Miljøprojekt, 950 – Gennemsigtighed i kommunale affaldsgebyrer

Gennemsigtighed i kommunale affaldsgebyrer

Bilag F

Ledelsesinformationssystem

Et ledelsesinformationssystem er et struktureret og praktisk orienteret værktøj, der kan hjælpe organisationer og virksomheder med at:

operationalisere politikker, målsætninger og strategi
sikre, at disse bliver kommunikeret ud og fulgt op på
sætte processerne i relation til hinanden på en struktureret og meningsfuld måde

Integration af et ledelsesinformationssystem vil sætte kommunen i stand til at arbejde hen imod økonomiske resultater, samtidig med at ledelsen kan overvåge, hvordan det går med at opbygge de evner, kompetencer og andre immaterielle aktiver, der er nødvendige for at sikre den fremtidige vækst. Desuden må systemet sikre, at den enkelte kommune får den nødvendige information fra eksterne parter; fx affaldsselskaber og entreprenører.

Faser ved design af et ledelsesinformationssystem:

Fase 1: Fastlæggelse af målgruppen

Hvem i kommunen skal have information fra ledelsesinformationssystemet, og hvad er deres informations- og styringsbehov.

Fase 2: Fastlæggelse af perspektiver for den enkelte kommune/institution

Fastlæggelse af perspektiver, som repræsenterer væsentlige forretningsmæssige forhold for den enkelte kommune/institution. Perspektiverne fungerer som rammegrundlag for udvikling af kritiske succesfaktorer og nøgletal.

Fase 3: Identificering af kritiske succesfaktorer og nøgletal

Kritiske succesfaktorer identificerer og beskriver de fokusområder, som organisationen skal lykkes med. Typisk vil der være 1 - 4 kritiske succesfaktorer for hvert perspektiv. De kritiske succesfaktorer er koblingen mellem strategien og nøgletallene.

Fase 4: Definition af nøgletal

Fra hver kritisk succesfaktor identificeres en række målbare og operationelle nøgletal, som måler både ”hårde” og ”bløde” mål. Nøgletallene er værktøjer til måling og overvågning af de kritiske succesfaktorer.

De kritiske succesfaktorer og nøgletal vil for hvert perspektiv have følgende fokus:

Det økonomiske perspektiv vil primært fokusere på den forgangne periodes regnskabsmæssige resultater, herunder omkostninger og indtægter relateret til relevante forretningsområder samt hensigtsmæssig udnyttelse af ressourcer
Kundeperspektivet sætter fokus på relationerne til brugerne/kunderne/borgerne og deres forventninger og oplevelser af de pågældende institutioners/statsvirksomheders serviceydelser
Perspektivet vedrørende interne forretningsprocesser inddrager aspekter vedrørende institutionernes/statsvirksomhedernes interne styring, administration, arbejdsgange, procedurer og funktioner
Vækst- og læringsperspektivet. Retter blikket fremad og omhandler opgørelser af, hvordan forskellige typer af langsigtede investeringsprojekter som fx IT-investeringer, politisk besluttede indsatsområder eller andre indsatsområder fuldføres

Fase 5: Operationalisering

Politik, strategi og målsætninger: Kommuner, herunder virksomheder, der er omfattet af krav om etablering af et ledelsesinformationssystem, skal fastlægge politikker, der danner grundlag for kommunens respektive virksomhedens målsætninger.

Ledelsen skal sikre sig, at alle ansatte forstår og efterlever politikkerne. Mellem ledelsen og de ansatte skal der etableres et samarbejde om at nå målsætningerne. Politikkerne skal være baseret på en række krav og forpligtelser, herunder om anvendelse af nødvendige ressourcer og om information af medarbejderne.

Planlægning: Med udgangspunkt i politikkerne og målsætningerne foretages en planlægning af fremtidige aktiviteter. Som minimum herunder fastlægges ressource- og uddannelsesbehov, økonomi, tidsplan, funktions- og kvalitetskrav, krav vedrørende arbejdsmiljø og miljø og krav til organisationen. Planlægningen skal omfatte udarbejdelse af program for, hvorledes det løbende kontrolleres, at økonomiske rammer overholdes, og at krav vedrørende funktion og kvalitet samt miljø og arbejdsmiljø opfyldes. Der skal endvidere i planlægningsfasen fastlægges afrapporteringsform og terminer for afrapporteringen.

Handling: I handlingsfasen leveres aftalte ydelser i overensstemmelse med økonomiske rammer og krav til kvalitet. I overensstemmelse med kontrolplanen foretages løbende indsamling af økonomi-, kvalitets-, miljø- og arbejdsmiljødata samt andre relevante erfaringer.

Kontrol: Indsamlede informationer om driftsresultater, omkostninger, kvalitets-, miljø- og arbejdsmiljødata vurderes løbende i forhold til fastlagte rammer og krav. Hvert år udarbejdes en samlet redegørelse ved sammenfatning af informationer og resultater, der er relevante for vurdering af, om politikker og målsætninger opfyldes. Redegørelsen indarbejdes i en samlet årsberetning for affaldsområdet eller i affaldsårsberetningen.

Gennemgang: Ledelsen foretager med passende mellemrum en gennemgang af årsredegørelserne og andet relevant informationsmateriale til vurdering af, om ledelsesinformationssystemet er effektivt indarbejdet i organisationen. Ved gennemgangen konstateres, om interessenternes forventninger samt krav om løbende forbedringer er opfyldt. Det vurderes, om politikkerne og målsætningerne skal ændres eller justeres, f. eks. som følge af ændrede forudsætninger, herunder løbende forbedringer som et generelt mål. Ledelsen kan eventuelt lade foretage en uvildig gennemgang af rapporten.

Rapportering og rapportdesign: Endelig skal det identificeres, hvilke rapporter de forskellige medarbejdere har brug for, og frekvens for udarbejdelse skal fastlægges.

Se skema "Gennemsigtighed i affaldsgebyrer - Del I"

Se skema "Gennemsigtighed i affaldsgebyrer - Del II"

Se skema "Gennemsigtighed i affaldsgebyrer - Del III"