Miljøprojekt, 989 – HACCP - et værktøj til risikostyring i vandforsyningen

HACCP - et værktøj til risikostyring i vandforsyningen

6 HACCP-planen

6.1 Grænser
6.2 Overvågning
     6.2.1 Hvad skal overvåges
     6.2.2 Hvordan skal der overvåges
     6.2.3 Hvornår skal der overvåges
     6.2.4 Hvem skal foretage overvågningen
     6.2.5 Hvor er overvågningsrutinerne beskrevet - Systemreferencen
     6.2.6 Hvor registreres resultaterne - Registreringsreferencen
6.3 Korrigerende handlinger
6.4 Verifikation
6.5 Eksempler
6.6 Erfaringer

Når de kritiske styringspunkter CCP'er er fastlagt, overføres de til HACCP-planer, som således giver en samlet oversigt over de styrende foranstaltninger, mens det understøttende program ikke vises i en tilsvarende oversigt. HACCP-planerne kan med fordel deles op i HACCP-planer for hver enkelt afsnit af den samlede vandforsyning, fx. én HACCP-plan for indvinding, én for behandling og én for distribution med alle de styrende foranstaltninger for de enkelte afsnit vist på hver sin plan. På den måde kan man hurtigt danne sig et overblik over de styrende foranstaltninger.

HACCP-planen skal indeholde følgende oplysninger for hvert styringspunkt:

Grænser for den styrende foranstaltning
- Grænse for hvornår risikoen er uacceptabel og vandet ikke kan anvendes - kritisk grænse
- Grænse for hvornår man skal iværksætte en korrigerende handling, således at en normal situation genetableres, og helst uden at den kritiske grænse overskrides – aktions grænse (denne grænse er ikke et krav, men meget nyttig)
Plan for overvågningen
- Hvad skal der observeres i forbindelse med styringspunktet?
- Hvornår skal det gøres?
- Hvem skal gøre det?
- Hvor er proceduren beskrevet?
- Hvor registreres resultatet af overvågningen?
Beskrivelse af korrigerende handling
- Hvad skal gøres hvis den kritiske grænse overskrides, og hvem skal gøre det, og hvor hurtigt?
- Hvad skal gøres hvis aktionsgrænsen overskrides, og hvem skal gøre det, og hvor hurtigt?
Verifikation
- Hvem efterprøver at styringspunktet overvåges?
- Hvordan efterprøves det?
- Hvornår udføres verifikationen

6.1 Grænser

Vi har i projektet valgt at arbejde med tre tilstande. Den normale tilstand beskriver en situation, hvor resultatet af overvågningen af CCP'et ligger inden for almindelige driftsvariationer. Den anden tilstand beskriver en situation, hvor overvågningen viser, at risikofaktoren er på vej ud af styring, og hvor der er behov for at gribe ind for at sikre fortsat overholdelse af de opstillede vandkvalitetsmål. Grænsen mellem de to tilstande, og dermed for hvornår man skal gribe ind, kaldes for aktionsgrænsen. Den tredje tilstand optræder, når overvågningen viser, at risikofaktoren er ude af styring, og man dermed introducerer en uacceptabel høj risiko, her kaldet kritisk tilstand. Grænsen hvor man kommer ind i den kritiske tilstand kaldes den kritiske grænse, og adskiller acceptabelt fra uacceptabelt.

Det er nødvendigt, at grænserne kan ”måles”, enten direkte eller indirekte og samtidig skal grænserne entydigt kunne knyttes til de styrende foranstaltninger, der skal styre risikofaktoren, kilden eller den skadelige hændelse.

Eksempler på kriterier, der anvendes som kritiske grænser, omfatter målbare variable som eksempelvis klorrester, pH og turbiditet samt vandstanden i udgravningen ved reparation af brud.

Grænser kan være øvre grænser, nedre grænser, et interval eller lignende. Det er sædvanligvis indikatorer, hvis resultater hurtigt kan tolkes, samtidig med at overvågningen foretages, og ud fra hvilke der kan tages aktion som respons på en afvigelse i tide, så det undgås at levere usikkert vand.

