7 Planlægning og bestilling af materialer, Miljøstyrelsen

Miljøoptimering af godstransportydelser inden for bygge-anlægssektoren

7 Planlægning og bestilling af materialer

7.1	Forudsætninger for planlægningen
7.2	Planlægning og bestilling af leverancer
7.2.1	Grossistleverancer
7.2.2	Større materialeleverancer

7.1 Forudsætninger for planlægningen

Der er i interviewrunden fra flere sider peget på, at et væsentligt problem i forhold til planlægning og bestilling af leverancer er, at tegningsmateriale i byggeprojekter, der udbydes i totalentrepriser, udarbejdes løbende under byggeprocessen, hvilket ofte giver dårligere muligheder for at planlægge leverancer.

Der kan være stor forskel fra projekt til projekt, men der peges på, at de tendenser, som er behandlet i nedenstående, generelt er øgede i branchen i forhold til tidligere.

Udtalelserne kommer fra forskellige typer aktører i branchen som håndværkere indenfor el-, VVS-, maler-områder, grossister, entreprenør og rådgiver.

Tidsplanerne for projekterne er meget sammenpressede. Dette hænger sammen med nogle økonomiske forhold; jo kortere byggeperioden er, jo hurtigere kan bygherren f.eks. få lejeindtægter ind. Endvidere kan der være andre presserende behov som f.eks. ophør af eksisterende lejemål.

De pressede tidsplaner og totalentreprenørers ønske om at spare på rådgiverydelser gør, at tegningsmateriale ofte foreligger meget sent i processen.

Endvidere nævner nogle, at tegningsmaterialet kan have mange løse og uafklarede ender og ofte kan være behæftet med fejl f.eks. i forhold til at kontrollere mål og koordinere mellem forskellige fagområder (f.eks. VVS, ventilation og el). Dette betyder, at der under udførelsen jævnligt stødes på ting, der skal laves anderledes end planlagt.

Bygherrers og arkitekters sene beslutninger og nye ønsker undervejs i projektet kan give mange ændringer/sene afklaringer, hvilket kan have betydning for planlægning og bestilling af leverancer. I nogle projekter foreligger der ikke afklaring omkring bygningens endelige anvendelse i den første del af byggeperioden, f.eks. hvilken type lejere, der bliver tale om.

Valg af underleverandører sker ofte sent i processen (for at skærpe konkurrencen blandt underleverandører). Underleverandørerne er ofte pressede - økonomisk og tidsmæssigt. Fra håndværkerside nævnes, at de ofte "går oven i hinanden" for at blive færdige til tiden, hvilket besværliggør planlægning af arbejdet og dermed planlægningen af materialeleverancer. Der bliver derfor ikke altid tale om det gode forløb, hvor "tingene glider".

Et sidste forhold, der også er af betydning for planlægningsgrundlaget, er de ofte begrænsede muligheder for lagring af byggematerialer.

Som nævnt kan ovennævnte forhold ikke generaliseres til alle projekter, men tendensen omkring disse er stigende. Der kan være stor forskel, idet der også er eksempler på, at planlægningsgrundlaget er i orden. En af de faktorer, som kan være meget afgørende er, hvorledes byggelederen håndterer processen, og hvorvidt der kun fokuseres på en suboptimering i forhold til egne områder, eller der er forståelse for at få processen til at køre for alle involverede parter.

Her er der en væsentlig kobling til de initiativer der er vedrørende nye samarbejdsformer og partnering, hvor dialog og tillid er nøgleordene mellem de involverede aktører i stedet for modspil og mistillid. De nye samarbejdsformer vil være med til at forbedre flere af de i ovenstående nævnte forudsætninger for planlægning og bestilling af materialer, som det f.eks. vil være tilfældet ved en øget og tidligere inddragelse af underentreprenører og leverandører.

