Miljødialog med leverandører

3. Hvordan fastlægger du dagsordenen for miljødialogen?

Rådene i dette kapitel handler om, hvordan du kan fastlægge dagsordenen for miljødialogen på de tre niveauer. Over for leverandører på niveau 3 er det virksomheden, der vælger de emner, der skal kommunikeres om. Dagsordenen for miljødialogen med leverandører på niveau 1 og 2 bør så vidt muligt fastlægges i fællesskab, så leverandørerne opfatter miljøkrav som oplæg til dialog. I kan dog have behov for også at fastlægge enkelte, ufravigelige krav.

3.1 Informer alle leverandører om miljøholdninger og -indsats 

Omverdenen forventer generelt, at virksomheder med miljøledelse er åbne og kommunikerer deres miljøholdninger og -indsats til deres interessenter. I bør derfor informere alle leverandører om: 
• jeres miljøpolitik og dertil knyttede prioriteringer
• at I har et certificerbart/certificeret miljøledelsessystem og derfor også sætter fokus på leverandørernes miljøforhold
• hvor stor betydning I tillægger miljøforholdene i samarbejdet med leverandørerne
• at I generelt ønsker en dialog om miljøforbedringer og er interesserede i leverandørernes synspunkter og forslag

3.2 Opstil mål for dialogen med de miljømæssigt væsentlige leverandører

Udgangspunktet for at fastlægge dagsordenen for miljødialogen med de miljømæssigt væsentlige leverandører bør være mål for, hvad I vil opnå med miljødialogen. Hvis I ikke allerede har opstillet mål for miljødialogen, kan I lade jer inspirere af nedenstående forslag til mål for dialogen og samarbejdet med den enkelte leverandør eller leverandørkategori.

3.3 Inddrag alle relevante funktioner i virksomheden

Til daglig er mange personer/funktioner i virksomheden involveret enten direkte i kontakten med leverandørerne eller indirekte ved at tage beslutninger, som berører leverandørerne. Derfor skal du sikre dig, at alle relevante personer/funktioner er med, når du fastlægger dagsordenen for dialogen. Det sikrer dels opbakning til miljødialogen, dels at de enkelte funktioner ikke træffer dispositioner, som modarbejder målene for miljødialogen.

Fx havde produktudvikling og salg/marketing i en større virksomhed besluttet at udfase brugen af et miljøfarligt stof, der var stor fokus på i medierne. Desværre glemte de at informere indkøbsafdelingen om denne beslutning, så mens udviklingsarbejdet stod på, forhandlede indkøbsafdelingen en stor ordre igennem. Denne ordre forpligtede virksomheden til at aftage en minimumsmængde af det uønskede stof over de næste 5 år.

I skemaet kan du se, hvad de enkelte funktioner typisk har at bidrage med i forhold til at fastlægge dagsordenen for miljødialog og -samarbejde med leverandørerne.

3.4 Vælg miljøforhold du ønsker at vurdere leverandørerne på

Når du fastlægger, hvad miljødialogen med leverandører på niveau 1 og 2 skal handle om, bør du vælge de miljøforhold, som du efterfølgende ønsker at vurdere leverandørernes miljøpræstation i forhold til.

Det kan være både generelle og specifikke miljøforhold. Da der selv inden for samme leverandørkategori kan være stor forskel på leverandørernes miljøpræstation, er det en god idé at formulere både minimumskrav og forbedringsmål for hver leverandørkategori. For leverandører på niveau 1 bør såvel krav som mål være udgangspunktet for dialogen om ambitionsniveauet for samarbejdet.

Generelle miljøforhold
Udgangspunktet for de generelle forhold bør være krav om, at leverandørerne selv har en miljøpolitik, og at de arbejder for løbende miljøforbedringer. Hvor omfattende krav og forbedringsmål du kan stille til leverandørerne, afhænger af jeres egen miljøpolitik og mål for dialogen og samarbejdet.

Idéen med de generelle krav er, at det er leverandørerne selv, der udpeger deres væsentligste miljøpåvirkninger og indsatsområder. Og at minimumskrav og forbedringsmål aftales ud fra det. Du kan også opfordre direkte til dialog og samarbejde ved at spørge, om leverandørerne har miljøproblemer eller -løsninger, de gerne vil diskutere med jer.

Hvis du ønsker en stærkere og mere systematisk påvirkning af leverandørernes miljøindsats, kan du præcisere de generelle krav og mål ved hjælp af delelementerne af miljøledelse. 

