Etablering af en kvalitetsstyringsordning på natur- og miljøområdet – Bilag 5 Grundlæggende principper for kvalitetsstyring

Etablering af en kvalitetsstyringsordning på natur- og miljøområdet

Bilag 5 Grundlæggende principper for kvalitetsstyring

Ved udvikling af forslaget til fælles rammer har udvalget haft for øje, at regelsættet skal være relevant og praktisk muligt at efterleve for alle kommuner uden undtagelse, uanset størrelse, beliggenhed, historie, erhvervsgrundlag osv.

Derfor – og for at sikre foreneligheden med andre normative dokumenter, jf. 6.2 – er der ved udviklingen af forslaget anvendt følgende universelt accepterede grundprincipper, der er relevante for al virksomhedsdrift – her formuleret svarende til kommunernes aktuelle situation:

Lederskab

Ledere i natur- og miljøadministrationerne bør ud fra det givne formål og ønskede udviklingsretninger skabe en helhed og opretholde et kompetent, fagligt miljø i den administrative enhed, således at medarbejdere kan blive fuldt involverede i at nå kommunens mål om saglighed, effektivitet og ensartethed i arbejdet på natur- og miljøområdet.

Kompetenceopbygning og involvering af medarbejdere, jf. uddybningen senere i bilaget

Medarbejdere (og eksterne eksperter) er den væsentligste ressource i en kommunes natur- og miljøadministration. Identifikation af nødvendige kompetencer og uddannelsesbehov og effektiv gennemførelse af hertil knyttede medarbejderudviklingsprogrammer samt rigtig anvendelse af medarbejdernes evner er en forudsætning for, at der træffes rettidige, lovmedholdelige og fagligt bæredygtige afgørelser i overensstemmelse med lovgivningens hensigt.

Fokusering på ressourceøkonomisk og effektiv styring af processerne

Et ønsket resultat opnås mere effektivt, når aktiviteter og tilhørende ressourcer styres som en kæde af processer, der samlet sikrer den nødvendige planlægning, undersøgelse, informationsstyring, kontinuitet, kommunikation og samordning.

Tværkommunal koordination

Kommunernes natur- og miljøadministrationer er afhængige af hverandre, og indbyrdes fordelagtige relationer i et ansvarligt samarbejdsnetværk øger parternes værdiskabende evne set i forhold til brugere på tværs af kommunegrænserne. Den samlede natur- og miljøbeskyttelse af det omgivende samfund skal ses i en helhed.

Brugerorientering

Administrationen skal være gennemskuelig for borgerne og skal vise forståelse for både nuværende og fremtidige bruger- og interessentbehov samt stræbe efter at opfylde målgruppernes forventninger inden for rammerne af en bæredygtig samfundsudvikling – vel at mærke på en sådan måde, at der stedse værnes om natur og miljø i respekt for menneskets livsvilkår og styrkelsen af dyre- og planteliv.

Systemorientering ^[14]

Det er nyttigt at identificere, forstå og styre indbyrdes relaterede processer, der som et system bidrager til natur- og miljøadministrationens effektivitet med hensyn til at realisere kommunens/lovgivningens målsætninger på området.

Faktuel beslutningstagning

Effektive beslutninger er baseret på analyse af data og informationer, herunder data fra overvågning af brugertilfredsheden samt vurderingerne af den samlede natur- og miljørettede indsats med effektmåling i forhold til fastsatte natur- og miljømål.

Løbende forbedring

Løbende forbedring af natur- og miljøadministrationens samlede præstation og efterstræbelsen af de to overordnede og permanente mål: sikring af opgavevaretagelsens faglige bæredygtighed fx gennem et effektivt ledelses- og styringssystem og sikring af brugernes tillid og tilfredshed fx gennem en høj grad af gennemsigtighed bør være alfa og omega, jf. kapitel 5.

Ad Kompetenceopbygning og involvering af medarbejdere

I den internationale litteratur på kvalitetsstyringsområdet findes tilgængelige modeller, som nærmere definerer, hvad der normalt anses for indeholdt i kompetencebegrebet. Et eksempel vises i fig. 2.

Fig. 2 Eksempel på kompetencemodel for faglige medarbejdere i kommunale natur- og miljøadministrationer.

Fig. 2 Eksempel på kompetencemodel for faglige medarbejdere i kommunale natur- og miljøadministrationer.

