Råd & Vink om gebyrfastsættelse på affaldsområdet

2 Eksisterende regnskabs-, budget- og gebyrpraksis

2.1 Undersøgte affaldsselskaber
2.2 Resultater
2.3 Problemområder
2.3.1 Regnskabsprincipper
2.3.2 Beregning af gebyr
2.4 Typisk anvendte principper
2.4.1 Typisk princip for fastlæggelse af gebyr
2.4.2 Typiske regnskabsprincipper/praksis
2.4.3 Typisk offentliggørelsesniveau
2.4.4 Typiske aktivitetsområder

Som indledning til projektet blev der foretaget en undersøgelse af gældende praksis i fælleskommunale affaldsselskaber med hensyn til regnskabsprincipper, gebyrfastsættelse og offentliggørelsesniveau.

Målet var primært at skabe et overblik samt at skaffe informationer med henblik på at identificere eventuelle problemstillinger, som kunne være vigtige at få belyst juridisk - samt at søge inspiration i eksisterende gode idéer og god praksis til brug for opstilling af publikationens beregningseksempel.

Undersøgelsen har således ikke haft til formål at undersøge de enkelte selskabers praksis i forhold til, om det f.eks. kunne være gjort bedre, men har udelukkende haft til formål at give et tværsnit til brug for projektet.

Gennemgangen af de indsendte regnskaber og oplysninger har givet et billede af "gængs" praksis i affaldsselskabernes håndtering af regnskab og gebyrer. Dette billede har vi valgt at viderebringe i det følgende.

2.1 Undersøgte affaldsselskaber

Undersøgelsen er gennemført ved, at der er sendt brev til 36 affaldsselskaber med anmodning om at få besvaret en række spørgsmål i et medsendt skema og for at få fremsendt regnskabs- og budgetmateriale.

Næsten alle de tilskrevne affaldsselskaber har flere sideløbende aktiviteter som eksempelvis losseplads, affaldssortering, genbrugsaktiviteter, olie-/kemikalieindsamling, forbrænding eller indsamling. For projektet var det især affaldsselskaber med mange aktiviteter, der havde interesse, idet det formodedes, at det måtte være de steder, man kunne forvente de største praktiske problemer med at adskille ordninger/aktiviteter regnskabsmæssigt.

Der kom svar fra 24 affaldsselskaber, der i alt repræsenterer en befolkningsmængde på 2,3 mio. indbyggere fordelt på 163 kommuner.

Selv om landets to største selskaber ikke indgik med oplysninger i undersøgelsen, skønnes billedet alligevel at være nogenlunde repræsentativt for de problemstillinger og opgaveløsninger, der i dag er i affaldsselskabernes gebyr- og regnskabspraksis. Dette er bekræftet af de to selskabers repræsentanter i projektets styregruppe.

Selskaberne fik tilsendt et spørgeskema (se tekstboks bagest i dette kapitel) og blev bedt om at indsende regnskabs- og budgetmateriale. Hensigten med spørgeskemaet var at fastlægge selskabets aktivitetsområder, og at sammenholde disse med oplysninger om valgte regnskabsprincipper samt med årsregnskab og budget for at se, i hvilken udstrækning det var lykkedes at afspejle sammensætning og mangfoldighed i aktiviteterne heri.

2.2 Resultater

Informationerne fra selskaberne blev gennemgået under følgende overskrifter:

1. Fakta om selskabet
2. Kortlægning af aktiviteter
3. Sammenholdelse af aktiviteter og budget/regnskab
4. Beskrivelse af regnskabsprincipper
5. Principper for gebyrfastsættelsen
6. Beregninger, der kan dokumentere gebyrfastsættelsen og/eller vise sammenhænge med budget/regnskab
7. Hvilke oplysninger eller regnskabsmateriale udsendes til borgere/ brugere?
8. Er der balance i budgettet som helhed, og/eller er der balance i den enkelte aktivitet?

2.3 Problemområder

På forhånd var der størst interesse i:

1. Forskelle i regnskabsprincipper på områderne: afskrivninger, udgiftsførsel af afdrag på gæld, renter, beregnet forrentning, henlæggelse til nyinvesteringer, udgiftsførsel af større materielle anlægsaktiver som for eksempel maskiner, fordeling af fællesomkostninger samt opdeling i aktiviteter
2. Konkrete beregninger og en beskrivelse af principperne for gebyrfastsættelsen.

Disse områder var derfor udgangspunkt for undersøgelsen.

2.3.1 Regnskabsprincipper

Som man kan forvente, er der en vis variation i de principper, som selskaberne anvendte. Variationen er ikke noget problem i sig selv, blot de enkelte selskabers valg er et resultat af konkrete overvejelser.

