| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste |

Muligheder for digitalisering af de grønne regnskaber

3 De overordnede konklusioner og anbefalinger med henblik på digitalisering af de grønne regnskaber

3.1 Opsummerende konklusioner fra desk research-fasen

Der er ikke foretaget mange nyere undersøgelser af anvendelsen af it i miljøfunktionen. De undersøgelser, som er udført i perioden 1998-2000, viser, at miljøfunktionen i udenlandske og danske virksomheder kun i relativt begrænset omfang anvender it-systemer til understøttelse af miljøfunktionens opgaver, herunder miljørapportering.

It-understøttelsen af miljøfunktionen kan antage følgende former:

1. Særskilt miljødatasystem: Specielt indkøbt it-system til formålet eller et system, der er udviklet af virksomheden
2. Administrative systemer: Understøttelse af miljøfunktionen findes i et eller flere af de administrative systemer som fx økonomisystemet og/eller produktionsstyringssystemet
3. Regneark: Data registreres og styres i et regnearksprogram som fx Excel
4. Tekstbehandling: Data registreres og styres i et tekstbehandlingsprogram som fx Word
5. Databaseprogrammer: Data registreres og styres i et databaseprogram som fx Access

Systematisk anvendelse af it i virksomhedens miljøfunktion kan man formode opstår i takt med, at miljøstyring måtte blive et selvstændigt funktionsområde i virksomheden med egne politikker, målsætninger, organisation, budgetter og præstationskrav. I den forbindelse vil standardrammesystemer (off-the-shelf eller hyldesoftware) kunne have en betydning. Et standardrammesystem er et system, der bygger på en standardiseret systemramme med nogle faste funktionaliteter, der kan tilpasses virksomheden i større eller mindre omfang. For eksempel er de fleste økonomisystemer i dag standardrammesystemer. Udvikling inden for programmeringsteknologi, netværksteknologi mv. samt standardisering af funktionaliteter gør, at implementering af et standardrammesystem i den sidste ende som regel er billigere end et selvudviklet system.

Der findes en række specialudviklede standardsystemer til miljødatastyring, både på det danske og det udenlandske marked, men udbredelsen af disse er begrænset. Undersøgelser viser, at det foretrukne system både for danske og udenlandske virksomheder er regneark.

Baseret på undersøgelser af danske virksomheder i 1999 er de opgaver, der hovedsageligt understøttes af databaser og it-applikationer:

1. Styring af farlige kemikalier
2. Sikkerhed
3. Forebygge miljøuheld
4. Affaldsstyring
5. Spildevand
6. Farlig transport
7. Luftemissioner

Danske og udenlandske virksomheder anvender i øget grad internettet til offentliggørelse af miljøinformationer. Der er dog ringe anvendelse af de kommunikationsmuligheder, som internettet tilbyder, ud over den traditionelle papirrapport, som fx skræddersyning af informationer, søgemaskiner og video/lyd-formater. Den foretrukne rapporteringsform indebærer, at papirrapporten lægges ud på virksomhedens hjemmeside i et PDF-format.

3.2 Opsummerende konklusioner fra spørgeskemaundersøgelses-fasen

Det skal indledningsvist noteres, at det har været vanskeligt at lave statistiske signifikansanalyser på materialet på grund af den lave svarprocent. Ingen af de undersøgte relationer var statistisk signifikante. I det efterfølgende er de relationer medtaget, som lå tæt på at være signifikante.

Spørgeskemaundersøgelsens resultater er input til projektet og er viderebearbejdet i den efterfølgende workshop.

3.2.1 Baggrundsdata

Ud af de 1.176 udsendte spørgeskemaer blev der returneret i alt 36, hvor virksomheden ikke blev fundet, eller brevet på anden vis ikke kunne afleveres. I alt blev der returneret 167 brugbare besvarelser, hvilket er en svarprocent på 15% med hensyn til antal udsendte spørgeskemaer. En del virksomheder har dog flere anlægsområder, som er underkastet pligten til at aflægge grønne regnskaber. I nogle tilfælde blev spørgeskemaer returneret med besvarelser for alle regnskabspligtige anlægsområder i en koncern. Hvis der tages hensyn dertil kommer svarprocenten op på i alt 297 anlæg eller ca. 25%. Resultaterne fra spørgeskemaet er beregnet på baggrund af de modtagne besvarelser, således at en virksomhed kan omfatte et eller flere anlæg.

De fleste respondenter har 1-3 anlægsområder, som udarbejder et grønt regnskab, frivilligt regnskab eller en EMAS-redegørelse. Samlet har 61% af respondenterne kun ét anlægsområde og i alt 81% af respondenterne under tre anlægsområder.

Undersøgelsen repræsenterer anlægsområder, hvor der på 45% af disse er beskæftiget 10-50 medarbejdere, på 20% er 51-100 medarbejdere beskæftiget, mens 17% af anlægsområderne har 101-250 medarbejdere og 15% mere end 250 medarbejdere.

Generelt kan det konkluderes, at de, som har svaret på spørgeskemaet, primært er mellemstore virksomheder med under 250 ansatte, med 1-3 anlægsområder og en omsætning på under 500 mio. kr. De brancher, som respondenterne hyppigst tilhører, er deponeringsanlæg, fremstilling af plastprodukter, foderstof og asfaltfabrikker.

