Rapport om evaluering af de grønne regnskaber

9. Lokale myndigheder og de grønne regnskaber

9.1 Indledning
9.2 Metode
9.3 De lokale myndigheders behandling af de grønne regn
skaber
9.4 De lokale myndigheders samarbejde med virksomhederne
om de grønne regnskaber
9.5 De grønne regnskaber i tilsynsarbejdet
9.6 Administrationen af de grønne regnskaber
9.7 Myndighedernes samarbejde med centrale myndigheder
9.8 Myndighedernes indtryk af interessen for de grønne
regnskaber
9.9 Konklusioner

9.1 Indledning

De lokale tilsynsmyndigheder i kommuner og amter har ikke formelle pligter i forbindelse med de grønne regnskaber, hverken f.s.v. angår regnskaber fra de virksomheder, der er omfattet af pligten, eller f.s.v. angår frivillige grønne regnskaber. (Miljøstyrelsen, Orientering nr. 3, 1997).

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen underretter som fast procedure de lokale myndigheder om de pligtige grønne regnskaber (§ 9, stk. 2 og 3). De lokale myndigheder får 4 ugers frist til eventuelle indsigelser eller kommentarer til regnskaberne. Hvis tilsynsmyndigheden ikke fremsender bemærkninger inden 4 uger, bliver regnskabet offentliggjort som modtaget. De frivillige grønne regnskaber offentliggøres uden høring hos tilsynsmyndigheden.

Gennem de grønne regnskaber får de lokale myndigheder dels en mulighed for at supplere deres registrerede tilsynsoplysninger om virksomhederne og dels en mulighed for i givet fald at kunne gribe ind, enten for at få yderligere oplysninger til forståelse af virksomhedernes grønne regnskab eller igennem en egentlig miljøsag efter de almindelige regler i Miljøbeskyttelsesloven. (Miljøstyrelsen, Orientering nr. 3, 1997).

Hverken kommunalbestyrelsen eller amtsrådet eller anden miljømyndighed har nogen kontrolforpligtigelse i forhold til de oplysninger, der fremgår af et grønt regnskab.

Ansvaret for de grønne regnskaber påhviler virksomhederne. Indsendelse og den efterfølgende offentliggørelse af de grønne regnskaber er ikke en godkendelse af regnskabernes indhold. I forbindelse med en miljøsag kan virksomhederne derfor ikke påberåbe frifindelse ved påstand om, at det grønne regnskabs indhold har været kendt af myndighederne. (Miljøstyrelsen, Orientering nr. 3, 1997).

Tilsynsmyndigheden har på den anden side (§ 12) mulighed for at bede den ansvarlige ledelse for de pligtige virksomheder om nærmere specificerede oplysninger til brug for bedømmelsen af oplysningerne i det grønne regnskab.

Med loven om de grønne regnskaber var det en forventning, at de grønne regnskaber kunne lette tilsynsmyndighedernes opsøgende, aktive tilsyn med virksomhederne. Både fordi de grønne regnskab kan skabe en tættere kontakt mellem virksomheder og tilsynsmyndigheder, og fordi offentligheden omkring de grønne regnskaber kunne lette myndighedernes arbejde. (Se Miljøministerens svar på spørgsmål 59 ved behandling af lovforslag L135, Miljøstyrelsen, Orientering nr. 3, 1997).

I analysen af de lokale tilsynsmyndigheder og de grønne regnskaber gennemgås en række temaer:

• De lokale myndigheders behandling af de grønne regnskaber
• De lokale myndigheders samarbejde med virksomhederne
• De grønne regnskaber i tilsynsarbejdet
• Administrationen af de grønne regnskaber
• De lokale myndigheders samarbejde med de centrale myndigheder
• De lokale myndigheders indtryk af interessen for de grønne regnskaber

I kapitlet bruges udtrykket de lokale myndigheder synonymt med virksomhedernes tilsynsmyndighed.

9.2 Metode

Kommuner og amter er blevet spurgt om erfaringerne med de grønne regnskaber gennem et spørgeskema. Spørgeskemaet blev sendt til de kommuner og amter, der i følge Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har tilsyn med mere end &eacuten virksomhed, der har pligt til at aflevere grønt regnskab. Der blev udsendt en rykkerskrivelse i undersøgelsen, hvor fristen for indsendelse af skemaer blev forlænget for at opnå en høj svarprocent.

Som grundlag for udsendelsen blev oplysningerne i Erhvervs- og Selskabsstyrelsens databaser anvendt. I alt har 100 kommuner og amter tilsyn med mere end &eacuten pligtig virksomhed. De 14 amter fører tilsyn med 703 virksomheder, og de 86 kommuner fører tilsyn med 394 virksomheder. I alt 1097 virksomheder. Ifølge Erhvervs- og Selskabsstyrelsens data er i alt 1194 virksomheder pligtige. De sidste 97 virksomheder hører til i kommuner, hvor der kun er en enkelt regnskabspligtig virksomhed, der fører tilsyn.

Der kom i alt 79 svar på spørgeskemaet fordelt med svar fra alle 14 amter og fra 65 kommuner. Der mangler således svar fra 21 kommuner. Enkelte af de 21 kommuner har meddelt, at de ikke har set grønne regnskaber fra deres virksomheder, og derfor ikke kan udfylde et spørgeskema. Andre har meddelt, at de ikke har pligtige virksomheder at føre tilsyn med.

