Drejebog for vækstgruppe om miljøledelse for tekstilindustrien

Seminar 6

1. Velkommen
2. Intro ISO 14001
3. Dokumentation af miljøledelsessystem
4. Opgave 6.2
5. Planlægning af systemarbejde
6. Krav til procedurer
7. Opgaven til næste gang

Denne seminarbeskrivelse er udformet som en udvidet dagsorden. tallene i parenteserne angiver løbenummeret på den tilhørende PowerPoint fil.

Seminar #6 gennemføres som internatkursus over to dage.

Anders Haahr bød velkommen og redegjorde for dagens program.

Jens Erik Dall havde meldt afbud til seminaret.

Der blev udleveret informationshæfte nr. 2 samt diskette med hæftets tekst og indscannede figurer. Hæftet skal informere virksomhedens medarbejdere om systemprojektet. Jesper Jensen ønsker evt. tekstfilen i Ami Pro.

Der blev endvidere udleveret en rettet version af bilag 10 med et nyt afsnit om arbejdsmiljøledelse.

Det udleverede materiale på seminar 6 vil blive tilsendt Jens Erik Dall, Brandtex og Tove Andersen, DTB.

De enkelte deltagere fremlagde deres opgaver på overhead.

Jesper Jensen har på grund af arbejdspres ikke løst opgaven til seminar 6. Miljøcertificering af Martensens Fabrik er midlertidigt sat i bero. Jesper vil inden næste seminar få afklaret de projektmæssige rammer med ledelsen og få sat projektet på skinner f.eks. ved et ledelsesseminar. Projektet vil blive indført langsomt på grund af ressourcemangel, således vil der kun blive indført miljøledelse i en del af virksomheden i første omgang.

Benny gennemgik procedure for registrering og prioritering af miljøpåvirkninger, - denne blev diskuteret.

MP Strømper havde sendt et forslag til løsning af opgaverne før seminaret. Dette blev gennemgået og diskuteret. MP Strømper har haft et fungerende kvalitetsledelsessystem i 3 år. Det er den samme projektorganisation, der nu kører miljøprojektet. MP Strømper har behov for konsulentassistance inden der træffes endelig beslutning om virksomheden skal fortsætte projektet til certificering.

Anni gennemgik et forslag til indhold af miljøledelseshåndbogen for Windfeld-Hansens Bomuldsspinderi. Dette blev diskuteret.

Generelt godt kursus. God tilfredshed med både mad og værelser.

Interessant ekskursion til Gabriel, især oplysningerne om de selvstyrende grupper.

Udleverede opgaver samt gennemgåede emner var tilfredsstillende. Af de gennemgåede emner havde deltagerne kun prøvet at arbejde med procedureskrivning siden sidst. Dette fandt man svært.

Anders Haahr gennemgik krav i standarderne. Hovedsagelig ISO 14001. Dette indlæg følger håndbogens bilag 10.

Som hjælp til identificering af relevante myndighedskrav er der mange, der anvender internettet. F.eks. er det gratis at anvende www.retsinfo.dk, der indeholder oplysninger om love og bekendtgørelser vedr. miljø og arbejdsmiljø. Denne og andre nyttige adresser kan også findes via Dansk Kvalitets Rådgivnings hjemmeside: www.welcome.to/dkr.

Øvelse 6.1 blev udleveret. Gruppen fik 40 min. til løsning af opgaven. Øvelsen omhandler udarbejdelse af en krydsreferenceliste for Jentex A/S' procedurer i forhold til ISO 14001.

Løsning til opgave 6.1 blev gennemgået. Løsningsforslag blev udleveret.

Anders Haahr gennemgik sammenhængene mellem standarderne. Dette indlæg følger håndbogens bilag 10.

I denne forbindelse blev der stillet spørgsmål om den ordning, der skulle belønne de virksomheder, som gør en indsats for at forbedre arbejdsmiljøet. Ordningen skulle have fungeret ved en slags "selvangivelsessystem" , hvor virksomhederne indmelder deres indsats og belønnes med en kraftig præmienedsættelse på arbejdsskadeforsikringen. Det hele er imidlertid stillet i bero, formodentlig fordi ordningen var for bureaukratisk opbygget og muligvis pga. det aktuelle dårlige samarbejdsklima mellem Arbejdsgiverforeningen og Arbejdsministeriet.

6 Kvalitetssikring af procedurer

Anders Haahr gennemgik kvalitetssikring af procedurerne. Dette indlæg følger håndbogens bilag 9.

Ved kvalitetssikring af procedurerne skal være opmærksom på følgende problemstillinger:

• Procedurestruktur
• Dokumentstyring/dokumentation
• Formulering/sprog
• Detaljeringsgrad/brugervenlighed
• Referencer
• Ansvarspræcisering
• Opfyldelse af relevante krav i ISO 14001/EMAS
• Opfyldelse af politikker.
• Ressourceforbrug

Eksempel på sprog vedlægges dette referat.

Bilag 9 afsnit 1.6 udvides, så der medtages mere omkring kvalitetssikring af procedurer.

Øvelse 6.2 blev udleveret. Gruppen fik 45 min. til løsning af opgaven. Opgaven omhandler kommentering af en procedure for miljøkommunikation.

