Miljøledelse i produktkæder - en eksempelsamling
5 Transportbranchen - Post Danmark - Eksempel 4
| 5.1 | Indledning |
| 5.2 | Miljøvurderingsværktøj på hjemmesiden |
| 5.3 | Miljødialog med Kvadrat |
| 5.4 | Drivkræfter og barrierer ved miljøsamarbejdet |
5.1 Indledning
Post Danmark har indgået i flere former for miljøsamarbejde. I det nedenstående refereres til en af de nyeste former af disse. Det drejer sig om miljøsamarbejde med ukendte kunder og interessenter via et interaktivt miljøspecifikationsværktøj på en hjemmeside. Derudover beskrives kort miljødialogen med virksomheden Kvadrat.
5.1.1 Introduktion af virksomheden
Post Danmark udfører en stor del af godstransporten i Danmark indenfor distribution af trykt kommunikation, pakker etc. Samlet har virksomheden 30.000 ansatte fordelt på postcentre og posthuse over hele landet.
5.1.2 Beskrivelse af virksomhedens miljøstrategiske niveau
Post Danmark er en progressiv virksomhed indenfor miljøområdet. Deres miljøarbejde indbefatter bl.a. et systematisk arbejde med miljøstyring baseret på tankerne i ISO 14001 samt omsættelse af arbejdet til konkrete aktiviteter, udarbejdelse af grønne regnskaber og miljøredegørelser samt synliggørelse af indsatsen og de løbende forbedringer over for kunder, medarbejdere og samfund.
I forbindelse med miljøarbejdet har Post Danmark opsat mål for perioden frem til 2004. Alle enheder arbejder efter en fælles trin model, således at miljøaktiviteterne koordineres og målrettes. Kontrollen af om Post Danmark bevæger sig mod opfyldelse af sine mål foregår via EFQM-modellen også kaldet Exellence Modellen. Systematikken er her, at alle afdelingers aktive og bevidste miljøtiltag evalueres i forhold til indsats og resultater. Det sker vha. pointgivning. Om organisationen løbende når sine mål vurderes af en tredje part.
Miljøarbejdet hos Post Danmark udvikles løbende i retning af mere produktorientering og dermed et LCA-perspektiv og omfatter endvidere en satsning på åben dialog med omverdenen - herunder kunder og andre interessenter om miljøspørgsmål.
Denne strategi har bl.a. affødt forskellige former for miljøsamarbejde. Det er bl.a. en af de nyeste former, der refereres til i de kommende afsnit:
5.2 Miljøvurderingsværktøj på hjemmesiden
5.2.1 Baggrunden for miljøsamarbejdet
Post Danmark peger på flere årsager til, at dette interaktive miljøspecifikationsværktøj blev udformet.
For det første har Post Danmark selv et vedvarende ønske om, at være på forkant indenfor miljøområdet. Det skulle bl.a. ske ved at kunne kommunikere veldokumenterede og valide miljødata ud til omverdenen.
Parallelt hermed efterspurgte en række kunder og andre interessenter opgørelser for miljøbelastningen af transportydelser. Dette var til brug i forbindelse med grønne regnskaber og livscyklusanalyser.
5.2.2 Miljøsamarbejdet/dialogen
Selve samarbejdet/dialogen forgår via brugerfladen på miljøspecifikationsværktøjet. Post Danmark kommunikerer de efterspurgte opgørelser via dette interaktive værktøj, hvor de ukendte kunder og interessenter laver beregninger efter eget ønske. Værktøjet kan aktiveres ved at gå ind på følgende adresse:
www.post.dk/miljøoe
Herefter klikkes på Miljøspecifikation. Herved fremkommer følgende billede
Det første brugeren herefter skal gøre, er at klikke af, hvorvidt det er forsendelse af breve eller pakker, som miljøbelastningen skal beregnes for. Her står valget mellem pakker og breve. Herefter klikkes på knappen "Næste" for at gå til næste side. Den er illustreret nedenfor:
Her skal antallet af breve/pakke samt brevstørrelse og destination indtastes.