Det kan fx være krav eller mål om:
• udmøntning af miljøpolitikken i konkrete mål for miljøarbejdet
• dokumentation for indsats og resultater i miljøarbejdet
• fastlæggelse af ansvar for miljømæssigt væsentlige opgaver 
• medarbejderinddragelse i miljøarbejdet
• miljøuddannelse af medarbejderne
• ekstern kommunikation, herunder grønt regnskab
• miljøhensyn i produkt- og procesudvikling
• styring af leverandørens leverandører

Brdr. Hartmann har fastlagt 6 indsatsområder i deres egen miljøstrategi. De 6 områder er: Miljøpolitik, miljømål, miljøledelse, miljøregnskab, renere teknologi og forebyggende indsats samt livscyklusvurderinger. Alle leverandører, som vurderes potentielt væsentlige ud fra en miljøvinkel, bliver bedt om at udfylde et spørgeskema, hvor de bl.a. for hvert af de 6 områder skal svare på om indsatsen: 1) er gennemført, 2) er i gang, 3) er planlagt eller 4) ikke er planlagt. Svarene bruges efterfølgende til at evaluere leverandørerne (se afsnit 5.2).

I Brdr. Hartmanns spørgeskema bliver leverandørerne bedt om at bedømme, hvad deres 3 væsentligste miljøpåvirkninger er. For hver af disse 3 påvirkninger skal de fortælle, hvad de har gjort for at reducere påvirkningen, og hvor meget de forventer yderligere at kunne reducere den over de næste 10 år. På den måde lægger Hartmann op til dialog og samarbejde om de miljøproblemstillinger, som leverandørerne selv opfatter som væsentlige.

Specifikke miljøforhold
Hvis du ønsker specifikke miljøpræstationer af leverandørerne, bør du stille konkrete minimumskrav, som leverandørerne skal opfylde for at blive godkendt. Det kan fx være baseret på kundekrav, krav i forbindelse med miljømærkning eller krav, som er nødvendige for at opfylde jeres egen miljøpolitik, -målsætninger og -mål.

Når du fastlægger minimumskrav og forbedringsmål for de forskellige leverandørkategorier, er der en række referencer, som du kan tage afsæt i. Fælles for dem er, at de indeholder specifikke miljøforhold, der af eksperter er udpeget som væsentlige, og som du derfor kan læne dig op ad. Du skal dog regne med selv at skulle omsætte de udpegede væsentlige miljøforhold til minimumskrav og forbedringsmål for jeres leverandører. Kun miljømærkekriterierne opstiller konkrete miljø- og dokumentationskrav til de miljømæssigt væsentlige forhold hos leverandørerne.

De følgende referencer er især udarbejdet med henblik på indkøb:
• Miljøvejledninger til offentlige og private indkøbere. Der findes miljøvejledninger inden for bl.a. kontorhold, møbler, kantineudstyr og transport. Der er p.t. 40 vejledninger, og der er 10 på vej. Miljøvejledningerne indeholder bl.a. fire afsnit: Den nemme vej, en beskrivelse af de vigtigste miljøhensyn, et checkskema til indkøbere og en baggrundsdokumentation. Checkskemaet giver et overblik over miljøforholdene ved de forskellige produkter på markedet. Checkskemaet er udarbejdet som ja/nej-spørgsmål, fx om brug af en proces eller et indholdsstof, og producenten skal dokumentere, at det solgte produkt er produceret efter miljøvejledningens retningslinier. Fx indeholder skemaet i miljøvejledningen for borde spørgsmålet ”Er bordet produceret helt uden brug af organiske opløsningsmidler og tungmetaller?” Læs mere om miljøvejledningerne på Miljøstyrelsens hjemmeside www.mst.dk
• Miljømærkeordninger. For alle produktgrupper, som kan få de officielle miljømærker (Den nordiske Svane og EU’s Blomst), er der udarbejdet miljøkriterier for de anvendte råmaterialer, produktion, distribution og emballage samt brug og bortskaffelse, som produkterne skal opfylde for at få et miljømærke. Fx omfatter svanemærkekriterierne for gulve grænseværdier for indholdet af visse farlige stoffer i råvarerne og grænseværdier for udslip af VOC og kviksølv ved produktion af gulve samt krav om, at tropisk træ skal være fra bæredygtigt skovbrug. Endvidere omfatter kriterierne retningslinier for, hvordan opfyldelse af kravene skal dokumenteres. Pr. 1. oktober 1999 kunne 65 produktgrupper miljømærkes (primært dagligvarer og forbrugsgoder), og 24 produktgrupper er på vej. På Miljømærkesekretariatets hjemmeside www.ecolabel.dk kan du se produktgrupperne og rekvirere kriterierne
• Statens og Kommunernes Indkøbsservice. På hjemmesiden www.ski.dk kan du se de miljøkriterier, som Statens og Kommunernes Indkøbsservice anvender til at indgå rammeaftaler med leverandører. Det omfatter konkrete miljøkrav til 12 produktgrupper, herunder møbler, papirvarer, kopimaskiner og rengøringsartikler