3.2.2 Udarbejdelse af grønne regnskaber

Generelt kan det konkluderes, at udarbejdelse af det grønne regnskab ikke kræver de store ressourcer i de adspurgte virksomheder, hverken med hensyn til mandetimer, antal ansatte eller økonomiske ressourcer.

For anlægsområderne gælder det, at de fleste bruger 21-50 timer (27%) eller 101-500 timer (21%). Samlet bruger 77% af anlægsområderne under 100 timer på at udarbejde det grønne regnskab. For virksomheder med mere end et anlægsområde bruger 79% af respondenterne under 100 timer på det grønne regnskab.

Den største respondentkategori bruger mindre end 10 tkr. på at udarbejde et grønt regnskab (29%), den næststørste bruger 21-50 tkr. (28%), og den tredjestørste bruger 11-20 tkr. (22%). På hovedkontoret, hvor dette måtte være relevant, bruger 29% 21-50 tkr., 26% bruger 11-20 tkr., og 24% bruger mindre end 10 tkr. på udarbejdelse af det grønne regnskab. Samlet bruger 79% af respondenterne under 50 tkr. på at udarbejde det grønne regnskab.

Til sammenligning viste en evaluering af de grønne regnskaber foretaget i 1999, at virksomhederne brugte i gennemsnit 95 timer på udarbejdelse af det grønne regnskab ¹ Den gang blev der regnet med 1.200 grønne regnskaber i alt, hvilket gav en totalomkostning på 25 mio. kr., hvor der blev regnet med 219 kr. pr. arbejdstime. Pr. virksomhed giver dette en omkostning ved udarbejdelse af det grønne regnskab på ca. 21.000 kr. i gennemsnit, hvilket ikke ligger langt fra den nærværende undersøgelse.

Antallet af medarbejdere, der er involveret i det grønne regnskab, er lavt. I de fleste tilfælde ligger antallet af personer mellem 2-3 (47%) eller en person (29%). Det samme gør sig gældende for antallet af personer på hovedkontoret, svarende til henholdsvis 52% og 28%. Samlet arbejder færre end tre personer med grønne regnskaber på 76% af anlægsområderne og 80% af de virksomheder, som har mere end ét anlægsområde. Dette kunne tyde på, at grønne regnskaber er et forholdsvis smalt arbejdsområde i virksomhederne.

De fleste har en administrerende direktør (56%), en fabrikschef (3%) eller direktionen (26%), som godkender det grønne regnskab. Der kunne også forekomme kombinationer heraf. Alle de virksomheder, som svarede, havde en eller anden form for godkendelse af det grønne regnskab, før det blev offentliggjort.

3.2.3 Anvendelse af it-systemer

De administrative systemer, som hyppigst anvendes i de virksomheder, som svarede, er Navision (27%), Concorde (20%) og SAP (18%). Samtidig havde ca. halvdelen af de adspurgte virksomheder investeret i en større administrativ it-løsning inden for de sidste tre år. Det kunne tyde på, at den informationsteknologi, der anvendes i virksomhederne, er forholdsvis moderne med hensyn til fx integration, brugergrænseflader, web-adgang mv. Dette understøttes af undersøgelser udarbejdet af Danmarks Statistik omkring danske virksomheders anvendelse af informationsteknologi ².

Det ser ud til, at miljødatastyring er "forholdsvis umoden" i relation til systemanvendelse. De applikationer, der bruges til opbevaring og bearbejdning af miljødata, er enten selvudviklede regnearksapplikationer, tekstbehandlingsprogrammer eller data kun opbevaret i papirformat. Det er de færreste, der har investeret i særskilte applikationer for miljødatastyring og rapportering.

I alt svarer 69% ja på spørgsmålet, om miljødata bliver samlet i et enkelt it-system. Ud af de virksomheder, som svarede på spørgsmålet, er der et stort flertal, der anvender regneark og tekstbehandlingsprogrammer i forbindelse med de grønne regnskaber. Den næststørste kategori er en eller anden form for et administrativt system. Det skal noteres, at nogle virksomheder har sat mere end et kryds i dette spørgsmål. Overordnet kan det siges, at det mest populære system, der bruges til at samle miljødata, er regneark. Tidligere undersøgelser har også peget på dette ³. Dette kunne tyde på, at hver virksomhed opbygger dets eget regnearkssystem til opbevaring og bearbejdning af miljødata. Fordelene ved dette er, at regneark er en smidig og billig løsning. Ulemperne er, at dette hurtigt kan blive tungt og uoverskueligt med hensyn til datadefinitioner, links og ændringer i opsætning.

Hvis data ikke bliver opbevaret i et enkelt it-system, bliver de overvejende opbevaret i forskellige regneark (38%), i forskellige administrative systemer (23%) eller i papirform (31%). Det skal noteres, at nogle virksomheder svarede således, at det kunne tyde på, at der er tale om en "samleapplikation", som fx et regneark, idet data kommer fra forskellige andre kilder.

