REACH på hospitalet
4 REACH og indkøbsfunktionen (RITA 2)
4.1 Introduktion
I Region Hovedstaden foretages indkøb af kemikalier af lokale brugere i et centralt indkøbssystem, hvor der er indgået aftaler af Koncern Indkøb. Alle produktgrupper er dog ikke aftalebelagt endnu. Det har vist sig vanskeligt at få et samlet overblik over hvilke kemikalier, der indkøbes og i hvilke mængder.
I forbindelse med REACH er de indkøbsansvarlige på hospitalerne centrale aktører. Med REACH følger nemlig et ansvar for registrering af stoffer, der importeres fra lande uden for EU og nye krav ved brug af farlige stoffer vil løbende træde i kraft med implementeringen af REACH (f.eks. krav om registrering, godkendelse af brug af særligt farlige stoffer samt overholdelse af eksponeringsscenariers anvisninger om brug). Forud for projektet blev der identificeret et behov for at få belyst indkøbsvejen og få et overblik over hvilke krav, der følger med REACH med henblik på at imødegå disse krav. De indkøbsansvarlige var ikke før projektet opmærksomme på de nye regler og var ikke klar til at imødegå de opgaver, der følger med REACH.
De indkøbsansvarliges arbejde har en central rolle i valg af varer, der indkøbes, og det er derfor vigtigt at kende til kravene i REACH. Der er vigtigt at planlægge indkøb under hensyntagen til REACH, således at kravene kan opfyldes og, at der ikke pålægges hospitalerne yderligere krav f.eks. ansøgning om godkendelse eller, hvor det ikke er muligt at overholde eksponeringsscenariet, udarbejdelse af egen kemikaliesikkerhedsrapport.
4.2 Formål
Formålet med casen ”REACH og indkøbsfunktionen” er at belyse indkøbsvejen på hospitalerne med fokus på kemikalier. Dette gøres med henblik på at anskueliggøre hvilke aktiviteter, der foregår og hvilke aktører, der i dag er involveret, samt anskueliggøre hvilke nye aktiviteter REACH giver anledning til. Det søges belyst, hvem der foretager indkøb, hvordan aftaler indgås, hvem der indgår aftaler, hvilke informationer, der kommunikeres i indkøbsvejen, og mellem hvem der kommunikeres? Resultatet er en række anbefalinger til de relevante aktører i indkøbsfunktionen.
4.3 Indhold
Glostrup Hospital stod for ideen til denne case, men grundet barsel blev casen ledet af DHI. Koncern Indkøb i Region Hovedstaden, Herlev Hospital og Region Hovedstadens Apotek har bidraget til udarbejdelsen af casen. Derudover har alle projektdeltagerne været involveret i diskussion af indkøbsfunktionen hos hospitalerne ved møder afholdt i projektgruppen.
Arbejdet i casen bestod af følgende:
- Præsentation af samspil mellem REACH og indkøb. Afholdt ved et møde hos Koncern Indkøb, Region Hovedstaden
- Interview med Michael Thelander, Strategisk indkøbskonsulent, Koncern Indkøb, Region Hovedstaden
- Interview med Jette Gammelgaard, Vicekontorchef, Økonomi- og indkøbsafdelingen, Herlev Hospital
- Interview med Sofie Sejerø-Olsen, Driftsleder, Reagensafdelingen, Regionhovedstadens Apotek
- Præsentation og diskussion af casen i projektgruppen
4.4 Resultater
4.4.1 Aktører i indkøb
Aktører, der er relevante for indkøbsaktiviteten i Region Hovedstaden består af Koncern Indkøb, indkøbsafdelinger på hospitalsenhederne samt brugerne på hospitalsafdelingerne. Hertil kommer Regionhovedstadens Apotek. Herudover er der oprettet brugergrupper inden for forskellige produktgrupper. Brugergruppernes medlemmer er repræsentanter for relevante brugere af den pågældende produktgruppe, og de er med til at formulere de krav, der skal stilles ved udbud og/eller indkøb af varen.
