| Indhold |

Arbejdsrapport fra Miljøstyrelsen nr.5 , 2001

Offentlige grønne indkøb

Resultater af spørgeskemaundersøgelse

Indholdsfortegnelse

Bilag A
Bilag B
Bilag C

Forord

Følgende analyse af grønne indkøb i den offentlige sektor bygger på en spørgeskemaundersøgelse foretaget blandt 275 kommuner, 14 amter, 20 departementer og 100 statslige institutioner. Undersøgelsen er gennemført medio 2000.

Spørgeskemaundersøgelsen er en del af et større projekt om dokumentation af offentlige grønne indkøb¹, som koordinationsgruppen for offentlige grønne indkøb udbød ultimo 1999. KPMG udfører projektet og den samlede afrapportering vil finde sted ultimo 2000.

Selve rapporten er bygget op således, at kapitel 2 er et resumé af undersøgelsens resultater, der opsamler de væsentligste konklusioner.

Kapitel 3 er en kort gennemgang af konklusionerne fra de tidligere faser i projektet, fremgangsmåde for udvikling af spørgeskemaet samt hvilke væsentlige usikkerhedsmomenter, der er i undersøgelsen.

Kapitel 4 er selve undersøgelsens resultater, hvor hver enkelt spørgsmål og besvarelse heraf bliver kommenteret og fortolket, herunder væsentlige forskelle i besvarelserne mellem stat, amt og kommune.

Bilag 1 er en oversigt over udbredelsen af tiltag m.v. for at fremme grønne indkøb.

Bilag 2 er vejledning til at udfylde spørgeskemaet.

Bilag 3 er de tre spørgeskemaer.

¹ Koordinationsgruppen for offentlige grønne indkøb består af Miljø- og Energiministeriet, Kommunernes Landsforening, Amtsrådsforeningen, Frederiksberg Kommune og Københavns Kommune

Sammenfatning og konklusioner

Denne spørgeskemaundersøgelse er en del af et større projekt om dokumentation af offentlige grønne indkøb, som Koordinationsgruppen² for offentlige grønne indkøb har bedt KPMG om at udføre. Dette resumé omhandler alene resultaterne fra spørgeskemaundersøgelsen. Formålet med hele projektet er at udvikle enkle og ubureaukratiske værktøjer til dokumentation af fremdriften i de offentlige grønne indkøb. Spørgeskemaet skal blandt andet give en status over offentlige grønne indkøb og e-handel i det offentlige samt afprøves som værktøj.

Spørgeskemaet er sendt til 275 kommuner, 14 amter, 20 departementer og 100 statslige institutioner. Undersøgelsen er gennemført medio 2000. Svarprocenten på spørgeskemaundersøgelsen vurderes som værende tilfredsstillende, idet 92% af amterne, 77% af kommunerne og 82% af staten har svaret.

Undersøgelsen giver et øjebliksbillede af stat, amt og kommuners indsats med hensyn til grønne indkøb, men siger ikke noget om fremdriften. Derfor kan denne undersøgelse ikke stå alene, hvis man vil vurdere fremdriften i offentlige grønne indkøb. Dokumentation for fremdriften i de offentlige grønne indkøb opnås først, når undersøgelsen er gennemført nogle gange, og det derefter er muligt at vurdere udviklingen.

I undersøgelsen er der spurgt til de generelle/organisatoriske tiltag, som de offentlige enheder kan gøre brug af for at sikre grønne indkøb, såsom at enheden har en indkøbspolitik, om den er formidlet til underliggende forvaltninger og institutioner, og om der bliver fulgt op på den. Der er ligeledes spurgt til den adfærd, som udvises i den enkelte indkøbssituation, lige fra intentionerne bag indkøbene til, hvilke værktøjer der anvendes til at indhente grøn viden om varer og tjenesteydelser. De offentlige enheder er også blevet bedt om at give en vurdering af omfanget af deres grønne indkøb samt hvor langt de er med at implementere koordinationsgruppens indsatsområder. Til sidst er der nogle få spørgsmål om e-handel, dels om hvor langt de er med e-handel, dels om deres planer og intentioner i fremtiden. Det er et interessant område at få belyst, idet e-handel kan være med til at tilvejebringe systematisk dokumentation om grønne indkøb i fremtiden.

Generelle tiltag til fremme af grønne indkøb

Godt halvdelen af kommunerne har svaret, at de er i gang med at udarbejde en nedskreven grøn indkøbspolitik eller allerede har en. Det samme gør sig gældende for to ud af tre statslige enheder og elleve ud af tretten amter. Dem, der har en grøn indkøbspolitik, har for en stor dels vedkommende informeret om den til underliggende forvaltninger og institutioner eller er i gang. Lidt over halvdelen af de forespurgte er i gang med eller har fulgt op på, om de underliggende forvaltninger og institutioner efterlever den grønne indkøbspolitik. I de forespurgte offentlige enheder er der færre, der er i gang med at få udarbejdet handlingsplaner, og antallet af handlingsplaner er færre end antallet af indkøbspolitikker (hvorfor der her ligger en opgave, da handlingsplaner normalt angiver, hvordan politikken skal udmøntes i praksis). Mellem 30% og 50% af dem, der har en grøn

indkøbspolitik/handlingsplan, har svaret, at de er i gang med eller har truffet beslutning om en revision af handlingsplanen/den grønne indkøbspolitik.

En væsentlig del af indkøbene, der foretages i det offentlige, foretages uden forudgående udbud. De foretages på ad hoc-basis af forskellige medarbejdere ofte uden faglig indkøbskompetence. Det er derfor væsentligt med klare retningslinjer for sådanne typer af indkøb. Det er forholdsvis få af de adspurgte enheder, som har retningslinjer for grønne indkøb, der ikke er foretaget på indkøbsaftale. At udpege en ansvarlig eller koordinator for grønne indkøb er en måde at få sat fokus på området samtidig med, at der løbende kan arbejdes med udbredelsen af grønne indkøb. Omtrent halvdelen af amterne og statsenhederne har svaret, at de har udpeget en ansvarlig/koordinator for grøn indkøbspolitik, mens dette er tilfældet i ca. en tredjedel af kommunerne.

Adfærd ved indkøb af varer og tjenesteydelser

Samlet set svarer hovedparten (omtrent to tredjedele) af de offentlige enheder, at de vægter miljø på lige fod med kvalitet, pris og service. Denne holdning skulle gerne udmønte sig i, at der så også blev stillet konkrete krav til miljøet ved indkøb af varer og tjenesteydelser. Størstedelen svarer, at de ofte, næsten altid eller altid stiller grønne krav ved indkøb af varer. Når man ser på tjenesteydelser, har størstedelen svaret, at de en gang imellem, ofte eller næsten altid stiller grønne krav ved indkøb. Der bliver altså, ifølge undersøgelsen, stillet lidt færre grønne krav ved indkøb af tjenesteydelser end ved indkøb af varer.

Undersøgelsen peger endvidere på, at når de offentlige enheder skal indhente viden om miljøforhold vedrørende varer, er de anerkendte miljø- og energimærker det mest benyttede, og derefter kommer leverandørens oplysninger. Langt færre benytter egne miljøfolk (staten har for en stor dels vedkommende ikke nogle). Miljøstyrelsens vejledninger/udmeldinger bliver for over halvdelens vedkommende brugt en gang imellem eller ofte. Godt halvdelen af amter og kommuner samarbejder en gang imellem eller ofte med andre offentlige enheder om at indhente miljøviden.

Vurdering af indkøb

I spørgeskemaet er de offentlige enheder blevet bedt om at vurdere omfanget af deres grønne indkøb. Denne vurdering giver en indikation af, hvad niveauet er, men er altså ikke et præcist mål for dette offentlige grønne indkøb, da denne viden oftest ikke er til stede på forhånd i de offentlige enheder og ikke ville kunne fremskaffes indenfor rammerne af denne spørgeskemaundersøgelse. En stor del (15-25%) har svaret ved ikke på dette spørgsmål, hvilket er med til at illustrere denne pointe. Det overordnede billede er, at størstedelen af besvarelserne ligger i intervallet 0-40% grønne indkøb, bortset fra staten, hvor der er lidt flere besvarelser over 40% end under 40%.

