Miljødialog med leverandører

4. Hvordan gennemfører du miljødialogen?

Du har nu fastlagt minimumskrav og forbedringsmål for miljødialogen og samarbejdet med de enkelte leverandører/leverandørkategorier. Og dine kolleger er indforstået med dagsordenen for dialogen. Dette kapitel beskriver en række kommunikationsmidler, der egner sig til dialogen på de tre niveauer.

4.1 Fortæl i mange sammenhænge, at I ønsker en dialog om miljø

Det er en fordel, at omverdenen ved, at I er indstillet på en miljødialog med jeres leverandører. Dels forpligter det internt, fordi I ikke kan trække jeres budskaber tilbage. Dels bliver jeres eksisterende såvel som potentielle leverandører mere informative om deres miljøarbejde. Det sparer dig for tid med at indhente viden om leverandørernes miljøpræstation.

Phønix-Trykkeriets erfaring er, at det drejer sig om at overbevise leverandørerne om, at der er et marked for grønne produkter. Når de er overbeviste om det, så kommer informationerne og løsningerne af sig selv.
Derfor er det vigtigt i mange sammenhænge at fortælle, at virksomheden er interesseret i en miljødialog med leverandørerne. Du kan bruge de følgende midler:

Direct mail
Du kan sende en direct mail til kontaktpersonen hos jeres leverandører, hvor du kort informerer leverandøren om jeres miljøpolitik og interesse for miljødialog. Budskabet i en direct mail skal være enkelt, og det skal være klart for leverandøren, hvad du ønsker af vedkommende. En direct mail har en kort levetid og kan derfor med fordel kombineres med andre midler fx produktbrochure, årsberetning og grønt regnskab. 

Ved at lade ledelsen være afsender, signalerer I en høj prioritering af emnet. Afslut med at skrive, hvem leverandøren skal kontakte, hvis vedkommende har spørgsmål eller ønsker flere informationer. Henvis eventuelt til jeres hjemmeside.

Produktbrochurer og andet salgsmateriale
Produktbrochurer og andet salgsmateriale bliver ikke alene læst af kunder, men også af en lang række andre interessenter, som ønsker viden om virksomheden. Heriblandt potentielle og eksisterende leverandører. Produktbrochurer kan være med til at overbevise leverandører om, at miljø er en konkurrenceparameter. Også længere fremme i produktkæden.

Hvis produktbrochuren fortæller, at virksomheden arbejder på at forbedre produktets miljøegenskaber, giver det et signal til leverandørerne om, at virksomheden er indstillet på en dialog om miljø. Beskriver brochuren samtidig, hvilke miljøforhold I arbejder på at forbedre, så ved leverandørerne også, hvilke løsninger I søger, og mange leverandører vil af sig selv bidrage med relevante miljøinformationer og tilbyde mindre miljøbelastende leverancer.

Også konkurrenter nærlæser ofte jeres salgsmateriale. I det omfang jeres miljøprofil ansporer dem til en forstærket miljøindsats, kan de være med til at overbevise branchens leverandører om, at der er et marked for miljørigtige løsninger.

Årsberetninger og grønne regnskaber
Leverandører er generelt meget interesserede i de holdninger og prioriteringer, I signalerer i årsberetninger og grønne regnskaber. Blandt andet fordi de studeres flittigt af finansielle interessenter, som er med til at påvirke markedsudviklingen. Årsberetninger og grønne regnskaber egner sig til at beskrive:
• de overordnede mål for miljødialogen og -samarbejdet med leverandørerne
• virksomhedens fokusområder i udviklingen af mindre miljøbelastende produkter, herunder udfasning eller erstatning af særligt miljøbelastende leverancer
• hvor mange af virksomhedens leverandører, der bidrager med de miljøinformationer, I efterspørger og hvor mange, der overholder aftalte mål

Når du sender beretningen eller regnskabet til leverandørerne, vil de få styrket deres opfattelse af, at virksomheden prioriterer miljø højt, og at der bliver holdt regnskab med leverandørernes miljøarbejde. Det har samtidig den effekt, at leverandørerne ser, at andre viderebringer deres miljøresultater. Positive såvel som negative.