I Region Hovedstadens indkøbspolitik skelnes der mellem det strategiske og det operationelle indkøb. Det strategiske indkøb (indgåelse af aftaler) foregår i tæt samarbejde mellem Koncern Indkøb og brugerne repræsenteret ved brugergruppen, mens de operationelle indkøb (bestilling af varer) foregår fra de enkelte enheder. De operationelle indkøb registreres i indkøbssystemet.
Figur 4.1 viser de forskellige aktører med angivelse af deres relevante opgaver i forbindelse med indkøb.
Koncern Indkøbs opgave er at formulere udbud på varer og serviceydelser i samarbejde med brugergrupperne samt at indgå aftaler med leverandører af varer og serviceydelser. Koncern Indkøb foretager ikke selv indkøb.
De centrale indkøbsafdelinger hos hospitalsenhederne er ansvarlige for deres indkøbssystem, hvori der lægges de aftaler, der er indgået mellem Koncern Indkøb og leverandøren af en vare. Ordrer afgives via indkøbssystemet, og indkøbet registreres heri.
Hospitalsafdelingerne har adgang til indkøbssystemet og heri afgives ordrer ved indkøb. Hvis der ikke er lavet en indkøbsaftale, er det dog stadig muligt at indkøbe en vare og registrere den i systemet, dog afhængig af hvilket hospital der er tale om. Sådanne varer bliver dog ofte indkøbt som ad hoc varer gennem indkøbssystemet eller uden om systemet ved direkte henvendelse til en leverandør. Vigtige aktører i hospitalsafdelingerne er udover brugerne det miljø- og sundhedsansvarlige personale, arbejdsmiljøafdelingen samt lokale arbejdsledere og sikkerhedsgrupper, der indsamler og opbevarer information om sikker anvendelse samt udarbejder arbejdspladsbrugsanvisninger.
4.4.2 Indkøbssystemet
Der er fem-seks forskellige indkøbssystemer inden for hovedstadsregionen. Hospitalerne Gentofte, Herlev og Glostrup har et fælles system, hvor kun Koncern Indkøb kan lægge varer ind. Hospitalerne Hillerød, Helsingør og Frederikssund har et system, som ligeledes er supporteret af Koncern Indkøb, der lægger varer ind i systemet. Herudover kan de tre hospitaler selv lægge nye varer ind i systemet. Rigshospitalet og de andre tidligere HS hospitaler har hver deres eget system, hvor de har mulighed for at oprette egne separate varer, samtidig med at de kan lægge Region Hovedstadens fællesaftaler ind i systemet.
Figur 4.1 Oversigt over aktører i indkøb hos hospitalerne
4.4.3 Udbud og aftaler
Koncern Indkøb laver udbud og indgår indkøbsaftaler, som skal anvendes af alle parter i hospitalsorganisationen. Ordreaftalerne kan indgås for hospitalsenheder eller for hospitalsafdelingerne. Ved indkøb over 500.000 DKK er der annonceringspligt i Danmark, mens indkøb over 1.600.000 DKK skal udbydes i EU.
I forbindelse med udbud diskuteres krav og specifikationer, f.eks. pris, funktionalitet og kvalitet i en nedsat brugergruppe, hvor brugerne sætter de såkaldte ”skal”- krav til varen. ”Skal”-krav er minimumskrav, f.eks. at renheden skal være 100%, varerne skal være CE-mærkede osv. Koncern Indkøb formulerer de endelige kravspecifikationer i samarbejde med brugergruppen, herunder krav til opfyldelse af relevant lovgivning eller standarder, krav til dokumentation samt krav om leveringssikkerhed. Aftalen indgås og den indføres i indkøbssystemet.
Når en hospitalsafdeling mangler en vare f.eks. et kemikalie, checkes det først i indkøbssystemet, om der er lavet aftale for den pågældende vare.
Er der tale om en ”solist”-vare, kan den bestilles i indkøbssystemet som skaffevare, men der laves ikke en aftale.