Analyser hvis resultater foreligger efter eventuelle afgørende beslutninger er taget kan således ikke anvendes som grænser.

Når grænserne fastlægges, kan HACCP-teamet gøre brug af eksisterende viden, erfaring og ekspertise, inklusiv industristandarder og tekniske data såvel som lokalt indhøstede historiske data eller ekstern bistand.

Der er tilfælde, hvor det ikke er muligt at fastsætte en aktionsgrænse. I disse tilfælde udelades denne, men den kritiske grænse skal altid fastlægges.

Et andet element ved fastsættelse af aktionsgrænser er at sikre, at man får den nødvendige tid til at reagere før situationen bliver uacceptabel. Derfor er det vigtigt ved fastsættelse af grænser, at aktionsgrænsen sættes således, at man har tilstrækkelig reaktionstid til at undgå at komme i den kritiske tilstand. Udover selve grænseværdien er et væsentligt element derfor, hvordan man overvåger den styrende foranstaltning.

6.2 Overvågning

Overvågning af kritiske styringspunkter er udførelsen af en planlagt række observationer eller målinger på den styrende foranstaltning for at bestemme, om processen er i styring.

Planen for overvågningen skal fortælle:

Hvad skal overvåges?
Hvordan skal overvåges?
Hvornår skal der overvåges?
Hvem skal foretage overvågningen?
Hvor er overvågningsrutinerne beskrevet?
Hvor registreres resultatet at overvågningen?

6.2.1 Hvad skal overvåges

Overvågningen skal være af den styrende foranstaltning. I de fleste tilfælde vil overvågningen være baseret på simple, automatiske observationer eller tests, som fx. turbiditet eller bygningsintegritet frem for komplekse mikrobiologiske eller kemiske tests. De komplekse tests anvendes generelt som en del af validerings- eller verifikationsaktiviteterne (beskrevet senere) og ikke til overvågning. HACCP-planen skal indeholde en klar beskrivelse af, hvad man overvåger og af grænserne.

6.2.2 Hvordan skal der overvåges

For at kunne udføre overvågningen er det nødvendigt at der eksisterer en præcis beskrivelse af hvordan overvågningen udføres, og denne beskrivelse findes i en procedure eller instruktion, jf. pkt. 6.2.5. Dette betyder, at de operatører der skal foretage overvågningen, skal trænes dels for at forstå deres overvågningsfunktioner, dels for at vide hvordan overvågningen udføres korrekt.

Det er nødvendigt, at resultaterne af overvågningen registreres, og at der anvendes styrede metoder og kalibreret udstyr.

6.2.3 Hvornår skal der overvåges

I denne del beskrives hvor tit der skal overvåges, eller i hvilken situation der skal overvåges. Det er vigtigt, at overvågningsintervallet er opstillet således at det sikres, at vandkvalitetsmålene kan overholdes.

6.2.4 Hvem skal foretage overvågningen

Det er vigtigt, at overvågningen bliver foretaget af en person med indgående kendskab til processen og den styrende foranstaltning der skal overvåges. I HACCP-planen beskrives denne persons funktion og ikke med personens navn.

6.2.5 Hvor er overvågningsrutinerne beskrevet - Systemreferencen

Her beskrives hvor selve overvågningen er beskrevet i form af instrukser eller tilsvarende.

6.2.6 Hvor registreres resultaterne - Registreringsreferencen

Her beskrives hvor resultaterne af overvågningen opbevares. Det kan være i form af papirskemaer, databaser eller lignende.

6.3 Korrigerende handlinger

En korrigerende handling er defineret som den handling, der skal foretages, når resultaterne af overvågning markerer et skift væk fra normal driftstilstandt. Der kan arbejdes med korrigerende handlinger både ved overskridelse af aktionsgrænsen og af den kritiske grænse.

Ved at sikre at et beredskab er til rådighed og anvendes prompte i tilfælde af, at en aktions eller kritisk grænse overskrides, kan sikkerheden af det forsynede drikkevand opretholdes.

