Miljøspecifikationer for elektroniske tele- og dataprodukter
4. Den elektroniske indkøbshåndbog
4.1 Formålet med den elektroniske indkøbshåndbog
Den elektroniske indkøbshåndbog er et web-baseret IT system, som har til formål at:
 | Vejlede indkøbere i grønt indkøb af teleprodukter. |
| Holde styr på indkomne spørgeskemaer i en fælles database. |
| Facilitere elektroniske besvarelser via Internettet. |
| Foretage automatisk scoring af de indkomne besvarelser. |
| Præsentere scoringsresultater på en overskuelig form. |
| Facilitere at flere indkøbere kan arbejde med det samme system. |
4.2 Hvad er den elektroniske indkøbshåndbog?
For at opfylde ovenstående formål, er den elektroniske indkøbshåndbog lavet som en centralt placeret multi-bruger web-applikation, som er tilgængelig via Internettet for både Tele Danmarks indkøbere og såkaldte Product Managers (PM'erne beslutter hvilke produkter, der skal indkøbes), samt for de nøglepersoner hos leverandørerne eller producenterne, som skal forestå besvarelsen af spørgeskemaet. Mange leverandører eller producenter findes udenfor Danmark, og indkøbshåndbogen er derfor lavet, så der kan vælges mellem en dansksproget og en engelsksproget brugerflade, men dog med en fælles lagring af besvarelser i begge sprog.
Indkøbshåndbogen indeholder et udførligt uddannelsesmateriale (se kapitel 5), som er udformet både til brug som opslagsværk, og som et kursusmateriale til et introduktionskursus. Udover uddannelsesmaterialet, som er rettet mod forståelse af baggrunden for systemet, indeholder indkøbshåndbogen yderligere en vejledning til fyldelse af spørgeskemaet. Denne vejledning er primært rettet mod producenter og leverandører i forbindelse med besvarelse af spørgeskemaet, og findes på både dansk og engelsk.
Indkomne spørgeskemaer lagres i en database, som er inddelt i fire segmenter, svarende til de fire produkttyper, som er dækket af systemet: Fastnettelefoner, mobiltelefoner, trådløse telefoner og telefax-maskiner.
Besvarelsen af spørgeskemaet kan udføres via Internettet, idet producenten eller leverandøren kan klikke sig ind på en brugerflade hvor spørgeskemaet kan udfyldes. Herved opnås formentlig væsentlige besparelser af tid og penge, samtidig med at det bliver let og operationelt for producent eller leverandør at udfylde skemaet. Producentens og leverandørens adgang til systemet er styret af brugernavn og adgangskode. Det er naturligvis også muligt for indkøberen at printe og fremsende en papirversion af spørgeskemaet, således at besvarelsen sker manuelt. Dette vil dog udover papirarbejdet kræve at besvarelsen lagres manuelt i databasen.
Produkter, for hvilke der findes besvarelser i databasen, miljøvurderes indbyrdes indenfor en specifik produkttype med den automatiske scorefunktion, som udfører scoring i henhold til scoresystemet, som blev beskrevet i kapitel 3. Det er muligt at ændre i scoresystemets vægtninger og prioriteringer, men dog ikke i dets opbygning, da denne jo svarer nøje til opbygningen af spørgeskemaet. Men det er altså muligt i fremtiden at indlægge anderledes prioriteringer af de enkelte delspørgsmål og de enkelte delskemaer.
Resultatet af scoringen vises for indkøber og systemadministrator (hos Tele Danmark sandsynligvis en Product Manager), men ikke for producent eller leverandør. En ny scoring kan udføres for den pågældende produkttype hver gang et nyt produkts besvarelse lægges i databasen.
Da systemet er en centralt placeret web-applikation, kan flere indkøbere og PM'ere arbejde med systemet samtidig. Dette har naturlige praktiske og organisatoriske fordele.