Den samlede medarbejderstab inden for natur- og miljøadministration skal have viden på tre områder, som er eller kan være delvis integrerede i hinanden:

Natur- og miljøkendskab samt sektor- og branchekendskab, herunder viden om tekniske/økonomiske muligheder knyttet til natur- og miljøbeskyttelse
Viden om gældende ret inden for det relevante område, herunder viden om domme, tidligere afgørelser og andre juridiske forhold med betydning for området
Viden om forvaltningsret og normal sagsbehandlings- og forvaltningspraksis på området.

Derudover skal sagsbehandlerne – forinden selvstændig opgavevaretagelse og set i relation til det opgavefelt, som de er udset til at varetage – være i besiddelse af grundforudsætninger i form af:

En relevant uddannelse
Gennemført oplæring/introduktion på det lokale plan
Administrativ erfaring samt efter behov erfaring med personaleledelse og/eller projektledelse med relevans for den offentlige/kommunale sektor
Tilstrækkelig job- eller arbejdspladserfaring – gerne indbefattende indsigt i erhvervslivets forhold og vilkår
Personlige egenskaber, som sætter den pågældende i stand til med ansvarlighed og respekt for rettidig omhu at varetage et komplekst sagsområde med store konsekvenser for natur- og miljøforhold og for samfundet som helhed.

Generelt skal det gennem de fælles rammer, som fastsættes på området, sikres, at tilstrækkelige vilkår for kompetent varetagelse af natur- og miljøsager er til stede. Det skal bl.a. sikres, at 1) behovet for og navnlig manglende uddannelse og træning identificeres, 2) nødvendig efteruddannelse faktisk gennemføres, 3) det ved opfølgning konstateres, om gennemførte uddannelsesprogrammer har været effektive og tilstrækkelige.

Følgende forhold, hvoraf flere tangerer almindelige personalepolitiske forhold, er nævnt som krav eller kan udledes af kravene i fælles rammer, nemlig at det generelt skal sikres,

at den ekspertise, som findes i kommunernes eget regi faktisk nyttiggøres i fuldt omfang ^[15],
at det for alle væsentlige ydelsesområder defineres løbende, hvilke kompetencer kommunen ønsker at opretholde i eget regi, og hvilke kompetencer der skaffes til veje ved tilkøb af ekspertise udefra,
at det ved rekruttering af nyt personale og rokering af personale sikres, at der udarbejdes aktuelle jobprofiler i overensstemmelse med afdækkede kompetencebehov,
at nye og rokerede medarbejdere gennemgår et introduktionsprogram, førend de tillægges selvstændigt sagsbehandlingsansvar,
at der ved løbende dialog med medarbejderstaben – fx ved afholdelse af systematiske medarbejdersamtaler eller gruppeudviklingssamtaler med fx 12 måneders mellemrum – sker en afdækning af nye uddannelsesønsker og -behov i forhold til det pålagte ansvar og opgaver,
at der udarbejdes uddannelsesplaner i overensstemmelse med ovenstående,
at der gennemføres uddannelse og træning i overensstemmelse med planerne, og
at der foretages en evaluering af gennemførte uddannelses- og træningsprogrammer med henblik på at verificere, om de effektivt har opfyldt identificerede behov.

På den anden side kan kommunen også sikre tilførselen af kompetencer gennem lån af andre kommunale medarbejdere, samarbejde med den private konsulentbranche mv. Det indgår i intern audit og ledelsens evaluering at bedømme om den samlede kompetence set i forhold til pålagte opgaver, fælles rammer og realisation af vedtagne politikker og mål kan anses for fyldestgørende.

Det bør fremhæves, at erhvervelse af kompetence kan sikres på mange måder. Foruden traditionel kursusvirksomhed, temadage samt faglige seminarer og konferencer kan kompetenceerhvervelse ske gennem følordninger, interkollegialt samarbejde, deltagelse i udvalgs- og standardiseringsarbejde, gennem deltagelse i forsknings- og undervisningsarbejde mv.

Fodnoter

[14] Systemorientering er et kort ord for brugen af det udbredte og internationalt accepterede Plan-Do-Check-Act kredsløb (PDCA) eller på dansk: Planlægge, Udføre, Checke og Korrigere (PUCK), der kan genfindes direkte i erhvervslivets ledelsesstandarder og også benyttes i en variant i Excellence-modellerne.

[15] I store kommuner med et større antal medarbejdere inden for natur- og miljøområderne kan der være en risiko for, at der ikke altid er fuldt overblik over, hvilke særskilte kompetence- og erfaringsområder der faktisk dækkes af hvilke medarbejdere. Man kan fx sikre effektiv vidensdeling ved etablering af en database, som giver mulighed for at søge i medarbejdernes kompetenceprofiler. Dette kan være til stor nytte ved udvælgelse af optimale sagsbehandlerteams.