4.4.4 Indkøbsvejen
Når der er lavet en aftale på en vare, sker indkøbet ved en ordreafgivelse på varen i indkøbssystemet. Standardvarer, som der løbende bruges på alle hospitalsenhederne, f.eks. handsker, desinfektionssprit, mm. indkøbes til lager. Ved indkøb til de enkelte hospitalsafdelinger leveres varen enten fra centralt lager eller direkte fra leverandøren. Figur 4.2 illustrer indkøbsvejen.
Figur 4.2 Indkøbsvejen illustreret for indkøb der foretages via indkøbssystemet
Indkøb, der foretages uden om indkøbssystemet, er problematiske (figur 4.3). Indkøbet bliver hermed ikke registreret, og der er ikke foretaget nogen systematisk formulering eller check af lovmæssige krav eller specifikationer forud for indkøbet.
Figur 4.3 Indkøbsvejen illustreret for indkøb der foretages uden om indkøbssystemet
Regionhovedstadens Apotek kan betragtes som en hospitalsenhed, der har sit eget indkøbssystem (figur 4.4). Regionhovedstadens Apotek benytter sig af Koncern Indkøbs aftaler, men udover det indgår Apoteket selv indkøbsaftaler med leverandører, hvor Apoteket selv foretager formulering af krav og specifikationer. De benytter sig ikke af et kemikaliestyringsværktøj, men har deres eget system til opbevaring af information.
Figur 4.4 Indkøbsvejen illustreret for indkøb der foretages af Regionhovedstadens Apotek
4.5 Forslag og anbefalinger
Som resultat af projektet fremsættes forslag til, hvordan indkøbsfunktionen kan tage hensyn til de nye regler i REACH, hvordan kravene kan opfyldes, og hvordan hospitalerne via deres indkøbsfunktion kan undgå at få pålagt unødvendige krav, f.eks. krav om registrering, krav om ansøgning om godkendelse eller krav om udarbejdelse af kemikaliesikkerhedsrapport.
Forslaget omfatter de tre relevante aktører: Koncern Indkøb, Hospitalsenhederne, hospitalsafdelingerne samt brugergrupperne, som er repræsenteret ved de nævnte aktører. Forslaget består af tre dele:
- Formulering af REACH relevante krav i forbindelse med indkøb
- Brug af REACH-kyndige personer i relevante brugergrupper
- Fokus på fælles indkøbssystem
4.5.1 Formulering af REACH-krav
Det anbefales at hospitalerne undgår at få et registreringskrav under REACH. Kravet om registrering kan undgås via indkøbsfunktionen i forbindelse med formulering af krav i udbudsmateriale samt i forbindelse med indgåelse af indkøbsaftaler. Ved import fra lande uden for EU kan det kræves, at leverandøren er repræsenteret inden for EU. Hvis leverandøren er producent eller formulator af de kemiske stoffer, skal denne have en enerepræsentant i EU, der påtager sig det juridiske ansvar i REACH. Er der derimod tale om en distributør af kemiske stoffer uden for EU, skal denne have en juridisk enhed i EU, der påtager sig ansvaret for importen. I begge tilfælde vil hospitalerne være downstream-bruger.
Det anbefales, så vidt det er muligt, at hospitalsenhederne undgår brugen af stoffer, der er godkendelsespligtige. Dette kan ske allerede i indkøbsfasen, hvor det anbefales at undersøge om stofferne optræder på Bilag XIV eller på kandidatlisten samt at vurdere stoffernes egenskaber i forhold til kriterierne for identifikation som særligt farligt stoffer. Der kan ved udbud og indkøbsaftaler formuleres krav om, at der ansøges om godkendelse fra leverandørens side, hvis stofferne identificeres som særligt farlige. I tilfælde, hvor hospitalerne ikke kan få et sådant krav igennem, f.eks. ved mindre ordrer, anbefales det, at hospitalerne tager kontakt til leverandøren med henblik på at bidrage til en fælles ansøgning om godkendelse.
