| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste |

Virksomhedsregnskab 2000

4. Personale, organisation og grønt regnskab

4.1 Indledning

Målsætningen er, at Miljøstyrelsen skal være en attraktiv arbejdsplads, hvor medarbejderne udvikles gennem udfordrende opgaver og en aktiv personalepolitik. Service, samarbejde kvalitet og faglighed skal stå i centrum for Miljøstyrelsens arbejde. Alle initiativer på det personalemæssige og organisatoriske område sker for at understøtte Miljøstyrelsens målopfyldelse.

I det følgende redegøres for, hvilke initiativer der er taget i 2000.

4.2 Personale

Ledelsesudvikling og ledelseskapacitet

Ledelsesudvikling og styrkelse af ledelseskapaciteten har været vigtige indsatsområder i år 2000. Lederne skal kunne håndtere situationsbestemt ledelse af den mangfoldighed af medarbejdere som er Miljøstyrelsens menneskelige ressource. Miljøstyrelsens medarbejderstab spænder fra nyuddannede til seniorer, tekniske specialister til generalister og omfatter folk med forskellige etnisk baggrund og sociale forpligtigelser. Denne udfordring kompliceres af, at Miljøstyrelsen løbende mødes af nye behov for indsats. I år 2000 har Miljøstyrelsen gennemført 2 indsatser på ledelsesområdet.

• Ledelsesudvikling: De lokale erfaringsgrupper om god ledelse er blevet suppleret med gå-hjem-møder for chefer om strategiske emner og processer. Disse møder har styrket chefernes netværk. Endvidere er der taget et nyt ledelsesudviklingsværktøj i brug, der består af lederudviklingssamtaler (LUS) og selvevaluering, og som kobler ledelsesresultater med cheflønnen. Formålet med værktøjet er at styrke de 4 dimensioner i ledelsesrollen: Resultater, personaleledelse, tværgående ledelse og personlig udvikling. Hver enkelt chef har af direktøren fået en individuel tilbagemelding på sin selvevaluering.

• Ledelseskapacitet: En styrkelse af kontorernes ledelseskapacitet har været på dagsorden de sidste 4 år. Årsagen er, at Miljøstyrelsen sammenlignet med andre institutioner med ministerbetjening har meget få chefer i forhold til antallet af medarbejdere. Forholdet er 1:20, jf. figur 1.

Figur 1.
Personalekategorier. Pct.vis fordeling. 2000.

For at kompensere herfor er der blevet oprettet funktioner som souschefer og sektionsledere i visse af styrelsens kontorer. På baggrund af 2-årige forsøg er 2 sektionsledere i Pesticidkontoret og en souschef i Industrikontoret blevet gjort permanente.

Endvidere er der iværksat 2 nye projekter. I Kontoret for Miljøbistand til U-lande er der blevet udnævnt en souschef og 2 landekoordinatorer. Kemikaliekontoret styrkede deres ledelse med en sektionsleder i starten af 2001.

Blandt styrelsens medarbejdere har der været frygt for at de nye funktioner ville forlænge beslutningsvejene, om end formålet er det modsatte. For at støtte projekterne vil fokus for den interne ledelsesudvikling i 2001 blandt andet blive "delegering". Sidegevinsten ved projekteterne forventes at være en bedre forberedelse og træning af potentielle ledere.

Løn og lønstyring

De sidste par år har været et par turbulente år for Miljøstyrelsen. I perioden 1999-2000 er styrelsens personaleforbrug reduceret som følge af generelt faldende lønsumsrammer, jf. tabel 1. Samtidigt hermed er der gennemført en intern prioriteringsrunde for at skaffe ressourcer til en opprioritering af kemikalieområdet.

Tabel 1.
Personaleforbrug. Årsværk. 1997-2001.

Indførelsen af den lokalt tilpassede lønpolitik har samlet ikke medført lønstigninger i år 2000. Med det nye lønsystem fastsættes lønnen på Studenter og øvrige 4% Kontormedarbejdere 27% AC'ere 59% Konsulenter (35-36) 5% Chefer 5% grundlag af klare signaler om lønniveauer for nyuddannede akademikere, og løndifferentiering sker ud fra kvalifikationer, opgavernes belastningsgrad og medarbejdernes omstillingsberedskab. Ledelsens erfaringer med at bruge lønnen proaktivt til at fastholde kernemedarbejdere er endvidere blevet udbygget.