De 14 amter dækker 703 virksomheder, og de 65 kommuner dækker mindst 321 virksomheder. Tallet for kommunerne kan ikke opgøres præcist, da en kommune i besvarelsen havde fjernet kontrolnummeret fra vores spørgeskema - dermed ved vi ikke, hvilken kommune, der har svaret.

Samlet set må besvarelsesprocenten anses for høj, og de få manglende besvarelser vurderes ikke at kunne give systematiske problemer med konklusionerne i evalueringen.

I præsentationen af resultaterne er det valgt at bruge absolutte tal i tabellerne, da det - særligt for amterne - ikke altid giver mening at omregne svarene i procent. Ikke alle kommuner og amter har svaret på alle spørgsmål, og derfor kan der i tabellerne forekomme færre end 14 svar fra amterne og 65 for kommunerne.

9.3 De lokale myndigheders behandling af de grønne regn- skaber

De lokale myndigheders formelle rolle i forbindelse med de grønne regnskaber er deres mulighed for at kommentere de grønne regnskaber til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen i 4 ugers perioden. De har ikke pligt til at kommentere regnskaberne, men de fleste føler sig moralsk forpligtigede. Der er stor forskel på tilsynsmyndighederne med hensyn til, hvor grundigt de grønne regnskaber behandles, og hvilke procedurer der er fastsat for kommentering af regnskaberne til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Mellem 20% og 25% af tilsynsmyndighederne taler helst med virksomhederne under fire øjne fremfor at kommentere regnskaberne via Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. 2 amter og 19 kommuner mener, at kommentarer til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kan sætte tilliden mellem virksomhederne og myndighederne over styr.

Der er meget forskellige procedurer for behandlingen af de grønne regnskaber i kommuner og amter. I den ene yderposition har 3 kommuner og 1 amt valgt ikke at gennemføre nogen behandling af regnskaberne - i den anden yderposition har 1 amt og 11 kommuner som fast procedure, at gennemgå de grønne regnskaber systematisk for fejl og mangler.

15 kommuner og 7 amter gennemgår kun for større fejl og mangler, mens i alt 10 kommuner og 2 amter ikke har nogen fast procedure.

Kommuner og amter havde en række kommentarer og begrundelser tilknyttet deres svar på spørgsmålet om tilbagemeldingen til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen:

• Vi har p.t. ikke modtaget nogen grønne regnskaber undtagen Koncernregnskab fra en stor virksomhed. Grønne regnskaber er en "poppet" tilgang til miljø!
• Kun pligtige regnskaber er sikret tilbagemelding - frivillige regnskaber ses kun, hvis virksomheden selv fremsender regnskabet til tilsynsmyndigheden.
• Vi har ikke overblik over, hvilke virksomheder Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har registreret, og hvornår de forskellige virksomheder skal indsende regnskabet. Det var ønskeligt om kommunerne også fik tilsendt regnskaberne for de a-mærkede virksomheder.
• Erhvervs- og Selskabsstyrelsen bør generelt fremsende de grønne regnskaber til tilsynsmyndighederne pr. post, da faxmetoden svigter i 90% af tilfældene.
• Tilbagemeldingsfristen på 4 uger kan være svær at overholde i forbindelse med bl.a. sommerferien.
• Procedure for tilbagemelding fastsættes på et senere tidspunkt.
• For en række virksomheder har kommunen samordnet indberetning til tilsynsmyndigheden vedrørende egenkontrol og udarbejdelse af grønt regnskab. Egenkontrollen er derved en delmængde af det grønne regnskab. Krav er fastlagt i vilkår for miljøgodkendelsen.
• Erhvervs- og Selskabsstyrelsen underrettes telefonisk om kommunens eventuelle bemærkninger. Ønsker til regnskabets indhold/formulering fra tilsynsmyndigheden drøftes årligt med den aktuelle virksomhed.
• Det er ifølge Erhvervs- og Selskabsstyrelsen meget usædvanligt at kommunerne kommenterer regnskaberne.
• Erhvervs- og Selskabsstyrelsen får altid tilbagemelding. Et uddybende svar sendes til virksomheden med eventuelle anbefalinger til forbedringer af næste års regnskab.
• Der anmodes om at se det grønne regnskab under tilsynet.
• Vi har modtaget &eacutet grønt regnskab: Vi vil fremover give konsekvent tilbagemelding.
• Der er p.t. ikke ressourcer til en grundig og systematisk gennemgang af de grønne regnskaber og derfor heller ikke nogen procedure for tilbagemelding.
• Af de to virksomheder i kommunen, som er omfattet af loven, har den ene endnu ikke udarbejdet et grønt regnskab, mens den anden kun har udarbejdet et regnskab med meget få oplysninger på et meget generelt niveau.
• Service over for virksomhederne, der får kopi af kommentarer, ofte efter en forlods drøftelse herom, så fejlene rettes næste regnskabsår.
• Offentligheden reagerer ikke på de offentliggjorte grønne regnskaber. Der bør, som anført i pkt. 9, kræves en kvalificeret modspiller (tilsynsmyndigheden).
• Mangel på ressourcer.
• Service over for virksomhederne, så også positive kommentarer kommer frem. Dialog med virksomheden, der får kopi af kommentarer. Sker altid, hvis der er fejl.
• Det fremmer ikke dialogen med virksomheden offentligt at kommentere deres miljømæssige hængepartier.
• Vi påtænker at indføre en fast procedure.
• Vi har begrænsede ressourcer, og føler, at vi får mere "miljø for pengene" ved at bruge tiden på tilsyn og rådgivning.
• Det er sket, at Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har antaget regnskaber til offentliggørelse uden, at det forinden var sendt til amtet, og disse regnskaber er derfor ikke kommenteret.
• Vi har ikke, jf. loven, pligt til noget og har ikke i amtet ressourcer til opgaven. Det er alene sagsbehandlernes nysgerrighed, der gør, at regnskaberne læses. Vi får ikke meget ud af det (oplysninger).
• Amtet har procedurer for en systematisk gennemgang under overvejelse.

