| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste |

En fælles forståelse af emballagedirektivets krav til emballageminimering

3 Vigtige elementer i et system til dokumentation af emballageminimering

• 3.1 Elementer i et dokumentationssystem
  • 3.1.1 Dokumentation af erfaringer fra den primære udviklingsproces
  • 3.1.2 Dokumentation af erfaringer fra emballageproduktion
  • 3.1.3 Dokumentation af erfaringer fra fyldningsprocesser
  • 3.1.4 Dokumentation af erfaringer fra distribution
  • 3.1.5 Dokumentation af dialog med salgssteder
  • 3.1.6 Dokumentation af dialog med slutbrugere
  • 3.1.7 Krav til indhold af tungmetaller, N-klassificerede stoffer og materialeegenskaber
• 3.2 Praktisk håndtering
  • 3.2.1 Udvikling af nye emballager
  • 3.2.2 Eksisterende emballager til kendte produkter
• 3.3 Opsummering
  • 3.3.1 Checkliste

I det følgende skitseres en række elementer, der må anses som centrale i opbygningen af et system, der kan anvendes til at dokumentere, hvordan virksomhederne arbejder med minimering af emballage. Det skal understreges, at det skitserede system ikke nødvendigvis kan levere dokumentation, der lever fuldt op til de formelle krav i den strengeste fortolkning af standardens bogstav, men det må forventes, at det som minimum kan give grundlaget for en fornuftig dialog mellem kontrolmyndighed og virksomhed om, hvordan virksomheden arbejder med minimering af dens emballage. Det skal også bemærkes, at virksomheder, der aktivt bruger DS/EN 13428 som led i deres dokumentation, godt kan nøjes med at udarbejde den dokumentation, der foreskrives i standarden.

3.1 Elementer i et dokumentationssystem

3.1.1 Dokumentation af erfaringer fra den primære udviklingsproces

For mange produkter og deres emballage er der gennem udviklingsprocessen til et markedsklart, emballeret produkt lavet en række tests og undersøgelser, der kan bruges til at dokumentere overensstemmelse med Direktivets ånd, og i visse tilfælde også dens bogstav. Mange virksomhederne glemmer dog at gemme disse erfaringer og kan derfor ikke videregive disse efter anmodning fra en kontrolmyndighed. Erfaringer fra ”trial-and-error” forsøg viser ofte, hvilke ydeevnekriterier, der er vigtige for en emballage, og fejlslagne forsøg – og deres konsekvenser i form af emballageændringer – kan i mange tilfælde give præcis den dokumentation, der viser, at emballagen ikke kan minimeres yderligere, uden det går ud over dens funktion.

Dokumentation for de beslutninger, der er taget i udviklingsprocessen, kan ligge forskellige steder i virksomheden, men findes nok oftest i produktudviklingsafdelingen. Et ledelsessystem kan anvendes til at præcisere, hvor dokumentationen skal lagres, således at den hurtigt kan genfindes. Det bør være et integreret element i lagringen, at også afviste løsninger er beskrevet på en passende måde. For at undgå unødvendigt bureaukrati foreslås det, at udviklingsprocessen beskrives i et notat på maksimalt to sider, med fokus på at udpege et kritisk punkt for emballageløsningen på baggrund af de erfaringer, der er opsamlet undervejs i processen.

For mange virksomheder vil kernepunkterne i dokumentationen sandsynligvis være ens fra gang til gang, hvorfor udarbejdelse af dokumentationen vil blive nemmere over tid. Slutresultatet af udviklingsprocessen, f.eks. i form af et ”design brief” eller ”design review” med specifikationer, vil være virksomhedens daglige arbejdsværktøj i kommunikationen mellem emballageproducent og packer/filler, og skal naturligvis også lagres med mulighed for en hurtig genfinding.

3.1.2 Dokumentation af erfaringer fra emballageproduktion

En uhensigtsmæssig udformning af emballagen vil ofte blive identificeret i udviklingsprocessen og dokumentation af eventuelle ændringer kan derfor integreres i et design review eller tilsvarende dokumentation. I nogle tilfælde opstår problemerne dog først, når den egentlige produktion sættes i gang, f.eks. som følge af, at en produktion foregår på en anden maskine end den, der blev brugt i udviklingsprocessen. Der kan f.eks. være tale om, at fejlraten stiger ud over det acceptable.

 Sådanne problemer giver naturligvis anledning til ændringer i emballagens design og/eller den måde, den produceres på. Under alle omstændigheder er det en vigtig erfaring, og den giver ofte mulighed for at præcisere det kritiske punkt for emballageminimering, inklusive muligheden for at give en håndfast dokumentation i form af f.eks. fotos/beskrivelse af årsagen.