Der synes at herske en vis usikkerhed om øget anvendelse af it vil medføre konkrete fordele for virksomheden. En stor del af respondenterne stiller sig tvivlende over for, om investeringen i øget it i forbindelse med udarbejdelse af grønne regnskaber vil stå mål med de potentielle fordele. Nogle af respondenterne synes dog at mene, at der kunne være potentielle fordele at hente ved øget anvendelse af it i den grønne regnskabsproces. Det kunne dreje sig om, at øget anvendelse af it kunne forkorte regnskabsprocessen, forøge genbrug af data, forøge integration med andre funktioner samt forbedre muligheden for offentliggørelsen af informationer på internettet. Efter respondenternes opfattelse er der færre fordele med hensyn til forøget mulighed for datakvalitet, samt at it-anvendelsen vil forbedre beslutningsgrundlaget for interne beslutningstagere. Endvidere synes der at herske tvivl om, hvorvidt øget anvendelse af it vil medføre, at der anvendes færre mandetimer på at udarbejde det grønne regnskab.

Den største barriere for anvendelse af it er, at respondenterne anfører, at investeringen bliver for stor i forhold til fordelene. Det gør sig i mindre grad gældende, at dette er et manglende fokusområde i virksomheden, eller at der mangler viden om it i miljøfunktionen.

De fleste respondenter peger på digitalisering via internettet og et standardformat som den mest oplagte mulighed for digitalisering af de grønne regnskaber. Adgang til et specialudviklet system eller en webside, hvor data kan indtastes, anses dog også for at være mulige løsninger. Størstedelen af de virksomheder, som svarede, har en hjemmeside på internettet (87%), hvorimod relativt få bruger den til at offentliggøre deres grønne regnskab (29%). I år 2002 blev der gennemført en undersøgelse af, hvorvidt Danmarks 200 største virksomheder anvender internettet til at offentliggøre miljøregnskaber. Det viste sig, at i alt brugte 54% af disse virksomheder deres hjemmesider til offentliggørelse af miljøinformationer ⁴. Det kunne derfor tyde på, at de virksomheder, som har svaret på spørgeskemaet i nærværende undersøgelse, ikke har samme behov for/interesse i at offentliggøre deres grønne regnskab på deres hjemmeside. Respondenternes sammensætning med hensyn til størrelse og brancher understøtter dette.

Der er tæt på at være en signifikant sammenhæng mellem virksomhedens størrelse, og i hvor høj grad virksomheden forventer genbrug af data til andre indberetninger. Dvs. at virksomheder med 251-500 ansatte i højere grad er enige i, at øget anvendelse af it vil medføre mere genbrug af data til andre indberetninger.

Der er tæt på at være en signifikant sammenhæng mellem virksomhedens omsætning, og i hvor høj grad virksomheden forventer øget beslutningsrelevans. Dvs. at virksomheder med 251-500 ansatte i højere grad er enige i, at øget anvendelse af it vil medføre øget beslutningsrelevans. Hvorimod virksomheder med 51-100 ansatte er signifikant mere uenige heri. Der er næsten signifikant sammenhæng mellem virksomhedernes it-systemer, i hvor høj grad de forventer bedre muligheder for offentliggørelse på internettet. Virksomheder med små administrative systemer er mere positive end virksomheder med store systemer eventuelt på grund af, at internettet allerede i høj grad er integreret i disse systemer.

3.2.4 Miljødatakvalitet

Kvaliteten af data er analog med, hvor korrekt og nøjagtig denne er fremkommet. Fremkomsten kan ske ved måling, ved beregning eller en kombination heraf. Data kan også fremkomme ved at anslå, estimere eller skønne.

Generelt kan det konkluderes, at data til de grønne regnskaber bygger på et variabelt datakvalitetsgrundlag.

For så vidt angår data, der vedrører ressourceforbrug, er de typiske opgørelsesmetoder egne målinger og oplysninger indhentet fra eksterne parter såsom fra leverandører.

Oplysninger indhentet fra leverandører giver ingen information om, hvorledes data er fremkommet og derved ingen viden om datakvaliteten.

Datakvaliteten for emissioner til luft bygger på egne beregninger.

For spildevandsdata er egne målinger den hyppigst forekommende opgørelsesmetode.

Affaldsdata bygger især på oplysninger fra eksterne parter, men egne målinger er også en ofte forekommende metode.

Anvendelse af data, som rekvireres fra oplysninger hos eksterne parter, ses oftest, når det drejer sig om forbrug af brændstof, el, gas, olie til opvarmning og vand.

Data opstået ved beregninger er koncentreret omkring forbrug af forurenende stoffer og emissioner af drivhusgasser til luft.

Langt de fleste respondenter oplyser dog, at data for forbrug af råvarer og forbrug af el og vand registreres på grundlag af egne målinger.

3.2.5 Miljødatakilder

Med miljødatakilder menes, hvorfra virksomheden trækker de data, som den bruger i det grønne regnskab.

For ressourceforbruget gælder det, at disse data primært stammer fra henholdsvis leverandører, indkøbssystemer, økonomisystemer og produktionssystemer. Data om råvareforbrug stammer hovedsagelig fra produktionssystemer, indkøbssystemer og økonomisystemer, hvorimod brændstof, el, gas, olie og vand stammer fra leverandørdata samt i nogle tilfælde energiregistreringssystem. Især for vand og forurenende stoffer blev der anvendt særskilte miljødataregistreringssystemer.

