Miljøprojekt, 950 – Gennemsigtighed i kommunale affaldsgebyrer

Som oplistet i afsnit 4 omfatter projektgruppens primære løsningsforslag fire værktøjer, der bør implementeres i den enkelte kommune for derved at sikre større gennemsigtighed i de kommunale affaldsgebyrer. Værktøjerne skal samlet sikre systematiseret og ensartet registrering af omkostninger og fordeling af disse i hele affaldsværdikæden samt fungere som udgangspunkt for effektiv kommunikation til interessenter fx borgere eller politiske institutioner.

Nedenstående figur viser den overordnede sammenhæng i de fire løsningsforslag.

5.1 ABC-modellen

Til at skabe det nødvendige fundament for entydig gebyrfastsættelse har projektgruppen som tidligere beskrevet valgt at tage udgangspunkt i ABC-konceptet. ABC-konceptet danner således - ud fra en driftsøkonomisk tankegang - udgangspunkt for:

5.1.1 Generel beskrivelse af den valgte model, herunder fremtidssikring og fleksibilitet

Baggrunden for projektgruppens valg af ABC-konceptet er, at metoden kan synliggøre følgende forhold:

En ABC-analyse er en fordeling af omkostninger. Først til en række processer og aktiviteter; såsom transport fra affaldsproducent til behandling, og derefter fra aktiviteter til serviceområder via en række fordelingsnøgler.

Figur 5.2: De overordnede faser i en ABC-analyse i relation til affaldsområdet

ABC er metoden, der, som nævnt i afsnit 4.3.1, identificerer det faktiske omkostningstræk, herunder tidsforbruget relateret til aktiviteter og processer. Filosofien er, at aktiviteter - og ikke afdelinger - forbruger ressourcer og derved skaber omkostningerne. Aktiviteterne bliver brugt til at fremstille og generere produkter og serviceydelser i de forskellige led i værdikæden.

Omkostningerne er typisk opgjort pr. afdeling eller pr. funktion såsom IT-afdeling, HR/personaleområdet, funktionen for generel ledelse, økonomifunktionen etc. Med udgangspunkt heri fordeles omkostningerne via fordelingsnøgler for de enkelte afdelinger ud på de aktiviteter, som genererer træk på omkostningerne. Det kan være aktiviteter som fakturering, planlægning, transport, forbrænding, miljøledelse etc. Herefter fordeles aktivitetsomkostningerne via fordelingsnøgler videre ud på serviceområderne. Således får man et relativt præcist billede af, hvad de forskellige serviceområder, fx dagrenovation, husholdningsaffald og erhvervsaffald, koster.

De overordnede fire faser i forbindelse med udarbejdelse af ABC-modellen er følgende:

5.1.2 Beskrivelse af affaldsværdikæden

Processer og aktiviteter identificeret i værdikæden omfatter alle forhold, som den enkelte kommune kan, men ikke skal inkludere i affaldsgebyret. Detaljeringsniveauet og strukturen i værdikæden og serviceområderne forsøger derfor at afspejle den variation, der i dag findes i affaldsordningerne kommunerne imellem.

Ovenstående figur viser, at modellen arbejder med tre overordnede serviceområder; erhvervsaffald, dagrenovation og husholdningsaffald. Denne tredeling omdatter de tre typer affaldsproducenter:

Håndtering som defineret i affaldsbekendtgørelsens § 3 pkt. 8, opdeles således i selve håndteringen vedrørende indsamling og transport og selve behandlingen til nyttiggørelse og bortskaffelse under udtrykket affaldsbehandlingen. Opdelingen sker for at synliggøre værdikædens faser.

Hver fase indeholder en lang række processer og underliggende aktiviteter, der samlet beskriver affaldsflowet fra indsamling til bortskaffelse inklusive de kommunalforvaltningsmæssige aktiviteter. For hver af de identificerede aktiviteter knytter der sig en række omkostninger i form af fx løn og materialer samt drift og vedligeholdelse. Nedenstående ”screen print” viser på Y-aksen, hvordan affaldsværdikæden er struktureret omkring processer og underliggende aktiviteter. X-aksen viser serviceområderne for en given kommune.