7.2 Planlægning og bestilling af leverancer

Planlægning og bestilling af leverancer foregår på forskellige måder alt efter, hvilken type materiale, der er tale om. Nogle materialer er der leveringstid på og bestilles derfor i god tid, og en stor del bestilles dag-til-dag. I mange tilfælde indgås der på et tidligt tidspunkt aftaler om leverancer til et byggeri mellem entreprenør/håndværker og leverandøren, mens selve afkaldet af leverancer, der er afgørende for planlægning af transporten, foregår indenfor få dage og hyppigt dag til dag.

7.2.1 Grossistleverancer

Det er en meget kort planlægningshorisont, der arbejdes med hos såvel håndværkere som grossister indenfor el, VVS, tømmerhandel og malervarer.

På grossistområdet er hovedparten af ordrene dag-til-dag leverancer og grossisterne kører i stor udstrækning til byggepladser og andre kunder med daglige leverancer. Dette gælder indenfor såvel el, VVS, tømmerhandel og malervarer.

Der vil ofte være indgået en aftale om leverancer inden opstart af et byggeri/ arbejde, men de egentlige afkald af ordre indløber i de fleste tilfælde dag til dag. Hos en af de interviewede tømmerhandler er det f.eks. 80%, der er dag-til-dag leverancer.

En VVS-grossist nævner, at kun 25% af de ordrer, der skal leveres næste dag, er modtaget inden ved 13-tiden, de øvrige indkommer indtil kl. 19 på Sjælland og indtil kl. 16.30 i Jylland. Der gives nogle procents rabat, såfremt ordren indløber om formiddagen, hvilket der er meget få, der benytter sig af.

Hos de store el-grossister er der også et meget højt serviceniveau på dette område. Hvis ordren er modtaget inden kl. 18, så vil leverancen være på byggepladsen inden kl. 7 næste morgen. En af de store el-grossist giver rabat, såfremt ordren er modtaget inden 48 timer før levering. Det er imidlertid kun 14 % af ordrene, der opfylder dette krav, selvom rabatten er af en sådan størrelse, at den skulle være værd at gå efter.

Grossisterne er generelt meget enige om, at der ikke i særlig stor udstrækning sker en planlægning af materialeleverancer på byggepladserne, og at der er et forbedringspotentiale på transportsiden, såfremt der kunne planlægges bedre.

Interview med håndværkere indenfor el, VVS og malervarer giver det samme billede med hyppige leverancer. Der er to hovedargumenter for, hvorfor tingene foregår som de gør:

Det ene argument er, at det er grossistvirksomheder, der søger at overgå konkurrenterne ved at tilbyde højere og højere serviceniveau, og dermed mindre og mindre tidsvindue mellem ordre- og leveringstidspunkt. Det er nemt og bekvemmeligt for håndværkerne, at kunne bestille leverancer hver dag og først behøve at afgive ordren sidst på dagen, uden at det koster ekstra. Det betyder også, at der ikke er så mange, der går op i planlægning af leverancer flere dage frem. Det er simpelthen ikke nødvendigt og der er i forvejen mange andre ting at tænke på.

Det andet argument er, at der er for dårlige betingelser for håndværkerne til at planlægge deres arbejde og bestilling af leverancer. Der henvises i høj grad til de forhold, der er nævnt i afsnit 7.1 om manglende og sent foreliggende tegningsmateriale, fejl og manglende koordinering i tegningsmateriale, mange ændringer og sene afklaringer i projektforløbet m.v.

Der er et eksempel fra en VVS-virksomhed, der fremhæver en af deres formænd, der skulle være særlig god til at planlægge sit arbejde. Han bestiller under normale forhold materialer hver 2-3 dag, hvilket er en klar forbedring set i forhold til de daglige leverancer.

De forhold han peger på af betydning for leveringshyppighed indenfor VVS er først og fremmest de nævnte problemer med tegningsmateriale samt problemer med manglende lagerplads, hvor en ekstra container kunne betyde meget. Såfremt disse to forhold kunne forbedres, mener han det ville være muligt at reducere på de hyppige VVS-leverancer.