Løsning til opgave 6.2 blev gennemgået. Løsningsforslag blev udleveret.

8 Opgaven til næste gang

Opgaven til seminar 7 blev gennemgået af Anders Haahr.

Deltagere til seminar 7, som afholdes 2 september kl. 08.30-16.30, hos DTB, Herning:

Program for seminar 7 er vedlagt.

_____________________________________________

Program for seminar 6.

Seminar 6, bør afvikles som 2-dages seminar fra kl. 16.30 - 17.00 (næste dag).

_____________________________________________

Program for seminar 6, fortsat.

Seminar 6, bør afvikles som 2-dages seminar fra kl. 16.30 - 17.00 (næste dag).

_____________________________________________

Program for seminar 6, fortsat.

Seminar 6, bør afvikles som 2-dages seminar fra kl. 16.30 - 17.00 (næste dag).

_____________________________________________

Krav i ISO 14001 og EMAS

Stigende interesse for frivillig miljøcertificering.(er brugt i sem. # 1)

_____________________________________________

Krav i ISO 14001 og EMAS

Vigtigt at forstå formål med kravsstandarderne.(er brugt i sem. # 1)

_____________________________________________

Krav i ISO 14001 og EMAS

Standarden kræver styring af virksomhedens miljøforhold.
Vi har valgt at medtage denne formålsformulering, da den også gælder EMAS.
(er brugt i sem. # 1)

_____________________________________________

Krav i ISO 14001 og EMAS

Standarden kræver styring af virksomhedens miljøforhold. (er brugt i sem. # 1)

_____________________________________________

Krav i ISO 14001 og EMAS

Miljøledelse - stillingtagen - adfærd - forbedringer.(er brugt i sem. # 1)

Krav i ISO 14001 og EMAS

Miljøledelse - stillingtagen - adfærd - forbedringer.(er brugt i sem. # 1)

_____________________________________________

Krav i ISO 14001 og EMAS

Krav om overholdelse af myndighedskrav og løbende forbedringer.
Det er naturligvis ikke realistisk med en konstant faldende kurve over årene. Den ender med at blive en trappekurve, d.v.s. der sker ændringer ved skift af produktionsudstyr (teknologi).
(er brugt i sem. # 1)

_____________________________________________

Krav i ISO 14001 og EMAS

Mange medtager frivilligt arbejdsmiljø i deres miljøstyring.

_____________________________________________

Krav i ISO 14001 og EMAS

Cirkelmodel i ISO 14001 illustrerer løbende forbedringer.

_____________________________________________

Krav i ISO 14001 og EMAS

EMAS har samme formål som ISO 14001, men dertil krav om oplysninger til offentligheden i en miljøredegørelse.

_____________________________________________

Krav i ISO 14001 og EMAS

EMAS har samme formål som ISO 14001, men dertil krav om oplysninger til offentligheden i en miljøredegørelse.

_____________________________________________

Krav i ISO 14001 og EMAS

Der er 21 artikler i EMAS, fordi EMAS også stiller krav til myndighed og certificerende organ.

_____________________________________________

Krav i ISO 14001 og EMAS

Der er 21 artikler i EMAS, fordi EMAS også stiller krav til myndighed og certificerende organ.

_____________________________________________

Krav i ISO 14001 og EMAS

Tungt at læse (og forstå) EMAS.

_____________________________________________

Krav i ISO 14001 og EMAS

Tungt at læse (og forstå) EMAS.

_____________________________________________

Krav i ISO 14001 og EMAS

Heldigvis er kun få krav relevante for virksomheden.

_____________________________________________

Krav i ISO 14001 og EMAS

Heldigvis er kun få krav relevante for virksomheden

_____________________________________________

Krav i ISO 14001 og EMAS

Der er mange involverede, specielt i EMAS.

_____________________________________________

Et dilemma

Du er administrerende direktør i Jentex A/S, der opfylder kravene i ISO 14001. Virksomheden har en miljøpolitik svarende til Jentex A/S.

Jentex's dygtigste sælger S. Mart har fået en forespørgsel på en meget stor ordre på et nyt endnu ikke færdigudviklet produkt. Ordren vil svare til ca. 30 % af virksomhedens årsomsætning og kan dermed sikre virksomhedens beskæftigelse - og måske overlevelse.

S. Mart drøfter forespørgslen med den administrerende direktør (dig).

Hvis du siger ja til ordren, vil det betyde en forøgelse af den samlede miljøbelastning. Men der er også et andet miljømæssigt problem ved det produkt der forespørges på, specielt i relation til produktionen. Det ved du, fordi du følger med i den internationale fagpresse, men ingen andre i virksomheden kender til problemet.

Du har nu forskellige muligheder;

1. at takke pænt nej til forespørgslen
2. at udvikle og producere det ønskede produkt
3. at udvikle produktet, men få produkterne produceret hos underleverandører i Polen
4. at ..... (hvad kunne være en fjerde mulighed ?)

Hvis du vælger alternativ 1 - har du så godt som "førtidspensioneret" dig selv - uden et "gyldent håndtryk".

Hvis du vælger de øvrige alternativer, skal du overveje;

• hvad skal dokumenteres ?
• hvem skal involveres ?
• må det ønskede produkt overhovedet fremstilles ?

1. Diskutér i gruppen, hvilke krav i ISO 14001 der er relevante i denne sammenhæng.
2. Diskutér i gruppen, hvad direktøren må/bør gøre og find gode argumenter herfor.

Opgave 1 Krav i ISO 14001

De mest relevante krav i ISO 14001 er:

Blandt disse har specielt 4.2, 4.3.4 og 4.4.6 stor betydning.

Opgave 2 Hvad må/bør direktøren gøre ?

Det er ikke oplyst, hvori det nævnte miljømæssige problem består, og om der både er tale om et ydre miljø og arbejdsmiljømæssigt problem. Men uanset problemtypen er den korrekte fremgangsmåde for håndtering heraf:

• Få undersøgt og afklaret problemets indhold, omfang og konsekvens, herunder om der er problemer i forhold til myndighedsgodkendelser og -krav.
• Informere kunden om problemstillingen og foreslå (udvikling af) mere miljøvenlige alternativer. Såfremt kunden ikke vil acceptere alternativerne, må Jentex A/S herefter overveje og sikre, at

Gennem ovenstående initiativer opfyldes såvel egne politikker samt kravene i ISO 14001, hvorfor det ønskede produkt gerne må produceres på Jentex A/S eller ved en underleverandør f.eks. i Polen, som i givet fald skal opfylde specificerede miljøkrav fra Jentex A/S.

_____________________________________________

Dokumentation af miljøledelsessystem.

Et miljøledelsessystem er et organisatorisk system.

_____________________________________________

Dokumentation af miljøledelsessystem.

Miljøledelsessystemet beskriver rutiner og ansvar mellem og på tværs af virksomhedens organisatoriske niveauer.

_____________________________________________

Dokumentation af miljøledelsessystem.

Systemet dokumenteres ofte i en håndbog med procedurer samt tilhørende instruktioner.

_____________________________________________

Dokumentation af miljøledelsessystem.

Vigtigt at systemet skaber sammenhæng men også beskriver grænseflader mellem funktioner.

_____________________________________________

Dokumentation af miljøledelsessystem.

Det er ofte i sammenhængen mellem virksomhedens funktioner/aktiviteter, det går galt.

_____________________________________________

Dokumentation af miljøledelsessystem.

Vigtigt at holde systemomfang nede ved at tænke sig om.

_____________________________________________

Dokumentation af miljøledelsessystem. Fortsat 1.

Vores idealer for et godt system.

_____________________________________________

Dokumentation af miljøledelsessystem. Fortsat 2.

Vores idealer for et godt system.

_____________________________________________

Dokumentation af miljøledelsessystem. Fortsat 3.

Vores idealer for et godt system.

_____________________________________________

Dokumentation af miljøledelsessystem.

Systemstrukturen bør bestå af disse 3 hovedelementer.

_____________________________________________

Dokumentation af miljøledelsessystem.

Eks. på systemstrukturen.

_____________________________________________

Dokumentation af miljøledelsessystem.

Vigtige overvejelser vedr. procedurer.

_____________________________________________

Dokumentation af miljøledelsessystem.

Proceduren skal give en overordnet beskrivelse af ansvar og rutiner.

_____________________________________________

Dokumentation af miljøledelsessystem.

De 5 "hv"-ord besvares i enhver procedure.

_____________________________________________

Dokumentation af miljøledelsessystem.

Det er ikke et krav, men en god ide med en fast procedurestruktur.

_____________________________________________

Dokumentation af miljøledelsessystem. Fortsat 1.

Det danske sprog er en svær en, men husk! Det er ikke en danskøvelse.

_____________________________________________

Dokumentation af miljøledelsessystem. Fortsat 2.

Det danske sprog er en svær en, men husk! Det er ikke en danskøvelse.

_____________________________________________

Dokumentation af miljøledelsessystem.

God ide at anvende flowdiagram til visuelt overblik. Her ses hyppigt anvendte symboler.

_____________________________________________

Dokumentation af miljøledelsessystem.

Flowdiagrammet bør være opdelt, så det viser aktiviteter for hver funktion.

_____________________________________________

Dokumentation af miljøledelsessystem.

Eks.på flowdiagram.

_____________________________________________

Benyttes i forbindelse med introduktion af opgave 6.2.

_____________________________________________

Introduktion

Jentex A/S skal have udarbejdet en procedure vedr. "Styring af register over myndighedskrav", der skal kunne honorere kravene i DS/EN ISO 14001 afsnit 4.3.2 og afsnit 4.5.1.

Opgave

Udarbejd et flowdiagram, som I forestiller jer den pågældende rutine ved Jentex A/S.

Flowdiagrammet skal indeholde de vigtigste aktiviteter og grænseflader mellem funktioner. Flowdiagrammet bedes optegnet med korrekte symboler på den udleverede master.

Symboler i flowdiagrammer

Anfør emne i overskriften (f.eks. procedurebetegnelsen).

Overvej hvilke funktioner, der er involveret i den pågældende aktivitet, og anfør funktionsbetegnelser i en logisk rækkefølge på øverste række i flowdiagrammet.

Herefter skal flowdiagrammet optegnes ved brug af en række symboler. Det kan være en god idé i første omgang at fokusere på aktiviteter/processer og beslutningsbokse (forgreninger) og først i næste omgang supplere med dokument/blanketter og arkiv.

