| Til bund | | Forside |

Miljøprojekt, 825

Håndbog i miljøledelse for vandforsyninger

Indholdsfortegnelse

Klik på billedet for at se forsiden

Forord

For alle vand-forsyninger

Denne håndbog bygger på erfaringerne fra et forudgående projekt (her i håndbogen kaldet pilotprojektet) om indførelse af miljøledelse med deltagelse af 6 danske vandforsyninger.

Pilotprojektet blev støttet med midler fra Miljøstyrelsens miljøkompetenceordning. Udarbejdelsen af denne håndbog blev støttet af Vandfonden.

Hidtil er det kun meget få vandforsyninger, der har givet sig i kast med at udvikle miljøledelsessystemer. En af årsagerne hertil kan være, at vandforsyning anses for en ”ren” – dvs. ikke-forurenende branche.

Opfattelsen af miljøledelse har imidlertid ændret sig meget gennem de allerseneste år, og anvendelse af miljøledelse giver i dag en virksomhed fordele, der ligger langt ud over den traditionelle miljøopfattelse, der alene fokuserer på de umiddelbare miljøforhold (populært sagt: røg, støj og møg).

Særlige forhold for vandforsyninger

Vandforsyningerne herhjemme hverken oser, støjer eller lugter. De producerer heller ikke farligt affald. Anvendelse af miljøværktøjer i denne branche fokuserer i langt højere grad forhold uden for vandværkets hegn. Det handler sig om identifikation af trusler (både eksisterende og potentielle) fra en lang række af mulige forureningskilder mod råvaren (grundvandet) og på etablering af afværgeforanstaltninger. Ligeledes handler det om sikring af både de fremtidige grundvandsressourcer og det produkt (drikkevand), som vandværkerne leverer ud til forbrugeren.

Vandforsyningens overlevelse

Anvendelse af miljøværktøjer skal derfor ses som et værktøj, der skal hjælpe med til at sikre både de nødvendige grundvandsressourcer, en ordentlig vandkvalitet og dermed også den fornødne forsyningssikkerhed.

Herved bliver miljøledelse et værktøj i kampen for at sikre vandforsyningens overlevelse og samtidig opretholde den decentrale vandforsyningsstruktur.

Nye opgaver – nye muligheder

Vandforsyningerne har i kraft af de seneste års ændringer i vandforsyningsloven fået nye og omfattende muligheder og opgaver i forhold til bl.a. beskyttelse af grundvandsressourcerne og information til forbrugerne.

Håndbogen anviser en systematisk fremgangsmåde, efter hvilken vandforsyningen både får styr på de miljømæssige opgaver og sikrer sig en enkel og tilpasset informationsgang om vandkvalitet mv. i forhold til omverdenen – ikke mindst i forhold til forbrugerne. Samtidig fokuserer den på, hvorledes man i en vandforsyning systematisk kan prioritere opgaverne og herved løse dem i en praktisk og fornuftig rækkefølge, således at de bliver overkommelige indenfor de ressourcer, der er til rådighed i den enkelte vandforsyning.

Enkelt eller komplekst miljøledelsessystem?

Miljøledelse kan udøves på mange niveauer og stadig med rette kaldes miljøledelse. Minimumskravene til en vandforsynings miljøledelsessystem er, at den kan anvendes til at skabe overblik og styre vandforsyningens miljøindsats i overensstemmelse med dens miljøpolitik. Disse krav betyder ikke, at systemet skal være så stort og kompliceret, som det kan opleves i andre brancher – tværtimod.

Et system, der opfylder disse minimumskrav vil vi her kalde for et ”husmandssystem” – en betegnelse, som ikke skal opfattes negativt. Den vandforsyning, som af andre årsager ønsker et mere vidtgående miljøledelsessystem, kan gå videre og opbygge et system, der er certificerbart efter de gældende miljøstandarder.¹

Et ”husmandssystem” vil være fuldt tilstrækkeligt for de fleste vandforsyninger. Nogle vandforsyninger, nok mest de større, vil i nogle tilfælde vælge et miljøledelsessystem, der peger i retning af certificerbarhed.

Det er vor ambition, at både den store vandforsyning, der satser på et certificerbart system og den lille vandforsyning, der ønsker et ”husmandssystem”, skal kunne have nytte af denne håndbog. Tilsvarende, at den vandforsyning, der fra starten vælger et husmandssystem, senere skal kunne udvide dette til at være certificerbart.

Et husmandssystem er således ikke kun for de mindste vandforsyninger – også de store vandforsyninger vil kunne få fuldt udbytte af at udvikle et husmandssystem.

Kontaktpersoner

De vandforsyninger, der deltog i pilotprojektet, står gerne til rådighed med svar på spørgsmål fra vandforsyninger, der overvejer at indføre miljøstyring eller er gået i gang. Nedenstående skema viser, hvem man kan kontakte, hvis man ønsker et godt råd.

 

Klik på billedet for at se html-version af: ‘Virksomheder‘

Under udarbejdelsen er konsulenterne blevet støttet af en følgegruppe, der bestod af pilotprojektets deltagere (se skemaet). Følgegruppen har løbende kommenteret udarbejdede materiale, og på denne måde bidraget til dens indhold.

Tilsvarende er arbejdet blevet fulgt af en styregruppe med følgende deltagere:

Miljøstyrelsen
Christian Ammitssøe (formand)

Amtsrådsforeningen
Hans Guldager (Sønderjyllands Amt)

Kommunernes Landsforening
Camilla Rask

Foreningen af Vandværker i Danmark (FVD)
Louise Nan Rasmussen

Dansk Vand- og Spildevandsforening (DANVA)
Jens Bastrup

RAMBØLL
Henrik Werchmeister

Styregruppen har ligeledes på møder og pr. e-mail kommenteret materialet, og således bidraget til projektets gennemførelse.

Endelig har projektgruppen under arbejdet nydt godt af assistance fra RAMBØLL’s Odense afdeling, hvor Eva Lund og Poul Juul Hansen har ydet sparring og faglig bistand, ligesom Lise Wulff har været projektets sekretær og uundværlige ”blæksprutte”.

Projektgruppen vil gerne hermed sige tak for alle bidrag, gode råd og konstruktiv kritik både fra følgegruppe og styregruppe, uden hvilke arbejdet ikke havde kunnet gennemføres.

____________________________________________________________

¹ I dag findes to lidt forskellige standarder som anvendes ved miljøcertificering. Disse er ISO 14.001 og EMAS, hvor sidstnævnte er fastlagt af EU. Standarderne er omtalt bl.a. i kapitel 6 og 8.

Læsevejledning

Denne håndbog er en anvisning på, hvorledes man opbygger et miljøledelsessystem skridt for skridt.

Anvendelse af dette kogebogsprincip er helt bevidst. Følges en opskrift punkt for punkt er der stor sandsynlighed for, at man til sidst ender med noget spiseligt, også selv om man aldrig har lavet mad før. Har man fået lidt øvelse i et køkken kan man bedre tillade sig at improvisere og måske fravige opskriften lidt, for at få et måltid efter ens egen smag.

På samme måde er det hensigten med denne håndbog, at tage den uerfarne læser ved hånden og guide ham eller hende hele vejen gennem miljøledelsesprocessen, og samtidig lade den erfarne læser udnytte sine egne erfaringer og anvende håndbogen som støtte hvor det er nødvendigt.

Håndbogen er opbygget med hensyntagen til vandforsyningernes særlige forhold, og kan læses af både de store og de små vandforsyninger. Opbygningen følger en trinvis fremgangsmåde, som i princippet kan følges af alle vandforsyninger, der ønsker at give sig i kast med et sådant projekt.

Det siger dog sig selv, at de enkelte opgaver for den lille vandforsyning vil være af en helt anden og mere beskeden størrelse end for den store vandforsyning, således at det samlede arbejde for en lille vandforsyning bliver mere overkommeligt. Undervejs i håndbogen er der anvist forskellige ”genveje” for en mindre vandforsyning, herunder forslag til samarbejdsprojekter, der yderligere vil fordele indsatsen på samarbejdspartnerne, og herved lette indsatsen således, at den enkelte lille vandforsyning kommer lettere gennem processen.

Etablering og drift af miljøledelse sker sædvanligvis efter en fasemodel, som beskrives nærmere i kapitel 1. Fasemodellen er vist på side 2 (umiddelbart efter forsiden), og i figur 1.1, hvor den er gennemgået detaljer.

Håndbogens hovedafsnit

Håndbogen er opbygget med en indledning (kapitel 1), efterfulgt et kapitel for hver af de faser, der indgår i fasemodellen.

De tre første faser (kapitel 2 – 4) omhandler selve udviklingen af miljøledelsessystemet.

De næste tre faser (kapitel 5 – 7) omhandler de driftsmæssige forhold af miljøledelsessystemet.

Endelig omhandler kapitel 8 forholdene omkring certificering af miljøledelsessystemet. Dette kapitel er bevidst lagt som det sidste. Det er langtfra alle vandforsyninger, der vil ønske at få deres miljøledelsessystem certificeret. Under alle omstændigheder vil det være en stor fordel at vente med dette til man har fået en vis erfaring med den daglige brug af miljøledelsessystemet.

Ordforklaring

Miljøledelse anvender en terminologi, som måske i et eller andet omfang vil være ukendt for mange af læserne. Håndbogen indeholder derfor en fyldig ordliste med forklaring på de særlige miljømæssige begreber, som anvendes i håndbogens forskellige afsnit. I visse tilfælde vil der dog, af hensyn til tekstens forståelighed og læsbarhed blive givet en ord- eller terminologi forklaring direkte i teksten.

De enkelte kapitler

Hvert enkelt kapitel starter med en introduktion til kapitlets indhold – et kortfattet, skematisk opbygget afsnit med henvisninger herfra til kapitlets øvrige og mere detaljerede afsnit. Læseren kan således på forhånd orientere sig i kapitlets indhold uden at skulle nærlæse det hele, og orientere sig i hele håndbogen uden i første omgang at skulle læse andet end kapitel 1 efterfulgt af de indledende afsnit i de enkelte kapitler. Desuden vil hvert kapitel være afsluttet med en checkliste med spørgsmål, der resumerer kapitlets indhold og resultat.

De enkelte kapitler i håndbogen anviser, hvordan man griber den konkrete opgave an, giver nogle gode råd og evt. nyttige skemaer, giver eksempler og ved hjælp af checklisten hjælper det den uerfarne læser med at se om det væsentlige er kommet med, og den mere erfarne læser med at foretage kvalitetscheck på sine egne resultater.

Resultatet af arbejdsprocessen er ikke bare et ledelsessystem og dets dokumentation i form af en miljøhåndbog. Det er også en udvikling af medarbejderne og organisationen til bl.a. at kunne håndtere opgaverne i forbindelse med miljøledelse.

Figurer, bokse mv.

Hver enkelt kapitel indeholder forskellige figurer, tekstbokse og skemaer. Hver af disse nummereres efter kapitlet og derefter fortløbende indenfor kapitlet. Figur 3.2 betegner således figur nr. 2 i kapitel 3 – boks 4.4 betegner tilsvarende tekstboks nr. 4 i kapitel 4.

Bilagene  

Håndbogen indeholder en række bilag, som der løbende bliver refereret til.

Bilagene indeholder bl.a. eksempler fra pilotprojektet og deltagernes egne erfaringer og resultater. Men de kan også indeholde en mere teoretisk forklaring på nogle af de begreber og metoder som håndbogen anviser – og kan som sådan læses selvstændigt.

Bilagene omtales ikke her, men den første gang, der i teksten refereres til et bilag, vil der i en tekstboks blive vist en kort introduktion til det pågældende bilag. Nedenstående skema viser hvor i håndbogen de enkelte bilag første gang bliver omtalt:

1 Indledning og overblik

1.1 Hvorfor miljøledelse?

Motiverne –hvorfor overhovedet starte?

Der findes mange årsager til, at en virksomhed vælger at etablere miljøledelse. Pres fra forbrugere, myndigheder, kunder, ejere mv. er almindelig kendte årsager.

Andre årsager kan være markedsmæssige forhold (f.eks. en forventning til en konkurrencemæssig fordel), ledelsens egne holdninger, hensynet til den politiske forbruger mv.

Men disse bevæggrunde vil sjældent være relevante for vandforsyninger, som i almindelighed opfattes som ikke-forurenende virksomheder. Et af deres store problemer er, at den naturressource, de anvender (grundvandet), er udsat for forurening og en vandforsyning, der ikke er opmærksom på dette forhold risikerer alvorlige problemer og i sidste ende måske sin egen eksistens.

Beskytte grundvands ressourcerne og sikre en bedst mulig drikkevandskvalitet

Vandforsyningens væsentligste motiv til at etablere miljøledelse er derfor ofte ønsket om at beskytte grundvandsressourcerne, samtidig med at forbrugerne sikres størst mulig forsyningssikkerhed med rent og velsmagende drikkevand.

For kommunale vandforsyninger og vandforsyninger, der indgår i et større vand- eller forsyningsselskab, kan begrundelsen også ligge i en overordnet beslutning/politik om at indføre miljøledelse for den samlede virksomhed herunder også vandforsyningen.

Vandforsyningens fokus

Disse forhold bevirker, at miljøstyring i en vandforsyning vil have et andet fokus end i en almindelig industrivirksomhed – fokus er de risici som grund- og drikkevand er udsat for – på vejen ”fra jord til bord”, som det hedder indenfor landbruget.

Det er vandforsyningens ledelse, som må vurdere disse forhold og derefter forberede en beslutning om at gå ind i et arbejde, der kan føre til etablering af miljøledelse under en eller anden form. Denne håndbog giver grundlaget for at kunne vurdere og tilrettelægge det videre forløb i et miljøledelsesprojekt. Derved hjælpes ledelsen til at træffe de rette beslutninger og valg ved projektstarten og i det videre forløb.

1.2 Miljøledelse – i store træk

Indførelse af miljøledelse vil typisk følge en faseopdelt model, som er vist i fig. 1.1 Pilotprojektet blev gennemført efter denne model, og håndbogen har derfor fået samme struktur med et kapitel for hver fase i modellen.

Modellen er bevidst tegnet med en ”bred pensel” – i de enkelte kapitler gennemgås detaljerne i de enkelte faser.

Hvad enten der er tale om en lille eller stor vandforsyning, kan man i princippet gå frem nogenlunde på samme trinvise måde, men i detaljen og i ambitionsniveauet kan der naturligvis være store forskelle. Flere af de forhold, der beskrives her, vil kun være relevante for den store eller lidt større vandforsyning. Dette gøres der opmærksom på overalt i håndbogen, og den lille vandforsyning kan, hvis den ønsker det, vælge disse forhold fra. Der er i praksis stor forskel på, hvorledes en stor og en lille vandforsyning takler udvikling og drift af miljøledelse. Denne forskel vil der blive stillet skarpt ind på i de efterfølgende kapitler.

Nedenfor en kort gennemgang af de enkelte faser vist i fig. 1.1.

FASE A

I fase A etableres en projektgruppe (mere herom i afsnit 1.3.1), der som sin første opgave gennemfører en indledende miljøgennemgang.

Der startes med en afgrænsning af systemets omfang, hvorpå vandforsyningens miljø- og risikoforhold kortlægges indenfor disse grænser. Dette indebærer, at vandforsyningen identificerer og sætter tal både på miljøpåvirkninger og risikopåvirkninger, således som de påvirker vandforsyningen fra grundvandsdannelsen, over indvinding, vandbehandling og distribution ud til forbrugernes tappesteder.

Denne tekniske og miljømæssige synsvinkel suppleres med en gennemgang af den lovgivning og de tilladelser mv., som vandforsyningen er underlagt (en juridisk synsvinkel), samt en gennemgang af de eksisterende nedskrevne retningslinier (f.eks. drifts- og kvalitetshåndbøger), hvis sådanne findes (den organisatoriske synsvinkel).

I fase A introduceres forskellige værktøjer til brug for dataindsamlingen, således at denne kan foregå struktureret, ligesom data og datafangst kan fastholdes.

Resultatet af fasens arbejde sammenfattes i en miljødatarapport, som viser den øjeblikkelige status over vandforsyningens miljø- og risikoforhold. Den svarer således til åbningsbalancen i et regnskabssystem og udgør ledelsens beslutningsgrundlag (planlægningsgrundlaget) for det videre arbejde, og udgør ligeledes det sammenligningsgrundlag, som vandforsyningen vil anvende, når dens fremtidige resultater på miljøområdet skal vurderes.

Fase A er beskrevet i detaljer i kapitel 2.

FASE B

I fase B, planlægningsfasen introduceres værktøjer til brug for en systematisk vurdering af vandforsyningens miljø- og risikopåvirkninger, således at ledelsen kan foretage en prioritering af hvilke, der skal anses for væsentlige, og som derfor skal have prioritet i det videre miljøarbejde. En vigtig del af denne fase er derfor at få fastlagt væsentlighedskriterier.

Bl.a. herudfra udarbejdes en miljøpolitik, og der opstilles mål for miljøindsatsen, ligesom der udarbejdes en handlingsplan for det videre miljøarbejde, der skal sikre, at de opstillede mål nås indenfor den tid og de ressourcer, der er afsat.

Resultatet af fase B er

• en begrundet opstilling over hvad ledelsen anser for de væsentligste miljø- og risikoforhold
• vandforsyningens miljøpolitik
• vandforsyningens miljømål for de kommende år
• vandforsyningens miljøhandlingsplan

hvilket udgør grundlaget for det videre arbejde med implementering af miljøledelsessystemet.

Fase B er beskrevet i detaljer i kapitel 3

FASE C

I implementeringsfasen, fase C etableres miljøorganisationen, der i fasens forløb gradvis vil tage over fra projektorganisationen.

Den synlige del af arbejdet består i at udarbejde en miljøhåndbog og få den til at fungere sammen med miljøhandlingsplanen indenfor rammerne af miljøledelsessystemet.

Væsentligst er at få identificeret de drifts- og ledelsesopgaver, som indgår i miljøledelsessystemet og få disse fordelt og indpasset i vandforsyningens hverdag.

Desuden færdiggøres, som en afslutning på implementeringen, den første samlede miljøredegørelse, i form af en rapport, som gradvis har taget form gennem de første to faser (A og B).

Det umiddelbare resultat af fase C er således en miljøhåndbog og en miljøredegørelse, hvoraf førstnævnte danner grundlaget for vandforsyningens aktiviteter i forbindelse med miljøledelse. Miljøredegørelsen, som er en tilbagevendende rapport over vandforsyningens miljøarbejde og –status, udsendes hvert år, på samme måde som vandforsyningen hvert år udsender et regnskab og beretning om driften af vandforsyningen i det forløbne år.

Fase C er gennemgået i detaljer i kapitel 4.

FASE D, E og F

De tre foregående faser markerer udviklingen af vandforsyningens miljøledelsessystem. Vandforsyningen er herefter klar til at iværksætte driften af systemet. Driften er ligeledes delt op i tre faser (D, E og F).

Fase D omhandler den daglige, rutinemæssige drift, dvs. de løbende drifts- og ledelsesopgaver, således som de fremgår af miljøhåndbogen og miljøhandlingsplanen. Dette betyder i praksis, at man i det daglige

• foretager de nødvendige registreringer, målinger mv. for at overvåge miljø-og risikoforholdene
• reagerer på eventuelle afvigelser fra normer, lovbestemte grænseværdier, samt uheld og uventede hændelser og i øvrigt udfører de opgaver, som fremgår af miljøhåndbogen.
  kommunikerer med vandforsyningens interessenter (herunder forbrugerne) om f.eks. vandkvalitet
• er opmærksom på forhold udefra herunder ikke mindst nye risikoforhold og ny lovgivning.
• hvert år udarbejder en (gerne kortfattet) miljøredegørelse, hvori virksomhedens drift beskrives med miljøbriller overfor omverdenen.
• følger op på miljøhandlingsplanen og dens aktiviteter – afslutter dem og tilføjer nye efter behov.

Fase E og F omhandler nogle væsentlige ledelsesmæssige opgaver i forbindelse med miljøledelsessystemets drift, nemlig Miljørevision og Ledelsens Gennemgang.

Selvom der i realiteten også her er tale om driftsopgaver, så er de så væsentlige i et miljøledelsessystem, at vi har valgt at omtale dem som særskilte faser.

Miljørevision (fase E) omhandler således ledelsens regelmæssige kontrol med om systemets opbygning, funktion og daglige anvendelse fortsat er hensigtsmæssig, eller om der skal ske justeringer.

Ledelsens gennemgang (fase F) omhandler ledelsens regelmæssige evaluering af hele systemets funktion og hvilke beslutninger og tiltag, der evt. skal foretages for at sikre dette.

Hvor miljørevision har en klar lighed med den økonomiske revision af vandforsyningens regnskabssystem, så svarer ledelsens gennemgang mest til det (de) bestyrelsesmøde(r), hvor ledelsen gennemgår regnskab og beretning og vedtager budget for det kommende år.

Drift af miljøledelsessystemet er omtalt detaljeret i kapitlerne 5, 6 og 7.

FASE G

Vandforsyningen kan vælge at lade sig miljøcertificere efter en international standard (EMAS, ISO 14.001).

