|
Miljø- og kvalitetsledelsessystemer i fire danske virksomheder Bilag 2
|
 | Fase 1 - Virksomhedsgennemgang – Arbejdsrapport fra Miljøstyrelsen nr. 25, 1994. |
| Fase 2/3 – Systemopbygning, implementering og certificering - Arbejdsrapport fra Miljøstyrelsen nr. 57, 1995. |
Novotex’ forretningsaktiviteter har gennem hele projektforløbet knyttet sig til fabrikation af fritidsbeklædning (NACE-kode 18.2). Der produceres stort set kun varemærket Green Cotton og næsten hele produktionen eksporteres - primært gennem store udenlandske postordre- firmaer og forretningskæder. Virksomheden, der er grundlagt i 1983, omsætter i dag for ca. 80 mio. dkk. med en medarbejderstab på ca. 50.
Det certificerede miljøledelsessystem er i dag gældende for miljøpåvirkninger frembragt af aktiviteter i forbindelse med "Administration, salg, design og konstruktion, metervaremodtagelse og lager, graduering, tilskæring, brodering, sammenlægning, kvalitetskontrol samt forsendelse af miljøvenlige tekstilprodukter".
ResumeFormålet med nærværende rapport er at videreformidle de erfaringer, Novotex A/S har gjort sig med miljøledelse og miljøstyring siden opstarten i 1993.
I kapitel 1 behandles systemopbygningen og implementeringen. Baggrunden for Novotex’ forskellige valg i forbindelse med indføring af miljøstyringen gennemgås ved hjælp af "hv-spørgsmål". Yderligere gives der gode råd og tips til projektorganiseringen samt til udformning af systemdokumentation, miljøredegørelse og organisation. Endelig behandles samspillet mellem miljøstyringssystemet og ydre og indre omstændigheder som økonomi, kunders viden og interne rutiner.
Novotex’ erfaringer i forbindelse med forberedelse til certificering / verificering diskuteres i kapitel 2. Praksis for såvel gennemgang af systemdokumentation som forberedelse af organisationen gennemgås lige så vel som udfordringerne i opfølgningsfasen - efter certificeringen.
Kapitel 3 beskriver hvorledes Novotex’ miljøledelsessystem har fungeret i praksis. Kapitlet omhandler arbejdet med at trimme såvel systemdokumentation som organisation. Kapitlet indeholder endvidere en beskrivelse af omkostningerne ved at indføre et miljøledelsessystem samt et skøn over, hvad det koster at vedligeholde systemet.
Indføring af miljøstyring har betydet, at forholdet til interessenter er blevet mere strømlinet. Eksempler herpå gives i kapitel 3. Samtidig beskrives det, hvorledes forholdet til de enkelte interessenter har udviklet sig.
I kapitel 4 beskrives sammenhængen mellem miljøledelse og miljømærkning samt det, efter Novotex’ mening, ulogiske i, at disse 2 begreber ikke er kædet tættere sammen.
1 Systemopbygning og implementering
1.1 Systemvalg; hvad, hvorfor, hvor, hvilke, hvori, hvordan, hvem?
Novotex’ valg af miljøstyringssystem var indlysende og let tilbage i 1993!
Der var kun ét miljøstyringssystem og Miljøstyrelsen stod klar med en stor pose støttekroner til opbyggelse og implementering af den britiske standard BS 7750 i virksomheden!
Man kan ikke sige, at Novotex på nogen måde havde en forestilling om, hvad det fremover skulle komme til at betyde for virksomheden. Det var følelsen af, at det var et rigtigt og logisk skridt at gå i arbejdet med at cementere virksomhedens position som en miljøorienteret virksomhed, der drev beslutningen.
I dag - kun fem år senere – ser situationen meget anderledes ud for virksomheder, der ønsker at forbedre deres interne som eksterne position på miljøområdet.
Der findes stadig gode støtteordninger til miljøfremmende aktiviteter i danske virksomheder, men vigtigst er, at arbejdet med miljøstyring, -ledelse, -mærkning, -kommunikation m.v., på mange fronter er blevet intensiveret sideløbende med nærværende projekt.
Således forefindes i dag en stor bredde af viden og erfaringer, der kunne, hvis de havde eksisteret for ganske få år siden, øvet en betydelig indflydelse på de beslutninger Novotex løbende måtte træffe gennem dette projektforløb.
Og lad det være sagt med det samme. Man (ledelse, miljøansvarlige, medarbejdere) vil kunne spare sig selv for mange frustrationer, ærgrelser, fejldisponeringer med heraf følgende omkostninger, såfremt man sikrer sig bare et minimum af den i dag eksisterende viden på området, inden virksomheden skifter fra eksempelvis en relativ neutral/reaktiv miljøforståelse til et decideret proaktivt miljøarbejde på såvel strategisk, taktisk som operationelt niveau.
Novotex har traditionelt arbejdet meget offensivt med miljøarbejdet – også tilbage fra før 1993. Men, kompleksiteten i "virksomhedens miljørelationer" er steget så betydeligt i de senere år, at man ikke må undervurdere vigtigheden i, at følge med i udviklingen.
Derfor! Det anbefales på det kraftigste, at virksomheder der står overfor at skulle intensivere deres fokusering på egne miljørelaterede aktiviteter, eksempelvis med ønske om miljøstyring, sikrer sig en solid baggrundsviden inden det egentlige arbejde igangsættes.
"Hv-spørgsmålene" kan her anvendes med fordel! Til eksempel:
| Hvad omhandler virksomhedens miljørelationer? |
| Hvorfor ændre den nuværende politik på miljøområdet? |
| Hvor finder vi tilgængeligt og relevant information om vore miljørelaterede problemstillinger? |
| Hvilke værktøjer og hvilket ambitionsniveau skal vi som virksomhed komitte os til? |
| Hvori ligger forskellen mellem miljøstyring, miljøledelse og miljømærkning – certificeret, accepteret? |
| Hvordan gennemføres en virksomheds handlingsplan på miljøområdet, og af hvem? |
Novotex’ dispositioner under projektforløbet har tydeligt båret præg af, at man på forhånd havde et forholdsvis godt kendskab til virksomhedens miljørelaterede aktiviteter. Specielt på produktområdet var ledelsen meget bevidst om den markedsføringsmæssige værdi i at anvende positive miljøargumenter som et ekstra salgsparameter.
For den løbende beslutningsproces medførte dette en høj grad af pragmatisme, hvor der ikke blev stillet de store spørgsmålstegn ved eks. miljøinvesteringers forventede "pay back". Man havde konstateret, at der kunne tjenes penge på en offensiv satsning på miljøet, og følte det herfor ikke nødvendigt, at diskutere dette yderligere. Det var bare derudaf uden de større dikkedarer!
Der var da heller ikke andre valg, da der på dette tidspunkt ikke fandtes nogen svar på de ovenstående hv-spørgsmål. Kun var man tydeligt bevidst om, at forbrugernes fokusering mod helt konkrete miljøtiltag i 80’erne ikke fortsatte i 90’erne!
I tekstilindustrien er det ikke i virksomhedens eller produktets enkelte miljøforbedringer og specifikke miljøinvesteringer at fortjenesten i dag ligger, men i det samlede miljøkoncept! Markedsudviklingen har da også tydeligt vist, at Novotex’ prioritering har været rigtig. Desværre vil nogen sige!
Der er ikke megen markedsføringsmæssig værdi at hente i investeringer i ergonomi, indeklima, luft og vandrensning, ressourcebesparelse m.v.. Det er hyggeligt indledningsvist at drøfte med sine interessenter under diverse møder, men det er i helheden, at de økonomiske fordele findes.
Novotex’ kunders interesse for et højt ambitions- og omkostningstungt investeringsniveau i renere teknologi er i dag begrænset. Delvis fordi den er for uigennemskuelig, delvis fordi den er for svær at viderekommunikere til kunder / forbrugere. Endeligt tager mange det for givet, at man som dansk virksomhed ligger på et miljømæssigt acceptabelt niveau.
Varens pris er stadig altafgørende for en handel. Og grænserne for en vares merpris p.g.a. miljøhensyn er i dag meget snævre i sammenligning med konventionelle varer.
Fokuseringen går uden tvivl mod entydige og let genkendelige symboler for virksomhedens og dets produkters miljøprofil. De underliggende miljøinvesteringer synes stadigt at følge et "minimumsprincip"!
Novotex’ interesse for internationale, uvildige, troværdige og statsanerkendte symboler til brug i markedsføringen af virksomhedens miljøperformance har da også accelereret gennem nærværende projektforløb på bekostning af lysten til at investere i renere teknologi.
