Miljøstyrelsens Miljøredegørelse 2005
5 Den interne organisering af miljøarbejdet
- 5.1 Miljøstyrelsens kvalitets- og miljøledelsessystem
- 5.2 Fordeling af ansvar og beføjelser i forhold til Kvalitets- og Miljøledelsessystemet
5.1 Miljøstyrelsens kvalitets- og miljøledelsessystem
Miljø- og kvalitetsledelsessystemet omfatter alle Miljøstyrelsens aktiviteter. Systemet understøtter vores fortløbende arbejde med styring af de direkte miljøpåvirkninger fra vores ressourceforbrug og drift samt de indirekte miljøpåvirkninger fra vores produktion af f.eks. love og bekendtgørelser.
Ledelsessystemet følger en årlig arbejdsgang:
5.2 Fordeling af ansvar og beføjelser i forhold til Kvalitets- og Miljøledelsessystemet
Direktionen i Miljøstyrelsen har det overordnede ansvar for institutionens produktion, det vil sige sagsbehandling og formidling af viden. Direktionen har også det overordnede ansvar for driften af Miljøstyrelsen, men den praktiske gennemførelse af alle funktioner vedrørende indkøb, drift og bygningsrenovering mv. udføres af en anden styrelse i Miljøministeriets koncern, Center for Koncernforvaltning (CFK). Ansvars- og arbejdsdeling reguleres i en årlig Service Leverance Aftale. Direktionen stiller de nødvendige ressourcer til styring af kvalitets- og miljøledelsessystemet til rådighed. Direktionen vedtager styrelsens interne miljøpolitik. Direktionen gennemgår mindst en gang årligt ledelsessystemet på baggrund af en afrapportering fra styregruppen for EMAS.
Styregruppen for EMAS har ansvaret for, at kvalitets- og miljøledelsessystemet fungerer og følges, for at der foretages løbende forbedringer af vores miljøindsats, samt for at styrelsens ansatte motiveres til at indgå i arbejdet med at sikre kvalitets- og miljøforbedringer. Styregruppen har ansvaret for, at der er udarbejdet en intern miljøpolitik, og at der årligt udarbejdes en miljøhandlingsplan og en miljøredegørelse.
Styregruppen rapporterer mindst en gang årligt, på grundlag bl.a. af resultaterne af intern audit, til direktionen om, hvordan kvalitets- og miljøledelsessystemet efterleves som grundlag for direktionens gennemgang og som grundlag for forbedringer af kvalitets- og miljøledelsessystemet.
Styregruppen består af direktøren og to chefer. Direktøren er formand for styregruppen.
Tovholdere udpeges i hver af styrelsens enheder, inklusiv direktionen. Tovholderen har sammen med enhedscheferne ansvar for formidlingen af EMAS arbejdet til sin enhed. Herudover har tovholderen ansvar for at rapportere miljømæssige problemer fra enheden til betjentstuen, EMAS-koordinatoren eller medarbejderindflydelsesorganet (MIO).
Medarbejderindflydelsesorganet (MIO) inddrages i EMAS arbejdet. MIO inddrages, hvis der i forbindelse med EMAS arbejdet skal drøftes spørgsmål som f.eks. generelle principper for organisatoriske eller personalepolitiske indsatser. MIO inddrages endvidere i udarbejdelsen af den interne miljøpolitik, den årlige miljøhandlingsplan og miljøredegørelse, ved tilrettelæggelse af audits og ved den årlige ledelsesvurdering af kvalitets- og miljøledelsessystemet. MIO’s medlemmer kan fungere som Miljøstyrelsens interne auditorer i relation til kvalitets- og miljøledelsessystemet.
Auditorerne har ansvar for at gennemføre interne audits, der efterprøver, om retningslinierne i håndbogen er kendt og følges. Auditorerne gennemfører interne audits på vilkårlige tidspunkter og noterer eventuelle afvigelser, samt bemærkninger og forslag til forbedringer af miljøindsatsen i en auditrapport. Organisation & Jura udpeger blandt auditorerne en auditansvarlig, som har ansvaret for planlægning, gennemførelse og afrapportering af interne audits.
EMAS-koordinatoren udpeges af Organisation & Jura. Koordinatoren er sekretær for styregruppen og ansvarlig for, at styregruppens beslutninger føres ud i livet. Koordinatoren har ansvaret for, at der indsamles den nødvendige information for at vedligeholde kvalitets- og miljøledelsesystemet og gennemføre løbende forbedringer. Koordinatoren sikrer, at styregruppen og MIO får forelagt relevante resultater og problemstillinger, og at der bliver fulgt op på miljøhandlingsplanen og på auditrapporter.
EMAS-koordinatoren har ansvaret for, at der holdes løbende kontakt med tovholderne i enhederne, og at relevant information om kvalitets- og miljøledelsessystemet og om miljøforbedringer udsendes til medarbejderne. EMAS-koordinatoren koordinerer informations- og uddannelsesaktiviteterne i relation til kvalitets- og miljøledelsessystemet.
Alle medarbejdere har i relation til kvalitets- og miljøledelsesystemet ansvar for at:
- Følge systemet – herunder regler gældende for eget arbejdsområde.
- Identificere og rapportere interne miljømæssige problemer til tovholder, betjentstuen eller EMAS koordinatoren.
- Medvirke til stadige forbedringer af kvalitet og miljø i det daglige arbejde og til at styrelsens miljøpåvirkninger reduceres.
- Deltage i løsningen af forbedringsprojekter.
Version 1.0 December 2006, © Miljøstyrelsen.