Ved at trykke på knappen "Beregn" fås opførelsen af miljøbelastningen for transport af den pågældende pakke/brev.
Miljøbelastningen er opgjort i antal gram emitterede mængder SO2, CO2 og NOx. Baggrundsdata til beregning af dette baserer sig som tidligere nævnt på Post Danmarks grønne regnskab. Som et led i udarbejdelsen af det årlige grønne regnskab, opdateres værktøjets baggrundsdata ligeledes 1 gang pr år. Denne opdatering foretages af Post Danmarks programmører af programmet.
5.2.3 Resultater og sideeffekter af miljøsamarbejde
Post Danmark har ikke kunnet påpege nogle direkte miljømæssige effekter af denne form for miljøsamarbejde med ukendte kunder og interessenter.
Post Danmark er dog overbevist om at denne samarbejdsform, har givet dem en række sideeffekter.
Post Danmark sælgere giver f.eks. udtryk for, at værktøjet er en stor støtte i forbindelse med en række udbud, hvor der kræves dokumentation for virksomhedernes håndtering af miljøforhold. At virksomheden har et sådant værktøj imponerer mange kunder. Det demonstrerer for dem, at Post Danmark er på forkant. I Post Danmarks øjne har det støttet op omkring andre primære konkurrenceparametre.
Værktøjet har ligeledes været med til at manifestere Post Danmarks image som miljøprogressiv virksomhed overfor omverdenen og medarbejderne i Post Danmark. Dette vurderer Post Danmark som meget væsentligt, såfremt de ønsker at fortsætte deres miljørigtige strategi.
5.3 Miljødialog med Kvadrat
I situationer hvor internetløsningen ikke er tilstrækkeligt detaljeret eller der efterlyses oplysninger om lokale forhold anvendes med succes en mere lavteknologisk og traditionel form for miljøsamarbejde/-dialog eksemplificeret via Post Danmarks samarbejde med tekstilvirksomheden Kvadrat.
5.3.1 Miljøsamarbejdet
Miljøsamarbejdet blev indledt med Kvadrat sidste år som følge af kravene i Kvadrats miljøledelsessystem. De indebar, at Kvadrats interne krav ligeledes skulle stilles til virksomhedens leverandører. Da Post Danmark er leverandør af transportydelser til Kvadrat, rettede Kvadrat derfor henvendelse til dem.
Kvadrat ønskede bl.a. svar på, hvilke mængder og hvilken type brændstof Post Danmark anvendte, hvilke køreadfærd og kørestil postbiler havde samt hvilke arbejdsmiljømæssige forhold Post Danmark chauffør havde.
Ved henvendelser rundt omkring i Post Danmarks organisation, kunne miljøkoordinatoren, der varetog henvendelse, hurtigt sende en besvarelse af Kvadrat s spørgsmål til dem.
5.3.2 Resultat og sideeffekter af miljøsamarbejde
Det er Post Danmarks vurdering, at miljøsamarbejdet/dialogen med Kvadrat i sig selv ikke har bidraget til miljøforbedringer. Det skyldes, at Post Danmark havde gennemført de miljøtiltag, som Kvadrat reelt efterspurgte.
Post Danmark peger dog på, at henvendelser af denne art resulterer i nogle væsentlige sideeffekter. Her peger Post Danmark på, at henvendelser af denne art kontinuerligt gør medarbejdere og ledelse bevidst om omverdenens interesse for kvaliteten af virksomhedens miljøarbejde. Dette initierer, at Post Danmark holder sig på forkant indenfor miljøområdet.
Endvidere fremhæver Post Danmark, at miljøsamarbejde/dialog af denne art resulterer i, at man i organisationen bliver bevidst om detaljerne i de miljøaktiviteter, der foregår i de forskellige afdelinger. Det skyldes, at besvarelserne kræver en detaljeret gennemgang af Post Danmark miljøaktiviteter for at finde frem til de korrekte svar. Denne bevidsthed har i mange tilfælde givet Post Danmarks Miljøorganisation inspiration til nye miljøtiltag.