Luftemissioner stammer for det meste fra interne og eksterne analyser hos de virksomheder, hvor det har været relevant at svare på dette spørgsmål. Det samme gør sig gældende for spildevand, hvor flere virksomheder trækker data ud af produktionssystemet.

For affald er det de eksterne parter, som er den primære datakilde.

3.2.6 Anvendelse af it-systemer til bearbejdning af miljødata

Der er 62 virksomheder, der har mere end et anlægsområde. Det ser ud til, at en del bearbejder deres miljødata både på anlægsniveau og på hovedkontorniveau.

Det gælder for alle miljøpåvirkninger, at regneark er den hyppigst anvendte applikation til bearbejdning af miljødata. Tekstbehandlingsprogrammer forekommer ligeså hyppigt som særskilte miljødataregistreringssystemer, administrative systemer og databaseprogrammer. Det skal forstås således, at virksomheder bruger tekstbehandling til at bearbejde opsætning af miljødata, når de skal udgives i et grønt regnskab.

Med hensyn til ressourceforbrug nævnes også særskilte miljødataregistreringssystemer, administrative systemer (især for råvarer) som systemer, der anvendes til bearbejdning af data.

Luftemissioner er den kategori, hvor det hyppigst anføres, at der ikke anvendes it-systemer til bearbejdning af data. Med hensyn til spildevand er regnearksapplikationer den hyppigst anvendte, hvilket også gør sig gældende for affald.

3.2.7 Dobbeltregistreringer i et konsolideret perspektiv

I alt har 23% angivet, at de medtager emissioner fra deres energileverandører i det grønne regnskab. 4% medtager emissioner hos affaldsleverandører og 5% andre miljøpåvirkninger fra udefrakommende parter.

3.2.8 Standardisering

Et flertal af respondenterne mener, at det kunne være ønskeligt at indberette kvantitative data i de grønne regnskaber i et standardiseret skema (44%).

3.2.9 Gruppering og klassifikation

Der er ikke mange af respondenterne, der samler de forurenende stoffer sammen på grund af konkurrencefølsomhed (13%). Der er flere, der anvender muligheden på grund af antallet af stoffer (17%).

Et flertal af respondenterne mener, at det ikke vil lette deres arbejde, hvis alle stoffer skulle indberettes individuelt (41%). Der er dog et stort antal, der svarer, at dette ikke er af betydning eller ikke ved, om det vil lette deres arbejde.

De fleste anser klassifikation og gældende muligheder for sammenlægning af stoffer for enten at være uden betydning (36%) eller nemt (22%).

3.2.10 Dobbeltindberetninger

Efter respondenternes opfattelse er det største sammenfald mellem typer af oplysninger, der skal indberettes til forskellige myndigheder, i indberetninger om affald og forbrugsdata til Miljøstyrelsen og lokale myndigheder; i indberetninger om forbrugsdata til Danmarks Statistik og lokale myndigheder samt i indberetninger om affald og spildevand mv. myndigheder/kommune/amt i mellem.

3.3 Opsummerende konklusioner fra workshop-fasen

I workshoppen deltog 13 virksomheder inden for forskellige brancher.

Resultatet af workshoppen kan opsummeres med 18 punkter, hvoraf fire er relateret til nogle overordnede betragtninger, fem vedrørende forenklingselementer hos virksomhederne og ni forenklingselementer, der berører både virksomheder og myndigheder samt samspillet mellem disse.

Afslutningsvis i workshoppen blev der peget på syv særlige opmærksomhedsområder i det videre arbejde og ved de næste overvejelser med henblik på implementering af digitaliseringen.

3.3.1 Overordnede betragtninger

1. Generelt en positiv stemning med hensyn til digitalisering
2. Vigtigt, at digitalisering defineres klart, og det kan påpeges, hvilke konkrete fordele en digitalisering vil indebære for de berørte virksomheder
3. En standardisering ved indberetning af data vil medføre en udvidelse af formålet med aflæggelse af grønne regnskaber, som derved udvides til et indberetningsværktøj af kvantitative data til myndighedsbrug
4. Der er generelt ringe efterspørgsel efter det grønne regnskab. Det kan blandt andet skyldes:
   1. Mangel på standardisering
   2. Mangel på fælles indikatorer

3.3.2 Forenklingselementer hos virksomhederne

5. Digitalisering forventes ikke at medføre en effektiviseringsgevinst med hensyn til intern miljødatastyring i virksomhederne
6. Digitalisering kunne måske medføre en "opdragende effekt" i virksomhederne, således at der blev ryddet op i de forskellige systemer og "regnearksmonstre", der er opbygget i forbindelse med de grønne regnskaber de sidste år
7. . Forenklingspotentialet ved øget integration af miljødata i virksomheders administrative it-systemer er måske undervurderet og ikke tilstrækkelig afdækket som følge af, at miljøområdets databehov ofte nedprioriteres i forbindelse med it-forandringer og implementering af nye systemer. Denne nedprioritering kan have forbindelse med virksomhedernes organisering af miljøfunktionen og opfattelsen af, at miljøområdet ikke er et indtjeningsgivende aktivitetsområde
8. Til forskellige myndigheder sender virksomhederne data, som stammer fra samme datakilde, men som skal indberettes til de enkelte myndigheder med forskellig frekvens, format, tilpasninger mv.
9. Nødvendige kravspecifikationer i forbindelse med en standardisering af indberetningsformat til kvantitative data kunne måske være en fordel isoleret set, men derved kunne virksomhederne berøves deres rapporteringsfrihed - og ansvar for at vælge - og begrunde deres væsentlighedsniveau og hvilke miljøparametre, der er relevante