Identifikation af værdikæden er baseret på interviews og møder med kommuner samt input fra professionelle aktører. Alle kommunerne, der er udvalgt, kan defineres som progressive i relation til sikring af gennemsigtighed på affaldsgebyrer og har således fungeret som inspiration og sparring til projektgruppen.

5.1.3 Beskrivelse af serviceområderne

Ud fra ABC-konceptet struktureres affaldsordninger i homogene grupper efter det omkostningstræk, som deres aktiviteter medfører. ABC-modellen fordeler derefter omkostninger mellem affaldsproducenter i forhold til det omkostningstræk, som disse skaber på aktiviteterne i affaldsværdikæden. Affaldsværdikæden omfatter de processer og underliggende aktiviteter, der er relateret til affaldsflowet fra indsamling til bortskaffelse inklusive de kommunalforvaltningsmæssige aktiviteter.

Projektgruppen har valgt, at den generiske model tager udgangspunkt i tre overordnede serviceområder, hvor serviceområdet husholdningsaffald omfatter de obligatoriske affaldsordninger udover dagrenovation, der indgår særskilt under gruppen dagrenovationsproducenter. Disse ses i relation til de kommunalforvaltningsmæssige aktiviteter i nedenstående ”screen print”.

Forholdet mellem projektgruppens fire løsningsforslag og den enkeltes kommunes ordninger kan illustreres med følgende tegning:

Servicedeklarationens formål er at vise hvilke aktiviteter, et gebyr er sammensat af (indledende håndtering, behandling, kommunal forvaltningsmæssige aktiviteter, regulering for tidligere år mv.) set fra en gebyrbetalers side.

En række husholdningsordninger er obligatoriske og defineret via lovgivningen. Disse ordninger kan ikke typemæssigt sammenlægges i en serviceområdedeklarations gebyroverblik. Denne begrænsning er et valg.

En affaldsordning er ikke defineret via dens omkostningsstruktur, men kan være initieret på et meget variabelt grundlag. Derfor er der så mange ordninger. Der er således ikke definitionsmæssigt sammenfald mellem ordninger og serviceområdedeklarationer. Derfor er det krævet, at en serviceområdedeklaration skal oplyse om, hvilke ordninger, der indgår deri. Serviceområdedeklarationen forenkler og skaber gennemsigtighed mellem de forskellige ordningers karakteristika.

Ved vurdering af serviceområder og kontoplan skal der i videst mulig udstrækning tages hensyn til kendte, fremtidige forhold. Et eksempel er de kommende implementeringer af de to nye EU-direktiver om elektrisk og elektronikaffald. Det er således af aktuel betydning ved indretning af kommunernes B/R-system for forvaltning af affaldsgebyrer, at der rummes fleksibilitet i kontoplaner mv. til indføring af dette nye forvaltningselement. Den rummelighed findes i ABC-modellen og i serviceområdestrukturen.

5.1.4 Beskrivelse af valgte fordelingsnøgler

Nedenstående figur er et illustrationseksempel på fordeling af kommunalforvaltningsmæssige omkostninger ud fra principperne bag ABC-modellen:

I B/R-systemet er der registreret omkostninger for i alt 1 mio. kroner for de tre medarbejdere, der i økonomiafdelingen beskæftiger sig med affaldsgebyropkrævning.

Omkostningerne er registreret på de ordinære konti for løn, pension mv. Endvidere anvender medarbejderne i denne afdeling kontorartikler, som også har direkte sammenhæng med deres arbejdsindsats. Eksemplet er forenklet. Der vil i praksis være flere typer af omkostninger.

20% af medarbejdernes arbejdstid anvendes på affaldsgebyrområdet. Det vil sige, at aktivitetsomkostningen: Udskrivning af regninger koster i alt 200.000 kroner pr. år. Disse omkostninger skal fordeles på egnede fordelingsnøgler. Nøglen er antal regninger. 10% af regningerne tilgår erhvervsaffald, 90% tilgår private affaldsproducenter og dagrenovation.