Certificeringen (fase G) er en bekræftelse på, at miljøledelsessystemet opfylder de krav, der er fastsat i den pågældende standard. Certificeringen er helt frivillig. Certificeringen kan i princippet foretages i umiddelbar forlængelse af fase C, men det bedste er at udskyde certificeringen, til miljøledelsessystemet har været i drift i nogen tid og er godt indarbejdet i det daglige arbejde.

At blive certificeret må betragtes som en investering med visse driftsomkostninger, og i beslutningen herom vil derfor som regel indgå både markedsmæssige og økonomiske overvejelser. Ønsket om at blive miljøcertificeret kan også være politisk motiveret, f.eks. hvis vandforsyningen indgår i en større organisation eller samarbejde, og man dér ønsker at alle medlemmer skal certificeres.

Certificering af en vandforsyning er omtalt detaljeret i kapitel 8.

1.3 At komme godt i gang

Ovenfor er nævnt en række eksempler på forhold, der hver for sig eller i fællesskab kan føre til en beslutning om at indføre miljøledelse i en vandforsyning.

Når beslutningen er truffet, er det vigtigt at komme hurtigt i gang og gennemføre de første faser koncentreret og i et sammenhængende forløb. Organisationen må ikke køre træt og miste motivationen, og den må heller ikke bruge for megen tid på petitesser og på at skabe det ”perfekte” system. Derfor er det af afgørende betydning, at ledelsen ikke bare afsætter personressourcer til at ”køre løbet” men også, at den selv afsætter tid til at følge med i processen, tage stilling til forhold, træffe væsentlige beslutninger undervejs og i det hele taget er synlige på en måde, der ikke efterlader tvivl om at ledelsen bakker projektet op.

En af årsagerne til at udviklingen af miljøledelsessystemet er faseopdelt, er, at afslutningen af hver fase markerer en milepæl, hvor ledelsen vurderer om projektet er på rette spor, om det evt. skal korrigeres, tilføres nye og/eller ekstra ressourcer, eller – i værste fald – om det helt skal nedlægges. Denne håndbog gør det muligt for vandforsyningens ledelse at vurdere og tilrettelægge miljøledelsesprojektets videre forløb.

1.3.1 Projektorganisation og medarbejderne

Medarbejderne

Ledelsen i den lidt større vandforsyning skal sikre sig, at medarbejderne overalt i organisationen informeres om, at man påtænker at igangsætte miljøledelse i vandforsyningen og hvorfor. Medarbejderne skal efterfølgende deltage aktivt i projektgennemførelsen, og det er derfor afgørende, at de informeres og involveres fra starten. Herved gøres projektet til et fællesprojekt både for ledelse og medarbejdere. Medarbejderne, der oftest ved, hvor problemerne er, skal gerne føle et medejerskab og et medansvar for projektet, og bør derfor fra starten gives indflydelse på tilrettelæggelsen af projektet.

Den store vandforsyning

Når beslutningen er taget, kan der etableres en projektgruppe e.l. til at føre projektet igennem. Projektgruppen består typisk af en projektleder og nogle få medarbejdere, gerne "ildsjæle”, som kan sikre forankringen længere ude i organisationen – ikke bare medens projektet kører, men også senere i den daglige drift, når miljøledelsen er etableret.

Den mindre vandforsyning

I en mindre vandforsyning med få medarbejdere vil projektlederen og den udførende kraft i projektet naturligt være vandforsyningens leder (driftschef).

Arbejdet med at etablere miljøstyring kan imidlertid være krævende, og det vil derfor være en stor fordel, hvis der kan etableres et projektsamarbejde med andre, ligesindede vandforsyninger.

- og de helt små

Dette er i endnu højere grad gældende for de helt små vandforsyninger, der måske ikke har fastansatte medarbejdere. Her kan det være altafgørende, at man kan arbejde sammen i et fællesprojekt med andre vandforsyninger med fælles interesser og problemer f.eks. indvinding fra samme indvindingsområde og samme grundvandsmagasin. I dette tilfælde er det meget vigtigt, at målsætning og rammer er fastlagt på forhånd, og at der derefter udpeges én projektleder med udstrakt kompetence til at handle indenfor disse rammer.

Projektsamarbejder –hvordan?

Projektsamarbejder kan f.eks. ske med udgangspunkt i DVF vejledning nr. 20 om vandforsyningssamarbejder. Vejledningen er udgivet af DVF (nu DANVA), FVD og Kommunernes Landsforening i fællesskab og er derfor også udgivet som FVD standard nr. 173 og som KL vejledning.

Det kan også være en mulighed at lade projektsamarbejdet udspringe af de kommunale kontaktudvalg.

Projektsamarbejder kan f.eks. etableres som vækstgrupper – mere herom i bilag E

Boks 1.1  Bilag E Pilotprojektet, hvis erfaringer denne håndbog for en stor del bygger på, blev organiseret efter vækstgruppeprincippet. Bilag E giver en omtale om hvad en vækstgruppe er og hvilke fordele, der kan være ved at organisere et samarbejdsprojekt mellem flere vandforsyninger efter dette princip.

1.3.2 Hjælp udefra

Hvor søger man hjælp?

Selvom det er tilstræbt, at denne håndbog skal være fuldt dækkende og give svar på de fleste spørgsmål, vil der naturligvis altid dukke spørgsmål op, hvor håndbogen ikke slår til. Hvad gør vandforsyningen så?

Hos pilotprojektets deltagere?

Det er altid muligt for en vandforsyning at søge råd og vejledning hos de branchekolleger, som allerede har indført miljøledelse, eller er i færd med det. Deltagerne i pilotprojektet har alle en viden og erfaring, som de gerne deler med andre. Adresser og navne på kontaktpersoner kan findes i forordet.

Hos konsulenter?

Man kan vælge at inddrage konsulentstøtte for at sikre en hurtigere og mere direkte vej igennem processen. Herved får man støtte fra en ekstern sparringspartner og indpisker, men omfanget af konsulentinddragelsen vil naturligvis afhænge af det budget, der kan stilles til rådighed (og også her er det være en fordel at være flere deltagere i projektet, ikke mindst for de mindre vandforsyninger).

Miljømedarbejder-til-deling?

En anden mulighed kan være i fællesskab at oprette et udviklingsselskab, der ansætter en fælles projektmedarbejder - en ”miljømedarbejder-til-deling”, hvorved man umiddelbart vil få tilført den nødvendige miljømæssige ekspertise. Det vil naturligvis være en stor fordel, hvis den nye medarbejder også på forhånd har et vist kendskab til branche og teknik.

Dette stiller større krav om engagement til udviklingsselskabets bestyrelse og bestyrelserne for de deltagende vandforsyninger. En god løsning vil i dette tilfælde være at oprette en styregruppe med ledelsesrepræsentanter fra de involverede vandforsyninger og supplere den med en ekstern konsulent.

1.3.3 Interne eller eksterne kurser

På markedet findes flere generelle kurser i, hvorledes en organisation indfører miljøledelse. Inden man beslutter sig for at deltage i et sådant kursus, bør man vurdere det forventede udbytte op mod tidsforbrug og pris.

Man skal også huske, at en vandforsynings miljømæssige problemstilling er markant anderledes end en gennemsnitlig dansk industrivirksomheds. Man kan derfor ikke forvente, at vandforsyningernes væsentligste problemstilling – at beskytte en råvare mod risikoen for forurening – er dækket ind i et generelt miljøledelseskursus.

Brancheforeningerne

Har man etableret en fælles projektgruppe med deltagelse af flere vandforsyninger, kan det måske være en fordel at få arrangeret et skræddersyet kursus, evt. i kombination med konsulentstøtte. I påkommende tilfælde, tal med DANVA / FVD herom.

1.3.4 Beslutninger og beslutningstagere

Altid involvere den politiske ledelse Det er nødvendigt, at beslutningen om at etablere miljøledelse i en vandforsyning, stor eller lille, træffes af dens politiske ledelse, dvs. af bestyrelsen, hvis det er et privat vandværk eller af det politiske system, hvis der er tale om en offentligt ejet vandforsyning. Dette for at sikre opbakning og accept af, at der bruges ressourcer på miljøledelse, og at alle parter fra starten går ind i projektet med åbne øjne.

Boks 1.2 Involvere den politiske ledelse Det er ikke tilstrækkeligt ”blot” at få en accept fra den politiske ledelse til at iværksætte et miljøledelsesprojekt. Den politiske ledelse skal stille krav til projektet og sikre at det hele tiden er synligt og at alle væsentlige beslutninger lægges frem for den politiske ledelse for drøftelse og accept. Fra begyndelsen skal der etableres en detaljeret projektplan, der indeholder de væsentlige milepæle (som godt kan være andre end afslutningen på en fase) og som samtidig fastlægger en køreplan for den politiske ledelses involvering, dvs. på hvilke steder i projektforløbet, der rapporteres om status, hvem, der skal modtage disse rapporter, hvilke beslutninger der skal træffes, hvilket materiale der skal danne grundlag herfor mv. På denne måde kan ledelsen på forhånd se hvad der forventes, den skal tage stilling til og føler således både tryghed og medansvar som projektejer.

Samtidig med beslutningen i det politiske system, skal det også fastlægges, hvordan og hvornår det politiske system efterfølgende ønsker at blive inddraget i projektet og i formidlingen af projektets resultater til offentligheden.

Hvis ikke projektet er kendt og accepteret politisk, risikerer man efterfølgende vanskeligheder, når konsekvenserne af projektet (f.eks. i form af nye tiltag for at beskytte udsatte grundvandsressourcer) bliver synlige i lokalsamfundet og måske bliver genstand for mediernes interesse.

Når den politiske beslutning er truffet, skal det efterfølgende være åbenlyst for medarbejderne, at projektet sættes i gang på den administrative ledelses foranledning og med fulde støtte og opbakning fra vandforsyningens politiske ledelse.

2 Den indledende kortlægning – Fase A

2.1 Introduktion til kapitlet

Projektgruppen er nedsat og har fået afstukket de nærmere retningslinier (se herom i afsnit 1.3.1), og nu skal den i gang med at gennemføre kortlægningen.

Selve processen i denne første fase af miljøledelsesprojektet kan vises skematisk som i figur 2.1 nedenfor, der viser de overordnede aktiviteter sammen med de resultater (dokumenter), der produceres.

Aktiviteterne i fasen er sammenfattet i boks 2.1 – af disse er de væsentligste aktiviteter beskrivelse af vandforsyningens processer og miljø- og risikopåvirkninger. Disse begreber beskrives nærmere i afsnit 2.2

Det er i arbejdet med at kortlægge, overvåge og imødegå disse risici, at vandforsyningens miljøledelse og miljøarbejde adskiller sig fra de fleste andre virksomheders miljøledelse.

Boks 2.1 - Kortlægningens aktiviteter: Beskrive og sammenfatte vandforsyningens processer Identificere og sammenfatte miljø-påvirkninger – herunder ressourceforbrug Identificere og sammenfatte risikopåvirkninger Identificere det relevante lovgrundlag (herunder tilladelser) for vandforsyningens miljøforhold Gennemgå eksisterende vejledninger og håndbøger

Boks 2.2 – Bilag A Bilag A indeholder en oversigt over de risiko- og miljøpåvirkninger, som pilotprojektets deltagere er stødt på i deres kortlægningsarbejde, suppleret med enkelte andre påvirkninger. Oversigten er således ikke komplet, idet den i det væsentligste er et udtryk for 6 forskellige vandforsyningers observationer. Alligevel kan man sige at den er repræsentativ for hvad en almindelig vandforsyning kan forvente at støde på i kortlægningsarbejdet.

Figur 2.1
Fase A, Indledende miljøkortlægning.

Til støtte for kortlægningen anvendes som allerede nævnt forskellige skemaer (som benævnes PROCESBESKRIVELSE, BRUTTOLISTE, MILJØPÅVIRKNINGSSKEMA, RISIKOPÅVIRKNINGSSKEMA).

Disse skemaer er beskrevet i bilag B.

Boks 2.3 – Bilag B Bilag B indeholder beskrivelser og forklaring på de værktøjer (skemaer), der anvendes i fase A. Bilaget indeholder også eksempler på udfyldte skemaer.

Skemaerne anvendes til beskrivelse og registrering af processer og miljø- og risikopåvirkninger. Skemaerne nummereres systematisk efter et nummersystem, således at det er let at genfinde og anvende de indsamlede data.

Procesbeskrivelserne sammenfattes til en egentlig (kortfattet) beskrivelse af vandforsyningens indretning og drift evt. også historie, alt set med miljømæssige briller. Skemaerne tilsammen giver således det samlede overblik over vandforsyningens miljø- og risikopåvirkninger fordelt både efter påvirkningstype og på den enkelte proces.

Endelig udarbejdes en oversigt over de love, bekendtgørelser, regulativer, normer, tilladelser mv. der er af betydning for vandforsyningens miljøforhold, ligesom der foretages en gennemgang af eksisterende vejledninger, håndbøger o.l. for evt. at kunne genbruge eksisterende materiale og for at forhindre overlap.

Planlægnings-grundlaget

Alle aktiviteterne i fase A sammenfattes i en miljødatarapport, der først og fremmest er ledelsens beslutningsgrundlag og udgangspunkt for det videre arbejde i projektet (planlægningsgrundlaget). Denne rapport danner en del af grundlaget for vandforsyningens første miljøredegørelse, der udarbejdes når miljøledelsesprojektet er afsluttet (efter fase C – se kapitel 4).

Nedenfor beskrives hele kortlægningsprocessen i 9 trin fordelt over de tre hovedaktiviteter vist i figur 2.1.

2.2 Kortlægning af andforsyningens processer, miljø- og risikoforhold – de første 7 trin

Boks 2.4 Miljøpåvirkninger Enhver proces påvirker og påvirkes af det omgivende miljø. Disse påvirkninger kaldes under ét for miljøpåvirkninger. Eksempler på miljøpåvirkninger ud fra en proces er bl.a.: affald (fx filterslam, opgravede PVC rør, overskudsjord) brugte filtermaterialer filterskyllevand (der ikke genbruges) afblæste luftarter Eksempler på miljøpåvirkninger ind i en proces er bl.a.: elforbrug (især pumper) forbrug af desinfektionsmaterialer (fx Natriumhypoclorit) forbrug af kalk og andre hjælpestoffer Miljøpåvirkninger illustreres i kortlægningen ved en tynd pil, hvis retning (enten ind i eller ud fra processen) angiver hvorledes påvirkningens retning (se eksemplerne ovenfor). I bilag A findes en mere detaljeret oversigt over de miljøpåvirkninger, som er relevante for en vandforsyning.

Dette afsnit beskriver hvorledes en vandforsyning kan kortlægge og beskrive sine processer samt kortlægge og beskrive sine miljø- og risikopåvirkninger.

Inden der startes på selve kortlægningen er det væsentligt, at vandforsyningen gør sig nogle tanker over hvor stor en del af dens virke, der i første omgang skal inddrages under miljøstyringssystemet. Det er nemt at gøre arbejdet for uoverskueligt fra begyndelsen, og i en vandforsyning med flere indvindingsområder og flere vandværker, bør det overvejes fra starten at nøjes med at inddrage f.eks. ét indvindingsområde og/eller ét vandværk i arbejdet.

På denne måde kan man holde projektet på et overskueligt plan, således at man lærer af sine fejltagelser og inddrager egne erfaringer, når man senere måske gradvis inddragerresten af vandforsyningen.

Fremgangsmåden i forbindelse med kortlægning er angivet trin for trin i det følgende:

TRIN 1

Trin 1: Tegn et procesdiagram med miljø- og risikopåvirkninger.

Vandforsyningen inddeles i tre overordnede processer, som er:

• Vandindvinding
• Vandbehandling
• Vanddistribution

I procesdiagrammet tegnes vandet vandets vej gennem processerne, fra grundvand til forbrugernes tappehaner, med en tyk pil og vi har så det grundlæggende procesdiagram (se figur 2.2 nedenfor).

Klik på billedet for at se html-version af: ‘Figur 2.2‘

TRIN 2

Trin 2: Påfør miljøpåvirkninger på de enkelte processer

I dette procesdiagram påføres de miljøpåvirkninger, der vedrører den enkelte proces (se boks 2.4 ) som tynde pile ind i eller ud fra processerne. Herefter kan procesdiagrammet komme til at se ud som vist nedenfor i fig. 2.3:

Klik på billedet for at se html-version af: ‘Figur 2.3‘

Husk, at vi indtil videre kun identificerer miljøpåvirkningerne (sætter pile på). Miljøpåvirkningernes størrelse kommer i et senere trin.

TRIN 3

Trin 3. Påfør risikopåvirkninger på de enkelte processer

Diagrammet kan nu færdiggøres ved at påføre risikopåvirkningerne (se boks 2.5). Risikopåvirkningerne tegnes som stiplede pile ind i processerne og vil sædvanligvis være mest omfattende for vandindvindingsprocessen. En procestegning med miljø- og risikopåvirkninger for hovedprocessen ”vandindvinding” kan herefter f.eks. se ud som vist i fig. 2.4.

Fig. 2.4
Vandindvinding med risiko- og miljø påvirkninger

Boks 2.5 Risikopåvirkning : Ved en risikopåvirkning forstås en hændelse, som kan finde sted med en eller anden, lille eller stor sandsynlighed, og som, hvis det sker, vil få en eller anden konsekvens, lille eller stor, for vandforsyningens muligheder for at levere drikkevand til sine brugere. En risikopåvirkning markeres på tegningen som en tynd, stiplet pil ind i processen. Eksempler på risikopåvirkninger er bl.a.: Spøgelsesboringer i indvindingsoplandet Kendte og ukendte affaldsdepoter Betænkelig arealanvendelse omkring kildepladser Industriområde over grundvandsmagasinerne Risikopåvirkninger kan også vedrøre vandbehandlings- og distributionsprocesserne (f.eks. biologisk forurening af ledningsnettet). I bilag A findes en mere detaljeret oversigt over de risikopåvirkninger, der er relevante for en vandforsyning

Ved at gennemføre trin 1 – 3, har vandforsyningen nu skaffet sig et første, visuelt overblik over sine miljø- og risikoforhold. Indtil videre er der ikke sat tal på påvirkningerne, så der er altså heller ikke tale om nogen form for prioritering eller vurdering af hvilke påvirkninger, der er ”værst”. Der er alene tale om et indledende, grafisk overblik, som man kan arbejde videre med.

TRIN 4

Trin 4: Opdel om nødvendigt de enkelte hovedprocesser i delprocesser.

Hovedprocesserne vil også blive benævnt som processer på niveau 1. I visse tilfælde er et procesdiagram på niveau 1 dog ikke tilstrækkeligt til at give det nødvendige overblik. Dette kan forekomme, hvis man f.eks. i vandindvindingsprocessen vil opdele risikopåvirkninger på de forskellige kildepladser (måske fordi de enkelte kildepladser er udsat for vidt forskellige risici), eller hvis der i vandbehandlingsprocessen er flere mindre delprocesser, der har samme type miljøpåvirkninger, som man ønsker at adskille.

I dette tilfælde kan det blive nødvendigt at bryde proceskassen ned til niveau 2. Dette er illustreret nedenfor i fig. 2.5 og fig. 2.6 hvor hovedprocesserne vandindvinding hhv. vandbehandling er brudt ned til niveau 2.

Klik på billedet for at se html-version af: ‘Figur 2.5‘

I fig. 2.5 er indvindingsområdet opdelt i de tre kildepladser, og på hver af disse er markeret hvilke risikopåvirkninger, der er væsentlige netop for den pågældende kildeplads.

Alle pumperne bruger el – derfor er der markeret en miljøpåvirkning for el forbrug på hver kildeplads, men vandforsyningen kan vælge at behandle elforbruget under ét og således opgøre denne miljøpåvirkning på niveau 1. I så fald markeres dette som en pil, der går ind i hovedprocessen, og de enkelte delprocessers elforbrug tegnes ikke ind i diagrammet – se figur 2.5. Fig. 2.6 – Vandbehandlingsprocessen nedbrudt til niveau 2

Klik på billedet for at se html-version af: ‘Figur 2.6‘

Figur 2.6 viser en eksempel hvor vandbehandlingsprocessen er delt op i de velkendte delprocesser, der forekommer i mange vandforsyninger. Man kan se, at der indenfor vandværkets 4 vægge forekommer et el-forbrug (en miljøpåvirkning) i forbindelse med distribution, iltning og beluftning og i forbindelse med filterskylning (grundvandspumper og trykpumper til distributionsnettet medtages ikke her). Denne opdeling kan være nødvendig, hvis vandforsyningen ønsker at vurdere hvilken pumpegruppe, der kører mest optimalt.

Her kan man dog også vælge i første omgang at behandle el forbruget under ét – jfr. fig. 2.5. Så mister man ikke overblikket og kan senere vende tilbage og gå tættere på.

