| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste |

Dokumentation af offentlige grønne indkøb

2. Hovedkonklusioner af projektforløb

2.1 Udbygning af videngrundlaget - fase 1

Udbygning af videngrundlaget har taget afsæt i de erfaringer, der blev indhentet i forprojektet.

2.1.1 Telefonsurvey

En central del af fase 1 var at kortlægge en række forhold vedrørende indkøb i det offentlige. Det blev gennemført ved en omfattende telefonsurvey hos alle amter og kommuner, baseret på et standardspørgeskema. Spørgsmålene var centreret omkring organisering af indkøb, indkøbspolitikker samt valg af IT-systemer.

Telefonsurveyet viste, at kommunerne er meget forskelligt organiseret med hensyn til indkøb. De store kommuner er generelt mere centralt organiseret end de små. Størstedelen af kommunerne har decentralt koordineret indkøb, det vil sige, at der fra centralt hold indgås indkøbsaftaler, som kommunens institutioner kan anvende, men kun i ca. en fjerdedel af kommunerne er institutionerne forpligtet til at benytte centralt forhandlede aftaler. Ca. en fjerdedel af kommunerne har en central indkøbschef, og i de små kommuner er det mindre end 20 procent, der har en fuldtidsmedarbejder med ansvar for indkøb. Amterne er på flere områder organiseret som de store kommuner og dermed mere centralt orienteret i deres indkøbsorganisering.

Langt hovedparten af kommunerne registrerer deres indkøb på artskonto i finansbogholderiet med beløbsangivelse og ca. 10 procent af kommunerne (lidt højere for amterne) har et indkøbssystem, hvor der både registreres på varenummer, -mængde og -beløb. Dette medfører, at det for hovedparten af indkøbene i amter og kommuner ikke registreres, hvilke konkrete varer, der bliver købt ind, og at det derfor er vanskeligt at dokumentere andelen af grønne indkøb.

Samlet set medfører disse forhold, at der er store forskelle i den information om grønne indkøb, de forskellige amter og kommuner er i besiddelse af, både hvad angår omfanget af information, men også kvaliteten af den information, der kan tilvejebringes.

Langt hovedparten af kommunerne og amterne benytter Kommunedatas system, men der er en del, der har oplyst, at de er på vej over i andre systemer. Staten bruger hovedsagligt SCR, men er ved at konvertere til Navision Stat.

2.1.2 Definition af den offentlige sektor

Den offentlige sektor er i projektet defineret analogt til definitioner i nationalregnskabet og Danmarks Statistik, således at grønne indkøb som andel af det samlede indkøb fremover kan estimeres på en ensartet og konsistent måde udfra Danmarks Statistiks oplysninger.

Grundlæggende består den offentlige sektor af offentlig forvaltning og service samt den offentlige del af selskabssektoren. Disse enheder er igen underopdelt i 9 undersektorer. Offentlig forvaltning og service består af de institutioner, der har som hovedformål at fremstille ydelser på ikke–markedsmæssige vilkår ("gratisydelser") og som hovedsageligt finansieres via opkrævning af skatter og afgifter. Den offentlige del af selskabssektoren består af de institutioner og virksomheder, der fremstiller varer og tjenester på markedsmæssige vilkår og som ejes og/eller kontrolleres af det offentlige. Ejerskab foreligger, når det offentlige ejer mere end 50% af aktiekapitalen i virksomheden.

Det er aftalt med koordinationsgruppen og Danmarks Statistik, at "den offentlige sektor" afgrænses til integrerede offentlige institutioner, sociale kasser og fonde samt offentlige, selskabslignende virksomheder. Afgrænsningen er nærmere beskrevet i bilag 3, hvortil der henvises.

2.1.3 Referenceværdi for offentlige grønne indkøb

KPMG kontraherede med Danmarks Statistik for at få udviklet en robust og fremtidssikret opgørelse over de samlede offentlige indkøb, der kunne bruges som referenceværdi i forhold til grønne indkøb. Der viste sig store problemer med dels at få afgrænset den offentlige sektor i forhold til sådan en værdi, dels at få præciseret de offentlige standardkonti, så opgørelsen vil være brugbar som referenceværdi. Danmarks Statistik har i samarbejde med KPMG udarbejdet et notat, der er vedlagt som bilag 3. Notatet opgør de samlede offentlige indkøb til 140 mia.kr. i 1997. Ved opgørelsen af referenceværdien er der taget udgangspunkt i Danmarks Statistiks opdeling af den offentlige sektor i nationalregnskabet, som omtalt under afsnit 4.1.2.

