Miljøprojekt, 950 – Gennemsigtighed i kommunale affaldsgebyrer – Bilag D, Vejledning om god regnskabsskik og de grundlæggende regnskabsprincipper for opgørelse af affaldsgebyrer

Gennemsigtighed i kommunale affaldsgebyrer

Bilag D

Vejledning om god regnskabsskik og de grundlæggende regnskabsprincipper for opgørelse af affaldsgebyrer

Formål

Formålet med en vejledning om god regnskabsskik og grundlæggende regnskabsprincipper er:

At bidrage til en mere ensartet budgetterings- og regnskabspraksis
At medvirke til at reducere antallet af valgmuligheder og sigte mod forøgede og mere ensartede oplysninger på affaldsgebyrområdet

Formålet med denne vejledning er endvidere at supplere de autoriserede regler i budget- og regnskabssystemet vedrørende affaldsgebyrområdet ved konkretisering af de overordnede principper, hvorefter budgettering og regnskabsaflæggelse skal finde sted.

God regnskabsskik

Ved god regnskabsskik følges denne vejledning, og hvad der fortolkes og fastlægges som værende god skik og brug blandt kyndige og ansvarsbevidste fagfolk inden for affaldsområdet, herunder affaldstekniske fagfolk og økonomitekniske fagfolk.

Det følger af god regnskabsskik, at den underliggende budgettering og registrering samt bogføring tilrettelægges og udføres på en overskuelig måde for at give et klart overblik over kommunens dispositioner og øvrige aktørers dispositioner.

Det følger endvidere af den gode regnskabsskik, at der er etableret og løbende opretholdes et tilfredsstillende, sikkert budgetterings-, registrerings- og bogføringsmiljø. Heri indgår de interne kontroller og procedurer, der er nødvendige for at sikre, at budget- og regnskabsmaterialer er dokumenteret. Endvidere skal sikkerhedsforanstaltninger sikre mod ødelæggelse, forsvinden eller forvanskning af budgetterings- og regnskabsgrundlaget samt mod fejl eller misbrug.

Med god regnskabsskik dokumenteres det samlede budget- og regnskabsmateriale, herunder registreringer, beskrivelser af budgettering, registrering og bogføringen samt fordelingsnøgler og argumentation desangående. Endvidere er beskrivelser af systemer til at opbevare og fremfinde budget- og regnskabsmaterialer til stede til enhver tid. Dokumentationen skal medføre, at registreringer kan følges via transaktionssporet, og at gebyrer ifølge serviceområdedeklarationer og ifølge affaldsårsberetningen kan følges ved kontrolsporet tilbage til de enkelte registreringer.

De grundlæggende regnskabsprincipper

De grundlæggende regnskabsprincipper omfatter både principper ved fastlæggelse af affaldsgebyrer via budgettering og ved opkrævning af affaldsgebyrer. De grundlæggende regnskabsprincipper er gældende for både serviceområdedeklarationer og for affaldsårsberetninger.

De grundlæggende regnskabsprincipper omfatter krav til periodisering, kontinuitet, væsentlighed, modregning, klarhed og overskuelighed, relevans, pålidelighed og sammenlignelighed samt sammenhæng.

De grundlæggende regnskabsprincipper identificerer begreberne regnskabsår, ”hvile i sig selv”-perioden, resultatopgørelsen, årsomkostninger, overførelse af overskud/underskud til næste regnskabsår, noter, anvendt regnskabspraksis, indregning, måling, anlægsaktiver, driftsøkonomiske afskrivninger, afskrivningsmetode, nedskrivninger, overgangsregler, varebeholdninger, forrentning og moms.

Periodisering

I henhold til periodiseringsprincippet indregnes transaktioner i budgettet og i regnskabet i det budgetår henholdsvis regnskabsår, hvori de finder sted, uanset tidspunktet for betaling. Indtægterne indregnes, når den indtægtsskabende aktivitet er udført. De tilhørende omkostninger til denne aktivitet periodiseres som omkostninger i takt med, at aktiviteten finder sted. Der anvendes et matchingprincip. Dette princip gælder både ved budgettering af affaldsgebyrer og dermed fastlæggelse af gebyrerne samt ved aflæggelse af affaldsårsberetning.

