|
| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste |
Etablering af en kvalitetsstyringsordning på natur- og miljøområdet
6 Fælles rammer for kvalitetsstyringsordningen
Kapitel 6 indeholder en oversigt over kravene til kvalitetsstyringsordningen – de fælles rammer. Kapitlet gennemgår grundprincipper, der ligger bag det udviklede forslag til fælles rammer,
ligesom det indeholder en oversigt over hovedemnerne i de fælles rammer: Sikring af tilstrækkelig 1) Faglig kompetence, 2) Kvalitet i arbejdet, 3) Tværkommunal koordination, og 4)
Dokumentation for ordningens effekt og resultater. Derudover beskrives ordningens overvågningsprocesser. Afslutningsvis findes betragtninger over, hvorledes forslaget til fælles rammer er
foreneligt med andre former for ledelses- og styringsstandarder.
I forslaget [5] til fælles rammer i bilag 7 ses opstillet et eksempel på et sæt af krav, der kunne udgøre ordningens grunddokument/bedømmelsesgrundlag. Fælles rammer er altså udtryk for den grad af
kvalitetssikring, som kommunerne mindst [6] skal leve op til, og som skal være grundlaget for at omsætte mål til praktiske handlinger, der realiserer disse mål.
En kommune, der vælger at benytte et kvalitetsstyringssystem, der er udviklet på et andet grundlag end de fælles rammer – fx et allerede eksisterende kvalitetsstyringssystem – skal i forbindelse med
certificeringen godtgøre, at det pågældende system mindst ækvivalerer de vedtagne fælles rammer [7].
De fælles rammer, eller hvad der mindst svarer dertil, skal benyttes af kommunerne dels ved de lokale kvalitetsstyringssystemers indførelse og dels som rettesnor for kvalitetsbedømmelse af natur- og
miljøadministrationernes arbejde.
Fælles rammer indeholder bl.a. krav til, at den ansvarlige myndighed opstiller en række procedurer, der beskriver varetagelsen af natur- og miljøopgaverne.
Mere specifikt er der tale om krav til:
- Opstilling af politikker/kvalitetsmål [8] for opgaveløsningen i tillæg til ordningens overordnede, fælles mål af permanent karakter, jf. kapitel 5
- Tilstedeværelsen af de tilstrækkelige kompetencer, jf. 7.4 og 7.5
- Koordinering på tværs af administrative grænser (kommunegrænser og administrative myndighedsniveauer), jf. 7.6
- Dokumentation af indsatsen, jf. 7.7.
Rammedokumentet indeholder herefter følgende hovedafsnit:
- Ledelsens ansvar (der især drejer sig om fastsættelse af lokale politikker og mål, ansvar og beføjelser mv.)
- Styring af ressourcer (der især drejer sig om styring af medarbejdernes kompetencer)
- Styring af opgaveløsning (der fører til output i form af ydelser)
- Opfølgning (der leder til dokumentation for gennemførelse af intern overvågning, ekstern overvågning samt indberetning og offentliggørelse af indsats og resultater).
Udvalget har i sit arbejde lagt vægt på at begrænse mængden af krav i ordningen til et rimeligt niveau, som betyder, at de lokale forvaltninger ikke pålægges ikke-relevante procedurer set ud fra en
ressourcebetragtning, men også for at sikre den størst mulige lokale forankring. Det er meget vigtigt, at kvalitetsstyringsordningen ikke bliver en unødvendig administrativ byrde ved løsningen af daglige
opgaver. En kvalitetsstyringsordning skal derimod være et praktisk redskab for kommunernes natur- og miljøarbejde.
Udarbejdelsen af de procedurer, der skal udfylde rammerne, skal være den enkelte kommunes ansvar. Udvalget forestiller sig dog, at der vil være en ressourcebesparelse i at udforme nogle
standardprocedurer, som kan tilbydes kommunerne. Udformningen af sådanne procedurer ligger imidlertid uden for udvalgets kommissorium, men udvalget anbefaler, at det overvejes at udforme sådanne
standardprocedurer, hvor det er hensigtsmæssigt.