2.1.4 Datatilgængelighed og -kvalitet hos offentlige indkøbere

I projektet er set på datatilgængeligheden og -kvalitet for Amter, Kommuner, Statens og Kommunernes Indkøbs Service (SKI) og IT-leverandører (KMD og Navision Stat) og kun i mindre grad på leverandører af varer og tjenesteydelser. Der kan ikke siges noget generelt om staten, da den er meget forskelligt organiseret.

Oplysningerne er tilvejebragt gennem interview, telefonsurvey, virksomhedsbesøg samt kontakt til ressourcepersoner på området.

Hovedparten af alle indkøb i amter og kommuner registreres i beløb på finanskonto frem for på varenummer. Det gør det vanskeligt at dokumentere andelen af grønne indkøb på specifikt vareniveau. Det er dog muligt at trække oplysninger om, hvor meget der er købt fra de forskellige leverandører, således at andelen af varekøbet fra forskellige leverandører, hvortil der er stillet grønne krav, kan angives. Der henvises i øvrigt til afsnit 4.1.1 - Telefonsurvey.

SKI (Statens og Kommunernes Indkøbs Service) har i dag en e-handelsløsning, som på vareniveau kan dokumentere andelen af grønne indkøb. Primo år 2001 var det dog kun en meget lille del af SKI’s varer, der var miljøvurderet i deres e-handelsmodul. Endvidere er det ligeledes en meget lille del af SKI's omsætning, der gik via e-handelsløsninger (under 0,5%).

SKI's varekatalog vil indgå som en del af Finansministeriets fælles e-handelsportal.

Datatilgængeligheden hos leverandørerne er under kraftig ændring som følge af de muligheder, som e-handel og elektroniske indkøbskataloger giver. Ændringerne går meget stærkt, og der er stor forskel på, hvor langt forskellige leverandører er nået. Generelt må det antages, at mange leverandører vil være i stand til at levere information om solgte varer.

E-handel må forventes radikalt at ændre den måde, som mange af de daglige indkøb foretages på. Det vil via e-handel blive langt lettere at informere om, hvilke varer der er indgået rammeaftaler for, om varen er registreret som grøn, priser, leveringsbetingelser osv.

2.1.5 Nedre grænse for indkøbsenheder

KPMG har ligeledes i fase 1 vurderet, om der kunne identificeres en nedre grænse for indkøbsenheder, der bør dokumentere grønne indkøb. Grænsen afhænger af, hvor indsatsen med at hente data ikke står mål med resultatet samt konsekvenserne for kvaliteten af den samlede dokumentation, hvis disse udelades.

En nedre grænse for indkøbsenheder afhænger af den metode, der anvendes til at opsamle dokumentation om grønne indkøb. Med de forslag, der lægges frem i denne rapport, vurderer KPMG, at det ikke er meningsfyldt at opdele ud fra størrelsen af indkøbsenhederne. Store såvel som små enheder kan principielt set have lige let/svært ved at dokumentere deres grønne indkøb i forhold til spørgeskema og e-handel. Der er således ingen gevinst ved evt. at udelade enheder under en vis størrelse.

2.2 Udarbejdelse af spørgeskema - fase 2

I forlængelse af den gennemførte survey er der udarbejdet et spørgeskema og hertil hørende vejledning med definition af offentlige grønne indkøb, se bilag 1 og 2.

Ved udarbejdelsen af spørgeskemaet er der taget udgangspunkt i de krav til offentlige grønne indkøb, som fremgår af cirkulære/aftalen om miljø- og energihensyn ved offentlige indkøb samt indhentede erfaringer fra telefonsurvey. Endvidere er det tilstræbt, at spørgeskemaet er overskueligt, let at udfylde (maks. 2 timer inkl. indhentning af oplysning), ubureaukratisk (uden meget administrativt arbejde samt omfattende kontrolsystemer) og at respondenterne skal have en rimelig chance for at kunne besvare spørgsmålene. Spørgeskemaet skal kunne bruges på tværs af de offentlige organisatoriske enheder, dvs. uanset om man er en offentlig virksomhed, en kommune, et amt eller et departement. Spørgeskemaet skal samtidig være forberedt til senere udbygning, hvis der kommer nye indikatorer eller der viser sig behov for efterfølgende justeringer.