Derfor skal 90% af aktivitetsomkostningerne på 200.000 kroner fordeles til serviceområdet dagrenovation, i alt 180.000 kroner, og 20.000 kroner allokeres til serviceområdet erhverv og indgår som en del af gebyr for de virksomheder, der producerer erhvervsaffald.

Nedenstående eksempel fra ABC-modellen viser forslag til fordelingsnøgler vedrørende kommunalforvaltningsmæssige aktiviteter.

Netop brugen af flere forskellige og mere præcise fordelingsnøgler skaber grundlag for en bedre omkostningsfordeling. Et serviceområde kan fx være storskrald eller dagrenovation. Ud fra ABC-konceptet struktureres affaldsordninger i homogene grupper efter det omkostningstræk, som deres aktiviteter medfører, og benævnes serviceområder.

5.1.5 Brugervejledning for ABC-modellen

Del II Behandling omfattende genbrug, forbrænding med energiudnyttelse og deponi

Del I og del II omfatter således håndtering af affald, således som dette er defineret i affaldsbekendtgørelsen. I ABC-modellen er håndtering opdelt i de to overordnede processer i et værdikædeaspekt, nemlig indsamlings- og transportaktiviteter og selve behandlingsaktiviteterne.

Hver proces indeholder en række aktiviteter. De identificerede aktiviteter under hver proces er ikke udtømmende, men giver alligevel et billede af aktiviteter, som kan indgå i det samlede affaldsgebyr. Definition på aktiviteterne er beskrevet i en note, som ses i højre hjørne i Excel-modellen, hvor projektgruppen har ment, at det var nødvendigt at konkretisere, hvad den enkelte aktivitet omfattede. Denne note skal ses som retningsgivende.

Noter er ligeledes anvendt i forbindelse med definition af krav til hvilke omkostninger, der er omfattet af den enkelte proces og er retningsvisende for hvilke omkostninger, der skal overføres fra kontoplanen.

Figur 5.9: ABC-modellen - Vejledende omkostningsplan fra kontoplan til aktiviteter

5.1.6 Indsamling af data til ABC-modellen

Projektgruppen forventer, at oplysningerne vil være de samme, uanset om den enkelte kommune selv udfører aktiviteterne eller har valgt at udlicitere enkelte eller alle processer i affaldsværdikæden subsidiært via affaldsselskaber.

Under hver overordnet proces vil der ligge en række forslag til fordelingsnøgler, som kan bruges i forbindelse med fordeling af omkostninger fra kontoplan til aktiviteter samt i forbindelse med den videre fordeling af aktivitetsomkostninger til serviceområder. Det anbefales, at den enkelte kommune ved valg af fordelingsnøgler tager udgangspunkt i denne liste samt vurderer hvilke fordelingsnøgler, der vil være mest retvisende for deres situation.

Fordeling af omkostninger vil aldrig kunne være 100%, og op til ca. 5% af omkostningerne i kontoplanen vil sjældent kunne fordeles ud til aktiviteter og serviceområder ud fra de erfaringer, der er med anvendelsen af ABC-modellen i erhvervslivet.

I forbindelse med den endelige beslutning vedrørende implementering skal den ansvarlige instans beslutte, hvorvidt denne liste skal præciseres yderligere, således at det på forhånd er fastlagt, hvilken fordelingsnøgle den enkelte kommune skal anvende til at fordele omkostninger fra hver enkelt aktivitet.

Del I vil primært være oplysninger, der stammer fra entreprenører eller kommunens egne ansatte i relation til indsamling og transport af affald. Oplysningerne i denne del vil for den enkelte kommune primært være oplysninger i form af afkrydsning - er der stillet krav til entreprenørerne vedrørende brug af ”miljødiesel”? På andre områder skal oplysningerne være i tons affald og angives i absolutter værdier, for eksempel i forbindelse med ”frekvens”.

I del II skal oplysningerne være i kr. pr. tons, og oplysningerne skal kommunerne indsamle hos de forskellige behandlingssteder. Der vil ligeledes være en liste over alternative fordelingsnøgler i denne del af modellen.