I forbindelse med vedtagelsen af Finansloven for 2001 fik styrelsen tilført ressourcer til at løse yderligere en række nye opgaver blandt andet vedrørende kemikalier. Bemandingen vil blive udbygget tilsvarende, men der vil ikke blive oprettet nye chefstillinger.

Styringen af lønsummen er en udfordring. Dette skyldes indførelsen af nye lønsystemer, etårige bevillinger og en voksende personaleomsætning, jf. tabel 2. Lønsumsstyringen vil derfor også fremover være prioriteret højt.

Det har i de sidste par år været Miljøstyrelsens ligestillingsmål at sikre et mere ligeligt forhold mellem antallet af kvindelige og mandlige chefer, og mellem kvindelige og mandlige kontormedarbejdere. På chefniveau har der ikke været nogen vakancer i 2000, og derfor er andelen af kvindelige chefer uændret 35 pct.

Styrelsen har via en målrettet indsats søgt at øge andelen af mænd blandt styrelsens kontormedarbejdere. Kontorfunktionærfaget er imidlertid et udpræget kvindeområde, og det er desværre kun lykkedes at fastholde den nuværende andel mænd på området.

Figur 2.
Kønsfordeling inden for personalekategorier i pct. 2000.

I 2001 vil ligestillingsindsatsen komme til at omfatte både køn, social status (det rummelige arbejdsmarked) og etnisk baggrund.

Det er Miljøstyrelsens opfattelse, at en jævn aldersfordeling, i både styrelsen som helhed og i de enkelte kontorer, er det mest hensigtsmæssige, dels for at begrænse lønudviklingen, dels for at sikre kontinuteten i organisationen og oplæringen af nye medarbejdere. Styrelsens rekrutteringspolitik søger derfor at fastholde den jævne aldersfordeling, jf. figur 3.

Figur 3.
Aldersfordeling. Antal 2000.

Personaleomsætningen, forstået som antallet af fratrådte i forhold til antallet af ansatte, var lidt højere i 1999-2000 end i tidligere år, jf. tabel 2. Det skyldes dels det generelle efterspørgelsespres på arbejdsmarkedet, herunder en stor efterspørgelse på styrelsens medarbejdere i især kommuner og private virksomheder, dels at der er en stor mobilitet internt i Miljø- og Energiministeriet. Det kan dog heller ikke udelukkes, at et øget arbejdspres har været medvirkende årsag til mobiliteten. Ud af de 55 fratrædelser i 2000 er 12 rokeret til andre institutioner inden for ministerområdet. Herudover har der været 33 rokeringer internt mellem styrelsens kontorer.

Tabel 2.
Personaleomsætning. 1997-2000. ⁴

Mobiliteten i styrelsen er relativt stor i forhold til en række andre statslige institutioner, men det vurderes at den samlet set er gavnlig. De gode muligheder for udvikling af kompetence er formentlig med til at fastholde en række dygtige medarbejdere i systemet. Personaleomsætningen bevirker, at der bruges relativt mange ressourcer på at oplære nye medarbejdere. Denne tendens vil fortsætte i de kommende år. Derfor vil styrelsen fokusere på vidensdeling blandt andet ved hjælp af IT-værktøj, uddelegering af fagligt ansvar til projektgrupper, sektionsledere og seniormedarbejdere samt sidemandsoplæring.

Arbejdsprogram og ressourcestyring

I 2000 blev der som led i videreudviklingen af mål- og rammestyringen indført elektronisk tidsregistrering i Miljøstyrelsen. Kombinationen af tidsregistrering og arbejdsprogram har givet en øget ressourceindsigt, som cheferne skal bruge i planlægningen af kontornes arbejde. Det forventes, at tidsregistreringen vil blive et strategisk ledelses- og informationsværktøj.

Miljøstyrelsens merarbejde stammer især fra ministerbetjening (korte svarfrister er svære at planlægge), lovforberedende arbejde, forhandlinger af internationale konventioner samt tjenesterejser til miljøbistandsprojekter.

Der arbejdes på at begrænse merarbejdet mest muligt gennem bedre planlægning, løbende prioriteringer og omfordeling af arbejdsopgaver. Siden 1999 har hvert kontor fået tildelt en pulje til betaling af over- og merarbejde. Initiativerne har båret frugt. Som følge af den stramme styring og ansvarliggørelsen af cheferne er merarbejdet blevet reduceret, både det kontant honorerede og det, der er blevet afspadseret, jf. figur 4. Indsatsområdet i 2001 er bedre planlægning og udbygget gensidig fleksibilitet.