Set i bakspejlet er man meget tilfreds med, at man allerede fra start arbejdede sig hen mod et certificeret miljøstyringssystem. En "husmandsmodel" ville aldrig få anden værdi for Novotex, end funktion som et omkostningsminimerende og risikoreducerende styringsredskab.
Ikke engang udarbejdelse af et grønt regnskab ville have nogen værdi! Ingen af Novotex’ kunder ville kunne bruge dette redskab til noget i deres markedsføring, hvorfor det som udgangspunkt ikke er værdiskabende på produktniveau.
For andre industrielle virksomheders handel og kommunikation hinanden imellem samt i forholdet myndighed / virksomhed vil dette nødvendigvis ikke forholde sig sådant. Novotex konklusion hænger nøje sammen med tekstilindustriens konkrete brancheforhold, de specifikke markeder man bearbejder og virksomhedens aktuelle organisationsstruktur.
Vender vi således tilbage til de føromtalte hv-spørgsmål ville øvelsen i dag tage sig således ud for Novotex:
Hvad
Novotex’ hovedinteressenter på miljøområdet er udover kunderne, forbrugere, medarbejdere, interesseorganisationer samt myndigheder. Gældende for alle er, at det er produktkonceptet Green Cotton, der har interessen. Novotex’ egne miljøpåvirkninger tillægges meget lidt betydning. Dette har ikke ændret sig under projektforløbet.
En klar adskillelse, men også synliggørelse i sammenhængen, mellem økologien og henholdsvis virksomhedens og produktets miljøhensyn, har været nødvendig for Novotex. Ingen af de tre elementer synes at kunne klare sig alene ej heller undværes at tage stilling til!
Green Cotton produktet er et output af Novotex’ holdning på direktionsplan. Denne holdning er i dag med fordel manifesteret via virksomhedens certificerede miljøpolitik og det dagligt fungerende miljøstyringssystem.
Miljøstyringssystemets opgave i Novotex er således tofoldigt: Dels at sikre en synliggørelse af en intern miljøsikring af virksomhedens industrielle aktiviteter i produktionen, delvis at opretholde en styring af dokumentationen for produkternes miljømæssige formåen.
"Økologi" er i Novotex’ øjne et begreb, der knytter sig til jordbrugsproduktionen alene, og som sådan også skal behandles separat. En råvare kan være økologisk, såfremt den er dyrket og certificeret efter internationale standarder af til formålet verificerede organer. Selve produktet vil oftest være et industrielt produkt, og må nødvendigvis også behandles sådant.
Således opdelt kommunikerer Novotex i dag med fordel virksomhedens miljørelationer på de tre niveauer. Alle interessenter kan forstå og acceptere denne opdeling. Forklaring som følger:
1. Novotex’ miljørelationer opdeles, styres og kommunikeres i dag let via miljøstyringssystemets input/output system. At det er certificeret i.h.t. ISO 14001, har yderligere den fordel, at ingen stiller spørgsmål ved niveauet af styring. Man kender standarden, og ved hvad den påkræver!
EMAS verificeringen bibringer yderligere den fordel, at interesserede kan følge med i Novotex’ miljømæssige udvikling - igen i en standardiseret form, der ikke levner plads til spørgsmål om troværdigheden i det kommunikerede.
2. Ethvert produkt – ud over deciderede landbrugsprodukter - er et industrielt produkt. Alle industrielle produkter gennemgår en livscyklus, hvori der til enhver livscyklusfase kan stilles krav til produktets miljømæssige formåen. Forbrugernes interesse er først og fremmest produktorienteret. Tekstilprodukters kompleksitet nødvendiggør livscyklusbaserede, internationale statsanerkendte og uvildige miljømærker i kommunikationen med forbrugerne. Den uvildige verificering er igen styrken i kommunikationen. Uden denne ingen troværdighed!
Novotex’ certificerede miljøstyringssystem viste sig fra start at være en forudsætning for en troværdig håndtering af den påkrævede dokumentation for efterlevelse af miljømærkernes kravkriterier. Derfor var en certificering af virksomhedens miljøstyringssystem nødvendighed for efterfølgende at kunne opnå et verificeret miljømærke.
3. Da et tekstilprodukt som nævnt ikke kan være økologisk, men kun fremstillet på basis af en certificeret økologisk råvare, stiller dette store krav til producentens egen håndtering af råvaren. Et statsanerkendt miljømærket produkt baseret på certificerede økologiske råvarer og fremstillet af miljøcertificerede virksomheder ses af Novotex således som den ideelle situation miljørealtionerne imellem.
Denne indstilling deles i dag af hovedparten af Novotex’ kundegruppe. Fokuseringen ligger klart mod selve produktets miljøhensyn, men forståelsen for, at troværdigheden opretholdes via et certificeret miljøstyringssystem, er i dag mærkbar i forhold til for bare få år siden.
Hvorfor
For Novotex har miljøet i nu over 12 år fungeret som en etableret konkurrenceparameter, og er i dag grundstenen i virksomhedens eksistensberettigelse.
Burde andre virksomheder nødvendigvis tage parameteren lige alvorligt?. Vi ved miljøparameteren lurer lige om hjørnet, vi accepterer det, men handler vi efter det? "Tænk globalt handel lokalt" lyder et velkendt slogan. For virksomheder kunne dette oversættes til "undgå fallit tænk i skidt"!
For Novotex har miljøstyring altid handlet om at få synliggjort en troværdig miljøpolitik internt som eksternt. Det gælder holdningen til de helt konkrete miljøforhold i nærmiljøet som de øjensynligt mere periferiske globale miljøproblematikker.
Inddragelse af miljøstyring i Novotex’ aktiviteter har således bevirket, at man har skabt et forum inden for hvilket, man legalt kan diskutere virksomhedens miljørelationer. Dette er af alle internt som eksternt blevet opfattet som en styrkelse i sig selv. Ikke mindst fordi diskussionen via systemet kontinuerligt holdes i gang og hermed aktuel.
Hvor
De tre ovenstående miljørelationer gemmer selvfølgelig på hver deres miljøpåvirkninger. I forbindelse med opstarten af nærværende projektforløb måtte Novotex opsamle informationer om såvel produkternes som virksomhedens samlede miljøpåvirkninger helt på ny.
Megen viden var allerede tilgængelig, men ikke i en umiddelbar brugbar udgave. Som organisation var man ikke gearet til den systematiske arbejdsmetode og datahåndtering, der ligger i et styringssystem. Den etablerede "ad hoc kultur" levnede ikke plads til et øjensynligt unødigt registreringsarbejde. Man kendte til sine miljøpåvirkninger og vidste, at man havde nogenlunde styr på disse.
Adskillige forsøg i opstartsfasen med at tvinge miljødata ud af det etablerede system kuldsejlede da også, ind til man indså, at det i første omgang ikke var de historiske miljøpåvirkninger, man skulle se efter, men mere praktisk anvendelige redskaber til registrering af fremtidige aktiviteter.
For mange virksomheder ligger der i dag (modsat for bare få år siden) øjensynligt mange brugbare informationer gemt i såvel deres eget som deres leverandørers edb-systemer. Selv hos ens underleverandører kan man søge værdifuld information i deres indkøbs- og salgslister.
Det er dog i den daglige korrespondance virksomheden og dens interessenter i mellem at hovedpunkterne til en struktureret informationsindsamling hentes. Vigtigst er at skaffe sig et overblik over, hvilke data det er man søger. At søge i blinde fører ingen steder hen siger erfaringen.
Udgangspunktet må nødvendigvis være formålsstyret. En opdeling af virksomheden i enheder/afdelinger letter registreringsarbejdet og sikrer, at det der ønskes registreret giver mening for de involverede medarbejdere i den givne situation. Det er først i den efterfølgende prioriteringsfase, man på virksomhedsplan bør afskære uvæsentligt fra væsentligt.
I Novotex’ situation viste det sig ofte, at værdien af informationsindsamlingen var særdeles personafhængig. Internt som eksternt bestod en stor del af opgaven i, at lokalisere de personer der sad inde med den fornødne viden, og også have lyst og beføjelser til at kunne videregive den.
Med andre ord vil der altid ligge et psykologisk element i dataindsamlingen. Desto mere sikker man er på, hvilke informationer man ønsker indhentet og hvorledes, desto større chance har man for at kunne etablere parallelle succesfulde dataindsamlinger.
For Novotex blev denne lærdom dyrt købt, da der blev spildt mange kræfter på at indsamle informationer, der i den sidste ende ikke kunne bruges til noget. Virksomheder der i dag står overfor samme situation, bør bestemt undgå at lave samme fejl. Dette kan bl.a. gøres ved at vælge de rigtige værktøjer!