Kontinuitet

Præsentation og klassifikation af regnskabsposter skal være ens fra et regnskabsår til det næste; ligesom budget- og regnskabsposter skal præsenteres og klassificeres ens, medmindre:

En ændret præsentation eller klassifikation vil give en mere hensigtsmæssig fremstilling af transaktioner og tilføje en mere korrekt sammenhæng mellem den affaldsproducerende betaler og affaldsproduktionens omkostninger
Aktiviteterne er væsentlig ændret
En ændring er påkrævet på baggrund af dansk lovgivning eller tilhørende vejledninger

Brud på kontinuitet må alene finde sted, når ændringen skaber et mere retvisende billede af sammenhæng mellem indtægter og omkostninger.

Brud på kontinuitet skal begrundes og anføres i affaldsårsberetningen og/eller i serviceområdedeklarationerne.

Væsentlighed

Alle væsentlige regnskabsposter skal præsenteres særskilt i affaldsårsberetningen. Beløb vedrørende uvæsentlige poster kan sammendrages med poster af samme art eller funktion.

Regnskabsposter kan sammendrages under samme serviceområde, såfremt aktivitets- og omkostningsstrukturen for de ordninger, der samles i et serviceområde, er ensartet.

Regnskabsposter vedrørende affaldsværdikædens tre led: direkte håndtering (indsamling og transport), behandling og kommunalforvaltningsmæssige aktiviteter kan ikke sammendrages.

Regnskabsposter inden for de tre led i værdikæden skal specificeres under iagttagelse af, om en information er væsentlig. En information er væsentlig, såfremt udeladelse heraf kan få indflydelse på regnskabsbrugernes økonomiske beslutninger truffet på grundlag af affaldsårsberetningen, eller såfremt udeladelsen medfører misledende information.

Modregning

Indtægter og omkostninger må ikke modregnes, men skal vises særskilt i affaldsårsberetningens resultatopgørelse eller noter, medmindre:

Det kræves eller tillades i henhold til vejledninger
Ensartede gevinster/tab og de dermed forbundne omkostninger ikke er væsentlige, herunder særligt kapitalomkostninger
Indtægter fra salg er uvæsentlige i forhold til de specificerede driftsomkostninger anført under de enkelte serviceområder

Klarhed og overskuelighed

Affaldsårsberetningen i sin helhed, dens informationer og de enkelte regnskabsposter skal fremstå klart og overskueligt for en ekstern regnskabslæser. Tilsvarende er gældende for serviceområdedeklarationerne.

Affaldsårsberetningen skal i nævnte rækkefølge indeholde: Resultatopgørelse, noter, anvendt regnskabspraksis, affaldsgebyrnøgletal, affaldsproducentnøgletal, miljø- og arbejdsmiljøoplysninger samt oplysninger om, hvor yderligere information kan rekvireres.

Affaldsårsberetningen kan indeholde afsnit om realiserede mål i regnskabsåret mv.

Relevans

Affaldsårsberetningens informationer skal være relevante for synliggørelse af sammenhængen mellem affaldsproducenters gebyrer og affaldsproduktionens relaterede omkostninger målt pr. regnskabsår i de tre led i affaldsværdikæden.

Pålidelighed

Affaldsårsberetningens informationer skal være pålidelige, idet de

Giver et troværdigt udtryk for resultat og forskydninger mellem, hvad der er opkrævet som affaldsgebyrer, og hvad de realiserede omkostninger har andraget pr. regnskabsår og over hver ”hvile i sig selv”-periode
Afspejler den økonomiske realitet bag transaktioner og begivenheder
Er neutrale, afspejler behørig omhu og i al væsentlighed er fuldstændige

Sammenlignelighed

Affaldsårsberetningen aflægges med den givne struktur og med et indhold, der giver regnskabslæserne mulighed for at sammenligne udviklingen af beretningens informationer over tid fra det ene regnskabsår til det næste.

Affaldsårsberetningen aflægges endvidere med den givne struktur og med en sådan klarhed og forståelighed, at den kan sammenlignes med tilsvarende affaldsårsberetninger for andre kommuner.

Sammenhæng

Der skal være sammenhæng mellem informationer givet i serviceområdedeklarationer og affaldsårsberetningen både i formalia ved valg af ordlyd og begreber og i substans vedrørende de enkelte data.

Regnskabsår

Et regnskabsår omfatter en periode fra 1. januar til 31. december. Et budgetår omfatter tilsvarende periode.

”Hvile i sig selv”-perioden

”Hvile i sig selv”-perioden er det tidsrum, inden for hvilket de akkumulerede årsomkostninger skal svare til de samlede opkrævede affaldsgebyrer.

