Udformning af skriftlig miljøkommunikation

4. Hvordan gør du miljøkommunikation læsevenlig?

Hvis miljøkommunikationen skal være effektiv, er det ikke nok at indholdet er relevant og troværdigt. Teksten skal også være klar, levende og vedkommende, så modtageren får lyst til at læse den. 

4.1 Formuler de centrale budskaber

Inden du skriver hele teksten, bør du formulere de centrale budskaber, som er de overordnede udsagn, teksten skal overbevise modtageren om. Du kan opbygge hele teksten omkring de centrale budskaber, som alle sætninger skal pege frem imod. På den måde kan du løbende vurdere, om tekstens enkelte elementer bidrager til at fremme budskaberne. Kun de sætninger, som under en eller anden form er nødvendige for de centrale budskaber, skal med. Det er en regel, du kan bruge, allerede når du udformer dispositionen.

Formuler budskaberne velovervejede og korte. Og tjek at budskaberne svarer til målgruppen og målene med kommunikationen.

Eksempler på centrale budskaber:
”Røggassen fra virksomhedens skorsten indeholder ikke stoffer, som kan være problematiske for natur og mennesker i lokalområdet, fordi virksomheden har et effektivt røgrensningsanlæg.” 

”Brugere af virksomhedens produkter vil i gennemsnit spare 20 procent på elregningen fremover, fordi produkterne nu er mere energieffektive i brugsfasen.”

4.2 Gør det abstrakte konkret

Modtagerne har lettere ved at læse og forstå teksten, jo mere konkret du skriver. Derfor består en stor del af opgaven i miljøkommunikation i at oversætte abstrakte faglige begreber til konkrete eksempler. Men alting med måde. Uden abstrakte elementer kan det konkrete sprog forfalde til ligegyldigheder og banaliteter og i værste fald virke stødende ved at tale ned til læseren.

I abstrakt sprog vil man typisk skrive: ”Flere af de danske kraftværkers udledninger af forurenende stoffer er i indeværende år reduceret som følge af ibrugtagningen af forureningsbegrænsende foranstaltninger.” 

I konkret sprog vil det måske hedde: ”Kraftværkerne på Sjælland har i år fået nye filtre i skorstenene. De nye filtre betyder, at kraftværkerne nu udleder mindre svovldioxid, som bidrager til sur nedbør og dermed skovdød.”

Da miljøkommunikationen også handler om de mennesker, som virksomhedens miljøpolitik og miljøpåvirkninger berører, kan du gøre kommunikationen konkret og nærværende ved at fortælle budskaberne gennem en eller flere historier. Her kan du lade fx udvalgte medarbejdere på virksomheden, naboer eller kunder fortælle aspekter ved virksomhedens miljøarbejde, som i særlig grad har indflydelse på deres arbejdsdag, naboskab eller valg af leverandør.

4.3 Undgå lange og kunstige sætninger

Man kan tit, især når man læser tekster skrevet i fagsprog, støde på meget lange sætninger, som denne sætning i øvrigt er et relativt godt eksempel på, hvor der i stor stil, åbenbart fordi det anses for nødvendigt, bruges mange indskudte sætninger (eventuelt i form af parenteser), men også - som det vises her - ved hjælp af tankestreger, hvilket, uanset hvad, resulterer i nogle meget lange og irriterende sætningskonstruktioner, der - som du formentlig efterhånden er blevet overbevist om allerede nu - er meget svære at læse. Hvis du ikke sprang videre til næste afsnit, inden du nåede hertil.

Overvej hele tiden, om du kan skrive kortere og med færre indskudte sætninger. Fx: 
“Kommunen har foretaget oprensning og iværksat afværgepumpning af grundvand på den tidligere gasværksgrund, hvor der er konstateret forurening fra gasværksdriften og hvorpå virksomheden delvist ligger, for at hindre spredning af forureningen”.

Det er først ord nummer 28, der fortæller os, hvad der egentlig er kernen i historien - at spredning af forureningen skal hindres. Det er for sent, hvis man 
vil fastholde læseren. Én lang sætning kan langt de fleste gange skrives om til flere korte. Det gør teksten lettere at læse.

4.4 Undgå passiver og papirord

I fagsprog bruges der ofte passive ord. Det vil sige ord, som skjuler virkeligheden ved at foregive, at sætningen er objektiv. Fx:
“Miljøforbedringer anses for nødvendige...”
“Bundforholdene må formodes...”
“Idet der henvises til...”

De passive ord hiver energien ud af sætningen. Den aktive handling mangler. Der er ikke nogen, der gør noget. Hvem anser miljøforbedringer for nødvendige? Hvem formoder? Hvem henviser? Hold øje med det lille ´s´ i slutningen af udsagnsordene.

Vi ender også ofte med at anvende såkaldte papirord, når vi skriver fagsprog. Det hedder de, fordi de tit optræder på papiret - men så godt som aldrig i det talte sprog.

4.5 Undgå at pointer drukner i mængden af informationer

For mange oplysninger på for lidt plads gør det næsten umuligt at holde informationerne ud fra hinanden. Og historiens kerne forsvinder i mængden. Hvis du har rodet dig ud i sætninger eller afsnit med for stor informationstæthed, så flyt rundt på informationerne, så der bliver længere imellem dem. Brug eventuelt nogle flere linjer, hvis det gør teksten lettere at læse. Eller allerbedst: Smid de informationer ud, du kan undvære.

“Mal ApS, ejet af familien Strøg, der siden etableringen i 1944 i Lille Gundesø på adressen Relative Mellemvej 345 har fremstillet vægbeklædning, hvori der indgår papir, tekstiler, vand, bindemidler (vandige/opløsningsmiddelholdige), pigmenter, pigmentdispersioner (vandige/opløsningsmiddelholdige), additiver, opløsningsmidler (hovedsageligt propylenglycol og sprit), vil inden 1. februar 1999 ansøge om miljøgodkendelse til udledning af spildevand.”

For meget teknik og data kan koble den almindeligt interesserede læser af. Afhængig af det valgte middel kan det derfor være en fordel at dele teksten op i to niveauer: en almindelig tilgængelig tekst og en uddybende tekst til den særligt interesserede læser. Den uddybende tekst kan du placere under en streg nederst på siden eller i et bilag.