Implementering af parternes indsatsområder

Parterne bag aftalen anbefaler 6 indsatsområder, der skal prioriteres højt fremover. De 6 anbefalede indsatsområder er: Rengøringsmidler, rengøringsservice, møbler, pc-udstyr, vaskemidler og vaskeservice. Indtrykket fra undersøgelsen er, at hovedparten af disse indsatsområder allerede er eller er ved at blive implementeret som indsatsområder for offentlige grønne indkøb.

E-handel

På e-handelssiden har langt størstedelen af de offentlige enheder endnu ikke implementeret dette værktøj. Mellem 60-80% svarede, at de ikke budgetterede med e-handel i næste års budget og kun 20-30% har svaret, at de har udarbejdet en strategi/handlingsplan for e-handel. Imidlertid går udviklingen så hurtigt på dette område, at dette billede kan ændre sig hurtigt.

² Koordinationsgruppen består ar repræsentanter fra Miljø- og Energiministeriet, Kommunernes Landsforening, Amtsrådsforeningen, Frederiksberg Kommune og Københavns Kommune

Summary and conclusions

This survey forms part of a large project on the documentation of public green procurement which the Coordination Group³ for public green procurement has asked KPMG to perform. The summary solely concerns the results of the survey. The purpose of the entire project is to develop simple and non-bureaucratic tools for the documentation of the development of public green procurement. The survey is among other things to give an account of public green procurement and e-business, and at the same time the survey allows us to test the questionnaire as a tool.

Questionnaires have been sent to 275 municipalities, 14 counties, 20 departments and 100 government institutions. The survey was carried out mid 2000. The response rate is satisfactory, 92% of the counties, 77% of the municipalities and 82% of the government institutions having replied.

The survey gives an up-to-the minute account of the efforts made by counties and municipalities in respect of green procurement, but it does not say anything about the future development. Consequently, the survey cannot stand alone if you wish to evaluate the development in public green procurement. Documentation for the development in public green procurement is not achieved until the survey has been carried out a couple of times and it has been possible to evaluate the development.

The survey includes questions concerning the general/organisational measures available for public entities in their efforts to ensure green procurement, including whether the entity has a procurement policy, whether it has been communicated to underlying departments and institutions, and whether steps have been taken to follow up on the policy. The survey also includes questions concerning the pattern of behaviour seen in the individual procurement situation, including the intensions underlying the procurement as well as the tools applied to obtain green knowledge of goods and services. The public entities have also been asked to evaluate the extent of green procurement and the status of implementing the target areas of the Coordination Group. Finally, the survey contains questions concerning e-business, including information about the current status, future plans and intensions. E-business is an interesting area which may help bring about systematic documentation of green procurement in the future.

General measures to promote green procurement

More than half of the municipalities have replied that they are about to prepare a written green procurement policy or that they already have such a policy. This also applies to two out of three government entities and eleven out of thirteen counties. The majority of the entities which have a green procurement policy have communicated this to the underlying departments and institutions or are about to do so. A little more than half of the entities and institutions asked are about to or have followed up on the compliance by the underlying departments and institutions with the green procurement policy. In the public entities asked, only a minority is in the process of preparing action plans, and the number of action plans is less than the number of purchase policies (this represents an important issue as action plans usually indicate how the policy is to be implemented in practice). Between 30% and 50% of those having a green procurement policy/action plan have replied that they are in the process of or have decided to revise the action plan/green procurement policy.

A significant part of the public procurement is made without prior tenders. Different employees, often without any professional procurement competence, procure goods on an ad hoc basis. It is therefore important to have clear guidelines for procurement. Comparatively few of the entities asked have guidelines for green procurement which is not made under an agreement. One way of focusing on the area is to appoint a responsible person or coordinator for green procurement, and in this way the entity can simultaneously promote green procurement. Almost half of the counties and government entities have replied that they have appointed a responsible person/coordinator for the green procurement policy whereas this is only the case of one third of the municipalities.

Pattern of behaviour in relation to procurement of goods and services

On the whole, the majority of the public entities (approx. two thirds) state that they weight the environment equally with quality, price and service. This attitude should result in specific requirements being made with regard to the environment in connection with procurement of goods and services. The majority respond that they often, almost always or always make green requirements in connection with procurement of goods. When considering services, the majority answer that they sometimes, often or almost always make green requirements in connection with procurement. So according to the survey, less requirements are made in connection with procurement of services than in connection with procurement of goods.

The survey also suggests that when the public entities are to obtain knowledge of environmental matters concerning goods, they first of all use the approved energy and ecolabels and second the information from the supplier. Very few use their own environmental experts (most public entities do not have any such experts). More than half of the respondents use the guidelines/statements from the Danish Environmental Protection Agency sometimes or often. A little more than 50% of the counties and municipalities sometimes or often cooperate with other public entities in obtaining environmental knowledge.

Evaluation of procurement

The public entities are also asked to evaluate the extent of their green procurement. This evaluation provides an indication of the level of green procurement, however it is not a precise measurement for public green procurement, as this kind of knowledge is generally not available in advance in the public entities and could not be obtained within the limits of this questionnaire survey. A large part of the responses to this question (15-25%) fall under "N/A". The overall picture shows that the majority of the responses fall into the interval of 0-40% green procurement, except from the State where there are slightly more responses which fall above 40% than below 40%.

Implementation of the Coordination group's target areas

The parties behind the agreement recommend six target areas which should be given a high priority in future. The six recommended target areas are: cleaning materials, cleaning services, furniture, computer equipment, washing detergents and washing services. The survey gives the impression that the majority of these target areas have already been or are in the process of being implemented as target areas with respect to public green procurement.

E-business

When it comes to E-business, most of the public entities have yet to implement this tool. 60-80% responded that they have not included E-business in next year's budget, and only 20-30% responded that they have prepared a strategy/an action plan regarding E-business. However, the picture may quickly change as this area is rapidly changing.

³ The Coordination Group consists of representatives of the Ministry of the Environment and Energy, the National Association of local Authorities in Denmark, the Association of County Councils in Denmark, the Municipality of Frederiksberg and the Municipality of Copenhagen

1. Dokumentation af offentlige grønne indkøb

Miljøstyrelsen har sammen med koordinationsgruppen for offentlige grønne indkøb i slutningen af november 1999 indgået aftale med KPMG om at gennemføre et projekt vedrørende etablering af et enkelt og ubureaukratisk system for årlig dokumentation af miljø- og energibevidste indkøb i det offentlige.

Projektet er opbygget i 4 faser, med følgende indhold:

Fase 1: Udbygning af videngrundlaget med det formål at tilvejebringe en referenceramme for det offentliges indkøb. Det vil sige kortlægning af indkøb i den offentlige sektor samt kortlægning af, hvilke aktørgrupper der besidder hvilke data, og hvilke økonomisystemer der sædvanligvis anvendes. Herunder skulle datakvalitet og -tilgængelighed hos de forskellige aktører vurderes. Derudover skulle der i fase 1 udarbejdes en opgørelse for det samlede årlige indkøb i den offentlige sektor.

Fase 2: Udvikling af spørgeskema, der kan anvendes til en periodisk tilbagevendende spørgeskemaundersøgelse, som dokumenterer fremdriften i det offentlige grønne indkøb.

Fase 3: Afprøve, evaluere og tilpasse spørgeskemaundersøgelsen, så den kan udgøre en fast del af dokumentationsmodellen for offentlige grønne indkøb. Herunder tilvejebringe den første basisdokumentation for offentlige grønne indkøb. Spørgeskemaundersøgelsen skulle i første omgang gennemføres blandt maks. 600 indkøbsansvarlige, derefter skulle svarene analyseres og spørgeskemaet evalueres.

Fase 4: Udvikling af et modulopbygget system til dokumentation af offentlige grønne indkøb. På baggrund af de tidligere faser i projektet skal der udvikles moduler til registrering af offentlige grønne indkøb, og disse moduler skal vurderes i forhold til deres anvendelighed, fleksibilitet og robusthed.

Denne rapport er en gennemgang af spørgeskemaanalysen i fase 3, men der vil være en kort opsummering af de væsentligste konklusioner fra de foregående faser i det efterfølgende kapitel.

1.1 Baggrund for projektet

Der er stigende fokus på den miljøbelastning, der stammer fra produktion, brug og bortskaffelse af produkter, og der er behov for en styrket miljøindsats, der retter sig mod dette.

