Miljøledelse i Asfaltbranchen

5 Opbygning og implementering af miljøledelsessystemet

5.1 Opbygning af miljøledelsesystemet
5.1.1 Niveau 1. Beskrivelse af miljøledelsessystemet
5.1.2 Niveau 2. Forretningsgange
5.1.3 Niveau 3. Instruktioner

Når I har gennemført en indledende miljø- og arbejdsmiljøgennemgang og fastlagt miljøpolitikken, skal I opbygge og implementere selve miljøledelsessystemet. Det er vigtigt hele tiden at huske på, at formålet med miljøledelsessystemet er at sikre, at miljøpolitikken med tilhørende målsætninger, mål og handlingsprogrammer bliver gennemført i praksis. Vær derfor også opmærksom på eventuelle "overlevende rester" fra en tidligere miljøpolitik. Certificeringsorganerne lægger stor vægt på, at der er overensstemmelse mellem miljøpolitikken og miljøledelsessystemet.

Sideløbende med den indledende miljø- og arbejdsmiljøkortlægning kan det være en stor hjælp for det videre arbejde at skrive et kort notat om de miljøledelsesrutiner, I allerede har på de forskellige organisatoriske niveauer via jeres kvalitetsstyringssystem eller på anden måde:

• hvem har ansvar for de forskellige miljø- og arbejdsmiljøopgaver?
• hvilke rutiner er gældende for miljø- og arbejdsmiljøarbejdet?
• hvordan er miljøpåvirkningerne hidtil bedømt og indsatsen prioriteret?
• hvilke målinger og registreringer foretages rutinemæssigt?
• hvilke beredskabsplaner for miljøuheld foreligger der?
• hvordan foregår den interne information om miljø- og arbejdsmiljøforhold?
• hvilke medarbejdere har fået træning/uddannelse i miljø- og arbejdsmiljøforhold og hvordan?
• hvilken ekstern kommunikation er der om miljø- og arbejdsmiljøforhold?
• osv.

(6 Kb)

Det er vigtigt, at miljøledelsessystemet bliver et redskab, som I kan bruge i dagligdagen. Det bør afspejle det arbejde, som ledere og medarbejdere faktisk udfører så godt, at I sjældent har brug for at læse de tilhørende beskrivelser.

I selve processen med at fastlægge forretningsgange og instruktioner er det derfor en god idé at køre opbygnings- og implementeringsprocessen så decentralt som muligt, så de enkelte medarbejdergrupper får og dermed påtager sig et reelt ansvar for, hvordan forretningsgangene og instruktionerne ser ud. Hvis systemopbygningen kører meget centralt, fralægger mange brugere sig ansvaret, hvis der er noget, der ikke fungerer - "det er jeres skyld/jeres system". Decentral opbygning tager dog tid, og det er nok den væsentligste grund til, at denne opbygning ikke er mere udbredt.

Tag med andre ord udgangspunkt i de normale arbejdsgange, og "tænk" miljø/arbejdsmiljø ind i disse. Check derefter med standardernes krav, hvor det normalt viser sig, at det meste er kommet med. Undgå at lade jer styre af standardernes krav, det fører for let til lange beskrivelser, som ingen rigtig kan forholde sig til.

5.1 Opbygning af miljøledelsesystemet

Miljøledelsessystemet opbygges ud fra jeres specifikke forhold, og der er ingen færdig model for, hvordan systemet skal se ud, og hvor mange forretningsgange og instruktioner, der skal være. Her vil udgangspunktet naturligt være jeres eksisterende kvalitetssystem, som I supplerer med rutiner for miljø- (og evt. arbejdsmiljø)arbejdet.

Forretningsgange, instruktioner m.m. behøver ikke at være skriftlige. Der er ingen grund til at nedfælde banaliteter (hvad man nemt risikerer, hvis det er en administrativ person fra miljø- eller kvalitetsafdelingen, som skriver). De certificerende organer kan godt gennemføre en audit ved at tale med de ansatte, i stedet for at checke papirer. Husk dog, at der skal være en eller anden form for dokumentation af, at I gør, som I siger, at I vil.

Alle erfaringer viser, at et effektivt miljøledelsessystem forudsætter, at medarbejderne er aktivt involveret - og det bør de være fra starten og dermed også i opbygningsfasen. Hvis ikke, er der stor risiko for, at miljøledelsessystemet ikke bliver fuldt implementeret, hvilket certificeringsorganerne lægger vægt på.

På nogle arbejdspladser kan manglende engagement også bunde i usikkerhed og modstand mod forandringer. For at overvinde denne modstand bør ledelsen melde klart ud til medarbejderne om, hvad der skal opnås med forandringerne, hvorfor de gennemføres, og hvad medarbejderne og virksomheden får ud af det. Desuden bør ledelsen sørge for, at der er tilstrækkelige ressourcer, og at medarbejderne har de fornødne kvalifikationer.

Med udgangspunkt i den tidligere nævnte statusbeskrivelse for jeres eksisterende miljøledelsesrutiner, bør I overveje følgende for hver af de arbejdsgange, der skal udarbejdes forretningsgange og/eller instruktioner for:

• Ønsker vi at gøre, som vi plejer, eller vil vi ændre på noget?
• Opfylder vi kravene i ISO 14001/EMAS?
• Kan vi skrive miljø- og arbejdsmiljøforholdene ind i en af kvalitetsstyringssystemets eksisterende forretningsgange, eller er det bedre at tilføje en ny?

