| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste |

Dokumentation af offentlige grønne indkøb

3. Modulsystem til opgørelse af grønne indkøb

Som led i udvikling af et modulopbygget system til opgørelse af grønne indkøb har KPMG vurderet følgende 4 forslag til moduler:

1. Opgørelse af indsatsen for grønne indkøb ved en årlig tilbagevendende spørgeskemaundersøgelse, som foretaget i fase 3
2. Opgørelse af grønne indkøb på konto/fakturaniveau
3. Opgørelse af grønne indkøb på varenummerniveau
4. Opgørelse af grønne indkøb via e-handel.

Vurdering og muligheder for anvendelsen af hvert af disse 4 moduler er gennemgået nærmere i de efterfølgende afsnit 5.1 til 5.3.

Ved udvælgelsen af egnede opgørelsessystemer er der lagt vægt på, at systemet er enkelt, fleksibelt og anvendeligt med et minimum af ressourcer hos de rapporterende enheder. Samtidig skal systemet være fremtidssikret og give muligheder for justeringer som følge af bl.a. organisations- og IT-mæssige ændringer i den offentlige sektor. Dette giver i sig selv nogle væsentlige begrænsninger i løsningen af opgaven.

KPMG har i forbindelse med projektet udviklet og testet en spørgeskemaundersøgelse vedrørende grønne indkøb i stat, amt og kommune som omtalt i afsnit 4. KPMG vurderer, at en periodisk tilbagevendende spørgeskemaundersøgelse vil være en brugbar løsning til indhentning af basisdokumentation om offentlige grønne indkøb. Spørgeskemaer kan anvendes til via kvalitative indikatorer at måle status og fremdrift i grønne indkøb, men giver ikke mulighed for en beløbsmæssig opgørelse af grønne indkøb. Spørgeskemaundersøgelsen som modul til dokumentation af grønne indkøb beskrives mere detaljeret i kapitel 3.1

KPMG har undersøgt, om e-handel i nær fremtid vil udgøre en brugbar løsning i forbindelse med elektronisk registrering af offentlige grønne indkøb. Der eksisterer allerede flere forskellige løsninger på markedet for e-handel, og udviklingen går meget stærkt. KPMG har i kapitel 5.3 beskrevet de forskellige e-handelsmuligheder samt vurderet deres anvendelighed i relation til dokumentation af offentlige grønne indkøb udfra fastlagte kriterier.

På sigt, når e-handelsregistreringssystemer er almindeligt udbredte, anbefales det, at spørgeskemaet udbygges med spørgsmål om, hvor stor en del af de foretagne indkøb via e-handel, der kan karakteriseres som grønne.

3.1 Spørgeskema som modul

KPMG har som tidligere beskrevet udviklet og testet en spørgeskemaundersøgelse til brug for dokumentation af offentlige grønne indkøb.

Spørgeskemaundersøgelsen har vist sig anvendelig til at indhente basisdokumentation om grønne indkøb i det offentlige. Ved den allerede gennemførte spørgeskemaundersøgelse foreligger en status for stat, amters og kommunes indsats med hensyn til grønne indkøb, og undersøgelsen vil ved gentagelser kunne belyse fremdriften og udviklingen i indsatsen.

Spørgeskemaundersøgelsen sigter specielt på at belyse, i hvilket omfang offentlige virksomheder lever op til intentionerne i cirkulæret/aftalen om grønne indkøb, som er nærmere omtalt i afsnit 3.1. Via spørgeskemaet er det muligt at få nogle kvantitative svar på omfanget af nedskrevne indkøbspolitikker, hvordan miljøviden indhentes, antallet af udarbejdede handlingsplaner, implementering af Koordinationsgruppens anbefalede indsatsområder m.v.

I spørgeskemaet bliver de offentlige enheder bedt om at vurdere omfanget af deres grønne indkøb. Denne vurdering giver en indikation af, hvad niveauet er, men der kan på baggrund af undersøgelsen ikke drages præcise konklusioner om omfanget af grønne indkøb, idet denne viden p.t. oftest ikke er til stede i de offentlige enheder. Cirkulæret/aftalen indebærer, at miljø skal inddrages på lige fod med service, pris og kvalitet. Via spørgeskemaet kan det afdækkes, om dette krav rent faktisk opfyldes ved offentlige indkøb.

Derudover kan spørgeskemaet følge med i udviklingen i e-handel, som vurderes på et tidspunkt at være en brugbar løsning til mere præcis registrering af grønne indkøb og opgørelse af omfanget af grønne indkøb. Når e-handel er blevet mere udbredt, vil det således være muligt at udbygge spørgeskemaet med supplerende spørgsmål på dette område, der vil kunne give mere præcise oplysninger om beløbsmæssig omfang af grønne indkøb.

Sammenfattende er det således KPMG's vurdering, at spørgeskema med visse justeringer, som er omtalt nærmere i det følgende afsnit, er tilstrækkeligt robust og dækkende til at kunne anvendes i fremtidige undersøgelser. Med det relativt lille tidsforbrug som kræves for at udfylde spørgeskemaet og den efterfølgende mulighed for en systematisk bearbejdning af data, opfylder det projektets målsætning om i fremtiden på enkel og ubureaukratisk måde at kunne dokumentere fremdriften og udviklingen i de offentlige grønne indkøb.

3.1.1 Spørgeskemaets fremtidige design

På baggrund af de erfaringer KPMG har fået ved at gennemføre den første spørgeskemaundersøgelse samt resultaterne heraf skal vi anbefale, at spørgeskemaundersøgelsen fremover anvendes til dokumentation af fremdriften og udviklingen i de offentlige grønne indkøb.

KPMG anbefaler, at spørgeskemaundersøgelsen foretages periodisk med samme interval, f.eks. hvert år. Dette vil vænne de offentlige enheder til en tilbagevendende rapportering og motivere til en systematisk opsamling af information, når enhederne på forhånd ved, hvornår og hvad de skal rapportere.