På papiret er det simpelt at bryde yderligere ned til niveau 3, og f.eks. i indvindingsoplandet betragte de enkelte boringer i en given kildeplads. Men pas på – man kan meget nemt miste overblikket, derfor følgende:

Datanød - Datadød

Godt råd: Man skal kun bryde en proces ned til et lavere niveau, hvis det er strengt nødvendigt, og man har brug for den ekstra information, som dette skridt giver (datanød !). Bryder man en proces ned, vil det betyde megen ekstra information og data, som kan være medvirkende til, at man helt mister overblikket og fordyber sig unødigt i detaljen (datadød !). Det har på intet tidspunkt i pilotprojektet været nødvendigt at nedbryde processer til niveau 3. Det er usandsynligt, at det skulle være nødvendigt for nogen dansk vandforsyning. Nedbryd derfor kun processerne til næste niveau, hvis der er meget gode grunde til det. Man kan altid på et senere tidspunkt vende tilbage og underinddele, hvis det er nødvendigt.

TRIN 5

Trin 5: Beskriv de administrative og generelle miljøpåvirkninger

Klik på billedet for at se html-version af: ‘Figur 2.7‘

Sidste del af kortlægningen består i at identificere og beskrive de administrative miljøpåvirkninger – dvs. de påvirkninger, der hører til processer, som ikke umiddelbart vedrører indvinding, vandbehandling eller distribution. De kaldes også for de ”generelle” miljøpåvirkninger.

Der er tale om miljøpåvirkninger knyttet bl.a. til vandforsyningens administration (indkøb af kontormaterialer, papirforbrug, brug af benzin i firmabiler, administrationens affald, spildevand, lokaleopvarmning og elforbrug mv.), desuden kan også arbejdsmiljøbetingede miljøforhold (hygiejne, sikkerhed, arbejdspladsvurderinger) indgå, hvis man fra ledelsens side har ønsket at medtage disse faktorer. For at håndtere og synliggøre dette, kan man vælge at definere en administrativ proces og henføre de administrative og generelle miljøpåvirkninger til denne – se boks 2.6.

Boks 2.6 - Eksempel: I Odder Vandværk I/S har man, udover de tre overordnede processer, valgt at medtage en ”generel” proces og her inkluderet følgende miljøpåvirkninger: Arbejdssikkerhed Vandværkets eget vandforbrug (ikke skyllevand) Energi til opvarmning Brændstof Affald Processerne er blevet nummereret som følger: 10000 Vandindvinding (2 områder) 20000 Vandproduktion (2 værker) 30000 Vanddistribution 40000 Generelt

TRIN 6

Trin 6: Foretag en systematisk nummerering af processer, miljø- og risikopåvirkninger

Vandforsyningen afslutter denne del af kortlægningen ved at nummerere de enkelte processer og de fundne miljøpåvirkninger systematisk og derpå (trin 7) beskrive dem på de blanketter, som følger med denne håndbog (bilag B).

Det er vigtigt, at nummereringen sker entydigt og uden risiko for misforståelser og forvekslinger. Det ideelle er, at processerne nummereres således, at det umiddelbart kan ses, på hvilket niveau processen er beskrevet, ligesom nummereringen skal vise, hvorledes en given miljøpåvirkning hænger sammen med en given proces. Det kan gøres på flere måder – fig. 2.7 viser således et eksempel på nummerering af processer og miljø- og risikopåvirkninger, som er hentet fra Odense Vandselskab.

Et andet eksempel på anvendelse af et nummersystem er figur 2.8, hentet fra Odder Vandværk I/S:

Klik på billedet for at se html-version af: ‘Figur 2.8‘

Læg mærke til følgende i figur 2.8:

• Hvorledes procesnummereringen er foretaget ved niveau 1 og 2
• Nummerering af miljø- og risikopåvirkninger, M betegner miljøpåvirkning –R betegner risikopåvirkning. Påvirkningerne nummereres fortløbende indenfor den proces de vedrører.
• Der er kun miljø- og risikopåvirkninger på laveste procesniveau
• Det har ikke været nødvendigt at nedbryde hovedprocessen ”produktion”

Senest som afslutning på trin 6 udfyldes et skema med navn og nummer for hver proces og for hver enkelt miljø- og risikopåvirkning omfattet af kortlægningen. Skemaerne er beskrevet i bilag B. Man kan dog godt tage skemaerne i brug tidligere og starte med at udfylde dem i takt med at processerne tegnes op.

Beskrivelsen af, hvorledes skemaerne anvendes, er for en nemheds skyld samlet nedenfor i beskrivelsen af trin 7.

TRIN 7

Gør nu skemaerne færdige

Vandforsyningen afslutter kortlægningen ved at overføre navne og numre på processer og påvirkninger til de respektive skemaer, som er vist og beskrevet i bilag B.

Gå frem som følger:

• Udfyld et procesbeskrivelsesskema (PROCESBESKRIVELSE) for alle processer uanset niveau. Sæt de væsentligste miljøpåvirkninger på med pile, og beskriv dem kort i skemaet. Er processen på niveau 1, så påfør i skemaet de processer, der er medtaget på niveau 2 – og udfyld evt. et procesbeskrivelses skema også for dem.
• For at bevare overblikket, kan man herefter udfyldes en bruttoliste (BRUTTOLISTE) over de miljøpåvirkninger, som vedrører den enkelte proces. Skemaet udfyldes med alle de miljø- og risikopåvirkninger, der kan være relevante for den nævnte proces. Brug skemaet til at overveje om påvirkningen er så væsentlig, at den skal behandles/vurderes yderligere og skriv resultatet i skemaets kolonne 2. Der er således foretaget en første grovsortering af miljø- og risikopåvirkningerne. Brug skemaet til at dokumentere (og fastholde) hvilke påvirkninger, der er valgt fra og hvorfor.
• For alle miljø- og risikopåvirkninger udfyldes herefter et skema, enten MILJØPÅVIRKNINGER eller RISIKOPÅVIRKNINGER – afhængig af hvilken type påvirkning, der er tale om (se i øvrigt bilag B).

Når dette er sket, er kortlægningen af vandforsyningens miljø- og risikoforhold i princippet færdig. Vandforsyningen har et godt overblik over dens miljøforhold, men mangler dog at sætte tal på miljøpåvirkningerne og udarbejder en beskrivelse af de enkelte risikopåvirkninger. Dette beskrives nærmere i afsnit 2.3 – dataindsamling.

Det virker nok lidt mere kompliceret end det er, så prøv at se i bilag B, hvor der er vist en række eksempler på udfyldte skemaer hentet fra deltagerne i pilotprojektet.

2.3 Dataindsamling – kortlægningens trin 8

Trin 8

Med de aktiviteter, som er blevet gennemført i forbindelse med kortlægningen (se afsnit 2.2) er vandforsyningen nu godt rustet til det videre arbejde.

Kortlægningen, der er en af de største enkeltaktiviteter i projektet, har givet et godt overblik og har udpeget de miljø- og risikoforhold, der må anses for væsentlige (dog uden at prioritere dem indbyrdes). Der skal nu sættes tal på forholdene – dette udgør trin 8 i kortlægningsmodellen – de første syv trin blev beskrevet i afsnit 2.2.

Hertil anvendes de to skemaer MILJØPÅVIRKNINGER og RISIKOPÅVIRKNINGER, som er vist og beskrevet i bilag B. Der er en væsentlig forskel på disse, idet det sædvanligvis ikke vil være muligt uden videre at sætte tal på en risikopåvirkning. I det følgende gennemgås de to typer af skemaer mht. deres dataindhold.

Miljøpåvirkninger

Man vil som regel altid kunne finde data (beskrivelser og talstørrelser) på de miljøpåvirkninger, der er medtaget i kortlægningen. Nogle eksempler:

• Elforbrug aflæses på elmåleren,
• Affaldsmængder får man fra renovatøren eller fra de vejesedler, der udskrives når affaldet indleveres.
• Forbrug af filterskyllevand har man oplysninger på f.eks. fra de tal, som mange vandforsyninger selv indberetter til DANVA til brug for den årlige vandforsyningsstatistik.
• Mange oplysninger kan hentes fra kommune eller amt, f.eks. oplysninger fra tilsynsbesøg.

Alle data bør så vidt muligt opgøres i kg. eller ton pr. år – evt. i m³ (elforbrug i kWh) – men ikke i stk., liter eller antal. De indsamlede tal skal henføres til den periode, der betragtes – dvs. regnskabs- eller kalenderår. For at få nøjagtige tal, kan det blive nødvendigt at periodisere, dvs. omregne ”skæve” data til et egentligt årsforbrug.

Det er meget vigtigt at notere, hvorfra data er hentet (datakilden) og, hvis der er foretaget beregninger eller skøn, at dokumentere og fastholde beregningen eller begrunde det foretagne skøn. For det første, fordi det at fremskaffe data bliver en tilbagevendende begivenhed. For det andet, fordi det er muligt, at datafangsten ved enkle midler kan rationaliseres - en lille tilpasning i vandforsyningens administrative system kan måske ”servere” de ønskede data næste gang, der er brug for dem, og således spare personalet for et stort arbejde fremover.

Boks 2.7 – Vurdere størrelsen af en miljøpåvirkning, et eksempel Hvis man, for en given miljøpåvirkning, ikke har de nødvendige tal til rådighed, er det tilladt at foretage et kvalificeret skøn. Man skal dog huske at informere om, at der er tale om et skøn og ikke en aflæsning eller beregning – og kort beskrive grundlag og forudsætninger for det foretagne skøn. Et eksempel: Har vandforsyningen kun en samlet hovedmåler for el, og ønsker man at fordele forbruget på grundvandspumper, skyllepumper og trykpumper, så kan der foretages et skøn ud fra begrundede og beskrevne kriterier. Man skal som afslutning huske at afstemme summen af de skønnede tal mod det aflæste forbrug på hovedmåleren. De skulle gerne være nogenlunde ens!

Risikopåvirkninger

En risikopåvirkning er som nævnt i boks 2.5 en hændelse, som kan finde sted med en eller anden, lille eller stor sandsynlighed, og som, hvis det sker, vil få en eller anden konsekvens, lille eller stor, for vandforsyningens muligheder for at levere drikkevand til sine brugere.

Konsekvenserne af disse hændelser kan være alvorlige – f.eks. lukning af en boring, midlertidigt stop for vandforsyningen, eller i værste fald nedlæggelse af vandforsyningen som selvstændig virksomhed (hvor forsyningen af vand derefter bliver varetaget af en anden forsyningsvirksomhed).

Kortlægningen (se afsnit 2.2) har identificeret en række risikopåvirkninger, hvoraf nogle ved nærmere vurdering måske kan anses for uvæsentlige – disse fremgår af de BRUTTOLISTER, der er blevet udfyldt. Nu skal vandforsyningen så detaljeret som muligt beskrive de resterende risikopåvirkninger med de oplysninger, der er indsamlet i forløbet af fase A., således at man bedst muligt kan vurdere konsekvenserne, hvis hændelsen skulle indtræffe .

Endelig skal man på skemaet for den enkelte risikopåvirkning beskrive hvilke oplysninger, der måtte mangle i, at man har et dækkende billede af den enkelte risikopåvirkning.

Vandforsyningen må beslutte om man her og nu vil bruge kræfter på at finde de manglende oplysninger, eller om man vil vente. Det er vigtigt, at kortlægningsarbejdet i første omgang ikke strækker sig over for lang tid, dels fordi data som bekendt forældes, dels fordi det er vigtigt, at projektet ikke går i stå, blot på grund af nogle få manglende oplysninger. Indsamling af de manglende oplysninger, kan derfor f.eks. indgå som et led i miljøhandlingsplanen (som introduceres i fase B, se kapitel 3).

Vandforsyningen vil ofte kunne få vigtige oplysninger om risikopåvirkningerne fra kommunen (som kan ligge inde med væsentlige oplysninger både fra sit tilsynsarbejde og fra sit øvrige miljøarbejde) og amtet (der ligger inde med oplysninger fra eget tilsynsarbejde, om registrerede affaldsdepoter, indsatsplaner, geologiske forhold mv.). Amtet har selv en væsentlig rolle i forbindelse med indsatsplanlægning i medfør af vandforsyningsloven og ved at starte en dialog med amtet på dette tidspunkt i projektet kan vandforsyningen komme væsentligt nemmere gennem projektets senere faser.

Det væsentlige lige her og nu er, at kortlægningen har resulteret i et datamateriale, der er så solidt, at vandforsyningen på dette grundlag kan træffe beslutning om at gå videre med fase B – Planlægning.

2.4 Udarbejde miljødatarapport – kortlægningens trin 9

Trin 9 - Dokumentere den indledende miljøgennemgang

Som afslutning på miljøkortlægningen udarbejder vandforsyningen en sammenfatning af arbejdet i en rapport, der dokumenterer den indledende miljøgennemgang. Denne rapport kaldes en miljødatarapport.

Formålet med miljødatarapporten er at fastholde resultaterne fra fase A sammen med baggrundsmateriale, kildeangivelser mv. Rapporten fungerer som dokumentation af vandforsyningens øjeblikkelige miljøstatus og som et udgangspunkt (en revisor vil kalde det en åbningsbalance) for en vurdering af det fremtidige miljøarbejde. Den er samtidig det nødvendige arbejdsgrundlag for næste fase i projektet (fase B).

Ønsker vandforsyningen at blive certificeret efter ISO 14.001 eller EMAS, er det et uomgængeligt krav, at vandforsyningens ”miljøstatus” er dokumenteret. Miljødatarapporten opfylder dette krav.

Miljødatarapporten kan f.eks. udarbejdes efter følgende model:

• Processkemaerne samles, og der skrives en kort sammenfatning på 1 – 2 A4 sider, der hæftes forrest på processkemaerne.
• Miljøpåvirkningsskemaerne samles, og der skrives en kortfattet oversigt over de miljøpåvirkninger, der er medtaget og størrelsen og omfang på disse.
• Risikopåvirkningsskemaerne samles, og der skrives en kortfattet oversigt over, hvilke risici man her medtaget i det videre arbejde, og hvilke processer de vedrører.
• Der sluttes af med at udarbejde en samlet indholdsfortegnelse for alle skemaer og sammenfatninger

Ledelsen og beslutningstagerne i vandforsyningen kan på forhånd have stillet krav til afrapporteringen – disse krav skal naturligvis tilgodeses. Under alle omstændigheder vil det være en god idé at skrive en sammenfatning af selve kortlægningsprocessen med et resumé af de erfaringer, man har gjort undervejs

Miljøredegørelsen

Når miljøledelsessystemet er færdigt, skal der udarbejdes en miljøredegørelse. Denne er omtalt nærmere i kapitel 3 og 4.

Udarbejdelse af den første miljøredegørelse vil ofte føles som et stort arbejde, men ved gradvis at bygge den op gennem hele projektet, vil arbejdet med den første miljøredegørelse føles overkommeligt. Dele af miljødatarapporten fra fase A vil således indgå som en naturlig del af den første miljøredegørelse.

Det samme gælder afrapporteringen fra fase B.

I bilag C, er vist et kommenteret forslag til indholdsfortegnelse for en miljøredegørelse. Det fremgår heraf hvilke afsnit i miljøredegørelsen, der kommer fra hvilke faser af projektet.

Boks 2.8 – Bilag C Bilag C omhandler miljøredegørelsen, som omtales udførligt i kapitel 4. Miljøredegørelsen er et vigtigt element i vandforsyningens information til sine omgivelser, og bilag C indeholder derfor også en kort redegørelse for vandforsyningens informationspligt, således som den fremgår af EU’s drikkevandsdirektiv og den danske følgelovgivning.

2.5 Hvad gør man i den lille vandforsyning?

Kortlægning i den lille vandforsyning

Kortlægningen er forarbejdet til det endelige miljøledelsessystem og skal derfor udføres med omhu. Overses nogle væsentlige forhold i denne fase, vil det få store konsekvenser for det videre arbejde. De seks vandforsyninger, der deltog i pilotprojektet, har alle lagt et stort arbejde i denne fase, og det er derfor klart, at dette arbejde for en lille vandforsyning med ingen eller kun få ansatte, kan forekomme at være en uoverstigelig barriere for at komme i gang.

Nøgleordet i kortlægningen for den lille vandforsyning er afgrænsning. Hvor den store vandforsyning ofte vil beslutte sig til indledningsvis at kortlægge miljøforholdene hele vejen fra grundvand til forbruger, kan den lille vandforsyning i første omgang koncentrere sig om at kortlægge miljø- og risikoforholdene i dele af indvindingsoplandet i stedet for at tage det hele på én gang. Start med at betragte indvindingsforholdene omkring en enkelt kildeplads og vent med at inddrage de øvrige kildepladser til senere.

Den lille vandforsyning bør heller ikke gå i gang med at kortlægge vandbehandling og –distribution uden at have kontaktet en vandforsyning, der har etableret miljøledelse (f.eks. en af de vandforsyninger, der deltog i pilotprojektet – se listen i håndbogens forord).

Årsagen hertil er, at vandbehandling og –distribution i Danmark, foregår på stort set den samme måde i langt de fleste vandforsyninger. Dette betyder, at hvor kortlægningen for vandindvinding for det meste vil være individuel for den enkelte vandforsyning, så er der store lighedspunkter mellem vandforsyningerne i, hvorledes disse håndterer vandbehandling og –distribution. Kortlægningen af disse hovedprocesser kan derfor ofte foregå ud fra en struktur, som i det store og hele er fælles for de fleste vandforsyninger.

Dette betyder i praksis, at den lille vandforsyning, for så vidt angår kortlægning af vandbehandling og vanddistribution, i vidt omfang vil kunne ”kikke de øvrige vandforsyninger over skulderen” – naturligvis med egne tal og forudsætninger.

Samarbejde om kortlægningen

Kortlægningsarbejdet i indvindingsoplandet kan i sig selv være en stor opgave, også selv om det i første omgang afgrænses til en enkelt kildeplads. Såfremt grundvandsmagasinerne deles med andre vandforsyninger, kan man her gå sammen om opgaven, idet de data, man finder frem, vil være af interesse for alle deltagerne. Selv om man er alene i sit indvindingsopland, kan man godt søge kontakt til andre vandforsyninger f.eks. via branchens to organisationer (DANVA / FVD), og måske danne en vækstgruppe², hvori man således kan yde hinanden gensidig støtte og inspiration.

Såfremt en nærliggende, større vandforsyning går i gang med et kortlægningsarbejde, bør man undersøge muligheden for et samarbejde og således udnytte, at denne har større ressourcer og adgang til et større datamateriale.

Samarbejde om kortlægning af miljø- og risikoforhold i et indvindingsområde vil også kunne gennemføres indenfor de rammer, som er beskrevet i vejledningen om vandforsyningssamarbejde (DVF Vejledning nr. 20 / FVD standard nr. 175), ligesom et samarbejde også kan finde sted indenfor rammerne af det kommunale kontaktudvalg.

2.6 Checkliste til fase A

Kortlægningen er nu overstået – prøv at gennemgå resultatet op mod nedenstående spørgsmål:

• Er alle relevante processer i vandforsyningen medtaget i trin 1 (et spørgsmål om afgrænsning)?
• Er der udarbejdet processkemaer for alle processer medtaget i trin 1?
• Er der udarbejdet skemaer for hver enkelt miljø- og risikopåvirkning identificeret i trin 2 og 3?
• Er alle skemaer nummereret efter et nummersystem?
• Gennemgå miljø- og risikopåvirkninger i bilag A. Er der her nogle påvirkninger, som man egentlig kunne forvente af finde i eget område, men som ikke er med på skemaerne?
• Er detaljeringsgraden på de indsamlede data passende for det videre arbejde (nedbrydning af processer – se trin 4)?
• Hvad var begrundelserne for at udelade nogle af miljø- og risikobelastningerne i det videre arbejde (BRUTTOLISTEN, trin 7)?
• Er alle risikopåvirkningerne beskrevet, således at man kan vurdere risiko og konsekvenser?
• Kan man ud fra nummeret på en given påvirkning (miljø- eller risiko-) se hvilken proces, den vedrører?
• Kan man ved at læse et tilfældigt miljø- eller risikopåvirkningsskema se hvilken proces, påvirkningen vedrører?
• Er der udarbejdet en liste over de risikopåvirkninger, hvortil der skal indhentes supplerende oplysninger?
• Er grupperne af processkemaer, miljøpåvirkningsskemaer og risikopåvirkningsskemaer sammenfattet hver for sig – og er der udarbejdet en samlet sammenfatning (miljødatarapport) for hele kortlægningen?
• Er der udarbejdet en oversigt over alle relevante love, bekendtgørelser, tilladelser og lokale bestemmelser at betydning for vandforsyningen?
• Er der foretaget en gennemgang af eksisterende dokumentation, vejledninger, håndbøger mv., således at disse dokumenter kan indgå i projektets efterfølgende faser?

^{_____________________________________________________________________
2} Pilotprojektet blev gennemført efter vækstgruppeprincippet, som er beskrevet (kortfattet) i bilag E

3 Planlægning – Fase B

3.1 Introduktion til kapitlet

Vandforsyningens projektgruppe har nu kortlagt vandforsyningens miljø- og risikoforhold og har udarbejdet en miljødatarapport, der dokumenterer den øjeblikkelige status - en status som er vores sammenligningsgrundlag, når vi senere skal konstatere forbedringerne i vandforsyningens miljø- og risikoforhold. Rapporten udgør ledelsens og projektgruppens grundlag for arbejdet i fase B (planlægningsgrundlaget).