Systemmæssigt er der langt hen ad vejen tale om parallelle forretningsgange, men indholdet kan være forskelligt.

Oversigtsskemaet i slutningen af dette kapitel er et eksempel på, hvordan miljøkravene kan integreres i den struktur, asfaltbranchens virksomheder typisk anvender i de eksisterende kvalitetssystemer. Den første kolonne svarer til en indholdsfortegnelse, mens det samlede skema er en kryds-matrix, der viser, hvordan systemet er opbygget i forhold til kravene i henholdsvis ISO 9001 og ISO 14001.

Miljø-(og kvalitets)håndbogen består typisk af 3 niveauer:

1. Beskrivelse af miljøledelsessystemet (strategisk niveau)
2. Forretningsgange (taktisk niveau)
3. Arbejdsinstruktioner (operationelt niveau)

Rent fysisk kan det være praktisk at opdele håndbogen i flere dele, hvor niveau 1 og 2 måske findes i samme ringbind, mens niveau 3 er selvstændigt, og hvor hvert arbejds- eller fabriksområde har deres tilpassede version, som dækker det pågældende område. Ligeledes kan det være praktisk at arbejde med et "Niveau 4", som omfatter de konkrete instruktioner i form af betjeningsvejledninger, skilte og lignende. Dette niveau kan holdes uden for certificeringen, hvilket gør det lettere at ændre og tilpasse efter behov.

Registre kan findes i et selvstændigt ringbind i ét eksemplar (hos miljøchefen), hvilket letter opdateringen en hel del. Dog skal de relevante dele af "registret" med miljøhandlingsprogrammer også findes hos de ansvarlige for de områder, der indgår i handlingsprogrammerne.

5.1.1 Niveau 1. Beskrivelse af miljøledelsessystemet

Formålet med beskrivelsen er at give et overblik over hvilke aktiviteter, der er omfattet af miljøledelsessystemet, hvordan systemet er bygget op i sammenhæng med kvalitetssystemet, og hvordan opgaver og ansvar er fordelt i forhold til standardernes krav. Desuden indgår miljøpolitikken i beskrivelsen af ledelsessystemet.

Endvidere kan beskrivelsen omfatte et overblik (f.eks. et organisationsdiagram med tilhørende forklaringer) over ansvarsfordelingen i forhold til de opgaver, der er defineret i systemet, herunder hvordan miljøledelsessystemet er forankret i ledelsen, hvem der er udpeget som ledelsesrepræsentant, hvordan I sikrer tilstrækkelige ressourcer til arbejdet, og hvordan I sikrer, at medarbejderne kender de ansvars- og kompetenceområder, der er fastlagt i systemet.

Beskrivelsen af miljøledelsessystemet vil ofte være et offentligt tilgængeligt dokument, som I udleverer til kunder og andre interesserede. Overvej derfor at inkludere korte beskrivelser af særlige områder, som I ved, læserne typisk er interesserede i. F.eks. lægger A/S Øresund - ud over de ovenfor nævnte forhold - stor vægt på, at de medarbejdere, som en leverandør bruger til en given entrepriseopgave, har den fornødne kompetence til at udføre opgaven med mindst mulig miljøbelastning.

5.1.2 Niveau 2. Forretningsgange

I forretningsgangene fastlægger I ansvar og opgaver i forbindelse med et givet emne, f.eks. bedømmelse og registrering af miljøforhold, indkøb og leverandørstyring eller overvågning og målinger. Af forretningsgangen skal det fremgå:

• hvad formålet er
• gyldighedsområde: hvilke dele af virksomheden, gælder forretningsgangen for
• hvem der har ansvaret for de beskrevne opgaver
• handlingsforløb: hvilke opgaver skal løses og hvordan
• henvisninger til de hjælpeværktøjer (metoder, skemaer m.m.), der skal anvendes, og de tilhørende registre der skal oprettes og opdateres

Manualens bilag 6 indeholder en gennemgang med anbefalinger til samtlige de forretningsgange, I skal udarbejde i forhold til at opnå en ISO 14001 certificering. Der er ligeledes henvisninger til kravene i EMAS, men disse er ikke behandlet detaljeret, fordi EMAS forordningen er under revision, og strukturen forventes at komme til at ligne ISO 14001, mens der stadig vil være mere omfattende krav til selve miljøpræstationen.

5.1.3 Niveau 3. Instruktioner

I instruktionerne beskriver I den konkrete arbejdsgang for en specifik arbejdsopgave, f.eks. overvågning af en bestemt proces, udtagning af en bestemt prøve, affaldssortering, mv.

En af forretningsgangene handler specielt om "Identifikation af behov for miljøinstruktioner", og i manualens bilag 9 er der en vejledende oversigt over de arbejdsfunktioner, I bør overveje at udarbejde miljø- eller sikkerhedsinstruktioner for. Selve formuleringen af de konkrete instruktioner indgår ikke i branchemanualen, fordi dette vil være meget afhængigt af forholdene på de enkelte arbejdspladser. Dog er der udvalgte eksempler i bilag 6 under den forretningsgang (afsnit 11), der handler om identifikation af behov for miljøinstruktioner.

Eksempel på indbygning af miljøhåndbog i en eksisterende kvalitetshåndbog

Link til tabel