Hvilke
Novotex’ værktøjer til kortlægning af virksomhedens miljøpåvirkninger var meget præget af et førstegangs kendskab til input/output tankegangen. Da man endvidere på forhånd vidste, at virksomheden ikke havde de store miljøpåvirkninger, besluttede man at gennemføre en input/output analyse ikke kun på virksomhedsniveau, men gennem hele det produktforløb, som virksomhedens Green Cotton produkter gennemgik.
Resultatet synes i dag rodet, men dengang virkede det efter hensigten: Det blev en begyndelse til etablering af et for virksomheden essentielt leverandørstyringsredskab. Selve prioriteringen af de registrerede miljøpåvirkninger foregik ud fra den sunde fornuft. Ikke fordi et scoresystem for virksomhedens miljøpåvirkninger på daværende tidspunkt ikke var tilgængelig, men mere fordi, at den miljømæssige karakter af de registrerede miljøpåvirkninger ikke passede ind i nogle af de på dette tidspunkt kendte prioriteringsredskaber.
Skulle øvelsen gentages i dag ville miljøkortlægningen stadig blive foretaget ud fra en pragmatisk tilgangsvinkel. Dog opdelt med udgangspunkt i en virksomheds tilpasset spildvurdering.
Registrering af alt input/output på virksomheden bør foregå funktionsopdelt i forhold til den konkrete virksomheds aktiviteter. Alt input/output registreres således separat pr. funktionsområde fordelt i relevante kataloger; eks. Råmaterialer, produktionsmaterialer, kontorartikler, køkken, rengørings- og haveartikler, vand og energi samt emissioner til luft, vand og land.
Foruden at foretage en kvantificeret vurdering af input/output vil det være hensigtsmæssigt at vurdere de indsamlede data i forhold til teknik, miljø, lovgivning samt økonomi. Med baggrund heri kan de indsamlede data eksempelvis prioriteres normativt i et aktions-, aktpågivenheds- og acceptniveau.
Alternativet er anvendelse af mere komplicerede scoringsmodeller til fastlæggelse af de konkrete miljøpåvirkningers påvirkningsgrad såvel lokalt, regionalt som globalt.
I Novotex’ øjne bliver disse konklusioner dog hurtigt virkelighedsfjerne, da det i hverdagen er svært at sætte små energibesparelser i relation til den globale opvarmning. Det er modsat meget lettere at fokusere mod det egentlig energiforbrug og bibeholde en interesse for og et fokus imod kontinuerligt at nedbringe dette til et minimum.
Spildvurderingen bør som minimum suppleres med henholdsvis en kvalitativ livscyklusscreening, en energianalyse, en arbejdspladsvurdering (APV) samt en interessentanalyse.
Livscyklusscreeningen kunne opdeles i eksempelvis fire faser – råvarefremstilling, produktion, anvendelse samt bortskaffelse, og gennemføres via en målrettet spørgeskemaundersøgelse til virksomhedens leverandører, mens energianalysen kunne udarbejdes i samarbejde med et eksternt energirådgivningscenter. Arbejdspladsvurderingen vil oftest foregå i samarbejde med det lokale BST, mens interessentanalysen nødvendigvis foretages af virksomheden selv.
Den normative prioritering på tre niveauer kan anvendes inden for alle nævnte områder i miljøkortlægningen og let overføres efterfølgende til et samlet miljøkortlægningsregister, hvor de valgte miljømål eksempelvis kan prioriteres i to grupper; væsentlige som mindre væsentlige.
Vigtigst i valg af værktøjer er, at man ikke forsøger "at skyde gråspurve med kanoner". De valgte værktøjer skal passe til de miljøpåvirkninger, der er relevante til den pågældende virksomhed. Sker dette, bør enhver miljøkortlægning kunne foretages let og smertefrit i alle typer af virksomheder.
Hvori
Under projektforløbet har Novotex været eksponeret for en uendelig variation af miljøbegreber, der ofte kun adskilte sig på ganske få, men alligevel vigtige punkter.
Det har løbende været nødvendigt at holde tungen lige i munden, da kombinationsmulighederne miljøstyring, miljøledelse og miljømærkning imellem, over godt fem år er gået fra at være rimelig overskuelige til nærmest anarkistiske.
Hvad der efterhånden ikke findes af nyopfundne miljøstyringssystemer, miljøstandarder for produkt-, produktions- og ledelsesperformance er snart ikke værd at nævne. Bare inden for tekstilindustrien findes i dag et utal af private miljømærkningsordninger til anvendelse for dokumentation af tekstilers hensynstagen til menneskers sundhed og miljøet generelt.
Mellem fem og ti organisationer opererer således p.t. i Europa med hver deres miljøkriterier til tekstilprodukter. Herudover kommer talrige indkøbskæders egne kravkriterier til netop deres produkters miljøhensyn.
Når man samtidig i ISO-regi fortsætter arbejdet med at udvikle nye standarder til analyse, vurdering og tolkning af eksempelvis livscyklusanalyser kan udbuddet af alternative kombinationsmuligheder miljøstyring, miljøledelse og miljømærkning imellem synes såvel uoverskuelig som skræmmende for en mindre virksomhed.
Novotex’ råd ligger her fast for alle virksomheder. Udgangspunktet for enhver virksomheds miljøarbejde bør ligge i miljøstyringen. Man behøver ikke fra start at binde sig til et certificeret system, men man bør altid opbygge det interne miljøledelsesapparat efter henvisningerne i enten ISO 14001 og/eller EMAS.
Processen man kommer igennem under et implementeringsforløb i.h.t. de nævnte standarder, anses som sundt og uskadeligt for enhver organisation.
Har man modet, bør man videre fra start udforme en produktorienteret miljøpolitik. Det vil til enhver tid styrke det videre arbejde med at prioritere, positionere og kommunikere virksomhedens samlede miljøpåvirkninger uden forstyrelse af ulogiske opdelinger.
Gældende for såvel virksomheders som produkters miljøperformance vil Novotex til enhver tid anbefale, at man tilstræber en konsensus og en enkelhed i de valg, man foretager, og herefter står fast på dem overfor de relevante interessenter.
Et uvildigt statsanerkendt certificeret miljøstyringssystem og/eller miljømærker vil til enhver tid have den største troværdighed knyttet til sig, men ikke nødvendigvis den største goodwill og accept såvel i branchen generelt som hos kunderne. Derfor må valget nødvendigvis altid indrettes til den enkelte virksomheds helt konkrete situation og fremtidige ønsker.
For Novotex’ vedkommende ligger den samlede værdi i miljøinvesteringerne klart i opnåelsen af de internationalt statsanerkendte certifikater for såvel virksomhedens som produkternes hensynstagen til miljøet. Specielt værdien i at være først med certifikaterne på markedet har givet megen goodwill, og hjulpet virksomheden til en positionering som et innovativt miljølokomotiv inden for tekstil.
Man må dog ikke underkende værdien i, at også andre virksomheder helst skal gå samme vej som Novotex. Sker dette ikke, vil man i Novotex blive nødt til at revurdere sine valg af standarder. De har kun værdi, sålænge markedet efterspørger dem. Dette ansvar kan ikke løftes af Novotex eller andre virksomheder alene.
Hvordan og af hvem
Novotex’ handlingsprogram for miljøstyringsprojektet blev revideret adskillige gange under projektforløbet. Andre ønsker, muligheder, opgaver, og selvfølgelig diverse uforudsigelige pludseligt opståede barrierer greb næsten dagligt forstyrrende ind.
Et tilsvarende projekt kan med de erfaringer, der i dag ligger på området, let gennemføres på den halve tid. D.v.s. ca. ½ -1½ år alt efter virksomhedens udgangspunkt. Forhold der tæller til et sådant projekts fordel, er et allerede etableret styringssystem (eks. ISO 9000), en faglig kompetent projektansvarlig med et på forhånd grundlæggende kendskab til virksomhedens aktiviteter (evt. også branchekendt), samt en relativ enkel og standardiseret produktionsproces (såfremt der altså er produktion i virksomheden).
Vigtigst af alt er dog den ledelsesmæssige opbakning gennem hele projektforløbet, og at den projektansvarlige er en ildsjæl på det miljømæssige område. Man skal brænde for sagen!
1.2 Projektorganisering; forskellen mellem succes og fiasko!
I forbindelse med beslutningen om at indføre miljøstyring på Novotex blev der af den virksomhedstilknyttede konsulent udarbejdet en handlingsplan for projektet gennemførelse.
