| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste |

Muligheder for digitalisering af de grønne regnskaber

Bilag A

Detailresultater fra Desk Research,

herunder status for anvendelse af it i miljøfunktionen

Introduktion

Som alle andre ledelsesopgaver er miljøledelse afhængig af indsamling, bearbejdning og rapportering af data og informationer. I de sidste år er dette behov steget på grund af strammere miljøregler og flere krav om rapportering til myndigheder og den brede offentlighed. Denne trend er ikke kun at spore i Danmark, men også i andre lande, fx USA med de udvidede TRI-rapporteringskrav (Toxic Release Inventory), Holland med deres miljørapporteringslov og Sverige med deres bestemmelser om offentliggørelse af miljøinformationer i visse virksomheders årsrapporter.

I Danmark stilles der omfattende krav til indsamling, bearbejdning og rapportering af informationer i forbindelse med virksomhedens miljøgodkendelse. En række virksomheder er også omfattet af kravet om at udarbejde et grønt regnskab. Det primære formål med et grønt regnskab er at give offentligheden let adgang til information om virksomhedens miljøforhold - men også at inspirere virksomhederne til at sætte indsatsen for miljøet i system. Andre væsentlige og kommende rapporteringskrav er fastsat i EPER-beslutningen fra juni 2000, der har hjemmel i IPPC-direktivet og i PRTR-protokollen under Århus-konventionen.

Hovedformålet med disse registre er at give offentligheden bedre adgang til miljøoplysninger via internettet, hvor det tidligere er blevet vurderet, at det grønne regnskab indeholder de oplysninger, som anvendes til EPER-registeret.

Det er tidligere vurderet, at det grønne regnskab indeholder de oplysninger, som anvendes til EPER-registeret, og Miljøstyrelsen overvejer at opbygge et informationssystem om industriens miljøforhold, der samler oplysningerne fra de grønne regnskaber og gør dem tilgængelige på Miljøstyrelsens hjemmeside. Det er Miljøstyrelsens foreløbige vurdering, at de grønne regnskaber, med mindre justeringer, indeholder kravet til PRTR.

I den sidste tid er der kommet fokus på, om processen ved indsamling af informationer fra virksomheder må effektiviseres, samt hvordan data fra de grønne regnskaber mest hensigtsmæssigt kan indgå i de danske myndigheders rapportering til EU. Samtidig er der stor fokus på, hvordan de danske virksomheders administrative byrder kan lettes. En ny undersøgelse foretaget af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen og Dansk Industri viser, at danske virksomheder er godt rustet til indførelse af digital forvaltning. Den digitale forvaltning bliver set som et nøgleelement i effektiviseringen af fx virksomhedens kontakt med det offentlige og dermed mindre administrative byrder i forhold til bl.a. tidsforbrug. Undersøgelsen viser endvidere, at danske virksomheder uanset størrelse er positive over for indførsel af digital forvaltning og ønsker, at muligheder for digital forvaltning prioriteres højt.

Én af de ideer, som adresserer både effektivisering af den grønne regnskabsproces samt lettelse af de administrative byrder, er digitalisering af de grønne regnskaber – dvs. om it kan anvendes som middel for at opnå effektivisering og administrative lettelser.

For at kunne vurdere fx "fremmere" og barrierer for digitalisering af de grønne regnskaber er det nødvendigt at indsamle generel viden om danske virksomheders anvendelse af it i miljøfunktionen (fx typesystemer), samt hvilken form miljødata antager i danske virksomheder (fx datakvalitet og brug af it til bearbejdning af specifikke data).

Nedenstående ser på it-understøttelse af miljøfunktionen generelt og refererer fra nogle undersøgelser af området. Der beskrives endvidere nogle af de standardsystemer, der p.t. findes i Danmark, som er specialudviklede til miljøfunktionen. Til sidst opstilles en række spørgsmål, det er ønskeligt at få svar på, hvis mulighederne for digitalisering skal vurderes.