I del III, kommunalforvaltningsmæssige aktiviteter, vil omkostningerne skulle oplyses pr. enhed for hver af de relevante serviceområder, for eksempel skal IT-omkostninger til serviceområdet erhvervsaffald oplyses som omkostninger i kr. pr. antal affaldsproducerende erhvervsvirksomheder i kommunen.

Det er givet, at den enkelte kommune ikke vil have eller kunne fremskaffe alle relevante informationer og data for så vidt angår del I og del II. Derfor er modellen tilrettelagt så fleksibelt, at de oplysninger, der skal indhentes fra eksterne transportører, behandlere mv. fremskaffes i takt med, at der indgås nye kontrakter eller der sker tilpasning af samarbejds-/samhandelsaftaler. Det betyder også, at under de vilkår, hvor oplysninger ikke vil kunne opnås, kan der alene fra kommunens side berettes om samhandelsvilkår og de kvalitative krav, som er indregnet i aftalepriser mv. Omvendt kan transportører og behandlere mv. have interesse i at viderebringe kommunens oplysninger, der via ABC-modellen kommer til synlighed for så vidt angår særlige kvalitets-, miljø-, arbejdsmiljø- og effektivitetstiltag.

5.1.7 Væsentlige forhold i relation til ABC-modellen

For transport og behandling af affald er det kun muligt i dag at få oplyst et samlet delgebyr, der ikke er specificeret på enkeltaktiviteter. På sigt kan der måske skabes større gennemsigtighed, hvis informationskrav fra transportører og affaldsselskaber skærpes. Dog skal den enkelte kommune identificere hvilke omkostninger, der indgår i transport og behandlingsdelen i relation til fastlæggelse af gebyrer.

Formålet med anvendelsen er at få konkretiseret og forbedret viden om definition og fordeling af omkostningerne i hele værdikæden relateret til affaldshåndtering. Gennem projektgruppens møder med kommunerne har vi udarbejdet en bruttoliste, der sikrer, at alle aktiviteter relateret til affaldshåndtering beskrives og indgår i aktivitetsplanen. ABC-modellen danner den systematiske ramme og den styrede proces for, hvordan identifikation af aktiviteterne og tilhørende omkostninger ensartet finder sted.

Modellen skal ses som et supplement til det eksisterende regnskabssystem; en form for ledelsesinformation, der ud over at fungere som skabelon for registrering og opgørelse af affaldsgebyrerne også kan danne udgangspunkt for identifikation af effektiviseringspotentialer internt i den enkelte kommune og benchmarking kommunerne imellem.

For en lang række kommuner vil information vedrørende de enkelte aktiviteter allerede være at finde i det eksisterende regnskabssystem, og der vil således blot være tale om en dataoverførsel fra et eksisterende system til modellen. For andre kommuner vil data fra modellen kræve ændringer og tilpasninger i grundregistreringerne, fordi fx detaljeringsgraden ikke eksisterer i dag.

Det er væsentligt at være opmærksom på, at der udelukkende vil være tale om information i relation til fordeling af omkostninger mellem erhvervsaffald, dagrenovation og husholdningsaffald og tilhørende ordninger, og at gebyrfastsættelse er identisk med omkostningerne for de forskellige delelementer i værdikæden.

5.1.8 Implementering og vedligeholdelse

Modellen er generisk, og minimumskrav til detaljeringskrav fastlægges på forhånd. Desuden opstiller modellen forslag til brug af visse typer fordelingsnøgler for hver overordnet proces og underordnede aktiviteter.

Nedenstående illustration viser, hvordan ABC-modellen standardiserer gebyrfastsættelsen:

De tre overordnede serviceområder undergrupperes. Nogle er obligatoriske ordninger, andre er tillægs-/frivillige ordninger. I illustrationen er serviceområderne oplistet i dagrenovation, storskrald, pap og papir etc.