Figur 4.
Merarbejde. Antal timer inkl. Tillæg. 1997-2000.

Sygefravær

Styrelsens sygefravær var som følge af enkelte meget lange sygdomsperioder højt i 1997 og 1998, jf. tabel 3. I 1999 var sygefraværet på niveau med det statslige gennemsnit, og i 2000 lå gennemsnittet på 7 dage, dvs. under det statslige snit på 7,6 sygedage pr. ansat. Kontorfunktionærernes sygefravær adskiller sig som på øvrige arbejdspladser med 12 sygedage i gennemsnit pr. medarbejder i forhold til de øvrige statslige medarbejdergruppers fravær.

Tabel 3.
Sygefravær. Antal 1997-2000.

Styrelsen arbejder som det fremgår nedenfor målrettet med jobindhold og kompetenceudvikling for denne medarbejdergruppe.

4.3 Kompetenceudvikling

Styrelsens mål og arbejdsopgaver er udgangspunkt for den kompetenceudvikling der iværksættes. Erfaringen er, at man får den mest relevante og udbytterige kompetenceudvikling, når organisationen er med. I år 2000 har styrelsen sat fokus på den målrettede kompetenceudvikling - dvs. læring via nye opgaver og intern efteruddannelse. De interne aktiviteter har udover den ledelsesudvikling, der er omtalt i afsnit 4.2, koncentreret sig om følgende:

• Kursusforløb for stedfortrædere, souschefer og sektionsledere: Det er oplagt at uddanne nye ledere via en kombination af praktisk og teoretisk uddannelse. Det er styrelsens mål at gøre stedfortrædere, souschefere og sektionsledere til en aktiv del af ledelsesteamet og gøre kompetenceudviklingen til et springbræt for eventuelle chefkarrierer. I 2000 blev der holdt et tredages kursus i coaching for denne gruppe. I 2001 er det planen at forsøge at lave en mere direkte kobling mellem initiativer for stedfortrædergruppen og kontorchefgruppen.

• HK Kompetenceudvikling: Decentraliseringen af styrelsens journal blev på sin vis katalysator for starten på et organisationsbaseret kompetenceudviklingsprojekt for Miljøstyrelsens kontormedarbejdere. Alle kontormedarbejdere har været på et 2-dages introduktionskursus i 2000. Målet med projektet, der kommer til at løbe over nogle år, er at fremme samarbejde, trivsel og arbejdsglæde samt styrke alle kontormedarbejderes IT-kompetencer. Behovet forstærkes i takt med at det nye intranet introduceres i Miljø- og Energiministeriet og at styrelsen kommer til at overgå til elektronisk dokumenthåndtering. I 2001 vil projektet blive baseret på Action Reflection Learning (ARL), dvs. at man laver en teoretisk opgave på et område, som efterfølgende kan blive et nyt arbejdsområde. Gennem forløbet kvalifiserer man sig umiddelbart til nye strategiske opgaver i styrelsen - det kan f.eks. være opbygning af en hjemmeside eller drejebog for en konference.

• PC-kørekort til superbrugere: Alle superbrugere har erhvervet PC-kørekort i 2000, og det er tanken at tilbyde gruppen et udvidet PC-kørekort i 2001.

• AC-kompetenceudvikling: Der er i de sidste par år sket en opblødning af arbejdsdelingen mellem styrelsens teknikere (farmaceuter, ingeniører, biologer mv.) og generalister (jurister, økonomer og politologer mv.), ligesom en række generalister er blevet mere specialiserede. Som led i denne udvikling har medarbejderne positivt støttet, at alle akademikere kan søge på alle interne AC-stillingsopslag. Udviklingen har aktualiseret behovet for interne aktiviteter, der kan styrke teknikernes økonomiske og politiske kompetence. I 2000 udarbejdede ledelse og medarbejdere et spørgeskema, som skal afdække AC'ernes egen vurdering af behovet for kompetenceudvikling. Spørgeskemaet udsendes i starten af 2001. Der vil samtidig blive sat øget fokus på etablering af projektgrupper og støtte til faglige netværk.

Ud over den mere traditionelle tilgang til kompetenceudvikling er der etableret erfaringsgrupper for medarbejdere i en række nøglefunktioner, som har behov for at få opdyrket et internt netværk.