3.3.3 Forenklingselementer, der berører både virksomheder og myndigheder og samspillet mellem disse

10. Digitalisering vil indebære en standardisering af de kvantitative data, hvilket kan være en udfordring grundet de mange forskellige virksomhedstyper, der tillægger ensartede miljødata forskellig relevans og væsentlighed og dermed har en uensartet opfattelse og brug af bagatelgrænser. Udfordringen vil for myndighederne være at samle konsistens i dataindberetningerne. Udfordringen for virksomhederne vil være at adskille rapporteringsformålet med de grønne regnskaber for så vidt angår fortællingen om den kontinuerlige udvikling af virksomhedens miljøhensyn og miljøarbejde med indberetningspligten af de kvantitative data, som myndighederne har brug for
11. Datasikkerhed er en vigtig forudsætning, herunder er det vigtigt for virksomhederne, at der ikke opstår situationer, hvor ikke kendte modtagere af data kan anvende disse. Der er endvidere risiko for fejlbrug af data eller misforståelse af data og dermed misbrug heraf. For datamodtagerne er det vigtigt for korrekt anvendelse af data, at disse er underkastet et kendt og meddelt niveau for kvalitet
12. En system-"oprydning", som nævnt under punkt 6, kunne indirekte medføre, at datakvaliteten i de grønne regnskaber vil blive forhøjet
13. Manglende efterspørgsel efter de grønne regnskaber kunne være et argument for at adskille den kvantitative del og den kvalitative del, hvor der kun stilles krav om indberetning af den kvantitative del til myndighederne. Virksomhederne ville derefter have større frihed med hensyn til kommunikation af den kvalitative del til de af virksomheden valgte relevante interessenter
14. Internettet er den mest naturlige mulighed med hensyn til digital overførsel
15. En branchespecifik standardisering kunne eventuelt være relevant
16. Hvis data fra virksomheders systemer skal kobles til internet-flade som fx virk.dk, må der etableres billige interfaceløsninger
17. Standardiserede krav kan rumme muligheder for benchmarking, fx mellem forskellige anlægsområder eller mellem forskellige virksomheder
18. Det største sammenfald mellem typer af oplysninger, der skal indberettes til forskellige myndigheder, ligger umiddelbart i indberetninger til Miljøstyrelsen og tilsynsmyndigheder

3.3.4 Særlige opmærksomhedsområder

I en fælles konklusion på workshoppen peges der på følgende særlige opmærksomhedsområder:

1. Det kan være svært at optage indberetninger til andre myndigheder i det grønne regnskab, fordi disse i dag har forskellige krav til data og ofte forskellige databehov
2. Vær opmærksom på virksomhedernes frihed i forbindelse med rapportering kontra standardisering af krav om indberetninger
3. Myndighederne skal være opmærksom på, hvad de anmoder om og holde sig for øje hvilke data, der skal indberettes, fordi de er "nice to know" og hvilke data, der skal indberettes, fordi de er underkastet et "need to know"-krav fra myndighederne
4. Standardisering af indberetningsskemaer bør eventuelt tage udgangspunkt i brancher
5. Et helt enkelt system foretrækkes
6. Tilstrækkelig datasikkerhed er en forudsætning for digitaliseringen
7. En implementering af digital indberetning kan eventuelt være hensigtsmæssig over en flerårig periode, hvor eksempelvis også en papirbaseret indberetning kan finde sted i en transitperiode

3.4 Generelle konklusioner med hensyn til digitalisering af de grønne regnskaber baseret på den empiriske indsamling

Efter gennemførelse af den empiriske indsamling i de tre faser fra Desk Research over spørgeskemaundersøgelse til afholdelse af workshop, kan der opsamles en række generelle konklusioner, som omfatter følgende:

Det har vist sig, at spørgsmålet om digitalisering af de grønne regnskaber omhandler to dimensioner, som er principielt adskilte, men relaterede på visse områder. Den ene omhandler digitalisering af de grønne regnskaber, og i den forbindelse ses der primært på den kvantitative del af de grønne regnskaber. Argumentet er her, at digitalisering skal føre til en administrativ lettelse for virksomheden med hensyn til fx selve indberetningerne og med hensyn til genbrug af data i forskellige sammenhænge. Den anden dimension omhandler, hvordan Danmark og danske myndigheder kan opfylde internationale rapporteringskrav - som fx EPER-direktivet - bedst muligt med udgangspunkt i de data, der allerede foreligger. Selv om der er tale om to adskilte problemstillinger, er de dog sammenfaldende, da digitalisering af grønne regnskaber indebærer en standardisering af dataindberetning og grænseflader mellem den indrapporterende virksomhed og det offentlige. Overholdelse af de internationale regler kræver indsamling af data fra virksomheder, som eventuelt kunne indbygges i den standardisering, som digitaliseringen forudsætter.

Der er som udgangspunkt forholdsvis positiv stemning over for digitalisering.

Der bruges forholdsvis små ressourcer på grønne regnskaber. Derfor skal digitalisering ikke indebære en yderligere investering for virksomheden.