Konferencer
Til miljøkonferencer møder du primært personer, som arbejder med miljø. Nogle af dem repræsenterer måske eksisterende eller potentielle leverandører. Andre deltagere kender måske til leverandører, som qua deres miljøresultater kunne være interessante for jer. Men pressen kan også være tilstede. Derfor kan konferencen være et godt sted at viderebringe dit budskab om, at I er interesserede i en miljødialog med jeres leverandører. 

Konferencer egner sig godt til at fortælle historier. Og jo mere konkrete historierne er, desto større er chancen for, at de bliver husket og spredt. Historierne kan fx handle om, hvordan:
• miljøforbedringerne, som er resultatet af dialogen, giver økonomiske fordele for både leverandøren og virksomheden
• miljøsamarbejdet har ændret relationen mellem virksomheden og leverandøren
• det kan betale sig at bruge en mindre og mere ukendt leverandør, fordi deres indstilling til miljøarbejde er mere positiv end den dominerende leverandør på markedet
• samarbejdet i produktkæden har resulteret i nye og mindre miljøbelastende produkter

Hjemmeside
De fleste af jeres eksisterende leverandører vil relativt ofte besøge jeres hjemmeside. Du kan også være sikker på, at potentielle leverandører besøger virksomhedens hjemmeside, inden de tager personlig kontakt til jer. Det er derfor naturligt, at hjemmesiden også indeholder informationer om, hvad I forventer af leverandørernes miljøarbejde.

Hjemmesiden egner sig til at:
• offentliggøre minimumskrav og forbedringsmål for de enkelte leverandørkategorier. Det sparer dig for henvendelser fra leverandører, som alligevel ikke kan opfylde jeres minimumskrav. Samtidig kan det give henvendelser fra leverandører, som kan være med til at opfylde nogle af jeres miljømål
• tilbyde et scor-selv-system, hvor leverandørerne selv indtaster og vurderer deres miljøpræstation (se 5.2)
• starte et diskussionsforum, hvor det er muligt for leverandører og andre at komme med deres bidrag til, hvordan konkrete miljøudfordringer, virksomheden står over for, kan løses

 

4.2 Afklar hvem der skal tage kontakt til leverandører tidligere i produktkæden

Du skal beslutte, om det skal være jer eller jeres primære leverandører, der skal stå for kontakten til leverandører tidligere i produktkæden. Det vil i høj grad afhænge af de eksisterende forretningsrelationer.

I bør selv stå for kontakten til leverandører tidligere i produktkæden, hvis:
• jeres primære leverandører ikke prioriterer miljøforhold lige så højt som jer
• jeres miljøekspertise betyder, at det er oplagt, at I er i dialog med de pågældende leverandører
• I ønsker at kontrollere deres miljøpåvirkning. Det kan blive aktuelt, hvis jeres interessenter ikke har tillid til de pågældende leverandører
• I ønsker en meget konkret indsats, fx som led i at opbygge tillid til de pågældende leverandører, eller fordi det er vigtigt for jeres egen miljøpræstation

I bør lade jeres primære leverandører stå for kontakten til leverandører tidligere i produktkæden, hvis
• jeres primære leverandører i forvejen har en konstruktiv dialog med de pågældende leverandører, og I har tillid til de primære leverandører
• jeres primære leverandører har et større kendskab end jer til de pågældende leverandørers miljø- og produktionsforhold

Novotex har baseret sit forretningskoncept på bæredygtig fremstilling af tekstiler (Green Cotton). Det forudsætter en tæt styring af alle led i produktkæden. Novotex står selv for kontakten i ledene fra spinderi til slutprodukt. Mens spinderierne igennem deres miljøledelsessystem er i dialog med de to første led – dyrkning og rensning af bomuld. 

4.3 Start miljødialogen ved at stille spørgsmål til leverandørerne

Det er en god idé at starte dialogen med at stille en række spørgsmål til leverandørens miljøholdninger og -indsats. På den måde viser du, at du er åben for dialog og får samtidig også viden om leverandørens miljøpræstation, så du bedre kan fastlægge forbedringsmål og vurdere, om leverandøren er en mulig samarbejdspartner.