6.1 Formulering af kravene i fælles rammer
Det er et mål i sig selv at sikre, at overensstemmelse med og dermed opfyldelse af de fælles rammer kan afgøres på et objektivt konstaterbart eller måleligt grundlag, således at det ikke er hverken auditorers
eller andre bedømmeres lod at afgøre overensstemmelsen efter forgodtbefindende eller på basis af skøn [9].
Det er imidlertid ikke formålet med de fælles rammer at udvirke, at kommunernes kvalitetsstyringssystemer nødvendigvis skal være ensartet udformede med hensyn til omfang, opbygning og dokumentation.
Derimod skal ordningen og de fælles rammer muliggøre, at kvalitetsbedømmelsen af natur- og miljøadministrationernes kvalitetsstyringssystemers tilpasning til rammerne kan gennemføres ensartet fra
kommune til kommune [10].
Udvalgets forslag og anbefalinger indebærer et princip om, at det skal være muligt i forbindelse med ordningens implementering i den enkelte kommune at skræddersy det ifølge fælles rammer (se bilag 7)
krævede kvalitetsstyringssystem til den pågældende kommunes særskilte situation som følge af forskelle i bebyggelsesgrad, indbyggertal, erhvervsstruktur, natur- og miljøforhold etc. fra egn til egn.
6.2 Elementerne i kvalitetsstyringsordningen
Kvalitetsstyringsudvalgets kommissorium fremhæver som nævnt nogle eksempler på elementer i en kvalitetsstyringsordning.
For det første er det et foreslået element, at ordningen skal kunne sikre, at den fornødne kompetence er til rådighed for kommunerne til løsning af også de nye opgaver, som kommer til – fx i udpræget grad
på naturadministrationens område. Kompetencen skal kunne skaffes ved fx fra amterne at få overført de nødvendige specialister i de kommunale myndigheders eget regi, eller ved ad hoc at skaffe sig
ekspertisen ude fra – eksempelvis fra miljøcentre eller de konsulentvirksomheder og institutter, som tilbyder sig på markedet.
For det andet er det et foreslået element, at der skal opstilles kvalitetsmål (fx sammensat af overordnede fælles mål suppleret med lokale mål) for sagsbehandlingen af væsentlige lovbestemte opgaver.
Målenes realisation skal sikres ved opstilling og implementering af nødvendige procedurer for sagsbehandlingen og dertil knyttede ledelsesopgaver og støttefunktioner med henblik på at sikre den
tilstrækkelige kvalitet i form af fx faglig bæredygtighed og gennemsigtighed, effektivitet og lighed i ydelserne.
For det tredje er det et foreslået element, at kvalitetsstyringsordningen skal kunne sikre en tilstrækkelig grad af koordination af natur- og miljøadministrationen på tværs af kommunegrænser – bl.a. fordi
mange natur- og miljøbeskyttelsesforhold er kommunegrænseoverskridende, se i øvrigt 6.2.3.
Endelig, for det fjerde, er det et foreslået element i ordningen, at kommunernes kvalitetsstyringssystemer skal være i stand til at dokumentere indsatsen og resultaterne i kommunerne.
Disse foreslåede elementer er behandlet nærmere i det efterfølgende.
6.2.1 Den tilstrækkelige faglige kompetence
Et vigtigt element i de foreslåede fælles rammer for kvalitetsstyringsordningen er, at der stilles krav til sikringen af, at de tilstrækkelige faglige kompetencer er til rådighed for kommunerne og faktisk inddrages
ved opgaveløsningen. Der henvises til de i bilag 5 omtalte principper for kompetencestyring.
Kravene skal ses i relation til, at der ved den kommunale overtagelse af amternes nuværende opgaver på området, næppe er tvivl om, at kommunerne må supplere den eksisterende adgang til faglige
kompetencer.