Der er ligeledes stor spredning mellem kommuner og amter på tilbagemeldingen til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. 5 kommuner og 3 amter sender som princip ingen tilbagemelding til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Modsat sender 11 kommuner og 6 amter altid tilbagemelding til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Amterne, som har de fleste virksomheder har, på nær et tilfælde, procedurer for, hvilken tilbagemelding der skal sendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.

De lokale myndigheders kommentarer til de grønne regnskaber offentliggøres samtidig med de grønne regnskaber. Ved gennemgangen af de grønne regnskaber havde vi således mulighed for at danne os et indtryk af kommentarerne. I alt havde 17% af regnskaberne fået en kommentar med på vejen af miljømyndighederne. Den hyppigste kommentar (14%) var en bekræftelse af, at tilsynsmyndigheden havde modtaget regnskabet. Godt 6% af kommentarerne kommenterede regnskaberne. Enten ved at konstatere fejl og mangler eller ved at bekræfte, at der ikke var fejl og mang-ler. Kun 9 regnskaber (knap 2%) havde fået væsentlige bemærkninger fra tilsynsmyndighederne.

I spørgeskemaet kan kommuner og amter uddybe baggrunden for deres sagsbehandlings- og tilbagemeldingsprocedurer.

20 - 25% af kommuner og amter foretrækker at tale med virksomhederne frem for at give tilbagemeldinger til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. 3 amter og 26 kommuner er enige eller helt enige i, at de ikke kommenterer de grønne regnskaber via det offentlige system, men taler med virksomhederne under 4 øjne. 19 kommuner og 2 amter er enige eller helt enige i, at kommentarer til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kan sætte tilliden mellem virksomhederne og tilsynsmyndighederne over styr.

Det er de færreste kommuner og amter, der er enige i, at fejl og mangler i regnskaberne er eller burde være en sag mellem tilsynsmyndighederne og virksomhederne.

Over halvdelen af kommunerne (57%) og 10 amter (71%) er enige eller helt enige i vurderingen af, at offentligheden forventer, at tilsynsmyndighederne har checket regnskaberne.

Selvom lovgivningen ikke kræver, at de lokale tilsynsmyndigheder skal kontrollere regnskaberne føler de fleste sig alligevel moralsk forpligtede til at kontrollere, om regnskaberne stemmer med myndighedernes viden om virksomhederne. (75% af kommunerne og 12 amter (86%)). Der foregår således en noget mere omfattende kontrol med og kommentering af regnskaberne fra tilsynsmyndighedernes side end tilbagemeldingerne til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen umiddelbart giver indtryk af.

9.4 De lokale myndigheders samarbejde med virksomhederne om de grønne regnskaber

De lokale myndigheder kan på forskellig vis tilbyde hjælp til virksomhederne omkring de grønne regnskaber. Hjælpen kan være rådgivning før regnskaberne afleveres eller påmindelser om, at regnskaberne skal afleveres. De fleste har besvaret henvendelser og knap en tredjedel af kommuner og amter har haft yderligere tilbud om hjælp til virksomhederne. De færreste (14%) har systematisk kontrolleret om virksomhederne har afleveret rettidigt. Ligeledes vurderer de færreste, at alle regnskaber er afleveret til tiden, og nogle (12 kommuner og 5 amter) har gjort en indsats for at øge antallet af rettidigt indleverede regnskaber.

Endelig kan myndighederne hjælpe virksomhederne gennem deres tilbagemeldinger. De fleste har dog ingen fast procedure for tilbagemeldinger, og 2 kommuner og et amt giver af princip ingen tilbagemelding til virksomhederne. Langt det mest almindelige tidspunkt for tilbagemeldinger er i forbindelse med det ordinære tilsyn med virksomhederne eller i form af "gode råd" om forbedringer af regnskabet som supplement til tilbagemeldingen til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.

Den mest almindelige kontakt til virksomhederne har været gennem henvendelser fra virksomhederne selv. De fleste kommuner (52) og amter (10) har besvaret henvendelser. Godt 30% har haft et ekstra tilbud - enten i form af et generelt tilbud om individuel rådgivning, holdt orienteringsmøder, lavet særlig vejledning til virksomhederne eller kommenteret det grønne regnskab før indsendelsen til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Kun 4 kommuner eller amter har lavet mere end &eacutet tiltag.

Omkring 10% (8 kommuner og 2 amter) planlægger at gå videre med en særlig service til virksomhederne om de grønne regnskaber.

Vi fik følgende kommentarer til spørgsmålet om hvilken service kommuner og amter tænker på i fremtiden.