Alene det at stille spørgsmål til leverandørerne kan være med til at påvirke dem til en forbedret miljøindsats. Også selv om du ikke bruger deres svar til at fravælge de mindre ambitiøse leverandører. Hvis der er tilstrækkeligt mange kunder, som stiller miljøspørgsmål til den enkelte leverandør, vil vedkommendes incitament til miljøforbedringer være større. Men vær åben om det, hvis du stiller spørgsmål, hvor du endnu ikke har tænkt dig at bruge svarene aktivt.

De følgende midler egner sig godt til at stille miljøspørgsmål til leverandørerne:

Tjekliste til indkøbere
Indkøbsafdelingen har kontakt til en række eksisterende såvel som potentielle leverandører. Det er derfor oplagt at bruge deres kontaktflade til at få stillet de væsentligste miljøspørgsmål. Men det kræver, at indkøbsafdelingen ved, hvad de skal spørge om, og at de på kort tid kan systematisere leverandørernes svar. Det kræver af dig, at du udarbejder en tjekliste til indkøberne og følger op på den viden, som indkøberne indhenter, så de ikke oplever, at de spilder deres tid.

Når du laver tjeklisten til indkøberne, kan du tage udgangspunkt i Miljøstyrelsens Miljøvejledninger (se afsnit 3.4). Ved hyldevarer kan du bruge ”den nemme vej”. Mens du ved volumenprodukter og kritiske produkter bør tage udgangspunkt i beskrivelsen af de vigtigste miljøhensyn samt tjekskemaet. Endelig kan du ved strategiske produkter vælge også at inddrage baggrundsdokumentationen. Det er vigtigt, at du laver tjeklisten så kort som muligt. I dag er hver miljøvejledning på 4 sider og baggrundsdokumentationen på 8 sider eller mere. Mange indkøbere synes, at det er for omfattende. Og vil hellere have dem kogt ned til, at alle produkter bliver dækket på 4 sider eller mindre. 

Spørgeskemaer
Det er oplagt at bruge et spørgeskema til at stille spørgsmål til virksomhedens leverandører. Problemet med spørgeskemaer er ofte, at de bliver for generelle, fordi de samme spørgsmål bruges til alle leverandører. Og derfor har svarene ofte relativt lille værdi.

Hvis du vælger at bruge et spørgeskema, bør du overveje:
• om spørgeskemaet både skal omfatte generelle spørgsmål om fx miljøpolitik, miljømål, miljøledelse og miljøregnskab og specifikke spørgsmål til hver leverandørkategori om fx produkternes stofindhold og produktionsmetoder. Du kan bruge de minimumskrav og forbedringsmål, du har fastlagt, som udgangspunkt for at formulere de speci-fikke spørgsmål
• hvordan du vil reagere over for leverandører, der ikke svarer på spørgeskemaet
• hvordan du vil bearbejde svarene. Hvis du har mange svar, kan du få et overblik ved at bruge et scoringssystem (se 5.2)
• hvordan du vil følge op på svarene. Det er vigtigt at give leverandørerne en tilbagemelding. Som et minimum bør de vide, hvad I bruger svarene til

Omfanget af spørgeskemaet bør afhænge af, hvad du bruger svarene til. Bruges svarene aktivt til at vurdere leverandørernes miljøpræstation, er det vigtigt, at leverandørerne har mulighed for at nuancere deres svar. Vil I blot sende et signal om jeres fokusområder i miljøarbejdet, er en god tommelfingerregel, 
at spørgeskemaet kun fylder en enkelt A4-side.

APC Denmark A/S har udarbejdet et enkelt spørgeskema, som er koncentreret omkring virksomhedens målsætninger for egne produkter (nødstrømsanlæg). Spørgsmålene drejer sig bl.a. om, hvorvidt leverandøren arbejder for at forlænge levetiden for deres produkter og hvorvidt leverandøren anvender kviksølv, cadmium, bly, ozonlagsnedbrydende stoffer, formaldehyd, organiske tinforbindelser eller PVC i produkterne. Dermed bliver spørgeskemaet et aktivt redskab i arbejdet med at opfylde egne målsætninger.