En el-installatør mener ligeledes, at det er muligt at planlægge bedre på el-området og mindske antallet af leverancer. Der peges på, at det er meget forskelligt fra byggeplads til byggeplads, hvor god en planlægning der er tale om. Her tænkes ligeledes på problemerne med tegninger, sene beslutninger og ændringer m.v. (størrelsen af fejlleverancer). Disse forhold gør i nogle tilfælde det umuligt at planlægge bare nogle få dage frem. Det nævnes endvidere at det for 10-15 år siden var meget nemmere at planlægge, da tegningerne var på plads i tide.

Flere grossister påpeger, at der ligger et forbedringspotentiale på transportsiden, såfremt de kunne få mindre hyppige ordrer fra håndværkerne. Især kunne det give besparelser, hvis der var tale om udbringning på f.eks. 2-3 faste ugedage.

De yderste kunder på ruterne betyder ofte forholdsvis meget transportmæssigt, så en bedre planlægning her ville betyde meget. En grossist nævner, at de f.eks. kører fra København til Lolland med daglige (frit leverede) leverancer til et byggeri, såfremt der er tale om større kunder.

Det begrænsede tidsvindue fra ordrene indkommer til leveringstidspunkt bliver i disse år gradvist yderligere indsnævret. Det snævre tidsvindue betyder en del ekstraomkostninger internt for grossistvirksomhederne indenfor lager og fordi arbejdsbyrden sammenpresses i spidsbelastninger. Flere grossister peger på, at der vil være et økonomisk besparelsespotentiale, såfremt de kunne få ordrene ind i bedre tid. En grossist nævner, at hvis ordrene kunne være inde 24 timer før, ville der være tale om en helt anden arbejdsdag internt i grossistvirksomheden på stort set alle områder.

(Der er ikke konstateret nogle eksempler på anvendelse af grønne cykelbude).

7.2.2 Større materialeleverancer

Ved større materialeleverancer planlægges leverancerne indenfor nogle materialetyper typisk i en til flere uger i forvejen mens der indenfor andre materialetyper er tale om dag til dag leverancer.

Et eksempel på førstnævnte tilfælde er levering af betonelementer, hvor der udarbejdes leveranceplan f.eks. 1 uge i forvejen, som koordineres med, at der skal være montagefolk klar på byggepladsen. Ligeledes er leverancer på f.eks. aluminiumsprofiler, glas og køkkenelementer også planlagt i god tid. For nogle af ovennævnte materialeleverancer gælder dog, at der kan være ændringer i de oprindeligt planlagte afkald. Ifølge betonelementforeningen sker der ændringer i 20% af de planlagte afkald.

På tagsten og mursten varierer planlægningshorisonten. Der leveres typisk direkte til byggepladserne, idet kun 5% rent fysisk går indenom tømmerhandlerne. Der kan leveres dag til dag, hvilket en leverandør af tagsten gør for ca. 10% af leverancerne. M.h.t. resten af dennes leverancer indkommer afkaldet 1 til flere uger før. Hos en anden leverandør ligger afkaldet af ordren for det meste indenfor 1-4 dage, mens selve bestillingen kan være sket 1-2 dage før eller 1 mdr. før, hvilket varierer meget.

Begge materialeleverandører (på tagsten og mursten) påpeger, at det ville betyde meget for deres muligheder for udnyttelse af returtransporter, hvis de fik ordrene ind tidligere. Den ene materialeleverandør peger ligesom grossisterne også på, at arbejdsgangene internt i firmaet ville blive lettere og dermed billigere, hvis de fik ordrene ind før.

Dag til dag leverancer til byggepladser forekommer i stor udstrækning indenfor f.eks. betonsten/ betonvarer, isoleringsmateriale, og armeringsstål. Indenfor gipsplader og eternitplader er der også mange dag til dag leverancer, hvor der især leveres til tømmerhandlerne. Der kan i nogle tilfælde godt foreligge en leveranceplan, men selve afkaldet (fastlæggelse af mængde og tidspunkt) kommer typisk dagen før. Blandt disse materialeleverandører peges der ligeledes på, at transporten vil kunne optimeres ved tidligere bestilling.