• Almene opfordringer til bevidst ressourcetænkning - RT-tanke
• Vi forsøger altid at få virksomhederne til at lave miljøstyring/miljøredegørelse efter Green Networks manual. Større krav end grønne regnskaber.
• Hvis virksomhederne henvender sig angående grønne regnskaber, hjælper vi så meget som muligt.
• Vi vejleder virksomheden, hvis vi får forespørgsler.
• Som nævnt tidligere er det vigtigt for os, at det grønne regnskab kan indgå som &eacuten bestanddel af virksomhedens samlede miljøarbejde. Kravet om regnskab kan være en god løftestang for påbegyndelse af miljøstyring. Indgår især ved miljøgodkendelse og revision af godkendelser.
• Forvaltningen hjælper virksomhederne med miljøredegørelser som, hvis ønsket, kan bruges som grønne regnskaber.
• Information/ samarbejde om grønne regnskaber.
• Kommunen har for støttemidler og i samarbejde med en nabokommune oprettet et rådgivningscenter for miljøstyring i offentlige og private virksomheder. Centret indgår i en dialog med de to virksomheder i kommunen, der er omfattet af loven om grønne regnskaber.
• Særskilt besøg hos virksomheder, der har problemer på området.
• I den faste procedure kommer der til at indgå en opfordring til virksomhederne om at sende et udkast til os, inden de fremsender det til Erhverv- og Selskabsstyrelsen.
• Vi har et 2 årigt projekt i gang i samarbejde med nabokommunen omkring miljørådgivning til virksomhederne. Det drejer sig typisk om energi- og ressourcebesparelser og miljøstyring. Virksomhederne betragter derimod de grønne regnskaber som endnu en administrativ, bureaukratisk byrde.

• Ingen service før amtet får penge fra Staten for at lave arbejdet vedr. grønne regnskaber.
• Som et led i miljønetværk i amtet.
• Tilbud om at anvende grønne regnskaber til bedre produktivitet, minimering af miljøpåvirkninger, implementering af miljøstyring o.s.v.

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen udsender rutinemæssigt en påmindelse til virksomhederne om, at de skal aflevere et grønt regnskab, mens en mindre del af kommuner og amter (14%), som en del af sagsbehandlingen, selv har påtaget sig at kontrollere, om virksomhederne har afleveret et grønt regnskab til tiden.

Det er de færreste kommuner og amter, der vurderer, at alle pligtige virksomheder har afleveret de grønne regnskaber til tiden eller fået udsættelse efter reglerne. 12 kommuner (19%) og 5 amter (29%) har gjort en indsats for at øge antallet af rettidigt indleverede regnskaber. Indsatsen kan f.eks. være at kontakte virksomhederne, at minde dem om reglerne ved besøg, at tilsende dem materiale om grønne regnskaber eller at gøre Erhvervs- og Selskabsstyrelsen opmærksom på manglen.

Tilsynsmyndighederne har ikke pligt til at give virksomhederne en tilbagemelding om det grønne regnskab. Kommentarer efter 4 ugers perioden kan sendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Det er dog forventningen, at "hvis tilsynsmyndigheden gennem det grønne regnskab får indtryk af, at oplysningerne er væsensforskellige fra de oplysninger, tilsynsmyndigheden i forvejen er i besiddelse af, vil tilsynsmyndigheden naturligvis blive nysgerrig. Hvis tilsynsmyndigheden finder, at oplysningerne i det grønne regnskab giver den anledning til at anmode virksomheden om nærmere oplysninger i medfør af miljøbeskyttelsesloven, jf. lovens § 72, stk. 1, må virksomheden forvente at få henvendelse fra tilsynsmyndigheden… Det grønne regnskab bidrager på denne måde til en lettelse i tilsynsmyndighedens opsøgende, aktive tilsyn med virksomhederne." (Se miljø- og energiministerens svar på spørgsmål 57 fra FMPUs behandling af lovforslag L135 i folketinget).

Undersøgelsen viser, at 13 kommuner og 2 amter som princip altid foretager en tilbagemelding til virksomhederne om de grønne regnskaber. 2 kommuner og 1 amt giver som princip ingen tilbagemelding. Mange myndigheder (30 kommuner og 4 amter) har ingen fast procedure. Det skal bemærkes, at myndighedernes kommentar til virksomheden ikke nødvendigvis har samme karakter som tilbagemeldingen til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.

Indholdet af de grønne regnskaber kan diskuteres med virksomhederne ved flere lejligheder. De færreste (6 kommuner og 3 amter) afholder særlige møder. Hvis der gives tilbagemeldinger er det typisk i forbindelse med det almindelige tilsyn med virksomhederne. Det er kun kommuner (15 i alt), som siger, de straks tager kontakt til virksomheden, når der konstateres fejl og mangler.

En kommune nævnte, at kun særlig dårlige virksomheder får kommentarer på det grønne regnskab.

Den meget forskellige praksis hos tilsynsmyndighederne afspejles i de erklæringer fra tilsynsmyndighederne, der er vedlagt de grønne regnskaber. Regnskaber i præcis samme udformning fra koncernafdelinger kan således være kommenteret på mindst tre forskellige måder: Ingen kommentarer vedlagt, fordi den pågældende tilsynsmyndighed som princip ikke kommenterer eller kun kommenterer større fejl og mangler; en overordnet accept af regnskabet, fordi tilsynsmyndigheden som princip kun påtaler meget grove fejl offentligt, men altid giver en tilbagemelding, eller en accept ledsaget af kommentarer til både større og mindre fejl og udeladelser. For den regnskabslæser, som ikke kender praksis for den berørte tilsynsmyndighed, vil der derfor kun undtagelsesvist ud fra kommentarerne kunne konkluderes noget om regnskabets overensstemmelse med tilsynsmyndighedernes viden.