Idéen om at gennemføre en opbygning og implementering af et miljøstyringssystem som et virksomhedsprojekt kan varmt viderebringes, men det bør til enhver tid være virksomheden selv der er den styrende part i projektet.
Udgangspunktet for et godt projektarbejde ligger i virksomhedens psyke og kultur samt de tilstedeværende menneskelige som økonomiske ressourcer. Et projekt bør aldrig fastlægges med udgangspunkt i et fast afsat konsulentbeløb med en hertil hørende fast tidsramme. Konsekvensen bliver uundgåeligt søgning mod uhensigtsmæssige kompromiser projektforløbet igennem, da projektet i sådant et tilfælde oftest er bundet meget tæt sammen med den vedtagne tidsplan.
Hellere styre projektet selv, inddrage konsulenter ad hoc når man føler behov herfor, og forlænge projektforløbet hvis man finder dette nødvendigt, end at få opbygget og implementeret beslutninger, procedurer, instruktioner m.v. der efterfølgende viser sig, ikke at kunne fungere i virksomhedens dagligdag.
For Novotex’ vedkommende har det således vist sig, at det netop var på de konkrete punkter, hvor man med lidt dårlig samvittighed accepterede et kompromis, at man efterfølgende har måttet bruge mange unødvendige ressourcer på at få rettet tingene op igen. Om noget, er dette motivationsdræbende for alle involverede!
Metodisk disciplin kan anbefales på det kraftigste. Eksempelvis bør man tvinge sig selv til at afrapportere sit indledende miljøarbejde eksempelvis i en miljøkortlægningsrapport.
Nedfældning af en samlet redegørelse vil lette såvel den interne kommunikationsproces mellem medarbejderne, sikre den ledelsesmæssige forståelse for det store arbejde der er gennemført og ikke mindst vise sig som en uvurderlig hjælp under selve certificeringen.
Hovedparten af svar på auditteamets spørgsmål vil kunne findes i redegørelsen, hvorfor man undgår, at skulle bruge en masse unødig tid på, at involvere yderligere personer i denne del af certificeringen. Redegørelsen kan eventuelt fremsendes til audit teamet inden selve certificeringen, hvilket igen vil lette presset, når det virkeligt gælder.
En afrapportering kunne eksempelvis udformes som et miljøkortlægningsregister bestående af et forord med godkendt problemformulering og projektopbygning, et resumé af kortlægningen, et afsnit om de valgte metodiske værktøjer inkl. en tids- og aktivitetsplan, samt kapitler med de relevante analyser og vurderinger.
Som tidligere nævnt kan disse bestå af en livscyklusscreening, en spildvurdering en energianalyse, en arbejdspladsvurdering samt en interessentanalyse. Herudover afsluttes eksempelvis med en samlet konklusion herunder en liste over de prioriterede vigtigste miljømål og det hertil knyttede miljøhandlingsprogram.
Vedlagt som bilag kan lægges diverse mødereferater samt eksempelvis henvisninger til relevante love, direktiver, regulativer, diverse skemaer anvendt i de forskellige analyser m.v.
På samme vis kan selve miljøstyringssystemet opbygges. Her gælder det om, at finde det rette formuleringsniveau; knivskarpt og uden unødige ord og vendinger.
I Novotex begik man netop den klassiske fejl, at indskrive ting som navne, adresser, kravkriterier m.v., der altid ændrer sig, og principielt ikke hører hjemme inde i hjertet af et certificeret styringssystem. Men, øvelse gør mester, og i dag tre år efter den første certificering er systemet nu nedbragt til en håndter bar tredjedel af det først skrevne.
På lige fod med miljøstyringssystemets omfangsmæssige udvikling, er Novotex’ anvendelse af interne medarbejdere direkte involveret i miljøstyringsarbejdet reduceret med godt en tredjedel siden den første certificering af systemet. Dette har ikke haft nogen synlig effekt på Novotex’ miljøperformance, men har klart påvirket medarbejdernes samlede interesse for og engagement i virksomhedens miljøarbejde.
Man er blevet lidt skuffet over, at et ellers spændende projekt nu er blevet dagligdag. Dette forandre dog ikke ved Novotex’ konklusion på området: En høj grad af medarbejderinvolvering under projektforløbet er nødvendig for et succesfuldt udfald, men det efterfølgende arbejde kan oftest klares af en mindre gruppe af nøglepersoner.
Årsagen ligger bl.a. i, at de interne miljøaudits overtager funktionen med den miljømæssige sikring af de konkrete aktiviteter i de enkelte afdelinger. Men også effekten af, at have etableret elementer fra den "lærende organisation" via systemimplementeringen, kan ligge til grund for denne udvikling.
1.3 Organisationen - før, under og efter!
Som en typisk relativ ung ordreproducerende tekstilvirksomhed er Novotex i dag som for fem år siden præget af igangsætterånden. D.v.s. at alle nye initiativer er spændende, mens allerede gennemførte ting hurtigt bliver mindre interessante.
På ledelsesplan var interessen for og engagementet i Novotex miljøstyringsprojekt kontinuerligt højt under hele projektet. Man deltog aktivt i diverse diskussioner om miljøpolitik, målsætning og mål samt diverse organisationsændringer m.v. Dette engagement er på lige fod med medarbejdernes dalet betydeligt efter systemets certificering. Tilbage står Novotex’ miljøchef med en evigt varende hård opgave med at "holde ild i bålet".
Den videre implementering af miljømærker og ændringer i Novotex’ miljømarkedsføring og eksterne kommunikation har delvist afhjulpet dette fænomen, da alle aktiviteterne på en eller anden måde udspringer i miljøstyringssystemet.
At Novotex i løbet af projektforløbet er blevet nærmest halveret i såvel omsætning som i medarbejderantal har bare ikke gjort tingene lettere som miljøchef.
Stemningen i virksomheden har grundet ydre omstændigheder ofte været trykket, hvor specielt tekstilindustriens generelle udflytning til udlandet kun forstærkede denne effekt.
Konklusionen er lige til: Der er grænser for hvor meget motivation, der kan ligge i miljøfremmende aktiviteter, hvis hverken medarbejdere eller virksomhedens direktion og ejergruppe kan se en økonomisk fordel heri.
Heldigvis viser Novotex’ seneste halvårsregnskab, at udviklingen synes at have vendt til virksomhedens fordel. Såvel omsætning som indtjening stiger nu igen ikke mindst p.g.a. virksomhedens stærke miljøprofil.
Årsagen ligger igen hovedsageligt i de ydre omstændigheder, bl.a. at Novotex’ kunder i dag har en større viden om miljøledelse, miljømærker og tekstilrelaterede miljøpåvirkninger generelt.
Men, også indre omstændigheder gør sig gældende. Bl.a. er Novotex’ organisation i dag på flere punkter blevet mere moden end tidligere.
Til forskel fra tidligere eksisterer der i dag en etableret og ikke mindst accepteret mødekultur i virksomheden. Miljøstyringssystemet har således præget Novotex’ medarbejdere mod en mere projektorienteret arbejdsform, hvor værdien af at afholde såvel faste som spontane gruppemøder i dag anerkendes i hele organisationen.
På ligefod hermed, anvendes det skrevne ord i langt højere grad end tidligere. På eget initiativ udarbejder medarbejderne eksempelvis arbejdsmanualer og kvalitetsstyringsmanualer til ekstern produktionsbrug i udlandet.
Man kan sige, at den enkelte medarbejder er blevet mere sikker i anvendelse af de underliggende arbejdsmetodikker og redskaber i et miljøstyringssystem, og dermed også mere sikker på sig selv og sit værd i dagligdagen. Den usikkerhed projektet i de første par år skabte blandt medarbejderne er således afløst af en langt større viden om virksomhedens aktiviteter og sammenhænge generelt, ikke mindst på det miljømæssige område.
1.4 Miljøredegørelsen – struktur og indhold
Novotex’ ønske om at udvide projektet med en EMAS registrering skulle vise sig at blive et langt træk. Den første miljøredegørelse var færdig allerede i foråret 1995, men først godt halvanden år senere, blev Novotex første miljøredegørelse verificeret.
På dette tidspunkt havde Novotex gjort sig dyrt købte erfaringer i udformning, skrivning og anvendelse af miljøredegørelsen.
Lange, opslidende og dyre diskussioner med de certificerende og verificerende myndigheder med utallige ændringer og gradbøjninger af allerede færdigt skrevet materiale, var på et tidspunkt ved at gøre livet særdeles surt for Novotex.
Konklusionen er igen, at en miljøredegørelse tilsvarende et miljøstyringssystem bør skrives i et meget præcist sprog, og nødvendigvis kun indeholde det i standarden påkrævede.