Da den offentlige sektor er storforbruger af produkter og tjenesteydelser, er det naturligt, at det offentlige går foran og viser et godt eksempel ved at efterspørge renere produkter. Dette vil dels betyde en mindre miljøbelastning fra den offentlige sektor, dels føre til, at markedet for renere produkter stimuleres.

Efter Miljøloven skal offentlige myndigheder virke for lovens formål ved anlæg og drift af offentlige virksomheder samt ved indkøb og forbrug.

I Cirkulære om miljø- og energihensyn ved statslige indkøb af 7. februar 1995 er det mere detaljeret fastlagt, at alle statslige institutioner skal inddrage miljø- og energihensyn ved indkøb på lige fod med andre hensyn, f.eks. pris, kvalitet m.m., og at dette skal gennemføres ved at institutionen formulerer en miljøbevidst indkøbspolitik, udarbejder en handlingsplan for gennemførelsen og løbende dokumenterer de opnåede resultater.

Da der ikke findes tilsvarende regler for amter og kommuner, har Miljø- og Energiministeriet, Amtsrådsforeningen, Kommunernes Landsforening samt Københavns Kommune og Frederiksberg Kommune november 1998 indgået aftale om, at hele den offentlige sektor bør inddrage miljøforhold ved indkøb og forbrug, og at dette bør ske i et nært samarbejde mellem parterne.

Parterne er enige om, at indførelsen af miljø- og energibevidste indkøb i hele den kommunale sektor bør ske ved aftale. Kommunernes Landsforening, Amtsrådsforeningen, Københavns Kommune og Frederiksberg Kommune er enige om at arbejde for, at alle kommuner og amter gennemfører en miljø- og energibevidst indkøbspolitik. Udgangspunktet skal tages i de intentioner, der ligger i cirkulæret for de statslige institutioner, og i de rammer, som aftalen afstikker for den videre indsats. De enkelte kommuner og amter fastsætter mål, vælger indsatsområder samt udarbejder planer for, hvordan målene nås.

Parterne gør status for indsatsen 2 år efter aftalens indgåelse, dvs. inden udgangen af år 2000, og det er aftalt, at aftalen udløber i år 2004 med henblik på revision.

For at understøtte og fremme gennemførelsen af en miljøbevist indkøbspolitik i hele den offentlige sektor er der nedsat en koordinationsgruppe med repræsentanter for Kommunernes Landsforening, Amtsrådsforeningen, Københavns Kommune, Frederiksberg Kommune og Miljø- og Energiministeriet.

Nærværende projekt er iværksat af Miljøstyrelsen i samarbejde med koordinationsgruppen for offentlige grønne indkøb. Til projektet har været nedsat en arbejdsgruppe bestående af medlemmerne fra koordinationsgruppen. Denne arbejdsgruppe har fungeret som styregruppe for projektet. Projektets formål har været at give en samlet fremstilling af grønne indkøb i det offentlige samt danne udgangspunkt for at vurdere fremdriften inden for området

1.2 Opsummering af konklusionerne fra de foregående faser

1.2.1 Udbygning af videngrundlaget - fase 1

Udbygning af videngrundlaget har taget afsæt i de erfaringer, der blev indhentet i forprojektet⁴.

En central del af fase 1 var at kortlægge en række forhold vedrørende indkøb i det offentlige. Det blev blandt andet gjort ved en omfattende telefonrundspørge hos alle amter og kommuner, baseret på et standardspørgeskema. Spørgsmålene var centreret omkring organisering af indkøb, indkøbspolitikker samt valg af IT-systemer.

Telefonsurveyet viste, at kommunerne er meget forskelligt organiseret med hensyn til indkøb. De store kommuner er generelt mere centralt organiseret end de små. Størstedelen af kommunerne har decentralt koordineret indkøb, det vil sige, at der fra centralt hold indgås indkøbsaftaler, som kommunens institutioner kan anvende, men kun i ca. en fjerdedel af kommunerne er institutionerne forpligtet til at benytte centralt forhandlede aftaler. Ca. en fjerdedel af kommunerne har en central indkøbschef, og i de små kommuner er det mindre end 20 procent, der har en fuldtidsmedarbejder med ansvar for indkøb. Amterne er på flere områder organiseret som de store kommuner og dermed mere centralt orienteret i deres indkøbsorganisering.

Langt hovedparten af kommunerne registrerer deres indkøb på artskonto i finansbogholderiet med beløbsangivelse og ca. 10 procent af kommunerne (lidt højere for amterne) har et indkøbssystem, hvor der både registreres på varenummer, -mængde og -beløb. Dette medfører, at man for hovedparten af indkøbene ikke registrerer, hvilke konkrete varer, der bliver købt ind, og at det derfor er vanskeligt at dokumentere andelen af grønne indkøb.

Samlet set medfører disse forhold, at der er store forskelle i den information om grønne indkøb, de forskellige amter og kommuner er i besiddelse af, både hvad angår omfanget af information, men også kvaliteten af den information, der kan tilvejebringes.

Langt hovedparten af kommunerne og amterne benytter Kommunedatas system, men der er en del, der har angivet, at de er på vej over i andre systemer. Staten bruger hovedsagligt SCR, men er ved at konvertere til Navision Stat.

Det var centralt for projektet, at der blev etableret en afgrænsning af den offentlige sektor, der matcher Danmarks Statistiks, således at de grønne indkøb som andel af det samlede indkøb estimeres på en ensartet og konsistent måde fremover. Det blev aftalt med koordinationsgruppen og Danmarks Statistik, at "det offentlige" blev afgrænset til integrerede offentlige institutioner, sociale kasser og fonde og offentlige, selskabslignende virksomheder.

KPMG kontraherede med Danmarks Statistik for at få udviklet en robust og fremtidssikret opgørelse over de samlede offentlige indkøb, der kunne bruges som referenceværdi i forhold til grønne indkøb. Der viste sig store problemer med dels at få afgrænset den offentlige sektor i forhold til sådan en værdi, dels at få præciseret de offentlige standardkonti, så opgørelsen vil være brugbar som referenceværdi. Danmarks Statistik arbejder stadig på sagen, men har givet et foreløbigt tal for offentlige indkøb på ca. 140 mia.kr.

I projektet er set detaljeret på data tilgængeligheden for aktørgrupperne Amter, Kommuner, Staten og Kommunernes Indkøbscentral (SKI) og IT-leverandører og kun i mindre grad på leverandører af varer og tjenesteydelser.

E-handel må forventes radikalt at ændre den måde, som mange af de daglige indkøb foretages på. Det vil via e-handel blive langt lettere at informere om, hvilke varer der er indgået rammeaftaler for, om varen er registreret som grøn, priser, leveringsbetingelser osv.

De fleste kommuner angiver, at de har decentralt koordineret indkøb. Via e-handel vil det være muligt at koordinere indkøbene for de enkelte institutioner og andre indkøbsenheder. Et stærkt statistikmodul kombineret med en registrering af, om varen er grøn eller ikke grøn, vil give et meget detaljeret billede af kommunens indkøb. Det vil dog fortsat være tidskrævende at registrere, om en vare er grøn, da varerne skal miljøvurderes, inden de bliver lagt ind i indkøbsmodulet.

1.3 Udarbejdelse af spørgeskema - fase 2

Udarbejdelsen af spørgeskemaet tog udgangspunkt i spørgsmål og svar fra telefonsurveyet, som blev anvendt til at målrette spørgeskemaet og udarbejde det første udkast. Spørgeskemaet samt vejledning (med den tilhørende definition af offentlige grønne indkøb, se bilag 1 og 2) blev diskuteret med Styregruppen for projektet, og der blev udarbejdet et revideret udkast.

Der blev efterfølgende nedsat et brugerpanel med institutioner fra de respektive dele af den offentlige sektor. De blev undervejs bedt om dels at kommentere på spørgeskemaet, dels at kommentere vejledningen til spørgeskemaet, definition af grønne indkøb og definition af e-handel. Brugerpanelets svar blev ligeledes brugt til at revidere spørgeskemaet samt til at tjekke forståeligheden og anvendeligheden af de til spørgeskemaet vedlagte papirer.

