4 Systematisk indsamling af oplysninger og dokumentation

Metoder og procedurer til reduktion af uønskede stoffer

4.1 Indkøbspolitik
4.2 Systematisk indsamling af oplysninger om indholdsstoffer
4.3 Integrering af værktøjet i et ledelsessystem

4.1 Indkøbspolitik

Som indkøber af råvarer eller færdig produkter er man afhængig af de oplysninger man kan få fra leverandøren/producenten.

Det er erfaringen, at en formuleret politik omkring indhold af uønskede stoffer i virksomhedens produkter letter hverdagen og forebygger fejltagelser. For en lang række produkttyper er det i dag muligt helt at undgå de uønskede stoffer. For andre kan politikken f.eks. være at vælge råvarer eller produkter med så lavt indhold som muligt.

En virksomhedspolitik omkring indkøb behøver ikke alene at fokusere på tekniske specifikationer , som f.eks. indhold af uønskede stoffer men kan også medtage ”bløde” værdier som f.eks. arbejdsforhold, børnearbejde etc.

Det er vigtigt, at politikken løbende tages op til revision for at sikre en dynamisk fremgangsmåde, der tilpasses i takt med udviklingen.

4.2 Systematisk indsamling af oplysninger om indholdsstoffer

Den store mængde af produkter og den omfattende liste af uønskede stoffer gør, at en systematisk fremgangsmåde kan være nødvendig, hvis man som indkøber af råvarer eller færdige produkter skal sikre sig mod indhold af uønskede stoffer.

Illustrationen på denne og næste side giver et eksempel på, hvorledes en sådan systematik kan etableres. Eksemplet tager udgangspunkt i en indkøbspolitik som udelukkende har til formål at undgå eller reducere mængden af uønskede stoffer.

Fase	Tema	Aktion
I	Leverandøren	Kendt og seriøs – gå til fase II. Ny, ukendt eller kendt, ”tvivlsom” – præsenter politikken og undersøg om leverandøren er indstillet på at samarbejde for at sikre, at politikken kan efterleves. Når der er givet tilsagn, kan fase II igangsættes.
II	Produktets materialevalg	Vurder om varen kan indeholde uønskede stoffer. Denne vurdering kan selvsagt være vanskelig at foretage. Hvor virksomhedens egen viden ikke slår til, kan et samarbejde med videncentre være en genvej. Det foreliggende værktøj giver den nødvendige oversigt for produktgrupperne legetøj, tekstiler og møbler. Opstil en liste over de stoffer, der ønskes dokumentation for udfra de specifikke skemaer i kapitel 8. Gå til fase III.
III	Dokumentation	Fremlæg listen over ønsket dokumentation for leverandøren. Beskriv hvordan dokumentationen ønskes (indholdsstoffer, mængder, recepturer, analyser og lignende). Gå til fase IV.
IV	Udredning	Gå i dialog (samarbejde) med leverandøren om hvilke oplysninger, der umiddelbart kan fremskaffes, og hvilke oplysninger der kræver yderligere undersøgelser. Vurder den fremskaffede dokumentation med hensyn til efterlevelse af politikken. Hvis de foreliggende oplysninger ikke er i orden, skal der tilvejebringes supplerende dokumentation. Hvis det skønnes nødvendigt at foretage analyser fortsættes i fase V. Hvis varen er fuldt ud dokumenteret – gå til fase VI. (Det kan være vanskeligt at fremskaffe dokumentation fra leverandøren. I så fald kan det være nødvendigt at inddrage en rådgiver i processen eller i nødstilfælde afslutte samarbejdet med leverandøren)
V	Analyser	Manglende dokumentation af uønskede stoffer kan fremskaffes ved gennemførelse af kemiske analyser. Sammen med leverandøren defineres analyseomfang, laboratorium, omkostningsfordeling, mv. Når analyseresultater foreligger, gennemføres en vurdering i forhold til politikken. Hvis varen er fuldt ud dokumenteret – gå til fase VI. Hvis der stadig er forhold der ikke er afklaret – gentag fase IV og V.
VI	Handel	Når alle ønskede forhold er belyst tilfredsstillende, så virksomhedens politik kan efterleves, kan handelsaftalen indgås i henhold til virksomhedens almindelige samhandelsbetingelser
VII	Opfølgning	Hvis leverancen fortsætter over længere tid, indhentes årligt en bekræftelse fra leverandøren på, at der ikke er sket ændringer i recepturer, produktionsmetoder eller lignende, der kan have indflydelse på efterlevelse af virksomhedens politik Hvis baggrunden for vurderingen var analyser, eller at den fremlagte dokumentation viste, at indholdet af uønskede stoffer var tæt på overskridelse af fastsatte grænser, gennemføres en løbende kontrol ved hjælp af laboratorieanalyser. Analysefrekvensen kan fastsættes pr. tid eller pr. leveret antal Hvis varen medfører mange reklamationer intensiveres opfølgningen, og leverandøren inddrages i evt. forbedringer.
VII	Opfølgning på lovgivning	Der bør regelmæssigt følges op på, om lovgivningen har ændret sig, således at kendte indholdsstoffer i produktet er blevet omfattet af forbud, eller om grænseværdier er blevet skærpet.

4.3 Integrering af værktøjet i et ledelsessystem

Det vil være naturligt at inddrage dokumentationen af produkternes miljøegenskaber i det systematiske arbejde med produkternes kvalitet – eller med andre ord etablere entydige fremgangsmåder for at dokumentere, at firmaets produkter efterlever lovgivningsmæssige krav og eventuelle krav til f.eks. indhold af uønskede stoffer.

Det systematiske arbejde kan med fordel begyndes ved at virksomheden definerer en offentlig tilgængelig politik, der definerer virksomhedens ønsker, forventninger og dokumentationskrav til de produkter, der produceres og/eller forhandles.

Enhver potentiel samarbejdspartner, der ønsker at levere råvarer eller handelsprodukter, vil således allerede i kontaktfasen være opmærksom på, at virksomheden har særlig fokus på disse områder. Ved at udsende disse signaler, minimeres risici for at bruge kræfter på mindre seriøse producenter og mellemhandlere, for hvem fremskaffelsen af den nødvendige dokumentation er umuligt eller økonomisk urealiserbart.

Med baggrund i politikken udformes derefter retningslinjer for, hvorledes politikken skal efterleves. I relation til eventuelle indhold af uønskede stoffer kan det f.eks. være i form af ”positivlister”, som specificerer maksimalt acceptable koncentrationer af relevante stoffer.

Nedskrevne retningslinjer forebygger, at der sker forglemmelser, og at de forskellige indkøbere agerer forskelligt i markedet.