Miljødialog med leverandører

5. Hvordan evaluerer du leverandørerne?

Rådene i dette kapitel handler om, hvordan du kan evaluere leverandørerne i forhold til de mål, du har fastsat for dialogen. Evalueringen kan være både kvalitativ og kvantitativ.

5.1 Tag konsekvensen af evalueringen

I skal være indstillet på at tage konsekvensen af de signaler, I sender til leverandørerne. De leverandører, der ikke kan opfylde eventuelle krav, bør ikke være godkendte leverandører til virksomheden. Hvis I er i dialog med leverandører om at forbedre miljøpræstationen, skal I være indstillet på et samarbejde, hvor begge parter ændrer holdninger og adfærd.

Af de godkendte leverandører på de tre niveauer kan du forvente, at:
• leverandører på niveau 3 overholder miljølovgivningen
• leverandører på niveau 2 opfylder minimumskrav
• leverandører på niveau 1 arbejder på at opfylde forbedringsmål 

Når du evaluerer leverandørerne på hvert niveau, kan du opdele dem i følgende grupper: 
• Godkendte leverandører: Leverandører, som du ikke behøver at gøre en indsats over for, fordi de opfylder alle krav
• Leverandører til observation: Godkendte leverandører, som ikke kan opfylde mindre væsentlige krav. Du vil gøre en aktiv indsats for, at de på mellemlang sigt opfylder alle krav
• Uacceptable leverandører: Leverandører, der ikke kan opfylde de væsentligste krav. De skal kunne opfylde kravene på kort sigt for ikke at blive udskiftet

Levison+Johnsen+Johnsen’s vurdering af leverandørerne er i høj grad baseret på dialog og tillid ud fra de daglige erfaringer med leverandørerne. Flere forskellige personer hos Levison+Johnsen+Johnsen deltager i den årlige evaluering af leverandørerne, og diskussionerne tager udgangspunkt i individuelle, subjektive erfaringer. Ved at flere personer deltager, undgår man, at vurderingerne kommer til at afhænge af en enkelt persons indtryk. For Levison+Johnsen+Johnsen er leverandørernes indstilling til miljøarbejdet det vigtigste. Jo mere aktiv og lydhør leverandøren er, desto bedre. Resultatet af evalueringen er en opdeling af leverandørerne i 4 grupper:
• Gruppe 1: Leverandører, der selv er miljøaktive, og som bruges så vidt muligt
• Gruppe 2: Leverandører, der er miljøpositive, men som skal opfordres til at gøre en indsats
• Gruppe 3: Leverandører, som ikke er interesserede i miljø og ikke kan påvirkes, men som er nødvendige i produktionen
• Gruppe 4: Leverandører, som ikke er interesserede i miljø og kan undværes, og som derfor bliver valgt fra

5.2 Brug scoringssystemer til at få overblik

Scoringssystemer kan give et overblik, når der anvendes mange relativt enkle og ensartede kriterier ved evalueringen af leverandørerne. Resultatet af scoringerne vil dog altid være en forenkling af virkeligheden, og det er derfor vigtigt at beskrive forudsætninger og vægtninger ved formidling af resultaterne af scoringerne.

Det tager tid at udvikle scoringskriterier, men det sparer tid at bearbejde data og vurdere leverandører ud fra scoringen. Det betyder, at du kun kan spare tid ved at bruge scoringssystemer, hvis du over en længere periode har de samme leverancer.

Miljø er som regel blot et af flere kriterier, der anvendes i scoringen. Typisk indgår miljø kun som et element blandt kriterier for leveringskvalitet, service, pris, kvalitetsstyring, sundhed og sikkerhed, etc. Scoringerne resulterer typisk i en klassificering af leverandørerne i god, middel og ikke tilfredsstillende. Styrken ved en sådan klassificering er, at den kan bruges til at formidle en tydelig vurdering af leverandøren. Og kan fungere som igangsætter for et samarbejde om miljøforbedringer med leverandøren. Scoringssystemer egner sig derfor bedst til at vurdere leverandørerne på niveau 2.

Hvis du scorer dine leverandører uden først at udsende spørgeskemaer eller lignende og derefter sender scoringen til leverandørerne, signalerer du, at det er leverandørernes ansvar selv at komme med relevante miljøinformationer. Fx sender Novo Nordisk et brev til hver leverandør, hvoraf deres scoring fremgår. Det forklares, hvilke oplysninger scoringen er lavet på baggrund af. Hvis leverandørerne mener, at de skal vurderes anderledes, er det op til leverandøren selv at bidrage med informationerne.

Hos Nokia, Audio & Electronics anvender man et omfattende scoringssystem til vurdering af miljøforholdene hos leverandørerne. Leverandørerne bliver bedt om at udfylde en såkaldt ”selv-vurdering”, hvor de skal svare ”Ja” (dokumenteret, krav opfyldt), ”Nej” (forefindes ikke, ej påbegyndt, ikke dokumenteret) eller ”Delvist” (ikke færdiggjort, påbegyndt, visse resultater foreligger) på en lang række miljøspørgsmål. Et centralt element i leverandørstyringen er anvendelsen af ”sorte” og ”grå” lister, som opregner kemikalier, som henholdsvis ikke må anvendes og som skal søges begrænset/udfaset.