Når man derfor taler om kompetencer i relation til kommunerne, drejer det sig om faglig viden inden for visse faglige hovedområder som natur, vand, jordforurening, virksomheder osv. Sådanne
kompetencer vil de største kommuner formentlig selv have mulighed for at råde over. Men de kan også vælge at supplere kommunens egen faglige ekspertise gennem samarbejde med andre kommuner eller
konsulentbistand. Opgaver, hvis varetagelse forudsætter helt særlige kompetencer, vil formentlig i alle tilfælde blive gennemført ved at inddrage ekstern ekspertise.
6.2.2 Kvalitet i sagsbehandlingen
Et andet element i kvalitetsstyringsordningen er selve sagsbehandlingen.
På basis af kvalitetsmålene, der skal være forenelige med lovbestemte eller i øvrigt statsligt fastsatte retningslinier, således som de fremgår af bekendtgørelser og vejledninger, fastsættes de procedurer, som
kommunerne ifølge fælles rammer skal etablere enten fælles eller lokalt.
Efterlevelsen af procedurerne skal sikre den nødvendige kvalitet i arbejdet. Det er vigtigt, at den enkelte kommune får en passende grad af metodefrihed på dette plan, og at der etableres en overvågning af,
at de enkelte systemer i kommunerne mindst opfylder, men ikke nødvendigvis er begrænset til, de minimumskrav, som de fælles rammer er udtryk for.
Et centralt element i enhver kvalitetsstyringsordning er, at væsentlige processer skal være beskrevet i gennemskuelige og tilgængelige procedurer i nødvendigt omfang. Det gælder ikke kun vedrørende
ledelse, generel styring og administration, men i høj grad også omhandlende substantielle, faglige processer og deres samspil rettet mod den konkrete sagsbehandling i myndighedsarbejdet.
Det har været debatteret i udvalget, i hvor høj grad der skal udarbejdes standardprocedurer, som udmønter de fælles rammer også på det teknisk-faglige plan i sagsbehandlingen, således at der i højere grad
er sikkerhed for faglig ensartethed ud over, hvad eksisterende bekendtgørelser, vejledninger og præcedens er udtryk for.
Der er enighed om, at en væsentlig del af procedurerne for natur- og miljøadministrationernes styring og opgavegennemførelse, hvor det er muligt og hensigtsmæssigt, bør udarbejdes som
standardprocedurer og tilbydes kommunerne for derved at opnå en stordriftsfordel i udviklings-, implementerings- og vedligeholdelsesfaserne.
De pågældende standardprocedurer, der under alle omstændigheder vil have status som en option for kommunerne, kunne eventuelt have form af vejledende checklister, rapporteringsparadigmer eller
tilsvarende.
Samlet kan det slås fast, at kvalitetsstyringsordningen kort og godt drejer sig om at sikre, at natur- og miljøadministration i hver kommune foregår på et acceptabelt niveau udtrykt ved, at kommunerne lever
op til bekendtgørelser og vejledninger, den fastsatte kvalitetspolitik samt de dertil knyttede mål på alle fagligt relevante områder.
Udvalget peger på, at man bør fremme det tværfaglige samarbejde og udvikling på tværs fx gennem etablering af erfa-grupper, netværk og partnerskaber med fx private konsulentvirksomheder, hvor det er
muligt eller ønskeligt, og hvor der ses et behov.
6.2.3 Koordination på tværs af kommunegrænser og med andre instanser
Det tredje element, sikringen af koordinationen på tværs af kommunegrænser, bliver særlig vigtigt i den nye myndighedsstruktur. Da mange af de hidtidige amters opgaver går på tværs af kommunegrænser,
vil koordination over kommunegrænser være afgørende. Det gælder fx på naturområdet og med hensyn til administrationen af vandløb, søer og havet.
Det er ikke mindst kommunernes overtagelse af kommunegrænseoverskridende opgaver, der fra forskellig side har været udtrykt stor skepsis ved.