Helt konkret er Novotex’ miljøhandlingsprogram i dag reduceret til en femtedel. Desto større antal af punkter i handlingsprogrammet, desto langsommere og dermed dyrere behandling af redegørelsen.
Den første redegørelse trykte Novotex på et EMAS verificeret trykkeri. Den kom en absolut pæn rapport ud af det, men den markedsføringsmæssige værdi – ud over selve logoanvendelsen – har været begrænset.
Ikke én gang er en interessent vendt tilbage med spørgsmål til redegørelsen, og ud af de tre rapporter der er blevet fremstillet, har højest mellem 50 og 100 på årsbasis henvendt sig til Novotex for at få tilsendt en rapport. Ud af denne mængde anslås ca. 80% at være studenter samt diverse konsulenter med interesse for miljøledelse og miljøstyring.
Novotex’ miljøredegørelse vil fremover ikke blive trykt, men langt ind på internettet. Den vil maximalt fylde 10 sider og sin opsætning være meget fagligt orienteret. D.v.s. flotte billeder m.v. vil fremover ikke blive en del af Novotex’ miljøredegørelse. Redegørelsen ses i dag som et helt specifikt redskab med et meget snævert mål for øje.
Logoet er flot, og har en markedsføringsmæssig værdi for Novotex. Miljøredegørelsen i sig selv tillægges ikke den store værdi, øjensynligt p.g.a. den meget begrænsede produktion, der i dag ligger tilbage i virksomheden. Ingen finder den store interesse heri.
2 Certificering / verificering
2.1 Forberedelse; det at være parat
De sidste tre måneder op til en certificering er hektiske. Det var situationen hos Novotex i 1995 før certificeringen i.h.t. BS 7750 og historien gentog sig med opgraderingen til ISO 14001 samt EMAS.
Lignende tilstand kendes var næsten alle andre virksomheder, der har været i samme situation. Systemet er beskrevet, men tiden bruges flittigt på uddannelse af det interne auditteam, der flere gange ugentligt gennemfører interne audits i virksomhedens forskellige afdelinger, med henblik på en endelig gearing af organisationen før certificeringen.
Specielt på den miljøansvarlige hviler der et stort pres. Certificeringen skulle jo gerne gå lige igennem uden anmærkninger, d.v.s. deciderede manglende efterlevelse af et af standardens kravkriterier.
Denne situation bør for enhver pris undgås i en certificering, da den kan være meget svær umiddelbart at rette op på. En egenhændig og afsluttende systemgennemgang udenfor det normale auditprogram, kan her anbefales.
Det er næsten 100% sikkert, at man finder noget, der lige i sidste øjeblik kan/skal forbedres. Og det er bestemt bedre, at man i de sidste dage vender blikket ind mod sig selv og koncentrerer sig om den forestående opgave, end at man forvildet forsøger at fare rundt og efterkontrollere/afpudse medarbejdernes parathed og viden i sidste øjeblik. Kan de ikke deres ting på dette tidspunkt, bør den aftalte certificering hellere aflyses og udskydes. Ingen kan lære noget i panik!
I Novotex har undertegnede med stor fordel anvendt DS’s checkliste ved certificering/verificering i den afsluttende forberedelsesfase. Den kan anvendes til såvel præevaluering, foraudit, certificeringsaudit, EMAS verifikation, verifikation af miljøredegørelse, opfølgningsaudit m.v.
Med redskabet i hånden har det været almindelig praksis, at endevende hele systemet i de sidste dage inden en certificering. Fokus lå specielt mod en sikring af at alle standardens kravelementer sås efterlevet og beskrevet i systemet. I forbindelse hermed blev samtlige systemregistre gennemgået, og der blev lavet tværgående stikprøvekontrol i de etablerede produktionsregister.
Denne procedure har reddet Novotex for flere anmærkninger. Set i bakspejlet burde man videre, have anvendt reskabet til kritisk at gennemgå de enkelte formuleringer i specielt Novotex’ miljøhåndbog samt miljøredegørelse.
Hvis en ting står, så den kan misforstås, så kan man være sikker på, at den bliver det under en certificering!
I god tid inden certificeringen fremsender den ledende auditor et auditprogram for dagen/dagene. Her står bl.a. hvem der har udarbejdet programmet samt navnene på auditholdets deltagende personer. Det er den miljøansvarliges ansvar at udpege relevante kontaktpersoner i.h.t. auditprogrammet. Dette skal tilbagemeldes i god tid til det eksterne auditteam.
I Novotex gennemgås den samlede auditplan først individuelt med de relevante kontaktpersoner, for efterfølgende at blive præsenteret og diskuteret med alle virksomhedens medarbejdere på et af de forberedende virksomhedsmøder. Dette giver en god ro i virksomheden, ikke mindst under certificeringen, hvor alle således har mulighed for at følge med i programmet og løbende få talt med hinanden om, hvordan det nu gik den enkelte.
Som miljøansvarlig, kan man yderligere med fordel videregive diverse tips til, hvordan man hver for sig, kan have de relevante ting/papirer nemt tilgængelige på i sit arbejdsområde.
Alle medarbejdere bør også nyligt have gennemgået de aktuelle udfyldte produktionsblanketter og papirer i diverse produktionsregister. De udtagene stikprøvekontrol bør med andre ord være genkendelige for den enkelte medarbejder.
Sørg altid for, at der er nydeligt og pænt overalt. Der må ikke stå unødige ting og rode. Det er særdeles irriterende med overraskende spørgsmål under en auditering. Ikke mindst hvis de med lethed kunne være undgået, såfremt man havde tænkt sig bedre om inden!
Og, for god ordens skyld. Det er først og fremmest den miljøansvarlige, der skal bevare roen under hele certificeringen. Ingen andre kan have et større overblik over helheden når "apparatet" først er sat i gang.
2.2 Gennemførelse; et rollespil med undertoner
Er man godt og tilstrækkeligt forberedt, er en certificering sjov og lige til, men går man først på tværs af hinanden kan flere situationer være svære at hive i land igen. En god auditering foregår som en dialog i en relativ afslappet atmosfære.
Novotex har under projektforløbet flest erfaringer med denne auditform. Enkelte situationer hvor virksomhedens og auditteamets virkelighedsbilleder lå meget fjernt fra hinanden, blev også prøvet. Heldigvis har man altid kunnet finde tilbage til et fornuftigt udgangspunkt igen, der kunne tilfredsstille begge parter.
Dette tilskrives ikke mindst det eksterne auditholds professionelle indstilling. De er veluddannede og kompetente på deres fagområder og samtidig behagelige og forstående overfor virksomhedens medarbejdere generelt. Herudover synes de hurtigt, at kunne aflæse den etablerede virksomhedskultur, og tage højde herfor i auditeringen.
Som miljøansvarlig kan man vælge at deltage i dialogen mere eller mindre aktivt. Hos Novotex har man altid set en ekstern auditering, som en kærkommen lejlighed til at få diskuteret sit styringssystem med kompetente fagfolk. Har man lysten, er der også altid mulighed for at aflure auditørerne for et par smarte/fikse tricks til anvendelse i den videre forbedring af virksomhedens styringssystem.
Selve auditeringen kan egenlig bedst karakteriseres som et rollespil. Hver part kender sine roller og replikker, og man stopper først op, når den auditeredes svar ikke længere matcher "suffløsens" (det forventede).
Begge parter er således godt klar over rollespillet undertoner. Det gælder om at få kabalen til at gå op, når dagen er slut, og der skal afrapporteres!
Når man som miljøansvarlig, selv er i "ilden", må man svare for sit. Hvor det er virksomhedens andre medarbejdere der er i fokus, må man være sig sit ansvar bevidst, og støtte/hjælpe sine kollegaer i det omfang det er nødvendigt. Dette samspil har altid fungeret optimalt på Novotex, og ses som en forudsætning for en samlet succesoplevelse af auditeringen. Og denne er lige så vigtig som ens egen lille triumf!
Det kan tilføjes, at Novotex’ medarbejdere ikke har oplevet EMAS registreringen som betydende for deres hverdag. Det er helt klart BS 7750 / ISO 14001, der i dagligdagen viser sin indflydelse gennem de etablerede forretningsgange og instruktioner. EMAS fremstår klart mere anonymt indadtil i organisationen, men nyder tilgengæld større opmærksomhed udadtil.
2.3 Opfølgning; det seje træk
I dagene efter en auditering er man selvfølgelig ikke helt på toppen. Det er en stor opgave, at være ansvarlig for en certificerings gennemførelse, og man bør give sig selv tid til at nyde det afsluttede projekt.
