Udformning af skriftlig miljøkommunikation

6. Hvordan udformer du miljøkommunikation til Internet?

Kommunikation på Internet er særdeles oplagt, når virksomheden vil kommunikere om miljøforhold. Uanset om det gælder nyheder om virksomheden og dens produkter, eller det handler om at stille omfattende miljøinformationer til rådighed for modtageren.

Du kan anvende virksomhedens hjemmeside til relevante miljønyheder fra virksomheden, fordi det er en hurtig og billig kommunikationsform samtidig med, at miljøomkostningerne er lave: Intet reproarbejde, og papirforbruget er bestemt af behovet for at printe oplysninger.

Det er enkelt at præsentere, vedligeholde og opdatere store mængder miljøinformation på hjemmesiden.

6.1 Opdater hjemmesiden ofte

En hjemmeside er et dynamisk medie, du kan ændre og opdatere på få sekunder, hvis du har behov for det. Det kan du udnytte til at gøre miljøinformationerne på hjemmesiden mere interessante at besøge. Hvis brugeren oplever, at der jævnligt kommer nye informationer eller sker ændringer af anden karakter, vil de sikkert komme forbi lidt oftere.

Du kan gøre det relativt billigt, fordi udgifterne til at opdatere, ændre og tilføje informationer på nettet er langt lavere, end hvis informationerne skulle trykkes og distribueres. Hvad enten din virksomhed selv vedligeholder hjemmesiden eller betaler andre for det, er aktualitet og dynamik vigtige virkemidler.

6.2 Brug to til tre niveauer inden for hvert tema

Virksomhedens hjemmeside skal være overskuelig og nem at finde rundt i. Derfor skal du sikre dig, at der er en nem og logisk struktur, hvor det er nemt at komme fra virksomhedens overordnede præsentation til den mere detaljerede kommunikation om miljøværdier og 
-præstation.

Hvis hjemmesiden er meget enkel med relativt få informationer, kan du måske begrænse opbygningen til et niveau. Det gør den uhyre simpel, men også lidt kedsommelig, fordi alle informationer har samme detaljeringsgrad.

Hvis du vil præsentere mange typer informationer på hjemmesiden, er det nærliggende at opbygge en omfattende struktur. Men pas på. Erfaringerne viser, at det er svært for informationssøgerne at holde overblikket over blot fire til fem niveauer. De farer vild og giver op i søgningen efter de relevante informationer.

Så prøv at holde dig til to til tre niveauer til at begynde med. Du kan altid udbygge med flere niveauer senere. Hvis du holder dig til at formidle virksomhedens miljøforhold på tre niveauer, kan du bruge denne opdeling:
• Virksomhedens overordnede holdning til natur og mennesker
• Eksempler på virksomhedens miljømål og -arbejde
• Præsentation af miljødata

6.3 Brug hyperlinks

Ved hjælp af såkaldte hyperlinks, kan læseren hoppe fra relevante nøgleord til de specifikke baggrundstekster. På den måde kommer stof, der kun har relevans for en lille gruppe læsere, ikke til at forstyrre de læsere, der ønsker et hurtigt overblik. Og alle læsere får mulighed for at vælge netop det stof, der har relevans for vedkommende. Derfor er det også vigtigt, at de hyperlinkede tekster ikke bare er lange sammenhængende tekster splittet op i mindre dele, men derimod dele med hver sit fokus.

6.4 Brug et skærmbillede per emne

Internets interaktive karakter gør, at læseren kan være stødt på teksten fra et andet sted på hjemmesiden uden at have været forbi en eventuel forside eller indholdsfortegnelse. Derfor skal gæsten kunne læse hver enkelt tekst som et selvstændigt dokument.
Da læseren selv kan udvælge de relevante informationer, er der ingen grænser for hvor megen information, du kan stille til rådighed. Til gengæld skal de enkelte informationer være klart emneadskilte. De enkelte sider skal være kortfattede, så læseren hurtigt kan danne sig et overblik. Længere, mere detaljeret baggrundsstof kan henføres til sekundære sider.

6.5 Tilpas din hjemmeside til ældre computere

Når du kommunikerer på Internet, har du ikke som i en tryksag fuld kontrol med udtrykket. Fx bliver de fleste hjemmesider designet, layoutet og opdateret fra forholdsvis nye computere med store og præcise skærme. Og dyre. De fleste sider bliver læst via lidt ældre computere med knap så gode skærme. Det har blandt andet indflydelse på valget af skrifter, grafik og billeder:
• Brug standard-skærmskrifter. Det er ikke sikkert, at læseren har den skrift, du foretrækker. Det vil få skærmbilledet til at se anderledes ud
• Brug få farver. Skærmene er hverken ens eller lige gode, når det gælder præsentation af farver. Så vælg enten standardfarver i en opløsning på 256 farver eller brug kombinationen rød, hvid og sort, som grafisk er en meget stærk farvekombination
• Brug små billeder. Billeder indeholder mange informationer og er langsomme at hente på en almindelig telefonlinje. Derfor skal billederne være små. 
Du kan eventuelt give et link til en stor version af billedet

6.6 Udarbejd to versioner af lange dokumenter

Hvis du skal bruge Internet til miljørapportering eller lignende lange dokumenter, bør du udarbejde to versioner. En, der egner sig til læsning på skærmen - dvs. en der er delt op efter emner med overskrifter og hyperlinks - samt en decideret printversion. Versionen til udprintning skal være i PDF-format, som kan læses og skrives i alle operativsystemer.