Overførslen af opgaver vil således utvivlsomt indebære et betydeligt behov for koordinering mellem kommunerne, og erfaringer siger, at netop sådanne koordinationsopgaver både er besværlige og
ressourcekrævende. Derfor er det meget vigtigt, at kommunerne får opbygget et smidigt og gnidningsfrit samarbejde om forskellige opgaveløsninger. Der er i forslaget til fælles rammer i bilag 7lagt særligt
vægt på kravdannelse på dette område.
Koordinationsbehovet omfatter også koordination med statslige og regionale myndigheder og øvrige instanser med indflydelse på eller væsentlig interesse i natur- og miljøadministration.
6.2.4 Krav til dokumentation af procedurerne
Det fjerde element i kvalitetsstyringsordningen stiller krav til dokumentation af kommunernes indsats og resultater og af dens arbejdsgange ved administrationen af natur- og miljøindsats med henblik på at
give såvel offentlighed som interesseorganisationer indsigtsmuligheder. En dokumentation må i givet fald have et ensartet præg fra kommune til kommune.
Udvalget har drøftet, hvorvidt offentliggørelsen af resultaterne i kommunalt regi kan baseres på materiale identisk med det, der danner grundlag for indberetning til staten. Udvalget finder, at dette bør
tilstræbes. Resultaterne fra ekstern overvågning kan ligeledes udnyttes som grundlag for det materiale, som skal danne grundlag for offentliggørelse indberetning til staten.
I forbindelse med at kvalitetsstyringsordningen udmøntes i det videre arbejde, og der skabes bedre overblik over detaljerne i ordningen og dermed behovet for og ønsket om offentliggørelse og indberetning
anbefaler udvalget, at der foretages en nærmere vurdering af omfanget og karakteren af indberetninger og offentliggørelse og at dette aftales nærmere mellem de implicerede parter også i lyset af de
økonomiske konsekvenser.
6.3 Hovedemnerne i fælles rammer
Følgende hovedemner kan fremhæves:
- Vedrørende politikker, mål og procedurer
- Der stilles krav om opstilling af lokale politikker/kvalitetsmål som supplement til de overordnede fælles mål af mere permanent karakter, jf. kapitel 5.
- Der stilles krav til udarbejdelsen af procedurer i forbindelse med opgaveløsningen på natur- og miljøområdet.
- Vedrørende faglige kompetencer
- Der stilles krav om, at kommunerne fastsætter krav til den kompetence, der skal til for at varetage opgaverne (om natur- og miljøforhold samt om lovgivning og forvaltningspraksis). Der stilles krav til, at kommunen kortlægger behovet for faglig ekspertise i relation til de forskellige opgavetyper, og at kommunen sikrer, at den har den tilstrækkelige fagekspertise til rådighed (enten inden for kommunerne selv eller ved tilkøb af kompetence udefra).
- Der stilles krav til, at medarbejderne oplæres og løbende gennemfører relevant uddannelse/efteruddannelse
- Der stilles krav til, at medarbejderne besidder andre nødvendige færdigheder og kvalifikationer, bl.a. erhvervet gennem job- eller arbejdspladserfaring.
- Vedrørende tilkøb af kompetence udefra, jf. 7.5
- Der stilles krav om, at der gennemføres den nødvendige vurdering af og stillingtagen til leverandørens kompetence
- Der stilles krav om kontraktstyring og kvalitetskontrol.
- Vedrørende den nødvendige tværkommunale koordinering af opgaveløsningen
- Der stilles krav til udarbejdelse af procedurer, der sikrer, at den nødvendige tværkommunale koordination af opgaveløsningen finder sted. Dette vedrører fx sager, hvor et naturområde involverer flere kommuner og flere former for ekspertise, eller hvor en afgørelse i en kommune vil have betydning for forholdene og frihedsgraderne i en anden kommune. Dette indebærer bl.a., at de relevante myndigheder er tilstrækkeligt og gensidigt orienterede om hinandens sager og inddrages i sagernes løsning.