4.3 Den elektroniske indkøbshåndbogs skærmbilleder
4.3.1 Login menuer
Systemet har tre brugerniveauer: Man kan logge på som leverandør/producent, som indkøber og som systemadministrator. Login forgår vha. brugernavn og adgangskode, som tildeles af systemadministratoren. Login skærmbilledet findes på Internettet under den aktuelle Internet-adresse, som en ny brugervirksomhed kan vælge når den får systemet. Login skærmbilledet ser således ud:
Leverandører og producenter har adgang til at udfylde og indsende spørgeskemaer, samt til at læse i vejledningen til udfyldelse af spørgeskemaer. Ved login som leverandør/producent kommer dette skærmbillede:
Indkøbere har den samme adgang, som leverandører/producenter, samt adgang til at foretage scoring af en produktkategori, og at vise og redigere eksisterende besvarelser. Login billedet for indkøbere ser således ud:
Dette skærmbillede viser direkte den såkaldte scoreliste, som viser den eksisterende rangordningen indenfor de fire produktgrupper som følge af den sidst foretagne scoring.
Systemadministratorer har fuld adgang til systemet, hvilket udover det ovenstående vil sige adgang til at slette produkter i databasen, adgang til at oprette nye brugere på alle brugerniveauer, samt adgang til at ændre i vægtningen i scoresystemet. Systemadministratorers login skærmbillede ser således ud:
4.3.2 Spørgeskema
Alle brugere har adgang til at udfylde og indsende et spørgeskema. Der opnås adgang til et tomt spørgeskema ved at trykke på teksten "Udfyld spørgeskema":
Dette skærmbillede viser starten af spørgeskemaet, som så kan udfyldes. Skemaet indsendes ved at trykke på knappen "Send spørgeskema" i bunden af skemaet.
4.3.3 Scoring
Scoringen foretages ved tryk på knappen "Beregn score", hvorefter følgende skærmbillede kommer frem:
En produktkategori vælges i drop-down menuen, og der trykkes på knappen "Beregn Score". Resultatet af scoringen kan ses ved at trykke på "Gå til scoreliste for at se resultatet".
Herved fremkommer skærmbilledet med scorelisten, som vist tidligere. Man kan så dykke ned i scorelisten ved at trykke på den pågældende produktkategori, f.eks. på "Mobiltelefoner":
Her ses så den detaljerede scoreliste, hvor også den relative score og diverse redigeringstaster er tilgængelige.
4.3.4 Redigering og sletning af spørgeskema
På skærmbilledet lige ovenfor ses systemadministratorens detaljerede scoreliste. Systemadminstratoren har adgang til at slette en besvarelse, hvis f.eks. produktet ikke længere er i handel. Både systemadministrator og indkøber kan redigere i de indkomne besvarelser, som det også ses i skærmbilledet. Dette kan blive aktuelt hvis f.eks. et spørgeskema er ukorrekt besvaret.
4.3.5 Brugeradministration
Systemadministrator opretter systemets brugere på alle brugerniveauer. Dette sker ved tryk på knappen "Brugere". Herved fremkommer skærmbilledet øverst på næste side, som lister de eksisterende brugere, sammen med en række facts om brugerne. Systemadministrator kan både oprette nye brugere, redigere brugere og slette brugere. Det er kun systemadministrator, som kan kontrollere brugerskaren.
Hvis en ny bruger skal oprettes, trykkes på knappen "Opret bruger", og skærmbilledet nederst på næste side fremkommer. Her udfyldes facts om den nye bruger, og brugeren oprettes ved tryk på knappen "Opret". Den nye bruger tildeles bl.a. brugernavn og adgangskode. Så skulle den nye bruger være at finde i brugeroversigten.
4.4 Systemkrav
Den elektroniske indkøbshåndbog har følgende systemkrav:
Krav til servere
| En server installeret med Internet Information Server 4.0 eller 5.0 med 50Mb ledig diskplads. |
| Nyeste version af Microsoft Data Access Components installeret på webserveren. |
| En server installeret med Microsoft SQL Server 7.0 og med 50 Mb ledig diskplads (kan installeres på samme server som IIS) |
| Backupsystem til backup af data på SQL server og IIS server. |
| SQL serveren skal være konfigureret og placeret i netværk, således at databasekald til serveren kan foretages fra IIS. |
| Hvis elektroniske spørgeskemaer skal kunne indtastes af eksterne leverandører, skal IIS-serveren være placeret i netværket, så der er ekstern internetadgang til den. |
Krav til klienter
| Internet Explorer 4.0 eller nyere (IE 5.0 er bedst). |