| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste |

Digitalisering af grønne regnskaber - Hovedrapport

7 Konklusioner om Digitalisering af grønne regnskaber - Hovedrapport baseret på test af digital indberetningsdesign

7.1 Opsamlende konklusioner på testet design af to løsningsmodeller

Det standardiserede indberetningsformat (datamodellen) har været empirisk betatestet. I dette afsnit beskrives de opsamlende konklusioner fra forløbet. En teknisk beskrivelse af forløbet er uddybet i delrapport 2. To løsningsmodeller (prototyper) for digitalindberetning har været testet; en portalløsning og en filindberetningsløsning. Det er alene udvalgte data, som har været inddraget i testforløbet.

7.1.1 Kortfattet beskrivelse af en portalløsning

Portalløsningen henvender sig til virksomheder, der ønsker at taste data ind direkte på en web-side.

Løsningen består generelt af fem enheder:

Figur 4: Illustration af portalløsning

Figur 4: Illustration af portalløsning

Virksomheden logger på og identificerer det år, de ønsker at indberette for. Derefter fungerer indberetningen i tre faser:

Stamoplysninger

Virksomheden taster de basisoplysninger ind, som er givet i bekendtgørelsen om grønne regnskaber.

Forbrug

På denne indtastningsside registreres, hvilke mængder af energi, vand og råvarer med hjælpestoffer, der er forbrugt i virksomheden i det pågældende år.

Udledninger

Dette er de data, der beskriver, hvilke stoffer virksomheden har udledt til luft og vand, samt i hvor store mængder. Det er i forbindelse med disse registreringer, at virksomheden i testfasen kan fastsætte grupperingsniveau, publiceringsniveau og væsentlighedsniveau.

Disse ”tre sider” udgør i princippet registreringen af et grønt regnskab for de udvalgte datatyper, dette projekt omfatter.

Endelig er der ”en side” forbeholdt muligheden for at tilknytte andre filer til en indberetning. I første omgang er dette beregnet til de situationer, hvor virksomheden har udarbejdet en miljøredegørelse eller andet materiale fx i Word- eller pdf-format. Disse filer kan så lægges ind på portalen, så de bliver tilgængelige i sammenhæng med data i det grønne regnskab.

Portalløsningen er udarbejdet med det for øje, at det skulle være muligt via en web-brugerflade at foretage de samme registreringer, som ellers kunne ske i et Excel-ark. Imidlertid er der visse begrænsninger, der skal tages højde for.

Det er ikke muligt at lave direkte bindinger til it-produktionssystemet i virksomheden.

Det er ikke muligt at kopiere hele rækker eller tabeldele fra eget it-system til portalen.

Tilsammen betyder dette, at alle oplysninger skal indtastes. Løsningen henvender sig således primært til virksomheder med relativt få miljøoplysninger.

Til gengæld må det nævnes, at denne løsning ikke stiller noget krav om, at virksomheden benytter Excel fra Microsoft, hvilket er gældende for filindberetningsløsningen.

7.1.2 Kortfattet beskrivelse af en filindberetningsløsning

Filindberetningsløsningen er rettet mod de virksomheder, der i forvejen har deres miljødata opbevaret i Excel-regneark og/eller i et andet it-produktionssystem.

Sigtet med denne løsning er, at data kan genbruges elektronisk, så de ikke skal genindtastes.

Indberetningsformatet til det centrale indberetningssted foregår i XML. Såfremt virksomheden er i stand til at producere en XML-fil direkte fra sine egne systemer kan data indberettes direkte via en web-service.

For virksomheder, der ikke kan producere en XML-fil, kan filindberetningsløsningen alligevel anvendes. De fleste virksomheder er fortrolige med Excel. Derfor er filindberetningsløsningen baseret på en Excel-løsning.

Excel-løsningen er baseret på den samme struktur som portalløsningen. Det vil sige, at der er tre faneblade; stamoplysninger, forbrug og udledninger.

Data uploades ikke fra Excel-applikationen, men via portalen, hvor der logges ind. Da indberetningsformatet er XML, skal virksomheden ikke indsende Excel-filen til portalen. I stedet er Excel-arket i stand til at producere den XML-fil, der skal indberettes. På den måde kan virksomhederne arbejde udelukkende i et kendt format (regneark), men alligevel indberette i XML.