Såfremt der via auditeringen er dukket ting frem der først efterfølgende kan afklares, må dette selvfølgelig hurtigst bringes af vejen. Men, da der nu venter et langt sejt træk med den daglige vedligeholdelse af systemet, bør man lige lade det ligge stille hen i et par uger, inden man igen tager fat.
Oftest vil det først og fremmest handle om at få det nyligt certificerede system forenklet hurtigst muligt. Idéer til dette kommer via den daglige anvendelse af systemet, hvorfor man som miljøansvarlig nødvendigvis må sikre sig, at man hele tiden er tæt på medarbejdernes videre erfaringer med systemet.
Hvorledes Novotex’ miljøstyringssystem har fungeret i praksis ses beskrevet i kapitel tre, men det har været sejt – meget sejt. Ikke mindst fordi det store fælles mål nu pludseligt var forsvundet væk fra solen. Tilbage stod man med adskillige delmål på miljøområdet, men at samle en hel virksomhed om disse er endog meget svært.
Dagligdagens problemer vender hurtigt tilbage, og miljøet bliver sekundært i den enkeltes situation, hvor det i Novotex ofte handler om gennemførelsen af de her og nu godkendte produktionsordre. Og hvad har man en miljøchef til, hvis det ikke er til at tage sig af miljøet?
Som det antydes ovenstående, ligger den helt store udfordring for en miljøansvarlig faktisk først efter, at virksomhedens miljøstyringssystem er blevet certificeret.
Det er her, at det for alvor bliver svært at opretholde ledelsens bevågenhed og interesse. Også den vedvarende engagering og motivering af medarbejdere bliver først nu for alvor sat på prøve. ’
Åbenbart til manges overraskelse, da der oftest tales om dette problem i relation til systemopbygningen. Man synes bare at glemme den evigt gældende regel om "nyhedsinteresse", og den eksisterer i hvert til fælde ikke efter certificeringen!
3 Miljøstyring i praksis
3.1 Systemanvendelse; den usynlige dagligdag
Et af de store mål med Novotex’ miljøstyringssystem har været at gøre det "usynligt" i dagligdagen. Forstået på den måde, at et af systemets succeskriterier fra start har været, at få det til at afspejle dagligdagen mest muligt.
Et godt system skal ikke hentes frem fra hylderne hver dag. Det må ikke føles besværligt eller som en byrde i dets anvendelsesform, da medarbejderne hermed hurtigt vil søge alternative veje at omgå systemet på eller ligefrem ignorere det.
Faren ved et "usynligt" system er selvfølgelig, at det på sigt kan komme så langt væk fra medarbejdernes bevidsthed, at efterlevelsen af standardens kriterier og/eller de målsætninger og mål virksomheden har sat sig, at forudsætningen for deres efterlevelse begynder at smuldre.
Tilbage i 1995 efter certificeringen i.h.t. BS 7750 var Novotex’ system bestemt ikke "usynligt". DS’s generelle systemvurdering lå i den gode ende af "middelt" samt nederste ende af "godt" på skalaen "ikke acceptabelt, middelt, godt".
Egentlig en meget tilfredsstillende 1. gangsbedømmelse af systemet, men som der stod skrevet i konklusionen i auditrapporten under punktet "efterlevelse":
"Det er auditholdets indtryk, at miljøledelsessystemet fortsat er nyt, men bedømt til at fungere tilfredsstillende. Dog skønnes det i forbindelse med standardens punkt 4.8 "driftskontrol" og "arbejdsmiljø", at systemet stadig kan udvikles og forbedres".
Problemet var tydeligt, at man i forbindelse med systemopbygningen, havde fået indlagt op til flere uhensigtsmæssige procedurer og instruktioner ind i systemet. Bl.a. som også nævnt i tidligere rapporter, var hele Novotex’ indkøbskatalog med navne, adresser, produktoplysninger og kravspecifikationer lagt ind under systemets miljøinstruktioner. Også de gennemførte arbejdspladsvurderinger, herunder måden de skulle gennemføres og afrapporteres på, var lagt ind.
Da man yderligere via systemopbygningen havde fået etableret en meget omfattende og tung organisationsstruktur, blev systemet da også i det efterfølgende år langsomt opfattet som mere og mere besværligt at arbejde med og i. Der måtte gøres noget!
I løbet af 1996 og 1997 blev afdelinger lagt sammen, der blev slettet et organisationslag i miljøstyringssystemets organisationsdiagram, antallet af miljøhåndbøger blev skåret ned fra 26 til 8, månedlige møder blev aflyst til fordel for kvartalsvise møder, det årlige auditprogram blev nedbragt til en fjerdedel og alle hurtigt foranderlige ting blev taget ud af miljøstyringssystemet, der hermed i omfang i dag er reduceret til en tredje del.
I april 1998 stod der følgende skrevet om systemets egnethed og effektivitet: "Det er auditholdets indtryk, at miljøledelsessystemet fungerer tilfredsstillende, det er tydeligt, at systemet stadig forbedres og ajourføres i.h.t. virksomhedens behov og planer".
Det er dog værd at bemærke, at der i processen med at effektivisere og forbedre systemet ofte viste sig en vis modvilje hertil blandt medarbejderne. Enten p.g.a. at de følte, at nogen af deres beføjelser blev taget fra dem, eller at de blev begrænset i deres mulighed for at følge systemet på nært hold.
På enkelte punkter er man måske også gået for langt. I hvert tilfælde viste den seneste interne auditrunde, at der er et synligt behov for, at der minimum hvert halv år afholdes et virksomhedsmøde mellem miljøchefen og medarbejderne. Formålet skal være en uformel snak om systemet, generel information om Novotex’ miljørelateret arbejde internt som eksternt samt status for og diskussion af Novotex’ miljøhandlingsprogram herunder de fastsatte miljømål.
Der er ingen tvivl om, at styringssystemet i dag er "usynligt" i Novotex. Ikke at forstå som, at det er ved at falde fra hinanden. og at medarbejderne ikke arbejder i.h.t. systemets forskrifter. Systemet er usynligt på den måde, at de etablerede forretningsgange og instruktioner ligger folk så meget på rygraden, at de ikke tænker over det i det daglige.
Dette ses i dag tydeligt under de interne auditeringer. Adfærden lever på alle punkter op til såvel det skrevne som de fastsatte miljømål. Man spekulerer bare ikke over det til dagligt!
Der hvor systemet viser, at det lever og fungerer i bedste velgående, er i afrapporteringerne fra de interne som eksterne audits foretaget af Novotex’ auditteam samt i ledelsens miljøgennemgange. Herudover kører der selvfølgelig en del korrespondance med diverse interessenter under systemoverfladen, som oftest tilvejebringes under den årlige eksterne auditering.
3.2 Økonomien; besparelser, omkostninger, fortjenester
Lad det være sagt med det samme. Det er dyrt for en mindre virksomhed at få indført og efterfølgende vedligeholdt et miljøstyringssystem.
Ikke at det for virksomheder, der følger efter Novotex, behøver at koste det samme. Der vil alt andet lige være store besparelser at hente specielt på konsulentsiden, men det forandre ikke ved, at det i interne lønninger hurtigt løber op.
Man må minimum påregne en årlig lønudgift til en oftest højtuddannet miljøansvarlig person i forbindelse med systemets opbygning. Dette dog kun hvis virksomheden starter helt fra bunden uden noget eller nogle erfaringer med ISO 9000 og/eller 14001/EMAS.
Typisk vil en ansvarlig person for en given virksomheds kvalitetsstyringssystem uden nævneværdige ændringer i lønnen kunne arbejde videre med en miljøcertificering. For virksomheder som Novotex må man dog nødvendigvis sikre sig, at den miljøansvarlige person også efter certificeringen vil være i stand til at varetage andre opgaver i virksomheden. Ellers er vedkommende simpelthen for dyr, at have siddende.
Til den ansvarliges løn skal tillægges den tid systemopbygningen herudover pålægger resten af virksomhedens medarbejdere. Isoleret set vil der her oftest være tale om en betragtelig lønomkostning, men erfaringen viser, at det kun er hos de timelønnede, at udgiften i praksis viser sig.
Ud over lønninger ligger de store omkostninger i konklusionen for virksomhedens miljøkortlægning, udgangspunktet i forhold til overholdelse af gældende love, regulativer, direktiver m.v. samt virksomhedens egen ambition i den vedtagne miljøpolitik og det godkendte miljøhandlingsprogram.