Dokumentationen kan passende inkluderes i det allerede eksisterende design review, men af hensyn til en eventuel fremtidig dialog med en kontrolmyndighed er det vigtigt, at det noteres, at der har været foretaget ændringer i forhold til det originale design.

3.1.3 Dokumentation af erfaringer fra fyldningsprocesser

Selvom et produkt og dets emballering er grundigt testet, inden det sættes i masseproduktion, oplever packer/filler-virksomheder alligevel problemer, når den egentlige produktion, f.eks. i form af en fyldningsproces, sættes i gang. Det kan f.eks. dreje sig om, at emballagerne går i stykker under påfyldning, produkterne vælter på fyldelinien, fordi emballagen ikke passer til det eksisterende maskineri, osv. Sådanne problemer vil naturligt give anledning til ændringer af emballagen eller fyldningsprocessen, og de vil derfor også skulle afspejles i en ændring af emballagen og dens specifikationer.

Emballageændringer som følge af produktionsproblemer svarer i princippet til dem, der sker på tidligere stadier i udviklingsprocessen. Det er derfor naturligt og vigtigt at beskrive sådanne ændringer i en opdatering af emballagens historie, ligesom de vil blive afspejlet i det design brief og de specifikationer, der er det daglige værktøj i kommunikationen med emballageproducenten. Specielt vigtigt er det, hvis emballageændringerne medfører, at emballagen bliver tungere/større, idet årsagen til problemerne i givet fald ofte vil kunne karakteriseres som den kritiske parameter. Det kan ikke forventes, at emballageleverandøren gemmer denne udvikling i kundeforholdet, og en procedure hos packer/filler skal derfor sikre, at ændringerne beskrives i et notat, gerne i form af en opdatering af det notat, som blev udarbejdet som resultat af udviklingsprocessen.

3.1.4 Dokumentation af erfaringer fra distribution

Det emballerede produkt skal distribueres til kunden (salgsstedet), eventuelt via forskellige lagre. For at sikre, at produktet når uskadt frem, anvendes sekundær emballage, f.eks. i form af transportkasser og tertiær emballage, f.eks. i form af paller kombineret med krympefolie eller plast-/metalstropper.

Denne del af værdikæden kan tages i betragtning allerede i udviklingsprocessen, f.eks. gennem at specificere hvor mange produkter, der skal være i hver sekundæremballage og hvor mange sekundæremballager, der kan være på en palle. Det naturlige omdrejningspunkt for disse betragtninger er som oftest, at en given leverance skal fylde så lidt som muligt, simpelthen fordi det så er den billigste løsning. Dette naturligvis under forudsætning af, at leverancen kommer uskadt frem til kunden. At den billigste løsning så også ofte er den bedste for miljøet på grund af et minimalt transportbehov, indgår kun i mindre grad i overvejelserne.

En utilstrækkelig emballage, hvad enten den er primær, sekundær eller tertiær, kan betyde at et eller flere produkter beskadiges undervejs – eller emballagens tilstand antyder, at produktet kan være beskadiget. Dette vil som hovedregel medføre, at de beskadigede produkter returneres til producenten, og i værste fald vil hele sendingen blive returneret, selvom ikke alle produkter er beskadiget. Alle producenter opererer med en vis fejlrate i distributionen af deres produkter – med den hovedregel at jo dyrere produkterne er, jo mindre må fejlraten være. Hvis fejlraten overstiger det acceptable, må distributionen ændres, både af økonomiske hensyn og af hensyn til virksomhedens omdømme.

Emballageændringer som konsekvens af skader i distributionen svarer i princippet til ændringer foretaget i udviklingsprocessen eller som følge af produktionsprocessen. En forskel i håndteringen er, at erfaringen i første omgang tilflyder salgsfunktionen snarere end produktudviklerne eller produktionsafdelingen. For at kunne dokumentere nødvendigheden af ændringer, skal den afdeling, der i første omgang modtager en reklamation, derfor sørge for, at den beskrives i notatet. Eventuelle ændringer i emballagens specifikationer som følge af reklamationen beskrives efterfølgende af den person/afdeling, der er overordnet ansvarlig for emballagen.