Planlægningsfasen, som vi nu tager fat på, er karakteriseret ved en tæt dialog mellem projektgruppen, vandforsyningens daglige ledelse og dens politiske ledelse (bestyrelsen eller det kommunale politiske system), således som det blev aftalt ved projektets start – se boks 1.2. Hvorledes planlægningsfasen forløber i praksis vil bl.a. afhænge af følgende forhold:

• Projektgruppens og projektlederens kompetence
• Hvor meget ledelsen er involveret (direkte deltagelse i projektarbejdet, kun deltagelse i projektmøder, kun på ”referatniveau”).
• Involvering og engagement fra den politiske ledelse

Resultatet af fasen vil være:

• identifikation, prioritering og udvælgelse af de væsentligste miljø- og risikopåvirkninger
• en miljøpolitik
• et sæt af miljømål
• en miljøhandlingsplan og -budget

- under ét kaldt for implementeringsgrundlaget – dvs. grundlaget for fase C.

Boks 3.1 Planlægningsfasen, trin for trin: 1. Gennemgå miljø- og risikopåvirkninger og udpege de væsentligste (prioritere) 2. Udarbejde oplæg til miljøpolitik og til miljømålsætninger 3. Drøfte væsentlighedskriterier, miljøpolitik og miljømålsætninger med beslutningstagerne (første prioriteringsrunde) 4. Udarbejde miljøhandlingsplan og budget – evt. revidere miljømålsætninger og miljøpolitik 5. Drøfte resultatet med beslutningstagere (anden prioriteringsrunde) 6. Færdiggøre det endelige implementerings grundlag

I praksis må projektgruppen forvente, at beslutningstagerne vil ønske at få forelagt og belyst flere alternative planer herunder konsekvensberegninger af mulige ændringer. Dette bevirker, at processen i denne fase kan vise sig at være iterativ, hvilket kan betyde meget for ressource- og tidsforbruget.

Det bevirker ligeledes, at man ikke uden videre kan opstille en fast model eller tidsplan for, hvorledes fasen vil forløbe. Vi har derfor valgt at beskrive fasens forløb som en trinvis proces, hvor forløbet afhænger af de beslutninger, ledelsen træffer undervejs således som beskrevet i boks 3.1 og illustreret i fig. 3.1

I denne model sker godkendelsen af implementeringsgrundlaget i to omgange – i trin 3, hvor de væsentligste miljø- og risikopåvirkninger godkendes sammen med miljøpolitik og miljømålsætninger, og i trin 5 hvor miljøhandlingsplanen og det tilsvarende budget (som en konsekvens af hvad der blev godkendt i trin 3) debatteres og godkendes.

Bemærk, at dialogen som finder sted i trin 3 meget vel kan betyde, at trin 1 og 2 skal gentages, måske flere gange. Tilsvarende kan den dialog, som finder sted i trin 5 betyde, at trin 4 skal gentages, måske også trin 1 og 2. Det er disse gentagelser - iterationer, der bevirker, at tidsplanen kan skride, men jo bedre forarbejdet er gjort i fase A (kortlægningsfasen), og jo klarere aftaler, der er indgået med den politiske ledelse ved projektstart, des bedre står projektgruppen rustet her i fase B. Læs evt. afsnit 1.3.4 og boks 1.2 igen.

Klik på billedet for at se html-version af: ‘Figur 3.1‘

3.2 Planlægningsfasens 6 trin

Trin 1 at finde de væsentligste miljø- og risikopåvirkninger

I første omgang skal vandforsyningen udpege de miljø- og risikopåvirkninger, som den anser for de væsentligste, og som den derfor vil arbejde på at nedbringe. Grundlaget for denne aktivitet er de skemaer, der blev udfyldt under fase A (MILJØPÅVIRKNINGER og RISIKOPÅVIRKNINGER – se bilag B). Opgaven er nu at foretage og begrunde en prioritering.³

Nedenfor beskrives en metode, hvor både miljø- og risikopåvirkninger vurderes og prioriteres samlet. Dette svarer i en vis grad til at sammenligne æbler og pærer, og kan kun anvendes, fordi miljøpåvirkningerne i en vandforsyning, der anvender normal vandbehandling, er få, små og først og fremmest lette at håndtere.

En vandforsyning, der anvender særlig vandbehandling, bør som udgangspunkt ikke anvende den her beskrevne metode til at vurdere miljøpåvirkningerne, men kun risikopåvirkningerne. Årsagen er, at særlig vandbehandling kan involvere metoder, der kan medføre miljøpåvirkninger, som skal håndteres separat, f.eks. anvendelse af klor i større mængder. I stedet kan man anvende nogle værktøjer, der er beskrevet i bilag G. Her er gennemgået en metode, hvorefter de mere komplicerede miljøpåvirkninger kan vurderes separat og uden sammenhæng med risikopåvirkningerne. Bilag G indeholder også en metode, der kan anvendes ved mere komplicerede forhold omkring risikopåvirkninger.

Boks 3.2 – Bilag G. Bilag G indeholder hjælpeværktøjer til vurdering af de mere komplicerede miljø- og risikoforhold. Værktøjerne skal anvendes separat – miljøpåvirkninger og risikopåvirkninger hver for sig.

Vurdering af risiko- påvirkninger

Udgangspunktet for vurdering af vandforsyningens miljøforhold er de risiko- og miljøpåvirknings skemaer, som blev udfyldt under kortlægningen.

Vandforsyningen starter med at behandle risikopåvirkningerne, og af hensyn til den vurdering, der nu skal foretages, er det vigtigt, at den enkelte risikopåvirkning er beskrevet så udførligt som muligt.

Vandforsyningen går nu frem på følgende måde (se eksemplet fra Birkerød Vandværk I/S i fig. 3.2):

Risikoprofil

1. Fastlæg vandforsyningens risikoprofil:

Vandforsyningen udarbejder et risikovurderingsskema som vist i fig. 3.2. Bemærk at de to akser i skemaet markerer dels sandsynligheden for at en given hændelse indtræffer, dels konsekvensen af samme hændelse – skulle den indtræffe. Dernæstvælger man hvilke kombinationer af risiko og konsekvens, der vil være uacceptable⁴. I første omgang anvendes blot det bedst mulige skøn - det kan ske, at man senere skal ændre på disse valg som følge af bl.a. den miljøpolitik, der udarbejdes senere i processen (jfr. afsnit 3.1). De felter, der således er udtryk for uacceptable kombinationer af risiko og konsekvens skraveres, eller afgrænses opadtil med en fed streg. De felter, der er skraverede eller under stregen udgør vandforsyningens risikoprofil.

Husk at risikoprofilen skal fastlægges uden hensyntagen til de enkelte risikopåvirkninger, og skal således fastlægges som det første.

2. Risikopåvirkningerne skal nu indplaceres i de rette felter i skemaet. Dette gøres som følger:

For hver risikopåvirkning vurderes følgende⁵:

• Hvor store er konsekvenserne af denne risiko (hvis hændelsen finder sted –skemaets lodrette akse)?
• Hvor sandsynligt er det, at hændelsen vil forekomme, hvis der ikke gøres noget for at forhindre den (skemaets vandrette akse)?

For hver risikopåvirkning plottes resultatet ind i det udarbejdede risikovurderingsskema, som beskrevet ovenfor. De risikopåvirkninger, der er placeret under risikoprofilen, er de væsentligste – det er dem, der på en eller anden måde skal gøres noget ved (se trin 4). De risikopåvirkninger, der er placeret over risikoprofilen, kan nok vente til senere.

Følgende eksempel er hentet fra Birkerød Vandværk I/S, der var en af de seks deltagere i pilotprojektet:

Klik på billedet for at se html-version af: ‘Figur 3.2‘

De felter, som er blevet skraveret, viser således Birkerød Vandværk I/S’ risikoprofil, som således er et udtryk for vandforsyningens stillingtagen til, hvilke kombinationer af risiko og konsekvens, der er acceptable.

Man har herefter vurderet, at risikopåvirkningerne skal placeres som vist i fig. 3.2, og har således for hver enkelt risikovurdering taget stilling både til dens konsekvenser, skulle begivenheden indtræffe og til den forventede sandsynlighed, for at den vil indtræffe.

Risikoprofilen for Birkerød Vandværk I/S

På dette grundlag har Birkerød Vandværk I/S valgt at prioritere risici fra tankstationer (1007), forurenede grunde (1008), og punkt- og fladeforureninger (1005) generelt (hvoraf sidstnævnte er uddybet nærmere i vandforsyningens implementeringsgrundlag).

Tilsvarende har man også valgt, at risikopåvirkningerne 1002 (dårligt udførte brønde), 1003 (nedsivning af spildevand), 1004 (utætte olietanke), samt 1006 (lukkede boringer og brønde) prioriteres ned. De valg, der således er foretaget, er truffet ud fra Birkerød Vandværks I/S’ helt egne forudsætninger og kan således ikke danne skole for andre vandforsyninger.

Manglende oplysninger om risikopåvirkninger

Nogle af risikopåvirkningerne er måske ikke beskrevet tilstrækkeligt på dette tidspunkt, hvorfor det kan være svært at forholde sig til både risiko og konsekvens. Her må man så anvende et forsigtighedsprincip og sørge for, at de placeres i det skraverede areal på risikovurderingsskemaet – dvs. indenfor vandforsyningens risikoprofil. Dette for at sikre, at man efterfølgende tager hånd om den manglende information, og opretter en aktivitet i miljøhandlingsplanen (se nedenfor – trin 4), med dette formål for øje. Herved sikrer vandforsyningen sig, at den manglende information rent faktisk bliver indsamlet, således at risikopåvirkningen (senere) kan vurderes på et ordentligt grundlag.

Vurdering af miljøpåvirkninger

For at kunne vurdere miljøpåvirkningerne bedst muligt er det vigtigt, at der er fremskaffet oplysninger om de enkelte miljøpåvirkninger mht. deres art og mængder pr. år, og at disse oplysninger fremgår af miljøpåvirkningsskemaet.

Miljøpåvirkningerne håndteres nu som følger:

Risikovurderingsskemaet udvides med en kolonne, med betegnelsen ”indtræffer løbende” – dvs. med sandsynligheden 100%, og i denne noteres miljøpåvirkninger og ressourceforbrug som f.eks. elforbrug, ud fra den betragtning, at forbruget (påvirkningen) sker løbende og nogenlunde kontinuert henover året.

Vandforsyningen skal vurdere og tage stilling til de miljømæssige konsekvenser af miljøpåvirkningen, og derved beslutte i hvilket af den nye kolonnes felter den enkelte miljøpåvirkning skal påføres. Forinden skal vandforsyningen have besluttet sig for, hvorledes risikoprofilen skal se ud med den nye kolonne i skemaet.

Idéen bag denne finesse er, at man på denne måde kan rumme begge vurderinger på ét og samme skema og således få et bedre overblik, samtidig med at man gennemfører en fælles og samtidig vurdering af de to, principielt forskellige typer påvirkninger (miljø- og risikopåvirkninger) – altså en praktisk gennemførlig, samtidig prioritering af æbler og pærer.

Alle de vandforsyninger, der deltog i pilotprojektet (også Birkerød) brugte denne kombinerede metode. Hvorledes det i sidste ende kom til at se ud for Birkerød Vandværk, er vist i bilag F.

Boks 3.3 – Bilag F Bilag F indeholder et eksempel på en praktisk gennemført prioritering af miljø- og risikopåvirkninger under ét. Eksemplet er hentet fra Vandforsyningen - Birkerød Vandværk I/S, der var en af deltagerne i pilotprojektet.

Det skal endnu en gang understreges, at denne metode kun kan anvendes, hvor miljøpåvirkningerne er håndterbare og overskuelige. Mere komplekse miljøpåvirkninger, som måske kan optræde, hvor der anvendes særlig vandbehandling, kan betyde, at miljøpåvirkningerne skal vurderes separat og uden sammenhæng med risikopåvirkningerne. Dette kan f.eks. ske ud fra den metode, der er beskrevet i bilag G.

Som foreløbig afslutning på vandforsyningens gennemgang af miljø- og risikopåvirkninger, skal det sikres, at det nu også for alle de udvalgte påvirkninger er nedskrevet og formuleret, hvorfor netop disse påvirkninger er de væsentlige.

Trin 2
Første udkast til miljøpolitik og -målsætninger

Næste skridt er nu at bruge materialet fra trin 1 til at udarbejde et udkast til miljøpolitik og til miljømålsætninger.

Udarbejdelse af miljøpolitikken tager afsæt dels i vandforsyningens og dens væsentligste interessepartneres holdninger til miljøet, dels i vandforsyningens aktuelle miljøforhold, således som de fremgår af kortlægningen og den prioritering, der er foretaget. Miljøpolitikken skal afspejle vandforsyningens visioner og mål og være det, der udstikker kursen for vandforsyningens miljøarbejde og for miljøledelsessystemet.

Miljøpolitikken – kortfattet, letforståelig og langtidsholdbar

Miljøpolitikken bør kunne udtrykkes på max. en A4 side – men udarbejdelsen kræver omtanke og omhyggelighed. Miljøpolitikken skal gerne kunne ”holde” i en årrække og er ikke noget, man laver om på i tide og utide. Den er et udtryk for vandforsyningens miljømæssige holdninger, og da det er en meget vigtig og forpligtende erklæring, skal udarbejdelsen foregå i en dialog med og godkendes af vandforsyningens politiske ledelse.

Miljøpolitikken er et kommunikationsværktøj og skal skrives i et ikke-teknisk sprog, klart og forståeligt, så den kan læses og forstås af alle. I bilag D (se boks 3.5), er vist forskellige eksempler på miljøpolitikker fra de vandforsyninger, der deltog i pilotprojektet.

Boks 3.4 - Bilag D – eksempler på miljøpolitik Bilag D indeholder en række af de miljøpolitikker, som blev udarbejdet af deltagerne i pilotprojektet. På trods af at de alle deltog i samme projekt – blev deres miljøpolitikker meget forskellige. Nedenstående er et eksempel på hvorledes første udkast til miljøpolitik for en deltager i pilotprojektet kom til at se ud: Vi vil: gennemføre drift af indvindings- og distributionsanlæg med bedst mulig forsyningssikkerhed og bedst mulig vandkvalitet under størst mulig hensyntagen til de miljømæssige forhold. informere om vandforsyningens vandkvalitet, driftsforhold og miljøforhold. virke som rådgiver i alle forhold omkring vandforbrug og besparelser både overfor privatforbruger, erhvervsvirksomheder og institutioner med flere virke aktivt i samarbejde med relevante myndigheder, herunder Amtet, for en aktiv og forebyggende indsats overfor kvaliteten af grundvandet i indvindingsområderne, samt arbejde langsigtet på at identificere og sikre fremtidige indvindingsområder for rent grundvand. løbende udbygge vores viden om særlig vandbehandling og nyttiggøre denne til gavn for andre danske vandforsyninger og branchen som helhed. løbende udbygge vores viden om almindelig vandbehandling til gavn for forbrugerne.

Ønsker vandforsyningen et certificerbart miljøledelsessystem, stiller standarderne en række krav til miljøledelsessystemet, herunder forhold som også skal være udtrykt i miljøpolitikken.

Involvere medarbejdere

Hele vejen gennem projektet, skal det overvejes, hvorledes medarbejderinvolvering bedst kan finde sted.

Her i fase C kan det være en god idé at involvere udvalgte medarbejdere i at udforme et udkast til miljøpolitik. Måske i form af et internt seminar e.l. hvor resultatet af kortlægningen gennemgås i fællesskab, og hvor der gives ideer til det videre miljøarbejde. Evt. kan en ekstern konsulent medvirke som inspirator og indpisker. Vandforsyningens ledelse skal deltage, men diskussionen skal kunne forløbe helt frit..

Det vil ligeledes være en god idé at lade miljøpolitikken gå til høring i et samarbejdsudvalg, hvis vandforsyningen har et sådant.

Herefter er vandforsyningen klar til at lave det første udkast til miljømålsætninger.

Fra miljøpolitik til miljømål

Hvor miljøpolitikken med den ”brede pensel” afstikker kursen, skal der nu formuleres forslag til nogle konkrete og målelige mål for de resultater, virksomheden ønsker at opnå med miljøledelse – altså hvor langt skal vi nå indenfor hvilken tid.

I den forbindelse foretages nu en gennemgang af de prioriterede miljø- og risikopåvirkninger, og det diskuteres og afgrænses hvilke årsager (dvs. det egentlige problem – ”ondets rod”), der ligger bag påvirkningerne.

Selvom der ikke lige her og nu skal udarbejdes nogen egentlig miljøhandlingsplan, så skal vandforsyningen alligevel på dette tidspunkt gøre sig nogle tanker om, hvad der kan gøres ved de enkelte påvirkninger – dvs. hvorledes og hvor meget miljøpåvirkningen kan nedbringes, miljørisikoen reduceres og/eller imødegås, omkostningerne forbundet hermed (overslag), hvor lang tid det vil tage, og om det kræver interne ressourcer (har vi personerne til at gennemføre forbedringerne?). Herefter udarbejdes et oplæg til miljømål, dækkende den første periode (på 1 – 2 år) og med følgende konkrete indhold:

Boks 3.5 Medarbejderinddragelse Også på dette punkt kan inddragelse af medarbejderne være meget gavnligt, for på denne måde at drage nytte af al den kreativitet, der findes i organisationen – således at man ikke på et tidligt tidspunkt lægger sig fast på for snævre rammer, metoder og virkemidler. En ”tænketank” af medarbejdere kan være en god idé til allerede nu at generere og fastholde idéer til virkemidler og handlemuligheder.

 

• Hvilke miljøpåvirkninger, er det væsentligst at vi tager fat på først (jfr. den gennemførte prioritering fra trin 1) !
• Konkrete, realistiske miljømål for de enkelte påvirkninger (hvad det er realistisk, at vi kan opnå i den første periode) !
• Evt. alternative muligheder for at håndtere de enkelte påvirkninger, og de tilsvarende forventede omkostninger og tidsrammer !
• De forventede krav til ressourcer (personer og penge – runde tal) !

Dette oplæg til miljømål, har sin rod i de prioriterede miljø- og risikopåvirkninger samt miljøpolitikken, og disse forhold skal nu (i trin 3) forelægges vandforsyningens ledelse til kommentar og godkendelse.

Trin 3 – første prioriteringsrunde

De udarbejdede politikker, prioritering og mål er i princippet udkast, som skal forelægges ledelsen. Projektgruppen bør i øvrigt i overensstemmelse med den aftale, der blev indgået ved projektstart (jfr. boks 1.2) løbende have informeret ledelsen om de fremskridt, den har gjort, således at de udkast, der nu forelægges, ikke er helt fremmede for ledelsen.

Afhængig af hvor meget ledelsen har deltaget i arbejdet, hvor mange eksterne interessenter, der skal høres og ikke mindst hvor mange ressourcer, der skal afsættes til det videre arbejde, kan denne godkendelse variere fra at være en ren ekspeditionssag til at være en rigtig stor sag. Den vil måske kræve flere møder og måske også et stort supplerende arbejde fra projektgruppens side med hensyn til, på ledelsens ønske, at udarbejde et justeret forslag til miljøpolitik og reviderede miljømål.

Seminar for ledelse og bestyrelse

Det vil ofte være en god idé at indlede processen med at gennemføre et ledelsesseminar (ledelse og bestyrelse), hvor ledelsen debatterer problemstillingerne og gennemgår vandforsyningens øjeblikkelige miljøstatus. Dette bør ske ret tidligt i trin tre, og bør være planlagt og varslet i god tid.

Dette seminar kan passende finde sted i forbindelse og sammenhæng med et medarbejderseminar, hvor medarbejderne drøfter og udarbejder forslag til miljøpolitik (se ovenfor trin 2).

Når ledelsen har givet en foreløbig godkendelse af prioritering, miljøpolitik og miljømål (evt. med ønske om justeringer), går projektgruppen i trin 4 i gang med at konkretisere materialet i en egentlig miljøhandlingsplan.

Trin 4 –

Miljøhandlingsplan og budgetter

Formålet med miljøhandlingsplanen er især følgende:

• at følge op på miljøgennemgang og miljøpolitik, for herved at forbedre miljøforholdene (miljø- og risikopåvirkninger)
• at beslutte, igangsætte, planlægge og styre aktiviteter, der gør det muligt at leve op til miljøpolitikken og for om muligt at flytte de kritiske miljø- og risikopåvirkninger op over vandforsyningens risikoprofil (se trin 1).
• at skabe overblik over miljøprojekter i vandforsyningen
• at tilrettelægge og styre indsatsen indenfor de ressourcer, der er til rådighed
• at motivere og involvere medarbejdere

At håndtere en miljøhandlingsplan adskiller sig i princippet ikke fra andre former for projektarbejde. Den er et levende og dynamisk værktøj, der løbende ajourføres i takt med at aktiviteter og projekter afsluttes og nye kommer til som en konsekvens af vandforsyningens miljøarbejde.

