Miljødialog med kollegaer

4. Hvordan går du i dialog med beslutningstagerne?

Der er to forhold, du skal tage højde for, når du kommunikerer med beslutningstagere i din organisation. For det første har flere af beslutningstagerne ofte en stor indflydelse på virksomhedens samlede miljøbelastning. For det andet har de en formel magt, som du skal tage højde for undervejs i arbejdet. 

4.1 Få overblik over beslutningstagernes synspunkter

Den enkelte beslutningstager har sine egne synspunkter om miljø og om, hvordan virksomheden skal forholde sig. Det er derfor en god idé, at du tager højde for de forskellige beslutningstageres succeskriterier. Du kan gøre det ved at:
• identificere de miljøpåvirkninger, som ligger inden for den pågældendes ansvarsområde
• komme med forslag til en miljøforbedring, som involverer den pågældende og derefter lytte til reaktionen. Går vedkommende med på ideen? 
Eller giver han/hun udtryk for mangel på lyst eller på ressourcer i form af tid og penge?
• spørge, hvordan den pågældende forventer, at en øget miljøindsats vil involvere hans/hendes område

4.2 Test beslutningstagernes miljøviden

Mange gange vil barrieren for en beslutning være viden, der bygger på myter og fordomme. Derfor skal du få et overblik over, om beslutningstagerens viden er identisk med den generelle opfattelse, og hvor der er forskelle. Find ud af, hvor meget beslutningstagerne ved om:
• den måde miljøspørgsmål påvirker betingelserne for at drive virksomheden, især inden for deres arbejdsområde
• hvordan man integrerer miljøhensyn i forretningsplaner og beslutninger
• væsentlige miljøpåvirkninger, der skyldes de aktiviteter, som de er ansvarlige for, årsagerne til og midler til at minimere og kontrollere dem
• de miljømæssige konsekvenser af deres beslutninger
• den rolle, deres underordnede spiller for miljøbelastningen, og hvilke færdigheder, de har brug for, hvis de skal gøre en positiv forskel miljømæssigt set

Du kan teste beslutningstagernes miljøviden ved at anvende tjeklisten i råd 5.2.

4.3 Tilpas din argumentation til beslutningstagerens virkelighed

Hvis du tilpasser dine argumenter til den pågældende persons hverdag, øger du sandsynligheden for en positiv reaktion. Du kan tilpasse din argumentation ved at beskrive, hvordan miljøforhold påvirker deres traditionelle succeskriterier – endog i positiv retning. Argumenterne vil oftest være forskellige fra ansvarsområde til ansvarsområde:

• Produktion. Succes er et spørgsmål om driftssikkerhed, produktionsafvigelser, variable omkostninger, produktionstid for en produktionsserie og omstillingstid. Dine argumenter kan være, at fx miljøprocedurer til produktionskollegaerne er med til at sikre, at produktionsafvigelserne reduceres, og at procedurer til miljørigtig vedligeholdelse af produktionsapparatet samtidig er med til at sikre driftssikkerheden

• Salg. Succes er et spørgsmål om omsætning og sikring af gensalg. Dine argumenter kan være at gøre opmærksom på, hvilke kunder der stiller miljøkrav ved indkøb. Denne kundekreds bliver større og større. Derudover er et miljøsamarbejde mellem jer og kunderne med til at øge kundens loyalitet. Men effekten af miljø i salgsarbejdet afhænger meget af, om der fokuseres på miljøproblemstillinger, som er relevante for kunden

• Personale. Succes er et spørgsmål om at skabe tilfredse kollegaer, at undgå arbejdsbetingede sygedage, at få mange ansøgere til ledige jobs og at sikre, at kollegaerne ikke skifter job. Dine argumenter kan være, at nedsat støj øger tilfredsheden. En anden arbejdsmiljøløsning, der samtidig er en miljøforbedring, er reduktion af forbruget 
af organiske opløsningsmidler 

• Økonomi. Succes handler om at få overblik over omkostninger og indtægter og overholde budgettet. Dine argumenter kan være, at virksomhedens miljøomkostninger bliver synliggjort, at konkrete miljøinitiativer bidrager til omkostningsreduktioner eller øget afsætning og at potentielle omkostninger i tilfælde af et uheld kan undgås. Og at bevidsthed om forbrug kan nedsætte virksomhedens grønne afgifter. Fx oplever mange virksomheder, der sorterer deres affald, at deres bortskaffelsesomkostninger falder 

4.4 Gør det nemt for beslutningstageren

Du kan være sikker på, at beslutningstagerne i forvejen har for lidt tid. Når du tilrettelægger miljøarbejdet, skal du derfor forsøge at lette beslutningstagernes arbejde så meget som muligt.