Under faserne i værdikæden (håndtering, affaldsbehandling og kommunalforvaltningsmæssige aktiviteter) er der i illustrationen alene eksemplificeret nogle få typer af processer og underliggende aktiviteter, såsom at afhentningsomkostningen af 110 liters papirsæk 52 gange pr. år andrager 205 kroner for dagrenovation og bidrager til fordeling af 50 kroner til storskrald.

Alt i alt kan fru Jensen få den information, at ud af hendes gebyr på 1.825 kroner/år andrager 1.125 kroner dagrenovation, mens 700 kroner andrager øvrige private ordninger. Heraf andrager fru Jensens andel af storskraldsordningen 92 kroner.

De øvrige serviceområder er ikke medtaget i illustrationen.

Arbejdsindsatsen for den enkelte kommune med implementering af ABC-modellen omfatter følgende:

Det er væsentligt at huske på, at den enkelte kommune ikke nødvendigvis skal tilbyde alle serviceområder, eller at gebyret skal være baseret på alle identificerede aktiviteter, men at detaljeringsniveauet i værdikæden skal sikre, at den enkelte kommune kan identificere de aktiviteter, som tilsammen udgør gebyret og serviceområdet, som er udbudt i den pågældende kommune.

5.2 Serviceområdedeklaration

Serviceområdedeklarationer er de kommunikationsværktøjer, der underretter om, hvad der skal betales som affaldsgebyrer, hvad gebyret dækker over pr. serviceområde og om øvrige forhold, der er relevante for affaldsproducenter.

5.2.1 Generel beskrivelse, herunder fremtidssikring og fleksibilitet

Serviceområdedeklarationer har til formål at skabe gennemsigtighed ved fastlæggelse af affaldsgebyrer og vise hvilke gebyrer, der vil blive opkrævet for det kommende regnskabsår og på hvilket grundlag.

Orientering om, hvorledes affaldsgebyrer er fastlagt, må ske på et grundlag, der er ens for alle kommuner. Sammenligning af brugerinformation sker ved, at der anvendes et fælles rapporteringskoncept om den service, den enkelte kommune har valgt at tilbyde. Arbejdstitlen herpå er serviceområdedeklaration.

Serviceområdedeklarationerne omhandler alle de aktiviteter, som falder inden for affaldsområdet, og som indgår i de gebyrer, som kommunen opkræver som affaldsgebyrer, og i de takster, som erlægges for særskilte affaldsydelser.

Der kan indgå flere affaldsordninger i en serviceområdedeklaration. Forudsætning for at samle flere ordninger under samme områdedeklaration er, at ordningerne har så ensartet en aktivitetsomkostningsstruktur, at samling i et område er forsvarligt efter ABC-modellen.

Serviceområdedeklarationer udarbejdes i forbindelse med kommunens årlige budgetlægning og omhandler en beskrivende del og en gebyrdel.

Der er opstillet en model for en serviceområdedeklaration. Modellen fremgår af bilag B. Modellen er en rammemodel angående det minimumsniveau, hvorom der skal oplyses i gebyrdelen. For så vidt angår den beskrivende del er der dels minimumskrav og dels forslag til inspiration.

5.2.2 Beskrivende del

5.2.3 Gebyrdelen

I gebyrdelen oplyses de fastlagte affaldsgebyrer i form af de enkelte gebyrdele for det kommende regnskabsår opdelt i enkelte ydelsestyper. Gebyrdelen kan siges at være en standardiseret gebyroversigt.

Endvidere indeholder gebyrdelen en beskrivelse af den anvendte budgetteringspraksis, herunder med særlig fokus på angivelse af fordelingsnøgler.

De i serviceområdedeklarationen oplyste gebyrer er lig de gebyrer, som er fastlagt og vedtaget af kommunalbestyrelsen med hjemmel i § 41a i styrelsesloven.

Idet serviceområdedeklarationerne skal tjene til sammenligningsgrundlag mellem kommunerne, er det nødvendigt med et fast konceptniveau (et minimumsniveau). Såfremt en kommune måtte ønske at afgive supplerende information i serviceområdedeklarationen, er der mulighed derfor.

