Rapport om evaluering af de grønne regnskaber

8. De centrale myndigheder og de grønne regnskaber

8.1 Indledning
8.2 Metode
8.3 Erhvervs- og Selskabsstyrelsen om grønne regnskaber
8.4 Miljøstyrelsen om grønne regnskaber
8.5 Arbejdstilsynet
8.6 Konklusioner

8.1 Indledning

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen og Miljøstyrelsen er de centrale myndigheder i administrationen af de grønne regnskaber. Arbejdstilsynet har ingen formel rolle i administrationen, men da arbejdsmiljø er en del af de grønne regnskaber, er alle tre myndigheder blevet interviewet. Interview-ene har handlet om virksomhedernes placering i forhold til administrationen, indholdet af de grønne regnskaber, informationsindsatsen omkring de grønne regnskaber, offentliggørelsen af de grønne regnskaber, de administrative rutiner samt samspillet med andre myndigheder og initiativer.

8.2 Metode

Interviewene med de centrale myndigheder: Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, Miljøstyrelsen og Arbejdstilsynet fandt sted hos de centrale myndigheder udfra en på forhånd tilrettelagt spørgeramme. Ved enkelte interview er der benyttet båndoptager som støtte for noter. Alle de interviewede har efterfølgende haft lejlighed til at gennemse og kommentere referaterne med henblik på at fjerne eventuelle misforståelser og faktuelle fejl. I det følgende refereres interviewene efter en præsentation af den centrale myndighed og myndighedens opgaver i forbindelse med de grønne regnskaber. Referaterne er bearbejdede.

8.3 Erhvervs- og Selskabsstyrelsen om grønne regnskaber

Ved interviewet med Erhvervs- og Selskabsstyrelsen deltog kontorchef Kristian Madsen-Østerbye, overassistent Pia Jensen og fuldmægtig Mette Jørgensen, Publi-com.

Præsentation af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen er en del af Erhvervsministeriet. Styrelsen beskriver sit formål som, at den skal være med til at sikre erhvervslivet gunstige rammevilkår. Virksomhedernes konkurrencesituation afhænger ikke alene af markedsbestemte forhold, men påvirkes af omfanget og kvaliteten af den offentlige regulering.

For Erhvervs- og Selskabsstyrelsen er det en målsætning, at erhvervsreguleringen i Danmark skal skabe sikkerhed, stabilitet og konkurrence på markederne uden at påføre virksomhederne unødige administrative byrder. Den nødvendige regulering af rammerne for erhvervsudøvelse skal derfor udformes forståeligt, præcist og administreres konsekvent.

Det er også væsentligt, at de erhvervsretslige rammevilkår internationalt og globalt så vidt muligt harmoniseres.

For at Erhvervs- og Selskabsstyrelsen til enhver tid kan yde sine brugere den bedst mulige service, er det vigtigt, at styrelsen løbende tilpasser sin organisation til brugernes behov og under anvendelse af ny teknologi stiller de nødvendige indberetnings- og informationsmuligheder til rådighed.

Styrelsen har udmøntet sin opgave i faglige hovedmål for sin virksomh

• At tilbyde erhvervslivet og borgerne adgang til de i styrelsen registrerede oplysninger samt orientere og vejlede erhvervslivet og borgerne inden for styrelsens virkeområde.
• At skabe gennemsigtighed/offentlighed omkring virksomheders forhold gennem registrering, påse at betingelserne for at udøve visse former for erhvervsvirksomhed er opfyldt samt
• at skabe betryggende forhold for selskabsdeltagere og for samhandel (køb, salg, kreditgivning m.v.) med virksomheder, herunder ved at fremme overholdelsen af erhvervslovgivningen.

• Det er Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, der administrerer de grønne regnskaber.

Publi-com er Erhvervs- og Selskabsstyrelsens salgsorganisation. Publi-coms opgave er at sikre borgere og virksomheder hurtig og effektiv adgang til officielle registrerede forhold i danske aktie- og anpartsselskaber samt andre selskabstyper, der er registreret i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Adgangen til de registrerede oplysninger kan blandt andet opnås via Publi-coms on-line informationssystem, hvor det også er muligt at bestille kopier af regnskaber samt selskabsudskrifter til levering på fax eller pr. post. Publi-com kan ligeledes tilbyde kopier af regnskaber, vedtægter, udskrifter mv. ved skriftlig eller telefonisk henvendelse. Det er Erhvervs- og Selskabsstyrelsen , der står for offentliggørelsen af de grønne regnskaber, mens informationer om hvilke regnskaber, der er offentliggjort og salget af grønne regnskaber ligger hos Publi-com.

De omkring 1200 grønne regnskaber indgår i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen administration på lige fod med de 80.000 økonomiske regnskaber.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen brugte 1,5 årsværk på de grønne regnskaber i 1997 og 0,4 (pr. 1. juli 1998) årsværk i 1998.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsens opgaver med de grønne regnskaber.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen indtager en central rolle i administrationen af de grønne regnskaber.

Ifølge bekendtgørelsen om de grønne regnskaber skal de virksomheder, der er nævnt i bekendtgørelsens bilag hvert år indsende det grønne regnskab til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen senest 6 måneder efter det anmeldte grønne regnskabsår eller samtidig med det økonomiske regnskab. (§ 1, stk. 1 og § 9).

Miljøstyrelsen kan efter forhandling med Erhvervs- og Selskabsstyrelsen ændre i bilaget (§ 1, stk.. 2). Virksomhederne kan vælge at anmelde sig til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen efter et skema, der udarbejdet af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen (§ 2). Bekendtgørelsen indeholder i § 2 en række minimumskrav til anmeldelsen. Ved ændringer i virksomhedernes forhold skal ændringerne meddeles til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen (§ 2, stk. 3). Virksomheder, der frivilligt afleverer et grønt regnskab kan indsende det til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen med henblik på offentliggørelse (§ 8).