Det gælder om at udtænke miljøforanstaltninger, som tager hensyn til afdelingens normale arbejdsgang. Du opnår det bedste resultat, hvis du kan finde frem til arbejdsgange, der både letter det daglige arbejde og samtidig nedsætter miljøbelastningen. Du kan fx tilpasse den eksisterende rapporteringsstruktur til også at omfatte miljøforhold og dermed undgå, at beslutningstagerne skal rapportere særskilt om miljø.

Nogle beslutningstagere er vant til, at de alene træffer beslutningerne. Derfor vil de ofte reagere negativt, hvis du fortæller dem, hvordan de skal handle på miljøområdet. Du kan motivere dem til en aktiv miljøindsats ved at stille spørgsmål og formidle viden. På den måde bliver det mere tydeligt for beslutningstagerne, hvordan de kan handle.

4.5 Begynd med områder hvor den ansvarlige er positiv

Nogle beslutningstagere er mere interesserede i en aktiv miljøindsats end andre. Derfor vil det ofte være en god ide, at du begynder miljøarbejdet på de områder, hvor der er en tydelig interesse. Og måske også en tydelig økonomisk gevinst, der kan motivere andre.

Sørg for at få ideer til, hvordan miljøarbejdet kan udvikles fra positive beslutningstagere og brug deres råd i situationer, hvor du er i tvivl. Men husk at positive beslutningstagere også først og fremmest skal leve op til deres egne succeskriterier. Du risikerer at miste deres opbakning, hvis de skal bruge så mange ressourcer på miljøindsatsen, at det går ud over deres primære ansvarsområde.

4.6 Hjælp de mest skeptiske beslutningstagere

Du vil næsten ikke kunne undgå konflikter med beslutningstagere, som ikke prioriterer den aktive miljøindsats. Du kan begrænse konflikternes omfang ved at bruge møder med ledelsen til at blive enige om målbare forpligtelser for de enkelte områder. Dernæst skal du sikre dig, at de målbare forpligtelser bliver kommunikeret til alle niveauer i virksomheden.

Tag konflikten op med den relevante person, inden du inddrager andre. Fokuser på den konkrete sag i stedet for personlige uoverensstemmelser. Vær konstruktiv og kompromissøgende i konfliktsituationen. Find sammen frem til, hvorfor vedkommende stritter imod, og hvad man kan gøre, så det bliver nemmere for den pågældende at give sit bidrag.

Nedenfor finder du en række typiske modargumenter, som du også med fordel kan forberede dig på at argumentere imod: 
• ”Glem ikke, at vi også skal tjene penge.” Underforstået: Det bliver dyrt
• ”Du vil aldrig få solgt den ide til ledelsen.” Underforstået: Den vil tjene penge
• ”Lad os tænke over det eller Lad os tage det op senere.”
Underforstået: Så bliver det sikkert glemt
• ”Jeg ved, det ikke er muligt.” Underforstået: Jeg skal nok gøre det umuligt
• ”Vi er for små til det.” 
Underforstået: Jeg vil ikke afsætte penge og tid til det
• ”Vi har allerede prøvet det.” 
Underforstået: Og den gang sagde jeg også, at det var spild af tid og penge
• ” Det er ikke det rigtige tidspunkt for den diskussion nu.” 
Underforstået: Miljøfolkene glemmer det sikkert
• ” Det betyder mere arbejde.” 
Underforstået: Jeg har travlt nok i forvejen
• ” Vi har altid gjort det på denne måde, så hvorfor skal vi lave om på det nu?” Underforstået: Forandringer er besværlige
• ” I vores branche er det anderledes.” Underforstået: Miljø betyder ikke så meget
• ” Det passer ikke ind i vores langtidsplanlægning.” 
Underforstået: Jeg gider ikke
• ” Det lyder fint i teorien, men hvordan vil det fungere i praksis?” 
Underforstået: Jeg tror ikke på det
• ” Vi har ikke ansatte nok til at gennemføre den ide.” 
Underforstået: Jeg vil ikke afgive kompetence
• ” Vi er ikke parate til den ide nu.” Underforstået: Miljøafdelingen finder noget nyt at lege med
• ”Tal med NN, det er ikke mit område.” Underforstået: Jeg ved ikke nok til at træffe en beslutning
• ” Vi har allerede overskredet vores budget for i år.” 
Underforstået: Jeg vil ikke afsætte penge til det nu
• ” Det kommer ikke til at fungere, og 
i øvrigt er det imod vores politik.” 
Underforstået: Forandringer gør mig utryg
• ” Vi har ikke tid til det.” 
Underforstået: Andre opgaver har højere prioritet
• ” Det er for sent at gennemføre 
forandringer nu.” 
Underforstået: Prøv igen senere