• Energimærkeordninger er også beskrevet på Statens og Kommunernes Indkøbsservices hjemmeside. Der er 3 energimærker, som er relateret til produkter, og alle 3 fokuserer på energiforbruget i brugsfasen:
• ”Energimærkning” er en EU-ordning, som er påbudt for køleskabe, køle/svaleskabe, frysere, vaskemaskiner, tørretumblere, elovne, opvaskemaskiner og lyskilder. Ordningen er obligatorisk i modsætning til de frivillige miljømærkeordninger. Apparatets elforbrug angives på en skala fra A til G, hvor A er de mindst energikrævende apparater 
• ”Energy” er et frivilligt europæisk energimærke for husholdningselektronik, der administreres af Group for Efficient Appliances (GEA) 
• ”Energy Star” er et amerikansk energimærke, som den amerikanske miljøstyrelse (EPA) har udarbejdet. Mærket anvendes primært til computerudstyr, kopi- og faxmaskiner 
• Vejledninger i arbejdsmiljørigtige indkøb af kontorborde, kontorstole, gulvbelægninger og belysning. Vejledningerne beskriver arbejdsmiljøforhold ved brug af produkterne, og dermed hvad indkøber og bruger skal lægge vægt på ved indkøbet. Fx mulighederne for at tilpasse produktet til den enkelte brugers behov. Vejledningerne indeholder tjeklister, som kan bruges til at præcisere krav og ønsker over for leverandøren. Vejledningerne ligger, sammen med en kort baggrundsrapport om arbejdsmiljørigtige indkøb, på www.dk-teknik.dk

Hvis jeres produkter ikke er omfattet af ovenstående, kan du tage udgangspunkt i:
• Miljøstyrelsens liste over uønskede stoffer. Listen indeholder stoffer, som myndighederne ønsker udfaset eller begrænset i løbet af de kommende år, og den er relevant i forhold til mange forskellige leverandørtyper/produkter. Du kan bruge den til at udarbejde lister over uacceptable stoffer henholdsvis stoffer, som I ønsker udfaset i de forskellige leverancer og leverandørkategorier. Se listen på Miljøstyrelsens hjemmeside www.mst.dk
• Miljøprojekter fra Miljøstyrelsen. Miljøprojekterne indeholder talrige referencer på muligheder for renere teknologi inden for danske brancher. For flere danske brancher har Miljøstyrelsen endvidere udgivet Brancheorienteringer (fx farve- og lak og galvanoindustrien), som beskriver bedste tilgængelige teknologi. Dvs. teknologier, som afspejler det lavest opnåelige niveau for ressourceforbrug og miljøbelastning og samtidig er økonomisk mulige at indføre. Hent Miljøprojekterne på Miljøstyrelsens hjemmeside www.mst.dk
• BAT-noter fra EU. BAT-noterne beskriver Best Available Technology for de særligt forurenende brancher og er planlagt udgivet løbende frem til 2002. Læs mere om BAT-noterne på hjemmesiden eippcb.jrc.es

• Virksomheders arbejdsmiljøprofil er et værktøj, der henvender sig til både indkøbere og leverandører. Leverandøren kan selv gennemgå deres arbejdsmiljøbelastninger og det forebyggende arbejde fra A til Z og dokumentere resultatet over for jer i form af en profil af virksomhedens arbejdsmiljø. Profilen omfatter 7 områder: Ergonomi, støj, børn og unge, kemi, indeklima, ulykker og psykisk arbejdsmiljø. Værktøjet ligger på www.dk-teknik.dk

Når du stiller krav til leverandørens produktion kan du som generelt minimumskrav stille, at leverandøren skal dokumentere overholdelse af miljømyndighedernes krav og eventuelle vilkår. Forbedringsmål kan stilles ud fra mulighederne for at anvende renere teknologier. Det kræver dog, at du kan omsætte den viden om væsentlige miljøpåvirkninger og forbedringspotentialer, der fremgår af BAT-noter m.m.

Skemaet giver eksempler på specifikke krav til forskellige leverandørkategorier med fokus på leverancer, der typisk indgår i den daglige drift.