Udfra definitionen "grønt indkøb" i vejledningen kan en indkøbt vare være karakteriseret som et "grønt indkøb" uden at den indkøbte vare er "mærket grøn" (miljø-, energi- eller Ø-mærke eller lign.) eller at leverandøren/producenten er miljøcertificeret (ISO 14001, EMAS certificeret eller på anden måde). Det er således indkøbshandlingen/-adfærden hos indkøberen, der tæller og ikke resultatet (køb af grønne varer/ydelser). Derfor skelnes der også mellem "grønne indkøb" og "grønne varer".

Det er i dag ikke muligt at opgøre, hvor stor er del af de offentlige indkøb, der rent faktisk resulterer i køb af "grønne varer" eller leveres af miljøcertificerede leverandører/virksomheder, idet det med de tilgængelige registreringssystemer ikke er muligt at trække oplysninger ud om omfanget af køb af "grønne varer/ydelser" i det offentlige. Muligheden herfor forventes indført i forbindelse med udbygning af e-handel.

Udarbejdelsen af spørgeskemaet er sket i samarbejde med styregruppen samt et nedsat brugerpanel af institutioner fra de respektive dele af den offentlige sektor. Brugerpanelet har undervejs kommenteret både spørgeskema samt tilhørende vejledning, definition af grønne indkøb og definition af e-handel med henblik på at afprøve forståeligheden og anvendeligheden af spørgeskema og vejledning.

Megafon, som er et professionelt research- og analyseinstitut, har kommenteret spørgeskemaet samt kvalitetssikret spørgsmålene.

2.3 Spørgeskemaundersøgelsen - fase 3

Spørgeskemaundersøgelsen er gennemført i samarbejde med Koordinationsgruppen for offentlige grønne indkøb.

Kommunernes Landsforening, Amtsrådsforeningen og Miljø- og Energiministeriet udfærdigede forsidebreve på eget brevpapir og spørgeskema og tilhørende vejledning blev sendt ud til samtlige af landets 275 kommuner og 14 amter samt et uddrag af statsinstitutioner og -virksomheder - i alt 20 departementer og 100 statslige institutioner.

En uge efter at svarfristen var overskredet, blev der sendt rykkerskrivelse ud til de enheder, der ikke havde besvaret spørgeskemaet, og ca. tre uger efter blev der lukket for flere besvarelser.

Svarprocenten på spørgeskemaundersøgelsen vurderes som værende tilfredsstillende, idet 93% af amterne, 77% af kommunerne og 82% inden for staten har besvaret og returneret spørgeskemaet.

Resultaterne af spørgeskemaundersøgelsen er kommenteret og analyseret af KPMG og afrapporteret i særskilt delrapport til Miljøstyrelsen: "Sammenfatning og analyse af spørgeskemaundersøgelse, februar 2001". I denne delrapport er undersøgelsen og besvarelserne af de enkelte spørgsmål kommenteret nærmere, ligesom der er redegjort for usikkerhedsmomenter ved undersøgelsen. For uddybende oplysninger henvises til denne delrapport.

2.3.1 Hovedkonklusioner af spørgeskemaundersøgelsen

Godt halvdelen af kommunerne har svaret, at de er i gang med at udarbejde en nedskreven grøn indkøbspolitik eller allerede har en. Det samme gør sig gældende for to ud af tre statslige enheder og elleve ud af tretten amter. Dem, der har en grøn indkøbspolitik, har for en stor dels vedkommende informeret om den til underliggende forvaltninger og institutioner eller er i gang. Lidt over halvdelen af de forespurgte er i gang med eller har fulgt op på, om de underliggende forvaltninger og institutioner efterlever den grønne indkøbspolitik. I de forespurgte offentlige enheder er der færre, der er i gang med at få udarbejdet handlingsplaner, og antallet af handlingsplaner er færre end antallet af indkøbspolitikker (hvorfor der her ligger en opgave, da handlingsplaner normalt angiver, hvordan politikken skal udmøntes i praksis). Mellem 30% og 50% af dem, der har en grøn indkøbspolitik/handlingsplan, har svaret, at de er i gang med eller har truffet beslutning om en revision af handlingsplanen/den grønne indkøbspolitik.