Når den person, der indberetter, prøver at kreere indberetningsfilen, vil applikationen verificere, at alle obligatoriske felter er udfyldt, og at alle felter er udfyldt korrekt i forhold til de indlagte valideringskontroller. Dette medfører, at der gives en første direkte feedback om det grønne regnskab, mens der arbejdes med regnskabet. Det har vist sig at være en stor effektivisering, at fejl rapporteres øjeblikkeligt, mens tallene og processen er i gang, og ikke først dage eller uger senere, så virksomheden skal tilbage og genåbne en opgave, som egentlig var afsluttet.

Der er visse væsentlige fordele ved Excel-løsningen i de tilfælde, hvor der opereres med store datamængder:

  • For en virksomhed med flere homogene produktionsanlæg kan regnearket kopieres og genanvendes på de enkelte anlæg.
  • Hvis data i forvejen ligger i et Excel-regneark, kan virksomheden relativt let kopiere rækker og kolonner fra skema til skema.
  • Hvis virksomheden har data liggende i et produktions-, økonomi- eller miljøsystem, kan der laves dynamiske koblinger fra Excel til fx en database eller et andet Excel-ark. Det betyder, at virksomheden kan autogenerere sit Excel-ark år efter år. Når dette er på plads, er det enkelt at registrere og producere den kvantitative del af det grønne regnskab.

Den kvalitative del af det grønne regnskab er helt udskilt fra Excel-løsningen. Disse beretninger produceres i et andet værktøj (pdf, Word eller andet) og uploades til portalen sammen med den XML-fil, som produceres af Excel-arket.

7.2 Overblik over funktionalitet og brugervenlighed i de to løsningsmodeller

I forbindelse med test af prototyperne for de to løsninger har projektet modtaget tilbagemeldingen på tre tidspunkter:

  1. Umiddelbart i forbindelse med demonstration af løsningerne hos respondenterne
  2. Efter test af løsningen
  3. I forbindelse med workshop efter de afholdte test.

Ved udformningen af de to prototyper er der taget hensyn til de forskellige styrker, der er ved henholdsvis en portalløsning og en filindberetningsløsning. Det betyder, at de to løsninger ikke er fuldstændig identiske. Formålet hermed var at få tilbagemelding på brugervenligheden ved de forskellige løsninger.

De væsentlige forskelle er:

  • Valg af stoffer foregår i portalen via ”drop down”, mens der til Excel-løsninger er lavet avanceret søgefunktion. Når der anvendes ”drop down”-funktion, er man nødt til sikre sig, at listerne ikke er for lange. Dette er gjort ved at bruge en gruppering af stofferne. Det har ikke været nødvendigt ved søgefunktionsløsningen.
  • I Excel-løsningen er der eksplicit visning af stofferne, der skal bruges til videre rapportering. De fremstår altså eksplicit med nulværdi, hvis der ikke er rapporteret noget, mens der ved portalen kun vises de stoffer, der rapporteres mængder på.
  • Excel-løsningen indebærer muligheden for at kopiere et ark, hvorefter der kan rettes i det, og på den måde kan informationerne genbruges, hvis virksomheden fx har flere anlæg. En sådan kopifunktion er ikke lavet til portalløsningen.

Der er ikke noget til hinder for, at der ved udvikling af et færdigt system kunne laves fx søge- eller kopifunktioner ved portalløsningen eller ”drop down”-funktioner i Excel. Dette er ikke gjort i testversionerne for at samle den bredest mulige tilbagemelding på brugervenligheden af forskellige komponenter til brug for anbefalingerne til den fremtidige løsning.

Virksomhederne har generelt givet udtryk for, at Excel-løsningen var den mest brugervenlige. Det skyldes primært tre forhold:

  1. Det er et kendt værktøj. Hovedparten af virksomhederne anvender i dag Excel i større eller mindre omfang i udarbejdelsen af de grønne regnskaber.
  2. Den virker mere overskuelig.
  3. Det er nemt at tilføje nye stoffer, når der arbejdes i regnearket. Det var underbygget af et søgeværktøj i denne løsning.