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen skal videresende det pligtige grønne regnskab til de lokale myndigheder med en frist for kommentarer på fire uger (§ 9, stk. 2-3). Efter fristen skal Erhvervs- og Selskabsstyrelsen offentliggøre det grønne regnskab i sit edb-informationssystem (§ 9, stk.. 3) sammen med myndighedernes eventuelle bemærkninger. De frivillige regnskaber skal offentliggøres straks (§ 9, stk.. 4).

Hvis Erhvervs- og Selskabsstyrelsen finder, at et grønt regnskab ikke indeholder de formelle bestanddele kan Styrelsen fastsætte en ny frist. Hvis regnskabet fortsat mangler de formelle bestanddele, kan det grønne regnskab nægtes offentliggørelse (§ 10). Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kan af egen drift eller på forlangende af tredje part eller virksomheden oversende regnskabet til Miljøstyrelsens afgørelse af, om det grønne regnskab kan antages til offentliggørelse (§ 11, stk.. 1). Erhvervs- og Selskabsstyrelsen skal underrette virksomheden om grunden til oversendelsen (§ 11, stk. 2.)

rhvervs- og Selskabsstyrelsen kan efter § 15 som tvangsmiddel pålægge ugentlige eller månedlige bøder over for virksomheder, hvis regnskab ikke kan antages til offentliggørelse og til at inddrive de grønne regnskaber.

Administrationen af de grønne regnskaber

Administrationen af de grønne regnskaber forløber i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen i 8 trin

1. Modtagelse og registrering af anmeldelse
2. Udsendelse af forhåndserindring til virksomhederne 4 måneder før afleveringsfristen.
3. Udsendelse af rykker til virksomhederne 5-8 hverdage efter fristen
4. Scanning af de grønne regnskaber.
5. Når det grønne regnskaber er modtaget foretager Erhvervs- og Selskabsstyrelsen en kontrol af de grundlæggende oplysninger i det grønne regnskab - og sender evt. en anmodning til virksomhederne om at tilføje de manglende oplysninger.
6. Hvis de miljømæssige oplysninger udelukkende er indekseret oversendes regnskabet til Miljøstyrelsen
7. Udsendelse til de lokale myndigheder for eventuelle kommentarer på regnskabet - 4 ugers frist. Og evt. oversendelse til Miljøstyrelsen ved indsigelser.
8. Offentliggørelse af de grønne regnskaber.

Modtagelse og registrering.

Det første trin for virksomhederne er, at de skal melde sig til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen som regnskabspligtige.

Det er virksomhedernes pligt at anmelde sig. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har ingen udgående kontrolbeføjelser. Virksomhederne har også selv pligt til at anmelde ændringer i deres registrerede oplysninger og derfor føres der heller ikke kontrol med, om oplysningerne i Erhvervs- og Selskabsstyrelsens database er korrekte.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har konstateret, at der kan være fejl ved anmeldelsen, når virksomhederne har misforstået forskellen på produktionssted og virksomhed. Ofte opgives virksomhedens administrative adresse, hvor der i de grønne regnskaber er brug for produktionsstedernes adresse. Pligten til at aflevere grønne regnskaber er pålagt det lokale produktionsanlæg jf. bekendtgørelsen.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen ønsker sig et større samspil med de lokale myndigheder, der kunne sikre, at pligtige virksomheder faktisk melder sig. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen mener, det ville være rart at få alle virksomhederne med. Det vurderes, at der ikke mangler mange, men de få giver "slør i systemet" - og det er irriterende. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen mener desuden, at det kan være vanskeligt at få inddrevet de sidste regnskaber gennem politianmeldelser, da den type opgaver ville blive prioriteret lavt af politiet. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har ikke noget præcist bud på, hvor mange virksomheder eller produktionssteder, det handler om.

Der har været virksomheder, der har meddelt, at de ikke længere er regnskabspligtige. Hvis der er fejl i Styrelsens basisoplysninger vil virksomhederne selv blive opmærksom på uoverensstemmelser, når de op til regnskabsdatoen får Erhvervs- og Selskabsstyrelsens forhåndserindring.

Udsendelse af forhåndserindring

Det andet trin er udsendelse af en forhåndserindring, der 4 måneder før afleveringsfristen erindrer virksomhederne om, at det snart er tid til at indsende regnskaber.

Udsendelse af rykker

Der udsendes rykkerskrivelser, men der har aldrig været problemer med at få en aftale om at aflevere regnskabet senere. Der har været enkelte tilfælde (ca. 3-4 ) men efter en høflig og mere personlig henvendelse pr. brev har man fået gode forklaringer på den sene/manglende aflevering. Styrelsen pålægger tvangsbøder. Disse sager er ikke politisager. Det er ved manglende anmeldelse, der kan blive tale om politianmeldelse.

Scanning af de grønne regnskaber

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har elektronisk dokumenthåndtering og har haft det siden 1994. Systemet til scanning er også fra 1994 og kan ikke ændres uden store omkostninger, da leverandøren siden er gået konkurs. Scanningen kan kun håndteres i sort/hvid, hvilket betyder, at de ofte meget farvestrålende grønne regnskaber ikke kommer til deres fulde ret i scanningen. Det er udelukkende et spørgsmål om styrelsens image system. Men midlerne findes ikke let, da det handler om store beløb.

Der er stor forskel på kvaliteten af de indsendte regnskaber, fra et enkelt eksempel på et regnskab, der i første omgang var skrevet i hånden til flotte, trykte publikationer i 4 farver. En del regnskaber må afvises og ændres af virksomhederne, da Erhvervs- og Selskabsstyrelsens scanningssystem som nævnt ikke kan gengive farver.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen forudser ikke, at scanningsstandarden vil blive lavet om i nær fremtid. For det første vil det være dyrt, og for det andet mener Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, at sort/hvid formatet er praktisk, da de fleste regnskaber automatisk udsendes til kunderne med faxen, som modtager i sort/hvid. De scannede regnskaber er gemt i filformatet "tiff" (tagged image file format), som Rigsarkivet kræver. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen mener ikke, at tiff-formatet kan håndteres i farver uden store problemer og omfattende omprogrammering.