Løsningsforslaget er angivet på næste side.

Opgave

Med udgangspunkt i det udarbejdede flowdiagram i øvelse 6.2 udarbejdes et forslag til en procedure, som I forestiller jer den pågældende rutine ved Jentex A/S.

Proceduren skal efter eget valg være struktureret med en række hovedpunkter (formål, generelt, ansvar, dokumentation, fremgangsmåde etc.).

Procedure for "Styring af register over myndighedskrav"

Formålet er at sikre en rutine for informationsindsamling, registrering, vurdering og opfølgning samt overholdelse af relevante myndighedskrav.

Proceduren omfatter alle relevante myndighedskrav vedrørende miljø.

Miljøchef:
Indhold og vedligehold af denne procedure.
Indhente og registrere relevante myndighedskrav.
Opdatere register.
Vurdere kildemateriale.

Miljøstyregruppe
Vurdere nye myndighedskrav.
Overholdelse af myndighedskrav.
Beslutning om forbedringstiltag.

Instr. xx "Register over myndighedskrav".

Proc. yy "Forbedringsprojekter".

Kildemateriale

Miljøchefen beslutter, hvilket kildemateriale der anvendes til at sikre, at nye/ændrede myndighedskrav vedr. miljø tilføres virksomheden. Som kilder anvendes som minimum:
Aktuelt Miljø
Skrifter fra Dansk Textil- og Beklædning
Generel miljøinformation fra myndigheder

Vurdering af kildedokumenter

På baggrund af input fra de beskrevne kilder vurderer Miljøchefen, om der er kommet nye/ændrede myndighedskrav med relevans for Jentex A/S. I bekræftende fald rekvirerer Miljøchefen de nye/ændrede myndighedskrav.

Modtagelse og registrering af myndighedskrav

Efter modtagelse af nye/ændrede myndighedskrav, udarbejder og opdaterer Miljøchefen et register over gældende myndighedskrav (instr. xx).

Vurdering af myndighedskrav

Ved modtagelse af væsentlige nye/ændrede myndighedskrav indkalder Miljøchefen miljøstyregruppen til møde.

Miljøstyregruppen vurderer om Jentex A/S overholder de nye/ændrede myndighedskrav.

Forbedringstiltag

Hvis Jentex A/S ikke overholder de nye/ændrede myndighedskrav beslutter Miljøstyregruppen hvilke miljøforbedringstiltag, der skal igangsættes, således at de nye/ændrede myndighedskrav efterleves.

Miljøstyregruppen igangsætter herefter et forbedringsprojekt (se proc. yy)

Årlig vurdering

Minimum én gang om året, eller hvis Miljøchefen finder det nødvendigt, foretages der en evaluering af det anvendte kildemateriale. Samtidigt kontaktes relevante tilsynsmyndigheder med henblik på evt. forbedring af kildematerialet.

_____________________________________________

Planlægning af systemarbejde.

Typisk indhold i en checkliste for planlægning af systemprojektet.
De enkelte punkter vil blive forklaret i de følgende overheads.

_____________________________________________

Planlægning af systemarbejde.

Vigtigt at redefinere projektmål. Selv om der blev fastlagt mål for projektet ved starten, bør disse revurderes nu.

_____________________________________________

Planlægning af systemarbejde.

I forbindelse med revurdering af projektmål fastlægges delmål og evt. afgrænsninger.

_____________________________________________

Planlægning af systemarbejde.

Typiske hovedfaser i systemarbejdet.

_____________________________________________

Planlægning af systemarbejde.

Typiske hovedfaser i systemarbejdet

_____________________________________________

Planlægning af systemarbejde.

Eksempel på overordnet tids-/aktivitetsplan.

_____________________________________________

Planlægning af systemarbejde. Fortsat 1.

Minimum - indsats for information og videnopbygning.
Vi vender tilbage til startmødet og indholdet af projektmapperne senere.

_____________________________________________

Planlægning af systemarbejde. Fortsat 2.

Netop denne informationsaktivitet er særlig vigtig, fordi alle har meget travlt med systemopbygningen på dette tidspunkt og let glemmer det.

_____________________________________________

Planlægning af systemarbejde. Fortsat 3.

En god implementering er en væsentlig forudsætning for et godt resultat ved certificeringsaudit - og i øvrigt for dem fremtidige drift af systemet.

_____________________________________________

Planlægning af systemarbejde. Fortsat 1.

Typiske elementer i projektstyring.

Projektmappe til hvert område, der skal beskrives, f.eks. salg, produktion.

Projektmappens indhold beskrives i lektion6_Krav til procedurer.ppt

På startmøderne introduceres projektmappen og dens indhold. Miljøledelsessystemet beskrives, så gruppens bidrag kan placeres heri. Gruppens arbejdsform drøftes og der træffes beslutning om tidspunkt og sted for første arbejdsmøde.

_____________________________________________

Planlægning af systemarbejde. Fortsat 2.

Ofte er der problemer med at få grupperne til at formulere sig skriftligt. I disse situationer må projektlederen undertiden deltage i gruppearbejdet. Men pas på med at være for aktiv. Det skal være de medarbejdere, der senere skal bruge rutinen, der skal formulere den - projektlederen skal helst kun være sekretær.