Personligt brev
Du kan målrette det personlige brev til den enkelte leverandør. Du kan spørge direkte, om leverandøren er interesseret i en miljødialog med jer. Og du kan skrive, hvilke emner I ønsker at være i dialog med leverandøren om.

Hvis du ønsker generelle miljøoplysninger, fx om leverandøren har en miljøpolitik eller lignende, bør du henvende dig til jeres kontaktperson i salg/marketing. Hvis du derimod ønsker specifikke miljøoplysninger om produkter og processer, bør du skrive til leverandørens miljøansvarlige. Tænk også over hvem, der skal være afsender. I modsætning til en direct mail fra ledelsen er det personlige brev her et middel i kommunikationen på det operationelle niveau mellem de involverede medarbejdere. 
Er indkøbsafdelingen afsender, kan det signalere, at der er et marked for miljøvenlige produkter. Er miljøafdelingen afsender, signalerer det mere, at I ønsker at udveksle idéer til miljøforbedringer. 

Leverandørens reaktion på det personlige brev er samtidig velegnet til at vurdere, om leverandøren er indstillet på at indlede et samarbejde om miljøforbedringer.

4.4 Inddrag miljø i den løbende dialog med leverandører, I vil samarbejde med

Du skal bruge mest tid på at være i dialog med de leverandører, som I ønsker at samarbejde med om miljøforbedringer. Du skal håndtere disse leverandører på en måde, som virker forpligtende, og som samtidig har sit omdrejningspunkt i at skabe miljøresultater.

Mange afdelinger og personer i virksomheden og hos leverandøren er involveret i den løbende dialog. Det er derfor vigtigt, at alle involverede medarbejdere også inddrager miljø i dialogen.

Ud over at sikre dig, at dine kollegaer er klædt tilstrækkeligt på til miljødialogen med de væsentligste leverandører, kan du overveje, om du skal styrke dialogen yderligere ved at anvende et af de følgende midler:

Leverandørseminarer
Et leverandørseminar med miljø som tema er velegnet til at opdatere hinanden i udviklingen inden for området og udveksle idéer til at forbedre miljøpræstationen. Når du afholder seminarer, er det en god idé, at der er et oplæg fra en ekstern part. Det kan være en miljøspecialist, en person der kender til nuværende og kommende myndighedskrav, en repræsentant fra brancheorganisationen, en der kender udviklingen på markedet eller en ekspert i forbrugere. Det eksterne oplæg signalerer, at seminaret ikke er et almindeligt forretningsmæssigt møde. Samtidig oplever deltagerne, at de får noget med hjem fra seminaret. Det gør dem mere positivt indstillet i den efterfølgende debat, hvor eksperten ikke nødvendigvis behøver at deltage.

Du kan vælge at invitere ensartede leverandører af standardprodukter. Ved et sådant seminar kender deltagerne hinandens produktionsforhold, og det giver mulighed for at diskutere meget konkrete miljøproblemer og mulige indsatsområder. Samtidig kan det være den eneste løsning, hvis I overvejer et miljøtiltag eller investering, som stiller nye krav til leverancerne. Men du skal være opmærksom på, at det kun giver mening at samle en række ensartede leverandører, hvis virksomhedens indkøb er så stort, at du bruger mange leverandører. Af konkurrencemæssige hensyn kan leverandørerne dog være tilbageholdende med informationer. Men typisk resulterer denne type seminarer i, at der bliver spredt viden om best practices, og at leverandørerne bliver enige om, hvad der er de væsentligste miljøforhold.

Ved at holde et seminar for leverandører (og eventuelt kunder) fra forskellige steder i produktkæden sikrer du dig, at miljøforholdene bliver diskuteret ud fra et livscyklusperspektiv. Alene det at samle virksomheder fra hele produktkæden plejer at give resultater, fordi I får viden om hinandens tekniske og markedsmæssige forhold.