Gennemsigtighed for borgere vedrørende kommunens endelige vedtagne årsbudget sker i henhold til styrelseslovens § 39, hvoraf det fremgår, at dette skal være tilgængeligt for kommunens borgere.

Offentliggørelse af serviceområdedeklaration for det kommende opkrævningsår anbefales at ske samtidig med årsbudgettet subsidiært ved udsendelse af ejendomsskattebilletten.

Fastsættelsen af gebyrer giver grundlag for opkrævningen. Regnskabet giver grundlag for eventuel justering af opkrævet gebyr.

Den samlede sammenhæng mellem fastsættelse af gebyrer og opkrævning af gebyrer kan illustreres således:

Figur 5.12: Sammenhæng mellem fastsættelse af gebyrer og opkrævning af gebyrer

Det er således afgørende, at god regnskabsskik og de grundlæggende regnskabsprincipper samt anvendt budgetterings- og regnskabspraksis er enslydende for både budgettering og for registreringer i regnskaber vedrørende realiserede udgifter og indtægter, beregnede registreringer mv.

Løsningsforslaget forsøger at sikre en gennemsigtighed i, hvad de underliggende omkostninger omfatter, samt sikre, at de opkrævede gebyrer svarer til de faktiske omkostninger. Det sker ved, at både serviceområdedeklarationens gebyrdel og affaldsårsberetningens resultatopgørelse skal bygge på de samme regnskabsprincipper og fordelingsmetoder og således være indbyrdes forbundne.

5.3 Affaldsårsberetningen

Affaldsårsberetningen er et kommunikationsværktøj, der dokumenterer, hvad opkrævede affaldsgebyrer er medgået til.

5.3.1 Generel beskrivelse, herunder fremtidssikring og fleksibilitet

Affaldsårsberetninger har til formål at skabe gennemsigtighed ved opkrævning af affaldsgebyrer og vise sammenhæng mellem budget og realiserede omkostninger.

Det er i henhold til styrelseslovens § 18, stk. 3 økonomiudvalgets forvaltningsopgave at håndtere kommunens regnskabsvæsen. På samme måde som det er nødvendigt for at opnå mulighed for sammenlignelighed mellem forudsætningerne for fastsættelse af affaldsgebyrer - at der er et fælles standardiseret konceptgrundlag - således er det nødvendigt, at der ved opkrævning af gebyrer ligeledes er et standardiseret koncept, hvorefter der er en struktureret måde at se på, hvad der er betalt for.

I forbindelse med aflæggelse af regnskaber fra kommunerne offentliggøres der i dag i mange kommuner en årsberetning. Det anbefales, at der udarbejdes standardiserede årsberetninger for affaldsområdet. De forudsætninger for fastsættelse af affaldsgebyrer og de beløb, som er fastlagt i serviceområdedeklarationen, følges der op på i en affaldsårsberetning. Det vil sige, at affaldsårsberetningen dokumenterer, hvad gebyrerne er brugt til i det afsluttende regnskabsår.

Endvidere fremgår det af affaldsårsberetningen, hvorledes deklarationens oplysninger af kvalitativ karakter (den beskrivende del) er realiseret i regnskabsåret.

Via affaldsårsberetningen skabes der mulighed for sammenligning kommunerne imellem.

Der er opstillet en model for en affaldsårsberetning. Modellen fremgår af bilag C. Modellen er en rammemodel angående det minimumsniveau, hvorom der skal rapporteres. Modellen sætter ikke barrierer for kommuner, der ønsker at rapportere mere detaljeret eller bredere om affaldsgebyrer. Modellen er således fleksibel. De autoriserede regler i budget- og regnskabssystemet for kommuner giver ikke tilstrækkelige oplysninger til brug for fastlæggelse af konkrete omkostninger for specifikke kommunale ydelser, herunder affaldsgebyrer. I tilknytning til det autoriserede budget- og regnskabssystem er der behov for elementer til brug for omkostningskalkulationen for fastlæggelse af affaldsgebyrer og til brug for registrering af realiserede omkostninger og indtægter med henblik på at følge op på, om de fastlagte og opkrævede affaldsgebyrer er i overensstemmelse med de afholdte og realiserede omkostninger.