Endvidere bør overvejes, om staten er tilstrækkelig repræsenteret i undersøgelsen. Det kan give en skævhed i undersøgelsen, at samtlige amter og kommuner deltager, mens kun en mindre del af de statslige virksomheder og institutioner deltager. Ved en tilbagevendende rapportering anbefales det derfor at øge andelen af statslige enheder - enten via direkte inddragelse eller ved at overlade dokumentationskravet til de enkelte departementer (analogt til amter og kommuner).

To af de registreringssystemer, der har været på tale i forbindelse med grønne indkøb, er registrering af vareindkøb enten på konto-/fakturaniveau eller på varenummerniveau. Disse to registreringssystemer er vurderet med hensyn til, hvorvidt de er brugbare som dokumentation for opgørelse af grønne indkøb.

KPMG har via telefoninterviews samt besøg hos Kommunedata og på udvalgte institutioner kortlagt de væsentligste økonomisystemer som Stat, amter og kommuner anvender. En meget stor del af Kommunerne anvender KMD-Ø fra Kommunedata, mens Staten hovedsagelig benytter SCR (Statens Centrale Regnskabssystem), men er ved at konvertere til Navision Stat. Amterne anvender både KMD-Ø og andre systemer. I de enkelte institutioner anvendes en række forskellige systemer.

Det er således med baggrund i denne fordeling af økonomisystemer, at løsningsmodulerne 2 og 3 bliver beskrevet. Som det også fremgår af beskrivelserne, har udbredelsen og systemets struktur stor indflydelse på, om modulerne kan anvendes til dokumentation eller ej.

3.2.1 Modul 2: Registrering på konto/fakturaniveau

Det er således ikke på en enkel måde muligt at angive, hvor meget der er brugt på hvid A4 kopipapir, maling eller toiletartikler. Hvis en institution ønsker at vide den eksakte indkøbte mængde af disse tre varer, skal der først printes en liste over posteringer på den pågældende konto, og derefter skal de enkelte fakturaer findes frem i bogholderiet, fakturaerne gennemgås for, om de indeholder køb af hvid A4 kopipapir, maling eller toiletartikler. Til sidst skal tallene på de fakturaer, som indeholder køb af de tre pågældende varer, tælles sammen.

En yderligere komplikation opstår i, at registreringerne ikke altid er korrekte, dvs. at en faktura er registreret under det forkerte kontonummer. Det medfører for eksempel, at varen maling ved en fejltagelse bliver konteret under kontorinventar, fordi malingen anvendes til maling af et kontor, hvilket medfører, at denne faktura ikke kommer med ved sammentællingen. Heraf følger, at resultatet bliver forkert, og denne form for fejlregistreringer forekommer desværre ret ofte.

I de fleste økonomisystemer, f.eks. i KMD-Ø, er der mulighed for at angive en "dimension", når en faktura bogføres på en konto. En "dimension" bruges, hvis en institution ønsker at kende udgifterne til et bestemt projekt, i en bestemt afdeling m.v. Alle fakturaer kan så, når de bogføres, påføres en ekstra "dimension".

Eksempel: Hvis en kommune kører et EU støttet projekt om integration af flygtninge (EU-integration) kan alle fakturaer, som modtages og som vedrører dette projekt, påføres den ekstra dimension "EU-integration". Når projektet så er afsluttet, kan kommunen udskrive en rapport, som viser alle de fakturaer, som er modtaget og mærket "EU-integration".

I stedet for at bruge "dimensionen" til et projekt, kunne "dimensionen" også bruges til at mærke en faktura som "grøn", og kommunen kunne så udskrive en rapport, som viser, hvor stor en del af det samlede indkøb, der er mærket "grøn" ud af det samlede indkøb.

Hvis medarbejderne i en økonomifunktion skal kunne bestemme, om en vare er "grøn", er det nødvendigt, at der forefindes lettilgængelige systemer/opslagsværker, hvorfra der kan hentes oplysninger om, hvorvidt varen er grøn. Det skyldes, at det i det daglige arbejde på en enkel måde skal være muligt at bestemme varens miljørigtighed. Disse systemer findes ikke i dag.

Alternativt skal medarbejderne foretage en subjektiv vurdering af hver enkelt vare. Det medfører et endnu større ressourceforbrug ved registreringen af fakturaer.

Som det ses af det første krav, vil en registrering af, om en vare er grøn eller ej, medføre et yderligere ressourceforbrug. Det skyldes, at medarbejderen skal undersøge og/eller vurdere varens miljørigtighed. Endvidere kræver selve registreringen også et yderligere forbrug af ressourcer, da der for hver varelinje skal ske en registrering af varens miljørigtighed.

Mængden af fakturaer kan variere meget, men fra KPMG's viden fra andre projekter kan der hurtigt blive tale om et ret omfattende arbejde. Som eksempel kan nævnes, at Servicedivisionen, som er en del af Banestyrelsen, modtager omkring 90.000 fakturaer om året. En institution som Århus Tekniske Skole modtager omkring 20.000 fakturaer om året.

3.2.1.3 Samlet vurdering af øget tidsforbrug for Stat, amter og kommuner

Iflg. en rapport⁷ udarbejdet af Finansministeriet håndterer kommunerne alene 30 mio. fakturaer årligt. Anvendes f.eks. et ekstra tidsforbrug på et ½ minut til registrering af grønne indkøb på hver af kommunernes 30 mio. fakturaer, vil dette medføre et ekstra tidsforbrug på godt 150 årsværk.

Gennem en sammenkobling mellem kommunernes 30 mio. fakturaer og kommunernes indkøb af varer og tjenesteydelser⁸, kan det ved en lineær ekstrapolering bestemmes, at der inden for Staten, amterne og kommunerne samlet set er en fakturamængde på ca. 125 mio. fakturaer. Anvendes det totale antal fakturaer, der håndteres inden for Stat, amter og kommuner (ca. 125 mio. fakturaer) vil en registrering af, om varen er grøn eller ej, samlet set medføre et ekstra tidsforbrug på godt 640 årsværk, hvis det igen antages, at det ekstra tidsforbrug er et halv minut. Der skal således ansættes 640 medarbejdere yderligere blot for at kunne registrere, om varen er grøn eller ikke.

Og selv om det teknisk er muligt at registrere, om et indkøb er miljørigtigt eller ej, bliver resultatet af registreringen, at man kan se det samlede "grønne" indkøb, men ikke, hvad der er "grønt" indkøbt af hvid A4 papir, maling m.v. Det vil derfor kun være muligt at finde ud af, hvor meget der er indkøbt af hvid A4 kopipapir, maling eller toiletartikler ved at udskrive lister, gennemgå fakturaer og sammentælle beløbene. For at medarbejderne kan foretage en opgørelse over, hvor stor en mængde af indkøbet af enkelte varegrupper, der kan karakteriseres som værende "grønt", vil det derfor være nødvendigt at gennemgå samtlige fakturaer, der er angivet på den aktuelle konto. Dette bevirker et yderligere forbrug af ressourcer til at beregne de indkøbte mængder af grønne varer inden for den enkelte varegruppe.

Alternativt kan der via samtlige leverandører rekvireres udskrifter over, hvad der er købt. Da der f.eks. inden for en kommune kan være flere tusinde leverandører, og der hos de enkelte leverandører er indkøbt på forskellige kundenumre (et eller flere kundenumre pr. institution), er denne opgave yderst ressourcekrævende.

KPMG anser derfor, at kravet til miljøviden om de enkelte produkter og det store antal fakturaer og leverandører bevirker, at det ikke er muligt at overholde dette projekts målsætning om en enkelt og ubureaukratisk dokumentation ved at opgøre grønt indkøb på konto-/fakturaniveau.

KPMG anbefaler derfor, at modul 2 ikke benyttes til dokumentation.

3.2.2 Modul 3: Registrering på varenummerniveau

For at kunne opgøre grønne indkøb på varenummerniveau kræves, at Stat, amter og kommuner råder over indkøbssystemer. Gennem kortlægningen af IT-systemer er det konstateret, at Stat, amter og kommuner kun i et meget begrænset omfang råder over indkøbssystemer (der registrerer på varenummer). Derfor kan "grønt" indkøb ikke generelt opgøres på varenummerniveau. Dog vil mange af de indkøbsstatistikmæssige fordele, der er i indkøbssystemer, kunne opnås i en e-handels-løsning.

I et indkøbssystem oprettes alle varer, som indkøbes, med varenummer. Når en vare bestilles, oprettes en indkøbsordre, og der angives, hvor meget der skal leveres af hvert varenummer.

Eksempel: Hvis de tre varer hvid A4 kopipapir, maling og toiletpapir skulle indkøbes via et indkøbssystem, vil alle tre blive oprettet med et varenummer:

I et indkøbssystem er det ligeledes nemt at udskrive en rapport, som præcist angiver, hvor meget der er indkøbt af f.eks. V00001, A4 hvid kopipapir 80 g eller V00003 toiletpapir dobbeltlagt soft.

Det vil i opstarten være tidskrævende at oprette alle de varer, som indkøbes og angive stamdata for alle disse. Men data skal kun oprettes én gang.

Eksempel: Banestyrelsen har f.eks. 15.000 oprettede varenumre og udfra hver af disse skal angives, om varen er "grøn" eller ikke. Det kræver, at indkøberen via relevante kilder kan hente oplysninger, om varen er "grøn". Sådanne systemer findes kun for et fåtal af varer, nemlig varer, der er miljømærket og dermed viser, at de er "grønne".

Registreringen af den enkelte vare og om den er "grøn" eller ikke, vil være meget ressourcekrævende, men det skal erindres, at der kun vil være tale om at registrere varen en enkelt gang, hvorefter der vil være tale om at vedligeholde data. I løsningsmodul 2 var der tale om at registrere, om den enkelte vare var "grøn" på hver eneste faktura. Det vil derfor være mindre tidskrævende at dokumentere grønne indkøb i et indkøbssystem end på konto-/fakturaniveau.

Men da kortlægningen i dette projekt har vist, at indkøbssystemer kun bruges i meget begrænset omfang i Stat, amter og kommuner, kan modul 3 ikke benyttes.

3.2.3 Konklusion

Indkøb af grønne varer via elektronisk handel er et område, som p.t. er under opstart og som endnu ikke er implementeret hos langt hovedparten af de offentlige enheder. Udviklingen på området går imidlertid stærkt, og dette billede forventes i de følgende år ændret væsentligt.

I dette afsnit beskrives kendte modulsystemer for indkøb via elektronisk handel. Herunder skal man være opmærksom på, at begrebet "grønt indkøb" i e-handels-sammenhæng er snævrere end begrebet "grønt indkøb" ved spørgeskemaundersøgelsen, hvor et indkøb også betegnes som grønt, hvis der ved indkøbet har indgået en vurdering af varens miljøbelastning på lige fod med pris, kvalitet m.v. Grønt indkøb via e-handel kan defineres som "indkøb af grønne varer" og omfatter således alene varer, der er "mærket grønt", mens grønne indkøb i spørgeskemaundersøgelsen både omfatter indkøb af grønne varer og varer, som i indkøbssituationen er miljøvurderet.

3.3.1 Indkøb via elektronisk handel⁹

Indkøbsfunktionen er inden for de seneste år blevet introduceret for en del nye begreber, der alle relaterer sig til brug af Internettet i indkøbsprocessen, her benævnt e-handel. Hvor indkøberen typisk før har benyttet sig af e-mail, telefon eller telefax når ordrerne skulle effektueres, er der nu udviklet en lang række værktøjer, der understøtter et indkøb, der foregår elektronisk. Indkøbet foretages ved, at den ønskede vare/tjenesteydelse lokaliseres på Internettet via en web-browser, der efterfølgende også benyttes til at effektuere bestillingen.

