|
Miljø- og kvalitetsledelsessystemer i fire danske virksomheder Bilag 3
|
 | hvordan indføres miljøstyring bedst |
| skal man benytte konsulenter og til hvad |
| hvordan inddrages medarbejderne i processen |
| hvor hurtigt skal man gå frem |
| skal man indføre kvalitetsstyring først eller samtidig med miljøstyring |
| hæmmer miljøstyring/kvalitetsstyring en dynamisk udvikling i virksomheden |
| hvilke miljøforbedringer har virksomheden gennemført, som skyldes, at man har indført miljøstyring |
| ændrer indførelse af miljøstyring samarbejdet med miljømyndighederne |
| hvor store vil introduktionsomkostningerne være |
| kan miljøstyring betale sig økonomisk |
| giver miljøstyring et konkurrencefortrin |
Samtidigt beskrives kort de gennemførte opfølgningsaudits ½ og 1 år efter opnåelse af certifikatet.
2 Resume
Udgangspunkt
Kaiserplast's udgangspunkt for at indføre miljøstyring var en certificering efter ISO 9002 og en interesse for at gennemføre en produktion med et minimum af miljøbelastning.
Certificering
Kaiserplast valgte, at indføre formel miljøstyring efter BS 7750. Virksomheden valgte, at lade sig certificere så snart det formelle system var klar. Man valgte, at lade sig certificere hurtigt, dels fordi virksomheden ikke miljømæssigt er særlig kompliceret og dels at man havde erfaringerne med formel kvalitetsstyring.
Konsulenthjælp
Man valgte, at lade håndbogen skrive af eksterne konsulenter, hvorefter ledelsen sikrede, at håndbogen blev tilpasset lokale forhold og blev forankret i organisationen. Herunder sørgede man løbende for information af medarbejderne.
Tidshorisont
Det vurderes, at 1-1½ år er en realistisk tidshorisont for indførelse af miljøstyring i et firma som Kaiserplast.
Miljøforbedringer
Der er opnået en række miljøforbedringer hos Kaiserplast i forbindelse med indføringen af miljøstyring.
Affaldsreduktion
Man har helt stoppet deponeringen af fast affald og man har nedbragt mængden af plastaffald ved hjælp af udskiftning af maskiner og mere hensigtsmæssige arbejdsprocedurer. Man har opnået aftaler med leverandører om tilbagelevering af restpartier og man kører en meget strammere lagerstyring. Alle disse tiltag nedbringer mængden af plastaffald.
Energi og vand
Disse og andre foranstaltninger sparer også en del energi. Der er endvidere opnået væsentlige vandbesparelser.
Økonomi
For en virksomhed som Kaiserplast vurderes det, at man kan forvente et forbrug på 3/4-1 mandår i interne timer samt ca. 200 konsulenttimer. Dette forudsætter dog, at virksomheden i forvejet har et certificeret kvalitetssikringssystem, og ikke er miljømæssigt kompliceret.
Det vil kræve ca. 2 mandsmåneder pr. år, at vedligeholde systemet, og derudover er der udgift til opfølgningsaudits mv.
Besparelser
Det er imidlertid Kaiserplast's opfattelse, at det totalt set kan betale sig økonomisk at indføre miljøstyring.
Positiv ånd
Indføring af kvalitetsstyring i en virksomhed kan medvirke til, at skabe et positivt samarbejdsklima i virksomheden, hvor medarbejderne er stolte af deres virksomhed.
Miljømyndigheder
Det er både miljømyndighedernes og virksomhedens vurdering at indførsel af miljøstyring vil gøre det lettere, at arbejde med virksomhedens miljøgodkendelse fremover.
Interne audits
Der gennemføres ti interne audits hvert år, hvor virksomheden selv auditerer de forskellige punkter i miljøstyringssystemet.
Opfølgningsaudits
Derudover gennemføres to formelle opfølgningsaudits om året.
Andre inspektioner
Der foretages desuden en række inspektioner og tilsyn af foreksempel miljømyndigheder og arbejdstilsynet, som har relationer til miljøstyringssystemet.