Megafon, som er et professionelt research- og analyseinstitut, blev bedt om at kommentere spørgeskemaet samt kvalitetssikre spørgsmålene. Megafons input blev anvendt til udarbejdelse af et nyt udkast til spørgeskema, der igen blev diskuteret med styregruppen. Megafon blev ligeledes bedt om en vurdering af det endelige spørgeskemas kvalitet, og deres kommentarer findes som bilag 3 i denne rapport. Megafon har haft to forskellige eksperter til henholdsvis at kommentere og rådgive på udkast samt kvalitetsvurdere det endelige resultat.

Kommunernes Landsforening, Amtsrådsforeningen og Miljø- og Energiministeriet udfærdigede forsidebreve på eget brevpapir og spørgeskemaet blev sendt ud til 275 kommuner, 14 amter, 20 departementer, 100 statslige institutioner og 25 offentlige selskabslignende virksomheder. Med spørgeskemaet blev der sendt en vejledning indeholdende en definition på grønt indkøb og e-handel (bilag 2).

En uge efter at svarfristen var overskredet, blev der sendt rykkerskrivelse ud til de enheder, der ikke havde besvaret spørgeskemaet, og ca. tre uger efter blev der lukket for flere besvarelser.

1.4 Usikkerhedsmomenter i undersøgelsen

Spørgsmålet om grønne indkøb er et meget komplekst og informationskrævende område. Som de indledende faser afdækkede, er der mange aktører, og indkøb er i den offentlige sektor meget forskelligt organiseret. Lige fra en central indkøber, der forestår den offentlige enheds samlede indkøb og selv formulerer krav i indkøbsaftaler, til at indkøbskompetencen er decentraliseret og fordelt på flere ansvarlige. Det gør det vanskeligt at få et samlet overblik over grønne indkøb i den offentlige sektor. Ligeledes kan anvendes forskellige definitioner af grønne indkøb i de offentlige enheder, selvom der til vejledningen er udarbejdet en operationel definition som respondenten skulle tage udgangspunkt i. Der kan være steder, hvor man har benyttet andre og selvudviklede definitioner, som det kan være svært at se bort fra.

Resultatet af denne første undersøgelse giver en status for offentlige grønne indkøb. Spørgeskemaundersøgelsen når først sit fulde potentiale som basisdokumentation, når den har været udført et par gange, og der er flere år med samme dokumentationsmateriale at sammenligne med.

I gruppen af amter og kommuner er der sendt spørgeskemaer ud til alle, mens der kun er udsendt til en lille gruppe af statslige institutioner og virksomheder. Dette indebærer, at man skal være forsigtig med at drage direkte sammenligninger imellem stat, amt og kommune. I analysen har vi endvidere valgt at fjerne gruppen af offentlige selskabslignende virksomheder, fordi gruppen, der har svaret, er meget lille.

Gruppen af amter består af i alt 13 besvarelser og hver amts besvarelser tæller således ca. 8%. Dette giver nogle meget store spring i procentsatserne i undersøgelsen, selvom det er et meget lille antal, der flytter sig, hvilket man skal være opmærksom på, når man sammenligner de 3 grupper.

Sammensætningen af gruppen, der ikke har besvaret spørgeskemaet, er ikke analyseret nærmere. Denne gruppe udgør 8% i amterne, 18% i staten og 23% i kommunerne.

Der er ikke taget højde for enhedernes størrelse i analysen. Således indgår eksempelvis små og store kommuner med lige stor vægt i analysen. Det samme gælder for staten, hvor der er stor forskel på de respektive enheder, der har besvaret spørgeskemaet. Hvorvidt de i analysen påpegede forskelle mellem stat, amt og kommune skyldes forskellig størrelse på de respektive enheder, kan ikke afgøres på baggrund af denne undersøgelse.

⁴ Forprojektet "Dokumentation af offentlige grønne indkøb" som KPMG udarbejdede for Koordinationsgruppen for offentlige grønne indkøb og som blev offentliggjort juni 1999

2. Undersøgelsens resultater

Vi har i analysen valgt at dele undersøgelsens resultater op i forskellige kategorier. Der vil ofte være sammenhæng i besvarelserne både imellem de forskellige kategorier, men også inden for de enkelte kategorier kan der være en høj grad af sammenhæng. For eksempel er der sammenhæng mellem spørgsmålet om respondentenheden har en nedskrevet grøn indkøbspolitik, og om den er informeret til forvaltninger og institutioner.

Svarprocenten på spørgeskemaundersøgelsen vurderes som værende meget tilfredsstillende, idet 92% af amterne, 77% af kommunerne og 82% indenfor staten har svaret.

2.1 Undersøgelsens spørgsmål opdelt i kategorier

Undersøgelsens spørgsmål er grupperet i følgende kategorier:

	Implementering af tiltag med henblik på at fremme grønne indkøb
	Adfærd ved indkøb af varer og tjenesteydelser
	Vurdering af omfanget af grønne indkøb
	Implementering af Koordinationsgruppens indsatsområder
	E-handel.

Resultaterne for de enkelte kategorier gennemgås i de efterfølgende kapitler.

2.2 Implementering af tiltag med henblik på at fremme grønne indkøb

Denne kategori handler om, hvilke aktiviteter respondentenheden har iværksat for at købe grønt ind. Spørgsmålene i denne kategori beskriver de tiltag, som kan gøres for at sikre grønne indkøb. Tidligere erfaringer indikerer, at jo flere tiltag, jo større er sandsynligheden for, at der bliver købt grønt ind. Nogle af spørgsmålene er kun rettet mod dem, der har en grøn indkøbspolitik, hvor andre også kan besvares, selvom enheden ikke har en grøn indkøbspolitik.

2.2.1 Har enheden en nedskrevet grøn indkøbspolitik?

En nedskrevet grøn indkøbspolitik, der fastlægger mål og intentioner på området, er et godt udgangspunkt for, at stat, amt eller kommune kan levere en samlet og systematisk indsats for grønne indkøb.

Statslige institutioner er ifølge Miljø- og Energiministeriets cirkulære om miljø- og energihensyn ved statslige indkøb fra 1995 forpligtet til at gennemføre miljøbevidste indkøb, hvilket bl.a. skal ske ved at formulere en miljøbevidst indkøbspolitik. På det kommunale og amtskommunale område er der i 1998 indgået en frivillig aftale mellem Miljø- og Energiministeriet, Kommunernes Landsforening, Amtsrådsforeningen, Frederiksberg og Københavns Kommune om miljø- og energihensyn ved indkøb i amter og kommuner. Af aftalen fremgår, at parterne er enige om at arbejde for, at alle kommuner og amter gennemfører en grøn indkøbspolitik.

Som det fremgår af figuren, har 70% af amterne, ca. halvdelen af de statslige enheder og ca. en tredjedel af kommunerne udarbejdet en grøn indkøbspolitik. Derudover er 15-20% i hver sektor i gang med at udarbejde en.

Set i lyset af, at Miljøstyrelsen som opfølgning på det omtalte cirkulære har modtaget grønne indkøbspolitikker fra over 90% af de statslige institutioner, er det overraskende, at kun ca. halvdelen af de statslige enheder i denne undersøgelse svarer, at de har en grøn indkøbspolitik. Undersøgelsen tyder således på, at den grønne indkøbspolitik flere steder er blevet glemt. En telefoninterviewundersøgelse fra 1998⁵ indikerede, at kun ca. 30% af de statslige institutioners indkøbsansvarlige svarede ja til, at institutionen selv havde eller var omfattet af en nedskreven grøn indkøbspolitik. I forhold hertil er der således sket en stigning i "aktive" grønne indkøbspolitikker. Der er i formuleringen af spørgsmålet i denne undersøgelse ikke taget højde for, at nogle institutioner kan være omfattet af overordnede myndigheders grønne indkøbspolitikker, og sådanne institutioner kan eventuelt have svaret nej til spørgsmålet.

Også blandt kommunerne kan der muligvis være nogle, der har svaret nej til spørgsmålet, selv om de har tilsluttet sig andres eller fælles indkøbspolitikker.

I 1997/98, dvs. før ovennævnte aftale, blev der gennemført en undersøgelse af status for miljøbevidst indkøbspolitik i kommuner og amter⁶. Ifølge denne havde ca. 15% af kommunerne og ca. 40% af amterne på dette tidspunkt vedtaget en grøn indkøbspolitik. Der er således for både kommuner og amter sket en stigning i antallet af grønne indkøbspolitikker.