Internettet indeholder et væld af informationer, og for at få den optimale udnyttelse af disse, har det været nødvendigt at udvikle nogle applikationer, der skaber overblik og strukturerer indkøbsprocessen. Dette har ført til udvikling af en række elektroniske indkøbssystemer, der er tilgængelige for institutionerne via en web-browser. Tilsvarende er udviklingen af elektroniske markedspladser påbegyndt. Markedspladser, der opkobler leverandører og indkøbere og lover at kunne optimere e-handel mellem disse parter.

3.3.1.1 Vurderingskriterier

For at vurdere de forskellige e-handelsmuligheder i relation til dokumentation af offentlige grønne indkøb har vi valgt at angive en vurdering på en række punkter for hver e-handelsmulighed. Vurderingen er foretaget udfra tre klasser.

De parametre, som er vurderet, er

1. Administration

Her lægges vægt på, at løsningen kan administreres med et rimeligt ressourceforbrug. Det, der har særlig interesse, er vedligeholdelse og opdatering af data. Det vil sige vedligeholdelse af varekataloger, leverandøroversigter, brugerlicenser m.v. I vurderingen lægges særligt vægt på, om løsningen giver nogle tidsbesparelser og effektiviseringer i forbindelse med indkøb og dokumentationen af, hvor stor en del af de indkøbte varer, der er grønne.

Administration anses som relevant i vurdering af, om løsningen lever op til kravet om at være enkel og ubureaukratisk.

2. Hvem foretager klassificeringen

Afhængig af om det er leverandøren eller en uvildig part, der har foretaget en miljøvurdering af en vare, må det forventes, at der kan være forskelle i bedømmelsen. Med mindre en leverandør benytter sig at et anerkendt miljømærke, vil det således være tvivlsomt, hvad miljøbetegnelsen omfatter. Det kan på den baggrund være både problematisk og ressourcekrævende for indkøberen at bedømme, om en ønsket vare er i overensstemmelse med den miljøpolitik, institutionen har.

KPMG vurderer, at det ville være hensigtsmæssigt, at det offentlige opstillede fælles operative forudsætninger for, hvornår en vare kunne klassificeres som "grøn". Indtil disse objektive vurderingskriterier er på plads, vil det være relevant at kunne se, hvem der har foretaget vurderingen.

3. Understøtter et rationelt indkøb

Hvorvidt løsningen understøtter rationelt indkøb evalueres for at vurdere, om andre argumenter end det at købe miljørigtigt kan bidrage positivt til et større miljøhensyn i indkøbet. Hvis løsningen understøtter traditionelt indkøb, og kan give en effektivisering på det traditionelle indkøb, kan det forventes, at løsningen bliver implementeret for at sikre et rationelt indkøb i stat, amter og kommuner.

Ved vurderingen lægges vægt på, om løsningen letter arbejdsbelastningen i de enkelte indkøbsafdelinger.

4. Understøtter et miljørigtigt indkøb

E-handelsløsninger varierer i deres anvendelighed for at understøtte miljørigtige indkøb og dokumentationen af disse. I relation til dette kriterium vurderes, om løsningen gør det nemmere og mere effektivt at sikre, at der bliver købt "grønt" ind. Her lægges særligt vægt på, om løsningen på en ubureaukratisk og overskuelig måde gør det let for brugeren at købe miljørigtigt ind.

Denne overskuelighed kunne ske ved en klar miljømærkning, f.eks. ved at varen var mærket med et grønt flag. Endvidere ved at kunne tilføje et filter, således at det kun var blandt de grønne varer, der kunne købes ind.

5. Integration til økonomistyringssystem

For at sikre en enkel og ubureaukratisk dokumentation af grønne indkøb er det relevant at vurdere, om løsningen kan integreres i stat, amter og kommuners økonomisystem. Økonomisystemet er traditionelt set det sted, hvor finansielle og nonfinansielle transaktioner er registreret, idet økonomisystemet danner grundlag for den nødvendige styringsmæssige og lovbefalede rapportering. Hvis oplysninger om grønne indkøb registreres i den enkelte enheds økonomisystem, vil det efterfølgende være muligt at bearbejde og rapportere disse data på linje med den øvrige rapportering.

6. Samlet vurdering

Samlet gives en vurdering af, om systemet understøtter en enkel og ubureaukratisk dokumentation af grønne indkøb. Vurderingen er således en samlet vurdering af, hvor velegnet løsningen er.

3.3.2 Indkøb ved benyttelse af forskellige e-handelsformer

3.3.2.1 E-butikker

En elektronisk butik (e-butik) er karakteriseret ved, at det trykte katalog er erstattet af et elektronisk katalog, der er online. Dette sikrer, at der er 24 timers tilgængelighed til opdateret information fra leverandøren.

E-butikker fungerer ved, at indkøberen via leverandørens hjemmeside finder den ønskede vare og derefter "lægger" denne i sin elektroniske indkøbskurv. Indkøbet via hjemmesiden erstatter den traditionelle afsendelse via fax eller en telefonisk ordreafgivelse, og indkøbskurven repræsenterer indkøberens indkøbsrekvisition. Leverandøren ekspederer ordren på basis af indkøbsrekvisitionen.

De administrative fordelene ved at handle via en e-butik er bl.a., at varekataloget altid er opdateret, at den aktuelle varestatus i mange tilfælde kan kontrolleres, at forretningen er åben 24 timer i døgnet, færre fejl, hurtigere sagsbehandling hos leverandøren og dermed kortere leveringstid etc. For leverandøren er fordelene, at kunderne direkte indtaster ordrerne, således at indtastningsarbejdet falder bort.