It-understøttelse af miljøfunktionen

En rundspørge blandt omkring 5.000 amerikanske miljøledere i 1996 viste dog, at kun omkring 11% brugte, hvad der kunne betegnes som et decideret miljøinformationssystem - dvs. et software, der er specialudviklet med henblik på miljøfunktionen, som samtidig var integreret i virksomhedens netværk ⁶. Omkring 34% brugte enkeltstående PC'ere uden netværksforbindelse eller brugte slet ikke computere. Omkring 55% brugte PC'ere, der var forbundet med virksomhedens netværk, men anvendte standardkontorapplikationer, som fx regneark eller tekstbehandling.

En undersøgelse i 1997 af 19 danske miljøafdelingers brug af informationsteknologi viste, at denne også hovedsageligt bestod af fx regneark og tekstbehandlingsprogrammer ⁷. Mange miljøledere udtrykte dog et behov for et specifikt computerbaseret miljøinformationssystem, der kunne systematisere og standardisere indsamling, bearbejdning og rapportering af miljødata. Et problem, der ofte blev nævnt, var forskelle i dataformater og -opsætning mellem informationssystemer, der indeholder miljødata som fx økonomisystemer, produktionsstyringssystemer, lagerstyringssystemer og salgssystemer. Dette betød ofte stor efterbearbejdning af data.

Rey et al. undersøgte i 1997 de 550 tyske virksomheder, der dengang var registrerede under EMAS-forordningen for at finde ud af, i hvor høj grad disse virksomheder brugte informationsteknologi til at understøtte miljøfunktionen ⁸. Undersøgelsen var i form af en spørgeskemaundersøgelse, der også fokuserede på andre faktorer i relation til selve EMAS-registreringen. Undersøgelsen viste, at i 1997 havde 14% af de 74 virksomheder, der svarede på dette spørgsmål, indbygget miljørelaterede funktionaliteter i eksisterende systemer, 36% havde specialudviklet applikationer til brug i miljøfunktionen, og i alt havde 50% af virksomhederne investeret i standardmiljøinformationssystemer af en eller anden slags. For de 120 virksomheder, som svarede på spørgsmålet, omfattede anvendelsen af systemerne typisk affaldsstyring (40%), kemikaliestyring (40%), lovdatabaser (34%), dokumentation af miljøstyring (33%) og registrering af materiale- og energistrømme (29%). Adspurgt om fordele ved at bruge informationssystemer i miljøfunktionen nævnte 38% af 120 besvarelser større sikkerhed for overholdelse af lovgivningen, 37% svarede større overblik over materialestrømme, 36% mere effektiv rapportering til offentligheden, 36% bedre identificering af forbedringspotentiale og 27% understøttelse af miljøstyring.

Systematisk anvendelse af it i virksomhedens miljøfunktion er derfor af relativ ny dato. Denne udvikling kan man formode opstår i takt med, at miljøstyring bliver et selvstændigt funktionsområde i virksomheden med egne politikker, målsætninger, organisation, budgetter og præstationskrav. Især har udviklingen inden for standardrammesystemer (off-the-shelf eller hyldesoftware) været vigtig. Et standardrammesystem er et system, der bygger på en standardiseret systemramme med nogle faste funktionaliteter, der kan tilpasses virksomheden i større eller mindre omfang. For eksempel er de fleste økonomisystemer i dag standardrammesystemer. Udvikling inden for programmeringsteknologi, netværksteknologier mv. samt standardisering af funktionaliteter gør, at implementering af et standardrammesystem i den sidste ende som regel er billigere end et selvudviklet system.

Anvendelse af it i danske virksomheders miljøfunktion

En af de få undersøgelser, der fokuserer på danske virksomheders anvendelse af it i miljøfunktionen, blev udført af PricewaterhouseCoopers i år 2000.

Ud af i alt 195 udsendte spørgeskemaer blev 42 returneret i udfyldt brugbar stand, hvilket er en svarprocent på 21%. Selv om svarprocenten ikke er lavere end i mange andre spørgeskemaundersøgelser, påvirker det lave antal svar undersøgelsens mulighed for generalisering. Dog kan det siges, at mange af de virksomheder, som svarede på spørgeskemaerne, inkluderer de virksomheder, som opfattes som toneangivende på miljøområdet.