- Vedrørende måling, analyse og forbedring
- Der stilles krav om, at der skal findes procedurer for overvågning af brugertilfredshed, gennemførelse af intern audit, analyse af statistisk materiale om ordningens resultater – herunder gennemførelse af forbedring, hvis procedurerne viser sig utilstrækkelige
- Der stilles krav om, at der ved en akkrediteret tredjepart skal gennemføres certificering af kvalitetsstyringssystemets overensstemmelse med kravene i de fælles rammer, eller hvad der mindst
svarer dertil.
6.4 Overvågning inden for kvalitetsstyringsordningen
Det indgår som krav i kvalitetsstyringsordningens fælles rammer, at kommunerne skal gennemføre en overvågning af natur- og miljøadministrationens aktivitetsområder. Intern overvågning vil omfatte
processer, der samlet kan opfattes som fem niveauer. Ekstern godkendelse kan opfattes som overvågningens sjette niveau. Den samlede overvågning skal udgøre og tilvejebringe vidnesbyrd om den
kvalitetssikring, som ordningen efterspørger.
6.4.1 Intern overvågning
Et første niveau i den interne overvågning – i dagligdagen det mest synlige og i realiteten en integreret del af selve sagsbehandlingen – vil være, at den enkelte sagsbehandler efter visse retningslinier – fx en
checkliste, opfattet som en systematiseret huskeliste – gennemfører en kontrolgennemgang af eget arbejde, inden en konkret ydelse afsluttes. Alternativt kan der være tale om, at sagsbehandlere inden for
samme område kvalitetssikrer hinandens arbejde, fx ved drøftelse eller gennemlæsning, inden den endelige beslutning, afgørelse eller konklusion meddeles videre. Tilsvarende virkning opnås ved større
arbejder, der af kompleksitets-, kapacitets- og kompetenceårsager må gennemføres som holdarbejde.
Et andet niveau i den interne overvågning vil være den interne audit, hvor driften af et igangsat system eller dele deraf periodisk tilbagevendende udsættes for kvalitetsbedømmelse fortrinsvis af uddannede
auditorer fra kommunens egen stab. Ved intern audit forstås en af organisationen selv gennemført systematisk [11] og uafhængig proces med henblik på indsamling af udsagn og observationer til
dokumentation af, at krav mindst svarende til fælles rammer er efterlevet i praksis.
Uafhængigheden ved interne audit sikres ved, at de udvalgte auditorer ikke må auditere deres eget arbejde.
Alle interne audit afsluttes med en rapport, der umiddelbart tilgår den lokalt ansvarlige ledelse til videre foranstaltning.
Et tredje niveau i den interne overvågning kunne være, at ledelsen med fastsatte intervaller fx lader gennemføre brugertilfredshedsundersøgelser, evt. suppleret med medarbejdertilfredshedsundersøgelser
samt eventuelt undersøgelse af gennemført sagsbehandling etc. Resultaterne fra disse undersøgelser analyseres med henblik på at konstatere, om organisationen oplever en positiv trend på områder, der
betragtes som væsentlige for den fortsatte drift og kompetenceudvikling.
Et fjerde niveau består i, at ledelsen med jævne mellemrum – forslagsvis periodisk – gennemfører en samlet, skriftligt dokumenteret evaluering af kvalitetsstyringssystemets effektivitet og fortsatte egnethed til
at nå de fastsatte mål. Evalueringen foretages på baggrund af input fra de tre forannævnte overvågningsniveauer.
Et femte niveau kunne bestå i, at der ud fra foreliggende oplysninger og efter behov gennemføres en drøftelse på politisk plan af natur- og miljøadministrationens resultater og præsterede kvalitetsniveau. Der
kunne fx være tale om debat i kommunalbestyrelse eller et underliggende ansvarligt udvalg ud fra natur- og miljøadministrationens årsrapport eller tilsvarende dokumentation af resultaterne fra det fjerde
niveau.