Ulemperne for kunden er, at eventuelle indtastningsfejl er kundens risiko, samt at e-butikken ikke er integreret med kundens øvrige systemer. Det giver dobbelt arbejde ved, at kunden skal oprette ordren både i leverandørens system og i sit eget. Rent administrativt er der både fordele og ulemper, hvorfor løsningen må karakteriseres som neutral.

Nedenstående figur illustrerer, hvor varekatalogerne typisk er beliggende, og dermed hvilken part, der er ansvarlig for disses opbygning:

Varekataloget administreres af leverandøren, der selv bestemmer, hvilke data der skal være tilgængelige for potentielle kunder. Det er således leverandøren, der klassificerer miljørigtigheden af de varer, der sælges via en e-butik. Har leverandøren ikke angivet, hvorvidt en given vare er "grøn", vil det ikke være muligt for indkøberen at vide dette, medmindre indkøberen undersøger det via telefon eller e-mail. Løsningen må derfor karakteres som neutral med hensyn til at understøtte miljørigtig indkøb.

E-butikkers udbredelse på Internettet er stor, og der er mange muligheder for at vælge indkøbssted. At købe ind via en elektronisk butik giver kun få fordele i forhold til indkøb foretaget via en telefon, idet den interne indkøbsproces ikke optimeres synderligt.

Ønsker man yderligere at skelne mellem indkøb af varer med et anerkendt miljømærke og indkøb, der angives miljørigtige uden anerkendt mærke, skal disse to hver for sig kunne entydigt identificeres.

E-butikker giver mulighed for relativt hurtigt at skaffe sig overblik over priser og udbud af en vare. Men da løsninger ikke umiddelbart kan integreres med enhedens øvrige systemer, vurderes løsningen som neutral med hensyn til at understøtte et rationelt indkøb.

Samlet vurderes e-butikker som ikke velegnet til at dokumentere grønne indkøb.

Se her!

Der findes i dag flere udbydere af elektroniske indkøbssystemer (e-indkøbssystemer). Et e-indkøbssystem implementeres typisk som et intranet-system. Det vil sige et internt lukket system, der ikke nødvendigvis er tilsluttet Internettet, men hvor indkøbet overfor brugeren foregår meget lig det, der ses på Internettet.

Indkøb foretages vha. søgning i et elektronisk katalog, hvor den ønskede vare udvælges ved hjælp at et "museklik". Brugeren (rekvirenten) udfylder en rekvisition på sin skærm, og denne sendes automatisk til nærmeste overordnede for godkendelse. Efter godkendelse registreres ordren i systemet, der herefter elektronisk ekspederer ordren til leverandøren. Det vil løbende være muligt at se en status på igangværende indkøb. Ved modtagelse af varerne registreres varemodtagelsen i systemet, og såfremt indkøbssystemet er integreret med institutionens økonomisystem, er der mulighed for, at betaling og kontering kan ske automatisk. E-indkøb er velegnet til at integrere til et økonomisystem.

E-indkøbssystemets leverandør- og varestamdata oprettes og vedligeholdes af leverandørerne via en separat sikret adgang, men det er den indkøbende organisation (eller sammenslutning af institutioner), der bestemmer og godkender, hvilke leverandører/varer, der skal være tilgængelige via kataloget, samt hvilke oplysninger der lægges ind. Det vil således være muligt at fremme brugen af "grønne" leverandører/varer, såfremt dette er i overensstemmelse med institutionens indkøbsstrategi. Et e-indkøbssystem er således velegnet (4) til at understøtte miljørigtigt indkøb. Da det er institutionen, der godkender oplysningerne, foretages klassificeringen af, hvor vidt en vare er grøn, af institutionen.

Nedenstående figur illustrerer, hvor varekatalogerne typisk er beliggende, og dermed hvilken part, der er ansvarlig for disses opbygning: Det katalog, som indkøberen ser, er godkendt af institutionen, og det er derfor institutionen, der har ansvaret. De oplysninger, som bliver ført over i indkøberens katalog er et udtræk af udvalgte varer fra leverandørens varekatalog. Derfor er vist, at de begge har et katalog. Indkøberens katalog består af udtræk fra flere leverandørers varekataloger.

Da det er op til den enkelte institution at vurdere, hvorvidt leverandørerne eller de tilbudte varer er "grønne", må kriterier for miljørigtighed fastlægges. Herudover skal der afsættes ressourcer til godkendelse af de vareoplysninger, som leverandøren fremsender, før de tilføjes til indkøbssystemet.

Ud over de "stordriftsfordele", et indkøb via en e-indkøbsløsning giver, vil der også være mulighed for væsentlige administrative besparelser, idet rekvirenten får mulighed for at foretage indkøbet direkte og ikke blot skal afgive ordren internt i organisationen, inden leverandøren kontaktes. Beslutningskompetencen sikres i henhold til de retningslinjer, indkøbssystemet er udbygget med, hvilket betyder, at institutionen kan opretholde en decentral disponeringskompetence samtidig med, at en central styring understøttes. Den centrale styring opnås ved, at aftaler med leverandører indgås af én funktion, der derved får mulighed for at understøtte prisforhandlinger med en større volumen.

For at fremme brugen af et e-indkøbssystem er det vigtigt at sikre, at alle nødvendige varer er tilgængelige via systemet (dette gælder uanset om varen er miljørigtig eller ej), idet man herved får det fulde udbytte af indkøbsløsningen. Løsningen er velegnet til at understøtte et rationelt indkøb.

Administrativt vurderes løsningen som neutral. Det vil koste en del ressourcer at opbygge kataloget. Disse ressourcer kan samles i en central enhed, som således belastes administrativt. Når systemet og kataloget er etableret, skal der afsættes nogle ressourcer til opfølgning på systemet, men vedligeholdelsen af kataloget overlades til leverandørerne. Omvendt vil brugerne af systemer få en administrativ lettelse, da priser og leverandører er valgt, og indkøbsarbejdet er reduceret til en disponering efter indgåede aftaler.