_____________________________________________

Planlægning af systemarbejde. Fortsat 3.

Se godkendelsesforløb på næste slide.

Det er vigtigt, at især styregruppen giver sig tid til en grundig drøftelse af rutinerne i forbindelse med godkendelser - ellers skal tilretningen ske efter implementeringen og det giver mere end dobbelt arbejde.

_____________________________________________

Planlægning af systemarbejde.

Godkendelsesforløbet kan synliggøres i handlingsplanen.
Projektleder udfører ofte informationsgruppens arbejde.

_____________________________________________

Organisationsudvikling (evt. sammmen med 3)

Et miljøprojekt må udover de formelle aspekter også respektere de uformelle.

_____________________________________________

Krav til procedurer.

Opgavebeskrivelse:

• projektgruppens medlemmer og organisering
• tidsfrist for 1. udkast
• emner, som rutinen skal beskrive (se afsnit 9 i håndbogens bilag 9)

Organisering af EMS håndbogen, f.eks. indholdsfortegnelse og tegning af dokumentationshierarki.

Støttemateriale, f.eks.

• symboler til flowdiagrammer
• artikler
• tekster fra lovgivning etc.

Henvisninger til standardens afsnit, evt. vedlagte tekster (som i de opgavebeskrivelser, der udleveres).

_____________________________________________

Krav til procedurer.

I forbindelse med indlægget udleveres 3 stk. opgaveformuleringer sv. til hver oh. Det kan i stedet vælges at undlade at bruge oh og tage en diskussion, hvor punkterne skrives på tavlen.

Diskussionen af standardkrav foregår ved, at deltagerne følger med i de relevante standarder (ISO 14001 og EMAS) og standardpunkterne udpeges/diskuteres.

_____________________________________________

Krav til procedurer.

Området vedrører ISO 14001 afsnit 4.3.3 og 4.3.4
Emner i opgavebeskrivelsen.
Med organisering og ansvar/godkendelse menes: Hvem har ansvaret for at iværksætte aktiviteten, hvem der skal gøre arbejdet og hvem skal godkende resultatet.
det er vigtigt at fastlægge en rækkefølge, hvad skal først mål eller forbedringsprojekter?
Det anbefales af lægge styring af miljøforbedringsprojekter i en særlig procedure. Dette meddeles gruppen.

_____________________________________________

Krav til procedurer.

Se krav på 1 oh.

_____________________________________________

Krav til procedurer.

Området vedrører ISO 14001 afsnit 4.4.6

Der skal identificeres aktiviteter, hvor daglig adfærd har miljømæssig betydning og hvor fravær af faste rutiner kan medføre en øget miljøpåvirkning.

Det skal overvejes, om der er aktiviteter, hvor træning og uddannelse alene vil være tilstrækkelig. Her skal tages kontakt til den arbejdsgruppe, der arbejder med rutiner for træning og uddannelse.

_____________________________________________

1.Systemgruppen

Den gruppe, der skal udarbejde oplæg til proceduren, består af:

Miljøkoordinatoren

Oplægget skal være klar til forelæggelse på seminar nr. 7. Det skal fremsendes til konsulenten senest 1 uge før seminaret.

Proceduren skal beskrive den fremgangsmåde, der i fremtiden skal anvendes ved registrering og prioritering af virksomhedens miljøpåvirkninger. Det I har været igennem indtil nu er 1. kortlægning og 1. prioritering. Denne procedure vedrører altså vedligehold af miljøkortlægningen og kommende prioriteringer.

Undlad detaljerede beskrivelser af APV, prioriteringer osv. men henvis til instruktioner.

Ydre & indre miljø

Proceduren skal i første omgang medtage ydre miljø. Arbejdsmiljøet medtages i det omfang, som det er "færdigt", dvs. hvis I har gennemført APV beskrives, hvordan APV skal vedligeholdes.

Perioder

Der tages stilling til hvor tit data skal opdateres. Det er almindeligt at opdatere de ydre miljødata 1 gang årligt og APV hvert 2. år, men overvej grundigt, om det også er hensigtsmæssigt hos jer.

Løbende registreringer

Løbende registreringer bør normalt beskrives i instruktioner, da fremgangsmåden ved de konkrete registreringer oftest bliver for detaljeret. Der henvises til disse registreringer og formålet hermed (overvågning) fra proceduren. Der kan henvises til årsopgørelse af disse registreringer i proceduren.

Løbende arbejdsmiljørelaterede registreringer: Arbejdsulykker, "nær ulykke registreringer" etc.

Ekstra opgørelser

Der angives situationer, hvor ekstraordinære opgørelser af miljøpåvirkninger og APV foretages, f.eks. ved skift af teknologi, ny arbejdsprocesser etc.

Prioritering

Benyttes scoringsmodellen, kan der f.eks. henvises til håndbogen. Hvis I benytter et prioriteringsskema, skal det tomme skema med i håndbogen.

Registreringer

Angiv hvor registreringer og prioriteringsskemaer skal opbevares og hvor længe.

Artikel B, 3 Indvirkning på miljøet

Vurdering og registrering af indvirkningen på miljøet

De miljømæssige virkninger af virksomhedens aktiviteter på anlægsområdet skal undersøges og vurderes, og der skal udarbejdes en fortegnelse over dem, der må anses for at være væsentlige. Der skal i den forbindelse navnlig tages hensyn til

a) kontrollerede og ukontrollerede emissioner til atmosfæren

b) kontrollerede og ukontrollerede udledninger til vand eller til kloakker

c) fast affald og andet affald, især farligt affald

d) forurening af jord

e) anvendelse af jord, vand, brændsel og energi og andre naturressourcer

f) udledning af varmeenergi, støj, lugt, støv, vibrationer samt visuel indvirkning

g) virkninger på specifikke dele af miljøet og økosystemerne.

Der skal i den forbindelse tages hensyn til virkninger, der følger af eller kan følge af

1) normal drift

3) unormal drift

4) uheld, ulykker og eventuelle nødsituationer

5) tidligere aktiviteter, nuværende aktiviteter og planlagte aktiviteter.

Liste over lovgivningsmæssige krav, herunder også administrative krav, og andre forskrifter for virksomhedens aktiviteter.

Virksomheden skal oprette og ajourføre et system til registrering af alle lovgivningsmæssige krav, herunder også administrative krav, og andre forskrifter vedrørende de miljømæssige sider af virksomhedens aktiviteter, produkter og tjenesteydelser.

Artikel B, 4 Driftskontrol

Oprettelse af driftsinstruktioner

Identificering af funktioner, aktiviteter og processer, som påvirker eller kan påvirke miljøet, og som er relevante for virksomhedens politik og miljømål.

Planlægning af og kontrol med de nævnte funktioner m.v., i særdeleshed ved oprettelse af

a) skriftlige driftsinstruktioner med en beskrivelse af, hvordan aktiviteten skal udføres, uanset om den udføres af virksomhedens egne ansatte eller af andre, der handler på virksomhedens vegne. Disse driftsinstruktioner skal dække tilfælde, hvor manglen af instruktioner kan indebære risiko for brud på virksomhedens miljøpolitik

b) procedurer med hensyn til indkøb og kontraherede aktiviteter med henblik på at sikre, at leverandører og de, der udfører aktiviteter på virksomhedens vegne, handler i overensstemmelse med virksomhedens miljøpolitik, i det omfang virksomhedens miljøpolitik angår dem

c) tilsyn og kontrol med væsentlige forureninger fra de forskellige aktiviteter på virksomheden (eksempelvis spildevandsudledninger og affaldsbortskaffelse)

d) godkendelse af nye produktionsprocesser og nyt produktionsudstyr

e) skriftligt udformede retningslinjer i øvrigt for indsatsen på miljøområdet.

Tilsyn

Virksomhedens egenkontrol med opfyldelsen af de forpligtelser, som virksomheden har fastsat i sin miljøpolitik, sit miljøprogram og sit miljøstyringssystem vedrørende det pågældende anlægsområde; oprettelse og ajourføring af registreringssystem for resultaterne af det førte tilsyn.

Dette indebærer for de enkelte, væsentlige aktiviteter eller områder:

a) udvælgelse og fastsættelse af, hvilke oplysninger der skal indsamles

b) nærmere specifikation og fastsættelse af udførelsen af tilsynet

c) opstilling og fastsættelse af acceptkriterier og af de foranstaltninger, der skal træffes i tilfælde af, at resultaterne af tilsynet ikke er tilfredsstillende

d) vurdering af værdien af tidligere indsamlede tilsynsoplysninger, når det er konstateret, at tilsynet ikke har fungeret tilfredsstillende.

Manglende overholdelse og afhjælpende foranstaltninger

Såfremt virksomhedens miljøpolitik, miljømål eller miljøstandarder ikke overholdes, skal der iværksættes undersøgelser og træffes afhjælpende foranstaltninger med henblik på

a) at finde frem til årsagen hertil

b) at udarbejde en handlingsplan

c) at iværksætte forebyggende foranstaltninger, som står i forhold til den pågældende risiko

d) at indføre yderligere kontrolforanstaltninger med henblik på at sikre, at alle forebyggende foranstaltninger er effektive

e) at registrere eventuelle ændringer i procedurerne som følge af de afhjælpende foranstaltninger.

Artikel C, 1-6 Forhold, som systemet skal omfatte

Der skal tages stilling til følgende forhold inden for rammerne af virksomhedens miljøpolitik og miljøprogrammer samt i forbindelse med miljørevisioner:

1. Vurdering af og kontrol med samt reduktion af virkningerne af den pågældende aktivitet på de forskellige områder af det eksterne miljø.
2. Energistyring, energibesparelser og valg af energiform.
3. Råstofforvaltning, råstofbesparelser, råstofvalg og transport af råstoffer samt forvaltning og besparelser med hensyn til vand.
4. Undgåelse af affaldsfrembringelse; genanvendelse, transport og bortskaffelse af affald.
5. Vurdering af, kontrol med og reduktion af støj, såvel inden for virksomhedens område som uden for dette.
6. Valg og ændring af produktionsmetoder.

Artikel D, 3

Igangværende aktiviteters virkninger på miljøet i lokalområdet skal vurderes og overvåges, og alle væsentlige virkninger på miljøet af disse aktiviteter skal gøres til genstand for undersøgelse.

Artikel D, 6

Der skal indføres og anvendes tilsynsprocedurer til kontrol af, at der er overensstemmelse med miljøpolitikken, og såfremt disse tilsynsprocedurer kræver foretagelse af målinger og analyser, skal et system til registrering af resultaterne heraf oprettes og holdes ajourført.

4.3.1 Miljøforhold

Organisationen skal udforme og vedligeholde (en) fremgangsmåde(r) til at kende de miljøforhold, der er knyttet til de af dens aktiviteter, produkter eller tjenesteydelser, som den kan styre, og som den kan forventes at have indflydelse på, med henblik på at fastslå de miljøforhold, som har eller kan have en væsentlig miljøpåvirkning.

Organisationen skal sørge for, at de forhold, der er knytter til disse væsentlige miljøpåvirkninger, inddrages ved fastsættelsen af dens miljømålsætninger.

Organisationen skal holde disse oplysninger opdateret.

4.5.1 Overvågning og målinger

Organisationen skal udforme og vedligeholde nedfældede fremgangsmåder for på en regelmæssig måde at overvåge og måle de nøgleværdier for drift og aktiviteter, som kan have en væsentlig miljøpåvirkning.

Disse skal omfatte registrering af oplysninger, der viser indsats og resultater, relevant driftsstyring og overensstemmelse med organisationens miljømålsætninger og miljømål.

Overvågningsudstyr skal være kalibreret og vedligeholdt, og registreringer herom skal opbevares i overensstemmelse med organisationens fremgangsmåder.

Organisationen skal udforme og vedligeholde nedfældede fremgangsmåder til periodevis at vurdere, om den overholder relevant miljømæssig lovgivning og forordninger.

_____________________________________________

_____________________________________________

Den gruppe, der skal udarbejde oplæg til proceduren, består af:

Miljøkoordinatoren

Oplægget skal være klar til forelæggelse på seminar nr. 7. Det skal fremsendes til konsulenten senest 1 uge før seminaret.

Proceduren skal beskrive den fremgangsmåde, der skal benyttes ved fastlæggelse af miljømål og udarbejdelse af handlingsplaner.

Organisering

Der skal beskrives, hvorledes man når fra den prioriterede miljøpåvirkning (indsatsområde) til at fastsætte et mål og handlinger, der kan føre til målet. Hvordan fordeles og styres arbejdsopgaverne?

Mål

Der kan evt. fastlægges ønsker/kriterier for mål, f.eks. så vidt muligt uafhængige af produktionens størrelse.

Format for plan

Opstil den form, som miljøhandlingsplanen skal formuleres i, hvilke oplysninger skal medtages? Eks. Mål, aktivitetens navn, ansvarlig, frist.

Godkendelse

Hvem skal godkende handlingsplanerne?

Ansvarlig

Hvem er ansvarlig for at føre planen ud i livet. Hvem følger udførelsen? Hvad skal der ske ved afvigelser fra planen?

4.1 EMAS, Bilag 1

Artikel A, 4 Miljømål

Virksomheden skal specificere sine miljømål på alle relevante niveauer inden for virksomheden.

Miljømålene skal være i overensstemmelse med miljøpolitikken og skal overalt, hvor det er praktisk muligt, nærmere fastsætte omfanget af den forpligtelse til stadig forbedring af indsatsen på miljøområdet, som virksomheden påtager sig at gennemføre inden for fastsatte tidsfrister.

Artikel A, 5 Miljøprogram for anlægsområdet

Virksomheden skal indføre og opretholde et program for gennemførelse af miljømålene for anlægsområdet. Dette program skal omfatte:

a) fordeling af ansvaret for opnåelse af miljømålene for hver enkelt funktion og på hvert enkelt niveau i virksomheden

b) angivelse af, hvorledes miljømålene vil blive nået.

Der skal opstilles særlige miljøstyringsprogrammer i forbindelse med gennemførelse af udviklingsprojekter, herunder vedrørende nye eller ændrede produkter, ydelser eller processer. Disse særlige programmer skal nærmere præcisere:

Artikel C, 1-6 Forhold, som systemet skal omfatte

Der skal tages stilling til følgende forhold inden for rammerne af virksomhedens miljøpolitik og miljøprogrammer samt i forbindelse med miljørevisioner:

1. Vurdering af og kontrol med samt reduktion af virkningerne af den pågældende aktivitet på de forskellige områder af det eksterne miljø.
2. Energistyring, energibesparelser og valg af energiform.
3. Råstofforvaltning, råstofbesparelser, råstofvalg og transport af råstoffer samt forvaltning og besparelser med hensyn til vand.
4. Undgåelse af affaldsfrembringelse; genanvendelse, transport og bortskaffelse af affald.
5. Vurdering af, kontrol med og reduktion af støj, såvel inden for virksomhedens område som uden for dette.
6. Valg og ændring af produktionsmetoder.

Artikel D, 4

Der skal træffes sådanne foranstaltninger, som er nødvendige for at forebygge eller fjerne forurening eller, hvis dette ikke er muligt, reducere forurenende emissioner og affaldsfrembringelser så meget som muligt, idet mulige renere teknologier (BAT) her skal tages med i betragtning.