Boks 3.6 Miljøhandlingsplanen og amternes indsatsplanlægning Vandforsyningerne kan have vidt forskellige ambitionsniveauer og derved kan miljøhandlings planerne og deres aktiviteter være af vidt forskellige omfang. Vandforsyningen skal være opmærksom på at en miljøhandlingsplan, der involverer kildepladser og indvindingsopland, kan få karakter af en egentlig indsatsplan skal forelægges Amtet – måske endda i offentlig høring – jfr. vandforsyningslovens § 13 A og B. Der er derfor alt mulig grund til at orientere sig om Amtets indsatsplan og om nødvendigt koordinere miljøhandlingsplanen med denne – se også afsnit 2.3.

Miljøhandlings planens indhold

Miljøhandlingsplanen er en plan, der består af projekter (opdelt i aktiviteter) og enkelt aktiviteter. Til hver aktivitet hører typisk følgende oplysninger:

• aktivitetens betegnelse (et kort navn)
• hvad aktiviteten omfatter
• hvilke mål er sat for aktiviteten (dvs. hvad ønsker man at opnå)
• hvem der har ansvaret for dens gennemførelse
• budget for gennemførelse af aktiviteten
• hvornår den skal være afsluttet
• om der er andre instanser involveret, og om de har indflydelse på aktivitetens færdiggørelse
• hvilken sammenhæng der er mellem denne og andre aktiviteter i miljøhandlingsplanen

Projektstyrings værktøj kan være nyttigt

Selvom planen kun omfatter nogle få aktiviteter, vil det ofte kunne betale sig at lægge oplysningerne ind i et passende projektstyringsværktøj. Kravene til dette vil være, at det skal kunne beregne konsekvenserne af den samlede plan, først og fremmest de tids- og ressourcemæssige bindinger samt omkostningerne og deres variation over tiden. Desuden skal projektstyringsværktøjet på enkel vis kunne konsekvensberegne ændringer i planen (mht. tid, personressourcer og budget).

Ligeledes er det vigtigt, at vandforsyningen fra starten får lagt styringen af miljøhandlingsplanen i faste rammer med en klar ansvar og kompetencefordeling. Dette er nærmere omtalt i kapitlerne 4 og 5.

Et eksempel på en miljøhandlingsplan er vist i bilag H.

Boks 3.7 – Bilag H Bilag H indeholder den miljøhandlingsplan, som Odder Vandværk I/S udarbejdede i forbindelse med pilotprojektet.

Trin 5 – anden prioriteringsrunde

I vandforsyningen foreligger nu følgende (udover selve miljøkortlægningen):

• En prioritering af vandforsyningens miljø- og risikobelastninger, der giver ledelsen et fingerpeg på hvilke belastninger, der – ud fra et overvejende fagligt synspunkt – er vigtige at tage fat på
• En miljøpolitik, gennemarbejdet og kendt blandt de ansatte og foreløbigt godkendt af ledelsen
• Et sæt af miljømålsætninger, der fortæller, hvad det vil være muligt at opnå i forbedring af miljøsituationen over en tid (oftest det første år). Disse målsætninger er ligeledes foreløbigt accepteret af ledelsen (i trin 3) som en konsekvens af miljøpolitikken, og som et grundlag for udkastet til en miljøhandlingsplan.
• Et udkast til miljøhandlingsplan inkl. de hertil knyttede omkostninger (budget)

Prioritering, miljøpolitik og –mål, , er resultatet af trin 1 - 3. Miljøhandlingsplanen er et resultat af trin 4. I dette trin 5 skal udkastet til miljøhandlingsplan nu drøftes med ledelsen, der også vil drøfte hele implementeringsgrundlaget som ét samlet hele.

Udgangspunktet for miljøhandlingsplanen er især den prioriterede oversigt over miljø- og risikobelastninger. Ved at lægge disse aktiviteter ind i en handlingsplan, og konsekvensberegne mht. tid, personressourcer og omkostninger foretages der i realiteten endnu en prioritering, denne gang ud fra ressourcemæssige og økonomiske overvejelser.

Under drøftelserne med ledelsen kan projektgruppen godt blive bedt om at justere miljøhandlingsplanen flere gange og udarbejde flere alternative planer, for herved at give ledelsen indblik i planens konsekvenser især i forhold til de ressourcer der er til rådighed (personer og økonomi). Helhedsbedømmelsen af implementeringsgrundlaget kan også betyde at prioritering, miljøpolitik og miljømålsætninger skal justeres, således at trin 1 – 3 skal gentages.

Boks 3.8 – Overvejelser omkring miljøhandlingsplanen Det er af stor værdi for alle miljøledelsesprojekter, at der hurtigt kan fremvises resultater. Det styrker engagementet og skaber en positiv stemning over for hvad der ellers let bliver et lidt tungt og abstrakt projekt. Der er derfor sund fornuft i at ”plukke de lavthængende frugter” først, dvs. iværksætte aktiviteter, hvor man ved en begrænset indsats kan opnå mærkbare, lette og synlige resultater. Hellere starte på denne måde end at kaste alle ressourcer ind i aktiviteter, der først vil fremvise resultater langt ud i fremtiden. Succeshistorier viser nytten af miljøledelse og kan skabe mulighed for, at der frigøres ressourcer til større og mere tidskrævende aktiviteter. Samtidig skaber det motivation i det videre arbejde, og skaber gode relationer til omverdenen.

Trin 6 – endeligt implementerings grundlag

Planlægningsfasen er nu stort set overstået. Med den politiske ledelses accept af miljøhandlingsplanen er implementeringsgrundlaget – bestående af:

• Beskrivelse af de prioriterede miljø- og risikopåvirkninger og dertil hørende væsentlighedskriterier
• Accepteret miljøpolitik og dertil hørende miljømålsætninger
• Accepteret miljøhandlingsplan inkl. budget

på plads – og projektgruppen er i stand til at formulere den endelige version. Herefter vil det være en god idé at udsende f.eks. miljøpolitikken til eksterne interessenter som et signal om, hvad vandforsyningen foretager sig i miljømæssig henseende.

Har vandforsyningen en hjemmeside, vil det være en god idé at lægge implementeringsgrundlaget ud på denne.

Videre med miljøredegørelsen

Dele af implementeringsgrundlaget, herunder miljøpolitik og de væsentlige miljø- og risikoforhold, samt miljøhandlingsplanen (evt. i en sammenfattet form), indgår som en del af den miljøredegørelse, vandforsyningen skal udarbejde efter fase C (se kapitel 4).

3.3 Planlægningsfasen i den lille vandforsyning

Som nævnt er processen i fase B beskrevet meget formelt, bl.a. med to formelle beslutningssituationer, hvor vandforsyningens ledelse tager stilling dels til et delresultat og dels til det endelige implementeringsgrundlag.

Hvorledes processen så rent praktisk gennemføres i en vandforsyning, er en anden sag. I en større, måske kommunal vandforsyning vil man måske følge den arbejdsgang, som beskrives (eller en lignende), hvorimod det i en mindre vandforsyning, hvor der er kort afstand mellem projektdeltagere og beslutningstagere, sikkert vil foregå mere uformelt. I den helt lille vandforsyning, er der måske tale om én og samme person, og så går tingene som regel lidt nemmere.

Hvis projektet gennemføres i et vandforsyningssamarbejde mellem flere vandforsyninger, anbefaler vi dog at projektet – også selvom der er tale om små vandforsyninger - i det mindste i denne fase køres ”efter bogen”, for at sikre, at alle de deltagende vandforsyninger er med i alle beslutninger.

Det er naturligvis helt op til den enkelte vandforsyning om den vil følge beslutningsmodellen, som er beskrevet i dette kapitel, eller om den vil fastlægge en anden beslutningsproces efter sin egen kutyme.

3.4 Checkliste efter fase B

• Er miljøpolitikken, kort, klar og letforståelig – og tror vandforsyningen på, at den holder de næste år?
• Hvorledes har medarbejdergruppen været involveret i udarbejdelse af miljøpolitikken? Er den accepteret og forstået?
• Er der udarbejdet en begrundet og prioriteret liste over de væsentlige miljø-og risikopåvirkninger?
• Er der overblik over de risikopåvirkninger hvorom der fortsat mangler væsentlige oplysninger? Og indeholder miljøhandlingsplanen aktiviteter, der skal råde bod på denne manglende viden?
• Har der været inddraget flere forskellige alternativer i forbindelse med håndteringen af den enkelte miljø- og risikopåvirkning?
• Er der opstillet klare, håndterbare miljømål?
• Sammenlign listen over de prioriterede miljø- og risikopåvirkninger med miljøhandlingsplanen. Er der påvirkninger, der ikke håndteres i miljøhandlingsplanen?
• Der skal altid være en rød tråd fra de prioriterede miljø- og risikopåvirkninger, over miljømålene og miljøhandlingsplanen til miljøpolitikken. Er der det, i de dokumenter vandforsyningen har fremlagt?
  

4 Implementering – Fase C

4.1 Introduktion til kapitlet

Dette kapitel beskriver, hvorledes vandforsyningens miljøledelsessystem færdiggøres. I de foregående faser er systemet blevet designet, og her i fase C skal vandforsyningen nu rejse sig fra tegnebrættet og bygge systemet op, således at det kan tages i anvendelse (som beskrevet i kapitel 5, 6 og 7) og indgå som en naturlig del af vandforsyningens hverdag fremover.

Implementeringsfasen indeholder en række aktiviteter, således som vist i boks 4.1 og figur 4.1. Aktiviteterne kan gennemføres trinvis, men som det er vist i figur 4.1, er der ikke helt de samme krav til rækkefølgen, som i de foregående faser.

Boks 4.1 - Implementeringens aktiviteter 1.Fastlægge ledelses- og driftsopgaver 2. Miljøinformation indadtil og udadtil 3. Fastlægge den formelle miljøorganisation 4. Udarbejde miljøhåndbog 5. Udarbejde 1. miljøredegørelse

Hvert af de fem trin bliver gennemgået detaljeret i afsnit 4.2. Nedenstående er nogle generelle betragtninger, som dels vedrører implementeringen som helhed, dels de enkelte trin.

Miljøledelses systemets opgaver

Fasens første trin bliver at identificere og i grove træk beskrive de konkrete drifts- og ledelsesmæssige opgaver, der ligger i miljøledelsessystemet.

At identificere opgaverne er forudsætningen for at kunne udarbejde en miljøhåndbog (se afsnit 4.2.4) og er i øvrigt en øvelse, der giver et overblik over, hvorledes opgaverne i miljøledelsessystemet hænger sammen med vandforsyningens andre opgaver. Det er meget individuelt, hvorledes dette bedst gribes an. Det afhænger bl.a. af vandforsyningens størrelse, kultur og interne forhold i øvrigt.

Der kan ikke på forhånd fastlægges nogle faste regler for, hvorledes implementeringsarbejdet skal foregå. Så i stedet for at forsøge at beskrive det detaljeret, har vi valgt at vise en række eksempler på drifts- og ledelsesmæssige opgaver, således at vandforsyningen kan bruge disse eksempler som udgangspunkt. Se afsnit 4.2.2 og 4.2.3.

Information, indadtil og udadtil

En af de væsentlige aktiviteter under implementeringen er – ud over at informere internt – at fastlægge information udadtil. Hvem skal informeres og hvordan.

Vandforsyningen er i dag lovmæssigt forpligtet til løbende at informere sine brugere om vandets kvalitet, og denne information indgår naturligt i miljøinformationen udadtil.

I denne aktivitet fastlægges ligeledes, hvordan denne information skal videregives, om det skal være skriftligt i direkte kontakt til brugerne, sammen med årsregnskabet, information i den lokale presse (evt. i annonceform) eller evt. hjemmesider på Internettet (se f.eks. kapitel 5, boks 5.3). DVF vejledning nr. 21 (Forbruger information om drikkevand) kan danne udgangspunkt for disse aktiviteter.

Endelig skal det nævnes, at hvis vandforsyningen ønsker at blive certificeret, så vil begge de to miljøstandarder, som denne håndbog omtaler, stille krav omkring håndtering af information til/fra interessenter (se også kapitel 8 – certificering). Aktiviteterne omkring information er behandlet i afsnit 4.2.6.

Medarbejderne, først som sidst

I fase C bliver arbejdet med miljøledelsessystemet meget synligt i organisationen bl.a. fordi, det er her projektorganisationen gradvis omlægges til en egentlig miljøorganisation, hvilket kan medføre nye/ændrede arbejdsopgaver til nogle af medarbejderne. Af denne grund er det her måske endnu mere vigtigt at informere og involvere medarbejderne og deres organisationer, og især fastholde det engagement, som projektgruppen har udvist i de to forudgående faser. Herved sikres, at deres indsats fastholdes og synliggøres for alle medarbejdere og for organisationen som helhed. Aktiviteterne omkring miljøorganisationen er behandlet i afsnit 4.2.5.

Miljøhåndbogen

I fase C udarbejdes også en samlet miljøhåndbog, der indeholder virksomhedens miljøpolitik og –målsætninger. Den indeholder ligeledes procedurer, for de aktiviteter og arbejdsopgaver, der indgår i miljøledelsessystemet. Desuden indeholder den instrukser, der, hvor det er hensigtsmæssigt informerer om, hvorledes arbejdsopgaverne udføres.

Herudover indeholder miljøhåndbogen anvisninger (procedurer) på opbevaring og arkivering af registreringer, håndtering af afvigende handlinger, håndtering af miljørevision og Ledelsens Gennemgang mv. Omfanget af miljøhåndbogen vil afhænge af vandforsyningens ambitioner (skal systemet være certificerbart, eller vil man nøjes med et husmandssystem). I dette kapitel vil vi derfor give et bud på hvad et husmandssystem bør omfatte – se boks 4.18.

Aktiviteterne omkring opbygning af en miljøhåndbog er i øvrigt behandlet i afsnit 4.2.4

Miljøredegørelsen

Fase C afsluttes med, at vandforsyningen udsender en miljøredegørelse, som herefter udsendes hvert år. Dette svarer til, at vandforsyningen hvert år udsender en årsberetning om årets drift og begivenheder i øvrigt, og miljøredegørelsen kaldes ofte for en ”miljømæssig årsberetning”. Mange virksomheder vælger da også at lade den indgå som et afsnit i den ordinære årsberetning.

Ønsker vandforsyningen, at miljøledelsessystemet skal være certificerbart, vil miljøstandarderne (først og fremmest EMAS) stille nogle formelle krav til form og indhold. I et husmandssystem kan man derimod ofte klare sig med et ”grønt regnskab”. Disse forhold er nærmere behandlet i afsnit 4.2.7 og bilag C.

4.2 Implementering af miljøledelse i 5 trin

4.2.1 Indledning

Arbejdet med at implementere miljøledelsessystemet består nu i at skabe og vedligeholde de nødvendige rammer og ressourcer for bl.a. at

• ledelsen fortsat kan opretholde et overblik over status og udvikling i miljø- og risikopåvirkninger
• og handle derefter - dvs. både imødegå afvigelser her og nu, og imødegå trusler på længere sigt
• sikre at miljømålsætninger nås og der sættes nye mål
• sikre en effektiv håndtering af miljøhandlingsplanen, og at iværksætte nye aktiviteter i overensstemmelse med miljøpolitik, miljømålsætninger og i det omfang ”miljømæssige” hændelser og andre forhold gør det nødvendigt
• sikre information indadtil og udadtil

Stærkt varierende arbejdsomfang

Der vil i praksis være stor forskel på, hvorledes dette arbejde håndteres i den enkelte vandforsyning. Det vil dels afhænge af vandforsyningens størrelse, dels i dens valg af system (certificerbart eller husmandssystem).

Disse forhold vil alle blive berørt nedenfor.

4.2.2 Driftsopgaverne

Trin 1

De grundlæggende driftsopgaver består især i at opretholde et overblik over vandforsyningens miljø- og risikoforhold.

Hvad dette består af, belyses bedst ved nogle typiske eksempler.

Boks 4.2 Eksempel - Elforbrug Hvis vandforsyningen har valgt at prioritere elforbruget som en miljøbelastning, der skal nedbringes, vil det være en tilbagevendende driftsopgave, på bestemte tidspunkter at aflæse elforbruget på hovedmåleren eller på eventuelle bimålere. Det vil ofte ligeledes være en driftsopgave at føre elforbruget ind i et skema og udregne nøgletallet (f.eks. antal kWh pr. udpumpet m2 drikkevand). Dette betyder samtidigt, at det ligeledes er en driftsopgave at aflæse hvor meget vand, der er pumpet ud i den samme periode.

Boks 4.3 Eksempel - Overvågning af grundvand I nogle vandforsyningers indvindingsområde er der, for at overvåge grundvandets indhold af uønskede stoffer og forhindre dem i at skade det grundvand, der indvindes, etableret overvågnings- og afværgeboringer i indvindingsoplandet f.eks. hvor der er risiko for udvaskning af miljøfarlige stoffer fra en losseplads e.l. Boringerne er oftest foretaget på foranledning af Amtet. I miljøledelsessystemet er det en driftsopgave at udtage grundvandsprøver fra boringen og få dem analyseret for de uønskede stoffer. Hvis det er Amtet, der udtager prøver og får dem analyseret, da vil det være en driftsopgave at sikre, at disse oplysninger også tilgår vandforsyningen. Det er ligeledes en driftsopgave at forholde sig til resultatet, arkivere dem og evt. informere om dem.

Boks 4.3 viser et eksempel på et sæt af driftsopgaver, som flere vandværker udfører i dag. Det er ligeledes et eksempel på, at mange af de opgaver som indgår i et miljøledelsessystem, allerede i dag udføres i vandforsyningen. Enten som et led i den daglige drift, eller (som her) et led i den overvågning af grundvandets tilstand, som adskillige vandforsyninger herhjemme gennemfører.

Opgaven kan derfor godt være beskrevet andet steds, og i dette tilfælde behøver vandforsyningen derfor blot at henvise til den beskrivelse, der således allerede findes – og sikre at beskrivelsen vedligeholdes på ligefod med resten af miljøhåndbogen – se nedenfor.

Boks 4.4 Eksempel - Ledningsbrud og udgravning Flere af de vandforsyninger, der deltog i pilotprojektet, har prioriteret den hygiejniske risiko, som et ledningsbrud og deraf følgende reparation, betyder for drikkevandet i form af forurening med jord o.a. f.eks. fra udgravningen. Tilsvarende har man prioriteret den personlige risiko som reparationsmandskabet løber i form af skader fra sammenstyrtninger, fra andre uheld – sågar fra ukendte affaldsdepoter som måske bliver blotlagt ved lejligheden. Her kan man udarbejde en procedure og instruks, der sikrer at reparationer udføres forsvarligt, at vandkvaliteten kontrolleres og at viden om bruddet indgår i den fremtidige renoveringsplanlægning.

Boks 4.4 – ledningsbrud viser, at det er en driftsopgave i miljøledelsessystemet at forebygge forurening ved at sørge for god og fornuftig instruktion af mandskabet og sikre, at den overholdes. Det er også et eksempel på, at opgaven kan være beskrevet i andre sammenhænge f.eks. i vandforsyningens egen driftshåndbog – hvis en sådan er udarbejdet, eller i DANVA og FVD’s publikationer.

Boks 4.5 Eksempel - Vandprøver og –analyser Et af miljøledelsessystemets væsentligste formål er at overvåge grund- og drikkevandets tilstand, som et led i det at sikre rent drikkevand. Det er derfor en vigtig driftsopgave at få udtaget prøver både af råvandet og drikkevandet og få dem analyseret, samt vurdere resultaterne f.eks. ved hj. af tidsserier. Det er samtidig et eksempel på opgaver som i et vist omfang er lovpligtige og som derfor allerede i dag udføres i alle vandforsyninger, hvor det er lagt i helt faste rammer.

 

Boks 4.6 Eksempel - Information, også en driftsopgave Kommunikation og information er hver for sig eksempler på en driftsopgave. Der kan f.eks. være tale om at modtage henvendelser udefra vedr. vandforsyningens miljøforhold (f.eks. fra forbrugerne), besvare dem eller sikre at de bliver besvaret. Der kan også være tale om løbende at informere vandforsyningens interessenter om hvad der sker i vandforsyningen..

Boks 4.7 Eksempel - Reagere på afvigelser, en opgave for alle i vandforsyningen Det at reagere på og videregive information om afvigelser som man måtte bemærke, er en pligt (og som sådan en driftsopgave) som påhviler alle personer i vandforsyningen. Tilsvarende er det er så en ledelsesopgave at iværksætte afhjælpende og forebyggende foranstaltninger for at imødegå fremtidige lignende situationer. Eksemplet viser således også sammenhængen mellem drifts- og ledelsesopgaver.

Medarbejder deltagelse

Oversigten over driftsopgaver kan f.eks. udarbejdes i et forum, hvor flest mulig af de involverede medarbejdere deltager. F.eks. i form af et seminar, hvor deltagerne på baggrund af deres kendskab til vandforsyningens daglige drift i fællesskab udarbejder forslag til en bruttoliste, der efterfølgende redigeres til en liste, der alene vedrører miljøarbejdet. Faldgruben i dette arbejde er, at listen bliver for omfattende, og at skillelinien i en vandforsyning mellem de miljørelaterede driftsopgaver og de sædvanlige driftsopgaver godt kan være udflydende.

