| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste |

Muligheder for digitalisering af de grønne regnskaber

1 Sammenfatning og konklusion

Denne rapport markerer afslutningen af et projekt udført af PricewaterhouseCoopers og Handelshøjskolen i Århus for Miljøstyrelsen. Opgaven var at undersøge muligheder for digitalisering af de grønne regnskaber. Dette indebar en undersøgelse af blandt andet miljødatastyring samt miljødatakvaliteter i de virksomheder, som er forpligtet til at udarbejde grønne regnskaber. Endvidere - baseret på undersøgelserne - at diskutere potentielle former for digitalisering samt mulige afledte effekter derved.

Rapporten er en faglig/teknisk rapport, som leverer input til overvejelser omkring digitalisering af de grønne regnskaber. Dens formål er ikke at bidrage med et selvstændigt grundlag for beslutninger i relation til digitalisering af de grønne regnskaber.

Baggrunden for gennemførelse af projektet skal ses i sammenhæng med den generelle udvikling mod elektronisk indberetning af data fra virksomheder til myndigheder.

Danmark skal i stigende omfang efterleve en række rapporteringsforpligtelser til EU mv. Væsentlige nye rapporteringskrav på miljøområdet er fastsat i EPER-beslutningen, der har hjemmel i IPPC-direktivet og i PRTR-protokollen under Århus-konventionen. EPER og PRTR er registre over emissioner fra enkeltvirksomheder.

En række virksomheder skal i dag udarbejde et grønt regnskab en gang om året i papirform. Det grønne regnskab fremsendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, som scanner det og offentliggør det i det elektroniske informationssystem Publi-com.

I E-erhvervs regi er der i 2002 i forbindelse med kortlægning af, hvilke rapporteringer virksomheder giver til forskellige offentlige myndigheder på erhvervsområdet, peget på rapportering som et prioriteringsområde, herunder grønne regnskaber.

Virksomhedsudvalget, hvis hovedfokus er forenkling, har i 2003 anbefalet, at der sker en konkret vurdering af, hvilke emissionsoplysninger i et grønt regnskab det vil være muligt og hensigtsmæssigt at standardisere og strukturere med henblik på digitalisering. Udvalget har endvidere peget på, at der forud for en eventuel digitalisering sker en vurdering af, om det er muligt at forenkle bl.a. med henblik på at undgå dobbeltrapportering.

En forudsætning for digitalisering er bl.a., at data kan standardiseres og struktureres, så de kan overføres digitalt fra det ene system til det andet.

Med udgangspunkt i denne baggrund er projektet gennemført metodemæssigt via tre overordnede tilgange til en empirisk informations- og dataindsamling:

1. Desk Research, der fokuserede på tidligere undersøgelser i forbindelse med digitalisering og anvendelse af it i miljøfunktionen
2. En spørgeskemaundersøgelse blandt ca. 1.100 grønne regnskabspligtige virksomheder. På grund af en relativ lav svarprocent kan resultaterne kun generaliseres for de virksomheder, som svarede på spørgeskemaet
3. En workshop med en række danske virksomheder med det formål at debattere muligheder for digitalisering og digital indberetning, herunder hensyn og barrierer, der skal iagttages, samt hvori en digitalisering har sammenhæng med en standardisering. Via workshoppen blev en række spørgsmål fra den skriftlige spørgeskemaundersøgelse uddybet

Det samlede resultat fra projektet kan samles i en række generelle konklusioner og i en række særlige opmærksomhedsområder i relation til standardisering i forbindelse med digitalisering, vedrørende potentielle effekter af digitalisering samt hvilke potentielle former for digitalisering, som hensigtsmæssigt kan indgå i de videre overvejelser og beslutninger om en fremtidig digitalisering af de grønne regnskaber.

