Miljødialog med kollegaer

3. Hvilke krav stiller den interne dialog til organisationen?

Den interne miljødialog stiller ikke krav til dig alene. Der er også krav til resten af organisationen, som skal bidrage og deltage. Derfor skal målene med den interne dialog være fastlagte og kendte, og virksomheden skal stille de nødvendige ressourcer til rådighed for at gennemføre dialogen.

3.1 Opstil konkrete dialogmål

Den interne miljødialog er en investering, som ledelsen sammen med den miljøansvarlige bør opstille mål for: Hvad skal resultatet af den interne dialog om miljø være?

Du kan begynde med at opstille de mål, som dialogen skal opfylde. Det vil sige de vigtigste budskaber som alle i virksomheden skal blive fortrolige med inden for en given periode. Du kan betragte dialogmålene som delmål og nødvendige skridt på vejen mod at opfylde virksomhedens overordnede målsætninger. Dine budskabsmål skal bruges til tre ting:

• Gøre det nemmere for dig at finde frem til de rigtige dialogformer og -midler
• Gøre det muligt at vurdere, om I er på rette vej i dialog-forløbet
• Gøre det muligt at undersøge, om I har fået det ud af dialogen, som I ønsker

Dialogmålene skal så vidt muligt kunne måles. Hvis målene er formuleret præcist nok, kan I senere undersøge, i hvor høj grad kollegaerne har modtaget, forstået og accepteret budskabet og om det nyttede, jvf. indikatoreksemplerne i afsnit 8.1.

3.2 Afsæt de nødvendige ressourcer i forhold til målene

En intern dialog om miljø, der inddrager alle kollegaer, er en investering i form af både tid og penge. Hvis kollegaerne gennem jeres miljøindsats får tildelt nye arbejdsopgaver uden at få tildelt tid til at løse dem, går miljøarbejdet i stå. Det gælder også, hvis ledelsen ikke afsætter penge til uddannelse, udformning af kommunikation o.lign.

For at synliggøre at de arbejdsmæssige ressourcer er til stede, bør de faktiske timer, som hver enkelt skal afsætte til den interne miljødialog klart fremgå i personlige arbejdsplaner. Og hvis der sker forskydninger i projekternes tidsplaner, skal hver enkelt kollegas arbejdsplan revideres.

Målene og ressourcerne skal naturligvis stå i et passende forhold til hinanden. 

3.3 Find ud af behovet for uddannelse og træning

En forudsætning for en udbytterig intern dialog om miljø er, at alle kollegaer har den nødvendige viden og de rigtige færdigheder. Mange ledere og andre kollegaer har en begrænset viden om, hvordan produktionen og produkterne påvirker natur og mennesker, og hvilke løsninger, det kræver af virksomheden. Derfor vil der altid være behov for kontinuerlig udvikling af dine kollegaers kompetencer i miljøspørgsmål.

Uddannelse og træning styrker den løbende motivering og holdningsbearbejdning af alle i organisationen og skal:
• tilføre alle relevante kollegaer et vidensniveau, der sætter dem i stand til at engagere sig i miljøarbejdet og udfylde opgaver i forhold til virksomhedens miljømål inden for den enkeltes jobfunktion
• give kollegaerne de færdigheder, som sikrer, at alle faste rutiner bliver afviklet i henhold til miljøforskrifterne

Er du allerede i gang med at etablere et miljøledelsessystem, kender du kravet om, at der skal være en procedure for uddannelse:
• Alle uddannelsesbehov vedrørende miljø identificeres
• Alle kollegaer får en formålstjenlig uddannelse
• Alle kollegaer kender deres opgaver og ansvar i forhold til miljø 
• Alle kollegaer er bevidste om vigtigheden af at overholde alle procedurer og instruktioner og kender konsekvenserne ved at afvige fra disse

Medarbejder- og udviklingssamtaler er et godt forum for også at tale om behov for miljøuddannelse og træning. ISO 14001 og EMAS stiller ikke præcise krav til, hvordan den interne træning, uddannelse og dialog skal foregå, eller hvad den skal indeholde. I de senere kapitler er der flere eksempler på, hvordan træningen kan foregå.