Resultatopgørelsen

Opgørelse af årets resultat, som vist i resultatopgørelsen, omfatter de i regnskabsåret opkrævede affaldsgebyrer og de afholdte samlede årsomkostninger relateret til årets udførte aktiviteter.

Årsomkostninger

Omkostninger budgetteres, registreres og bogføres samt rapporteres i affaldsårsberetninger og offentliggøres i serviceområdedeklarationer efter det aktivitetsbaserede regnskabssystem (ABC-metoden).

Omkostningsregistrering er autoriseret for hele forsyningsområdet med virkning for regnskabsåret 2002. De obligatoriske regler for omkostningsregistrering og de autoriserede arter kan anvendes som grundlag for takstberegninger, herunder vedrørende affaldsgebyrer. Dette grundlag giver mulighed for at opfange omkostningsstørrelser, der skal fordeles efter ABC-metoden til serviceområderne.

Overførelse af overskud/underskud til næste regnskabsår

Forskellen mellem de opkrævede affaldsgebyrer og de afholdte samlede årsomkostninger pr. regnskabsår kan andrage et overskud, som skal tilbageføres til affaldsproducenterne, eller et underskud, som skal opkræves i et senere regnskabsår. Dette forskelsbeløb betegnes overskud/underskud til overførelse til næste regnskabsår.

Noter

Noter er specifikationer. Noter skal præsenteres systematisk og give de yderligere oplysninger, der er nødvendige for at opfylde kravet om, at affaldsårsberetningen skal være klar, overskuelig, indeholde væsentlige informationer og give et relevant og pålideligt billede af affaldsgebyrområdet.

Anvendt regnskabspraksis

En affaldsårsberetning indeholder et afsnit om anvendt regnskabspraksis, herunder delafsnit om indregningsmetoder, måling og afskrivninger samt ”hvile i sig selv”-perioden.

Formålet med anvendt regnskabspraksis er at supplere den givne information om de enkelte datatypers størrelse med oplysninger om på hvilke måder, data er indregnet, hvorledes de er målt og hvilke metoder, der er anvendt ved opgørelse, afskrivning og fordeling af data på serviceområder.

Endvidere har anvendt regnskabspraksis til formål at specificere ”hvile i sig selv”-perioden.

Anvendt budgetteringspraksis skal være analog med anvendt regnskabspraksis.

Indregning

Ved indregning forstås det begreb, at

indtægter som opkrævede affaldsgebyrer medtages i resultatopgørelsen
årsomkostninger, herunder driftsomkostninger, afskrivninger og kapitalomkostninger afholdt i regnskabsåret for tilvejebringelse af aktiviteter for håndtering og behandling samt planlægning, informering og administrering af den affaldsproduktion, der opkræves gebyrer for, medtages i resultatopgørelsen
aktiver, der anskaffes med henblik på nyttiggørelser over flere regnskabsår, optages i anlægskartoteker og medregnes på statusbalancen over de aktiver, som tilhører et serviceområde

Måling

Ved måling forstås det begreb, at et aktiv værdiansættes og vurderes for sin nyttiggørelse i den fremtidige periode, hvor det forventes, at aktivet anvendes og bruges.

Anlægsaktiver

Et anlægsaktiv er et aktiv, der er bestemt til vedvarende brug eller eje, og som er anskaffet til brug for produktion af varer eller tjenesteydelser, udlejning eller administrative formål. Øvrige aktiver betegnes som omsætningsaktiver.

Anlægsaktiver opdeles i materielle, immaterielle og finansielle aktiver.

På forsyningsområdet har registrering af aktiver været pligtig fra og med regnskabsåret 2001.

Registrering af materielle aktiver, herunder anlægsaktiver, med tilhørende afskrivning efter driftsøkonomiske principper tjener til formål blandt andet at skabe synlig balance mellem et års indtægter og de forbrugte ressourcer. Derfor er de autoriserede regler for oprettelse af anlægskartotek, registrering af de enkelte aktivers anskaffelsessum, måling af aktiver anskaffet før reglernes indførelse, systematisk omkostningsførelse af aktivers anskaffelsessum via afskrivninger mv. egnet som grundlag ved fastsættelse og opgørelse af affaldsgebyrer.

For aktiver, der er anskaffet før den 1. januar 1999, anvendes de overgangsbestemmelser, som er autoriseret i henhold til budget- og regnskabssystemet.