På alle interne overvågningsniveauer skal der – hvis der konstateres afvigelser fra det planlagte og forudsatte, herunder uoverensstemmelse med love, bestemmelser og øvrige krav – gennemføres passende
afhjælpning – vigtigst i form af korrigerende handlinger, som effektivt fjerner årsagen til det passerede, således at risikoen for gentagelse minimeres og allerhelst reduceres til nul.
Iværksatte foranstaltninger, forbedringer samt korrigerende og forebyggende handlinger – der samlet sikrer en løbende forbedring af system og sagsbehandling – skal efterfølgende følges op for at verificere
handlingernes effektivitet fx ved de regelmæssige interne audit og/eller tilfredshedsundersøgelser, jf. omtalen af andet og tredje niveau ovenfor.
6.4.2 Ekstern overvågning
Udover den interne overvågning kan en ekstern overvågning udgøre et sjette overvågningsniveau.
Udvalget finder, at en vigtig ”ekstern overvågning” af kvalitetsstyringsordningen ligger i kravet om offentliggørelse af kommunernes indsats og resultater.
Men til yderligere sikring af, at der kan fæstes lid til kvalitetsstyringsordningens effektivitet samt til pålidelighed og bonitet af oplysninger, der indberettes, foreslår udvalget, at der gennemføres en ekstern
bekræftelse af den interne overvågnings resultater ved certificering fra et akkrediteret certificeringsorgan.
En sådan akkrediteret certificering (evt. suppleret med en benchmarking efter en Business Excellence-model) vil kunne sikre pålidelighed og bonitet af de oplysninger, som går videre til stat og offentlighed, jf.
indberetningskravet vedrørende ordningens effekt og resultater.
Ved ekstern overvågning af kommunernes overensstemmelse med fælles rammer vil det være nødvendigt at sikre, at der anlægges en harmoniseret fortolkningspraksis vedrørende kravenes udlægning i
praksis, jf. 6.1, således at kommunerne ikke udsættes for vilkårlighed ved bedømmelsesarbejdet.
En ekstern overvågning vil mindske behovet for indberetning til staten i kontroløjemed.
Yderligere vil ekstern overvågning kunne medvirke til en udveksling af faglig viden og ledelsesmæssig erfaring og på den måde bidrage til, at der opnås forbedringer og ressourcemæssige gevinster.
6.5 Foreneligheden med andre former for ledelses- og styringsstandarder
Kvalitetsstyringsudvalget har i relation til udviklingen af de foreslåede fælles rammer bl.a. set på Business Excellence-modellerne (EFQM og den danske kvalitetspris for den offentlige sektor) og diverse
ledelsessystemstandarder som fx ISO 14001 (Miljøledelsessystemer – Systemkrav) og ISO 9001 (Kvalitetsstyringssystemer – Systemkrav). Også udviklede dokumenter fra andre kommunale
forvaltningsområder end natur- og miljøadministration – fx sundhedsforvaltning og ældreservice – har fundet anvendelse som inspirationsmateriale.
Om Excellence-modellerne og de nævnte systemstandarder gælder det fællestræk, at de begge bygger på en serie af grundprincipper, som har lighedstræk med de i bilag 5 præsenterede.
De reelle forskelle på Excellence-modellerne og de mere officielle ledelsesstandarders bagvedliggende principper ses i hovedsagen i forbindelse med den praktiske bedømmelse af overensstemmelse med
kravene. Ved Excellence-modellerne gives karakterer eller points, også vedrørende den vurderede langtidseffekt af det indførte kvalitetsstyringssystem, således at der kan foretages indbyrdes sammenligning
(benchmarking) og dermed præmiering af de bedste virksomheder inden for et brancheområde, de såkaldte excellente virksomheder – deraf navnet.
Ved bedømmelse efter ledelsesstandarder som fx ISO 9001 fokuseres der alene på, om den enkelte virksomhed løfter et sæt af minimumskrav og dermed viser sig som en dokumenteret god aftalepartner.