3 Hvordan indføres miljøstyring
3.1 Virksomhedens udgangspunkt
Interesse/Konkurrence
Hos Kaiserplast var udgangspunktet for indførelse af miljøstyring, dels en interesse i at gennemføre en miljømæssig fornuftig produktion, og dels en forventning om, at det med tiden bliver en konkurrenceparameter, at have et miljøstyringssystem og at producere med den mindst mulige miljøbelastning.
ISO 9002
Virksomhedens udgangspunkt var endvidere, at man havde indført kvalitetsstyring efter ISO 9002 og var certificeret.
BS 7750
Virksomheden valgte BS 7750 som den miljøstyringsstandard, man ville certificeres efter.
3.2 Formel miljøstyring straks?
Videnniveau
Når en virksomhed vil indføre formel miljøstyring er der en række overvejelser, som bør foretages. Hvis virksomheden, som tilfældet var for Kaiserplast, allerede har indført formel kvalitetsstyring, er virksomheden vant til de formelle systemer. Afgørende for om man straks bør stile efter formel miljøstyring eller i en periode nøjes med en ikke certificeret miljøstyring, er så blandt andet det miljømæssige videnniveau.
Uddannelse
Hvis virksomheden i forvejen er vant til at tænke i miljømæssige baner, vil det kunne anbefales straks, at indføre formel miljøstyring; ellers kan det være en god ide, at arbejde med miljøstyring i virksomheden i et par år, inden man lader sig certificere. I denne periode kan man så uddanne medarbejderne i at tage miljømæssige aspekter ind i virksomhedens forhold.
Markedskrav
Der kan imidlertid være andre parametre, såsom markedskrav, som gør at man er nødt til at gennemføre certificeringen hurtigst muligt. Der vil så være et endnu større behov for uddannelse og instruktion, end hvis man kan indføre miljøstyringen i et langsommere tempo.
Miljømæssigt
For Kaiserplast har det ikke været noget problem, at satse direkte på en formel miljøstyring, idet man i forvejen har arbejdet miljømæssigt fornuftigt på de fleste områder og fordi virksomheden ikke er særligt kompliceret ud fra et miljømæssigt synspunkt.
3.3 Arbejdsform
Konsulent udkast
På Kaiserplast valgte man at lade håndbogen skrive af eksterne konsulenter, dels af tidsmæssige årsager og dels at få holdninger udefra med i arbejdet. Konsulenternes udkast blev derefter justeret af Kaiserplasts ledelse.
Forankring
Når man vælger konsulenter til at udarbejde større eller mindre dele af håndbøger, procedurer og så videre, er det meget vigtigt, at de udarbejdede forslag forankres i organisationen og er et reelt udtryk for firmaets holdninger og ønsker.
Ved udarbejdelse af procedurer blev de aktuelle arbejdsledere og medarbejdere involveret. Alle procedurer, der vedrører sikkerhed, blev diskuteret i sikkerhedsudvalget.
Samarbejdsudvalget har løbende været informeret og alle medarbejdere er i den sammenhæng blevet informeret på korte informationsmøder.
Information
Der blev endvidere afholdt et 3-timers informationsmøde, samtidig med at systemet blev formelt indført.
Generelt kan der argumenteres både for og imod anvendelse af konsulenter under arbejdet med at indføre miljøstyring.
Fordelene er blandt andet at man får et friskt syn på virksomheden og dens miljøforhold, man kan inddrage ekspertise både omkring det formelle papirarbejde og omkring miljøforhold.
Ulemperne kan blandt andet være, at man risikerer at miljøstyringssystemet ikke svarer til firmaets holdninger, eller at medarbejderne ikke føler, at det er deres eget.
3.4 Samspil mellem kvalitetsstyring og miljøstyring
Parallelitet
Kaiserplast havde indført kvalitetstyring inden man begyndte at arbejde med miljøstyring. Det var derfor lettere for virksomheden, at arbejde med det formelle miljøstyringssystem, idet måden ar arbejde og tænke på er meget parallel i de to systemer.