3.1.5 Dokumentation af dialog med salgssteder

Synlighed på salgsstedet er en meget vigtig forudsætning for, at produktet overhovedet bliver solgt. Generelt skal alle produkter kunne indgå i salgsstedernes måde at præsentere dets varer på, hvilket i sig selv kan være med til at sætte rammer for emballagen. Små produkter kan nemt blive overset, med mindre de emballeres på en passende måde. Dette betyder i praksis, at små produkter ofte vil virke overemballeret i forhold til emballagens funktion. En større emballage end strengt nødvendigt kan også medvirke til at forhindre tyveri af produktet, hvilket er specielt vigtigt, når det drejer som om små og dyre produkter som f.eks. elektronik.

Dialogen med salgsstederne er et vigtigt element i både tilretning af eksisterende emballage og udvikling af nye emballager. Det er derfor en god ide at tage kunderne med på råd allerede i de indledende faser af et udviklingsprojekt. Hvis en packer/fillers forsøg på at minimere en (eksisterende) emballage afvises af en kunde, kan man naturligvis ikke sidde dette overhørigt, og må indrette emballagen efter kundens ønsker for at sikre den optimale omsætning af produktet. Sådanne ønsker tilflyder i første omgang sælgerne af det emballerede produkt, og disse skal sørge for at bringe ønskerne videre til markedsfunktionen og derfra til produktudviklere. For at kunne dokumentere, at emballagen afspejler kundens krav, er det hensigtsmæssigt for packer/filler at få en skriftlig tilkendegivelse, der kan indgå i notatet om emballagen, idet specifikke kundeønsker meget vel kan være det kritiske punkt for emballagens udformning.

3.1.6 Dokumentation af dialog med slutbrugere

Tilbagemeldinger fra slutbrugere vil – i relation til emballagen - ofte have form af klager over, at emballagen ikke fungerer tilfredsstillende: Den kan være svær at åbne, doseringsmekanismen fungerer ikke, produktet er beskadiget, osv. Sådanne klager skal naturligvis tages alvorligt, specielt fordi undersøgelser har vist, at for hver klage, der kommer til producenten, er der måske 50 andre slutbrugere, der oplever det samme problem. Der kan derfor være behov for re-design af emballagen.

Forbrugerklager ender ofte hos packer/fillers salgsfunktion. Udover at tilbyde kunden en passende kompensation, skal salgsfunktionen sikre, at klagen bliver kendt af produktudviklerne, således at der kan tages højde for en gentagelse. Uanset om klagen fører til re-design eller ej i første omgang, skal den indgå som en del af emballagens historie, idet den kan være et element i fremtidige overvejelser om, hvorvidt der er behov for at ændre emballagen.

3.1.7 Krav til indhold af tungmetaller, N-klassificerede stoffer og materialeegenskaber

Da Emballagedirektivet udover kravene til minimering også stiller en række krav omkring indhold af tungmetaller, N-klassificerede stoffer og materialernes egenskaber i forhold til genbrug, genanvendelse, bionedbrydelighed, kompostering og energigenvinding, vil dokumentationen som hovedregel kunne indhentes fra emballageleverandøren. Denne del af dokumentationen er på plads i langt de fleste virksomheder, og den vigtigste opgave for packer/filler er derfor gennem regelmæssig kontakt til leverandøren at sikre, at Bekendtgørelsens krav til stadighed er opfyldt. Dette kan f.eks. ske ved, at indkøbsafdelingen beder om en overensstemmelseserklæring for hver ordre.

3.2 Praktisk håndtering

I de ovenstående afsnit er det skitseret, hvordan elementer i forskellige faser i emballagens livsforløb, fra designproces til det emballerede produkt ender hos slutbrugeren, kan påvirke emballagens udformning. Med en række procedurer i et ledelsessystem kan både emballageproducent og packer/filler sikre sig, at der findes dokumentation for, at emballagens udformning til enhver tid afspejler ønsker og krav fra aktørerne i værdikæden. De forudgående afsnit er formuleret, så det ser ud som om, at ændringer som følge af krav i værdikæden vil medføre, at emballagen skal være større eller tungere, men det skal understreges, at krav og ønsker naturligvis også kan gå på, at emballagen skal være mindre.

Det ligger udenfor rammerne af denne beskrivelse at give præcise anvisninger på, hvordan systemet opbygges og procedurerne udformes. Dette afhænger naturligvis af, om og hvordan et eksisterende system er opbygget til at håndtere andre typer af kvalitets- og miljøhensyn. Hvert af de ovenstående elementer tager højde for en specifik situation i værdikæden, men der vil være forskelle fra virksomhed til virksomhed med hensyn til, hvem der opfanger problemer/muligheder, hvordan de kommunikeres videre indenfor virksomhedens kompetenceområder og hvem, der i den sidste ende er ansvarlig for deres håndtering og/eller vedligeholdelse af dokumentationen.