Såfremt alle indkøb foregår ved brug af e-indkøbssystemet, vil det være muligt at dokumentere andelen af grønne indkøb ved udtræk fra dette system. For at kunne trække de relevante informationer ud, er det dog nødvendigt at benytte entydige felter til miljørigtighedsangivelse som sorteringsgrundlag.

Samlet vurderes et e-indkøbssystem som velegnet til at dokumentere grønne indkøb.

Se her!

Indenfor det seneste år er der dukket flere såkaldte elektroniske markedspladser op, og endnu flere er annonceret på vej.

En markedsplads har til formål at matche sælgere med købere, inden en handel foregår, og samtidig give såvel sælgerne og køberne de fordele, elektronisk handel kan give. Markedspladsen skal sørge for integration til alle købere og alle sælgere og tilbyder ofte flere forskellige samhandelstyper.

En markedsplads drives typisk af enten en sammenslutning af købere, en sammenslutning af leverandører eller af en uafhængig part og får som oftest dækket sine omkostninger ved afgifter på de transaktioner, der afvikles via markedspladsen. Det er derfor i markedspladsens interesse at tilfredsstille behovet for så mange indkøbere som muligt. Dette gør dem påvirkelige overfor institutionernes krav om eksempelvis grønne indkøb.

Nedenstående figur illustrerer, hvor varekatalogerne typisk er beliggende, og dermed hvilken part, der er ansvarlig for disses opbygning:

Ved benyttelse af en markedsplads foregår kommunikationen og transaktionerne via et mellemled, og kataloget vil typisk ligge på markedspladsen. Det er administratoren af markedspladsen, der opretter og vedligeholder informationer om leverandørerne, og således også dem, der indgår aftalerne med leverandørerne. Det er derfor dem, der skal stille krav om miljøklassificering af varerne. Der vil typisk være krav om, at leverandørerne selv sørger for at gøre sine data tilgængelige for markedspladsen og for efterfølgende at ajourføre dem.

Der er derfor behov for, at administratoren af markedspladsen fastlægger sin politik i relation til miljørigtighed. Beslutter administratoren fra centralt hold at understøtte miljørigtige indkøb vil markedspladsen bistå med en mere grøn indkøbsmulighed. Men da markedspladser ofte har et meget bredt varesortiment (for at tilgodese alle brugernes krav) sikres det grønne indkøb ikke i samme grad som ved de mindre omfangsrige indkøbssystemer. Med mindre leverandørerne benytter sig af anerkendte miljømærker, er det administratoren, der vurderer miljørigtigheden af varen, hvilket vil kræve en del ressourcer.

Gevinsten for køberen ved brug af en markedsplads i forhold til en e-butik kan være ensartet brugerflade, hvilket letter implementering af elektronisk indkøb hos institutionerne. Ud over dette vil institutioner, der formelt slår sig sammen om indkøb via en markedsplads, have større mulighed for at påvirke leverandøren til såvel lavere priser som eksempelvis øget miljøbevidsthed.

Markedspladsfunktionen er ofte svær at integrere i institutionernes økonomisystem , men da alle transaktioner registreres elektronisk og går via en fælles administration, vil det være muligt at samle historik op om effektuerede indkøb. Opsamlingen skal ske via entydige felter, der gemmes. Der skal derfor ske en angivelse af miljørigtighed, for at "grønne" indkøb kan registreres og dokumenteres.

Et eksempel på noget man kunne karakterisere som en e-markedspladsløsning er den, der er etableret i SKI regi. SKI's hjemmeside indeholder desuden mulighed for at vælge en "grøn" indkøbsmulighed. Varer under denne kategori er karakteriseret ved, at de er fundet miljørigtige. Det skal endvidere nævnes, at Forskningsministeriet er i gang med et EU-udbud, der skal sætte gang i etableringen af en offentlig indkøbsportal.

E-markedspladser vurderes her næsten på linje med e-butikker. Men på grund af den standardiserede brugergrænseflade kan e-markedspladser karakteriseres som mere fordelagtige (1) end e-butikker på det administrative plan.

Samlet vurderes e-markedspladser som neutral med hensyn til dokumentation af grønne indkøb.

Se her!

Online auktioner på Internettet har udviklet sig hastigt, og der er en række auktionstyper, der vinder frem i disse år. Auktioner kan enten ses som enkeltstående services eller som et element på en elektronisk markedsplads.

Den mest markante forskel ses imellem leverandørstyrede og indkøbsstyrede auktioner (omvendte auktioner). Leverandørstyrede auktioner tager udgangspunkt i en vare/tjenesteydelse, som en leverandør ønsker at afhænde og derved udbyder til salg. Det er i den forbindelse op til den enkelte leverandør at klassificere varens miljørigtighed.

Indkøbsstyrede auktioner opstår på baggrund af et behov, der udbydes, og som relevante leverandører herefter har mulighed for at byde på. Ved indkøbsstyrede auktioner er det den indkøbende institution, der har mulighed for at specificere den ønskede vare/tjenesteydelse og således også dennes miljørigtighed.

Brugen af auktioner er ikke umiddelbart velegnet til at sikre, at institutionerne køber miljørigtigt ind, og de eksisterende koncepter er udarbejdet ud fra et ønske om at optimere pris-, mængde- og leveringsforhold. Det er desuden i dag uklart, i hvor høj grad danske offentlige institutioner kan benytte sig af auktioner uden at overtræde EU-udbudsreglerne, men umiddelbart vil det ikke være noget problem, så længe indkøbene ligger under tærskelværdien for EU-udbud.

Auktioner giver institutionerne muligheden for at købe billigt ind, men auktioner er ikke velegnet til indkøb af varer, hvor leveringssikkerheden er vigtig. Endvidere er tidsforbruget for indkøberen så højt, at e-auktioner ikke er velegnet for køb med høj indkøbsfrekvens. Auktioner er således bedst velegnet til store ad hoc indkøb. Ved åbne auktioner kan auktionen være med til at sikre prisgennemsigtighed, også for kunder som ikke selv byder på auktionen.