Det drejer sig om:

• Erfaringsgruppe for medarbejdere i de decentrale journaler: Målet er at sikre motivation, vidensspredning og etablering af netværk. For at opnå baggrundsviden har gruppen blandt andet været på besøg i Rigsarkivet, og den har fået indblik i, hvordan betjening af ministersager ser ud fra direktionssekretærernes side. Fremover vil fokus være på sagsbehandlingstider. Styrelsen vil søge at etablere et system, der kan måle såvel bruttosom nettosagsbehandlingstider samt kvalitet i journaliseringen.

• Erfaringsgruppe for medarbejdere i forkontorfunktion: Målet er at sikre videnspredning, etablering af netværk og optimal udnyttelse af kompetencer på tværs i styrelsen. Aktiviteterne i år 2000 har omfattet introduktion til voicemail, rejseregler samt besøg hos Carlson Wagonlit i forbindelse med udlicitering af rejsebestillinger. Der vil blive nedsat en erfaringsgruppe for kontorfunktionærer på tværs af ministeriet i 2001.

Miljøstyrelsen indførte som nævnt tidsregistrering i 2000, og det er derfor for første gang muligt at opgøre, hvor meget tid der anvendes på kursusdeltagelse. I 2000 anvendte medarbejderne 13.300 timer på kurser svarende til 32 timer per ansat eller knap 9 årsværk for styrelsen som helhed. Antallet af kurser udgjorde 666, hvilket er på niveau med de sidste par års aktivitet, jf. figur 5.

Figur 5.
Kursusaktivitet. Antal 1997-2000.

Det er dog fortsat ikke muligt at få et fuldt overblik over, hvor mange ressourcer, der anvendes på kompetenceudvikling i bred forstand, fordi læring på jobbet er en delmængde af den tid, der anvendes på opgaveløsningen.

Der henvises endvidere til bilag 3.

4.4 Organisation

I år 2000 blev der gennemført en række organisatoriske ændringer såvel i Miljø- og Energiministeriet som i Miljøstyrelsen:

• Overvågning: For at styrke det faglige miljø og sikre, at Danmark overholder sine internationale rapporteringsforpligtelser, blev ministeriets opgaver vedrørende overvågning af natur- og miljøtilstanden samlet på Danmarks Miljøundersøgelser.

• Center for Informatik: Ministeriets IT-funktioner blev samlet i et nyoprettet Center for Informatik, der er placeret i Skov- og Naturstyrelsen. Formålet hermed var at indhøste de stordriftsfordele, som en fælles IT-enhed forventes at give.

• Nyt Spildevands- og vandforsyningskontor: For at styrke ferskvandsområdet blev to af Miljøstyrelsens kontorer samlet i et nyt Spildevands- og vandforsyningskontor. Ved samlingen blev sparet en kontorchefstilling.

• Nyt Kommunikationskontor: For at styrke den eksterne kommunikation og formidling er ansvaret herfor samlet i et nyt kommunikationskontor. Kontoret står samtidig for den interne information, hvilket vil sige biblioteket, intranet og personaleblad.

4.5 Grønt regnskab

Miljøstyrelsens arbejde med det grønne regnskab er en del af Miljø- og Energiministeriets samlede interne miljøpolitik og handlingsplan fra 1997- 2000. Den overordnede målsætning i ministeriets politik er, at vi skal løse vores opgaver med en så lille miljøpåvirkning som muligt. De overordnede indsatsområder er grønne indkøb, energi, tryksager, papir og rengøring. De mål, der blev sat i miljøpolitikken inden for disse områder, er i vidt omfang opfyldt, og som tovholder på processen har Miljøstyrelsen koordineret udarbejdelsen af et forslag til en ny intern miljøpolitik og handlingsplan for 2001-2004.

I Miljøstyrelsens interne miljøhandlingsplan er yderligere sat fokus på kantinedrift, vandforbrug og transportområdet. Der er i 2000 truffet beslutning om, at kantinedriften skal i nyt udbud for at øget andelen af økologiske fødevarer og gøre driften mere miljøvenlig. Efter en markant indsats er vandforbruget i 2000 stabiliseret omkring 7 m 3 per ansat. Målet er i den kommende handlingsplan er, at ministeries nuværende vandforbrug reduceres med 10 pct.

Der er gennemført en transportundersøgelse af Miljøstyrelsen, der omfatter både tjenesterejser og pendling til og fra arbejde. Undersøgelsen viste, at miljøbelastningen på området kan reduceres, uden at det kommer til at få væsentlige konsekvenser for det samlede transportarbejde.Væksten i tjenesterejser vil blive forsøgt holdt nede ved afholdelse af videokonferencer. Styrelsen har indkøbt det nødvendige udstyr, som også kan benyttes af andre institutioner.