De generelle konklusioner fra spørgeskemaundersøgelsen og workshoppen kan gengives på følgende måde:

• Generelt er der en positiv stemning med hensyn til digitalisering. Det er dog vigtigt, at digitalisering defineres klart, og det kan påpeges, hvilke konkrete fordele en digitalisering vil indebære for de berørte virksomheder
• Der kan konstateres interesse for standardisering af kvantitativ datarapportering
• Virksomhederne sender data til forskellige myndigheder, som stammer fra den samme datakilde, men som skal indberettes til de enkelte myndigheder med forskellig frekvens, format, tilpasninger mv.
• Det største sammenfald mellem typer af oplysninger, der skal indberettes til forskellige myndigheder, synes umiddelbart at ligge i indberetninger om affald og forbrugsdata til Miljøstyrelsen og lokale myndigheder, om forbrugsdata til Danmarks Statistik og lokale myndigheder samt om affald mv. myndigheder/kommune/amt imellem
• Grønne regnskaber er et smalt arbejdsområde, hvortil der ifølge de modtagne besvarelser i den skriftlige spørgeskemaundersøgelse anvendes få ressourcer
• I virksomhederne trækkes data fra forskellige systemer som input til det grønne regnskab
• Data opbevares og bearbejdes i simple systemer, hovedsagelig regneark
• Der er ringe anvendelse af miljødatasystemer i virksomhederne
• Grønne regnskaber lægges som regel ikke ud på virksomhedens hjemmeside
• Datasikkerhed er en væsentlig forudsætning i forbindelse med implementering af en form for digitalisering af de grønne regnskaber, herunder er det vigtigt for virksomhederne, at der ikke kan opstå situationer, hvor ikke kendte modtagere af data kan anvende disse. Risiko for fejlbrug af data eller misforståelse af data og dermed misbrug heraf skal imødeses ved en implementering. Med hensyn til korrekt anvendelse af data fra datamodtagernes side vil det være af betydning, at data er underkastet et kendt og meddelt niveau for kvalitet

De særlige opmærksomhedsområder er følgende:

Standardisering i forbindelse med digitalisering:

• Digitalisering vil indebære en standardisering af de kvantitative data, hvilket kan være en udfordring grundet de mange forskellige virksomhedstyper, der tillægger ensartede miljødata forskellig relevans og væsentlighed og dermed har en uensartet opfattelse og brug af bagatelgrænser. Udfordringen vil for myndighederne være at samle konsistens i dataindberetningerne. Udfordringen for virksomhederne vil være at adskille rapporteringsformålet med de grønne regnskaber for så vidt angår fortællingen om den kontinuerlige udvikling af virksomhedens miljøhensyn og miljøarbejde med indberetningspligten af de kvantitative data, som myndighederne har brug for
• Nødvendige kravspecifikationer i forbindelse med en standardisering af indberetningsformatet til kvantitative data kunne måske være en fordel isoleret set, men virksomhederne berøves en potentiel effekt i deres rapporteringsfrihed - og ansvar for at vælge - og begrunde deres væsentlighedsniveau og hvilke miljøparametre, der er relevante
• En standardisering ved indberetning af data vil medføre en udvidelse af formålet med aflæggelse af grønne regnskaber, som derved udvides til et indberetningsværktøj af kvantitative data til myndighedsbrug
• En branchespecifik standardisering kunne eventuelt være relevant
• Standardiserede krav kan eventuelt rumme muligheder for benchmarking mellem anlægsområder og/eller virksomheder

Potentielle effekter af digitalisering:

• Digitalisering forventes ikke at medføre en effektiviseringsgevinst med hensyn til intern miljødatastyring i virksomhederne
• Digitalisering kunne måske medføre en "opdragende effekt" i virksomhederne, således at der blev ryddet op i de forskellige systemer og "regnearksmonstre", der er opbygget i forbindelse med de grønne regnskaber de sidste år. En system-"oprydning" kunne indirekte medføre, at datakvaliteten i de grønne regnskaber ville blive forhøjet
• Forenklingspotentialet ved øget integration af miljødata i virksomheders administrative it-systemer er måske undervurderet og ikke tilstrækkelig afdækket som følge af, at miljøområdets databehov ofte nedprioriteres i forbindelse med it-forandringer og implementering af nye systemer. Denne nedprioritering kan have forbindelse med virksomhedernes organisering af miljøfunktionen og opfattelsen af, at miljøområdet end ikke er et indirekte indtjeningsgivende aktivitetsområde