Digitalisering kan godt anvende state-of-the-art-teknologi, da mange virksomheder har opgraderet deres it-systemer inden for de sidste år.

Det kan næppe betale sig at gå efter deciderede samarbejdsaftaler mv. med leverandører af enkelte administrative systemer eller særskilte miljødataregistreringssystemer. Dels anvendes disse i mindre grad i forbindelse med miljødatastyring, og dels er der tale om mange forskellige systemer. Disse leverandører kunne dog eventuelt i forbindelse med digitaliseringsprocessen motiveres til at fokusere på at levere løsninger, der kan anvendes i den forbindelse.

Internettet er den foretrukne digitaliseringsform med hensyn til de grønne regnskaber.

Selvudviklede regnearksapplikationer er de mest udbredte med hensyn til miljødatastyring. En overvejelse kunne være at lade muligheden for anvendelse af standardiserede formater indgå i overvejelserne om digitalisering af de grønne regnskaber - eventuelt som ramme for indrapportering via internettet.

I dag gemmes og bearbejdes miljødata i mange forskellige systemer, og der er også tale om forskellige datakvaliteter. Digitaliseringen skal ikke forsøge at løse virksomhedernes miljødatastyringsproblemer generelt. Digitaliseringen skal forsøge administrativt at lette den del, der hedder pligtrapportering med hensyn til de grønne regnskaber.

Det kan anes, at virksomhederne ikke alle er på samme stadie, hvad angår anvendelse af it til miljødatastyring. I lighed med resultater fra andre undersøgelser ⁵ kunne der eventuelt tales om:

• "Superbrugerne", som eventuelt har et særskilt miljødatastyringssystem integreret i den øvrige it-struktur, det grønne regnskab på internettet og aktivt anvender miljødata til beslutningstagen. Typisk store virksomheder med flere anlægsområder og store ERP-systemer (fx SAP)
• "De jævnt kompetente", som eventuelt har en eller flere regnearksapplikationer i forbindelse med miljødatastyring, henter data elektronisk/manuelt fra andre systemer, ikke har igangsat yderligere integration af it på miljøområdet. Typisk mellemstore virksomheder med 1-3 anlægsområder med mindre ERP-systemer (fx Navision)
• "De ikke interesserede", som eventuelt ikke anvender it i nogen nævneværdig grad til miljødatastyring, miljødata ligger i forskellige systemer og indsamles/bearbejdes kun periodisk, fx i forbindelse med udarbejdelse af det grønne regnskab. Typisk mindre virksomheder med et anlægsområde med mindre it-systemer implementeret (ikke nødvendigvis et ERP-system)

Digitaliseringen kunne tilbyde en løsning, som disse virksomheder kan tilegne sig over tid. Superbrugerne og en del af de jævnt kompetente vil være hurtige til at tilegne sig løsningen, hvorimod det vil tage længere tid for de øvrige. Det skal ikke forventes, at alle regnskabspligtige virksomheder vil kaste sig over digital indberetning med det samme. Den nuværende indberetningsform og digital indberetning vil sandsynligvis skulle køre parallelt i en periode.

Dette kunne give anledning til at overveje, om digitalisering af de grønne regnskaber burde indføres i faser. Mange virksomheder foretrækker en standardiseret indberetning af de kvantitative miljødata i det grønne regnskab. Konkurrencefølsomme oplysninger og sammenlægning af stofgrupper bliver ikke ifølge spørgeskemaundersøgelsen set som et særlig vigtigt element. Standardiseret digital indberetning af de kvantitative data kunne eventuelt være det første element i digitaliseringen af de grønne regnskaber.

En afledt diskussion af denne standardisering af indberetning er diskussionen om, hvad der er blevet kaldt enhedsrapportering, standardiseret miljødataskema eller en grøn selvangivelse.

3.5 Scenarier for digitalisering af de grønne regnskaber

Det er ikke muligt at pege på en specifik løsning med hensyn til digitalisering af de grønne regnskaber. Derfor er der opstillet fem scenarier, der indeholder forskellige "grader" af digitalisering og det potentiale, som digitaliseringen medfører. De potentielle effekter kan dels være fordele og dels ulemper set fra de enkelte interessentparters side. Efter en beskrivelse af de enkelte scenarier sammenlignes disse.

3.5.1 Scenarie 1: Digital indberetning indføres ikke for de grønne regnskaber

• Grønne regnskaber indberettes fortsat på papir
• Offentligheden skal fortsat rekvirere de grønne regnskaber fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen
• Der indføres separate indrapporteringsmekanismer for de data, der skal indberettes i forbindelse med EPER og PRTR, og som ikke med sikkerhed er indeholdt i de grønne regnskaber
• Disse indberetninger kunne foregå digitalt og omfatter kun de miljøtyper/stoffer, der kræves indrapporteret til EPER og PRTR ved hjælp af et standardskema
• Potentielle effekter:
  • Ingen effekt på den grønne regnskabsproces
  • Vil medføre dobbeltregistreringer for de virksomheder, som skal indberette til EPER og PRTR