Der anbefales ligeledes i forbindelse med indkøb af kemiske stoffer, at der formuleres krav om at et eventuelt eksponeringsscenarium skal omfatte brugen hos hospitalerne. Dette krav vil medfører at hospitalerne beskriver brugen således at leverandøren er i stand til at udarbejde et eksponeringsscenarium.
4.5.2 Brugergruppe
Kemiske stoffer indgår som del af flere forskellige produkter og varegrupper, og kemiske stoffer er derfor repræsenteret i flere forskellige brugergrupper i dag. Dels på grund af de forskellige krav til produkter og dermed til de kemiske stoffer, som er en del af produkterne, dels på grund af mange forskellige brugere, er det ikke muligt kun at have én brugergruppe for kemiske stoffer. Det anbefales derfor, at der i de brugergrupper, der repræsenterer produkter, hvor der indgår kemikalier, er et medlem med REACH-kendskab. Som minimum anbefales det, at der i beslutningsprocessen ved et indkøb, hvor der indgår kemiske stoffer eller kemiske produkter, involveres en REACH-kyndig person.
Den REACH-kyndige person skal sikre, at et indkøb sker i overensstemmelse med REACH.
En REACH-kyndig person kan bidrage med følgende i brugergrupperne:
- Gøre opmærksom på REACH-kravene herunder krav om registrering af stoffer i forbindelse med import, krav om overholdelse af eksponeringsscenarier samt krav om godkendelse af brugen af stoffet listet på Bilag XIV.
- Bidrage til beskrivelse af hospitalernes brug af stoffer ved kommunikation med leverandører
- Være bindeled mellem indkøb og hospitalernes kemikaliestyringssystem med henblik på at formulere krav til format af sikkerhedsdatablade mm.
Figur 4.5 Brugergrupper
Figuren illustrerer, at en brugergruppe, der består af repræsentanter fra en hospitalsafdeling, hospitalsenheden samt Koncern Indkøb, ligeledes skal bestå af en REACH-kyndig person. Den REACH-kyndige person skal sikre at kravspecifikationerne tager hensyn til REACH herunder bl.a., at importansvaret ikke påhviler hospitalsenhederne, og at der ikke indkøbes kemiske stoffer, der er godkendelsespligtige.
4.5.3 Fælles indkøbssystem
Der er ikke ét fælles indkøbssystem for hele Region hovedstaden herunder Regionhovedstadens Apotek.
Hospitalerne indkøber i dag kun få kemiske stoffer fra lande uden for EU i en tonnage, der nærmer sig 1 ton om året (fremgår af Case 3). For de stoffer, hvor hospitalerne er ansvarlige for importen, er det vigtigt, at importmængderne følges, især for de stoffer med en årlig tonnage tæt på 1 ton. Hospitalsenhedernes indkøbssystemer kan anvendes til opgørelse af mængder forudsat, at alle kemiske stoffer og produkter er oprettet og bestilt gennem systemerne. Det anbefales derfor, at de relevante indkøbssystemer anvendes ved alle køb, både for de enkelte hospitalsenheder og for hospitalsafdelingerne. Tonnagen skal opgøres for den juridiske enhed, det vil sige, at hvis hele Hovedstadsregionen er den juridiske enhed, skal tonnagen opgøres sammenlagt for alle hospitalsenhederne. Det kan derfor blive nødvendigt at sammenkøre oplysninger fra de separate indkøbssystemer.
Anbefalingerne til enkelte aktører er vist i nedenstående figur. Det anbefales, at Koncern Indkøb i samarbejde med en REACH-kyndig person udarbejder standardformuleringer til kravspecifikationer for at undgå køb af godkendelsespligtige stoffer samt at undgå import af kemiske stoffer fra lande uden for EU og dermed have en registreringsforpligtelse. Det anbefales, at hospitalsenhederne og afdelingerne anvender de aftaler, som er indgået af Koncern Indkøb. Ved køb af solistvarer anbefales det, at der stilles de samme REACH-krav som ved øvrige indkøb.
Figur 4.6 Fælles indkøbssystem
Version 1.0 August 2010
, © Miljøstyrelsen.