Som det fremgår af nedenstående figur, har tilvæksten i antallet af enheder, der har udarbejdet en grøn indkøbspolitik, været nogenlunde jævn siden 1995.

Se her!

De relativt lave tal i 2000 skal ses i lyset af, at undersøgelsen er gennemført medio 2000 og dermed ikke inddrager hele år 2000.

2.2.2 Er enhedens forvaltninger og institutioner informeret om enhedens grønne indkøbspolitik?

Udbredelsen af kendskabet til enhedens grønne indkøbspolitik er en væsentlig forudsætning for, at enhedens forvaltninger og institutioner kan efterleve intensionerne i politikken.

Dette spørgsmål skal afklare, om enheden har informeret om den grønne indkøbspolitik til de underliggende forvaltninger og institutioner.

Som søjlediagrammet illustrerer, har hovedparten af dem, omkring trefjerdedele, der har en grøn indkøbspolitik eller er i gang med at udarbejde en, informeret forvaltninger og institutioner om den.

På det statslige område kan der være en del, der ikke har nogle forvaltninger og institutioner at informere, og de kan derfor både have svaret nej eller ved ikke, eller de kan have undladt at besvare spørgsmålet.

2.2.3 Har enheden fulgt op på, om den vedtagne grønne indkøbspolitik efterleves i forvaltninger og institutioner?

Det er væsentligt at følge op på, om de forvaltninger og institutioner, der foretager indkøb, nu også efterlever intentionerne bag den grønne indkøbspolitik.

Spørgsmålet retter sig kun mod de enheder, der har svaret, at de har en grøn indkøbspolitik eller er i gang med at lave en. Det generelle billede er, at lidt over halvdelen af dem, der har eller er i gang med udarbejdelse af en grøn indkøbspolitik, også har eller er i gang med at følge op på, om den efterleves. Mellem 20 og 35 procent har svaret nej til, at de har fulgt op på, om den grønne indkøbspolitik efterleves i forvaltninger og institutioner.

Endvidere er der ca. 20%, der ikke har besvaret spørgsmålet, hvilket kan skyldes, at de er i gang med at udarbejde en grøn indkøbspolitik.

2.2.4 Har enheden udarbejdet handlingsplaner for grønne indkøb?

Udarbejdelse af handlingsplaner er en del af aftalen og et centralt element i udbredelsen af grønne indkøb i det offentlige. Handlingsplaner skal angive, hvordan indkøbspolitikken skal gennemføres i de offentlige enheder.

Besvarelserne viser, at der er meget store forskelle mellem stat, amt og kommune. Hos amterne har næsten halvdelen svaret, at de er i gang, mens omkring en tredjedel har svaret, at de allerede har udarbejdet handlingsplaner. I kommunerne har ca. 30% svaret, at de har eller er i gang med at udarbejde handlingsplan, mens næsten 70% har svaret, at de ikke har udarbejdet handlingsplan. Flest inden for staten har svaret, at de har udarbejdet handlingsplaner, hvorimod gruppen, der er i gang, er lille i forhold til amterne, men på niveau med kommunerne. Det efterlader en ret stor andel af staten, ca. 44%, der har svaret nej til, at de har udarbejdet handlingsplaner i forhold til, at de har været forpligtet til det siden 1995⁷.

Det kan endvidere nævnes, at praktisk talt alle, der har svaret, at de har handlingsplaner for grønne indkøb, ligeledes har svaret, at de har en grøn indkøbspolitik. Der er derimod en del, der har svaret positivt til, at de har en grøn indkøbspolitik mens de har svaret negativt til, om de har udarbejdet handlingsplaner. Man kan således godt have en grøn indkøbspolitik uden at den er udmøntet i konkrete handlingsplaner, mens det omvendte ikke er typisk forekommende.

2.2.5 Hvis ja, har enheden taget beslutning om revision af handlingsplanen/den grønne indkøbspolitik?

Hensigten med spørgsmålet er at få en indikation af, om handlingsplanerne bliver taget op til fornyet overvejelse med jævne mellemrum. Søjlediagrammet viser, hvordan dem, der allerede har en grøn indkøbspolitik, har besvaret spørgsmålet om, hvorvidt de har taget beslutning om en revision af handlingsplaner/grøn indkøbspolitik.

Ifølge besvarelserne har ca. 30 til 50 procent svaret, at de er i gang med eller har taget beslutning om revision af handlingsplanen. En stor del - 20-40% - har ikke besvaret spørgsmålet, hvilket kan hænge sammen med, at dem, der har udarbejdet grøn indkøbspolitik, men ikke handlingsplaner, finder spørgsmålet irrelevant, da politikker ikke på samme måde som handlingsplaner bliver taget op til revision. Tallene viser eksempelvis også, at af de kommuner, der har en grøn indkøbspolitik, men ikke en handlingsplan, har to ud af tre undladt at svare. Fremover bør spørgsmålet derfor alene omfatte revision af handlingsplaner. Her vil det ikke være målet, at alle skal svare ja eller er i gang til dette spørgsmål. Har man f.eks. lige vedtaget en handlingsplan, skal man ikke revidere den, hvis denne fortsat er dækkende for enhedens aktiviteter vedrørende grønne indkøb. Det betragtes dog som en fordel, at de offentlige enheder en gang imellem reviderer handlingsplan for at se, om der er noget, der kan gøres bedre, og om nye handlingstiltag bør iværksættes.

2.2.6 Har enheden retningslinjer for grønne indkøb, der ikke er foretaget på en indkøbsaftale?

Der, hvor der foregår udbud eller bliver købt ind på indkøbsaftale, vil det typisk fremgå af aftalen, i hvilken grad der er taget miljøhensyn. Det kan skrives ind i udbudsmaterialet under hensyntagen til udbudsreglerne og således rimeligt enkelt dokumenteres. Der, hvor det er sværere dels at styre, dels at dokumentere, hvad man har gjort, er i forhold til de ad hoc-indkøb, der bliver foretaget i det offentlige. Indkøb ved udbud eller på indkøbsaftale foretages i højere grad af professionelle indkøbere i de centrale enheder, hvorimod ad hoc-indkøb typisk foretages af personer uden faglig indkøbskompetence. Klare retningslinjer for, hvordan man skal forholde sig til miljø- og energihensyn ved ad hoc-indkøb, kunne derfor være med til at sikre, at miljømæssige overvejelser indgår.

Hovedparten af kommunerne (ca. 70%) og ca. 45% af staten har ikke retningslinjer for grønne indkøb foretaget på ad hoc-basis, det vil sige uden for indkøbsaftale. Ca. hver tredje kommune har retningslinjer eller i gang, mens det er over halvdelen af statsinstitutioner og tre ud af fire amter, der har retningslinjer eller er i gang.

Hvis man ser på dem, der har udpeget en ansvarlig eller koordinator for grønne indkøb, ser billedet lidt anderledes ud. Ud af dem, der har svaret ja til at have en ansvarlig/koordinator for grønne indkøb, har 39% af kommunerne svaret, at de har retningslinjer for grønne indkøb uden for indkøbsaftale. Det samme gælder for 83% af amterne og 55% af staten. Der kan altså spores en vis positiv sammenhæng mellem disse 2 spørgsmål.

2.2.7 Har enheden et registreringssystem, der kan opsamle oplysninger om grønne indkøb?

Hvis de offentlige enheder selv registrerede grønne indkøb, ville det være lettere at dokumentere fremdriften i dem. Et registreringssystem ville kunne bruges til at sætte fokus på grønne indkøb i de offentlige enheder samt sætte mere forpligtende mål op.

Således er det meget få, både forholdsmæssigt og i antal enheder, der har svaret, at de har et registreringssystem til at opsamle oplysninger om grønne indkøb. Lidt flere er i gang med at etablere et registreringssystem, men den helt overvejende del svarer nej til spørgsmålet, om de har et registreringssystem. Dette illustrerer nok vanskeligheden ved at registrere og dokumentere grønne indkøb.

Stort set alle har besvaret spørgsmålet, hvilket tyder på, at der er en stor opmærksomhed om spørgsmålet i de offentlige enheder.