3.5.2 Scenarie 2: Mulighed for elektronisk indsendelse af det grønne regnskab

• Der gives mulighed for, at virksomheder indsender det grønne regnskab som en elektronisk fil til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen
• Ingen ændring i indholdet af det grønne regnskab. Eneste forskel er, at indberetningsformen ikke længere er papirbaseret
• Der kan fx være tale om en PDF-fil eller en tekstbehandlingsfil. Der genereres automatisk en kvittering for indlevering
• Der skal udarbejdes en separat indberetningsmekanisme for EPER og PRTR eventuelt samme som i scenarie 1
• Potentielle effekter:
  • Ingen effekt på den grønne regnskabsproces
  • Vil medføre dobbeltregistreringer for de virksomheder, som skal indberette til EPER og PRTR
  • Virksomheder slipper for at indsende papirbaserede udgaver
  • Erhvervs- og Selskabsstyrelsen slipper for indskanning af de grønne regnskaber. Web-adgang på styrelsens hjemmeside bliver effektiviseret

3.5.3 Scenarie 3: Digital indberetning af kvantitative data ved hjælp af et standardskema

• Der indføres en digitalisering af den kvantitative del af de grønne regnskaber (§ 7-oplysningerne) i en form, hvor indrapportering af data sker over internettet via standardiserede skemaer i et format, der eksempelvis, men ikke nødvendigvis, kan være en enkel database eller et regneark
• Med standardiseret skema menes et dynamisk skema, hvori virksomhederne skal indtaste overførte data, hvorefter disse data gemmes på en server hos det offentlige. Herfra er de tilgængelige for andre myndigheder samt offentligheden
• Standardskemaet bliver tilgængeligt på virk.dk. eller på en offentlig styrelses hjemmeside
• Ud over standardskemaet tilbydes der eventuelt et konverteringsværktøj, der kan "oversætte" data fra virksomhedens format til det format, der anvendes i det standardiserede skema
• Standardskemaet medfører standardisering af de kvantitative dataindberetninger. Standardiseringen indebærer, at der udarbejdes fælles definitioner og ensartet identifikation af relevante data og konkrete kravspecifikationer til, hvad der er væsentlige kvantitative data, som der skal ske indberetning af. Dette kan eventuelt ske branchespecifikt
• Datastandarden udvælges med henblik på opfyldelse af krav til rapportering af data i de grønne regnskaber som det primære formål
• Der tages hensyn til indrapporteringskravene til EPER og PRTR ved opbygningen af standardskemaet
• Med henblik på at mindske dobbeltindberetning tages der kontakt til andre offentlige myndigheder, der efterspørger miljødata fra virksomhederne, for at medtage deres krav til dataformat, indhold mv. Denne proces søger endvidere mod en forenkling for virksomhederne, idet særlige krav tilpasses under iagttagelse af myndighedernes behov for data efter grupperingen "nice to know" eller "need to know"
• Der skelnes stringent mellem indberetningsdelen, hvor virksomheder indberetter deres data, og så rapporteringsdelen, hvor borgere og andre kan få adgang til data
• I rapporteringsdelen bliver der mulighed for at opbygge "brugerprofiler", hvor fx tilsynsmyndigheder kan oprette en profil for bestemte virksomheder og dermed effektivisere tilsynsprocessen. Brugerprofilerne skal sikre, at kun de modtagere, som har behov for data, modtager disse ved at have adgang til dem
• Virksomhederne udarbejder fortsat et grønt regnskab til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen med alle de lovgivne informationer; dog med mulighed for henvisning til de kvantitative data, der kan findes på internettet i et standardiseret format med en tilpasset struktur egnet for offentlige data
• Potentielle effekter:
  • Færre dobbeltindberetninger for virksomhederne, hvis andre offentlige brugere kan trække data ved hjælp af brugerprofilerne i rapporteringsværktøjet
  • Indberetning af EPER og PRTR-data sker samtidig med data til det grønne regnskab og hindrer således kommende behov for øget indberetningskrav
  • Standardisering af den kvantitative indberetning letter virksomhedernes vurderingsarbejder vedrørende valg af relevante oplysninger og overvejelser om væsentlighedsaspekterne
  • Der opstår en potentiel mulighed for benchmarking mellem virksomheder samt mellem forskellige anlægsområder i samme virksomhed
  • Der bliver øget gennemsigtighed i virksomhedernes data; dog afhængig af hvilke brugerprofiler, som indlægges i rapporteringsdelen
  • Bekendtgørelsen til lov om grønne regnskaber ændres, således at den reflekterer den standardisering, som sker for den kvantitative del. Det kunne indebære, at der i bekendtgørelsen findes en liste med de kategorier og stoffer, der skal rapporteres
  • Virksomheder, som alene har et ønske om at indberette færrest mulige data, kan anvende standardskemaerne. Virksomheder, som har et ønske om at berette mere om den kvantitative udvikling, har samme mulighed som i dag til at medtage yderligere oplysninger i det grønne regnskab i den del, der er at finde hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.