Nokia stiller fx følgende spørgsmål til leverandørerne:

Brdr. Hartmann har også udviklet et scoringssystem til bearbejdning af svarene fra det spørgeskema, som de sender til de miljømæssigt væsentlige leverandører. Som beskrevet i afsnit 3.4 fokuserer Hartmann på, hvor langt leverandøren er eller ønsker at gå i sin miljøindsats. Ud fra svarene tegnes en miljøprofil for hver leverandør. Af miljøprofilen ses det tydeligt, om leverandøren er miljøaktiv og på hvilke områder. Jo mindre areal af profilen, desto mere aktiv. Og omvendt. Når profilerne er tegnet for alle leverandører i de enkelte leverandørkategorier, sender Hartmann en kopi af resultatet til den enkelte leverandør. Samtidig vedlægges en kopi af gennemsnitsprofilen, og leverandøren kan så selv se, om han er bedre eller dårligere end gennemsnittet. På nuværende tidspunkt er ingen leverandører blevet sorteret fra ud fra en ”dårlig” miljøprofil, men Hartmann har oplevet, at leverandører, der selv kan se, at de ligger under gennemsnittet, ringer for at spørge, om de er i ”farezonen”.

5.3 Udarbejd en plan for evaluering af leverandørerne

Du behøver ikke at evaluere de enkelte leverandører ens - og lige ofte. Du kan udarbejde en plan for, hvornår og hvordan du vælger de enkelte leverandører ud til en grundig evaluering. Når du har udarbejdet planen, bør du fortælle dine leverandører, hvornår det er deres tur til at blive evalueret. Det er vigtigt, at du holder planen. Hvis du ikke kan overholde den, hvorfor skulle leverandøren så? 

Du kan gøre som Iduna. Hvert år evaluerer de alle leverandører internt, hvor de dels tager udgangspunkt i kendte oplysninger om leverandørens miljø- og kvalitetsarbejde, dels i afvigelsesrapporter fra de enkelte leverancer. Ud fra den interne evaluering udvælges problematiske leverandører - typisk omkring 5 - som Iduna efterfølgende tager kontakt til. Det kan være ved at afholde et møde, besøge leverandøren eller ved at gennemføre en revision af leverandøren. Formen afhænger af, hvor problematiske afvigelserne er. På den måde koncentreres indsatsen om få, men velvalgte leverandører.

5.4 Tag på miljørevision hos miljøkritiske leverandører

De miljøkritiske leverandører er dem, der ikke er indstillet på at afgive miljøinformationer eller ændre forhold, som du betragter som værende kritiske for miljøet eller for din mulighed for at dokumentere jeres produkters miljøegenskaber. Det kan være relevant at kontrollere de miljøkritiske leverandører gennem en miljørevision.

En miljørevision af leverandøren giver et stærkt signal om, at du tager leverandørers miljøforhold alvorligt. Du skal ikke være bange for at besøge leverandører, som er langt større end jer. Husk på, at du ikke er den eneste, der stiller miljøspørgsmål og -krav. Så selv om du ikke alene kan påvirke leverandøren, så kan du være med til at skubbe i den rigtige retning.

Inden du tager på miljørevision hos en leverandør, bør du tage stilling til følgende:
• Hvad er formålet med revisionen? Ønsker du at få et overordnet billede af leverandørens miljøarbejde? Ønsker du at få dokumentation for specifikke produktions- eller produktforhold? Eller ønsker du at signalere, at du tager leverandørens miljøforhold alvorligt?
• Hvad vil du have at vide? Hvis du har udarbejdet et spørgeskema til leverandører, kan du tage udgangspunkt i det, når du planlægger revisionen. Men du bør tilpasse spørgeskemaet til den konkrete leverandørs miljømæssige forhold. Hvis leverandøren har udarbejdet en miljøpolitik eller opsat mål- og handlingsplaner på miljøområdet, kan du også stille spørgsmål til, hvordan miljøpolitikken eller mål- og handlingsplaner bliver omsat i praksis.
• Hvordan vil du få det at vide? Mundtlige svar er velegnede til at få viden om leverandørens miljøarbejde og holdninger. Til gengæld er skriftlige svar velegnede til at få dokumentation for konkrete miljøresultater. Fx produktdatablade, tilsynsrapporter og testresultater.

• Hvem skal deltage? Det er væsentligt, at miljøfagligt personale fra begge virksomheder er repræsenteret, fordi det er dem, der har mest indblik i miljøforhold. Men for at signalere, at der er en forretningsmæssig relation, bør en medarbejder fra leverandørens salg/marketing og en af jeres indkøbere også deltage i revisionen.
• Vil du vises rundt hos leverandøren? Selv om størstedelen af revisionen foregår i et mødelokale, så bør leverandøren give dig en rundvisning. På den måde får du et konkret indblik i leverandørens miljøarbejde og -forhold.
• Hvordan giver du leverandøren en tilbagemelding? Skal leverandøren have mundtlig eller skriftlig tilbagemelding? Det vil selvfølgelig afhænge af formålet. Men du kan overveje at udarbejde et referat og en mangelliste, som leverandøren kan bruge i sit videre miljøarbejde.