2.2.8 Har enheden udpeget en ansvarlig eller koordinator for grøn indkøbspolitik m.v.?

En ansvarlig eller en koordinator for grønne indkøb er en måde at få sat fokus på området og sikre, at der løbende arbejdes med udbredelse af grønne indkøb. Især for de enheder, der har decentralt indkøb, vil det være en fordel, at der er en, der opsamler viden og formidler information om udviklingen på området.

Ca. halvdelen indenfor staten og amterne har svaret, at de har udpeget en ansvarlig/koordinator for grøn indkøbspolitik, mens det for kommunerne er ca. en tredjedel. Der er ikke særligt mange, der har svaret, at de er i gang.

Det er tidligere beskrevet, at der er en positiv sammenhæng mellem, om man har indført retningslinjer for grønne indkøb foretaget uden for indkøbsaftale og det, at man har udpeget en ansvarlig/koordinator. Ligesådan er der en positiv sammenhæng mellem, om enheden har udarbejdet handlingsplaner og det, at der er udpeget en ansvarlig/koordinator. Således har godt halvdelen af dem indenfor staten, der har en koordinator, udarbejdet handlingsplaner (mod omkring 40% for hele staten). Omkring to ud af tre amter, der har svaret, at de har en koordinator, har også udarbejdet handlingsplaner (mens det kun er en ud af tre af alle amterne). For kommunerne gælder det ligeledes, at af dem, der har svaret, at de har en ansvarlig/koordinator, har næsten 40% også udarbejdet handlingsplaner (mod lige under 15% for alle kommunerne).

2.2.9 Har enheden brugt midler til uddannelse, der omhandler grønne indkøb/indkøbspolitikker?

En central barriere for grønne indkøb er manglende viden om området. Der er løbende netværk, kurser og konferencer, der tager emnet op, og det er et centralt punkt, at det offentlige uddanner medarbejdere til at håndtere grønne indkøb.

I dette spørgsmål minder stat og kommune meget om hinanden, da kun omkring en ud fem svarer ja til, at de har brugt midler til uddannelse. Amterne adskiller sig ved, at godt halvdelen svarer ja til spørgsmålet. Samtidig er det meget få, både indenfor stat og kommuner, der har svaret, at de er i gang.

Der kan i besvarelsen af spørgsmålet være tænkt meget snævert, da spørgsmålet går på, om der er brugt midler, således at for eksempel medgået tid ved deltagelse i erfa-grupper eller på netværksdage ikke har talt med ved besvarelsen. Det bør måske undersøges nærmere i forhold til fremtidige undersøgelser, hvordan spørgsmålet er blevet opfattet. I fremtiden bør man evt. dele spørgsmålet op i ekstern undervisning og intern undervisning/
erfaringsudveksling.

2.3 Adfærd ved indkøb af varer og tjenesteydelser

Denne gruppe af spørgsmål forsøger at indkredse, hvad der sker i den enkelte indkøbssituation i de offentlige enheder. Lige fra intentionerne bag indkøbene til, om man stiller krav i indkøbssituationen over til, hvilke hjælpemidler man bruger til at indhente viden om varer/tjenesteydelserne.

2.3.1 Når enheden køber ind, i hvilket omfang vægter miljø i forhold til kvalitet, pris og service?

Dette spørgsmål er centralt for undersøgelsen, da det er kernen i aftalen, at miljø skal vægtes på lige fod med kvalitet, pris og service. Spørgsmålet kan selvfølgeligt kun besvares ud fra de enkelte enheders egne vurderinger/skøn, da meget få enheder har et registreringssystem for grønne indkøb.

Langt den overvejende del svarer, at miljø vægter på lige fod med kvalitet, pris og service, hvilket indikerer, at størsteparten prøver at leve op til intentionerne bag aftalen. Enkelte har endog valgt, at miljø vægter mere end kvalitet, pris og service, mens næsten hver femte har svaret, at det vægter mindre.

For at belyse, om der er en positiv sammenhæng med om enheden har en grøn indkøbspolitik, har vi nedenfor vist, hvordan dem, der har svaret, at de har en grøn indkøbspolitik, har svaret på spørgsmålet om, hvordan de vægter miljø, når de køber ind.

Sammenholdes de 2 figurer, viser det sig, at der er lidt flere, der svarer, at de vægter på lige fod med eller mere, og lidt færre der svarer, at de vægter mindre end eller ved ikke. Forskydningen er dog minimal og sammenhængen mellem vægtningen af miljø og grøn indkøbspolitik er derfor ikke betydende. Selvom det for amterne ser ud som om, der er flere, der svarer ved ikke, så drejer det sig begge gange om et amt, der kommer til at vægte mere, idet den totale population falder, når vi kun kigger på dem, der har en indkøbspolitik.

2.3.2 I hvilket omfang stiller enheden grønne krav ved indkøb af varer og tjenesteydelser?

Spørgsmålet om, i hvilket omfang der stilles grønne krav ved indkøb af varer og tjenesteydelser, giver et billede af, om intentionerne i aftalen om at foretage grønne indkøb, udmøntes i praksis.

Generelt kan man sige, at der i højere grad bliver stillet grønne krav ved indkøb af varer end ved indkøb af tjenesteydelser. Hvis man ser på figurerne, kan man se, at indkøb af varer topper ved ofte, mens indkøb af tjenesteydelser topper ved en gang i mellem. I forhold til dette spørgsmål kan det spille ind, at der kan være forskel på, hvem der køber varer, og hvem der køber tjenesteydelser, og at det er sandsynligt, at det er dem, der køber varer ind, der har besvaret spørgeskemaet, hvilket kan give en bias. Ofte vil der være mange forskellige, der køber tjenesteydelser, og dette område vil ikke i så høj grad være samlet hos en indkøbsansvarlig. Dette understøttes af, at der er en større andel, der har svaret ved ikke ved tjenesteydelser end ved varer.

Besvarelse af dette spørgsmål bliver interessant at følge fremover, da den gerne skulle bevæge sig mod højre over til altid, hvis intentionerne bag aftalen skal følges. Man skal her huske, at grønne krav ved indkøb af varer ikke nødvendigvis fører til køb af grønne varer, idet andre hensyn som kvalitet, pris, forsyningssikkerhed og service kan spille en væsentlig rolle.

Det er meget få, der har svaret, at de aldrig stiller grønne krav ved indkøb af varer. Lidt flere har svaret, at de aldrig stiller grønne krav ved indkøb af tjenesteydelser. Der er ikke nogle amter, der har svaret, at de aldrig stiller grønne krav, hverken ved indkøb af varer eller tjenesteydelser. Det ser ud til, at man inden for staten lidt hyppigere stiller grønne krav ved indkøb af tjenesteydelser end amter og kommuner, og at man inden for amterne hyppigere stiller grønne krav ved indkøb af varer end stat og kommune. Derudover følges de tre grupper pænt ad.

2.3.3 Hvis en vare miljøvurderes, i hvilket omfang indhentes miljøviden via leverandøroplysninger (f.eks. varedeklarationer)?

Leverandøroplysninger kan være en væsentlig kilde til viden om et bestemt produkt eller tjenesteydelses miljøforhold. Det kræver dog en del viden at vurdere og sammenligne produkters miljøvenlighed på baggrund af varedeklarationer, så med mindre det drejer sig om direkte at undgå bestemte stoffer (f.eks. PVC), kræver det, at varedeklarationer bruges af folk med indgående miljøfaglig indsigt.

En stor del har svaret, at de ofte eller næsten altid bruger leverandørens oplysninger, når de skal indhente miljøviden om en vare. Når amterne i endnu højere grad end stat og kommune svarer, at de ofte eller næsten altid indhenter miljøviden via leverandørerne, kan det hænge sammen med, at de i højere grad inddrager den miljøfaglige ekspertise, der er til stede i amterne. Dette kan også ses i spørgsmål 15, hvor der ikke er nogle amter, der svarer aldrig til, om de indhenter miljøviden via egne miljøfolk. Det kan også hænge sammen med, at en stor del af amternes indkøb er til sygehuse, hvor man i høj grad generelt er nødt til at se på varedeklarationer og inddrage leverandøroplysninger ved vurdering af produkter.