Der har ikke været nogen indsigelser eller klager fra brugerne af de grønne regnskaber, mens der har været enkelte reaktioner fra virksomhederne.

Kontrol af de indledende oplysninger i det grønne regnskab

Det femte trin er en kontrol af de indledende oplysninger. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen lagde i begyndelsen ud med en tjekliste på 14 punkter, som var aftalt med Miljøstyrelsen, men efter det første års regnskaber viste det sig som en uoverkommelig opgave. I samråd med Miljøstyrelsen blev tjeklisten derfor reduceret til 7 punkter.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsens checkliste omfatter oplysninger om:

• Regnskabsår
• Navn og adresse
• Tilsynsmyndighed
• Listepunkt
• Hovedaktivitet
• Branche
• Dato for Miljøgodkendelse
• Ledelsens redegørelse

Dertil kommer, at Erhvervs- og Selskabsstyrelsen meget overordnet ser efter om forbruget af energi, vand, råvarer og udledninger er nævnt, hvor det forekommer relevant.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen vender tilbage til virksomhederne for at få rettelser til omkring 5% af regnskaberne. Der er flere årsager hertil. Ene årsag er manglende regnskaber fra produktionssteder, der er nævnt i det grønne regnskab. De anden årsag er, når det grønne regnskab på grund af brug af farver ikke egner sig til scanning i Erhvervs- og Selskabsstyrelsens elektroniske system. Kun ved EMAS redegørelser accepteres farver, uanset om de kan læses eller ej, fordi Erhvervs- og Selskabsstyrelsen ikke kan bede om ændringer i en EMAS redegørelse.

Oversendelse til Miljøstyrelsen

Kun de tilfælde, hvor hele regnskabet er indekseret, så ingen absolutte tal kan ses, oversendes sagen til Miljøstyrelsen. Ved andre fejl og mangler sendes regnskabet tilbage til virksomheden. Endelig oversendes regnskabet til Miljøstyrelsens behandling, hvis der kommer indsigelser.

Samspillet med virksomhederne

Samlet er det Erhvervs- og Selskabsstyrelsens vurdering, at samspillet med virksomhederne fungerer ret problemløst. Hvis virksomhederne beder Erhvervs- og Selskabsstyrelsen om hjælp, bliver der sendt en kopi af bekendtgørelsen samt et uddrag af Miljøstyrelsens håndbog om de grønne regnskaber.

Udsendelse til de lokale myndigheder

På det syvende trin sender Erhvervs- og Selskabsstyrelsen de grønne regnskaber til de lokale myndigheder til kommentering med en frist på 4 uger. Den hyppigste kommentar er: "Ingen kommentarer", da de fleste myndigheder efter Erhvervs- og Selskabsstyrelsens opfattelse foretrækker at tage kontakt til virksomhederne frem for at få deres kommentarer offentliggjort. Myndighederne vil sandsynligvis ikke risikere at sætte deres samarbejde med virksomhederne over styr.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen ønsker, at myndighedernes kommentering af de grønne regnskaber udgår af lovgivningen, fordi de fleste kommentarer er indholdsløse. Den obligatoriske høring kan give brugerne det indtryk, at myndighederne har godkendt de grønne regnskaber. Det har de ikke. De grønne regnskaber er 100% virksomhedernes eget ansvar. I tilfælde af indsigelser imod indholdet af oplysninger i et grønt regnskab er det Miljøstyrelsen, der træffer afgørelserne.

Offentliggørelse af de grønne regnskaber.

Det sidste trin er offentliggørelsen af det grønne regnskab. Via Publi-coms hjemmeside på Internettet kan det grønne regnskab bestilles. Nedenstående illustrationer gengiver eksempler på skærmbilleder, der møder brugerne af Publi-coms hjemmeside.

Publi-com tilbyder en ugeliste, der med en del oplysninger om de enkelte regnskaber giver et overblik over, hvilke regnskaber der er offentliggjort de enkelte uger. Publi-com har fået positive reaktioner på ugelisten. Andre søgninger på f.eks. navn, postnummer, pligt til aflevering o.s.v. giver som resultat en oversigt over registreringsnummer og virksomhedsnavn.

www.puli-com.dk/GroenneRegnskaber/hside.htm

Fra virksomhedsoplysningerne er det muligt at komme videre via et hyperlink til en oversigts side med følgende grundoplysninger: registreringsnummer, navn, adresse, tilsynsmyndighed, listekode, regnskabsperiode, dato for sidst offentliggjorte regnskab samt evt. undtagelsesparagraf.

Det er ikke muligt at se det grønne regnskab direkte på skærmen. Dog forventer Erhvervs- og Selskabsstyrelsen at være klar med en direkte down-load-mulighed i løbet af 1999, hvor både det økonomiske og det grønne regnskab skal kunne down-loades af brugeren i sort/hvid kvalitet. På længere sigt arbejder Erhvervs- og Selskabsstyrelsen med EDI (Elektronisk dokument udveksling) - men foreløbig kun omkring driftsregnskabet. Der er ingen aktuelle planer for de grønne regnskaber.

www.puli-com.dk/bestillinger/hside.htm

Alle regnskaber i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kan bestilles direkte on-line. De økonomiske regnskaber koster penge, men det grønne regnskab udsendes gratis med de økonomiske regnskaber. Det er muligt at bestille det grønne regnskab, men det fremgår ingen steder, hverken af bestillingssiden eller en prisoversigt, at de grønne regnskaber er gratis.

Ifølge Erhvervs- og Selskabsstyrelsen bliver der dog ikke udskrevet en regning til de kunder, der kun bestiller et gratis grønt regnskab.

Hvem henvender sig?

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen laver ingen statistik for, hvem der har henvendt sig om de grønne regnskaber. Systemet er gearet til drift ikke til statistik, men systemet har omkring 2000 faste kunder og 6000 brugere, hvor de fleste er professionelle. Det er Erhvervs- og Selskabsstyrelsens indtryk fra telefonsamtaler, at langt de fleste henvendelser om de grønne regnskaber har været fra studerende og lærere. Dertil kommer flere revisorer.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsens system er indrettet til den professionelle bruger, og det er sværere at håndtere for den almindelige borger. Efter Erhvervs- og Selskabsstyrelsens opfattelse vil det være mere naturligt for de fleste at gå til virksomheden eller til kommunen efter det grønne regnskab. Erhvervs- og Selskabsstyrelsens mener, at kommunikation af oplysning om de grønne regnskaber er virksomhedernes eget ansvar, og at de grønne regnskaber er en succes, hvis de bliver brugt af virksomhederne i forhold til deres omgivelser. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen skal ikke kommunikere, men offentliggøre.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen mener, at de er det rigtige sted at offentliggøre regnskaberne, da det er her de professionelle fra ind- og udland henvender sig for at få virksomhedsoplysninger. Data fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kan også fås via Købmandsstandens Oplysningsbureau, og oplysningerne bliver dermed distribueret bredt. På den måde er de grønne regnskaber, som et automatiske tillæg til de økonomiske regnskaber, efter Erhvervs- og Selskabsstyrelsens vurdering en gratis markedsføring af det grønne regnskab til de mennesker, der faktisk kan stille krav.

8.4 Miljøstyrelsen om grønne regnskaber

Miljøstyrelsen er central i administrationen af de grønne regnskaber og ved interviewet, der fandt sted over to omgange, deltog i første omgang Charlotte Thy Christensen, Inge-Marie Skovgård, Camilla Brask Lentz og Therese Ib Andersen. I anden omgang deltog kontorchef Frank Bill, Inge-Marie Skovgård, Camilla Brask Lentz og Therese Ib Andersen. I anden omgang var det dog primært kontorchef Frank Bill, der svarede på spørgsmål.

Præsentation af Miljøstyrelsen

Miljøstyrelsen administrerer den danske miljølovgivning. Ansvaret for Lov om grønne regnskaber hører under Industrikontoret, der har til formål at begrænse miljøbelastningen fra industrien. Industrikontoret beskæftiger sig med industriens eksterne miljøforhold, dvs. luft-, lugt- og støjforurening samt særskilt udledning af spildevand. Kontoret behandler klager over kommuners og amters afgørelser om godkendelse, påbud, forbud med videre, når det drejer sig om listevirksomheder efter Miljøbeskyttelseslovens kapitel 5. Det gælder også klager og regler for sikkerheden i forbindelse med risikobetonede aktiviteter. Kontoret har også ansvaret for de EU-regler, der vedrører industriens miljøforhold. Hertil kommer aktiviteter i forbindelse med miljøstyring. Kontoret registrerer virksomheder under EMAS-ordningen og er sekretariat for Miljøstyringsrådet

Miljøstyrelsens opgaver i forbindelse med de grønne regnskaber

Lovgivningen om de grønne regnskaber hører under Miljøstyrelsen. Ifølge Bekendtgørelsen om de grønne regnskaber spiller Miljøstyrelsen formelt set en lidt tilbagetrukket rolle. Miljøstyrelsen bestemmer efter forhandling med Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, hvem der skal indsende grønne regnskaber (§ 1, stk. 2). I tilfælde, hvor der er indsigelser mod indholdet af de grønne regnskaber, kan Erhvervs- og Selskabsstyrelsen videresende de grønne regnskaber til Miljøstyrelsen, der afgør om regnskabet kan offentliggøres (§ 11, stk. 1). Hvis regnskabet allerede er offentliggjort, vejleder Miljøstyrelsen virksomhederne om hvilke ændringer, der i fremtiden bør være (§ 11, stk. 3). Virksomhederne har mulighed for at klage over Miljøstyrelsens afgørelse (§ 11, stk. 4).

Virksomheder kunne indtil 1. juni 1996 opnå udsættelse i indtil 3 år ved at indgå en bindende aftale med Miljøstyrelsen (§ 13, stk. 1) om forpligtigelse til at indføre et miljøstyringssystem. Miljøstyrelsen underretter Erhvervs- og Selskabsstyrelsen om aftalen (§ 13, stk. 4). Virksomheder, der har fået udsættelse, skal hvert år underrette Miljøstyrelsen om fremdriften i en redegørelse, som Miljøstyrelsen sender til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen og tilsynsmyndigheden (§ 13, stk. 6).

I Miljøstyrelsen er der i 1996 brugt 0,5 årsværk, i 1997 brugt 1,4 årsværk og i 1998 er der brugt 1,5 årsværk.

Miljøstyrelsen om de grønne regnskaber

I forbindelse med evalueringen er Miljøstyrelsen blevet interviewet om sine erfaringer med de grønne regnskaber. Interviewet koncentrerede sig om fire hovedområder:

• Lovgivningen om grønne regnskaber
• Informationsindsatsen
• Administration og rutiner
• Samspil med andre myndigheder og initiativer

Lovgivningen om grønne regnskaber

Formål med lovgivningen

Det primære formål med de grønne regnskaber er information til borgerne. En sidegevinst er, at danske virksomheder kan være forberedte, når store udenlandske aftagere begynder at forlange miljømæssige oplysninger.

Udsættelsesdelen af loven havde til formål at inspirere virksomheder til at indføre miljøstyring. Samtidig fik EMAS-registrerede virksomheder en bonus, idet en EMAS-redegørelse kan erstatte et grønt regnskab. Det er Miljøstyrelsens opfattelse, at flere virksomheder end antaget allerede var i gang med miljøstyring. Derfor har der ikke været så stor trækkraft i ordningen.

Arbejdstilsynets rolle i udformningen af loven

Arbejdstilsynet spillede ikke den store rolle ved udformningen af loven, da de manglede de fornødne ressourcer. Arbejdstilsynet kunne dog allerede dengang se et arbejdsmiljømæssigt perspektiv i lovgivningen.