Dokumentationsmæssigt har indkøb via auktioner de samme svagheder som e-butikker, idet auktionerne afvikles på et netværk, der ikke umiddelbart har forbindelse til institutionernes økonomisystem. Det vil derfor være nødvendigt at markere, hvilke indkøb der er miljørigtige, og efterfølgende overføre registreringerne i økonomisystemet (se modul B og C).

Samlet må e-auktioner vurderes som ikke velegnet til at dokumentere grønne indkøb.

Se her!

3.3.2.5 Konklusion

Se her!

Alle fire typer for e-handel vil sikkert fortsætte parallelt i de kommende år, ligesom nye samhandelsformer kan komme til. Hvis det offentlige skal påvirke de fire e-handelsformer, så de i så høj grad som muligt understøtter grønne indkøb, kan der opstilles nogle krav, som hver enkelt løsning skal overholde.

3.3.2.6 Eksempel på to indkøbssystemer

Som det fremgår af ovenstående tabel, er e-indkøbssystemer den eneste e-handelsmulighed, der samlet vurderes som velegnet til at understøtte dokumentation af grønne indkøb. To af de e-indkøbssystemer, som umiddelbart er tættest på at være klar til implementering, er KMD WebIndkøb og Rak@t fra Roskilde Amt. Neden for er begge systemer kort beskrevet.

KMD WebIndkøb

WebIndkøb er KMD's løsning på et e-indkøbssystem. I en pressemeddelelse af 18. december 2000 meddeler KMD, at systemet vil være funktionsdygtigt om 3 til 4 måneder, og at KMD sammen med KL vil finde 8-10 indsatskommuner, som starter et praktisk projekt om at indføre e-handel.

Via telefonsurveyet i fase 1 er det i projektet kortlagt, at langt den største del af kommunerne har økonomisystemer fra KMD samt at nogle af amterne og deres institutioner ligeledes har KMD-økonomisystemer. Det er derfor interessant at vurdere, om den prototype, som foreligger her primo januar 2001, opfylder de 5 krav som ovenfor er opstillet.

E-indkøbssystemet er opbygget af tre dele:

1. Internet varekatalog. Via indkøbskataloget er der en snitflade ud til udvalgte leverandørers hjemmesider. Snitfladen bevirker, at det kun er muligt for kommunens indkøbere at se udvalgte dele af leverandørens varekatalog. Det er muligt at få overført de registreringer, som leverandøren har, dvs. at hvis leverandøren har mærket varen som grøn, vil denne markering blive ført med over i KMD's system, når varen købes.
2. VLPKat. Er adgang til SKI's varekatalog. Her kan en snitflade ligeledes afgrænse antallet af varer, som en kommunal indkøber har adgang til. Alle de oplysninger, som SKI har angivet, kan føres med over i KMD's system.
3. KMD Webshop. Er en foruddefineret netbutik. Her kan kommunen selv lægge lokale aftaler ind. Foruddefineret vil sige, at der som standard er defineret nogle felter, som skal udfyldes. Dvs. oplysninger om varenummer, pris, stk./kg./m, varetekst osv. Det er her ikke muligt at angive i et felt, om varen er grøn eller ikke.

Via telefoninterview med KMD¹⁰ er systemet vurderet i henhold til de 5 krav.

Systemet er ikke udviklet med henblik på at efterleve de 5 krav, som skal opfyldes for at kunne dokumentere grønne indkøb. Samlet set må den prototype af KMD WebIndkøb, som foreligger i dag, vurderes som "ikke velegnet" til at understøtte dokumentation af grønne indkøb.

Rak@t, Roskilde Amt

Rak@t er startet som et lokalt initiativ af Amtsgården i Roskilde¹¹. Rak@t er startet som et Intranet-baseret aftalekatalog. Et elektronisk aftalekatalog, hvor Institutionerne i Roskilde amt kunne finde de gældende indkøbsaftaler, som Roskilde Amt havde indgået. Kataloget er opdelt efter varekategorier, og under hver kategori findes en eller flere aftaler. Firmanavne, kontaktpersoner og rabatter kan findes for hver enkelt aftale.

Ultimo februar 2001 er anden version frigivet. Denne version er ikke blot et aftalekatalog med en regulær e-indkøbsløsning som beskrevet under afsnit "E-indkøb". Rak@t er udviklet som et åbent system, mere som en skal, hvor hver enkelt amt eller kommune selv kan lægge egne aftaler ind. Det har betydet, at Rak@t ultimo februar 2001 har 25 brugere, dvs. 25 amter eller kommuner som benytter Rak@t i større eller mindre grad, og flere har udvist interesse for systemet.

Frem til sommeren 2001 vil systemet blive udbygget så det også indeholder elektronisk ordreafgivelse, fakturamodtagelse og elektronisk betaling.

Ved besøg og demonstration af systemet¹² er systemet vurderet i henhold til de 5 krav.

Systemet er således fra starten udviklet med henblik på at efterleve de 5 krav, som skal opfyldes for at kunne dokumentere grønne indkøb. Samlet set må Rak@t betegnes som særdeles velegnet til at understøtte dokumentation af grønne indkøb.

3.3.3 Varer og tjenesteydelser, der er egnet til e-handel

Principielt set egner alle varer-/tjenesteydelser sig til under en eller anden form at blive eksponeret via internettet. Således findes der mange produkt-/ydelsesinformationer, der er tilgængelige via internettet.

I takt med det elektroniske medies udvikling forbedres mulighederne for at understøtte et indkøb. Eksempelvis kan billeder nu understøttes af demonstrationsvideoer, der mere illustrativt beskriver en anvendelse, der ellers ville være betinget af en personlig rådgivning.

Generelt set afhænger en vares egnethed til indkøb via en elektronisk løsning af dens standardiseringsgrad. En meget standardiseret vare eller tjenesteydelse vil være mere relevant, idet varen kan defineres entydigt, og derved lettere kan identificeres af en indkøber på nettet. Jo mere kompleks og specialiseret en vare er, des større sandsynlighed er der for, at indkøbet er betinget af en dialog med leverandøren. Et eksempel er trykning, som i dag kan bestilles over nettet, men hvor en række trykkeopgaver kan være meget vanskelige at definere entydigt, specielt hvor der er tale om førstegangs optryk.

For de enkelte varer vil der være forskellige relevante elektroniske indkøbsmuligheder, betinget af varens kompleksitet, modenheden hos leverandørerne og kunderne. Det skal bemærkes, at der kan være flere modeller, der er relevante for en varegruppe, idet indkøbsmønstret kan være forskellig fra institution til institution.

Køb af kontorhold består af en række artikler: Skriveredskaber, hæfte- og klipsemaskiner, mapper og mindre lommeregnere. Den interne administration i institutionerne er omfattende, idet behovet ofte opstår hos den enkelte bruger og siden formidles til en mere eller mindre central funktion, der varetager selve indkøbet. I visse tilfælde er indkøbsmetoden endnu mere kompleks, idet indkøbet efterfølgende skal godkendes før leverandøren kontaktes. Ved køb af kontorhold er der for langt de fleste produkters vedkommende tale om køb af standardvarer, der indkøbes med en høj hyppighed og derfor omfatter mange transaktioner. Varer af denne type vil derfor være oplagte at købe ind via en elektronisk indkøbsløsning^14.

Ved indkøb af kontormaskiner, herunder særligt kopimaskiner og telefaxer, er der i vid udstrækning tale om indkøb af standardiseret og let sammenligneligt udstyr. Men der er tale om forholdsvis få og store indkøb, hvortil der ofte er knyttet forskellige former for serviceydelser, herunder vedligeholdelseskontrakter. Indkøbet sker relativt sjældent og varetages ofte af en dedikeret afdeling, der har prokura til at foretage de nødvendige indkøb. Gevinsten ved at købe denne type varer via en elektronisk indkøbsløsning er relativt lille, hvorfor en elektronisk indkøbsløsning ikke umiddelbart er oplagt. Dog kunne det offentlige have glæde af elektronisk informationsformidling til at sammenligne priser og miljøvenlighed.

I en vurdering af, hvorvidt en vare kan købes mere hensigtsmæssigt ind via en elektronisk løsning, må desuden tages højde for, om leverandørerne er parate til at kunne modtage ordrer via en elektronisk løsning.

En analyse lavet af KPMG Consulting for Forskningsministeriet i sommeren 2000 viser, at et stigende antal leverandører er i stand til at modtage deres ordrer elektronisk, men at det stadig er et fåtal, der har ordremodtagelsen koblet op til virksomhedens øvrige IT-systemer. Undersøgelsen viste desuden, at kun otte af SKI's ca. 800 leverandører er direkte opkoblet til SKI. Ud fra de informationer, som analysen har kunnet fremskaffe, vil den største gevinst for såvel de offentlige institutioner som for deres leverandørpartnere være, hvis e-indkøbsløsningerne er fuldt integreret i institutionernes forretningsgange, økonomistyringssystemer samt øvrige IT-systemer.

En barriere ved indførsel af e-handel er, at indkøberne ofte har svært ved at se fordelene ved at købe elektronisk ind frem for at benytte de traditionelle kanaler. Det er langt fra alle leverandører, der udnytter de muligheder for kundeservice, som nettet ellers kan give. Et typisk eksempel er bestilling af kontorartikler:

En kontorbetjent gennemgår hylderne i arkivrummet for kontorartikler. Han krydser af på en liste, hvilke varer der mangler. Når han har været alle hylder igennem, går han i dag direkte til sin fax og sender en ordre til leverandøren. I denne proces er det vanskeligt at overbevise betjenten om fordelen ved at sætte sig hen til en pc, logge ind på en web-site og dernæst finde alle produkterne og for hvert produkt indtaste det ønskede antal.

Det kræver en modning af brugeren og eventuelt uddannelse for at overbevise ham om de øvrige fordele, der er ved e-handel, for at få ændret den eksisterende arbejdsgang. Det kræves på den anden side af leverandøren, at han kan tilbyde en merværdi for kunden, det vil sige, at han ikke kun tilbyder e-handel, men også fokuserer på kundeservice via nettet. En miljømæssig indfaldsvinkel ville være at se på de ressourcer, som eksempelvis tiltrykt papir, der benyttes til at fremsende ordrer mellem indkøber og leverandør, og så sammenligne disse med den miljømæssige belastning e-handel giver.

Nedenstående tabel er hentet fra ovennævnte undersøgelse, og viser en fordeling af det statslige indkøb (1999) på standardkonto 14 (Køb af varer og tjenesteydelser) og 15 (Erhvervelse af materiel, netto), jf. bilag 3, alt efter egnethed til elektronisk indkøb.

Organiseringen og dermed styringen af de enkelte vareindkøb i en enkelt institution, et ministerområde eller for en samling af statslige institutioner er en vigtig forudsætning for igangsætning af tiltag på såvel e-handelsområdet som for at sikre miljørigtige dispositioner. Forretningsgangene skal tilpasses, og kompetencen ændres, hvis indkøbsløsninger skal implementeres succesfuldt i institutionerne.

Det er væsentligt at være opmærksom på, at man ved implementeringen af e-handel for langt de fleste varers vedkommende ikke kan forvente at opnå en afgørende gevinst i relation til miljørigtigt indkøb. Elektroniske indkøbsløsninger kan være en løftestang, der gør det lettere at købe grønt ind og administrere synligheden af grønne indkøb.