3.4 Gør det muligt for alle at tage ansvar

Hvis du vil engagere kollegaerne i miljøarbejdet, er det nødvendigt, at alle oplever, at de har et ansvar. Og at de selv har valgt ansvaret. Du kan gøre det muligt for kollegaerne at tage et ansvar for virksomhedens miljøarbejde, hvis du sørger for:
• at kollegaerne kender virksomhedens mål med miljøarbejdet
• at kollegaerne oplever, at de har reel indflydelse på de konkrete miljømål
• at tilrettelægge miljøopgaverne, så det er nemt for den enkelte at tage ansvar for både forberedelse og gennemførelse af miljøprojekterne

3.5 Sørg for at alle får noget ud af miljødialogen og -indsatsen

Mange kollegaer vil stille sig selv spørgsmålet: ”Hvad får jeg ud af at bruge tid på at diskutere og arbejde med at forbedre virksomhedens miljøforhold?”

Derfor er det vigtigt, at du og ledelsen overvejer, hvad kollegaerne kan få ud af at involvere sig i dialogen og det øvrige miljøarbejde. Der kan være tale om forskellige former for belønninger, der kan motivere det personlige engagement:
• En sundere arbejdsplads
• En god stemning
• En bedre samvittighed
• En fremtidssikret arbejdsplads
• Økonomiske belønninger 

Du skal sammen med ledelsen kommunikere de fordele, som gælder i jeres virksomhed, ud i organisationen og senere bruge fordelene som en fælles målestok. 

Nogle virksomheder anvender konkurrencer til at fremme motivationen og idérigdommen til miljøforbedringer. For andre er det ikke en del af virksomhedskulturen, fordi man ikke ønsker at fremhæve den enkelte og heller ikke ønsker at fremhæve en særlig del af det arbejde, den enkelte til enhver tid bør udføre.

For at undgå det individuelle præg kan I afholde konkurrencer mellem afdelinger eller produktionshold. Det kan være konkurrencer om besparelser på el, vand og varme eller affaldssortering, der motiverer til en forbedring af de enkelte afdelingers miljøpræstation. Husk, at enhver konkurrence skal have præmier:
• Kontant beløb til kollegaerne (forslagsgiver), hvis et forbedringsforslag giver besparelser
• Besparelser går til rekreative formål, fester, udflugter, billardbord etc.
• Månedens idé giver 6 flasker vin 
• Indtjening ved salg af restprodukter går til personaleforeningen

3.6 Gør virksomhedens vision, mål og strategi på miljøområdet kendte

Alle kollegaer skal kende, forstå og acceptere virksomhedens vision, mål og strategi på miljøområdet.

Du skal sammen med ledelsen gøre målene klare, forståelige og klart afgrænsede. De enkelte kollegaer og afdelingers egne mål skal være i overensstemmelse med virksomhedens samlede mål. Først når virksomhedens mål hænger sammen med de ansattes mål, er der grundlag for et miljøarbejde, hvor alle trækker i samme retning.

Du skal præsentere kollegaerne for midlerne til at nå målene. Inden for 
den ramme skal du lade kollegaerne 
om selv at komme med ideer og træffe beslutninger for at nå målene.

Præsentationen kan ske ved faste årlige møder eller afdelingsmøder, hvor ledelsen enten selv fremlægger strategi og midler eller som minimum er til stede. Alle i virksomheden skal vide, at ledelsen fokuserer på miljøarbejdet og dets resultater.

Derudover kan du udarbejde et miljøtillæg til personalehåndbogen, hvis virksomheden har en. Miljøtillægget kan fx indeholde følgende emner: 
• Miljøforholdene på virksomheden 
• Produkternes miljøforhold
• Virksomhedens vision, mål og strategi på miljøområdet
• Organiseringen af miljøarbejdet
• Ansvar og kompetencer på miljøområdet