Det blev vurderet som interessant, at der i Excel-modellen er mulighed for at hente data fra andre datakilder, men ikke umiddelbart noget, virksomhederne på kort sigt ville bruge ressourcer på at anvende. Derimod gav en enkelt virksomhed udtryk for ønske om at danne XML-filen direkte i deres eget miljødatasystem. Med et standardiseret format vil dette også være en direkte mulighed.

På output-siden har der blandt virksomhederne været tvivl om, hvorvidt de skulle forholde sig til alle stofferne i de linkede lister.

For at øge brugervenligheden er der rejst ønske om at kunne angive intervaller i stedet for eksakte data. Dette gør sig gældende for de typer af stoffer, (i) som ikke tidligere har været opgjort, (ii) om de typer af stoffer, som der ikke hidtil har været vurderet anvendelse af, (iii) og om de typer af stoffer, hvor virksomheden ikke ved, om de anvendes. I sidstnævnte kategori er der efterlyst et felt, der hedder ”ved ikke”.

Disse synspunkter er kommet frem i forhold til Excel-løsningen, fordi listen med stoffer fremstår eksplicit og synlig i modsætning til i portalløsningen, hvor de enkelte stoffer skal vælges for at komme frem. I en endelig model vil der være taget stilling til, hvilke stoffer der er obligatoriske at forholde sig til, og som vil fremgå som ”fortrykte” i faste felter.

Portalløsningen er også vurderet som brugervenlig. Specielt overblikket over de data, der var indrapporteret, blev fremhævet. Der er imidlertid punkter, der har været mere besværlige i forhold til Excel-løsningen:

  • Alle oplysninger skal tastes.
  • Der mangler gode søgeværktøjer.
  • Listerne, der skal vælges fra, er inddelt i grupper. Det kan være svært at finde den rigtige gruppe.
  • Der kan ikke angives nye stoffer, der ikke er på de foruddefinerede lister.

Løsningen blev vurderet specielt velegnet til virksomheder med lille rapporteringsbehov.

For begge prototyper blev der efterlyst faciliteter såsom opslagsmulighed ved angivelse af listepunkt, mulighed for at taste faciliteter af CAS-numre uden søgning etc.

7.3 Integration til miljøstyrelsens systemer

Der er i projektet foretaget en integration til Miljøstyrelsens informationssystem om virksomhedernes miljøforhold. Dette har dels tjent til at illustrere den generelle systemintegration, som muliggøres via et centralt datalager på en portal, og dels har det tjent til at afdække de konkrete udfordringer, der eksisterer i en integration mellem det konkrete grønne regnskab og Miljøstyrelsens system.

Miljøstyrelsens informationssystem om industriens miljøforhold håndterer en lang række af de oplysninger, Miljøstyrelsen bruger i sit arbejde med virksomhederne. Samtidig benyttes systemet i dag til at danne indberetningsfilen til EU’s EPER-system og vil være grundlag for det fremtidige danske PRTR-system.

Overordnet må det konkluderes, at der ikke er nogen væsentlige hindringer for at gennemføre en integration af data fra grønne regnskaber til systemet. I det omfang oplysningerne er oprettet, kan data overføres direkte fra XML-filerne.

Men for at lette integrationen og få en større grad af sikkerhed for kvaliteten af data anbefales det, at der i det videre arbejde tages udgangspunkt i erfaringer indhøstet i projektet.

Disse er uddybet i delrapport 2 og vedrører overordnet følgende:

  • I videst muligt omfang må fritekstfelter undgås. Disse skal kun benyttes, hvor det er absolut nødvendigt til fx beskrivelser og kommentarer.
  • I videst muligt omfang må der benyttes faste felter og fælles kodelister, som er fælles for alle systemer, der skal integreres (i dette tilfælde med de grønne regnskaber).
  • Felter bør være låst til kodelisterne, så brugeren ikke gives mulighed for at være ”kreativ”.
  • Entydighed bør også bevares gennem brug af standardiserede koder (fx CVR- og P-numre) frem for andre former for identifikation.
  • Systemet bør tilpasses modellen for grønne regnskaber.

 

| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste | | Top |



Version 1.0 August 2006, © Miljøstyrelsen.