Miljødialog med kollegaer

7. Hvordan kan du tilrettelægge dialogen i løbet af projektet?

Undervejs i udførelsen af miljøprojekter, kommer der nye udfordringer, som skal løses. Da gennemførelsen af miljøprojekter ofte kræver en aktiv deltagelse af flere forskellige kollegaer og afdelinger, fx udvikling, indkøb, produktion og salg, bliver dialog med de involverede et vigtigt middel til succesfuld gennemførelse.

7.1 Sørg for at alle kender de konkrete mål for projektet

Mange virksomheder og organisationer har i dag en miljøpolitik, hvor de gør rede for deres holdninger til miljøet. I forbindelse med den interne dialog er det lige så vigtigt at få miljøpolitikken brudt op i konkrete mål og handlingsplaner, så det bliver nærværende og realistisk i forhold til dagligdagen, hvor hver enkelt kender og forstår sit ansvar. Resultatet heraf bør naturligvis formidles til alle kollegaer på et gå-hjem møde eller lignende.

I forbindelse med et konkret projekt er det også vigtigt at få formidlet, hvordan projektet passer ind i mål og handlingsplaner.

Fortæl alle de involverede, hvad du forventer af dem. Sørg for at gennemgå alle faser. Fortæl, hvad der skal ske, uddyb konsekvenserne heraf (hvad bliver forskelligt fra nu, hvor kommer der ændringer), hvem bliver involveret i hvad, hvornår. Det kan fx være på et møde, hvor projektplanen gennemgås.

7.2 Tilpas undervisning til delopgaverne 

Bortset fra generel viden om virksomhedens miljøpåvirkninger og -politik bør emnerne i undervisningen passe til hvert enkelt miljømål inden for den del af virksomheden, som kollegaerne kommer fra. Undervisningen skal være så konkret, at den enkelte med det samme kan omsætte den nye viden i praksis.

Et problem i miljøarbejdet kan være manglende forståelse fra de kollegaer, som mener, at deres arbejde ikke påvirker miljøet særlig meget. Over for denne gruppe gælder det om at finde de rigtige emner og formuleringer.

Miljøspørgsmål er meget komplekse. Så hvis dine kollegaer skal kunne huske den undervisning, som de modtager, må underviseren koncentrere sig om få, vigtige spørgsmål og gå i dybden med dem på en letforståelig måde. Undervisningen bør ske i små grupper og i korte forløb. 

Du kan også lade de mest motiverede kollegaer fra de forskellige afdelinger bidrage til undervisningen af deres kollegaer med gode eksempler. Det kan være kollegaer, som i diskussioner eller i form af forslag eller lignende har vist deres engagement.

Det kan også være en god ide at lade skeptiske ledere og mellemledere stå for en del af undervisningen. Dermed får de et ansvar og en plads i projektet, hvilket ofte kan være det, der skal til for at overvinde en skepsis eller anden barriere.

7.3 Lad kollegaerne selv formulere procedurer og instrukser

Hvis I allerede er i gang med et miljøledelsesprojekt, står I over for at skulle skrive en lang række procedurer og instruktioner.

Procedurerne beskriver en række tværgående aktiviteter, som oftest vedrører miljøchefen og andre funktionschefer samt ledelsen. Der vil være behov for en dialog omkring indholdet af disse procedurer, og det er derfor en god idé at få skabt et forum, hvor alle udkast til procedurerne kan diskuteres.

Instruktionerne er konkrete handlingsanvisninger på, hvordan en daglig driftsopgave skal udføres og berører oftest kollegaerne i produktionen. Hvis instruktioner skal virke, bør de beskrive en arbejdssituation, som kollegaerne kan genkende og acceptere. Hvis de selv har lyst til at skrive instruktionerne, er det den bedste løsning, men ikke alle kollegaer bryder sig om at skrive. Dem kan du interviewe om arbejdsgangen og efterfølgende skrive instruktionen.

Det er vigtigt, at instruktioner er tilgængelige, der hvor arbejdet foregår, og at de bliver fulgt. Derudover bør du være opmærksom på, at lange tekster og ordvalg kan være en barriere i sig selv. Derfor er flow-diagrammer, der beskriver en arbejdsgang i de enkelte trin i både procedurer og instruktioner, ofte en god idé. Det giver overblik og kan være en lettelse for de kollegaer, der ikke læser så meget.

7.4 Sørg for information undervejs til de øvrige

Hvis projektet kører over lang tid, er der behov for, at delresultater og projektets fremdrift bliver formidlet. Selvom der kan være mange involverede i projektet, vil der også være nogle, som ikke er med, men som formentlig er blevet orienteret om, at projektet er gået i gang.
Det vil være motiverende for både de involverede og de øvrige, hvis det er muligt at præsentere gode delresultater undervejs. Derfor skal I fortælle om projektets udvikling, hver gang I når en milepæl.

7.5 Forbered resten af organisationen på ændringer

Når et projekt er gennemført, er det vigtigt at fejre resultatet. Men for nogle kan det også betyde ændringer i dagligdagen som følge af resultatet. Hvis I fx indfører et miljøledelsessystem vil et synligt resultat være en miljøhåndbog med procedurer og instruktioner, som alle nu skal følge i hverdagen. Der vil være en del, som har været med til at udarbejde hele eller dele af håndbogen, mens andre ikke har set den før.

For ikke at løbe ind i modstand, er det vigtigt at få introduceret de nye rutiner på den rigtige måde, som giver kollegaerne mulighed for at stille spørgsmål og få svar på ting, de ikke forstår.

Introduktionsformen skal naturligvis afhænge af de nye rutiner, der skal indlæres. En tommelfingerregel siger, at jo mere konkret indlæringen foregår, desto bedre virker den. Sidemandsoplæring eller on-the-job træning er meget effektivt, mens indlæring under seminarer uden for virksomheden lettere glemmes.
Hvis din virksomhed er relativt stor og er organiseret i flere niveauer, bør du indføre et system for, hvordan viden kan spredes i hele organisationen. En metode kan være, at du som miljøansvarlig fx introducerer en række ændrede rutiner til chefgruppen. Disse går videre til næste led i organisationen og gennemgår de samme ændrede rutiner, men med særlig vægt på de ting, som er relevante for denne gruppe. Denne gruppe kan så igen præsentere rutinerne for næste led osv. Når din kollega ved, at vedkommende selv skal præsentere denne viden videre for en række andre kollegaer, betyder det, at der bliver lyttet mere efter. Fx kan en lang procedure på 5 sider om ekstern kommunikation om miljøforhold på ledelsesniveau være en længere gennemgang af alle aspekter, mens budskabet over for personalet i produktionen kan være meget simpelt: ”Alle henvendelser fra omverdenen vedrørende miljø skal tilgå miljøchefen”.