Digitalisering af grønne regnskaber - Hovedrapport
8 ”Roadmap” for proces med Digitalisering af grønne regnskaber - Hovedrapport
Det foreløbige arbejde har vist, at der er en række forhold og aktiviteter, der skal afklares, tages stilling til og udarbejdes, før man er klar til at udrulle en løsning til digitalisering af de grønne regnskaber. Nedenfor samles dette i et ”roadmap” for at give et overblik.
Figur 5: Roadmap
De fem faser indeholder gennemførelse af yderligere analyser, særlige beslutninger og forhold omkring teknisk implementering.
8.1 Behov for yderligere viden
Projektet har afdækket et behov for yderligere analyse af en række forhold, før den endelige model kan designes. Nogle af disse forhold kan have grundlæggende betydning for standardisering, og hvordan modellen udarbejdes, mens andre ikke vil påvirke designet, men blot indholdet.
Udeladte områder
Det, der umiddelbart kunne påvirke designet af løsningsmodellen, er de udeladte områder. Det er derfor vigtigt at foretage en analyse af, om disse områder ville påvirke løsningsmodellen. De udeladte områder er blandt andet udledninger til jord og affald. Specielt affald ville kunne byde på udfordringer.
Gruppering
Det anbefales, at gruppering af data analyseres, og en model derfor udvikles. Det er i dag muligt at foretage rapportering på grundlag af en gruppering af stoffer. Bekendtgørelsen om grønne regnskaber giver med sin aktuelle ordlyd virksomhederne et vist råderum. Det betyder, at virksomhederne i dag grupperer på forskellig vis. I den udviklede model blev anlagt det synspunkt, at virksomheden skulle rapportere på enkeltstoffer, men at de samtidig kunne angive, at oplysningerne ved publicering kun måtte visses som indregnet i gruppetotalen ud fra en gruppering af stoffer.
Ved udvikling af standardiseret gruppering vil der være en række hensyn at tage i relation til brancher, typer af miljøpåvirkninger og effekter. Endvidere vil både gruppering af data fra de ”faste felter” og ”de frie felter” være relevante at inddrage. Det anbefales, at der udarbejdes en officiel gruppering og et grupperingshierarki, da man sagtes kan forestille sig, at oplysningerne kan grupperes på flere niveauer.
Faste felter
Der skal foretages en praktisk afdækning af, hvilke stoffer der skal være i de faste felter. Et udgangspunkt kunne være de stoffer, Miljøstyrelsen skal rapportere på internationalt (EPER- og/eller PRTR-rapportering) og forbrug relateret til vand og energi.
I det omfang der i samarbejder med de øvrige offentlige myndigheder konstateres en mulighed for eliminering af en dobbeltregistrering ved at udvide de ”faste felter” med et eller flere stoffer, anbefales dette overvejet.
Grænseværdier
Hvor virksomheder har grænseværdier såsom produktionsomfang, emissioner etc. relateret til datatyper rubriceret i faste felter, anbefales det at overveje, om disse værdier skal identificeres og inddrages i modellering af en egentlig standardisering.
Lister
I forbindelse med den videre modellering skal det afdækkes, hvilke hjælpeværktøjer og bagvedliggende lister både til de faste felter, frivillige felter og basisoplysninger, der skal inddrages. Under denne forberedelse er også arbejde med sikring af, at der anvendes en ensartet terminologi, definitioner, tolkninger mv.
Udvidede opgørelsesmetoder
I forbindelse med udviklingen i internationale rapporteringer kommer der krav om angivelse af målemetode i forhold til eksempelvis internationale ISO-standarder. Det betyder, at der på sigt er behov for at udarbejde en liste med, hvilke standardmålemetoder der findes pr. stof i listen med faste felter.
8.2 Beslutninger mv.
I forbindelse med indhentning af erfaringer fra andre tilsvarende digitaliseringsprojekter blev projektet mødt med en bemærkning om, at ”man kan ikke bare sætte strøm til en gammel bekendtgørelse. Man skal lave en bekendtgørelse, der kan sættes strøm til.” Meningen med dette er naturligvis at fremhæve behovet for, at bekendtgørelsen skal understøtte digitaliseringen og dermed den model, der ligger bag, ligesom digitaliseringen skal understøtte bekendtgørelsens krav. Hvilke ændringer der er nødvendige, afhænger til en vis grad af resultaterne fra de foregående analyser. Som udgangspunkt kan det anføres, at der er følgende punkter, der forventes at skulle tages højde for.
Indstilling til ændring i bekendtgørelsen
En standardisering i et digitalt medie medfører ændringer i bekendtgørelse om grønne regnskaber nr. 594 af 5. juli 2002 og i § 35a i bekendtgørelse om lov om miljøbeskyttelse LBK nr. 753 af 25/08/2001. Ændringernes omfang vil afhænge af den endelige, valgte model, fortolkning af væsentlighedsbegrebet og anvendelse af faciliteter om begrænset publicering, offentliggørelsesmåde og medie mv.
Datamodtagelsessted
Der skal tages stilling til, om datamodtagelsen skal varetages af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, Miljøstyrelsen eller ”virk.dk”. Der skal tages stilling til, om det forsat skal være muligt at aflevere et papirbaseret grønt regnskab.
Standard for udtalelse
Hvis digitaliseringen medfører ændringer i processen for tilsynsmyndighedernes afgivelse af udtalelse, skal dette også indarbejdes. Det samme vil også gælde for eventuelle tredjepartserklæringer.
Inddragelse af andre myndigheder
Afhængig af omfanget af hensyntagen til dobbeltregistreringsproblematikken må andre myndigheder inddrages under de indledende faser.
Rapporteringstemplate
I relation til Miljøstyrelsens database skal der træffes beslutning om, hvilke data der fra den digitale indberetning skal tilgå databasen, og hvordan denne og eventuelle andre databaser hos Miljøstyrelsen skal tilpasses.
Template for stamoplysninger
Opstart på reduktion af stam- og basisoplysninger forudsætter beslutning og aftale derom mellem de styrelser, som anvender virk.dk, herunder aftale om struktur og indhold af disse oplysninger og udvikling af et oplysningshierarki.
8.3 Teknisk implementering mv.
Kravspecifikationer
Efter de nødvendige analyser er foretaget, de nødvendige beslutninger er truffet, og der er udarbejdet og godkendt ændringsforslag til bekendtgørelsen, der understøtter standardiseringen og digitaliseringen, kan der udarbejdes en kravspecifikation til udviklingen af dels et indberetningsværktøj og dels et indberetningssted. Indeholdt i denne fase er opstilling af kravspecifikationer til validitetskontrol og til generering af rapporter dels til Miljøstyrelsen, dels til offentligheden og dels til virksomhederne som bevis på, hvad der er indrapporteret og til adgang for hvem.
Kontrakt med indleveringssted
Der skal indgås drifts- og servicekontrakt med indleveringsstedet.
Kontrakt med leverandører
Der skal indgås aftale om udvikling og vedligeholdelse af løsningen med en eller flere leverandører.
Miljøstyrelsens informationssystem om virksomhedernes miljøforhold
Eventuel tilpasning af Miljøstyrelsens system og eventuelt andre databaser i Miljøstyrelsen skal specificeres i en kravspecifikation, og aftale om udvikling skal indgås med leverandører.
Test
De udviklede løsninger skal testes.
Vejledninger
Der skal udarbejdes vejledninger og hjælpeværktøjer til virksomheder og tilsynsmyndigheder.
Orientering
Orientering af offentligheden planlægges og gennemføres.
Version 1.0 August 2006, © Miljøstyrelsen.