De procedurer, der er udarbejdet i forbindelse med indførelse af miljøstyring, er i stor udstrækning integrerede i de allerede eksisterende procedurer for kvalitetsstyring.
Auditeringen af kvalitetstyringssystemet og miljøstyringssystemet har indtil videre været adskilt, men fremover forventes det, at blive integrerede audits.
3.5 Tidsplan
Virksomhedens størrelse og komplexitet er helt afgørende for længden af den periode som er nødvendig for indførelse af et miljøstyringssystem.
For en mindre/mellemstor virksomhed som Kaiserplast, der ikke er miljømæssigt kompliceret vurderes det at 1-1½ år er en realistisk tid for indførelse af et miljøstyringssystem.
4 Miljøforbedringer begrundet i miljøstyring
Der har været gennemført en række større og mindre miljøforbedringer, som alle skyldes indførelse af miljøstyring og den deraf følgende større miljøbevidsthed.
Uønskede plasttyper
Virksomheden søger, at overtale kunder til ikke at producere emner af POM, og søger generelt i samarbejde med kunderne at vælge de mindst miljøbelastende plasttyper til en aktuel produktion. Grunden til, at man ikke ønsker at arbejde med OM, er at det kan udvikle formaldehyd ved opvarmning til for høje temperaturer.
4.1 Plastaffald og andet fast affald
Deponeringsstop
Da arbejdet med miljøstyringssystemet startede op, blev der deponeret en del plastaffald, især udsnekningsklumper, som opstår ved stop af sprøjtestøbemaskinerne og som er for store til almindeligt genbrug.
I dag deponeres der ikke længere plastaffald, hovedparten genbruges og det resterende forbrændes i et kraftvarmeværk.
Emballage/Arbejdsmiljø
Ved indkøb søger man at få leveret plastråmaterialerne i 800 kg papcontainere i stedet for i 25 kg plastsække. Dette har både miljømæssige og arbejdsmiljømæssige fordele, idet papcontainerne kan genanvendes og personalet slipper for at håndtere sækkene manuelt.
Bedre planlægning
Idet man gennem miljøstyringen er blevet bevidst om de ret store mængder udsnekningsklumper, har man ændret produktionsrutinerve, så mængden er blevet kraftigt reduceret. Dette er sket ved at man ved hjælp af skiftende pauser kan holde de halvautomatiske maskiner i drift hele tiden. Desuden har man ved øget investering i fuldautomatiske robotter mindsket mængden af udsnekningsklumper væsentligt.
Større genbrug
Man har i stigende grad opnået aftaler med de kunder, der selv leverer råvarer om, at de modtager fejlproduktioner og lignende retur til genopbejdning.
Bedre lagerstyring
Man kører nu en meget strammere politik for råvarelageret. Fejlproduktioner og lignende knuses og lagres ikke, med mindre man er rimelig sikre på, at kunne genbruge eller afsætte det. Dette skyldes, at knusningen er en ret energikrævende proces, samt at lagerkapacitet er dyr og ressourcekrævende. Råplast og knust regenerat, der ikke bliver brugt op i den tilhørende produktion returneres enten til leverandør eller afsættes til anden side.
Oprydningen på lageret, og den strammere lagerpolitik, har i en overgang betyder større affaldsmængder, da ikke alle typer/farver har kunnet afsættes til genbrug; men på længere sigt vil den strammere styring nedsætte affaldsmængder, energiforbrug og lagerbehov.
Der er udarbejdet forbedrede procedurer både for støbningen og efterbehandlingen med det formål, at nedsætte antallet af kasserede emner og dermed affaldsmængden.
Færre skift
Der arbejdes også med en forbedret produktionsplanlægning som søger, at opnå en produktion med færre skift i værktøjer, da hvert produktionsskift betyder større affaldsmængder. Blandt andet søges det, at undgå produktioner af mindre end 24 timers varighed.