Virksomhederne har også givet kommentarer til dette forhold i interviewene, men de oplever også en variation i miljøsagsbehandlingen på andre områder fra tilsynsmyndighed til tilsynsmyndighed.

Hertil skal lægges, at en del af de oplysninger, som skal indgå i det grønne regnskab, ikke direkte kan henføres til den pågældende tilsynsmyndigheds arbejdsområde. Det gælder forhold som medarbejderinddragelse og arbejdsmiljøforhold, ligesom spildevandsforhold i en række tilfælde sorterer under anden tilsynsmyndighed.

9.5 De grønne regnskaber i tilsynsarbejdet

Bag lovgivningen om de grønne regnskaber ligger en forventning om, at tilsynsmyndighederne kan have nytte af de grønne regnskaber i tilsynsarbejdet.

I Miljøstyrelsens håndbog om grønne regnskaber beskrives det (s. 20), at myndighederne v.hj.a. det grønne regnskab kan få supplerende indblik i virksomheden, hvilket kan føre til dialog om eksempelvis miljøgodkendelsen. Hermed er der mulighed for at opnå et bedre samarbejde om fremtidige vilkårsrevisioner, egenkontrol og myndighedsrapportering.

Videre hedder det (s. 72), at de lokale tilsynsmyndigheder primært interesserer sig for, om virksomheden overholder miljølovgivningens krav og hele tiden bestræber sig på at anvende renere teknologi. Derfor ønsker tilsynsmyndighederne oplysninger om ressourceforvaltning, emissioner, egenkontrol og opfølgning samt risikostyring og beredskab ved miljøuheld. Nogle myndigheder vil også have interesse i en dialog om indholdet af det grønne regnskab. (Miljøstyrelsen, Orientering nr. 9, 1996).

Hovedindtrykket fra undersøgelsen er, at amter og kommuner ikke mener, at de grønne regnskaber giver dem bedre indsigt i virksomhedernes miljøforhold - ej heller bidrager de med nye oplysninger. De grønne regnskaber er dog gode til at åbne dialogen med virksomhederne. Det er indtrykket, at virksomhederne deltager mere aktivt i lokale miljøaktiviteter, end de gjorde tidligere, og de fleste myndigheder har brugt de grønne regnskaber som led i tilsynsarbejdet. Mange kommuner vil bruge de grønne regnskaber i forbindelse med miljøgodkendelserne og i forbindelse med indberetninger. Det vil knap så mange amter. Amterne mener ikke, at de grønne regnskaber har den store betydning i forbindelse med myndighedsarbejdet over for virksomhederne - kommunerne tillægger dem lidt større betydning.

Omkring hver tredje kommune (22) og et amt er enige eller helt enige i, at de grønne regnskaber giver en bedre indsigt i virksomhedernes produkter, processer og miljøbelastninger. Flertallet er uenige. Til gengæld har en større andel af amterne (i alt 6) og den største del af kommunerne (78%) udtrykt, at de er enige i, at de grønne regnskaber er gode til at åbne dialogen med virksomhederne. Kun 2 amter og omkring 40% af kommunerne er enige i, at de grønne regnskaber ofte giver anledning til ønsker om supplerende miljøoplysning eller supplerende krav.

Regnskabernes værdi for tilsynsmyndighederne ligger tilsyneladende primært i, at de ofte får en bedre dialog med virksomhederne.

Hvori ligger dialogen med virksomhederne? De fleste amter (8) har ikke oplevet, at virksomhederne har været interesserede i at samarbejde med forvaltningen om de grønne regnskaber. Indtrykket er mere positivt i kommunerne, hvor knap halvdelen har oplevet virksomheder, der har været interesserede i et samarbejde.

Det er særligt kommunerne, der ser virksomhederne som lydhøre over for forvaltningens forslag til forbedringer og ændringer, men også 5 amter har tilsyneladende haft en positiv dialog. Både amter (7) og de fleste kommuner (godt 78%) oplever, at virksomhederne nu deltager mere aktivt i de lokale miljøaktiviteter, som kommunen eller amtet iværksætter.

Der er stor forskel mellem kommuner og amter på, om de grønne regnskaber bliver brugt i forbindelse med tilsynsarbejdet. Knap 70% af kommunerne angiver, at de bruger de grønne regnskaber i tilsynsarbejdet, mens kun 4 amter ofte bruger de grønne regnskaber. Ved at spørge til, hvornår tilsynsmyndighederne sidst har brugt de grønne regnskaber, har vi forsøgt at danne os et indtryk af hyppigheden. Blandt kommunerne har knap 3% ikke svaret, knap 8% ved det ikke og godt 9% svarer, at de aldrig har brugt de grønne regnskaber. Resten - knap 80% - har brugt et grønt regnskab i 1998 eller 1999. 3 amter ved ikke, om det grønne regnskab er blevet brugt, men 12 amter svarer, at de har brugt de grønne regnskaber i tilsynsarbejdet i 1998 eller 1999.