I nedenstående tabel er vist resultaterne af undersøgelsen af 20 selskabers regnskabsprincipper. 4 selskaber er sorteret fra, da de kun havde få aktiviteter.

Generelt må man sige, at der afskrives på materielle anlægsaktiver, og der indgår renter i resultatet. Dog udgiftsfører en del selskaber også anlægsaktiver, men nok ikke større anlæg. Udgiftsførslen sker måske af nemhedshensyn, og måske for mindre aktiver som så ikke skal afskrives i de kommende år. Udgiftsførsel er praksis i kommunale regnskaber.

Henlæggelser anvendes en del, hvorimod fordeling af fællesomkostninger ikke er helt så udbredt.

Sluttelig anvendes opdeling i aktiviteter/afdelinger en del, idet 65% af selskaberne gør dette.

Under projektet har der været rejst et spørgsmål om, hvorledes praksis er m.h.t. bogføring/registrering af andre indtægter end gebyrindtægter, eksempelvis salg af genbrugsmaterialer. Om det sker under den berørte aktivitet eller under fælleskonti. En undersøgelse heraf viste følgende fordeling:

2.3.2 Beregning af gebyr

Undersøgelsen af selskabernes konkrete gebyrberegninger blev opdelt i to spørgsmål.

Det første angik selve principperne for beregningen. Svarene herpå var forskellige af ordlyd, men reelt rimeligt enslydende. 8 selskaber svarede ikke direkte på dette spørgsmål.

Det generelle princip var en beregning på basis af de faktiske udgifter, det vil sige, at "hvile-i-sig-selv"-princippet blev anvendt. Anvendelsen af miljøhensyn, herunder ønsket om at fremme genbrug, er dog enkelte steder anvendt som grundlag for en politisk justering af gebyrerne.

Det andet spørgsmål vedrørte de konkrete beregninger, og her modtog vi, som supplement, beregninger fra 3 selskaber og delberegninger fra 3 selskaber.

2.4 Typisk anvendte principper

På trods af individuelle variationer, er det projektgruppens indtryk, at der alligevel er en vis fælles linje i de anvendte regnskabs- og gebyrprincipper. Disse principper er i det følgende beskrevet som typiske principper.

2.4.1 Typisk princip for fastlæggelse af gebyr

Hovedprincippet er beregning af et gebyr på basis af de faktiske udgifter. Grundlaget er budgettet for det kommende år under hensyntagen til fremtidige investeringer. Der udarbejdes særskilte regnskaber/budgetter inden for hvert gebyrområde, det vil sige for hver enkelt aktivitet, som har individuelt fastlagt gebyr. Fællesudgifter fordeles til de enkelte områder efter mængder eller et konkret skøn.

Der må ikke være overskud/underskud i driftsregnskabet set over en vis periode.

Ved den konkrete beregning sker der en opgørelse over aktivitetens samlede budgetterede omkostninger, som ovenfor anført, og dette beløb divideres med den budgetterede mængde affald. Alternativt kan der divideres med den pågældende aktivitets opgørelsesenhed, eksempelvis tømmeenhed ved dagrenovation eller husstand ved genbrugsstationer.

2.4.2 Typiske regnskabsprincipper/praksis

Materielle anlægsaktiver som maskiner, anlæg, deponiplads og bygninger aktiveres og afskrives. Anlægsudgifter under en vis beløbsgrænse udgiftsføres i anskaffelsesåret. Renteudgifter og renteindtægter indgår i resultatet. Der henlægges til nyinvesteringer. Der sker en opdeling i aktivitetsområder, og fællesudgifter fordeles herpå.

2.4.3 Typisk offentliggørelsesniveau

Generelt er det ikke praksis, at selskaberne foretager selvstændig offentliggørelse af, hvorledes gebyrerne for forskellige ydelser beregnes, eller hvilke forudsætninger der indgår i beregningen.

Typisk er gebyrberegningen blot en integreret del af budgetlægningen.

Borgere, som har interesse i at gå dybere ind i beregninger og beregningsforudsætninger, må derfor almindeligvis ty til disse budgetter, som er offentlige, almindeligvis i en form, så de ligger til udlevering hos affaldsselskabet eller kan lånes til gennemsyn i medlemskommunerne.

Generelt er der ikke hidtil, gjort meget ud af at beskrive de forudsætninger, som selskaberne har lagt ind i deres gebyrberegning.

Selve offentliggørelsen af taksterne fremgår normalt af takstblade, evt. udformet som bilag til regulativer og typisk tilgængelig på anlæggene, og i forskelligt omfang angivet på ejendomskattebilletten ved opkrævning fra boliger.

2.4.4 Typiske aktivitetsområder

Forbrændingsanlæg
Losseplads
Containerplads/genbrugsplads
Olie- kemikalieindsamling
Komposteringsanlæg
Genbrugscenter
Pap/papir
Byggeaffald.