Begge de nævnte bedømmelsesformer forudsætter som ved brugen af de her foreslåede fælles rammer medvirken af særskilt uddannede, kompetente auditorer eller assessorer, som kan sikre objektivitet og
uafhængighed i bedømmelsesprocessen.
Udvalget har – baseret på til rådighed værende ekspertudtalelser – lagt til grund, at de foreslåede fælles rammer som grundlag for nærværende beskrivelse af en kvalitetsstyringsordning har en meget høj grad
af forenelighed med såvel ISO 9001 såvel som Business Excellence-modellerne og de fleste andre gængse modeller for systemers overensstemmelse med normative krav.
Fodnoter
[5] Kaldes undertiden rammedokumentet eller kravdokumentet.
[6] Hvis en kommune allerede har indført et kvalitetsstyringssystem, der følger en anden norm (fx ISO 9001, EFQM eller tilsvarende), skal kommune ikke nødvendigvis skrotte et sådant system i forbindelse med indførelse af de fælles rammer, der beskrives i denne rapport. Hvis det eksisterende systems grundlag mindst svarer til kravene i fælles rammer, vil overensstemmelse også med de givne fælles rammer umiddelbart kunne påberåbes.
[7] Dette betyder i praksis, at hvis der findes kommunale administrationer, der har konkrete projektplaner om at blive fx ISO 9001-certificeret, vil forberedende systemudviklingsarbejde i relation hertil umiddelbart kunne finde anvendelse også i forbindelse med den her beskrevne, særskilt tilpassede kvalitetsstyringsordning, jf. bemærkningerne om forenelighed i .
[8] Kan have sammenhæng med identifikation af miljømål i henhold til lovgivningen
[9] Dette vil konkret sige, at der i beskrivelsen af fælles rammer ikke bør forekomme sætninger af formen: ”Ledelsen skal overveje, om der kan gennemføres forbedringer af …”, eftersom det er ikke muligt for at for andre efterfølgende at verificere, om der kan være foretaget sådanne overvejelser og med hvilket resultat. Brugbare formuleringer vil snarere være af formen. ”Ledelsen skal med planlagte intervaller evaluere, om der kan gennemføres forbedringer af … Der skal opretholdes skriftlige optegnelser fra disse evalueringer …”. Ved at bede om at få forelagt sådanne optegnelser, kan bedømmerne på et objektivt grundlag konstatere, om de krævede overvejelser 1) faktisk gennemføres af ansvarsbærende personer, 2) foregår med en formålstjenlig hyppighed, 3) har værdiskabende indhold, 4) er genstand for opfølgning, 5) leder til den ønskede effekt og udviklingsretning, 6) er forenelige med lovgivningens intentioner, 7) kommunikeres til interessenterne osv.
[10] Dette betyder, at rammerne på den ene side skal være så rummelige og åbne, at variationerne som følge af kommunernes egenart og selvbestemmelse kan håndteres inden for rammerne, men på den anden side skal formuleringerne være præget af en så tilpas stramhed, at det vil forhindre vilkårlig udlægning og fortolkning fx i forbindelse med kvalitetsbedømmelse
[11] Det systematiske består i, at alle dele af organisationen – dvs. ledelsen og alle kontorer og sagsbehandlingsområder – skal udsættes for periodisk audit i form af en omfattende stikprøve repræsenterende alle væsentlige geografier. Dette betyder, at hvis kommunen har lokalkontorer (i fagsproget kaldet 'multiple sites'), skal også disse besøges med jævne mellemrum og efter en passende stikprøveplan. Indgår der tilsynsarbejde i industrivirksomheder, på landbrug, i skovområder eller tilsvarende kan man forestille sig, at audit udvides til også at omfatte skyggeaudit af eksempler på sådanne tilsynsopgaver (i fagsproget kaldet 'on site'- eller 'in situ'-audit).
| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste | | Top |
Version 1.0 November 2005, © Miljøstyrelsen.
|