Over halvdelen af kommunerne og 3 amter har brugt eller vil bruge de grønne regnskaber i forbindelse med udarbejdelsen af miljøgodkendelserne - og knap halvdelen af kommunerne og amterne ser muligheder i brugen af de grønne regnskaber i forbindelse med indberetninger, herunder egenkontrol.

Af andre punkter er nævnt f.eks. kontrol af emissioner ved tilsyn. En kommentar til spørgsmålet var, at i den nuværende standard kan de grønne regnskaber ikke anvendes, men der ses en mulighed for det, hvis der sker en kvalitetsforbedring. En tilsynsmyndighed har brugt de grønne regnskaber i et projekt om dataforenkling af afrapporteringen fra virksomhederne. De grønne regnskaber er endelig blevet brugt til indbyrdes præsentation af status og visioner.

Virksomhederne og myndighederne har haft mulighed for at bruge de grønne regnskaber i forbindelse med afrapporteringen om miljøforhold og egen kontrol. Kun et amt er enig i, at afrapporteringen er blevet styrket i den forbindelse, mens 20 kommuner er enige eller helt enige. I forhold til myndighedsarbejdet er 9 amter og 22 kommuner enige eller helt enige i, at de grønne regnskaber er uden betydning for myndighedsarbejdet (set i lyset af konsekvenser for medarbejderne i amtet).

Det er i øvrigt de færreste kommuner (11) og amter (2), der angiver, at de har omtalt de grønne regnskaber i forbindelse med den årlige indsendelse af beretning til Miljøstyrelsen om tilsyn med virksomhederne.

9.6 Administrationen af de grønne regnskaber

i har set på, hvordan de lokale tilsynsmyndigheder har tilrettelagt deres sagsbehandling omkring de grønne regnskaber og på arbejdsbelastningen hos myndighederne. Endelig har vi præsenteret de lokale myndigheder for en række udsagn om konsekvenserne af de grønne regnskaber for sagsbehandlingen.

Hovedindtrykket fra undersøgelsen er, at de grønne regnskaber har været uden større betydning for arbejdsmængden i kommuner og amter. En del af kommunerne forventer dog en lidt større arbejdsbyrde i fremtiden - de fleste forventer dog en uændret belastning. I alt bruger kommunerne samlet formentlig omkring 0,7 årsværk og amterne 1,9 årsværk på de grønne regnskaber. Dertil skal lægges omkring 0,4 årsværk for de frivillige regnskaber. Det giver omkring 3 årsværk for amter og kommuner totalt set. Beregningen bygger dog kun på et enkelt spørgsmål og må tages med forbehold. Omkring en tredjedel af amterne og over halvdelen af kommunerne synes det er en lettelse, at virksomhederne beskæftiger sig med de grønne regnskaber.

Næsten samtlige amter (13), og en mindre del af kommunerne (10 eller godt 15%) har vedtaget en fast rutine for behandling af de grønne regnskaber. Forskellen hænger sandsynligvis sammen med det lille antal pligtige virksomheder hos den enkelte kommune. 40% af kommunerne har ikke svaret på eller ved ikke, hvem, der har godkendt proceduren for sagsbehandlingen. For langt de fleste (knap 57%) af kommunerne og for 8 amter har det været en ren administrativ beslutning, hvordan sagsbehandlingen bør være. I 2 kommuner og 2 amter har der været politisk indflydelse på tilrettelæggelsen. I 4 amter er proceduren for behandlingen af de grønne regnskaber et rent politisk anliggende.

Ingen lokale myndigheder har følt en væsentlig øget arbejdsmængde ved de grønne regnskaber, men næsten alle amterne og 14 kommuner mener dog, at arbejdsmængden er noget øget. Når andelen er mindre blandt kommuner er forklaringen sandsynligvis, at kommunerne fører tilsyn med færre virksomheder end amterne. De fleste kommuner (2 ud af 3) mener, at arbejdsmængden har været uændret.

I fremtiden forventer 18 kommuner (godt 27%) og et enkelt amt, at arbejdsmængden vil blive væsentligt større.

Kommuner og amter blev i spørgeskemaet bedt om at skønne, hvor lang tid forvaltningen i gennemsnit bruger på et grønt regnskab - alt iberegnet. Det sidste regnskab, som forvaltningen gennemgik, blev der i gennemsnit brugt knap 2,8 timer på i kommunerne og 4,2 timer i amterne. Kommunerne bruger i gennemsnit godt 3 timer pr. regnskab, mens amterne i gennemsnit bruger godt 4,25 timer.

Hvis et årsværk sættes til 1600 timer betyder det, at med 703 virksomheder i amterne og 394 virksomheder i kommunerne, anvendes omkring 0,7 årsværk i kommunerne tilsammen og 1,9 årsværk i amterne tilsammen. Dertil skal lægges de frivillige regnskaber med omkring 0,4 årsværk (ved gennemsnit på 3,5 timer for amter og kommuner). Tidsforbruget ved de frivillige regnskaber er muligvis overvurderet, da regnskaberne ikke tilsendes til de lokale tilsynsmyndigheder. Tilsammen bliver det i alt omkring 3 årsværk til de grønne regnskaber i amter og kommuner. Beregningen bygger dog kun på et enkelt spørgsmål, og må derfor tages med forbehold.