3.5.4 Scenarie 4: En fuld digitalisering med digital indberetning af både kvantitative og kvalitative data

Dette scenarie er lig scenarie 3 med tillæg af følgende:

• Der gives mulighed for en fuld indberetning af både den kvantitative og den kvalitative del af det grønne regnskab. Virksomheder, der benytter denne mulighed, skal ikke udarbejde en papirversion af det grønne regnskab og ikke sende et regnskab ind til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen
• Der bliver tale om et standardiseret skema som i scenarie 3 for de kvantitative data samt et standardiseret skema for de kvalitative informationer, der tager udgangspunkt i de krav, der stilles i lov om grønt regnskab
• Potentielle effekter:
  • Som i scenarie 3 med tillæg af følgende:
  • Virksomheder, som har minimal interesse i aflæggelse af grønne regnskaber, og som alene anser regnskabsaflæggelsen som et lovkrav, kan nøjes med at udfylde den kvantitative og kvalitative indberetningsdel og derved blive styret igennem regnskabsprocessen

3.5.5 Scenarie 5: Adskillelse af kvantitative og kvalitative data, hvor der kun stilles krav om indberetning af de kvantitative data svarende til en digital miljøselvangivelse og mediefrihed til øvrig miljøkommunikation

• Den kvantitative del og den kvalitative del adskilles
• Der stilles kun lovkrav om, at virksomheder indberetter den kvantitative del i et standardskema; jf. scenarie 3
• Der stilles lovkrav om, at den kvalitative del udarbejdes af virksomhederne og bliver tilgængelig for offentligheden, men det lægges frit op til virksomhederne, hvorvidt denne offentliggørelse sker på virksomhedens egen hjemmeside, eller om den vælges at blive lagt ind på virk.dk
• Potentielle effekter:
  • Som i scenarie 4 med tillæg af følgende:
  • Virksomheder, der ønsker dette, kan samle hele deres miljørapportering på deres egen hjemmeside og undgå både at udarbejde en lovpligtig del, der skal indsendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, og en udvidet frivillig del til deres eget brug
  • Erhvervs- og Selskabsstyrelsen skal ikke varetage opgaven med lagring af den kvalitative del af de grønne regnskaber
  • Bekendtgørelsen til lov om grønne regnskaber tilpasses, således at lovgivningen skelner mellem 1) informationspligt til at kommunikere med offentligheden om deres miljøarbejde (miljøkommunikation), som gøres mere fleksibel for virksomhederne i deres valg af kommunikationsmedie og 2) indberetningspligt til at give myndigheder fornødne data (den digitale miljøselvangivelse)

3.5.6 Sammenligning af scenarier og yderligere udvikling

I scenarie 1 og 2 er der ikke tale om egentlig digitalisering af de grønne regnskaber, ud over at indleveringsformen ændres i scenarie 2. Disse scenarier medfører, at der skal opbygges et separat system for indberetninger af data til EPER/PRTR-registrene, hvilket vil medføre en yderligere indberetningspligt for en række virksomheder. I scenarie 3 indføres digitalisering i form af et standardskema til de kvantitative data, der også integrerer indberetningskrav i forbindelse med EPER/PRTR-registrene, hvilket betyder, at der ikke skal opbygges separate indberetningssystemer til disse. Virksomheder skal dog stadigvæk udarbejde et grønt regnskab og indsende dette til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Brugere kan ved hjælp af brugerprofiler trække kvantitative data ud til forskellige formål som fx tilsyn. I scenarie 4 føres digitaliseringen videre, hvor både kvantitative og kvalitative data indberettes digitalt. I scenarie 5 stilles der udelukkende krav om digital indberetning af kvantitative data. Et overblik over forskellen på de enkelte scenarier vises i tabel 3.1.

Tabel 3.1: Sammenligning af de enkelte scenarier

De ovennævnte scenarier tager udgangspunkt i, at virksomhedernes pligt til at udarbejde et grønt regnskab og indlevere dette til myndighederne består i en eller anden form. Der er dog sket en udvikling i de senere år i relation til digitalisering og elektroniske indberetninger, hvilket fx kan ses på den nyoprettede virk.dk. Med udgangspunkt i denne udvikling kunne opstilles et potentielt vidtrækkende scenarie med hensyn til digitalisering af virksomhedernes rapporteringer og indberetninger. Dette går ud på, at virksomheder ikke længere skal levere særskilte indberetninger og rapporter til de enkelte myndigheder. I stedet for ville de periodisk eller løbende overføre data til en central myndighed eller serviceudbyder som f.eks. virk.dk. Disse data kunne være på et sådant niveau, at de enkelte myndigheder selv kunne sørge for at trække de nødvendige informationer ud ved hjælp af brugerprofiler og udtræksværktøjer. Der kunne også være tale om, at borgere kunne trække informationer ud omkring virksomhedsrelaterede forhold som fx grønne regnskaber. Der er dog en række udfordringer i dette fremtidsscenarie, fx med hensyn til standardisering af data, koordinering af de enkelte myndighedskrav, sikkerhed mv.

Fodnoter

[1] Miljøstyrelsen (1999). Rapport om evaluering af de grønne regnskaber. København: Miljøstyrelsen

[2] Danmarks Statistik (2003). Serviceerhverv: Danske virksomheders brug af IT. 2003: 21, 10. april 2003.

[3] Se bilag A.

[4] Rikhardsson, P., A. R. Andersen, H. Bang (2002). Miljø-, sociale og videnregnskaber på Internettet. Virksomhedens Miljøhåndbog, 6/December 2002

[5] Dansk Industri (2003). Vil vi satse digitalt? København: Dansk Industri

| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste | | Top |

Version 1.0 April 2004, © Miljøstyrelsen.