De obligatoriske kategorier på forsyningsområdet renovation med tilhørende undergruppering kan danne udgangspunkt for allokering af aktiver på serviceområderne.

Driftsøkonomiske afskrivninger

Driftsøkonomiske afskrivninger betyder, at et aktiv ikke medtages som omkostning i anskaffelsesåret, men anskaffelsessummen fordeles over den periode, hvor aktivet er i brug og dermed er nyttigt. Såfremt aktivet efter brugsperioden har en scrapværdi, skal denne værdi fragå anskaffelsessummen, inden afskrivningsberegningen påbegyndes. Afskrivninger beregnes således på baggrund af historisk kostpris.

Driftsøkonomiske afskrivninger er autoriseret for aktiver med en anskaffelsessum på over 100 tkr. Anskaffelser på under 50 tkr. er autoriseret til at blive omkostningsført direkte i anskaffelsesåret, idet de falder under en bagatelgrænse for aktivering af aktiver. For aktiver med en anskaffelsespris mellem 50 tkr. - 100 tkr. fastsættes bagatelgrænsen for aktivering af den enkelte kommune. For ældre aktiver anskaffet før 1. januar 1999 anvendes de autoriserede regler for anvendelse af denne bagatelgrænse.

Afskrivningsmetode

Afskrivninger foretage efter en systematisk lineær metode, hvor der afskrives lige meget hvert år.

Nedskrivninger

Nedskrivning skal ske på et aktiv, hvis det konstateres, at den bogførte værdi (anskaffelsessummen reduceret med de akkumulerede afskrivninger) er større end den fremtidige nytte af aktivet, og denne forskel må anses for at blive permanent.

Overgangsregler

En affaldsproducent kan ikke opkræves gebyrer til dækning af anskaffelser af anlægsaktiver mere end en gang.

Investering i anlægsaktiver, der foretages efter ikrafttrædelse af denne vejledning, men som der er opkrævet gebyrer til dækning af i hjemmel af LBK nr. 753 af 25. august 2001 § 48, stk. 1, nr. 3 kan ikke indgå i resultatopgørelsen.

For investeringer, der er anskaffet før ikrafttrædelse af denne vejledning for midler opstået ved låneoptagelse, kan den systematiske afskrivningsmetode erstattes af den aftalte og gældende afdragsperiode for det pågældende lån. Denne metode er en fravigelse af gældende metode for afskrivninger og kan alene gælde for lån optaget før vejledningens ikrafttrædelse.

Varebeholdninger

Der er ikke pligt, men mulighed for at aktivere varebeholdninger ifølge de autoriserede regler. Såfremt beholdninger af forbrugsmateriel er af samme volumen og værdi kontinuerligt, er der ikke behov for aktivering af varebeholdninger. I modsat fald må der foretages opgørelse af beholdninger primo og ultimo regnskabsåret, og forskellen indregnes som omkostning på det pågældende serviceområde.

Forrentning

Mellemregning mellem kommunen og de enkelte ordninger eller ordninger, der er samlet i serviceområder, skal forrentes. Forrentning sker efter samme regelsæt som gældende for forrentning mellem kommunen og forsyningsvirksomhederne med den rentefod, som er svarende til, hvad der kunne opnås ved finansiering via eksterne parter - det vil sige markedsrenten. Der kan skelnes mellem forrentning af korte og lange lån analogt med det eksterne lånemarked.

Forrentning af kapitalapparatet (anlægsaktiver mv.) indregnes i affaldsgebyrer som følge af, at afregning af finansieringsomkostninger finder sted. Kalkulation af renter vedrørende kapitalapparat, som er anskaffet og betalt, kan ikke indgå i affaldsgebyrerne.

Moms

Der tillægges moms på det samlede affaldsgebyr i henhold til gældende ordning for kommunale forsyningsvirksomheder.

Omkostningerne, der indgår i affaldsgebyrerne, opgøres eksklusive moms, og tilsvarende indregnes opkrævede affaldsgebyrer i resultatopgørelsen eksklusive moms. Analogt med et regnskab efter årsregnskabsloven er momstransaktioner ikke indregnet i en resultatopgørelse.

Ikrafttrædelsestidspunkt

Denne vejledning træder i kraft for affaldsårsberetninger, der dækker regnskabsår, som begynder den XX/XX 20XX eller senere.