Modellen for affaldsårsberetning skaber den fornødne tilstrækkelighed vedrørende gennemsigtighed i, om opkrævede affaldsgebyrer er i overensstemmelse med de afholdte og realiserede omkostninger. I takt med en eventuel videreudvikling af B/R-systemet kan modellen for affaldsårsberetning rummes grundet dens fleksibilitet som rammemodel og dens indre sammenhæng med B/R-systemets mere overordnede krav til rapportering mv.

5.3.2 Resultatopgørelse

Affaldsårsberetningen indeholder en resultatopgørelse, hvoraf det fremgår hvilke omkostninger, der er realiseret pr. serviceområde. Omkostninger er identisk med aktiviteter i værdikæden. Opdelingen indeholder endvidere gruppering af typer af driftsomkostninger og kapitalomkostninger (afskrivninger og forrentning), anvendte henlæggelser (i en overgangsperiode) og overførsler mellem de enkelte regnskabsår samt en beskrivelse af anvendte opgørelsesprincipper (anvendt regnskabspraksis).

5.3.3 Balanceopgørelser

Affaldsårsberetningen indeholder en balanceopgørelse, hvoraf det fremgår hvilke aktiver og investeringer, der er pr. statusdagen, herunder med angivelser af tilgang, afgang og afskrivninger i årets løb pr. aktivtype på affaldsområdet.

Endvidere indeholder affaldsårsberetningen en balance for mellemregning mellem affaldsproducenterne efter ”hvile i sig selv”-princippet, idet det af beretningen fremgår hvilke forskelle, der er mellem de opkrævede affaldsgebyrer og de faktuelle omkostninger.

5.4 Vejledninger

Vejledninger tjener som hjælpeværktøjer ved udarbejdelse af serviceområdedeklarationer og affaldsårsberetningen. Vejledninger kan være indsigtsgivende og dermed bidrage med viden om efter hvilke principper, der bør handles og ageres. Indsigtsvejledninger som den anbefalede vejledning om god regnskabsskik og grundlæggende regnskabsprincipper sætter overordnede principrammer for fastsættelse og opkrævning af affaldsgebyrer.

Vejledninger kan også være brugervejledninger, der direkte oplyser, hvorledes der skal budgetteres, registreres, bogføres mv. En sådan type vejledning er en vejledning om anvendt budgetterings- og regnskabspraksis.

5.4.1 Generel beskrivelse, herunder fremtidssikring og fleksibilitet

De primære vejledninger omfatter en vejledning om god regnskabsskik og de grundlæggende regnskabsprincipper samt en vejledning til udarbejdelse af anvendt budgetterings- og regnskabspraksis.

Vejledningen om god regnskabsskik og de grundlæggende regnskabsprincipper er den begrebsmæssige forudsætning for skabelse af gennemsigtighed og sammenlignelighed. Derfor indeholder denne rapport i bilag D et konkret forslag til en sådan vejledning. Forslaget bygger på de principper for virksomheder, der er omfattet af årsregnskabsloven og bogføringsvejledningen af 1999 fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Forslaget er tilpasset i relation til anvendelse på affaldsgebyrområdet. Endvidere er forslaget sat i relation til B/R-systemet. Det betyder, at forslaget kan rummes inden for det kommunale B/R-system og ikke er i konflikt dermed. De grundlæggende regnskabsprincipper i forslaget tager således udgangspunkt i, hvad der er autoriseret inden for B/R-systemet med relation til affaldsområdet. God regnskabsskik og grundlæggende regnskabsprincipper indebærer ensartede rammer for de kommuner mv., der skal fastsætte og opkræve affaldsgebyrer.

Vejledning til udarbejdelse af anvendt budgetterings- og regnskabspraksis er en brugervejledning i, hvorledes de grundlæggende regnskabsprincipper udmøntes i praksis, herunder procedurer og dokumentationskrav til fordelingsmetoder mv.