Kommuner og amter har gennem spørgeskemaet kunne pege på forhold, der har gjort arbejdsmængden større eller mindre. Resultatet er blandet. Det er især kommunerne, der har fundet lettelser i forbindelse med de grønne regnskaber, hvorimod langt de færreste amter kan få øje på lettelser.

4 amter er enige i, at tilsynsarbejdet er lettere fordi virksomhedernes egen viden om miljøforhold er blevet forbedret, og 6 amter er enige i, at tilsynsarbejdet er lettere, fordi virksomhedernes motivation er blevet forbedret. Tilbage står, at de fleste amter er uenige i, at tilsynsarbejdet er blevet lettere. Derimod er de fleste amter (11) enige om, at de grønne regnskaber blot har skabt ekstra arbejde, og at de grønne regnskaber i øvrigt er uden betydning for myndighedsarbejdet. Dog er kun et amt enig i, at forvaltningens tidsforbrug til kontakt med borgerne om konkrete virksomheders miljøarbejde er øget.

For kommunerne er billedet noget anderledes. Kommunerne er enige eller helt enige i, at tilsynsarbejdet er blevet lettere, fordi virksomhedernes viden om egne forhold er forbedret (37 kommuner), fordi kommunernes viden om virksomhedernes miljøforhold er blevet bedre (21 kommuner), fordi virksomhedernes motivation er blevet forbedret (33 kommuner). 35 kommuner er uenige eller helt uenige i, at de grønne regnskaber er uden betydning. Ligesom amterne er de færreste kommuner enige i, at forvaltningernes tidsforbrug til kontakt med borgerne om konkrete virksomheders miljøarbejde er øget.

9.7 Myndighedernes samarbejde med centrale myndigheder

De lokale myndigheder er blevet bedt om at vurdere administrationen af de grønne regnskaber i forhold til hhv. Miljøstyrelsen og Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.

Hovedindtrykket er, at kommuner og amter i et vist omfang føler, de har manglet information om sagsbehandling og de grønne regnskaber generelt. Næsten alle amter og de fleste kommuner er enige i, at det ville være mere hensigtsmæssigt, hvis de lokale tilsynsmyndigheder traf afgørelse om fejl og mangler i første instans, da de har det nærmeste kendskab til virksomhederne.

Der tegner sig et billede af, at de lokale myndigheder i noget omfang har manglet information om de grønne regnskaber og om sagsbehandlingen i den forbindelse. Det er dog de lokale myndigheders indtryk, at Miljøstyrelsens procedurer omkring ansøgning om udsættelse og opfølgning har fungeret godt. Næsten alle amter og godt 60% af kommunerne har været enige eller meget enige i, at det ville være mere hensigtsmæssigt, hvis de selv kunne træffe afgørelser om fejl og mangler i de grønne regnskaber, fordi de kender forholdene på virksomhederne. I forhold til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen er halvdelen af amterne og flertallet af kommunerne enige i, at kommunikationen med Erhvervs- og Selskabsstyrelsen om bemærkningerne har fungeret tilfredsstillende.

På punkterne omkring Miljøstyrelsens information om de grønne regnskaber og informationen om sagsbehandlingen er mange lokale tilsynsmyndigheder uenige i, at informationen om de grønne regnskaber og den konkrete sagsbehandling har været god. Det er dog et spørgsmål, der deler myndighederne. De fleste amter (9 af 10) er enige i, at procedurerne omkring ansøgning om udsættelse og opfølgning har fungeret godt. Et flertal blandt besvarelserne fra kommunerne (27 enige og me

Et flertal af amter (alle 12 besvarelser) og 40 kommuner (godt 60%) er enige eller meget enige i, at det ville være mere hensigtsmæssigt, hvis tilsynsmyndigheden træffer afgørelserne i første instans om fejl og mangler i det grønne regnskab, fordi de kender forholdene på virksomheden. En del amter er meget utilfredse med samspillet med Miljøstyrelsen vedrørende afgørelser om indeksering. Bl.a. er nævnt, at der ikke er sket afgørelse af tidligere års regnskab, før næste års regnskab modtages.

De fleste amter (8) og kommuner (38 eller 58%) er uenige eller meget uenige i, at den generelle information og vejledning om Erhverv- og Selskabsstyrelsens rolle i de grønne regnskaber har været god. Et flertal er dog enig i, at kommunikationen vedr. fremsættelse af bemærkninger har fungeret tilfredsstillende. Det er 3 amter og 3 kommuner dog meget uenige i.

De fleste amter (9 ud af 11 besvarelser) er enige eller meget enige i vurderingen af, at virksomhederne ikke har kunnet forstå procedurerne og de forskellige instansers rolle. Det omvendte billede tegner sig hos kommunerne, hvor kun 23 er meget enige eller enige mod 28 uenige eller meget uenige.

9.8 Myndighedernes indtryk af interessen for de grønne regnskaber

 Den officielle kanal for indsamling og offentliggørelse af grønne regnskaber er Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. De lokale miljømyndigheder kan dog være et sted, hvor offentligheden kan henvende sig om de grønne regnskaber. Vi har derfor undersøgt, om tilsynsmyndighederne oplever en efterspørgsel efter grønne regnskaber i lokalområdet.

Hovedindtrykket er, at der ikke i noget videre omfang har været efterspørgsel efter de grønne regnskaber hos de lokale myndigheder.