Herudover ligger der ofte store omkostninger gemt i de følgevirkninger systemet uundgåeligt trækker med sig. Det kan være direkte investeringer i renere teknologi, ny markedskommunikation, nye fordyrende procedurer til dokumentation for overholdelse af virksomhedens etablerede miljøniveau m.v.
Novotex har ikke regnet på de samlede udgifter i forbindelse med projektet. Det anses simpelthen ikke for muligt, da miljøet i dag er en totalt integreret enhed i virksomhedens aktiviteter. Vigtigst er, at udgifter til konsulenter, certifikatvedligehold inkl. gebyr, miljøanalyser og interne lønninger med direkte relation til miljøstyringssystemet nu er nedbragt til et acceptabelt niveau. Samlet anslås dette til ca. 300.000 kr. årligt.
Økonomisk har der ikke ligget større direkte aflæselige besparelser i indføringen af miljøstyring. Der er selvfølgelig sket en reduktion i virksomhedens ressourceforbrug, men fortjenesten synes mere at ligge i den goodwill selve certificeringen har medbragt hos virksomhedens interessenter (specielt kunder) samt i effektiviseringen af husets arbejdsprocedurer.
Samlet er der i Novotex ingen tvivl om, at indførelsen af certificeret miljøstyring har været årsag til overlevelse i en ellers meget hård periode for virksomheden. Den stædige tro på systemets fordele tegner nu også til fremover, at danne grundlag for en fornuftig indtjening. Man kan med andre ord konstatere, at indførelsen af Novotex’ miljøstyringssystem først og fremmest har vist sig som en god langtidsinvestering.
Det kan derfor anbefales, andre virksomheder ikke kun fokuserer på systemets umiddelbare og kortsigtede pay back i form af mulige besparelser/fortjenester, men at investeringen også betragtes med mere langsigtede mål for øje.
3.3 Miljøforbedringer; interne som eksterne
Som også beskrevet i tidligere rapporter er de miljømæssige forbedringer i Novotex siden 1993 til at overskue. Delvis p.g.a. at antallet af identificerede forslag til miljøforbedringer med baggrund i den indledende miljøgennemgang har været til at overskue, delvis fordi der ikke foregår en betydende belastende produktion i Novotex.
Endelig har Novotex’ miljøforbedrende aktiviteter været lagt meget ud til virksomhedens leverandører, der specielt på produktområdet har foretaget mange investeringer og ændringer i produktsammensætningen udelukkende til fordel for miljøet (eksternt som internt).
De direkte aflæselige/målbare miljøforbedringer i Novotex gennem de seneste år ligger hovedsageligt på arbejdsmiljøet (ergonomi & indeklima), men også reduktion af elektricitet og fyringsgasolie har været prioriteret. For interesserede kan henvises til Novotex’ miljøredegørelser!
Samlet kan det konstateres, at Novotex’ omsætningsmæssige nedgang i årene frem til dags dato ikke ligefrem har animeret ledelsen til at godkende et nyt ambitiøst miljøhandlingsprogram med større miljøforbedrende investeringer til følge. At det har været lige på vippen kan aflæses i konklusionen fra sidste eksterne opfølgnings auditrapport:
"Systemet er et effektivt middel til opnåelse af de opsatte miljømål. Det skal fremhæves, der altid har været et særdeles højt ambitionsniveau m.h.t. miljøforbedringer. Dette er stadig tilstede, selv om der er mål, der ikke har kunnet indfries. Der ses i handlingsplanen taget aktion på dette, hvorfor den gældende handlingsplan for næste periode ses justeret p.g.a. niveauet for væsentlige miljøpåvirkninger og realistiske muligheder".
3.4 Eksterne relationer; interessenter som sparringspartner
Novotex har både før, under og efter nærværende projektforløb haft et godt og afslappet forhold til sine interessenter. I de senere år er dialogen dog på mange måder blevet mere strømlinet og erfaringsudvekslingerne mere målrettede. Årsagen hertil ligger klart i miljøstyringssystemerne, hvis kravelementer stiller flere betragtelige opgaver og udfordringer ikke kun til virksomheden, men også dens forskellige interessenter. Forklaring som følger:
Myndigheder (kommune, amt, stat)
Modsat tidligere ligger myndighedernes kendskab til Novotex’ aktiviteter i dag på et højt niveau. Det er en direkte konsekvens af, at Novotex via sit miljøstyringssystem har søgt myndighedernes interesse for de aktiviteter, der foregår i virksomheden.
Kommunikationen gik først via projektrelaterede opgaver i systemopbygningsfasen, men er senere blevet standardiseret via Novotex’ årlige fremsendelse af et opdateret lovregister samt miljøredegørelse til myndighedsgodkendelse.
Herudover er der en løbende kontaktflade, inden for hvilken man kan afsøge formelle som uformelle spørgsmål afklaret. Kontakten er til enhver tid behagelig og konstruktiv, da begge parter har et på forhånd godt kendskab til hinanden.
Certificerende myndigheder
Efter en lidt famlende begyndelse fungerer forholdet mellem den certificerende myndighed og Novotex i dag godt. I de første år gennemførtes en opfølgningsaudit hvert halve år, men proceduren er nu ændret til et helårligt "eftersyn".
Intensiteten i de eksterne opfølgningsaudit frem til 1998 har bestemt været sundt for Novotex, og haft stor indflydelse på den hurtige effektivisering og gennemførelse af Novotex’ systemforbedringer. Det store seje træk er nu imidlertid tilendebragt, og de halvårlige opfølgningsaudits var begyndt at blive en belastning i virksomheden.
Derfor ændringen til helårlige opfølgningsaudits og et skift fra en nyudgivelse af Novotex’ miljøredegørelse hvert år til hver tredje år.
Kunder og forbrugere
Flere af Novotex’ kunder er i dag certificeret i.h.t. ISO 14001 og flere er på vej. Mange har i dag fagspecialister ansat til styring af såvel egne aktiviteters miljørelationer samt den mere direkte kontrol med indkøbte varer.
Dette betyder næsten dagligt arbejde med at udfylde diverse spørgeskemaer om miljøhensynet i Novotex’ produkter, men også mere generelle spørgsmål om miljøstyringsaktiviteter er på det seneste dukket op hos flere.
Desværre kan/må miljøstyring ikke anvendes direkte i markedsføringen overfor forbrugerne, hvorfor deres kendskab til miljøstyringens sammenhæng med det at fremstille miljørigtige produkter er endog meget begrænset.
Internettet kan dog her nævnes som et perfekt sted for den enkelte virksomhed til placering af den noget tungere del af miljømarkedsføringen. Det er her at miljøredegørelser, grønne regnskaber, miljødeklarationer m.v. relativt enkelt og billiget kan nå ud til de kritiske men konceptsikrende forbrugere. Novotex har arbejdet med at forbedre denne del af kommunikationen i over et år, men er langt fra færdig.
Leverandører
Det er først inden for det sidste år, at Novotex’ leverandører for alvor er begyndt at få øjnene op for miljøstyringssystemets stærke sider. De kan i dag se, hvor enkelt miljødokumentationen kan styres, og løbende ændringer i forretningsgangene og de tilhørende instruktioner ændres, i samme takt med at "virkeligheden" ændrer sig.
Men, det er specielt det leverandørstyringsværktøj som Novotex i løbet af projektet har fået udviklet, der mærkes i dialogen med leverandørerne. I modsætning til tidligere forstår de nu hensigten med de spørgsmål der stilles, og kan umiddelbart efter, se hvor deres stærke h.h.v. svage sider er.
Interesseorganisationer
Det er ikke meget man i det daglige hører til interesseorganisationerne længere. Tilbage i begyndelsen af 90’erne var de meget aktive inden for tekstilbranchen - specielt på produktområdet. I dag hvor diskussionen er blevet langt mere gennemskuelig via miljøstyring og miljømærkning, er de blevet helt anonyme. I hvert til fælde hos Novotex, hvor dialogen stort set er gået i stå.
Kan det skyldes, at de selv har fået travlt med forretningsmæssige opgaver til dækning af deres kerneaktiviteter, og i denne forbindelse går efter kortsigtede gevinster på bekostning af deres egen filosofi/mission?!
Som udbyder af miljøvenlige tekstilprodukter, kan det til tider være svært at forstå sammenhængen mellem interesseorganisationernes udbud af handelsvarer og deres egne formålsparagraffer. Men, det kommer jo nok med tiden, når også disse organisationer begynder at få øjnene op for kvaliteterne og seriøsiteten bag miljøstyring og miljømærkning!
Brancheforeninger
Tekstilindustriens brancheforening har gennem hele projektforløbet spillet en interesseret og meget aktiv rolle i Novotex’ miljørelaterede aktiviteter. Det er glædeligt at se, at de erfaringer vi har gjort os på Novotex i dag videreformidles til og anvendes af kollegaer i branchen.