Driftshåndbog – ved samme lejlighed?

I mange vandforsyninger har man erfarne medarbejdere med adskillige års ansættelse på bagen. Af denne årsag vil mange vandforsyninger ikke altid have opdaterede instrukser og retningslinier – det har jo ikke været nødvendigt, når medarbejderne jo godt ved, hvorledes opgaven skal løses !

I sådan en situation kan det derfor være en meget god idé – ikke bare at beskrive de miljørelaterede driftsopgaver, men også – når man nu alligevel er i gang – at udarbejde en oversigt over de øvrige driftsopgaver, måske som en begyndelse på en generel driftshåndbog, som så mange vandforsyninger sukker efter, men aldrig får lavet.

Ved denne lejlighed kan man så samtidig overveje om opgaverne nu også løses på den rigtige måde – måske også overveje om det er de rigtige opgaver, man løser.

Intern rationalisering og effektivisering?

På denne måde har vandforsyningen mulighed for at se miljøopgaverne i sammenhæng med de øvrige driftsopgaver og herved få dem tilrettelagt således, at den ekstra arbejdsbyrde som mange forbinder miljøledelse med, kan blive vendt til en fordel og måske en reel arbejdsbesparelse. Når oversigten over driftsopgaver er udarbejdet, skal opgaverne beskrives og inkluderes i vandforsyningens miljøhåndbog. Det vil være en god idé, hvis vandforsyningen forinden grupperer dem efter det arbejde, der udføres. F.eks. kan alle forbrugsregistreringer i form af elforbrug, vandforbrug, affaldsmængder mv. samles under samme faneblad i miljøhåndbogen. Arbejdet med miljøhåndbogen er omtalt i afsnit 4.2.4, der også indeholder eksempler på indhold og opbygning.

4.2.3 Fastlægge ledelsesopgaver

Trin 1, fortsat

Hvor antal og omfang af driftsopgaver afhænger af den prioritering, der er foretaget af miljø- og risikopåvirkningerne, så afhænger ledelsesopgaverne i lige så høj grad af vandforsyningens ambitioner, først og fremmest af om systemet skal være certificerbart, eller om man vil nøjes med et husmandssystem.

Boks 4.8 Eksempel - Reagere på afvigelser Det er en ledelsesopgave at reagere på en afvigelse, uanset hvilken og uanset hvordan og hvorledes den modtages. Ofte kan der være etableret en praksis for hvad driftspersonalet kan gøre – evt. handle pr. konduite, men under alle omstændigheder skal ledelsen underrettes og således have mulighed for at vurdere situationen og tage affære. Dette uanset om der er tale om et certificerbart system eller et husmandssystem.

Nedenfor er vist eksempler på ledelsesopgaver, der kan optræde både i et husmandssystem, og i et certificerbart system.

Som afslutning på dette afsnit et par eksempler (boks 4.11 og 4.12) på de ledelsesmæssige opgaver omkring miljørevision og ledelsens gennemgang (jfr. kapitel 6 og 7).

Boks 4.9 Eksempel - Vandprøver med indhold af BAM. En vandforsyning får besked om, at en råvandsanalyse viser indhold af BAM over den tilladte grænse. Dette er en afvigelse i miljøledelsessystemet og ledelsen skal naturligvis underrettes. Den første reaktion vil ofte være at tage en ny vandprøve og få den analyseret – noget som driftspersonalet derfor kan gøre pr. konduite – samtidig med at ledelsen informeres. At holde fast i afvigelsen og sikre at den nye vandprøve bliver behandlet og vurderet, og derefter tage stilling til situationen og handle derefter, er en ledelsesopgave. At registrere og rapportere om afvigelsen er en driftsopgave – jfr. eksempel 4.6. Hvis et uønsket stof (f.eks. BAM) for første gang viser sig i en vandanalyse, skal det behandles som en afgivelse, også selvom indholdet er under stoffets grænseværdi, idet ledelsen skal forholde sig til at dette stof nu optræder hvor det ikke tidligere har været tilfældet. Hvis en serie af vandanalyser har vist et lille, men stigende indhold af BAM skal dette give anledning til at ledelsen griber ind – også selvom indholdet fortsat er under grænseværdien. En trend, der viser en uønsket udvikling i råvandskvaliteten skal således i miljøledelsessystemet behandles som en afvigelse.

Boks 4.10 Eksempel - Registrering af uddannelse Miljøstyringsstandarderne stiller krav om, at medarbejderne informeres og uddannes i miljøledelsessystemets formål og funktion, og at dette registreres og til stadighed holdes ajour for alle medarbejdere nye som gamle. En vandforsyning skal sikre sig, at alle medarbejdere – også de nyansatte - informeres om miljøledelsessystemet og hvad dette indebærer, men så længe systemet ikke skal være certificerbart, er det op til ledelsen, om der skal føres noget register over personalets miljømæssige uddannelse. Såfremt der i forvejen i organisationen vedligeholdes en oversigt over personalets uddannelse, kurser mv. vil dog være en god idé at få den miljømæssige uddannelse med her på lige fod med andre kurser.

Boks 4.11 Eksempel - Ledelsens gennemgang Ledelsen skal, regelmæssigt – oftest én gang årligt – gennemgå miljøledelsessystemet på grundlag af periodens afvigelser, revisioner, aktiviteter mv. - vurdere dets styrker og svagheder, og tage de nødvendige forholdsregler for at udbedre mangler og forebygge nye. Miljøstandarderne kræver, at der opstilles faste regler for denne gennemgang, men denne systematiske og regelmæssigt tilbagevendende gennemgang bør dog – uanset vandforsyningens størrelse - være en del af ethvert miljøledelsessystem (se i øvrigt kapitel 7 – Ledelsens Gennemgang) – uanset om systemet er certificerbart eller ej.

Boks 4.12 Eksempel - Miljørevision Miljøstandarderne stiller omfattende krav både omkring miljørevision og til miljørevisorernes uddannelse og kompetence. At sikre at disse krav opfyldes, er en ledelsesopgave. Ligeledes at revisionen følges op, således at de fundne mangler og svagheder bliver udbedret (se i øvrigt kapitel 6 – miljørevision). Uanset om miljøledelsessystemet skal kunne certificeres eller ej, så skal det som alle ledelsessystemer revideres med regelmæssige mellemrum (dette gælder altså også for husmandssystemer).

Boks 4.13 Eksempel - Håndtere miljøhandlingsplanen I alle vandforsyninger kommer man ud for at skulle håndtere, ofte store, projekter. Opførelse af et nyt vandværk, gennemføre en renovering af sit ledningsnet for bare at nævne nogle enkelte. Miljøhandlingsplanen består som nævnt af en række projekter og enkeltaktiviteter, så det at sætte dem i gang og gennemføre dem som planlagt skulle ikke være fremmed for de fleste vandforsyninger. Forskellen her er, at miljøhandlingsplanen løbende fornys - der kommer fra tid til anden nye aktiviteter og projekter til i takt med udførelse af miljøarbejdet i vandforsyningen. At sætte opgaverne i gang, koordinere med ressourcer og de igangværende opgaver samt styre og følge op på aktiviteterne mv. er en ledelsesopgave.

Selvom der i afsnit 4.2 og 4.3 er skelnet mellem miljøledelsessystemets ledelses- og driftsopgaver, så vil det i praksis ofte være en god idé at udarbejde de to oversigter i fællesskab – ikke mindst hvis vandforsyningen beslutter sig til at kaste et overordnet blik på driftsopgaverne i almindelighed, og måske udarbejde en egentlig driftshåndbog.

4.2.4 Udarbejde miljøhåndbog

Boks 4.14 - Dokumentation Dokumentation anses ofte for at være noget man tager ned fra hylden og læser når alt andet svigter. Intet kan imidlertid være mere forkert for en miljøhåndbog. Miljøhåndbogen skal først og fremmest bruges i det daglige og være et nyttigt redskab i vandforsyningens daglige miljøarbejde ! De første og væsentligste bud i udarbejdelse af en miljøhåndbog, er derfor overblik, overskuelighed og anvendelighed. Brugeren skal kunne se sammenhængen med sit daglige arbejde, den skal være nem at slå op i, dækkende i sit omfang og ikke unødig detaljeret. Alt for mange miljøhåndbøger samler støv på hylderne fordi de beskriver ”alt” og på det nærmeste fratager læseren muligheden for at tænke selv.

Trin 2 Miljøhåndbogen

En miljøhåndbog er vandforsyningens dokumentation for miljøledelsessystemet. Miljøstandarderne taler om ”et dokumenterbart” miljøledelsessystem, og denne dokumentation udgøres først og fremmest af miljøhåndbogens indhold.

I dette afsnit beskrives, hvad man gør, hvornår man gør det, og hvorledes man gør det. Af håndbogen fremgår også, hvorledes man kontrollerer, at det, der er beskrevet, også svarer til praksis, og hvorledes man ved interne og evt. eksterne kontroller kan forvisse sig om, at alt er i orden.

I det følgende gennemgås miljøhåndbogen og dens principielle indhold, som det kan se ud for et certificerbart miljøledelsessystem. Er der imidlertid tale om et husmandssystem, kan nogle afsnit udelades og andre få et mindre omfang - jfr. i øvrigt bilag J.

Boks 4.15 Bilag J – Vandforsyningens miljøhåndbog Bilag J indeholder et kommenteret forslag til en indholdsfortegnelse for en miljøhåndbog til en vandforsyning. Indholdsfortegnelsen er primært beregnet på et certificerbart miljøledelsessystem, men kommentarerne fortæller hvilke dele, der kan reduceres eller helt undværes hvis der er tale om et husmandssystem og/eller en lille vandforsyning.

4.2.5 Miljøhåndbogens indhold

Dokumentation for systemet

En miljøhåndbog opdeles ofte i tre dele, som benævnes efter deres indhold som den strategiske, den taktiske og den operationelle del.

Sagt på en anden måde, så fortæller den første del (den strategiske) begrundelsen for håndbogen dvs. ”Hvorfor gør vi det?” - , den anden del (den taktiske) fortæller, hvilke opgaver miljøledelsessystemet skal løse dvs. ”Hvad gør vi?”, og den sidste del (den operationelle) fortæller, hvorledes de skal udføres – altså ”Hvordan gør vi det?”.

Boks 4.16
Miljøhåndbogens opdeling

Del I	Strategisk ”Hvorfor” – skal vi have et miljøledelsessystem?
Del II	Taktisk ”Hvad” – omfatter det og hvad skal der udføres?
Del III	Operationelt ”Hvordan” – udfører vi de ting, der skal gøres?

I praksis sker den nævnte opdeling i form af afsnit eller kapitler. I store og omfattende systemer har man ofte separate ringbind. Vandforsyningen kan med fordel gøre miljøhåndbogen tilgængelig på sit Intranet, hvis dette er etableret. Det vil i høj grad lette vedligehold og distribution udelukkende at have en elektronisk håndbog..

Her i håndbogen opdeles miljøhåndbogen i tre afsnit, der hver for sig modsvarer de nævnte dele. Hertil kommer så nogle bilag og nogle registre. Det forklares senere i kapitlet.

Dette kan forekomme kompliceret, men hvis man bare går systematisk frem efter ”kogebogen”, kommer man til vejs ende med en håndbog, der fungerer. Den kan man så senere supplere og udbygge efter behov – men det er vigtigt, at arbejdet med den første version af miljøhåndbogen gennemføres hurtigt og koncentreret.

Læseren er velkommen til at anvende håndbogens og bilagenes eksempler som inspiration i det videre arbejde.

Miljøhåndbogens indhold består således af en række enkeltdokumenter, der skal opbygges efter samme systematik (standard). Hvor flere personer er involveret i at udforme de enkelte dokumenter, vil det være en stor fordel, at denne standard er beskrevet og medtaget f.eks. i miljøhåndbogens afsnit I (se nedenfor).

Miljøhåndbogens afsnit I – Hvorfor

Afsnit I indeholder miljøledelsessystemets grundlæggende dokumenter – disse vil typisk være følgende:

• Systembeskrivelse – en kort beskrivelse af systemet, hvad det omfatter og hvorledes det er afgrænset – både mht. vandforsyningens delområder, problemstillinger, og evt. fravalg.
• Miljøpolitikken - den vedtagne og formulerede miljøpolitik.
• Læsevejledning (evt.)
• Dokumentstyring – håndbogens vedligeholdelse og fordeling (distributionsliste)
• Dokument standard (evt.) – en fælles standard for hvorledes håndbogens enkelt dokumenter skal bygges op
• Miljøorganisationen – hvorledes er drifts- og ledelsesopgaverne i systemet fordelt i den eksisterende organisation, hvilke jobfunktioner skal udføre dem etc.
  Væsentlige miljø- og risikopåvirkninger – en beskrivelse af hvad vandforsyningen anser for de væsentligste miljø- og risikopåvirkninger

Miljøhåndbogens afsnit II - Hvad

Afsnit II indeholder en række procedurer (om procedurer, se afsnit 4.1), der tilsammen beskriver, hvilke arbejdsopgaver miljøledelsessystemet indeholder, hvad de omfatter, hvornår og under hvilke omstændigheder de skal udføres og af hvem (ikke navn, men jobfunktion).

Der er tale om både drifts- og ledelsesmæssige arbejdsopgaver og den enkelte vandforsyning kan i vidt omfang selv vælge, hvorledes dette afsnit skal bygges op. Se f.eks. boks 4.17 – og læs kan bilag J og K som kan give inspiration til hvorledes afsnit II skal struktureres.

Boks 4.17 Eksempel – Miljøhåndbogens procedurer Nedenfor er omtalt nogle eksempler på procedurer i miljøhåndbogens afsnit II. Eksemplerne er hentet fra de vandforsyninger, der deltog i pilotprojektet. Rækkefølgen af procedurerne er tilfældig Procedure for : Afvigelseshåndtering og korrigerende handlinger – hvorledes rapporteres afvigelser i miljøledelsessystemet, og til hvem. Hvad skal gøres for at afhjælpe og forhindre gentagelser. Kan evt. omfatte en formular, der skal anvendes i afvigelsessituationer Dokumentstyring – hvorledes sikres at dokumenterne i miljøhåndbogen holdes ajour og at de distribueres til de rigtige personer Procedure for daglig drift – dvs. én eller flere procedurer, der samler op på prioriterede miljøforhold som f.eks. overvågning af elforbrug, rengøring og hygiejne, overvågning af vandkvalitet, øvrige forbrugsregistreringer o.l. Ledelsens gennemgang – hvorledes skal ledelsen følge op på hvorledes miljøledelsessystemet fungerer og hvilke forhold og hvilket materiale, skal inddrages i denne evaluering Intern miljørevision – hvad er de interne spilleregler for gennemførelse af miljørevision Vedligeholdelse af oversigt over lov- og myndighedskrav Medarbejderuddannelse

Miljøhåndbogens afsnit III – Hvordan?

Miljøhåndbogens tredje del indeholder typisk et antal instrukser, dvs. mere detaljerede arbejdsinstruktioner, checkliste e.l. som beskriver, hvordan en given procedure skal udføres.

Instruksen skal udføres med alle de detaljer, der er nødvendige og tilstrækkelige til, at opgaven kan blive udført ensartet hver gang, også selvom den måske bliver udført af forskellige personer. Den skal også være tydelig og instruktiv, således, at den kan anvendes under oplæring af nyt personale.

Såfremt en procedure i afsnit II i sig selv er tilstrækkelig tydelig eller ukompliceret, således at en medarbejder uden problemer kan udføre den opgave, den omhandler, så er der intet behov for en yderligere instruks. Omvendt vil der til en given instruks altid være en procedure.

Vandforsyningen kan frit vælge, om den vil udarbejde forholdsvis detaljerede procedurer og indskrænke antallet af instrukser til et minimum, eller om den vil anvende overordnede procedurer, der så til gengæld suppleres af mere detaljerede instrukser. Det er vandforsyningens eget valg, bl.a. ud fra hensynet til miljøhåndbogens fremtidige vedligeholdelse.

En instruks udarbejdes f.eks.

• når visse lovmæssige krav til arbejdet skal være opfyldt,
• hvor det er væsentligt, at arbejdets udførelse sker i en ganske bestemt rækkefølge
• hvor det er vigtigt, at arbejdet udføres på en ganske bestemt måde, der ikke varierer fra gang til gang (f.eks. udtagning og behandling af vandprøver)
• hvor arbejdsopgaverne indebærer omgang med farlige stoffer
• hvor personlige værnemidler skal anvendes
• hvor det er afgørende at visse ting ikke glemmes – f.eks. fordi arbejdet udføres sjældent, eller fordi det kan være afgørende for de ansattes sikkerhed

Men hvis der blot er tale om forholdsvis ukomplicerede opgaver, som udføres af erfarne og kompetente medarbejdere, vil der sjældent være et umiddelbart behov for at beskrive dette arbejde i detaljer. Set i et videre perspektiv kan der dog være sund fornuft i at udarbejde en instruks – se boks 4.19.

Bilag, registre

Dokumentationen for miljøledelsessystemet omfatter som regel også en række supplerende bilag, som miljøhåndbogen henviser til. Disse bilag indsættes bagest i håndbogen for at have dem samlet ét sted.

Desuden kan håndbogen henvise til andre registre (elektroniske, ringbind e.l.), som findes andre steder. Henvisningen angiver i så fald hvor disse registre findes.

Bilagene kan f.eks. være oversigter over prøvetagning, oversigt over gældende lovgivning, kopier af gældende myndighedsgodkendelser og tilladelser (f.eks. vandindvindings- og vandafledningstilladelser), checklister til anvendelse ved miljørevision, tomme skemaer til brug for registreringer o.l. – alt sammen bilag, der henvises til fra miljøhåndbogens øvrige afsnit.

Registrene uden for håndbogen kan være opbevaring af referater fra tidligere gennemførte Ledelsens Gennemgang, rapporter fra tidligere miljørevisioner, samling af tidligere rapporterede afvigelser og oplysninger om, hvorledes de er håndteret.

4.2.6 Hvad er et husmandssystem?

Ordet husmandssystem er blevet brugt mange gange, både i denne håndbog og i en lang række andre publikationer. Intetsteds har man dog for alvor prøvet at definere begrebet – måske fordi man føler sig bundet af de regler og retningslinier som miljøstandarderne (EMAS, ISO 14.001) indeholder.

I forordet til denne håndbog har vi løst beskrevet kravene til husmandssystem som:

Minimumskravene til en vandforsynings miljøledelsessystem er, at det skal kunne anvendes til at skabe overblik og styre vandforsyningens miljøindsats i overensstemmelse med dens miljøpolitik.

Nedenfor vover vi et øje, og giver i boks 4.18 et bud på mindstekravene til et husmandssystem, der skal fungere som miljøledelsessystem i en dansk vandforsyning.

Boks 4.18 - Et husmandssystem som grundlag for miljøledelse i en dansk vandforsyning Et husmandssystem er et miljøledelsessystem, der tilfredsstiller nogle basale krav som miljøet (ikke standarderne) stiller: Disse basale krav er følgende: Afgrænsning Vandforsyningen skal beskrive de afgrænsninger (fysiske, organisatoriske og administrative) som er gældende for miljøledelsessystemet. Miljøpolitik Vandforsyningen skal have en nedskrevet miljøpolitik, der udtrykker vandforsyningens holdning til miljøet og det miljøarbejde som skal foregå i vandforsyningen.. Væsentlige miljø- og risikopåvirkninger Vandforsyningen skal have kortlagt sine miljø- og risikopåvirkninger, og have afgjort hvilke den vil anse for at være væsentlige (og hvorfor – væsentlighedskriterier), og have foretaget en prioritering af disse Vandforsyningen skal have ”antennerne ude” Vandforsyningen skal opretholde en opdateret viden om de væsentligste miljø- og risikopåvirkninger, og sikre sig at den modtager oplysninger om nye påvirkninger, der kan være farlige for grundvandet i indvindingsområdet og drikkevandet i distributionsområdet.. Reagerer på afvigelser og uventede hændelser af betydning for miljøet Vandforsyningen skal fastlægge hvorledes den vil håndtere afvigelser og uventede hændelser af betydning miljø- og risikoforholdene indenfor den valgte afgrænsning. Foretager regelmæssige check og eftersyn af både system og konkrete miljøforhold Vandforsyningen skal regelmæssigt underkaste sit miljøledelsessystem, dets afgrænsninger samt sine miljøforhold et eftersyn og ledelsen skal med jævne mellemrum evaluere systemets funktion, bl.a. ud fra de foretagne eftersyn. Forebyggende og afhjælpende handlinger Vandforsyningen skal løbende gennemføre aktiviteter til forebyggende og afhjælpende foranstaltninger over for trusler mod grundvandet og drikkevand i vandforsyningens indvindingsområde hhv. forsyningsområde, og styre disse aktiviteter på passende vis Informationspligt Vandforsyningen skal opfylde sin informationspligt omkring vandkvalitet, suppleret med information om de væsentligste miljø- og risikoforhold. Miljøhåndbog Vandforsyningen skal dokumentere miljøledelsessystemet og beskrive retningslinierne for opfyldelse af ovenstående basale krav i en miljøhåndbog   Kommentarer: Ovenstående er et bud på hvad et husmandssystem til brug for miljøledelse i en vandforsyning bør omfatte. Al miljøledelse bygger på virksomhedens forpligtelse til at arbejde for fortsatte miljøforbedringer – derfor er der god grund til at se på, hvorledes en vandforsyning kan leve op til disse krav – miljøstandarder eller ej. Miljøledelse i vandforsyninger har fokus på risikoforholdene overfor vandforsyningens grundvandsressourcer og drikkevandsleverance. Fortsatte forbedringer i vandforsyningens miljøforhold, må derfor primært tage udgangspunkt i at afhjælpe, forebygge og nedbringe risiko og konsekvenser af de mange påvirkninger, der truer hhv. grundvandet og drikkevandet. Kravet om, at vandforsyningen har pligt til at foretage såvel afhjælpende som forebyggende handlinger over for sine risikopåvirkninger bør derfor kunne gøre det ud for kravet om fortsatte forbedringer. Disse forhold er behandlet mere indgående i håndbogens kapitel 5. samt i bilag G. Informationspligten er strengt taget et krav med udgangspunkt i EU’s direktiv om drikkevandskvalitet, men det vurderes, at når vandforsyningen alligevel skal informere om vandkvalitet, så er det en så enkel sag at udvide denne information med oplysninger om miljø- og risikoforhold, at det også bør være en del af et husmandssystem.