For at få et indtryk af antallet af henvendelser har vi spurgt om, hvor mange grønne regnskaber forvaltningen selv har udleveret den sidste måned. Knap 97% af kommunerne og 11 amter har ikke udleveret noget grønt regnskab. En kommune har udleveret 25 og en anden 3. Et amt har udleveret et regnskab (2 amter og 6 kommuner har ikke besvaret spørgsmålet).

Vi har endvidere spurgt de lokale myndigheder om deres indtryk af, hvem der har henvendt sig det sidste halve år. Langt de fleste kommuner og amter har ikke haft nogen henvendelser og gruppen af studerende og forskere samt elever og skoler står for langt den største efterspørgsel.

9.9 Konklusioner

Tema 1 - Opfyldelse af lovgivningens og bekendtgørelsens krav

De lokale myndigheder har ikke pligt til at kontrollere de grønne regnskaber, men de fleste føler sig moralsk forpligtigede. Der er stor forskel mellem myndighederne på, hvor grundigt de grønne regnskaber behandles og på, hvilke procedurer, der er fastsat for kommentering til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Enkelte kommenterer af princip ikke, og lidt flere kommenterer som princip altid. Det er dog halvdelen af amterne, der som princip altid kommenterer. De fleste har ingen fast procedure eller giver kun tilbagemelding, hvis der findes fejl og mangler. De færreste har kontrolleret om virksomhederne opfylder lovens krav og afleverer grønne regnskaber, og de færreste har gjort en indsats for at øge antallet af rettidigt afleverede regnskaber - selv om det er en almindelig vurdering, at ikke alle regnskaber afleveres til tiden.

Mellem 20% og 25% af tilsynsmyndighederne taler helst med virksomhederne under fire øjne frem for at fremsende kommentarer til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. 2 amter og 19 kommuner mener, at kommentarer kan sætte tilliden over styr.

Konklusionerne ligger i forlængelse af undersøgelsen fra BDO Scanrevision (BDO; 1998), som peger på en stor forskel i de lokale myndigheders håndtering af de grønne regnskaber. Konsekvensen er dels, at der offentliggøres grønne regnskaber med væsentlige fejl og mangler, og det kan give skår i de grønne regnskabers troværdighed. En anden konsekvens er, at myndighedernes krav til virksomhederne og opmærksomhed over for de grønne regnskaber er uensartet alt efter virksomhedernes geografiske placering.

Tema 2 - Information til interessenter

De lokale myndigheder kunne være et naturligt sted for borgerne og interesserede grupper at henvende sig for at få udleveret de grønne regnskaber. Antallet af henvendelser har været forsvindende. 97% af kommunerne og 11 amter har ikke udleveret grønne regnskaber det sidste halve år. De få henvendelser, der har været har overvejende været fra elever og studerende eller deres lærer.

Tema 3 - Virksomhedernes egen anvendelse af de grønne regnskaber

De lokale myndigheder kan på forskellig måde tilbyde hjælp til virksomhederne omkring de grønne regnskaber. Langt de fleste har besvaret henvendelser fra virksomhederne, og det er almindeligt at tage udgangspunkt i det grønne regnskab i forbindelse med tilsynet. Det er myndighedernes indtryk, at virksomhederne deltager mere aktivt i initiativer, som myndighederne tager, end de gjorde tidligere, og det er delvist erfaringen, at virksomhederne er blevet mere lydhøre overfor forvaltningernes forslag til forbedringer og ændringer.

Tema 4 - Økonomiske og administrative konsekvenser

De grønne regnskaber har ikke haft den store betydning for arbejdsmængden hos de lokale tilsynsmyndigheder. En forsigtig beregning viser, at der samlet set har været anvendt omkring 3 årsværk på de grønne regnskaber. Beregningen baserer sig på myndighedernes vurdering af det gennemsnitlige tidsforbrug forbundet med hvert enkelt grønt regnskab.

Fordele og ulemper for forvaltningen er et broget billede. På den ene side kan de lokale myndigheder se lettelser i arbejdet med virksomhederne, men på den anden side er der tale ekstra arbejde, fordi de øvrige myndighedsopgaver ikke er blevet lettere eller færre.

Næsten alle amter og flertallet af kommuner er i øvrigt enige i, at det ville være mere hensigtsmæssigt, hvis tilsynsmyndigheden i første instans træffer afgørelserne om fejl og mangler i det grønne regnskab, fordi de kender forholdene på virksomhederne.

Tema 5 - Samspil med øvrige miljøpolitiske initiativer

De grønne regnskaber bliver på nogle områder brugt i forbindelse med tilsynsarbejdet - men alligevel bliver de ikke tillagt den store betydning. De lokale myndigheders vurdering er typisk, at de grønne regnskaber ikke giver myndighederne bedre indsigt i virksomhedernes miljøforhold eller bringer nye oplysninger. Dog er de grønne regnskaber gode som dialog-åbnere i forbindelse med tilsynet - langt de fleste har brugt de grønne regnskaber i forbindelse med tilsynet. Halvdelen af kommunerne, men kun 3 amter har benyttet eller planlægger at benytte de grønne regnskaber ved udarbejdelsen af miljøgodkendelser. Omkring halvdelen af myndighederne har benyttet eller planlægger at benytte de grønne regnskaber i forbindelse med indberetninger og egenkontrol.