Leverandørbesøg
Tager du på besøg hos leverandøren, signalerer du først og fremmest, at du er af den indstilling, at I skal samarbejde i lang tid fremover. Og at det derfor godt kan betale sig for leverandøren at yde en indsats for at tilfredsstille jeres specifikke behov.

Besøget giver dig samtidig indblik i leverandørens produktionsforhold. Og de muligheder og begrænsninger som produktionsforholdene sætter på miljøarbejdet. Det betyder, at du langt hurtigere kan vurdere, om et nyt miljøtiltag er realistisk at gennemføre eller ej. 

Leverandørbesøget er også velegnet til at samle flere personalegrupper fra hver virksomhed. Mange gange opstår der ideer til miljøforbedringer blot ved at forskellige faggrupper mødes. Besøget kan sagtens kombineres med, at virksomheden alligevel skal mødes med leverandøren af andre årsager end miljø. 

I kan også invitere leverandøren til at besøge jer. Og benytte lejligheden til at leverandøren vejleder jeres personale i miljørigtig brug og bortskaffelse af deres produkter.

Levison+Johnsen+Johnsen besøger ofte deres leverandører og får besøg af dem. På disse mere eller mindre formelle møder bliver nye idéer og muligheder til miljøforbedringer diskuteret sammen med andre relevante emner. Levison+ Johnsen+Johnsen’s miljødialog med leverandørerne er med andre ord hovedsagelig mundtlig. Det har også den fordel, at de meget små leverandører (énmandsvirksomheder) også får en chance. Hvis leverandørerne skal levere en masse skriftlig dokumentation, går det ud over de meget små, som ofte har svært ved at skaffe denne dokumentation.

Udviklingssamtaler
Det er vigtigt, at miljøforhold bliver et emne i udviklingssamtaler, hvor ledende medarbejdere fra virksomheden og leverandøren mødes for at udveksle informationer om, i hvilken retning de enkelte virksomheder bevæger sig på lang sigt. 

Du er nået et stort skridt med leverandørdialogen, hvis resultatet af en udviklingssamtale bliver, at begge virksomheder vælger en række miljømæssige indsatsområder og bliver enige om forbedringsmål. Men bliver virksomhederne ikke enige om en fælles udviklingsretning, er det også et brugbart resultat. Det giver virksomheden mulighed for i god tid at tilpasse sig leverandørens udviklingsretning eller søge efter en anden samarbejdspartner. 

For at udviklingssamtalen skal have gennemslagskraft i begge organisationer er det nødvendigt, at ledende medarbejdere fra miljø, produktion, indkøb, produktudvikling, kvalitet, salg og ledelse fra begge virksomheder deltager. 

For at få substans i diskussionen om fremtidens muligheder og begrænsninger kan du overveje at tage udgangspunkt i:
• Hvilken retning den teknologiske udvikling bevæger sig. Det kan være, hvordan jeres kerneteknologi har udviklet sig gennem tiden. Eller en vurdering af, hvordan I kan udnytte nye lovende og mindre forurenende teknologier 
• Markedsmæssige scenarier. Hvor I sætter forskellige scenarier op for, hvilke miljøkrav slutkunderne på sigt kan forventes at stille. Og med udgangspunkt i de enkelte scenarier diskuterer, hvad der skal til for, at I kan opfylde kravene 
• Hvordan branchen tidligere har taget nye teknologier til sig. Der er en tendens til, at nye teknologier spredes på samme måde inden for en branche

I slutningen af udviklingssamtalen er det vigtigt, at I beslutter, hvad næste skridt skal være, og hvornår det skal tages. Ellers risikerer I, at de idéer, der blev udvekslet under mødet, aldrig bliver gennemført. For at sikre, at leverandøren også har fremdrift i sit miljøarbejde, kan I overveje, hvordan leverandøren skal motiveres. Det kan være en joint venture, en aftale om at I deler besparelser i porten, eller at I under givne forudsætninger forpligter jer til at aftage en fast mængde fra leverandøren.