2.3.4 Hvis en vare miljøvurderes, i hvilket omfang indhentes miljøviden via anerkendte miljø- og energimærker?

Miljø- og energimærker er en lettere måde at afgøre, om en vare er grøn. Miljø- og energimærker kræver således ikke stor miljøfaglig indsigt, hvis man benytter de offentligt anerkendte mærker. Problemet er, at der stadig er mange varer, der ikke findes mærkede varianter af, og det er derfor kun i begrænset omfang muligt at benytte dette værktøj.

Miljø- og energimærker er det hjælpemiddel flest anvender, når de skal vurdere, om en vare er grøn. En korrelationsanalyse viser, at der er en positiv sammenhæng mellem dem, der har svaret, at de anvender miljø- og energimærker i forhold til, hvor stor en del af deres indkøb enheden vurderer som grøn. Flere miljø- og energimærkede varer vurderes derfor som havende en positiv effekt på grønne indkøb.

2.3.5 Hvis en vare miljøvurderes, i hvilket omfang indhentes miljøviden via egne miljøfolk?

Hensigten med spørgsmålet er at klarlægge, i hvilket omfang amter og kommuner anvender egne miljøfolk til at bistå i vurderinger af, om en vare er mere eller mindre miljøvenlig. Amter og kommuner har en række lovbundne opgaver inden for miljøområdet og har derfor miljøfaglig ekspertise i forvaltningen. Det samme gør sig ikke gældende for staten, der derfor ikke vil kunne trække på egne miljøfolk. Det ses tydeligt på søjlediagrammet, at en stor del af de statslige enheder har svaret aldrig til dette spørgsmål.

Det fremgår endvidere, at for amter og kommuner har en overvejende del, henholdsvis 60 og 40 procent, svaret, at de en gang imellem bruger egne miljøfolk til at indhente miljøviden.

2.3.6 Hvis en vare miljøvurderes, i hvilket omfang indhentes miljøviden via Miljøstyrelsens vejledninger/udmeldinger?

Miljøstyrelsen har udgivet et antal vejledninger, der skal hjælpe indkøbere til at stille de rigtige spørgsmål og få miljøvurderet varer, selvom de ikke har miljøfaglig baggrund. At anvende Miljøstyrelsens vejledninger er et af de områder, der har en positiv sammenhæng med, hvor stor en andel af enhedens indkøb, der vurderes som grønne.

Som det fremgår af diagrammet, er det amterne, der i høj grad har svaret, at de benytter Miljøstyrelsens vejledninger. Næsten halvdelen af amterne har svaret, at de ofte anvender Miljøstyrelsens vejledninger. Staten og kommunernes besvarelse ligner hinanden, og ca. 40% har svaret, at de engang imellem bruger Miljøstyrelsens vejledninger.

2.3.7 Hvis en vare miljøvurderes, i hvilket omfang indhentes miljøviden via samarbejde med andre offentlige enheder?

Samarbejde mellem offentlige enheder spænder lige fra mere eller mindre uformelle netværk over erfa-grupper til for eksempel, at flere kommuner går sammen om at ansætte en koordinator for grønne indkøb. En stor del af samarbejdet skønnes at bestå i personlige netværk og er en vigtig kilde til grøn viden om indkøb. På amtssiden findes for eksempel AMERFA, som er en sammenslutning af amtslige indkøbere, og SINERFA, som er en sammenslutning af sygehusindkøbere, som kilde til viden om grønne indkøb, og derudover er der IKA, som er foreningen af offentlige indkøbere og MIOS, som er en sammenslutning af 3 kommuner, der arbejder på at fremme grønne indkøb.

Undersøgelsen viser, at det er staten, der mindst benytter sig af samarbejde med andre offentlige enheder, når det drejer sig om at indhente miljøviden om varer. Derudover er der en stor gruppe inden for både stat, amt og kommune, der svarer, at de engang imellem benytter sig af sådan et samarbejde.

2.4 Vurdering af indkøb

I spørgeskemaet er de offentlige enheder blevet bedt om at give et bud på, hvor stor en del af deres indkøb, der vurderes som grønne samt hvor stor en del af indkøbene, der er foretaget via egne indkøbsaftaler eller SKI's rammeaftaler. De er blevet bedt om at bruge indkøbsbudgettet som udgangspunkt, når de besvarer disse spørgsmål samt tage udgangspunkt i den definition af grønne indkøb, der er beskrevet i vejledningen. Uden præcise registreringssystemer er det meget vanskeligt at besvare spørgsmålene, og spørgsmålene skal blot give en indikation af det niveau, der er tale om. Nogle respondenter vil have gode forudsætninger for at besvare spørgsmålet, mens det for andre vil være umuligt. Spørgsmålet bliver mere interessant, når det kan anvendes til at følge den tidsmæssige udvikling.

2.4.1 Hvor stor en del af jeres indkøb vurderes som grønne?

Vurderingen af omfanget af grønne indkøb skulle gerne give en indikation af, hvad resultatet af indsatsen er. En stor del har svaret ved ikke til dette spørgsmål, hvilket i høj grad er et udtryk for spørgsmålets sværhedsgrad.

På baggrund af besvarelsen af spørgeskemaet kan det anslås, at i gennemsnit bliver mellem en tredjedel og en fjerdedel af den enkelte offentlige enheds budget anvendt til grønne indkøb, dvs. at i indkøbssituationen er miljø medtaget som kriterium på lige fod med kvalitet, pris og service (der er dog ikke taget højde for forskelle i størrelse på de enheder, der har besvaret spørgeskemaet, og der kan derfor ikke gives noget samlet billede).

Den estimerede, korrigerede andel af grønne indkøb er behæftet med en betydelig usikkerhed. For det første bygger besvarelserne på en skønsmæssig vurdering. For det andet er gruppen af "ved ikke" besvarelser på spørgsmålet relativ høj (omkring 14% i staten, 15% i amterne og 27% i kommunerne). For det tredje er intervallerne i de procentuelle svarmuligheder på spørgsmålet store, hvilket alene gør besvarelserne unøjagtige.

Det overordnede billede er, at størstedelen af besvarelserne ligger i intervallet 0-40%, bortset fra staten, hvor der er lidt flere besvarelser med over 40% end under 40%.

Hvis vi ser på omfanget af grønne indkøb hos dem, der har en grøn indkøbspolitik og som vægter miljø på lige fod eller mere end kvalitet, pris og service, får vi et billede af, om det har nogen effekt på omfanget af de grønne indkøb.

Som man kan se på søjlediagrammet, er der en andel af besvarelserne, der rykker til højre, dvs. at dem, der har en nedskrevet grøn indkøbspolitik, svarer i højere grad, at en større del af deres indkøb er grønne.

Hvis man ser på, hvor stor en del af indkøbet, der vurderes som grønt, hvis man har en koordinator, bliver billedet endnu tydeligere. Lige under en tredjedel svarer 0-20% og lidt over to tredjedele svarer 41-60%. Der er så godt som ingen besvarelser uden for disse to kategorier.

2.4.2 Hvor stor en del af enhedens indkøb foregår via egne indkøbsaftaler eller SKI's rammeaftaler?

Dette spørgsmål kan ses som en indikation af organiseringen af indkøbene i de offentlige enheder. En høj grad af organisering vil således afspejle sig i en høj grad af indkøb foretaget på egne indkøbsaftaler eller rammeaftaler. Udarbejdelse af indkøbsaftaler giver mulighed for systematisk at indarbejde miljøkrav, og derved er der et stort potentiale, der hvor mange indkøb foretages på denne måde. Ved at købe ind gennem SKI vil der være en stigende mulighed for at se, hvilke miljøkrav de har stillet i forbindelse med udbuddet.

Amter og stat benytter i højere grad indkøbsaftaler/rammeaftaler end kommunerne gør. Vi vurderer, at amterne hovedsagligt benytter sig af egne aftaler, og at staten i højere grad benytter sig af SKI 's rammeaftaler, når de køber ind. Kommunerne deler sig i to ca. lige store dele, hvor omkring 40% ligger i intervallet 0-40% og omtrent lige så mange ligger i intervallet 40-100%.

Der kan være en gruppe, der køber ind på andre enheders indkøbsaftaler, og derfor kan det samlede tal for, hvor mange varer, der bliver købt ind på en indkøbsaftale, være større end denne undersøgelse viser. Der kan f.eks. være små kommuner, der benytter større kommuners indkøbsaftaler, eller amtsgårde, der køber ind hos et af amtets sygehuse.