Uanset hvor ønsker og krav opstår, hvem der håndterer dem, og hvilke praktiske konsekvenser de har for en emballage, vil de være vigtige elementer i en dokumentation af, at emballagen ikke kan minimeres yderligere. En packer/filler, der har de nødvendige procedurer på plads, vil derfor kunne demonstrere overfor en kontrolmyndighed, at der arbejdes seriøst med emballageudvikling, herunder også at minimere emballagen.

3.2.1 Udvikling af nye emballager

Hvis der er tale om en helt ny emballage til et nyt produkt, er det kun muligt i mindre omfang at bruge egne erfaringer eller input fra aktører i de efterfølgende led i værdikæden som dokumentation for emballagens udformning.

Her er det vigtigt at tænke på, at både emballageproducent og packer/filler som udgangspunkt vil bruge økonomi som en vigtig parameter i udviklingen af en emballage. Samtidigt er det klart, at den billigste løsning som oftest også er den letteste, simpelthen fordi prisen på råvarer til emballagen er det væsentligste element i prisdannelsen, mens arbejdslønnen er stort set uafhængig af vægten af emballagen.

Emballageproducenter har heller ikke motivation til at sælge en emballage, der er dyrere end nødvendigt til en packer/filler. Markedet for emballage er præget af en stærk international konkurrence, og seriøse danske aktører er nødt til løbende at udvikle lettere emballageløsninger for at være konkurrencedygtige. Deres erfaringer omkring kombinationer af materialer, forarbejdningsprocesser og funktionskrav kan derfor være et vigtigt element i dokumentationen for en given emballage, f.eks. i form af viden om, hvornår en emballage er blevet så tynd, at den ikke kan håndteres optimalt hos slutbrugeren.

Udvikling af specifikke løsninger involverer som hovedregel produktudviklings- og marketingsfunktionen hos packer/filler, men også produktionsafdelingen kan indgå. Nogle packer/fillers vælger at stå for udvikling af et design brief alene, og derefter bede forskellige leverandører om at give tilbud på opgaven. Andre vælger at have et tæt samarbejde med en emballageleverandør allerede fra begyndelsen af udviklingsprocessen. Dette indebærer måske, at der er færre frihedsgrader omkring valg af materialer, men kan på den anden side også indebære, at de tekniske kvaliteter ved et materiale udnyttes bedst muligt. Det skal her bemærkes, at der hverken i Direktiv eller standard er krav om, at det letteste materiale skal anvendes, kun at brugen af det valgte materiale minimeres.

Som beskrevet vil mange emballageproducenter og packer/fillers gennemføre forskellige tests undervejs i udviklingen. Som også beskrevet kan fejlslagne tests eller negative reaktioner fra forskellige led i værdikæden være et værdifuldt element i dokumentationen af, at emballagen ikke kan reduceres yderligere, og den ansvarlige for emballageudviklingen skal derfor huske at beskrive årsagen til de valg, der er truffet, i et notat. Omfanget af dette notat, der også skal indeholde en udpegning af det kritiske punkt, skal ikke være mere end højst 1-2 sider, men kan i mange tilfælde bare være på få linier, der beskriver kernepunktet, evt. suppleret med mere teknisk dokumentation eller fotos.

3.2.2 Eksisterende emballager til kendte produkter

Mange produkter sælges tilsyneladende i den samme emballage år efter år. Men selv om emballagen for den almindelige forbruger ligner sig selv, kan den sagtens være blevet lettere. For eksempel er aluminiumsdåser til øl og sodavand blevet 25% lettere i løbet de sidste 10-15 år, og tilsvarende reduktioner kan observeres for emballager af pap, plast og glas, idet den teknologiske udvikling har gjort det muligt at reducere godstykkelsen uden at gå på kompromis med emballagens evne til at opfylde de tekniske krav til performance. Selvom en vægtreduktion primært er økonomisk motiveret, kan en dokumentation for den historiske udvikling af vægten alligevel være et vigtigt element i en dialog med en kontrolmyndighed om, hvorvidt emballagen kan minimeres yderligere. Emballageleverandøren kan eventuelt bekræfte skriftligt, at det har været muligt at reducere vægten uden at de funktionelle egenskaber, målt på udvalgte tekniske egenskaber, er blevet dårligere.

Andre produkter er reelt emballeret på samme måde i dag, som de var da de for mange år siden kom på markedet. Baggrunden for de manglende ændringer er ofte, at packer/filler ikke har den store motivation til at ændre på noget, der fungerer. For sådanne produkter er der ofte besparelser at hente, både økonomisk og vægt/miljømæssigt, men packer/filler er ikke klar over dette.