4.2.7 Hvordan skrives miljøhåndbogen?

Medarbejderne inddrages i arbejdet

Miljøhåndbogens afsnit I skrives i almindelighed af ledelsen og består hovedsagelig af dokumenter, som er fremkommet under projektets tidligere faser (A og B).

Afsnit II og III indeholder forhold omkring det daglige arbejde, og det er derfor vigtigt at inddrage medarbejderne i udarbejdelsen heraf, således at det kommer til at fremstå som en naturlig forlængelse af den oversigt over arbejdsopgaverne, som er omtalt ovenfor, og som medarbejderne ligeledes har været involveret i (afsnit 4.2 og 4.3).

Medarbejdere, der har kendskab til det pågældende arbejdsområde, og som skal involveres i eller ligefrem have ansvaret for udførelsen af en given procedure, bør også i en eller anden grad involveres i at skrive proceduren.

Boks 4.19 - ”Tavs” viden i vandforsyningen Der kan være mange forskellige årsager til at skrive en procedure eller en instruktion. Medarbejderne har måske været ansat i adskillige år, og besidder stor erfaring. De arbejdsinstrukser som de tidligere har arbejdet efter, er måske forældede - i værste fald ikke eksisterende og arbejdet foregår helt og holdent ud fra deres viden og erfaring – som måske kun i yderst begrænset omfang er overført til andre i vandforsyningen. Medarbejderen går en dag på pension, finder andet arbejde, bliver syg eller – dør måske. Det er derfor vigtigt, at den viden og erfaring (”tavs” viden) som en erfaren medarbejder besidder, bliver bragt frem i lyset og gjort tilgængelig for de øvrige medarbejdere i vandforsyningen. Arbejdet med miljøhåndbogen, er en god anledning til at få klarlagt vandforsyningens ”tavse” viden og herved stille vandforsyningen bedre, skulle medarbejderen en dag ikke være til stede - uanset årsag.

Dette bør som minimum omfatte, at medarbejderen interviewes om, hvorledes han forestiller sig proceduren og at han efterfølgende gennemlæser og godkender den. Kan medarbejderen også påtage sig helt eller delvist at skrive og udforme proceduren, vil dette være en stor fordel.

Som nævnt er det vigtigt at have en fælles standard for, hvorledes en procedure (hhv. instruks) skal opbygges, således at miljøhåndbogens dokumenter har et ensartet udseende og opbygning se boks 4.20.

Procedurerne skal fungere i praksis

Det er væsentligt, at man i første omgang ikke udarbejder alt for detaljerede procedurer og instrukser. Første version må gerne være i kladdeform, som derefter kan afprøves i praksis. Når dette har fundet sted, kan proceduren om nødvendigt justeres med de erfaringer, der er gjort, og udgives endeligt. Husk, at proceduren således altid skal afspejle den praksis, der udspringer af de erfaringer, der løbende bliver indhøstet, og at organisationen derfor altid skal være åben over for ændringsforslag, der har afsæt i denne erfaringsdannelse.

Husk sikkerheds- og samarbejdsudvalg

Miljøhåndbogens procedurer og instrukser udstikker retningslinier for det daglige miljøarbejde i vandforsyningen. Det er derfor vigtigt, at vandforsyningens samarbejds- og sikkerhedsudvalg (hvis disse udvalg findes) holdes løbende orienteret og gerne inddrages i en aktiv rolle i skriveprocessen.

Boks 4.20 - Hvorledes udformes et dokument i miljøhåndbogen? Et dokument i miljøhåndbogen skal kunne identificeres, styres og vedligeholdes. Dette betyder at det som minimum skal have et navn (fx Miljøpolitik eller Procedure for registrering af vandkvalitet en identifikation i forhold til virksomhedens mængde af håndbøger (fx. MILJØHÅNDBOG Kapitel 2.1), en dato for dokumentets ikrafttræden, angivelse af hvilket dokument, det nye dokument evt. erstatter forfatter - initialer (dvs. hvem der er ansvarlig for dokumentet) Godkendt af – initialer  Sidenummer og sideantal i alt for dokumentet Dokumentstandarder i øvrigt Det er en god idé, udover de ovenfor nævnte formkrav, at fastlægge et minimums indhold af en procedure eller instruks. Dette kan f.eks. være: Formål: Hvorfor skrives denne procedure / instruks? Gyldighedsområde: For hvad gælder denne procedure? Henvisninger: Til andre steder i miljøhåndbogen eller i andre af virksomhedens dokumenter (husk på opdatering og vedligeholdelse af disse). Fremgangsmåde: Hvad skal der udføres og hvem har ansvaret? Husk at få alle omstændigheder med, også hvis resultatet bliver uventet (fx hvad man gør i det tilfælde, at der konstateres en afvigelse). Se i øvrigt bilag K, der indeholder en række procedurer, der er udarbejdet af deltagerne i pilotprojektet.

 

4.2.8 Etablere en miljøorganisation

Trin 3

Uanset om miljøledelsessystemet er certificerbart eller et husmandssystem, skal ansvaret for dets drift og vedligeholdelse placeres.

Miljøstandarderne foreskriver, at der skal udpeges en ”Ledelsens Repræsentant” som værende den, der har ansvaret for miljøledelsessystemet, samt at arbejdet – herunder især arbejdet med miljørevision - skal lægges i faste rammer, men stiller herudover ikke krav til miljøorganisationen, udover at den skal være beskrevet i miljøhåndbogen. De funktioner, som Ledelsens Repræsentant skal varetage, er omtalt i boks 4.21.

I en større vandforsyning vil ansvaret sædvanligvis blive overdraget til en ledende medarbejder, som tager sig af denne opgave ved siden af sine øvrige ledelsesopgaver.

I denne situation vil der være en risiko for, at miljøarbejdet bliver nedprioriteret, og det må derfor anbefales, at ledelsen, som et led i arbejdet i fase C, tager et overordnet syn på fordelingen af ledelsesopgaver og om nødvendigt omstrukturerer disse, således at opgaven tildeles de fornødne ressourcer, miljøarbejdet gøres synligt og inddragelsen af medarbejderne fungerer.

Herudover skal de daglige opgaver, som er beskrevet i miljøhåndbogens procedurer og instrukser, fordeles på vandforsyningens øvrige medarbejdere og evt. inkluderes i deres funktionsbeskrivelser. Behov for en miljøchef?

Det, der afgør om en vandforsyning har behov for en fuldtids miljøchef, er hvor mange funktioner, man vil lægge ind i stillingen. Det vil formentlig kun være et fåtal af de danske vandforsyninger, der har behov for en fuldtids miljøchef.

Boks 4.21 - Ledelsens repræsentant Ledelsens repræsentant er den man i mange virksomheder kalder for ”miljøchef”, andre steder for ”miljøkoordinator”. Iht. standarderne, skal ledelsens repræsentant sikre, at miljøledelsessystemet opfylder standardernes krav og sikre at systemet er implementeret og vedligeholdt. Ligeledes rapportering til ledelsen omkring den daglige drift, omkring afvigelser og omkring forbedring af systemet. De nævnte funktioner vil normalt kræve en kompetence til at handle på tværs af organisationen og måske uden at indhente tilladelse fra overordnede – en kompetence, der skal være klar og tydelig kommunikeret og fremgå af funktionsbeskrivelsen for ledelsens repræsentant. Standardens formål med funktionen Ledelsens Repræsentant er netop at ansvaret for den daglige drift af miljøledelsessystemet skal være placeret internt i virksomheden – med en direkte rapporteringslinie til den overordnede ledelse. Dette betyder at såfremt ledelsesrepræsentantens ansvar er uddelegeret til en person udenfor virksomheden (fx en konsulent på delebasis, hvad man ser i nogle tilfælde), skal dette være fastlagt i en samarbejdsaftale underskrevet af vandforsyningens øverste ledelse.

I dag ses det ofte, at vandforsyninger fusionerer og kommer til at indgå i større ”vandselskaber” eller ”energiselskaber”. I en sådan situation kan man forestille sig, at der i det fusionerede selskab vil være behov for en egentlig, fuldtids miljøchef – bl.a. fordi de øvrige selskaber i en sådan konstruktion har et arbejdsområde (f.eks. afløb, spildevand, energiproduktion), der i højere grad vil kunne forbindes med traditionel miljøledelse. I en sådan situation vil det være vandforsyningens daglige chef, der skal sikre, at vandforsyningens miljø- og risikoforhold gøres synlige og får prioritet i det fusionerede selskab.

Boks 4.22 - Sikkerhedsudvalg (SiU) og Samarbejdsudvalg (SU) i vandforsyningen SiU og SU er faste, institutionaliserede faktorer i dansk virksomhedsorganisation. Det er lovfæstede begreber og at undlade, i et eller andet omfang at involvere disse elementer i udviklingen af et miljøledelsessystem, er den sikre vej til konflikt og fiasko. En sikkerhedsorganisation skal forefindes i alle organisationer med 10 eller flere ansatte. Formålet er at løse sikkerheds- og sundhedsmæssige spørgsmål i samarbejde med virksomhedens ledelse. Når en vandforsyning etablerer miljøledelse, vil det ofte være en god løsning, at SiU ændres til at være miljø- og sikkerhedsudvalget (SiU -> MSiU), og i den sammenhæng, skal dagsordenen udvides med hvad der måtte være relevant i miljømæssigt henseende. Tilsvarende skal det overvejes om dagsordenen for SU skal udvides og hvad man dér skal informeres om og evt. tage stilling til. En nærmere beskrivelse af en medarbejderorienteret miljøorganisation, findes i Miljøstyrelsens skrift Miljønyt nr. 16 - 1995, Medarbejderdeltagelse i forebyggende miljøarbejde – især kap. 4. – hvortil henvises.

Miljøarbejdet i vandforsynings samarbejder

I vandforsyningssamarbejder som omfatter miljøledelse, kan deltagerne aftale, at en af lederne fra de deltagende vandforsyninger skal optræde som ledelsens repræsentant i alle de deltagende selskaber. Dette skal i givet fald aftales skriftligt, og de rammer og vilkår, vedkommende skal arbejde under skal fremgå klart af samarbejdsaftalen. Dette gælder også, såfremt de deltagende vandforsyninger går sammen om at ansætte en fælles miljømedarbejder/miljøkoordinator – evt. som eneste ansatte i et fælles ”miljøselskab”. Herved menes en virksomhed, der med den pågældende medarbejder som eneste ansatte skal varetage miljøledelse i vandforsyningerne i samarbejde med deres bestyrelser og daglige ledere.

4.2.9 Information indadtil og udadtil

Trin 4

Et af de største faldgruber i forbindelse med implementering af miljøledelsessystemer, er at miljøarbejdet ikke bliver gjort synligt, hverken i organisationen eller udenfor.

Hovedparten af de danske vandforsyninger er relativt små organisationer, hvor informationsbehovet indadtil måske ikke forekommer stort (”hvad én ved, ved alle”). Alligevel er det væsentligt, at vandforsyningen arbejder velovervejet og aktivt på at synliggøre miljøarbejdet, både ved at informere om aktiviteterne i miljøhandlingsplanen (deres fremdrift, deres resultater, nye aktiviteter etc.), om hvorledes vandforsyningens miljømål er blevet nået, om hvorledes miljøledelsessystemet fungerer (afvigelser, deres behandling og forebyggelse) og om miljøaudits (planlagte, resultater fra tidligere etc.).

Dette kan ske på mange måder, ved opslagstavler, regelmæssig beretning – på papir eller via IT - og ved at gøre miljøet til et fast punkt på alle personalemøder samt på sikkerheds- og samarbejdsmøder etc.

Udadtil er det væsentligt, at alle de vigtigste interessepartnere er informeret om, hvad der er i gære i vandforsyningen. Først og fremmest forbrugerne, der jo er afhængige af den vandkvalitet vandforsyningen leverer, men også kommune og Amt, som vandforsyningen måske har kontaktet allerede i fase A som et led i dataindsamlingen.

Etablering af miljøledelse kan også være en anledning til at invitere lokalpressen indenfor i vandforsyningen og her præsentere ikke bare vandforsyningens intentioner med miljøarbejdet, men også præsentere vandforsyningen som en helhed over for de forbrugere den forsyner med drikkevand.

Ved større åbenhed udadtil kan man også i lokalsamfundet få større fokus på betydningen af den enkeltes opførsel og indsats for at sikre, at vi alle i fremtiden kan få rent vand. Dette gælder uanset om ”den enkelte” er en privat person eller virksomhedsejer, landmand eller vicevært, barn eller voksen.

EU’s krav til information fra vandforsyninger

Miljøstandarderne stiller visse krav om information udad til, bl.a. i form af offentliggørelse af miljøpolitik mv. Vandforsyningsbranchen er imidlertid et eksempel på en branche, hvor andre krav til information slår miljøstandardernes krav med flere længder.

Vandforsyningerne er underlagt EU’s drikkevandsdirektiv ⁶ som herhjemme er blevet implementeret i kraft af Miljøministeriets bekendtgørelse nr. 871 af 21. september.2001. På grundlag heraf har DANVA udarbejdet en vejledning til vandværker, om hvorledes man kan sikre forbrugerne en fornuftig information om alle relevante forhold fra deres vandforsyning.

Vejledningen (Forbrugerinformation om drikkevand, DVF vejledning nr. 21, januar 2001) som på flere punkter går videre end bekendtgørelsen, er udarbejdet af en arbejdsgruppe hvori også FVD, Foreningen af Vandværker i Danmark var repræsenteret.

Det anbefales derfor, at vandforsyningen, stor eller lille, tager udgangspunkt i denne håndbog, når den skal planlægge som information overfor de eksterne interessepartnere.

4.2.10 Udarbejde første miljøredegørelse

Trin 5

En væsentlig del af den eksterne information er med regelmæssige mellemrum at udsende en miljøredegørelse. EMAS stiller krav om, at der årligt udsendes en miljøredegørelse på samme måde, som når der hvert år skal udarbejdes en årsberetning for virksomheden.

Omfanget af miljøredegørelsen kan variere meget og vil afhænge bl.a. af vandforsyningens størrelse og dens ambitionsniveau (certificerbart miljøledelsessystem eller blot et husmandssystem), og det kan – især første gang – forekomme at være et stort arbejde at samle informationen og udarbejde redegørelsen.

Vandforsyningens første miljøredegørelse vil afspejle det arbejde, der er blevet lagt i den indledende miljøgennemgang (jfr. fase A) og i den efterfølgende planlægning (fase B). I denne håndbog er der derfor lagt op til, at redegørelsens enkelte afsnit udarbejdes løbende, som et led i afrapporteringen af de første tre faser A, B, C. Dette indebærer, at den første miljøredegørelse i praksis foreligger, når miljøledelsessystemet tages i drift.

Opbygning af miljøredegørelsen i fase A og fase B er omtalt i de foregående kapitler (se kapitel 2.4 og kapitel 3.2), og arbejdet i denne fase C, består derfor blot i at samle bidragene sammen og redigere redegørelsen, evt. supplere med yderligere information, hvis dette skønnes nødvendigt. Desuden skal det overvejes og besluttes, hvorledes den skal distribueres og evt. til hvem. Her kan det være en mulighed at udsende et eksemplar til alle forbrugerne f.eks. sammen med årsafregningen.

Miljøredegørelsen skal herudover være tilgængelig internt i vandforsyningen og udleveres / sendes til enhver, der måtte ønske det. Såfremt vandforsyningen har en hjemmeside, bør redegørelsen også offentliggøres her, Råder man over et Intranet (f.eks. hvor vandforsyningen er kommunal eller en del af et større forsyningsselskab), vil det være oplagt ligeledes at lægge miljøredegørelsen her, så den er tilgængelig for alle medarbejdere i den større organisation, man er en del af. Miljøredegørelsen er endvidere omtalt nærmere i bilag C.

4.3 Implementering i den helt lille vandforsyning

I den helt lille vandforsyning, er det oftest en forudsætning for at arbejdet lykkes, at papirarbejdet kan reduceres til et minimum. Der skal fortsat være dokumentation for miljøledelsessystemet i form af en miljøhåndbog, men denne bør udarbejdes efter de retningslinier, der er afstukket for et husmandssystem og for den lille vandforsyning (se afsnit 4.2 – trin 2).

Den lille vandforsyning skal være opmærksom på, at det væsentlige ikke er, at procedurer og instrukser er udbyggede og detaljerede, men at de er anvendelige, og at de bliver forstået og anvendt i miljøarbejdet.

Ikke mindst i den lille vandforsyning vil det oftest være den samme person, som i praksis udfører arbejdet i vandforsyningen, som skal stå for at skrive procedurer og instrukser for det samme arbejde. Dette giver en umiddelbar sikkerhed for kvalitetsniveauet, men samtidig også en risiko for indforståethed.

Under udarbejdelsen kan man derfor godt udføre procedurer og instrukser som enkle checklister, men bør samtidig have for øje, at de skal kunne anvendes af en afløser (måske en person fra vandforsyningens bestyrelse) i tilfælde af sygdom eller andet fravær. Pointen er, at få opsamlet erfaring fastholdt på skrift, selvom det ikke er nødvendigt for den person, som i dag står for det daglige arbejde.

Den lille vandforsyning bør koncentrere sig om miljøhåndbogens afsnit II og III – måske slået sammen til ét dokument, og se stort på de mere formelle dele som dokumentstandarder, registrering af medarbejderuddannelse mv. Mere herom i bilag J.

4.4 Checkliste for fase C

• Er der en samlet oversigt/liste over miljøledelsessystemets drifts- og ledelsesopgaver?
• Check denne oversigt op mod miljøhåndbogens procedurer og instrukser. Er der opgaver i oversigten, som ikke er medtaget i miljøhåndbogen, og som ikke er beskrevet i andre instrukser og/eller vejledninger? Hvis ja, så overvej om der skal udarbejdes procedure/instruks for denne (de) opgave(r).
• Er der lagt en miljørevisionsplan for det første år?
• Hvem skal udføre miljørevision og er vedkommende klædt på til opgaven?
• Er der faste regler for, hvorledes afvigelser i miljøledelsessystemet skal håndteres?
• Er der overblik over, hvorledes vandforsyningen opretholder kendskabet til eksisterende miljø- og risikobelastninger?
• Er der knyttet kontakter udadtil (f.eks. til kommune og amt), der f.eks. kan hjælpe med til at sikre information om nye potentielle risici for grundvandet?
• Hvorledes håndteres henvendelser udefra om vandforsyningens miljøforhold, vandkvalitet mv.?
• Hvem i organisationen optræder som Ledelsens Repræsentant?
• Er der udarbejdet en (den første) miljøredegørelse?
• Er det fastlagt hvem, der skal udføre de enkelte opgaver i miljøhåndbogen?
  

^{_____________________________________________________________________
6} Rådets Direktiv 98/93 EF af 3. november 1998 om kvaliteten af drikkevand

5 Miljøledelsessystemets drift –fase D

5.1 Introduktion til kapitlet

Drift af et miljøledelsessystem består grundlæggende i at gennemføre de opgaver, som er beskrevet i vandforsyningens miljøhåndbog. En fornuftig og hensigtsmæssig drift, der er i overensstemmelse med vandforsyningens miljøpolitik, grundlægges derfor i implementeringsfasen (fase C, se kapitel 4).

Kvalitet og grundighed i arbejdet i implementeringsfasen er derfor afgørende for en fornuftig drift af miljøledelsessystemet og for, at det effektivt understøtter vandforsyningens miljøpolitik.