Det er nødvendigt, at detektere en afvigelse gennem overvågning og reagere gennem den korrigerende handling. Derfor er timingen af reaktionen vigtig, og for ikke at spilde unødig tid, hvis en grænse overskrides, skal ansvar og beføjelser være klart fastlagte.

En vigtig del af en korrigerende handling er at man samtidigt overholder de regler der eksistere om information ved overskridelser, kommunens beredskabsplan, embedslæger. Dette er nærmere beskrevet i Miljøstyrelsens vejledning om beredskab på vandforsyninger.

6.4 Verifikation

Verifikation er anvendelsen af metoder, procedurer eller tests ud over de der anvendes til overvågning, for at afgøre om HACCP-planen og –systemet er i overensstemmelse med de erklærede mål, som er skitseret i vandkvalitetsmålene, og/eller om der er brug for modifikation og revalidering af HACCP-planen og -systemet.

I denne sammenhæng kan verifikation omfatte gennemgang/granskning af overvågning af styringspunkter samt styrende foranstaltninger, mikrobiologiske og kemiske tests eller gennemgang/granskning af det samlede HACCP-system for at sikre sig, at det stadig er dækkende. Dette kan være nødvendigt for eksempel, hvis der har været ændringer i processer eller udstyr.

Verifikationen kan opdeles i:

Hvad består verifikationen af?
Hvem skal udføre den?
Hvornår skal den udføres?

6.5 Eksempler

HACCP-planen kan udformes på forskellig vis, der er ingen formkrav. Vi har i projektet arbejdet med wordskemaer. Det er ønsket med HACCP-planen at skabe overblik, og derfor er det valgt at overfører informationer fra risikofaktoranalysen om risikofaktoren, den skadelige hændelse og/eller kilde samt den styrende foranstaltning.

HACCP-teamet har i risikofaktor analysen fastlagt, hvilke risikofaktorer der skal styres i kritiske styringspunkter, hvilke styrende foranstaltninger, der skal bruges, og hvor styringen skal foregå (CCP'er). Disse oplysninger kan overføres til HACCP-planens første 4 kolonner. Bemærk, at 1. kolonne ”procestrin” ikke nødvendigvis er det procestrin, hvor risikofaktoren blev identificeret, men nu er det procestrin, hvor risikofaktoren skal styres (der hvor CCP'et ligger)

Herefter skal grænser, overvågning, korrigerende handlinger og verifikation for hvert CCP fastlægges.

Tabel 6.1 indeholder HACCP planer eksemplificeret for følgende hændelser og relaterede styringspunkter:

Iltning af drikkevand
Reparationsarbejde ved brud
Indtrængning af vand i borehus

Tabel 6.1 Eksempel på HACCP-plan for iltning af drikkevand, reparationsarbejde ved brud samt indtrængning af vand i borehus.

Klik her for at se Tabel 6.1

6.6 Erfaringer

Projektet har demonstreret vigtigheden af at stille sig selv de rigtige spørgsmål, og så tage konsekvensen af svarene. Det er absolut nødvendigt, at være præcis i formuleringen, og det gælder især af grænserne. Der må i den daglige drift ikke herske tvivl om, hvad man skal gøre, når en grænse overskrides.

HACCP-undersøgelsen har også vist sig at afdække behov for styrende foranstaltninger eller muligheder for korrigerende handlinger, der ikke umiddelbart findes i dag eller kræver en væsentlig investering for at kunne realiseres. Eksempelvis er der ikke altid defineret under hvilke forhold vandforsyningen skal afbrydes umiddelbart, herunder hvem der har kompetence til det. Disse forhold kan så med fordel tages med i overvejelserne ved udarbejdelse af handlingsplaner.

For nogle af de styrende foranstaltninger viste det sig vanskeligt at formulere klare og målbare grænser. Opstilling af grænserne kræver ofte en del bearbejdelse, da de jo skal kunne overvåges og de skal være operationelle, da en overskridelse vil udløse korrigerende handlinger.