Potentielle former for digitalisering:

• Manglende efterspørgsel efter de grønne regnskaber kunne være et argument for at adskille den kvantitative del og den kvalitative del, hvor der kun stilles krav om indberetning af den kvantitative del til myndighederne. Virksomhederne ville derefter have større frihed med hensyn til kommunikation af den kvalitative del til de af dem valgte relevante interessenter
• Internettet er den mest naturlige mulighed med hensyn til digital overførsel. Hvis data fra virksomheders systemer skal kobles til internet-flade som fx virk.dk, må der etableres billige interfaceløsninger
• Det er ikke muligt at pege på en specifik løsning med hensyn til digitalisering af de grønne regnskaber. Derfor er der opstillet fem scenarier, der indeholder forskellige "grader" af digitalisering og det potentiale, som digitaliseringen medfører. De potentielle effekter kan dels være fordele og dels ulemper set fra de enkelte interesseparters side. De fem scenarier er følgende:
  • Scenarie 1: Digital indberetning indføres ikke for de grønne regnskaber, og de grønne regnskaber indsendes i papirform som nu. Et EPER- og PRTR-indberetningssystem oprettes særskilt
  • Scenarie 2: Elektronisk indsendelse af det grønne regnskab.

    Der gives mulighed for at indsende det grønne regnskab i elektronisk form. EPER og PRTR-indberetningssystem oprettes særskilt

  • Scenarie 3: Indberetning af kvantitative data sker digitalt og ved hjælp af et standardskema. Virksomheder får mulighed for at indberette den kvantitative del af det grønne regnskab ved hjælp af et digitalt standardskema. Det grønne regnskab indsendes som før til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, men med mulighed for at henvise til den digitale indberetning. EPER og PRTR-kravene indbygges i standardskemaet.
  • Scenarie 4: Fuld digitalisering af det grønne regnskab. Dette scenarie bygger videre på scenarie 3, idet både den kvalitative og den kvantitative del kan indberettes digitalt. Dette indebærer udvikling af standardskemaer for både de kvantitative og de kvalitative data. EPER og PRTR-kravene indbygges i standardskemaet til de kvantitative data
  • Scenarie 5: Miljøkommunikation og digital miljøselvangivelse. Dette scenarie bygger videre på scenarie 3, idet den kvantitative og den kvalitative del adskilles, og der stilles udelukkende krav om, at virksomheder indberetter den kvantitative del. Der stilles dog krav om, at den kvalitative del skal være offentlig tilgængelig.

De to første scenarier er status-quo-modeller, hvor der ikke søges mod forenklinger og reduktion af dobbeltindberetninger. I scenarie 1 og 2 er der ikke tale om egentlig digitalisering af de grønne regnskaber, ud over at indleveringsformen ændres i scenarie 2. Disse scenarier medfører, at der skal opbygges et separat system for indberetninger af data til EPER/PRTR-registrene, hvilket vil medføre en yderligere indberetningspligt for en række virksomheder.

De tre næste scenarier er ændringsmodeller, som fokuserer mod udvikling af digitale og fleksible indberetningsformer, hvor nye krav integreres, og virksomhedernes variable kommunikationsbehov imødeses.

Tabel 1.1: Sammenligning af de enkelte scenarier

I den videre overvejelsesproces om digitalisering af de grønne regnskaber er der en række uddybende og supplerende forhold, der særligt bør iagttages for så vidt angår forenkling af administrative lettelser:

• Muligheder for identifikation og koordinering af de forskellige myndigheders krav til miljørelaterede data
• Implementeringsprocessen i forbindelse med en eventuel digitalisering i relation til overgangsordninger og håndtering af forskelle mellem virksomheder i relation til evnen til at håndtere digitale indberetninger
• Udviklingen af virk.dk og dens rolle som en fremtidig datakommunikationsplatform

| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste | | Top |

Version 1.0 April 2004, © Miljøstyrelsen.