Af øvrigt fast affald indsamles metalaffald til genanvendelse. Kemikalieaffald og batterier indsamles separat og afleveres til kommunen. Tonerbokse returneres til leverandør.
4.2 Energi
Nye maskiner
På energiområdet er der også gennemført en række tiltag. Man har blandt andet udskiftet ældre støbemaskiner, som brugte væsentlig mere energi end den tilsvarende nye. Man har indført tænd/sluk ure på ventilationen i kontorområderne. Man er også via miljøstyringen blevet opmærksom på, at det ikke nødvendigvis er hensigtsmæssigt med overarbejde, hvor kun enkelte støbemaskiner kører, da det bruger uforholdsmæssigt meget energi, at alle backup-systemerne skal køre.
Den tidligere nævnte forbedrede lagerstyring sparer energi, dels da der skal flyttes mindre rundt og dels da der kun skal være lagerplads til det nødvendige.
Belysning
Man er ved at indføre et bedre belysningssystem, som både vil spare energi og give bedre lys ved arbejdspladserne.
Videre arbejde
Man har besluttet at gennemføre en total kortlægning af virksomhedens energiforbrug i løbet af 1996 og der er afsat 200 energikonsulenttimer til dette formål. Målet er at indføre energistyring på virksomheden.
4.3 Vand
Bedre kontrol
Man har bygget et ekstra køletårn, så kølingen af maskinerne kræver væsentligt mindre vand. Man har også optaget et kraftigt spild på grund af de etablerede registreringssystemer. Vandforbruget er reduceret fra 4289 m3 i 1994 til 1661 m3 i 1995.
4.4 Andet
Kemikaliekontrol
Man har indført væsentlig mere kontrol med alle kemikalier, som bruges på virksomheden, idet alle nye typer undersøges blandt via BAST, inden de tages i brug.
5 Økonomiske forhold ved miljøstyring
5.1 Ressourceforbrug ved indførelse af formel miljøstyring
Det kræver en del ressourcer at indføre miljøstyring. Det kræver meget tid at indsamle eventuelle oplysninger, udarbejde håndbog og procedurer og så videre. Dette kan alt efter virksomhedens størrelse, videnniveau og komplexitet gøres af interne medarbejdere eller delvist ved hjælp af konsulenter.
Tidsforbrug
For en virksomhed som Kaiserplast vurderes det, at indførelse af formel miljøstyring kan gennemføres på 3/4-1 mandsår for egne medarbejdere samt ca. 200 konsulenttimer. Dette forudsætter, at virksomheden i forvejen har et kvalitetsstyringssystem og har rimelig orden i sine miljøforhold, for eksempel via en kapitel 5 godkendelse.
Selve certificeringen koster 80-100.000 kr.
5.2 Ressourceforbrug ved vedligeholdelse af formel miljøstyring
Det vurderes, at Kaiserplasts miljøstyringssystem kan vedligeholdes for 2 mandsmåneder pr. år i interne timer ved 2 eksterne audits pr. år. De samlede certificeringsomkostninger ved en samlet certificering af kvalitetsstyrings- og miljøstyringssystem er ca 20.000 kr.højere end ved en certificering af et kvalitetsstyringssystem alene. Hvis man kun har miljøstyring, vil udgiften være ca. 40.000 kr.pr.år.
5.3 Økonomiske konsekvenser af miljøforbedringer
Økonomi
Der er sparet en del penge, ved at man ikke længere får deponeret affald, og dermed ikke skal betale den højere deponeringsafgift. Der spares en del råmaterialer, idet mængden af udsnekningsklumper er væsentligt nedsat. Der spares en del energi ved, at man har udskiftet ældre maskiner hurtigere end planlagt. Dette er sket ved at fremme investeringer i robotter (fuldautomatiske støbemaskiner).
Det forventes også, at man vil spare el ved forbedring af belysningen.
Generelt er det virksomhedens opfattelse, at det kan betale sig økonomisk at indføre miljøstyring.