2.5 Implementering af koordinationsgruppen for offentlige grønne indkøbs indsatsområder

Som led i undersøgelsen er der i spørgsmål 20-25 spurgt til, om de indsatsområder, som Koordinationsgruppen har bekendtgjort at ville prioritere højt fremover, allerede er eller er på vej til at blive indsatsområder i de offentlige enheder.

2.5.1 Hvilken status har følgende vare- og tjenesteydelser i enheden i forhold til grønne indkøb?

Det generelle indtryk er, at langt de fleste enheder allerede har indført eller er i gang med at indføre de pågældende indsatsområder.

Nedenfor er den aktuelle implementeringsgrad af koordinationsgruppens indsatsområder specificeret. Gruppen af respondenter, der enten har svaret "ved ikke" eller slet ikke har besvaret spørgsmålet, udgør typisk mellem 0% og 15%. Dog er denne andel for kommunernes vedkommende ca. 25%, når det gælder vaskeservice og rengøringsservice.

For ingen af de seks indsatsområder er andelen af enheder, der enten har svaret, at det er et indsatsområde eller har svaret, at det er et fremtidig indsatsområde, på noget tidspunkt under 50%, og i mange tilfælde er andelen omkring 75%.

2.6 E-handel

De sidste spørgsmål i undersøgelsen søger at afdække den offentlige sektors planer og forventninger til e-handel. Dette spørgsmål er centralt i forhold til i fremtiden at kunne dokumentere offentlige grønne indkøb. Mulighederne for at koble moduler på et indkøbssystem, der automatisk registrerer grønne indkøb, vurderes at være den bedste løsning, selvom den stadig ligger et stykke ude i fremtiden. Det er til gengæld et område, hvor der sker meget, og det er derfor vigtigt at følge med i udviklingen af de offentlige indkøbssystemer og e-handel for at afgøre, hvornår tiden er moden til i højere grad at anvende denne type af registrering.

2.6.1 Har enheden udarbejdet en strategi/handlingsplan for e-handel?

Spørgsmålet har til hensigt at klarlægge, i hvilket omfang der er "sat ord på" forventningerne til indførsel af e-handel i de offentlige enheder.

Det generelle billede er, at det er et relativt begrænset antal offentlige enheder, der har udarbejdet en strategi/handlingsplan for e-handel.

2.6.2 Er der budgetteret med implementering af system for e-handel i det næste års budget?

Med spørgsmålet søges afdækket, hvor mange der regner med at skulle i gang med e-handel i løbet af det næste år.

Billedet er nogenlunde det samme som ved foregående spørgsmål.

2.6.3 Inden for hvilken tidshorisont forventer enheden at have implementeret e-handel?

Dette spørgsmål skulle afdække de forventninger, der er til implementering af e-handel i fremtiden, der dog ikke nødvendigvis har udmøntet sig i konkrete planer eller bevillinger.

Mange har afholdt sig fra at svare på spørgsmålet, men næsten halvdelen af dem, der har svaret, mener at det sker inden for 2 år. Der er meget få enheder, der har svaret, at de allerede nu har implementeret e-handel.

2.6.4 Hvor stor en del af enhedens indkøb forventes at ville blive foretaget via e-handel om 2 år?

Et spørgsmål, der lige som det foregående skulle afdække forventninger til fremtiden og som vil være interessant at følge udviklingen på, da området bevæger sig meget hurtigt i øjeblikket.

Igen er der er en høj svarandel af ved ikke, men af de, der har svaret, må amterne siges at være de mest optimistiske med hensyn til e-handel på kort sigt.

⁵ "Evaluering af miljøbevidst indkøbspolitik i staten", Miljøprojekt nr. 437, Miljøstyrelsen, 1998.

⁶ "Status for miljøbevidst indkøbspolitik i kommuner og amter 1997/98", Miljøprojekt nr. 498, 1999.

⁷ Cirkulære nr. 26 af 7. februar 1995 om miljø- og energihensyn ved statslige indkøb §6

3. Bilag

Bilag A
Udbredelsen af tiltag m.v. for at fremme grønne indkøb.

Bilag B
Vejledning i forbindelse med udfyldelse af spørgeskema.

Bilag C
Skema til spørgeskemaundersøgelse om offentlige grønne indkøb. Analogt skema er udsendt til kommuner, amter og statsinstitutioner.

Bilag A
Udbredelsen af tiltag m.v. for at fremme grønne indkøb

I det følgende vises en oversigt over de mest henholdsvis mindst benyttede tiltag m.v. for at fremme grønne indkøb. Oversigterne har til hensigt at vise, hvilke tiltag, som allerede er implementeret, og hvilke tiltag, som endnu ikke har vundet indpas.

Der er i oversigterne ikke taget højde for enheder, der enten har besvaret spørgsmålene med "ved ikke" eller slet ikke har besvaret spørgsmålene.

Udbredelsen af tiltag m.v. i staten

Udbredelse af tiltag m.v. i amterne

Udbredelse af tiltag m.v. i kommunerne

Bilag B

Vejledning

Baggrund

Denne undersøgelse er iværksat for at undersøge status for grønne indkøb i Staten, amterne og kommunerne. Undersøgelsen omfatter tillige status for e-handel, da e-handelsløsninger i fremtiden formodes at vinde indpas mange steder og bl.a. vil bedre mulighederne for dokumentation af offentlige grønne indkøb.

Vedlagte spørgeskema er et centralt element i et dokumentationssystem, der fremover løbende skal dokumentere omfanget og fremdriften af offentlige grønne indkøb.

Undersøgelsens omfang

Spørgeskemaundersøgelsen omfatter spørgeskemaer til 275 kommuner, 14 amter, 20 ministerier, 100 statslige institutioner og 25 offentlige, selskabslignende virksomheder.

Hvem skal udfylde spørgeskemaet

Det er vigtigt, at den person, der udfylder spørgeskemaet, har et bredt kendskab til, hvad der sker på indkøbsområdet for hele organisationen. Den, der udfylder spørgeskemaet, er ansvarlig for, at besvarelsen giver et retvisende billede af hele området. Det er de overordnede forhold, der ønskes belyst i spørgeskemaundersøgelsen. For visse indkøbere kan det eventuelt blive nødvendigt at søge information hos andre, når spørgeskemaet skal udfyldes, for at opnå en dækkende besvarelse.

Tidsforbrug

Der må påregnes anvendt minimum 15 min. og maksimalt 2 timer til at udfylde spørgeskemaet, selvom det kan være nødvendigt at indhente information fra andre.

Hvad dækker besvarelsen

	For kommuner og amter besvares for den samlede forvaltning med tilhørende institutioner og andre eksterne enheder.
	For ministerier medtages ikke underliggende institutioner og indtægtsfinansierede eksterne aktiviteter i besvarelsen.
	For statslige institutioner og offentlige selskabslignende virksomheder besvares for den samlede enhed.

Der ønskes ved besvarelsen ikke inddraget institutioner med selvstændige (uafhængige) regnskaber eller private leverandører af offentlige ydelser, selvom de for den overvejende del (50%) måtte være finansieret af offentlige midler.

Indkøbsbudget

Ved besvarelse af spørgsmål 18, 19 og 29 bedes du anvende indkøbsbudgettet som sammenligningsgrundlag. Ved indkøbsbudgettet forstås det samlede indkøbsbudget for driftsudgifter, dvs. køb af varer og tjenesteydelser samt erhvervelse af materiel i forbindelse med driften. Egentlige anlægsudgifter holdes udenfor.

Specifikke indsatsområder

I spørgsmål 20-25 spørges til hvilken indsats-status pc-udstyr, vaskemidler, rengøringsmidler, møbler, rengøringsservice og vaskeservice har. Disse indsatsområder har den koordinationsgruppe, der er nedsat mellem stat, amt og kommune, udpeget som særlige indsatsområder for grønne indkøb.

Hvad er Grønne indkøb?

Grønne indkøb og grønne varer er ikke veldefinerede begreber, og de kan forstås forskelligt forskellige steder. For at give et ensartet billede af hele den offentlige sektor beder vi dig om at tage udgangspunkt i følgende definition af grønne indkøb, når du skal tage stilling til spørgsmålene 7, 11, 12 og 18.

Såfremt varen/tjenesteydelsen er indkøbt på en indkøbsaftale: