Miljøledelse i Asfaltbranchen

3 Praktiske overvejelser

3.1 Etablering af en projektorganisation
3.2 Træning og uddannelse af projektmedarbejderne
3.3 Introduktion til miljøledelsesarbejdet
3.4 Planlægning af projektforløbet

Dette kapitel beskriver de praktiske overvejelser, I bør gøre, inden I begynder at opbygge et miljøledelsessystem. I skal beslutte hvordan:

• arbejdet med at opbygge miljøledelsessystemet skal organiseres
• I sikrer, at projektmedarbejderne har de rette kvalifikationer
• I introducerer medarbejderne til miljøledelsesarbejdet
• I planlægger projektforløbet

3.1 Etablering af en projektorganisation

I bør etablere en projektorganisation, som skal eksistere, indtil miljøledelsessystemet med tilhørende driftsorganisation er opbygget og eventuelt certificeret. Projektorganisationen bør være på plads, inden projektet sættes i gang - se eksemplet fra Den Gode Vej. Det er vigtigt, at der for hver funktion i projektorganisationen udarbejdes et kommissorium, som beskriver, hvilke opgaver der skal løses, og hvem der har ansvaret for de enkelte opgaver.

Ledelsens rolle

Ledelsen har det overordnede ansvar for opbygningen af miljøledelsessystemet og skal sikre, at miljøspørgsmål får den rigtige prioritering i forhold til de øvrige ledelsesopgaver. Ledelsen bør derfor gå foran og deltage aktivt i arbejdet, f.eks. via en styregruppe for projektet.

Valg af projektmedarbejdere

Det er afgørende, at formænd for vejhold og driftsansvarlige deltager i projektgruppen, da de har de daglige ledelsesfunktioner og er bindeleddet mellem virksomhedens ledelse og medarbejderne. I et miljøledelsesforløb, hvor der vil ske omstillinger i dagligdagen, kan denne gruppe blive central som formidler og igangsætter af de nye aktiviteter samt formidler af erfaringer tilbage til ledelsen.

Medarbejderne på anlæggene og vejholdene bør også inddrages i projektforløbet, f.eks. i ad hoc arbejdsgrupper, da det skaber motivation, engagement og forståelse, som sikrer, at miljøarbejdet bliver forankret i alle kroge af virksomheden. Samtidig ved medarbejderne, hvor skoen trykker og har viden om, hvor miljøproblemer opstår, og hvordan de løses.

Hvis I har valgt at medtage arbejdsmiljøforhold i miljøledelsessystemet anbefales det at inddrage medarbejdere med tilknytning til sikkerhedsorganisationen i projektorganisationen. I kan også overveje at udvide den eksisterende sikkerhedsorganisation med kompetence til også at tage sig af det ydre miljø. Vigtigst er det, at sikkerhedsorganisationen skal have lejlighed til at deltage i kortlægning, prioritering og udarbejdelse af handlingsplaner indenfor sikkerhed og sundhed, herunder arbejdet med APV.

Det anbefales så vidt muligt at køre hele opbygningen af miljøledelsessystemet decentralt, så de enkelte medarbejdergrupper/anlæg får og dermed påtager sig et reelt ansvar for, hvordan procedurer, instruktioner m.m. ser ud. Hvis systemopbygningen kører meget centralt, er det let at fralægge sig ansvaret, hvis der er noget, som ikke fungerer - "det er jeres skyld/jeres system". Decentral opbygning tager dog mere tid, og det er nok den væsentligste grund til, at denne opbygning ikke er mere udbredt.

Valg af pilotanlæg

I firmaer med mange anlæg kan det være en god idé at lade ét asfaltanlæg begynde som pilotanlæg, mens de øvrige kommer til senere. Fordelen er at få øvelse og finde en god praksis, så "begynderfejl" ikke bliver gentaget flere gange.

Kriterier for at vælge et anlæg som pilotanlæg kan f.eks. være, at:

• anlægget har betydelige, erkendte miljøproblemer, så der er stor sandsynlighed for at opnå gode, synlige resultater
• anlægget er repræsentativt for hele virksomheden, hvad angår produktionsprocesser og miljøforhold
• anlægget er overskueligt og velbeskrevet, dvs. at der foreligger dokumentation for drifts- og miljøforhold
• der er én eller flere ildsjæle, der vil arbejde konstruktivt med miljøledelsessystemet og bære det igennem
• anlægget fungerer godt, og der er overskud til at gå i gang
• kommunikationen mellem centrale personer på anlægget og i firmaet er god

I asfaltfirmaet Den Gode Vej A/S har ledelsen besluttet at indføre miljøledelse efter ISO 14001 på alle 4 anlæg samtidig. Projektorganisationen blev etableret på følgende måde:

Link til tabel

3.2 Træning og uddannelse af projektmedarbejderne

I bør overveje, hvordan de rette kvalifikationer etableres inden for projektorganisationen. Der kan være behov for forskellige typer træning og efteruddannelse for at få systemet succesfuldt opbygget og indarbejdet i dagligdagen.

I vil få brug for medarbejdere med miljø- og tekniske kvalifikationer, som kan:

• kortlægge miljø- og arbejdsmiljøforholdene samt de relevante lovkrav
• vurdere og prioritere miljøforholdene, herunder miljøvurdere kemikalier og andre materialer
• identificere og vurdere muligheder for reduktion af ressourceforbrug og emissioner, herunder muligheder for forureningsbegrænsende foranstaltninger og renere teknologi

Der vil også blive brug for medarbejdere med erfaring i projektstyring, og som:

• har forståelse for ledelsessystemer og især sammenhængen mellem disse
• har kendskab til at udarbejde procedurer og instruktioner
• kan vejlede og motivere arbejdsgrupperne
• kan udarbejde handlingsplaner, budget og projektbeskrivelser samt opstille og følge op på milepæle

I bør udarbejde et uddannelsesprogram eller udvide et eksisterende med miljøledelsesrelateret uddannelse og træning. Manualen og værktøjerne vil kunne indgå i uddannelsesprogrammet.
 

3.3 Introduktion til miljøledelsesarbejdet

Hvis medarbejderne skal være positive over for projektet, og miljøledelse skal blive integreret som en naturlig parameter i alle arbejdsfunktioner i firmaet, skal de meget tidligt i forløbet informeres om ledelsens beslutninger og deres tiltænkte rolle i projektforløbet, så der skabes forståelse og engagement.

Det er derfor en god idé at starte med at holde en række informationsmøder af en times varighed for alle medarbejderne på anlæggene og vejholdene om miljøledelsesprojektet.

Informationsmøderne skal give medarbejderne svar på og mulighed for at diskutere følgende og andre spørgsmål:

• Hvorfor arbejder vores firma med miljø og arbejdsmiljø?
• Hvorfor har du en rolle?
• Hvad skal der ske?
• Hvad er miljøledelse?
• Hvorfor indfører vi miljøledelse?
• Hvad betyder det for dig?
• Hvad skal vi undgå?
• Hvornår og hvordan får du mere at vide?

Sørg for at medarbejderne løbende er orienteret f.eks. via et fast dagsordenspunkt på driftsmøder, personalemeøder mv. Det er også en god idé at skrive korte artikler i de interne blade, eventuelt i sammenhæng med annonceringen af informationsmøderne.

3.4 Planlægning af projektforløbet

Udarbejd gerne en aktivitets- og tidsplan for hele projektforløbet, dels for at sikre, at alle involverede kender forløbet, dels for at undgå, at opgaver, der kræver udbredt inddragelse af medarbejderne, er sammenfaldende med højsæsonen for asfaltproduktion.