5.4 Drivkræfter og barrierer ved miljøsamarbejdet
5.4.1 Drivkræfter
En væsentlig drivkraft for miljøsamarbejde, som Post Danmark peger på, er specifikke spørgsmål. I forbindelse med miljøsamarbejdet med Kvadrat, henvendte Kvadrat sig med nogle helt konkrete og entydige spørgsmål. Dette gjorde at miljøsagsbehandleren hurtigt kunne undersøge og kontrollere de forhold, som Kvadrat ønskede kortlagt. De fleste henvendelser vedrørende miljø, som Post Danmark får pt. er ofte formuleret i generelle vendinger. Det kan derfor være svært at gennemskue, hvad kunden reelt vil have svar på. Noget som i sidste ende vanskeliggør miljøsamarbejdet/-dialogen.
Miljøkommunikation på alles præmisser
En anden væsentlig drivkraft som Post Danmark peger på i forhold til fremtidig miljøsamarbejdsrelationer er at kunne kommunikere på en større gruppe af kunders og interessenters præmisser. For eksempel opgøres miljøbelastningen af forsendelsen af pakker/brevet i gram udledt CO2, SO2, NOx. Disse enheder kan miljøspecialister forholdt sig til. Dette afskærer dog en række af kunder og interessenter fra at anvendes værktøjet, da de ikke kan forholde sig til disse oplysninger. Det er derfor Post Danmarks ønske på sigt at udvikle miljøspecifikationsværktøjet således, at det tilgodeser en større gruppe menneskers forståelse af miljøbelastninger.
5.4.2 Barrierer
I forhold til adgangen miljøspecifikationsværtøjet på Post Danmarks hjemme side, påpeger Post Danmark en væsentlig barriere for miljøsamarbejdet med de ukendte kunder og interessenter. Det er svært at finde frem til miljøspecifikationsværktøjet, med mindre man ved det er på hjemmesiden. Det er derfor Post Danmarks plan i højere grad at få tydeliggjort linket til værktøjet, således at flere umiddelbart vil gå ind og bruge det.
En anden barriere som Post Danmark peger på i forbindelse med adgangen til og brugen af miljøspecifikationsværktøjet er folks interesse for hjemmesiden, hvorpå værktøjet ligger. Hvordan får man skabt tilstrækkelig interesse for Post Danmarks hjemmeside, med de mængder af hjemmesider og alternative informationskanaler der findes ? En strategi for overvindelse af denne barriere er noget som Post Danmark vil satse på.
En anden barriere for miljøsamarbejde, som Post Danmark blev opmærksom på i forbindelse med miljøsamarbejdet med Kvadrat var, at dialogen kun forgik mellem de to miljøeksperter på virksomhederne. Denne manglende vidensspredning vedrørende det konkrete miljøsamarbejde og miljøaktiviteter i virksomheden generelt, kan i sidste ende få et miljøsamarbejde til at smuldre. Konsekvensen er jo at medarbejdere, der sidder inde med vital og væsentlig information i forhold til miljøområdet/miljøsamarbejdet ikke får kommunikeret det videre, for de har ingen kendskab til, at der er behov for deres viden.
At viden omkring miljø og miljøsamarbejde er på for få hænder gør endvidere at virksomheden er sårbare overfor, at miljøeksperten skifter job. Med denne persons forsvinden vil viden om håndtering af miljø og miljøsamarbejdet ligeledes forsvinde.
Selvom det ikke var et problem i samarbejdet med Kvadrat, blev Post Danmark opmærksom på endnu en barriere for miljøsamarbejde i forbindelse med kunder og leverandører - miljøledelsessystemers generelle krav til dokumentation. Det er Post Danmarks opfattelse, at spørgeskemaer der i detaljer følger standardens krav kan lægge gift for samarbejdet mellem virksomheder, der baserer deres drift på almindelig sund fornuft.