5.4 Konkurrencemæssige forhold
Det er Kaiserplast's opfattelse at miljøstyring allerede er blevet en konkurrenceparameter, og at dette vil være klart stigende. Det er dog endnu ikke muligt at konkretisere.
6 Miljøstyring i praksis
6.1 Medarbejdernes reaktion
Miljøstyringen er blevet modtaget meget positivt hos medarbejderne, som har engageret sig i ideen. Medarbejderne har været stolte over den megen positive omtale som indførelsen af miljøstyring har medført i lokalområdet og i fagtidsskrifter.
6.2 Hæmmer miljøstyring firmaets dynamik?
Miljøstyringen får hos Kaiserplast ikke lov til at påvirke firmaets dynamik. Firmaet får lov til at udvikle sig dynamisk, og miljøstyringssystemet tilpasses løbende ud fra de overordnede politikker som er formuleret for miljøstyringen.
7 Ændrer miljøstyring forholdet til miljømyndighederne?
Lettere kap. 5
Tilsynsmyndigheden for Kaiserplast, som er Fjends Kommune, ser overordentligt positivt på, at Kaiserplast har indført miljøstyring. Kommunen forventer, at den fornyelse af firmaets kapitel 5 godkendelse, som skal gennemføres inden længe, vil blive væsentlig nemmere, fordi virksomheden har certificeret miljøstyring.
8 Opfølgningsaudits
Til opfølgning på kvalitetsstyringssystemet foretages en række opfølgningsaudits. Der er dels tale om 10 interne audits pr. år, hvor virksomheden selv auditerer de forskellige afsnit i miljøstyringshåndbogen. Desuden gennemføres der 2 gange årligt opfølgningsaudit af Dansk Standard. Hvis auditeringen falder tilfredsstillende ud forlænges certificeringen efter BS 7750.
8.1 Interne audits
Interne audits foregår ved, at den ansvarlige person i virksomheden foretager auditering af de planlagte afsnit i kvalitetshåndbogen. Dette foregår dels ved gennemgang af de for dette afsnit relevante dokumenter, samt ved interviews med de relevante medarbejdere. I løbet af et år gennemgås hele systemet på denne måde. Se bilag 1.
8.2 Opfølgningsaudits
Der udføres formelle opfølgningsaudits af Dansk Standard 2 gange om året. Dette foregår ved at auditøren over en eller flere dage gennemgår en række områder, som auditøren på forhånd har udvalgt.
Der udarbejdes derefter en opfølgningsauditrapport, hvoraf det fremgår hvilke områder, der er blevet auditeret. Det noteres blandt andet, hvis der foretages observationer af uoverensstemmelser mellem det beskrevne system og det der er fundet i praksis. Rapporten kan så angive anbefalinger til korrigerende handlinger. Endelig vil rapporten munde ud i en indstilling til en fortsættelse af certificeringen, med mindre der er fundet graverende fejl. Se bilag 2 og 3.
8.3 Andre relevante inspektioner og tilsyn
Ud over de audits der er direkte tilknyttet til miljøstyringssystemet er der en række tilsyn og inspektioner, som har forbindelse til miljøstyringssystemet.
Tilsynsmyndighed
Her kan nævnes miljøtilsyn foretaget af tilsynsmyndigheden, Fjends Kommune. Et sådant tilsyn er foretaget i oktober 1995, og det fremgår af tilsynsnotatet (bilag 4), at tilsynsmyndigheden er meget tilfreds med at virksomheden har indført miljøstyring, og at tilsynsmyndigheden ønsker, at benytte miljøstyringssystemet i forbindelse med fornyelse af virksomhedens kapitel 5 godkendelse.
Brandinspektion
Også inspektion fra brandmyndighederne kan have forbindelse til miljøstyringssystemet, idet brandmyndighederne kan bruge procedurerne fra miljøstyringssystemet i forbindelse med deres inspektion, og idet deres forslag/krav måske med fordel kan indbygges i procedurerne.
Arbejdstilsynet
Dette gælder på tilsvarende vis for Arbejdstilsynet.