Arbejdsrapport fra Miljøstyrelsen, 7/2004 – Muligheder for digitalisering af de grønne regnskaber – 2 Baggrund og introduktion samt læsevejledning til rapportens indhold

Muligheder for digitalisering af de grønne regnskaber

2 Baggrund og introduktion samt læsevejledning til rapportens indhold

Denne rapport markerer afslutningen af et projekt udført af PricewaterhouseCoopers og Handelshøjskolen i Århus for Miljøstyrelsen.

Rapporten er en faglig/teknisk rapport, som udelukkende skal levere input til de videre overvejelser omkring digitalisering af de grønne regnskaber.

Baggrunden for projektet er, at en række virksomheder er omfattet af kravet om at udarbejde et grønt regnskab. Det primære formål med et grønt regnskab er at give offentligheden let adgang til information om virksomhedens miljøforhold - men også at inspirere virksomhederne til at sætte indsatsen for miljøet i system og opnå forretningsmæssige fordele.

Miljøstyrelsen har for at undgå at pålægge virksomhederne en ekstra rapporteringsbyrde valgt at anvende de grønne regnskaber til i så stort omfang som muligt at efterleve en række af Danmarks rapporteringsforpligtelser til EU eller krav fastsat i medfør af diverse konventioner.

Virksomhederne skal udarbejde et grønt regnskab en gang om året i papirform. Regnskabet sendes til tilsynsmyndigheden, der skal afgive en udtalelse til regnskabet. Udkast til udtalelse skal sendes i høring hos virksomheden. Det grønne regnskab fremsendes herefter til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, som scanner det og offentliggør det sammen med udtalelsen i det elektroniske informationssystem Publi-com, der også indeholder det finansielle regnskab.

Både i Danmark og i en lang række andre lande overvejes mulighederne for elektronisk indberetning af data fra virksomhederne. I Danmark går overvejelserne primært på, om en digitalisering af de grønne regnskaber er mulig.

En forudsætning for digitalisering er bl.a., at data kan standardiseres og struktureres, så de kan overføres digitalt fra det ene system til det andet. Bekendtgørelsen om grønne regnskaber beskriver kravene til, hvilke oplysninger det grønne regnskab skal indeholde, men det er, bortset fra rækkefølgen af oplysningerne, ikke foreskrevet, hvordan miljødata i regnskabet skal præsenteres, eller hvordan de skal struktureres.

I 2002 er der i E-erhvervs regi foretaget en omfattende kortlægning af, hvilke rapporteringer virksomheder giver til forskellige offentlige myndigheder på erhvervsområdet. Miljøområdet har været en del af den samlede kortlægning. På baggrund af kortlægningen har E-erhverv valgt at prioritere arbejdet på to områder: rapportering og medarbejdere. På miljøområdet er det intentionen bl.a. at se nærmere på grønne regnskaber.

Virksomhedsudvalget, hvis hovedfokus er forenkling, har endvidere anbefalet, at der sker en konkret vurdering af, hvilke emissionsoplysninger i et grønt regnskab det vil være muligt og hensigtsmæssigt at standardisere og strukturere med henblik på digitalisering. Udvalget har endvidere peget på, at der forud for en eventuel digitalisering sker en vurdering af, om det er muligt at forenkle bl.a. med henblik på at undgå dobbeltrapportering.

På denne baggrund var opgaven for det indeværende projekt at undersøge muligheder for digitalisering af de grønne regnskaber. I særdeleshed blev der fokuseret på:

Om digitalisering ville kunne forenkle/effektivisere den grønne regnskabsproces
Hvor befinder de data, som anvendes i det grønne regnskab, sig hos virksomhederne og i hvilken form
Hvilke muligheder og ulemper/barrierer, der kan være ved en digital indberetning af de grønne regnskaber

Rapporten er opbygget i to dele. I den første del under afsnit 3 opsummeres projektets overordnede konklusioner og anbefalinger. Den anden del findes i en bilagsstruktur detailresultaterne, der danner baggrund for projektets konklusioner og anbefalinger.

Projektet har metodemæssigt bestået af tre overordnede tilgange til den empiriske dataindsamling:

Desk Research der skabte overblik over status for anvendelse af it i miljøfunktionen baseret på en række danske og udenlandske undersøgelser. Resultatet af Desk Research findes i bilag A
En spørgeskemaundersøgelse udført i perioden 6/10 til 25/10 2003. Denne havde til formål at identificere en række parametre med hensyn til udarbejdelsen af de grønne regnskaber, brug af it-systemer i den forbindelse, miljødatakvalitet samt afdække respondenternes vurdering af mulighederne for digitalisering. Resultaterne vises i bilag B og genpart af det anvendte spørgeskema i bilag C
En workshop afholdt den 27/11 2003, hvor en række virksomheder deltog i en uddybende debat om de emner, som blev afdækket i spørgeskemaundersøgelsen, og som blev vurderet af særlig relevans i forbindelse med en digitalisering af de grønne regnskaber. Materialer og resultatet fra workshoppen findes i bilag D

De tre anvendte metoder har haft til formål at bevæge projektet fra det generelle til det specifikke. Projektets konklusioner og anbefalinger bygger derfor på den empiri, der er indsamlet ved hjælp af disse.

Digitalisering af de grønne regnskaber i denne rapport omfatter udelukkende grænsefladen mellem den rapporterende virksomhed og Miljøstyrelsen. Anvendelse af it-systemer internt i virksomheden, miljødatakvalitet mv. er medtaget for at kunne konkludere omkring de muligheder, der er i relation til denne grænseflade.

Afsnit 3 er struktureret således, at først opsummeres hovedresultaterne fra de enkelte empiriske indsamlinger – dvs. faserne Desk Research, spørgeskemaundersøgelsen og workshoppen.

Derefter oplistes de generelle konklusioner med hensyn til digitalisering af de grønne regnskaber.

Til sidst udarbejdes en række scenarier for, hvordan digitalisering af de grønne regnskaber kunne udføres.