiagtig kontrolfunktion. Det er langt mere fordelagtigt også at bruge miljøauditeringen til at finde ud af, hvor systemet fungerer uhensigtsmæssigt, og hvordan de enkelte opgaver kan gøres smidigere og mere effektive. Derfor skal en audit altid indeholde spørgsmål til medarbejderne, om de har forbedrings- eller ændringsforslag. De bedste inputs til forbedringer kommer ofte her. På den måde bliver det i mange tilfælde også lettere at holde på miljøauditorer, hvor flere har eksempler på, at der konstant er behov for nye auditorer.

Miljøauditeringen gennemføres på mange forskellige måder. Nogle virksomheder auditerer med udgangspunkt i den enkelte procedure/instruktion, nogle auditerer med udgangspunkt i et flow gennem produktionen, mens andre tager fat i en afdeling ad gangen, f.eks. salgsafdelingen mv. På Glasuld praktiseres metoden, at "Få fat i en hale og følg den", hvor man auditerer på kryds og tværs af systemet. Måden, man vælger at gøre det på, afhænger bl.a. af, hvad de enkelte auditorer foretrækker, og hvad man opnår de bedste resultater ved.

Endelig vælger flere at lade topledelsen og/eller de systemansvarlige blive auditeret af eksterne auditorer for at få input udefra.

Hvor tit der gennemføres miljøaudits afhænger af kulturen i virksomheden. Nogle laver små audits konstant, andre tager hele virksomheden i løbet af en måned, hvorefter der så ikke er audits det næste år. Flere steder er det et ønske fra medarbejderne, at der gennemføres interne audits lige før de eksterne auditorer kommer, fordi de så føler sig mere trygge ved den eksterne audit. Denne nervøsitet har andre opnået at fjerne ved at gennemføre mange mindre, interne audits, så man bliver fortrolig med det.

Sammenhængen med virksomhedens andre ledelsessystemer

Miljøledelse gør opfølgning på mål lettere og fjerner mudderkastninger om ansvar, hvis ansvarsfordelingen i øvrigt er beskrevet præcist. Dermed har det en afsmittende virkning på den generelle dokumentation og projektstyring i virksomheden.

Arbejdet med miljøledelsessystemet kan også betyde, at miljøspørgsmål kommer med i prisfastsættelser og økonomistyringssystemer, og at ledelsen lytter mere til medarbejderne - og det smitter af på andre områder.

Mange virksomheder oplever, at miljøledelse med dets opbygning omkring målstyring og forbedringer generelt betyder videreudvikling på andre ledelsesområder. Miljøledelse betyder f.eks., at løbende kvalitetsforbedringer bliver et diskussionspunkt i kvalitetsstyringssystemet.

En af de største udfordringer ligger i at få systemerne hensigtsmæssigt integreret, ikke blot kvalitetsstyring og miljøledelse, men også systemerne vedrørende arbejdsmiljø, energi, fødevaresikkerhed (HACCP) og med tiden sociale og etiske forhold, således at virksomheden kun har &eacutet ledelsessystem.

Gode råd:

1. Beskriv processerne i virksomheden, og ikke hvordan virksomheden passer ind i EMAS eller ISO 14001.

2. Udlever ikke flere procedurer og instruktioner til medarbejderne, end de er omfattet af. Store mapper giver indtryk af, at systemet er bureaukratisk, besværligt og ude af trit med hverdagen.

3. Henvis til allerede eksisterende materiale.

4. Dokumenter mundtlige aftaler med det samme! Det er besværligt med efterdokumentation - hav referatdisciplin!

5. Udnyt IT-systemet. F.eks. bør registrering af ressourceforbrug ske via IT-systemet med en klar ansvarsfordeling af, hvordan registreringen foretages.

6. Læg procedurer, blanketter og andre formularer på et elektronisk medie for simpelt vedligehold af systemet. Ved systemvalg - læg vægt på brugervenlighed, så det bliver anvendt i dagligdagen.

7. Læg vægt på uddannelse frem for lange og detaljerede instruktioner.

8. Lav "skrivekurser" for de personer, der skal skrive procedurer mv., så sproget bliver kort, klart og præcist.

9. Hvis systemet opleves som sund fornuft, bliver det let at følge og hurtigt en god vane.

10. Opbyg systemet, således at der er plads til kreativitet. Hav f.eks. forskellige procedurer for "store" og "små" miljøprojekter, hvilket sikrer, at de "små" projekter ikke drukner i bureaukrati.

11. Brug auditsituationen aktivt, dvs. både som kontrol, men især som et redskab til uddannelse og til at afdække forbedringsområder. Audit i dialogform er et stærkt redskab til at holde tvivlere inde i folden.