Med emballageminimering som et integreret element i et ledelsessystem er det forholdsvis simpelt at tage hensyn til, om der er sket en relevant udvikling. En packer/filler kan f.eks. opstille en målsætning om, at hver enkelt emballage skal diskuteres med leverandøren en gang om året. På et møde vil emballageleverandøren kunne fortælle, om der er mulighed for miljømæssige og/eller økonomiske fordele ved at ændre specifikationerne, og efterfølgende kan et udviklingsarbejde begyndes.

3.3 Opsummering

I de ovenstående afsnit er det beskrevet overordnet, hvordan en minimering (eller rettere en optimering) af en given emballage kan initieres og dokumenteres af forskellige aktører i værdikæden, fra udviklingsprocessen startes til det emballerede produkt tages i brug af slutbrugeren.

Det skal understreges, at ansvaret for have den nødvendige dokumentation generelt vil ligge hos packer/filler. En emballageproducent, der markedsfører tom emballage (hyldevarer), har dog ansvaret for, at emballagen er minimeret kvantitativt, indtil den overdrages til en packer/filler ved en transaktion. Virksomheder, der markedsfører produkter under eget varemærke, har ansvaret for dokumentationen, uanset om der er tale om en standardløsning eller ej.

I det daglige arbejde kan det være hensigtsmæssigt, at emballageproducenten har en dokumentation for specifikke emballager, der er udviklet på baggrund af kundeønsker og –krav, både fordi denne dokumentation kan være nyttig i fremtidige udviklingsopgaver, og fordi emballageproducenten dermed bevarer muligheden for at hjælpe packer/filler med at levere dokumentation for minimering efter ønske derom fra myndighederne.

Ved at have procedurer for, hvordan erfaringer fra de enkelte led i værdikæden opsamles, håndteres i form af emballageændringer og lagres i et dokumentationssystem, får relevante led i værdikæden en viden, der som minimum kan anvendes i en dialog med kontrolmyndigheden og som ofte vil være af en karakter, der er kompatibel med kravene i standarden DS/EN 13428 og derfor også med Emballagedirektiv og Bekendtgørelse.

3.3.1 Checkliste

Den nedenstående checkliste (Tabel 1) giver en kort oversigt over de vigtigste elementer i et dokumentationssystem sammen med eksempler på, hvilke aktører og typer af dokumentation, der kan være relevante i de enkelte elementer.

Checklisten, der omfatter elementer i et system hos både emballageproducent og packer/filler, kan således både anvendes ved udformningen af et dokumentationssystem og som en første overordnet dokumentation af, at et system rent faktisk er etableret. Da checklisten er en ”bruttoliste” over vigtige elementer, vil ikke alle punkterne være relevante for både emballageproducent og packer/filler. Som eksempel vil dokumentation af erfaringer fra fyldningsprocessen normalt ikke være relevant for emballageproducenten, men kun for packer/filler.

Tabel 1. Checkliste for de væsentlige elementer i et dokumentationssystem.

Det ligger udenfor rammerne af denne beskrivelse at præcisere yderligere, hvordan erfaringer kan opsamles og lagres. I princippet er der kun behov for ganske få procedurer, der hver især skal sigte mod at sikre, at erfaringer lagres på et sted (et papirdokument eller en elektronisk fil), hvor den nemt kan genfindes.

Det understreges, at packer/filler altid er ansvarlig for at kunne fremskaffe dokumentation for fyldte emballager, mens emballageproducenten er overordnet ansvarlig for tomme emballager, indtil disse overdrages til packer/filler. Det anbefales derfor, at virksomheder (både emballageproducenter og packer/fillers) udpeger en person eller funktion, der er ansvarlig for at vedligeholde den information, der er knyttet til en givet emballage. Det anbefales også, at emballageproducent og packer/filler i forbindelse med indgåelse af en kontrakt aftaler, hvem der er den nærmeste til at levere den krævede dokumentation, hvis myndighederne beder om den.

Afslutningsvis skal det understreges, at det at have et system til at indsamle information om og dokumentation for emballageminimering kun opfylder Direktivets og standardens bogstav, hvis der rent faktisk forefindes en fyldestgørende dokumentation. Det er i den sidste ende kontrolmyndigheden, der vurderer om den samlede dokumentation er tilstrækkelig, eller om der skal gennemføres yderligere tiltag.

| Forside | | Indhold | | Forrige | | Næste | | Top |

Version 1.0 Oktober 2009, © Miljøstyrelsen.