Indkøb

Der købes så vidt muligt miljømærkede produkter og anvendes miljøcertificerede leverandører ved nyerhvervelse af møbler, belysning, kontorartikler, papir, kontormaskiner, tryksager og bortskaffelse af affald. Styrelsen arbejder løbende på at finde nye miljøvenlige produkter, jf. tabel 4.

Både el- og varmeforbruget har været stigende i Miljøstyrelsens hovedbygning i Strandgade 29, mens vandforbruget har været stort set uændret, jf. figur 6. Dette er på trods af, at antallet af brusebade er blevet udvidet i det forløbne år. Det stigende energiforbrug skyldes formentlig en række større ombygninger i år 2000 og den stadig stigende anvendelse af IT. Ombygningerne vil fortsætte i 2001. Styrelsen vil forsøge at kortlægge ombygningernes indflydelse på energiforbruget.

Tabel 4.
Nye Indkøb af kontorartikler og inventar i Miljøstyrelsen. 2000.

Figur 6.
Forbrug af fjernvarme, el, vand og papir i hovedbygningen. Indeks 1997-2000 (1993=100).

Tallene for satellitbygningernes energiforbrug er ikke medtaget i figur 6, men energiforbruget i Miljøstyrelsens samlede lejemål fremgår af bilag 3. Bilaget viser, at varmeforbruget i satellitbygningerne, set i forhold til bygningens areal, ligger under forbruget i hovedbygningen. Satelliternes elforbrug ligger imidlertid væsentligt over forbruget i hovedbygningen, hvilket formentlig at skyldes, at styrelsens EDB-maskinstue (servere m.v.) er placeret i én af disse bygninger. Energiforbruget i satellitterne er vokset i de senere år, fordi en stigende andel af styrelsens medarbejdere er placeret her. Satellitbygningerne bidrager væsentligt til Miljøstyrelsens samlede miljøbelastning og vil fremover blive beskrevet mere detaljeret i det grønne regnskab.

Papirforbruget var i år 2000 det laveste i mange år, jf. figur 6. Samtidigt er der sket en markant forbedring i Miljøstyrelsens udsortering af papir fra det brændbare affald og den blandede fraktion pap/papir er væk. På samme tidspunkt er Miljøstyrelsens samlede papirforbrug faldet med hele 15 pct. (der kan være mindre forbehold ved brug af lager).

Figur 7.
Udvikling i ud sortering af papir fra det brændbare affald.

I arbejdet for at opnå en generel større medarbejderinddragelse i Miljøstyrelsens interne miljøarbejde er de første skridt taget til at lave et fælles sikkerheds og miljøudvalg.

Kommende indsatser

I 2001 vil der blive udgivet en samlet miljøredegørelse for ministeriet som grøn virksomhed. Miljøredegørelsen vil formidle de indsatser ministeriet har iværksat for at blive grønnere. Generelt skal der arbejdes intenst med energistyringen. Årsagerne til det stigende forbrug skal som nævnt undersøges nærmere og mulige forholdsregler iværksættes. Herudover vil Miljøstyrelsen som tovholder udarbejde en egentlig plan for, hvordan medarbejderne i ministeriet transporteres mest miljørigtigt til og fra arbejde samt på tjenesterejser.

1. Heri er fra 1999 medregnet specialattachéer og langtidsrådgivere, i alt 6,5 ÅV. Disse indgår fejlagtigt ikke i 1997-98.  [Tilbage]

2. Er skønnet på grundlag af bevilling    [Tilbage]

3. 8 årsværk i 1998-1999 og 9 årsværk i 2000-2001 vedrører det Europæiske Temacenter for Affald og indgår ikke i de efterfølgende opgørelser eller i antal ansatte.  [Tilbage]

4. Personaleomsætningen er opgjort som antal fratrådte i pct. af antal ansatte, jf. tabel 1. Opgørelsen omfatter ikke rokering med opgaver som følge af strukturændringer.  [Tilbage]

5. Ansættelser og fratrædelser af fastansatte inden for perioden inklusive rokeringer fra og til andre institutioner inden for ministerområdet.  [Tilbage]

6. Ved en fejl var en meget lang fraværsperiode, der strakte sig fra 1997 til 1998, i Virksomhedsregnskabet for 1998 indregnet som fravær i 1998. Fejlen er korrigeret i næværende regnskab.  [Tilbage]

7. Opgjort som antal fraværsdage på arbejdsdage på grund af sygdom (excl. barns første sygedag).  [Tilbage]