En væsentlig del af indkøbene, der foretages i det offentlige, foretages uden forudgående udbud. De foretages på ad hoc-basis af forskellige medarbejdere ofte uden faglig indkøbskompetence. Det er derfor væsentligt med klare retningslinjer for sådanne typer af indkøb. Det er forholdsvis få af de adspurgte enheder, som har retningslinjer for grønne indkøb, der ikke er foretaget på indkøbsaftale. At udpege en ansvarlig eller koordinator for grønne indkøb er en måde at få sat fokus på området samtidig med, at der løbende kan arbejdes med udbredelsen af grønne indkøb. Omtrent halvdelen af amterne og statsenhederne har svaret, at de har udpeget en ansvarlig/koordinator for grøn indkøbspolitik, mens dette er tilfældet i ca. en tredjedel af kommunerne.

Samlet set svarer hovedparten (omtrent to tredjedele) af de offentlige enheder, at de vægter miljø på lige fod med kvalitet, pris og service. Denne holdning skulle gerne udmønte sig i, at der så også bliver stillet konkrete krav til miljøet ved indkøb af varer og tjenesteydelser. Hertil svarer størstedelen, at de ofte, næsten altid eller altid stiller grønne krav ved indkøb af varer. Når man ser på tjenesteydelser, har størstedelen svaret, at de en gang imellem, ofte eller næsten altid stiller grønne krav ved indkøb. Der bliver altså, ifølge undersøgelsen, stillet lidt færre grønne krav ved indkøb af tjenesteydelser end ved indkøb af varer.

Undersøgelsen peger endvidere på, at når de offentlige enheder skal indhente viden om miljøforhold vedrørende varer, er de anerkendte miljø- og energimærker det mest benyttede, og derefter kommer leverandørens oplysninger. Langt færre benytter egne miljøfolk (staten har for en stor dels vedkommende ikke nogle). Miljøstyrelsens vejledninger/udmeldinger bliver for over halvdelens vedkommende brugt en gang imellem eller ofte. Godt halvdelen af amter og kommuner samarbejder en gang imellem eller ofte med andre offentlige enheder om at indhente miljøviden.

I spørgeskemaet er de offentlige enheder blevet bedt om at vurdere omfanget af deres grønne indkøb på basis af definitionen i vejledningen til spørgeskemaet. Denne vurdering giver en indikation af, hvad niveauet er, men er altså ikke et præcist mål for dette offentlige grønne indkøb, da denne viden oftest ikke er til stede på forhånd i de offentlige enheder og ikke ville kunne fremskaffes indenfor rammerne af denne spørgeskemaundersøgelse. En stor del (15-25%) har svaret ved ikke på dette spørgsmål, hvilket er med til at illustrere denne pointe. Det overordnede billede er, at størstedelen af besvarelserne ligger i intervallet 0-40% grønne indkøb, bortset fra staten, hvor der er lidt flere besvarelser over 40% end under 40%.

Parterne bag aftalen anbefaler 6 indsatsområder for grønne indkøb, der skal prioriteres højt fremover. De 6 anbefalede indsatsområder, der er udmeldt til kommuner, amter og statslige institutioner marts 2000, omfatter: Rengøringsmidler, rengøringsservice, møbler, pc-udstyr, vaskemidler og vaskeservice. Indtrykket fra undersøgelsen er, at hovedparten af disse indsatsområder allerede er eller er ved at blive implementeret som indsatsområder for offentlige grønne indkøb.

2.3.1.5 E-handel

Langt størstedelen af de offentlige enheder har endnu ikke implementeret e-handel. Mellem 60-80% svarede, at de ikke budgetterede med e-handel i næste års budget og kun 20-30% har svaret, at de har udarbejdet en strategi/handlingsplan for e-handel. Imidlertid går udviklingen så hurtigt på dette område, at dette billede kan ændre sig hurtigt.