Regnskabspligt

Det er et resultat af politiske forhandlinger forud for loven, at ikke alle virksomheder skal aflevere et grønt regnskab. Man nåede til enighed om 2.000 pligtige virksomheder. Når det endte med, at godt 1.200 virksomheder er blevet pligtige, er der altså tale om, at Miljøstyrelsen har overvurderet antallet af virksomheder under de forskellige listepunkter. En væsentlig forklaring er, at der ikke findes en central registrering af virksomheder, der er omfattet af kapitel 5 i miljøbeskyttelsesloven. En yderligere forklaring er, at der for en række listepunkter er fastsat en minimumsgrænse på 20 medarbejdere.

Overensstemmelse mellem regnskaberne og virkeligheden

Det er Miljøstyrelsens erfaring, at de grønne regnskaber kan opdeles i regnskaber fra hhv. positive, neutrale og negative virksomheder. Det er Miljøstyrelsens skøn, at de positive virksomheder udgør omkring 10%, og det er virksomheder, der har et stort udbytte af at lave grønne regnskaber og gør det flot. Den store gruppe er neutrale virksomheder. Heraf har en del set mulighederne i det grønne regnskab. Endelig er der en mindre del af virksomhederne, der halter bagefter.

Baggrunden for, at kontrollen af regnskaberne kan foregå i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen er, at det er en formel kontrol af indholdet - ikke at indholdet stemmer overens med virkeligheden. Kontrolopgaven ligger derfor i forlængelse af Erhvervs- og Selskabsstyrelsens kvalifikationer. Tanken var, at offentlighedens indsigt i regnskaberne skulle have en selvregulerende effekt.

Den primære sanktion over for virksomheder, der afleverer fejlagtige regnskaber, er risikoen for at sætte virksomhedens troværdighed og image over styr. Offentligheden og journalister gør det farligt for virksomhederne at tegne glansbilleder uden hold i virkeligheden.

Grønt "regnskab" eller grøn "redegørelse"

Set i bagklogskabens lys var begrebet grønt "regnskab" nok ikke en særlig velegnet betegnelse, da ordet regnskab kan give de forkerte associationer. Grønne regnskaber er ikke regnskaber i økonomisk forstand, men i langt højere grad en miljøredegørelse for virksomhedens miljøforhold.

Administration og rutiner

Samspil mellem Erhvervs- og Selskabsstyrelsen og Miljøstyrelsen

Samarbejdet blev etableret i foråret 1995 på Erhvervsministeriets initiativ. I administrationen af de grønne regnskaber har Erhvervs- og Selskabsstyrelsen taget sig af det formelle set-up omkring de grønne regnskaber. Miljøstyrelsen tager sig af problemer med det miljømæssige indhold (§7). Fordelingen af opgaver fremgår af bekendtgørelsen og findes beskrevet i håndbogen om de grønne regnskaber.

Set fra Miljøstyrelsens (statens) side er det en fordel, at eksisterende distributionskanaler og systemer anvendes. Derfor var det umiddelbart hensigtsmæssigt, at virksomhederne fremsendte det grønne regnskab samtidig med årsregnskabet. Derfor er det en fordel, at regnskaberne ligger i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Den brede offentlighed forbinder måske ikke Erhvervs- og Selskabsstyrelsen med et sted, hvor man kan få de grønne regnskaber.

De lokale myndigheders rolle

Miljøstyrelsen påpeger, at det normalt er de lokale myndigheder, der fungerer som 1. instans for virksomhederne på miljøområdet. Det er de lokale myndigheder, der har førstehåndskendskab til at gennemskue regnskaberne. Det er de lokale myndigheder, som industrien først henvender sig til. Det er dog hensigtsmæssigt, at de centrale myndigheder står for udviklingsfasen i de grønne regnskaber.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsens checkskema

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen havde indtil juli 1997 et omfattende checkskema, hvor regnskaberne blev kontrolleret for formelle fejl. Checkskemaet var lavet af Miljøstyrelsen og Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Skemaet viste sig at være meget tungt rent administrativt, og en mindre udgave af checkskemaet blev aftalt.

rhvervs- og Selskabsstyrelsen fokuserer nu mest på brugen af indextal, som er simple at kontrollere, og i tilfælde af 100% indeksering af regnskaberne oversendes regnskabet til Miljøstyrelsen. Endelig kan enhver gøre indsigelser imod et grønt regnskab. Dette er kun sket i få tilfælde.

Manglende tilmelding fra virksomhederne

Miljøstyrelsen skønner, at ca. 10% af de regnskabspligtige virksomheder endnu ikke har anmeldt sig til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Miljøstyrelsen ser dette som et problem, men påpeger, at det muligvis vil regulere sig selv i takt med, at tilsynsmyndighederne eller Erhvervs- og Selskabsstyrelsen gør virksomhederne opmærksomme på, at de har pligt til at udarbejde grønt regnskab.

Miljøstyrelsen og Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har i fællesskab forsøgt at identificere de manglende virksomheder, og Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har skrevet til dem, der er identificeret. Der eksisterer imidlertid ikke et centralt register over listevirksomheder, og tilsynsmyndighederne har ikke pligt til at sikre sig, at alle regnskabspligtige virksomheder afleverer grønt regnskab.

Det ville derfor - efter Miljøstyrelsens opfattelse - være uforholdsmæssigt ressourcekrævende, hvis man med den nuværende ordning skulle sikre sig, at alle regnskabspligtige virksomheder havde anmeldt sig. Miljøstyrelsen har derfor ikke prioriteret arbejdet med at identificere de sidste virksomheder højt.

Miljøstyrelsen bemærkede i øvrigt, at det er strafbart, hvis regnskabspligtige virksomheder ikke anmelder sig til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen - ligesom det er strafbart at undlade at aflevere et pligtigt grønt regnskab. Derfor kan f.eks. naboer og konkurrerende virksomheder anmelde virksomheder, der ikke har afleveret grønt regnskab. Også dette forhold kan motivere de manglende virksomheder til at anmelde sig.

Informationsindsatsen

Information til virksomhederne om de grønne regnskaber

Miljøstyrelsen mener, at virksomhederne burde være opmærksomme på, at der skal afleveres grønne regnskaber. Dette bygger især på, at der i 1996 blev udsendt en håndbog, og at de grønne regnskaber er blevet debatteret ganske omfattende i dagspressen siden 1995. Dertil kommer, at Miljøstyrelsens Industrikontor har bidraget med oplæg og foredrag rundt om i landet samt skrevet artikler og kronikker. Endelig har der været andre informationskampagner - f.eks. fra Fyns Amt - omkring de grønne regnskaber.

Information til de lokale miljømyndigheder

Miljøstyrelsen har sendt håndbogen om de grønne regnskaber til samtlige myndigheder. Reaktionen har overvejende været en stor tilfredshed, dog har nogle kommunale myndigheders reaktioner været mere blandet. Udover håndbogen har Kommunedata og FMK (Foreningen af Miljømedarbejdere i Kommunerne) holdt kurser.

Information til offentligheden om grønne regnskaber

Interessen fra borgerne har været lille, og Miljøstyrelsen medgiver, at virksomhederne kan have haft falske forventninger til automatikken i offentlighedens interesse. Det, at virksomheden laver et grønt regnskab, er ikke i sig selv nok til at skabe interesse for virksomhedens miljøforhold.

Miljøstyrelsen har fra begyndelsen ønsket at gennemføre en decideret informationskampagne om interessenternes muligheder for at få fat i de grønne regnskaber. De indledende undersøgelser af muligheden for en kampagne sluttede i 1997, da Erhvervs- og Selskabsstyrelsen endnu ikke havde scanningen af grønne regnskaber og gebyrpolitikken på plads.

Det var Miljøstyrelsens vurdering, at det ville være en dårlig idé med en informationskampagne på et tidspunkt, hvor det ikke var muligt at få fat i de grønne regnskaber gennem de officielle kanaler i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Overvejelserne om en evt. informationskampagne er derfor udsat til efter evalueringen af de grønne regnskaber.

Det er vanskeligt at informere bredt om de grønne regnskaber, da målgruppen for de grønne regnskaber kan variere utroligt meget. Som statslig myndighed kan man kun informere på et meget overordnet niveau. Der er i øvrigt en vis inkubationstid, når man sætter en lovgivning i værk. Det tager lang tid, før man har vænnet sig til nye muligheder. Virksomhederne må reklamere for deres egne grønne regnskaber. Miljøstyrelsen har intet ansvar for at informere om de grønne regnskaber på virksomhedsniveau.

Det er Miljøstyrelsens opfattelse, at der har været meget presseomtale og debat om de grønne regnskaber, og Miljøstyrelsen er ikke i tvivl om, at i hvert fald de professionelle brugere kender til de grønne regnskaber. Endelig mener Miljøstyrelsen, at der har været en del omtale i de lokale aviser og dagblade.

Offentliggørelsen af de grønne regnskaber

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen scanner de grønne regnskaber ind i sort/hvid, men der er ingen, der forbyder virksomhederne at udsende regnskaberne i farver til andre. Miljøstyrelsen påpeger dog, at der kan være et troværdighedsproblem i at operere med to regnskaber: det til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen og det til offentligheden.

Den nuværende teknologi hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen er ikke velegnet til de mere farvestrålende løsninger. Løsningen kan evt. findes i nyere teknologiske muligheder. Man kan sagtens forestille sig, at scanningen foregik i farver og blev offentliggjort direkte på Internettet. Miljøstyrelsen mener, at det er urimeligt at stille krav til virksomhederne om, at regnskaberne skal have en bestemt udformning eller farve for at kunne offentliggøres.

Men samtidig erkender Miljøstyrelsen, at Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har fået en vanskelig og utaknemmelig opgave, da systemet er gearet til de økonomiske regnskaber.

Samspil med andre myndigheder og ordninger

Industrikontoret overvejer løbende om koblingen mellem de grønne regnskaber og andre tiltag kan styrkes. Eftersom der er tale om en udviklingsfase blev det fra begyndelsen vurderet, at der ikke skulle skabes for stærke sammenkoblinger. Spørgsmålet om kobling bliver taget op efter evalueringen. Omverdenens forventninger til de grønne regnskabers samspil med andre tiltag er høje, men man skal passe på, da flere forskellige mål kan gøre regnskaberne diffuse..

Kombination med årsregnskab

Det har været diskuteret, om de grønne regnskaber kan kombineres med årsregnskaberne. Det er imidlertid vanskeligt, da virksomhedsregnskabet knytter sig til virksomheden eller koncernen, mens det grønne regnskab knytter sig til geografiske enheder. En virksomhed med flere placeringer kan derfor aflevere et økonomisk regnskab, men flere grønne regnskaber. Desuden lægges der større vægt på de formidlingsmæssige kvaliteter i de grønne regnskaber. Selvom det ville være praktisk, at virksomhederne blot afleverede deres oplysninger og mange indberetninger et sted, så er det desværre ikke en realistisk mulighed.

Samspil med miljøgodkendelsessystemet

Udarbejdelsen af de grønne regnskaber kan betyde, at myndighederne kommer i bedre dialog med virksomhederne. Der er også en god mulighed for, at de lokale myndigheder med deres kendskab til virksomhederne kan spille en rolle. For de fleste vil det være naturligt at henvende sig til de lokale myndigheder om de grønne regnskaber.

Koblingen med miljøgodkendelserne kan med tiden være afgørende for de grønne regnskabers succes, men hidtil har kommuner og amter haft meget forskellig praksis, hvad angår de grønne regnskaber. En praksis, der rækker fra systematisk dialog med virksomhederne om regnskabet til, at den lokale myndighed ikke foretager sig noget i forbindelse med det grønne regnskab.

Arbejdsbyrden hos de lokale miljømyndigheder.

Det er Miljøstyrelsens antagelse, at de grønne regnskaber ikke giver mere arbejde til de lokale myndigheder, da de grønne regnskaber kan gøre tilsynsarbejdet lettere. Miljøstyrelsen oplever, at tilsynsmyndighederne har meldt tilbage, at de grønne regnskaber giver de lokale myndigheder en ny indfaldsvinkel på tilsynsarbejdet. Det er ikke Miljøstyrelsens indtryk, at myndighederne har bedt om ekstra oplysninger på baggrund af de grønne regnskaber.

Samspil med brancherne om nøgletal

Nøgletal har vist sig at være vanskelige at udarbejde, og der er en historisk modstand mod miljønøgletal i brancherne, fordi brancherne er for alle medlemmerne - ikke kun de dygtige på miljøområdet. Arbejdet med nøgletal foregår trods alt i nogle brancher, f.eks. er kraftværkerne et område, Grafisk Arbejdsgiverforening et andet.

8.5 Arbejdstilsynet

Arbejdstilsynet har ingen formelle opgaver i forbindelse med de grønne regnskaber, men de grønne regnskaber berører også forhold, der har relevans for arbejdsmiljøet (§ 6 stk. 3). Ledelsens redegørelse skal omfatte arbejdsmiljømæssige forhold, som vedrører forurenende stoffer m.v., der indgår i produktionsprocesserne (jf. miljøbeskyttelseslovens § 2), i det omfang, der er risiko for de ansattes sikkerhed og sundhed. Kontorchef Peter Herskind blev interviewet i Arbejdstilsynet.

Arbejdstilsynets brug af grønne regnskaber

Arbejdstilsynet bruger ikke de grønne regnskaber systematisk i tilsynet med virksomhederne. Det er muligt, at enkelte medarbejdere i kredsene har set et grønt regnskab, men der er ingen fast praksis, og der bliver ikke lagt vægt på det.

Men på foranledning af en aftale mellem Arbejdsministeren og SF har Arbejdstilsynet iværksat et udredningsarbejde om arbejdsmiljømærkning. Udredningen kortlægger mulighederne for at mærke produkter eller virksomheder. Et regnskab for arbejdsmiljøet kunne være en mulig metode blandt flere. Udredningsarbejdet er ikke afsluttet endnu.

Under Arbejdstilsynets rammeprogram for forskning, udvikling og uddannelse undersøges blandt andet metoder og redskaber i forbindelse med arbejdsmiljøregnskaber. Dette udviklingsarbejde er ikke afsluttet, og der er ikke taget stilling til, om arbejdsmiljøregnskaber er et internt redskab eller om de også kan offentliggøres.

Arbejdstilsynet arbejder udfra en model om det tilpassede tilsyn, hvor virksomhederne inddeles i niveauer fra I til III. Niveau I er de virksomheder, som har orden i sagerne og styr på arbejdsmiljøet. Her går tilsynet let. Niveau III er virksomhederne i den modsatte ende af skalaen. I den sammenhæng passer regnskabskonceptet ikke godt.

Ved det tilpassede tilsyn afdækkes blandt andet, i hvilket omfang virksomhederne opfylder en række krav af formel karakter, fx om etablering af sikkerhedsorganisation, etablering af bedriftssundhedstjeneste og – i givet fald – etablering af samarbejdsrelationer med denne. Sådanne formelle oplysninger kunne eventuelt indgå i virksomhedens grønne regnskab.

Det kunne overvejes om dele af Arbejdspladsvurderingerne (APV) kunne indpasses i de grønne regnskaber, men APV er dybest set en analyse-metode, der gerne skulle føre videre til egentlig handling. APVen er virksomhedernes ejendom og kan ikke uden videre offentliggøres.

En eller anden form for mærkning eller synlighed på arbejdsmiljøområdet er dog attraktiv. En større synlighed og offentlighed omkring virksomhedernes interne arbejdsmiljø ville virke motiverende for virksomhederne. For dem gælder det om at tiltrække gode medarbejdere. Ifølge Gallups undersøgelser (i anden sammenhæng end evalueringen) spiller arbejdsmiljøet en stor rolle, når nye medarbejdere skal vælge arbejdsplads. Naboer og kunder kunne i mindre omfang være målgruppen for synlighed på arbejdsmiljøområdet, men det ville sandsynligvis spille en mindre rolle.

Det kunne være interessant hvis de grønne regnskaber kunne indeholde informationer, som Arbejdstilsynet ikke allerede har, men Arbejdstilsynet indsamler detaljerede oplysninger om arbejdsmiljøforhold - langt mere detaljeret end data i de grønne regnskaber. Arbejdstilsynet har store krav til datakvalitet og detaljeringsniveau, hvor de grønne regnskaber i første omgang skal bruges til offentliggørelse i og information af det omgivende samfund.

Endelig er der den vanskelighed, at Miljømyndighederne og Arbejdstilsynet har meget forskellig praksis i tilsynet med virksomhederne. Arbejdstilsynets regler står i lovgivningen, og bliver de ikke overholdt kan virksomhederne tvinges af rettens vej.

8.6 Konklusioner

Tema 1 - Opfyldelse af lovgivningens og bekendtgørelsens krav

Det administrative system bygger på selvanmeldelse fra virksomhederne og der findes ikke nogen samlet registrering af alle de virksomheder, der har pligt til at aflevere et grønt regnskab. Både Miljøstyrelsen og Erhvervs- og Selskabsstyrelsen mener, at der findes pligtige virksomheder, som ikke har meldt sig. Et forsigtigt skøn er, at omkring 10% af de pligtige virksomheder ikke har meldt sig. Der er muligt at strafforfølge disse virksomheder. Miljøstyrelsen vurderer, at det er muligt, at problemet vil regulere sig selv, i takt med at konkurrerende virksomheder, tilsynsmyndigheder eller naboer gør opmærksom på de manglende virksomheder.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen finder det uhensigtsmæssigt, at der kan mangle virksomheder, da det giver "slør" i systemet, og ønsker sig mulighed for et større samspil med de lokale myndigheder.

Med de virksomheder, som er anmeldt fungerer de administrative rutiner stort set gnidningsløst. Det kan være nødvendigt med rykkere for at få alle regnskaberne hjem, men det har ikke været nødvendigt at skride til politianmeldelser.

De centrale myndigheder kontrollerer kun på et meget overordnet plan, om de formelle krav er i orden. Indholdet i de grønne regnskaber er virksomhedernes ansvar, og det bliver kontrolleret for formelle fejl af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. I praksis bliver regnskaberne kun sendt til behandling i Miljøstyrelsen, når de udelukkende indeholder indekserede tal - eller når Erhvervs- og Selskabsstyrelsen modtager indsigelser offentliggørelsen af grønne regnskaber. Kun når der i regnskaberne indgår farver, der ikke egner sig til scanning har Erhvervs- og Selskabsstyrelsen bedt virksomhederne om at lave ændringer i regnskabet. En praksis, som Miljøstyrelsen finder potentielt uheldig, da det grønne regnskab fra virksomheden så kan eksistere i to forskellige versioner.

Der er ingen formel institution, der vurderer, om de grønne regnskaber er hensigtsmæssige i formidlingsmæssig sammenhæng.

Heller ikke lokale miljømyndigheder foretager nogen systematisk kontrol. Praksis er varierende fra myndighed til myndighed. Kontrollen med miljøindholdet af de grønne regnskaber kan enhver foretage, men der er endnu kun enkelte tilfælde af indsigelser mod grønne regnskaber.

Tema 2 - Information til interessenter

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen ser sin hovedopgave som administration og offentliggørelse af de grønne regnskaber. Den mere aktive kommunikation af regnskaberne må virksomhederne selv påtage sig. De grønne regnskaber scannes i sort/hvid ind i Erhvervs- og Selskabsstyrelsens system. Hvis virksomhederne ønsker at præsentere sig i farver, må de selv sende de grønne regnskaber ud. Der er ikke udsigt til, at det vil blive lavet om i fremtiden, da overgangen til scanning af farver vil blive meget dyr efter Erhvervs- og Selskabsstyrelsens vurdering.

Oplysninger om regnskaberne offentliggøres på Internettet, men de grønne regnskaber kan endnu ikke downloades direkte fra Publi-coms hjemmeside. Der er et system på vej, som kan muliggøre dette.

De grønne regnskaber er gratis, men den oplysning fremgår ikke af Publi-coms information til brugerne, ligesom det ikke direkte fremgår af Publi-coms Internet sider, at det er muligt at bestille et grønt regnskab. Til gengæld udsendes det grønne regnskab automatisk, når de økonomiske regnskaber bestilles. Det er Erhvervs- og Selskabsstyrelsens vurdering, at de grønne regnskaber på den måde når bredt ud.

De 1200 grønne regnskaber indgår i Publi-coms almindelige system på lige fod med godt 80.000 økonomiske regnskaber. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen er gearet til den professionelle bruger, og det er Erhvervs- og Selskabsstyrelsens opfattelse, at det for den almindelige borger ville være mere naturligt at gå til de lokale myndigheder eller kommunen efter det grønne regnskab. På den anden side ser Erhvervs- og Selskabsstyrelsen det som en fordel, at de grønne regnskaber på en nem måde kommer ud til de professionelle brugere.

Der findes ingen oplysninger om, hvem der har bestilt grønne regnskaber, men fra telefonsamtaler med rekvirenter er det Erhvervs- og Selskabsstyrelsens vurdering, at den største andel er studerende og lærere.

Der er ikke gennemført en egentlig informationskampagne omkring de grønne regnskaber. Det har været på tale, men på det tidspunkt var det ikke muligt at bestille de grønne regnskaber hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Miljøstyrelsen skrinlagde derfor planerne til efter evalueringen.

Til gengæld har der været megen presseomtale af de grønne regnskaber, og Miljøstyrelsen er ikke i tvivl om, at de professionelle brugere kender til de grønne regnskaber.

Arbejdstilsynet beskæftiger sig ikke med de grønne regnskaber, men kan se mulighederne i at udnytte synligheden og gennemskueligheden til at motivere virksomhederne. Arbejdstilsynet får for tiden lavet en udredning om arbejdsmiljømærkning.

Tema 4 - Økonomiske og administrative konsekvenser

Miljøstyrelsen og Erhvervs- og Selskabsstyrelsen er enige om, at det i den indledende fase har været en fordel at udnytte eksisterende administrative systemer og strukturer til at offentliggøre de grønne regnskaber. Administrationen har krævet i alt 2-3 årsværk hos de 2 centrale myndigheder.

Tema 5 - Samspil med øvrige miljøpolitiske initiativer.

Forventningerne til de grønne regnskabers samspil har efter Miljøstyrelsens vurdering været høje. Miljøstyrelsen ser imidlertid de grønne regnskaber som værende i en udviklingsfase og har søgt at nedtone forventningerne til de grønne regnskaber ud fra den betragtning, at med for mange mål og aktører er der risko for, at de grønne regnskaber ikke når deres mål. På sigt ser Miljøstyrelsen det som en mulighed at koble de grønne regnskab tættere til godkendelsessystemet. De lokale miljømyndigheders kendskab til de konkrete virksomheder giver dem en god mulighed for at virke som bagstoppere. Både Erhvervs- og Selskabsstyrelsen og Miljøstyrelsen er enige om, at det ville virke mere naturligt, hvis borgerne og virksomhederne i første omgang kommunikerede med de lokale miljømyndigheder.

Miljøstyrelsen ser ikke umiddelbart nogen muligheder for generelt at samordne indrapporteringen af miljødata fra virksomhederne.