5.4.2 Beskrivelse af god regnskabsskik og de grundlæggende regnskabsprincipper

God regnskabsskik er et adfærdskodeks for dokumentation og håndtering af budgetterings- og regnskabsopgaver. I forslaget, som det fremgår af bilag D, er der opstillet et kodeks på affaldsgebyrområdet.

De grundlæggende regnskabsprincipper er de overordnede rammer, der til enhver tid skal være gældende ved fastlæggelse af affaldsgebyrer via budgettering og ved opkrævning af affaldsgebyrer. De grundlæggende regnskabsprincipper er gældende for både serviceområdedeklarationer og for affaldsårsberetninger.

De grundlæggende regnskabsprincipper omfatter krav til periodisering, kontinuitet, væsentlighed, modregning, klarhed og overskuelighed, relevans, pålidelighed og sammenlignelighed samt sammenhæng.

Herudover indeholder forslaget til denne vejledning en række konkrete beskrivelser af begreberne; regnskabsår, ”hvile i sig selv”-perioden, resultatopgørelsen, årsomkostninger, overførelse af overskud/underskud til næste regnskabsår, noter, anvendt regnskabspraksis, indregning, måling, anlægsaktiver, driftsøkonomiske afskrivninger, afskrivningsmetode, nedskrivninger, overgangsregler, varebeholdninger, forrentning og moms.

5.4.3 Anvendt budgetterings- og regnskabspraksis

Formålet med en anvendt regnskabspraksis er at supplere den givne information om de enkelte datatypers størrelse med oplysninger om på hvilke måder, data er indregnet, hvorledes de er målt og hvilke metoder, der er anvendt ved opgørelse, afskrivning og fordeling af data på serviceområder mv. Oplysninger om anvendt regnskabspraksis skal således sikre, at en regnskabslæser kan se, med hvilken sikkerhed og usikkerhed regnskabsposterne er forbundet samt opnå indsigt i de valgte metoder for måling, hvor der er muligheder for valg mellem flere muligheder. Via den anvendte regnskabspraksis konkretiserer regnskabsaflæggeren i praksis, hvorledes de grundlæggende regnskabsprincipper efterleves. I årsregnskabsloven findes der krav om oplysninger offentliggjort vedrørende de anvendte indregnings- og målemetoder, der er anvendt ved aflæggelse af en virksomheds årsregnskab.

I kommunernes regnskaber findes der ikke regler om anvendt regnskabspraksis. Der er således ikke tilsvarende gennemsigtighed i de kommunale regnskaber i dag.

Ved udvikling af anvendt regnskabspraksis for affaldsgebyrområdet kunne der sikres gennemsigtighed i anvendte måle- og opgørelsesmetoder mv., herunder information til offentligheden om anvendte skøns- og fordelingsmetoder.

Anvendt regnskabspraksis må udarbejdes af den enkelte kommune i forbindelse med aflæggelse af affaldsårsberetninger. Vejledning dertil samt rammekoncept for indhold er at finde i modelregnskabet i bilag D samt i metoden ABC-modellen, som beskrevet i afsnit 5.1.

Anvendt budgetteringspraksis er analog med anvendt regnskabspraksis. De metoder mv., som er valgt i forbindelse med fastlæggelse af gebyrer, skal også anvendes ved registrering og regnskabsaflæggelse efterfølgende og omvendt. Afvigelse herfra skal begrundes og oplyses i affaldsårsberetningen. I modellen for serviceområdedeklaration er oplistet minimumskoncept for anvendt budgetteringspraksis. Informationsomfanget i anvendt budgetteringspraksis er dybere vedrørende fordelingsnøgler, idet de oplyses på delniveau svarende til de ordningstyper, der indgår i et serviceområde. Derimod er informationsomfanget bredere i anvendt regnskabspraksis, fordi der oplyses om flere regnskabsposter. Ved at søge information i både serviceområdedeklarationens anvendte budgetpraksis og i affaldsårsberetningens anvendte regnskabspraksis opnås et samlet helhedsbillede.

5 Primære løsningsforslag