På spørgsmålet om, hvordan miljøfunktionen er understøttet af informationssystemer, viser det sig, at miljøfunktionen primært har adgang til systemer, der trækker på anlægsspecifikke databaser (40%) og/eller inden for databaser, der kan anvendes af alle anlægsområder i Danmark (40%). Kun i nogle få tilfælde (20%) er der tale om databaser, som er worldwide. Her spiller selvsagt ind, at ikke alle virksomheder har aktiviteter i udlandet.

Respondenterne blev spurgt om hvilke miljøstyringsopgaver, der hovedsagelig understøttes af systemer. Formålet med dette spørgsmål var at få afdækket "elektrificeringen" af forskellige overordnede miljøstyringsopgaver.

Figur 1 viser resultaterne som % af dem, som svarede på spørgsmålet. Det kan ses, at styring af farlige kemikalier, sikkerhedsarbejdet og affaldsstyring understøttes af informationssystemer. Derimod er der forholdsvis færre virksomheder, der understøtter overvågning af luftemissioner og farlig transport med it.

Figur 1: Hvilke miljøstyringsopgaver understøttes af specifikke databaser

Inden for hvert enkelt arbejdsområde blev respondenterne derefter bedt om at beskrive hvilke opgaver, der er understøttet af it-systemer. Resultaterne vises i figur 2.

Figur 2: De arbejdsopgaver, der understøttes af informationssystemer

Som det kan ses, er det i høj grad informationssøgning omkring lovgivning, miljørapportering i forbindelse med grønne regnskaber samt registrering af luftemissioner og spildevand, hvor der anvendes informationssystemer. Det er interessant at notere, at de områder, hvor der hyppigst er planer om at investere i it-understøttelse, er miljøindikatorer og miljøomkostninger.

For at uddybe ovenstående blev der spurgt om, hvilke informationssystemer miljøafdelingen anvender p.t. i relation til dens arbejdsområder og konkrete arbejdsopgaver.

Tabel 1 viser navnene på de hyppigst nævnte områder og systemer. Ikke alle respondenter valgte at opgive navnet på de systemer, som anvendes i virksomheden.

Tabel 1: De systemer, der bruges i miljøfunktionen

Med udgangspunkt i ovenstående kan it-understøttelse af miljøfunktionen antage følgende former:

• Særskilt miljødatasystem: Specielt indkøbt it-system til formålet eller et system, der er udviklet af virksomheden
• Administrative systemer: Understøttelse af miljøfunktionen findes i et eller flere af de administrative systemer som fx økonomisystemet og/eller produktionsstyringssystemet
• Regneark: Data registreres og styres i et regnearksprogram som fx Excel
• Tekstbehandling: Data registreres og styres i et tekstbehandlingsprogram som fx Word
• Databaseprogrammer: Data registreres og styres i et databaseprogram som fx Access

Lidt afhængig af, hvordan man definerer, hvad der er et administrativt system, findes der omkring 500 forskellige systemer på det globale marked. De fleste af dem er dog forholdsvis små eller lokale systemer. Antallet af internationale eller globale leverandører er dog meget mindre. De største aktører på markedet og deres markedsandel vises i tabel 2.

Tabel 2: De største aktører på markedet for administrative systemer og deres markedsandele ⁹

I Danmark er SAP og Microsoft (Navision) de største leverandører til henholdsvis store, små og mellemstore virksomheder.

Få administrative systemer tilbyder særskilte miljøfunktionaliteter. Et af de få er SAP, som har et modul til fx registrering af affaldsmængder samt styring af farlige stoffer.

Miljøinformationssystemer

Der har i nogle år været et marked for informationsteknologier, som henvender sig direkte til virksomhedens miljøfunktion. Der findes fx hardware til udførelse af forskellige måleopgaver, informationsdatabaser, der indeholder oversigter over miljølovgivningen, kemikaliedatabaser og værktøjer til udarbejdelse af sikkerhedsdatablade mv. I det seneste er fokus dog blevet rettet mod de såkaldte miljøinformationssystemer (eng. Environmental Management Information Systems). Her er der tale om systemer, der specielt er udviklet til at understøtte miljøafdelingens aktiviteter ¹⁰. Disse systemer kan sammenlignes med andre afdelingsspecifikke systemer (eller de enkelte moduler i de forskellige ERP-systemer) som fx økonomisystemet i økonomiafdelingen, produktionsstyringssystemet i produktionsafdelingen og salgssystemet i salgsafdelingen ¹¹.

En dansk analyse i 1998 af omkring 50 forskellige produkter fra hovedsagelig Danmark, Tyskland, England og USA identificerede mindst otte forskellige funktionalitetsområder. Her er tale om opgaver, som funktionaliteten i softwaren eller softwaremodulet understøtter ¹². Disse vises i tabel 3.

Tabel 3: Forskellige typer miljøinformationssystemer

I foråret 2003 blev der udført en skanning af de systemer, der er på markedet i Danmark. Denne skanning skulle ikke være fuldstændig, men fokusere på at identificere hovedaktørerne samt ændringer i markedet siden de sidste undersøgelser i 1998.

De leverandører, som blev identificeret, vises i tabel 4.

Tabel 4: Nogle miljøinformationssystemer på det danske marked

Skanningen viste, at der er sket en stor udvikling på leverandørsiden inden for de sidste 2-3 år i form af markedskoncentration og udfald af systemer. Tidligere kunne der identificeres omkring 20 systemer på det danske marked, men en række systemer er forsvundet fra markedet, og andre er blevet slået sammen under nye navne. Dette genspejler eventuelt den udvikling, der har været på det generelle it-marked i de seneste tre år, hvor der har været tale om store ændringer, sammenlægninger og opkøb.

Rapportering af miljødata på internettet

I efteråret 2001 og foråret 2002 gennemførte Handelshøjskolen i Århus en undersøgelse af, hvordan Danmarks 200 største virksomheder bruger internettet til formidling af supplerende regnskabsinformationer. Supplerende regnskabsinformationer defineres her som informationer om virksomhedens miljøforhold, samfundsmæssige påvirkninger samt opbygning og anvendelse af videnressourcer. Til sammenligning blev denne praksis også undersøgt hos verdens 500 største virksomheder på Global Fortune 500-listen. Projektet, som gik under navnet CyberReport-projektet, blev støttet økonomisk af FSR's (Foreningen af Statsautoriserede Revisorer) Studie- og Understøttelsesfond.

Den overordnede konklusion på undersøgelsen er, at internettet i høj grad bruges til at kommunikere supplerende regnskabsinformationer inden for viden, miljø og samfundsmæssigt ansvar. Miljøinformationer er nogle af de informationer, som hyppigst er at finde på virksomhedernes hjemmesider.

De danske virksomheder offentliggør samlet set ikke flere informationer om viden, miljø, og sociale forhold på internettet end de undersøgte udenlandske virksomheder. Endvidere er de danske virksomheder ikke bedre til at udnytte de teknologiske muligheder, internettet tilbyder, for at målrette kommunikationen af supplerende regnskabsinformationer.

Ubesvarede spørgsmål

Ovenstående giver en vis indikation af anvendelsen af it-systemer i miljøfunktionen i visse virksomheder og hvilke muligheder, der er for miljødatastyring. I forbindelse med undersøgelse af mulighederne for digitalisering af de grønne regnskaber er der dog en række spørgsmål, der skal besvares i de efterfølgende faser via spørgeskemaundersøgelsen og afholdelse af workshop. Eksempler på disse spørgsmål vises nedenfor.

Hvor mange ressourcer anvendes på udarbejdelsen af de grønne regnskaber?

• Hvor mange mandetimer anvendes i gennemsnit til udarbejdelse af det grønne regnskab?
• Hvor mange personer er direkte involveret i udarbejdelse af det grønne regnskab for Deres anlægsområde?
• Hvad er totalomkostningen ved udarbejdelse af det grønne regnskab for Deres anlægsområde pr. år?

Generel anvendelse af it-systemer i forbindelse med miljørapportering

• Har virksomheden inden for de sidste fem år investeret i en større administrativ it-løsning?
• Bliver miljødata til det grønne regnskab samlet i et enkelt it-system?
• Vil øget anvendelse af it til udarbejdelse af det grønne regnskab kunne medføre forbedringer?
• Hvis det grønne regnskab skulle digitaliseres – hvilke former ville være de mest hensigtsmæssige?
• Offentliggør virksomheden dens grønne regnskab på denne hjemmeside?

Hvordan sker datafangsten og registreringen på enkelte miljødata som fx:

• Ressourceforbrug
• Luftemissioner
• Spildevand
• Affald

Hvilke primære datakilder er der tale om til de kvantitative data, der anvendes i det grønne regnskab. Det vil sige, er der fx tale om data fra økonomi/bogføring, produktion, interne/eksterne analyser, leverandørdata mv. med hensyn til:

• Ressourceforbrug
• Luftemissioner
• Spildevand
• Affald

Brug af hvilket system er der primært tale om, når miljødata skal behandles i forbindelse med det grønne regnskab? Er der tale om et særskilt miljødatasystem, administrative systemer, regneark, tekstbehandling, databaseprogrammer eller andre systemer. I hvor høj grad bliver specifikke miljødata slet ikke behandlet i et it-system?

Ud over disse spørgsmål er der behov for at få kommentarer fra virksomheder, som er nået langt med understøttelse af miljøfunktionen med it i relation til barrierer, fremmere, forventet ressourceforbrug med hensyn til digitalisering af de grønne regnskaber mv.

Formålet med den skriftlige spørgeskemaundersøgelse og efterfølgende workshop, som skal løbe af stablen i efteråret 2003, er at få svar på disse spørgsmål og indsamle information til brug i den endelige vurdering.

Fodnoter

[6] BTI Consulting Group 1997. Citeret i EMIS Tech 1(1), July 1997, p. 2.

[7] Rikhardsson, P. M. (1998). Corporate Environmental Performance Measurement: Systems and Strategies. Ph.D. afhandling. Price Waterhouse & Handelshøjskolen i Århus.

[8] Rey, U. G. Jürgens, A. Weller (1998). Btriebliche Umweltinformationssysteme Anforderung und Einsatz. Stuttgart: Fraunhofer.

[9] Gartner Dataquest 2001

[10] IBC Conference "EH&S and MIS", Philadelphia, Marts 1999

[11] Rey, U. G. Jürgens, A. Weller (1998). Btriebliche Umweltinformationssysteme Anforderung und Einsatz. Stuttgart: Fraunhofer; Rikhardsson, P. M. (1998). Corporate Environmental Performance Measurement: Systems and Strategies. Ph.D. afhandling. Price Waterhouse & Handelshøjskolen i Århus; Donley Technology (1998). Environmental Management Information System Report. Colonial Beach (VA): Donley Technology (http://www.donleytech.com/); Donley Technology (1998). The MSDS Software Report. Colonial Beach (VA): Donley Technology (http://www.donleytech.com/); Donley Technology (1999). EH&S Compliance Auditing and Tracking Software Report, Colonial Beach (VA): Donley Technology (http://www.donleytech.com/); Siegenthaler, C. P.; C. Noppeney; F. Pagliari (1995). Ökobilanz-software: Marktübersicht 1995. Aldiswill (CH): Schweizerische Vereinigung für ökologisch bewusste Unternehmungsführung.

[12] Rikhardsson, P. M. (1998). Corporate Environmental Performance Measurement: Systems and Strategies. Ph.D. afhandling. Price Waterhouse & Handelshøjskolen i Århus.

| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste | | Top |

Version 1.0 April 2004, © Miljøstyrelsen.