Skal Novotex have succes med indførelsen af miljøstyring på længere sigt, er det nødvendigt at flest muligt, hurtigst muligt, følger trop. I denne opgave er brancheforeningen sit ansvar bevidst.
Uddannelsesinstitutioner
Der er sket en mærkbar udvikling inden for kendskabet til miljøledelse og styring på landets uddannelsesinstitutioner i løbet af de seneste fem år. Novotex har altid forsøgt i videst muligt omfang, forsøgt at stå tilrådighed for interesserede lærer som elever. I den løbende dialog er der blevet født mange nye gode som mindre gode idéer, hvoraf Novotex selvfølgelig har taget de bedste til sig.
Der er ingen tvivl om, at såvel interessen på området samt uddannelsesniveauet har været stigende op gennem årene og i dag ligger meget højt de fleste steder. Det er glædeligt.
Konsulentgrupper (BST, private, m.v.)
Under projektforløbet har Novotex haft stor fornøjelse af at kunne trække på BST i såvel enkeltsituationer samt i forbindelse med deciderede arbejdspladsvurderinger (APV).
I forbindelse med miljøstyringssystemets opbygning havde Novotex videre en privat engageret konsulent tilknyttet projektet fra start til slut. Dette var til tider en meget stor hjælp, men omkostningerne taget i betragtning, vil dette øjensynligt ikke være rentabelt for andre virksomheder. Brug af eksterne konsulenter kan bestemt anbefales på de områder, hvor man ikke selv finder, at man har den fornødne ekspertise.
Ofte vil man i løbet af et miljøstyringsprojekt komme ud i mange kroge af virksomheden, og det vil høre til sjældenhederne, at der findes tilstrækkeligt med faglige ressourcer til dækning af alle områder internt i virksomheden.
Områder, hvor det med fordel kan betale sig at benytte konsulenter, er eksempelvis til miljøvurdering af kemikalier og andre hjælpestoffer, der anvendes i virksomhedens produktion, træning og uddannelse af et internt audithold, energirådgivning, livscyklusanalyser m.v.
Endeligt findes der i dag mange gode kurser landet over, der varmt kan anbefales folk, der er nye på miljøområdet, men har fået overdraget "miljøet" som nyt ansvarsområde.
Offentligheden (presse og generelt)
Offentligheden generelt er meget lidt bekendt med miljøstyring og miljøledelse. Der har løbende været en pæn interesse fra pressen om Novotex’ og andre virksomheders miljøstyringsaktiviteter, men omtalen har kontinuerligt været målrettet specifikke læsere frem for offentligheden generelt.
I markedsføringsøjemed har miljøstyringen derfor overhovedet ingen "pull-effekt" hos forbrugerne i forhold til virksomhedens produkter.
"Pull-effekten" synes derimod at virke på virksomhedsniveau hvor et certificeret miljøstyringssystem er klart imageskabende overfor nye medarbejdere.
Således får Novotex ofte henvendelser fra interesserede, der ønsker arbejde på vidt forskellige niveauer i virksomheden, men hvor kendskabet og lysten til at arbejde i Novotex udspringer af virksomhedens image på specielt miljøområdet.
Afsluttende kommentar
Det er afsluttende værd at bemærke, at standardens punkt om registrering af henvendelser fra relevante interesseparter til trods for ovenstående redegørelse om stor aktivitet på området, sjældent passer ind i standardens definition af samme.
Dette betyder egentligt "dobbelt bogholderi" for den miljøansvarlige, hvor det oftest er henvendelserne, der ligger uden for systemet, der har "kød" på sig. Et lille paradoks – uden egentlige løsningsforslag!
3.5 Miljøstyring som konkurrenceparameter; en umulighed!
Sideløbende med Novotex’ miljøstyringsprojekt har prisen på tekstiler kun arbejdet sig i en retning; nedad! Novotex har været tvunget til at følge med i denne udvikling på bekostning af specielt hjemlige arbejdspladser.
Novotex’ systue, der blev certificeret i 1995, er således i dag nedlagt og flyttet til udlandet. Dette kan ikke karakteriseres som en miljømæssig forbedring, men som en nødvendig handling i en daglig kamp om overlevelse på et særdeles konkurrencepræget marked.
Eksemplet skal trækkes frem, da det i al sin tydelighed viser miljøstyringssystemets begrænsninger i forhold til virksomhedens øvrige og mere traditionelle konkurrenceparametre.
En virksomheds kunder køber ikke et produkt eller en serviceydelse p.g.a. at virksomheden har etableret et miljøstyringssystem i virksomheden. De køber produktets samlede egenskaber herunder kvalitet, design, miljø, service m.v. i forhold til prisen.
Det er derfor, Novotex altid taler om et produktkoncept, hvori miljøstyringen indgår som et centralt element. Miljøstyring alene vil i Novotex’ øjne aldrig få anden værdi end en beredskabs-, udviklingsstyrende-, processtyrende og omkostningsminimerende funktion på det miljømæssige område.
Ikke sålænge, det ikke kan anvendes mere direkte i markedsføringen over for kunder og forbrugere!
4 Det videre arbejde
4.1 Miljøstyring/miljømærkning; den fremtidige integration!
Novotex’ fordel ved et etableret miljøstyringssystem vil i fremtiden koncentrerer sig yderligere om styring af aktiviteter hos underleverandører.
F.eks. vil der sandsynligt ske en højere integration af kvalitetsstyring, end tilfældet er i dag. Systemet indeholder allerede helt tilbage fra dets opbygning mange kvalitetsrelaterede elementer, men området vil blive udbygget i takt med de øgede krav til intern styring.
Målet vil ikke være en certificering i.h.t. ISO 9000. Denne certificering kan Novotex ikke bruge til noget over for nogen. Det er udelukkende principperne i standarden . man vil gå efter at efterleve, i yderligere omfang end det ses i dag.
Man kan sige, at Novotex i dag er mættet med div. standarder og certificering af samme. Absolut ingen i virksomheden kan forestille sig yderligt arbejde i den retning.
Modsat så man meget gerne, at man hurtigst muligt fik integreret miljøstyring som kravkriterier i de eksisterende statsanerkendte miljømærkningsordninger.
Det er og bliver ulogisk, at troværdigheden i en virksomheds aktiviteter skal verificeres på to forskellige hold og af to forskellige grupper af mennesker. Det er det samme, det handler om. Alligevel tvinges man som virksomhed til at føre styring af virksomhedens miljørelaterede aktiviteter adskilt, da de to ordninger ikke er integreret eller bare i det mindste arbejder sammen.
Problemet vil vise sig yderligere fremover, hvor der efter al sandsynlighed kommer fokus på den produktorienteret miljøpolitik. Dokumentationen for overholdelse af en sådan politik vil ofte ligge i det materiale, der i dag benyttes af "miljømærke folkene", men samtidigt være essentielt materiale ved en alm. auditering af et miljøstyringssystem.
Som sædvanlig er der kun virksomheden og dens leverandører til at betale dette bureaukrati – og med hvilket formål? Princippet om mest miljø for pengene ses i hvert til fælde sløjfet, ikke mindst på bekostning af troværdighed! For hvor ligger den faktuelle troværdighed ved miljømærkerne i dag, når der ikke stilles mere direkte krav til certificering af de styringsmekanismer, der i det daglige skal sikre, at produkterne overholder de give miljøkrav?
4.2 Miljøkommunikation/miljømarkedsføring - hjælp til selvhjælp
Som nævnt i nærværende rapport, kan det argumenteres, at miljøstyringssystemets fremtid synes at hænge tæt sammen med dets samlede værdi over for slutforbrugerne / slutkunden.
For Novotex er dette tilfældet!
Novotex’ miljøstyringssystem vil ikke eksistere om 10 år, såfremt det ikke får den tilstrækkelige markedsføringsmæssige værdi hos kunder og forbrugere. Kun hvis miljøstyring bliver et lovkrav, kan dette ændre ved fakta!
Novotex er ikke afhængig af andre interessenters meninger end kunder/forbrugere på dette punkt.
I dag er miljøstyringssystemet virksomhedens eksistensgrundlag, men ikke nødvendigvis i morgen! Dette er udelukkende afhængigt af dets værdi hos kunder og forbrugere.
Derfor mangler Novotex i dag hjælp til at intensivere kommunikationen omkring værdien af miljøstyringssystemets værdi. Systemets skal nok overleve i Novotex, sålænge virksomheden kan tjene penge, men ikke modsat!