Artikel D, 5

Der skal træffes nødvendige foranstaltninger for at undgå utilsigtede emissioner af stoffer eller spild af energi.

4.3.3 Målsætninger og mål

Organisationen skal udforme og vedligeholde nedfældede miljømålsætninger og miljømål for enhver relevant funktion og ethvert relevant niveau i organisationen.

Under fastsættelsen og gennemgangen af sine målsætninger skal en organisation inddrage relevante lovbestemte krav og andre bestemmelser, sine væsentlige miljøforhold, sine tekniske valgmuligheder og sine økonomiske, driftsmæssige og forretningsmæssige forudsætninger samt sine interesseparters synspunkter.

Målsætninger og mål skal være i overensstemmelse med miljøpolitikken, herunder med forpligtelsen til at forebygge forurening.

4.3.4 Miljøhandlingsprogram(mer)

Organisationen skal udforme og vedligeholde (et) miljøhandlingsprogram(mer) for at kunne opfylde sine målsætninger og mål. Det skal omfatte udpegning af ansvarlige for at nå målsætninger og mål for enhver relevant funktion og på ethvert relevant niveau i organisationen; de virkemidler, hvormed og den tidsramme inden for hvilken, de skal nås.

Hvis et projekt vedrører nyudviklinger og nye eller ændrede aktiviteter, produkter eller tjenesteydelser, skal programmet (programmerne) ændres, hvor der er relevant, således at miljøledelsen omfatter sådanne projekter.

4.5.2 Afvigelser og korrigerende og forebyggende handlinger

Organisationen skal udforme og vedligeholde fremgangsmåder til at klarlægge ansvar for og bemyndigelse til at håndtere og undersøge afvigelser, til at handle for at mindske enhver forårsaget påvirkning og til at påbegynde og fuldføre korrigerende og forebyggende handlinger.

Enhver korrigerende og forebyggende handling, udført for at fjerne årsagen til aktuelle og mulige afvigelser, skal være afstemt efter problemernes størrelse og stå i et rimeligt forhold til den miljøpåvirkning, som er blevet afdækket.

Organisationen skal iværksætte og registrere enhver ændring i de nedfældende fremgangsmåder, som foranlediget af en korrigerende og forebyggende handling.

Den gruppe, der skal udarbejde oplæg til proceduren, består af:

3-5 repræsentanter for produktionen inkl. driftschef og gerne en sikkerhedsrepræsentant.

Oplægget skal være klar til forelæggelse på seminar nr. 7. Det skal fremsendes til konsulenten senest 1 uge før seminaret.

3 Indhold

Proceduren skal omfatte de aktiviteter i produktionen, hvor daglig adfærd har miljømæssig betydning og hvor fravær af faste rutiner kan medføre øget miljøpåvirkning.

Det skal fastlægges, hvilke af disse aktiviteter, der er tilstrækkeligt beskrevet i denne procedure og hvilke, der skal skrives instruktioner for. Instruktionerne skrives senere, men der henvises til dem i denne procedure.

Det skal overvejes, om der er aktiviteter, hvor træning og uddannelse alene vil være tilstrækkeligt. Her skal der tages kontakt til den arbejdsgruppe, der arbejder med rutiner for træning og uddannelse.

Stikord til typiske aktiviteter (ikke udtømmende):

• affaldssortering
• vedligehold af maskiner
• start, drift og stop af produktionsmaskiner
• belysning
• driftskontrol (kontrollerende måling og check, f.eks. vand-, kemikalie- og energiforbrug). Kontrollér, at der ikke er overlap med evt. procedure for registreringer.
• aktiviteter til forhindring af fejl og deraf forårsaget spild.
• aktiviteter til at forhindre viderebearbejdning af fejlbehæftede emner.
• vejledninger til at sikre, at alle der handler på virksomhedens vegne (f.eks. håndværkere, entreprenører) udfører deres arbejde i overensstemmelse med virksomhedens miljøpolitik. Tag kontakt til den gruppe, der arbejder med indkøb for at sikre, at der ikke sker overlap.
• godkendelse af nye produktionsprocesser og produktionsudstyr, hvis dette ikke bliver behandlet i en særlig procedure for projekter (hvilket anbefales!).

Artikel 4 Driftskontrol (uddrag)

Oprettelse af driftsinstruktioner

Identificering af funktioner, aktiviteter og processer, som påvirker eller kan påvirke miljøet, og som er relevante for virksomhedens politik og miljømål.

Planlægning af og kontrol med de nævnte funktioner m.v., i særdeleshed ved oprettelse af

Tilsyn

Virksomhedens egenkontrol med opfyldelsen af de forpligtelser, som virksomheden har fastsat i sit miljøprogram og sit miljøstyringssystem vedrørende det pågældende anlægsområde; oprettelse og ajourføring af et registreringssystem for det førte tilsyn.

Dette indebærer for de enkelte, væsentlige aktiviteter eller områder:

4.4.6 Driftsstyring

Organisationen skal klarlægge de handlinger og aktiviteter, som har sammenhæng med de væsentlige miljøforhold, i overensstemmelse med sin politik, sine målsætninger og sine mål. Organisationen skal planlægge disse aktiviteter, herunder vedligeholdelse, således at de udføres under fastlagte betingelser ved at