Involvering af medarbejderne er lige så vigtigt. Erfaringer fra andre virksomheder viser, at der kan skabes gode resultater og højt engagement, hvis det lykkes at involvere medarbejderne på det mere personlige plan. Således kan information og engagement med udgangspunkt i grundvandets sårbarhed overfor pesticider – måske med medarbejderne som bannerførere – skabe debat i lokalsamfundet omkring anvendelse af alternative bekæmpelsesmidler og metoder i haverne i stedet for pesticider.

Opgaverne (både drifts- og ledelsesopgaver) kan opdeles i regelmæssigt tilbagevendende opgaver (rutineopgaver), som kan håndteres enkelt ved hjælp af simple planlægningsteknikker, og en række mere uforudsigelige opgaver, herunder information udadtil, håndtering af afvigelser og uforudsete hændelser samt håndtering af vandforsyningen miljøhandlingsplan.

For de mere uforudsigelige opgaver vil det være afgørende, at der er etableret et ledelsesmæssigt beredskab, og at man i forbindelse med kortlægningen først og fremmest af risikopåvirkningerne har gjort sig tanker om, hvad der skal gøres, hvis hændelserne indtræffer.

Det ledelsesmæssige beredskab drejer sig om råderum og beslutningskompetence i kritiske situationer. Dette vil kunne støttes ved hjælp af en egentlig beredskabsplan. Denne bør udarbejdes i et samarbejde med kommunen, hvorved det sikres, at den er koordineret med den kommunale beredskabsplan, (hvis en sådan findes). Udarbejdelse af beredskabsplan finder sted i fase C (se kapitel 4), men skal vedligeholdes som et led i driften af miljøledelsessystemet.

Det er ligeledes afgørende, at hele vandforsyningens personale er orienteret og kender sammenhængen mellem vandforsyningens miljøpolitik, miljøledelse og deres eget arbejde samt disse forhold medtages i orienteringen af nye medarbejdere. Disse forhold er af stor betydning for det engagement, medarbejderne føler for vandforsyningens miljøarbejde.

5.2 Driftens problemstillinger

De overordnede formål

Det overordnede formål med drift af vandforsyningens miljøledelsessystem er, at opfylde og leve op til vandforsyningens miljøpolitik.

Driften af miljøledelsessystemet skal derfor tilgodese følgende væsentlige formål:

• sikre vandforsyningen en opdateret viden om de væsentligste miljø- og risikopåvirkninger
• sikre en løbende overvågning og kontrol, der gør det muligt at rette opmærksomheden mod nye miljø- og risikopåvirkninger og andre nye forhold der måtte komme udefra eller indefra
• sikre fortsatte forbedringer i vandforsyningens miljø- og risikoforhold

Der kan nævnes flere formål, men de ovenfor nævnte vil almindeligvis anses for de væsentligste.

Udgangspunktet

Udgangspunktet for miljøledelsessystemets drift er vandforsyningens miljøhåndbog.

Dette gælder i alle tilfælde, hvad enten vandforsyningen er stor eller lille, eller om miljøledelsessystemet er certificerbart eller ej.

Under implementeringen af miljøledelsessystemet (fase C, se kapitel 4) blev alle de opgaver som systemet omfatter identificeret og opdelt i hhv. ledelsesopgaver og driftsopgaver. Ligeledes blev ansvaret for opgavernes udførelse fastlagt.

Den væsentligste problemstilling i forbindelse med miljøledelsessystemets drift er herefter ”bare” at sikre, at disse opgaver bliver udført som foreskrevet, og at det sker på en måde og i en sammenhæng, der støtter vandforsyningens miljøpolitik.

5.3 De regelmæssigt tilbagevendende opgaver

Udførelse af disse opgaver kræver, at det fastlægges, hvornår de skal udføres, og hvem der skal udføre dem. Af miljøhåndbogen fremgår det altid, hvem der har ansvaret og som regel også hvornår, og under hvilke betingelser opgaven skal gennemføres.

I forbindelse med driften af miljøledelsessystemet skal det så i det enkelte, konkrete tilfælde fastlægges præcis hvilken person, der skal udføre opgaven, og indenfor hvilken tidsramme det skal ske.

Tilrettelæggelse af denne type opgaver i en stor vandforsyning med en synlig ledelsesstruktur er en velkendt ledelsesopgave, der løses dagligt. Det er derfor ikke opgaven i denne håndbog at give dessiner på, hvorledes man her udfører sine daglige ledelsesopgaver.

I en lille vandforsyning er det måske i højere grad et spørgsmål om at holde styr på egen og måske en til to andre personers tid, og her kan det anbefales at skemalægge de enkelte, regelmæssigt tilbagevendende opgaver fx som vist i boks 5.1.

Nogle vandforsyninger vil måske foretrække at anvende et PC baseret planlægningssystem. I andre vandforsyninger klarer man sig med et white-board på driftslederens kontor, og i de helt små vandforsyninger er et A4 ark i bestyrelsesformandens mappe måske helt tilstrækkeligt.

Hvilke metoder man vil anvende er i realiteten ligegyldigt - princippet er under alle omstændigheder det samme.

Skemalægningen kan i et vist omfang skrives ind i miljøhåndbogen, et eksempel er omtalt i boks 5.2



Klik på billedet for at se html-version af: ‘Boks 5.1‘

5.4 De øvrige opgaver

De regelmæssigt tilbagevendende opgaver er kun en del af opgaverne i et miljøledelsessystem. De øvrige opgaver kan opdeles som følger:

• almindelige henvendelser udefra
• afvigende hændelser konstateret via målinger, andre observationer eller besked fra 3. person
• samfundsbetingede ændringer f.eks. nye love, bekendtgørelser, regler, kommunalpolitiske beslutninger mv.
• arbejdet med og omkring miljøhandlingsplanen

Almindelige henvendelser udefra

Almindelige henvendelser udefra er hverdagskost i de fleste vandforsyninger. Spørgsmål til regningens størrelse, vandmålerens troværdighed, og drikkevandets mærkelige lugt er spørgsmål, som alle vandforsyninger håndterer rutinemæssigt – miljøledelsessystem eller ej. Henvendelserne kan komme fra forbrugere, andre interessenter og sågar pressen.

I et certificerbart miljøledelsessystem stilles der yderligere krav om, at de væsentligste henvendelser skal registreres, og opfølgningen dokumenteres. Desuden skal miljøpolitikken og de seneste miljøredegørelser stå til rådighed for offentligheden.

Disse henvendelser kan optage megen tid for personale og medarbejdere, men de er et udtryk for, hvad der optager forbrugerne, og belyser på hvilke områder forbrugerne har behov for oplysninger og anden service i øvrigt. De er derfor et værdifuldt bidrag til vandforsyningens egne overvejelser om, hvorledes ressourcerne skal prioriteres.

Vandforsyningen bør derfor (som minimum) foretage en simpel registrering af disse henvendelser og gruppere dem f.eks. efter emne og alvorlighed. Herved bliver vandforsyningen bedre i stand til dels at løse de konkrete problemer til at målrette information efter det konstaterede behov og til at højne informationsniveauet generelt.

Boks 5.3 – Vandforsyningens hjemmeside Andelen af danskere, der har adgang til internettet er høj og fortsat stigende. Flere og flere vandforsyninger har derfor oprettet hjemmesider og bruger disse til en udstrakt information til og fra forbrugerne. Oplysninger om vandkvalitet, kort over indvindingsområdet, takster og servicemeddelelser er blot en lille del af den information, der kan lægges ud på en hjemmeside. I mange vandforsyninger har forbrugerne mulighed for at indberette måleraflæsninger ad den vej – rent bortset fra, at de også har muligheden for at sende e-mail til deres vandforsyning. Selv de helt små vandforsyninger kan være med på hjemmesidebølgen. Der er i dag mulighed for at købe et færdigt koncept som en vandforsyning uden videre kan anvende. Man kommer i gang (uden at have de store IT-mæssige forudsætninger) ved at lægge sine egne data ind, og kan derefter udvide efter behov i takt med at erfaringen bygges op.

Lovgivning mv.

Det er væsentligt, at vandforsyningen holder sig ajour med den nyeste lovgivning, herunder bekendtgørelser, lokale bestemmelser, tilladelser mv.

Ny lovgivning kan have betydelig indflydelse på vandforsyningens arbejde – herunder også miljøarbejdet. EU’s drikkevandsdirektiv og den danske følgelovgivning er typiske eksempler herpå.

Disse forhold skal kunne håndteres som et led i driften af et miljøledelsessystem og skal tilrettelægges – evt. beskrives i en procedure – i overensstemmelse hermed.

Afvigende hændelser

Afvigende hændelser er hændelser som afviger fra en given norm.

Et oplagt eksempel er analyser af vandprøver, der viser et indhold af stoffer, der er for højt i forhold til de grænseværdier, der er gældende. Men det kan også være et uønsket stof, der optræder i en analyse for første gang – også selv om indholdet ligger under grænseværdien for det pågældende stof. Ligeledes kan det kan være en tendens i en serie af analyser, der viser stigende værdier af et uønsket stof. Her skal ledelsen være opmærksom og tage stilling til hændelsen, også selvom grænseværdien for stoffet (endnu) ikke er overskredet.

Prøvetagning og efterfølgende analyse er almindelige rutineopgaver i en vandforsyning. Derimod er det en ledelsesopgave at håndtere afvigelsen – dvs. afgøre hvad der skal gøres som følge af afvigelsen og sikre, at det også bliver gjort.

I en vandforsyning med et miljøledelsessystem, har alle medarbejdere en forpligtelse til at rapportere om afvigelser i relation til miljø- og risikoforholdene (se kap. 4, boks. 4.7), hvilket vil være nærmere beskrevet i miljøhåndbogen.

Det er derfor også en pligt til stadighed at have opmærksomheden henledt på dette, af hvilken grund alle medarbejdere skal være orienteret om og forstå vandforsyningens miljøpolitik og miljøledelsessystemet i almindelighed og skal kunne se sammenhængen mellem miljøledelsessystemet og deres daglige arbejde.

Boks 5.4 – Afvigende hændelser, forurenet drikkevand Et eksempel på en afvigende hændelse er en konstatering (colibakterier i en vandprøve fra ledningsnettet) af forurenet drikkevand, hvor vandforsyningens ledelse – evt. i samarbejde med kommunen og/eller nabovandforsyninger – dels skal sikre vandforsyningen til de berørte områder, dels skal finde årsagen, fjerne den og sikre mod gentagelser.

Det er meget vigtigt, at disse forhold indgår i introduktionen af nye medarbejdere, og at deres kendskab til disse forhold holdes opdateret. Man kan f.eks. lade erfarne medarbejdere (med lyst og motivation til dette) være involveret i introduktionen af de nyansatte (f.eks. ved at anvende sidemandsoplæring, hvor dette er praktisk gennemførligt), og deltage aktivt i forbindelse med tilrettelæggelse og afholdelse af personalemøder og interne kurser.

At håndtere en Afvigende hændelser

Miljøhandlingsplanen er på mange måder krumtappen i vandforsyningens miljøledelsessystem. Miljøhandlingsplanen indeholder en række aktiviteter og/eller projekter, der har til formål, dels at opfylde miljøpolitikken og –målsætningerne, dels at gennemføre forebyggende og afhjælpende foranstaltninger i forbindelse med håndtering af vandforsyningens miljø- og risikopåvirkninger.

I relation til eksemplet i boks 5.4, vil etablering af alternativ vandforsyning (fra tankvogne e.l.), kombineret med rørskylning og desinfektion være de umiddelbare afhjælpende foranstaltninger. At forebygge fremtidige hændelser, f.eks. ved at stramme op på hvorledes reparationer på ledningsnettet håndteres i fremtiden, vil efterfølgende blive til en højt prioriteret aktivitet i miljøhandlingsplanen – jfr. boks 5.5.

Håndtering af miljøhandlingsplanen kræver således, at ledelsen løbende vurderer afvigelser, uforudsete hændelser, miljørevisionsrapporter, ændringer i omgivelser og lovgivning – vurderer disse og afgør hvorledes man skal forholde sig. Måske træffe beslutning om at iværksætte en aktivitet, som derved vil indgå i miljøhandlingsplanen på lige fod med de øvrige aktiviteter, der er sat i værk og endnu ikke afsluttede.

Sikre fortsatte forbedringer

I langt de fleste vandforsyninger vil det være risikopåvirkningerne, som vil have ledelsens største opmærksomhed. Det kan godt være et stort arbejde at sikre fortsatte forbedringer på dette punkt.

Vandforsyningen skal derfor løbende indsamle oplysninger og forøge sin viden om indvindingsoplandet i almindelighed samt risikoforholdene (dvs. kendte og ukendte punkt-, linie- og fladekilder) i særdeleshed. Dette kan indebære løbende kontakt til kommune, amt og nabovandforsyninger, og til industri og landbrug i indvindingsoplandet. Det samme gælder for vandbehandling og –distribution, se eksemplet i boks 5.6.

Forholdene omkring risikoforholdene er vist nærmere i fig. 5.1 – der viser et eksempel på en risikoprofil (se også kapitel 3, fig. 3.2 og bilag F). Fig. 5.1

Risikoprofil for Lille Bjergby Vandværk I/S

Risiko 1004 og Risiko 1006, er begge risikopåvirkninger, som i kraft af at de ligger under risikoprofilen, er prioriteret højt af Lille Bjergby Vandværk. Risiko 3002 og Risiko 1002 – ligger begge over risikoprofilen, af hvilken grund Lille Bjergby Vandværk ikke foretager sig noget for at imødegå disse risici.

For vandforsyningen gælder det om at iværksætte afhjælpende eller forebyggende foranstaltninger, der flytter risikopåvirkningerne op over risikoprofilen, eller i det mindste flytte dem i retning af mindre sandsynlighed og/eller mindre miljømæssig konsekvens, dvs. i pilenes retning (se fig. 5.1).

Til hver pil hører en eller flere foranstaltninger med tilhørende omkostninger, og det er således ledelsens opgave at vælge foranstaltninger, der matcher vandforsyningens ressourcer – økonomiske som menneskelige.

Afhjælpende og forebyggende foranstaltninger kan f.eks. være

• afværgeboringer
• overvågningsboringer
• vandværkssamarbejde
• skovrejsning mv.

Boks 5.6 – Viden om distributionsområdet En vandboring har gennem mange år været beliggende i kort afstand fra en ikke særlig befærdet vej. I forbindelse med midlertidige vejomlægninger forårsaget af bygning af en motorvej skal der nu i en periode føres tung trafik gennem området ad denne vej. Det er vigtigt, at vandforsyningen så tidligt som muligt i planlægningsfasen gør myndighederne opmærksom på det risikomoment som den tunge trafik skaber over for vandforsyningen.. Kan det ikke herved lykkes at omgøre beslutningen (og herved fjerne risikoen), er det vigtigt at vandforsyningen i samarbejde med vejmyndighederne gør en indsats for at imødegå konsekvenserne f.eks. af et uheld med en væltet tankvogn.

Beredskabsplanen

Vandforsyningen bør have en beredskabsplan. Er dette ikke tilfældet, vil det være naturligt at medtage dette som en aktivitet i miljøhandlingsplanen.

Beredskabsplanen skal kunne fungere ligegyldigt, hvornår den kommer i anvendelse. Dette betyder, at vandforsyningens ledelse skal have skærpet opmærksomhed på mulige ændringer og deres konsekvenser for beredskabsplanen. Samtidig skal det sikres, at ændringer bliver kommunikeret ud til alle, der har interesse i at kende dem, og det skal sikres, at ændringerne er blevet opfattet og forstået.

Der er ofte i forbindelse med en beredskabsplan etableret telefonkæder. Det er derfor afgørende for planens funktion, at telefonnumrene (ikke mindst dem til mobiltelefoner) til holdes opdateret til enhver tid.

Baserer man sig på mobiltelefoner, bør vandforsyningen overveje, om den ikke skal tage det fulde ansvar for dette og selv anskaffe de nødvendige mobiltelefoner i stedet for at basere sig på personalets private mobiltelefoner. Dette indebærer naturligvis også en pligt for personalet til at have mobiltelefonen indenfor hørevidde i alle situationer.

5.5 Sammenfatning

En lang række af både de driftsmæssige og de ledelsesmæssige opgaver i miljøledelsessystemet er tilbagevendende rutineopgaver, der på forhånd kan skemalægges og håndteres rutinemæssigt. Dette gælder også for håndtering af visse afvigelser. Mange af disse opgaver vil på forhånd være kendt fra vandforsyningens daglige drift.

Hvad gør vi, hvis . .?

Men der vil tilsvarende være opgaver, hvis opståen kun kan forudses i kraft af Murphys lov :

(”… en hændelse, der kan forekomme, vil forekomme – før eller siden…”).

Der tænkes især på hændelser i forbindelse med risikopåvirkningerne, som blev kortlagt i fase A (se kap. 2). Her drejer det sig om, at vandforsyningen i driftssituationen etablerer et ledelsesmæssigt beredskab og på forhånd har gennemtænkt og analyseret de situationer, der kan opstå og have vurderet: ”.. hvad gør vi, hvis …”.

Endelig må det fastslås, at der i forbindelse med en vandforsynings miljøarbejde altid vil forekomme opgaver, som på den ene side er tilbagevendende og som på den anden side aldrig vil være rutineopgaver.

Miljøarbejdet i en vandforsyning vil aldrig blive kedeligt, og håndtering af en miljøhandlingsplan vil altid byde på overraskelser. Det samme gælder det stadige arbejde med at være mindst et skridt forud for de ting, der kan ske og som derfor også – før eller siden - vil ske.

5.6 Checkspørgsmål til kapitlet

• Findes der i vandforsyningen en enkel og overskuelig oversigt over driftsopgaverne i miljøledelsessystemet?
• Ved man i vandforsyningen hvilke af de driftsmæssige opgaver, der skal udføres hvornår og af hvem?
• Hvorledes vil vandforsyningens ledelse håndtere en ny oplysning om, at der er opdaget et affaldsdepot tæt på en af vandforsyningens kildepladser?
• Findes der en dagsorden for Ledelsens Gennemgang (for mødet hvor den foretages)?
• Ligger det fast hvilke informationer, der skal danne grundlag for Ledelsens Gennemgang, og hvilken form de skal have?
• Ligger det fast, hvorledes henvendelser udefra håndteres i vandforsyningen?
• Findes der en funktionsbeskrivelse for Ledelsens Repræsentant?
• Er der udarbejdet en beredskabsplan og er den afstemt med kommunens tekniske forvaltning? – hvis nej, indeholder miljøhandlingsplanen en aktivitet, der går ud på at etablere en beredskabsplan?
• Holdes der regelmæssige møder med f.eks. kommunens miljøkontor og Amtet med det formål at ajourføre vandforsyningens viden om risikoforholdene i indvindingsoplandet?
• Hvis nej, hvorledes sikres det, at vandforsyningens viden herom holdes opdateret?
• Er der en aftale med kommune og Amt om at forhold fra deres tilsynsbesøg hos virksomheder, landbrug m.v. som kan være af interesse for vandforsyningen også rapporteres til denne?
  

6 Miljørevision – Fase E

6.1 Introduktion til kapitlet

Miljørevision er populært sagt et systematisk eftersyn af miljøledelsessystemet. Det er grundlæggende en driftsopgave, dog så væsentlig en opgave, at vi har valgt at beskrive den for sig – som fase E.

Miljørevision skal foretages i alle miljøledelsessystemer, både husmandssystemer og de certificerbare systemer.

Miljørevision har sin egen særlige terminologi, som forklares nærmere i boks 6.1

Boks 6.1 - Lidt om terminologi. For at undgå sprogforbistring og forvirring i øvrigt, først nogle få afklaringer og definitioner: EMAS er en EU forordning ISO 14001 er en standard. I vejledningen bruges ordet standard for dem begge – bl.a. fordi EMAS i sin nye udformning indeholder ISO 14.001 som sin kerne ! 2. En virksomhed bliver certificeret efter ISO 14.001, men bliver registreret efter EMAS I vejledningen bruges betegnelsen certificering for det, at en virksomhed får et ”blåt” stempel fra en standard, hvad enten der er tale om ISO 14.001 eller EMAS. 3. Betegnelserne audit og auditor bruges ofte for kontrollen hhv. kontrollanten af vandforsyningens miljøledelsessystem. Vi vil fremover bruge betegnelsen miljørevision for kontrollen og betegnelsen miljørevisor for kontrollanten, hvad enten det er en intern revision eller en revision med eksterne revisorer. Tilsvarende bliver auditplanog miljørevisionsprogramtil miljørevisionsplan(eller bare revisionsplan, hvor misforståelser er udelukket). 4. Verifikation er en ekstern miljørevision, der foretages for at kontrollere at en EMAS certificeret virksomhed fortsat lever op til sin EMAS certificering. Der skal foretages en gennemgribende verifikation hvert 3. år for at opretholde en certificering, og en verifikation af selve miljøredegørelsen hvert år. En certificering efter EMAS er således udtryk for, at der er foretaget en (den første) verifikation.

I kapitlet forklares de grundlæggende begreber omkring miljørevision, således som den gennemføres i en vandforsyning. Ligeledes forklares, hvorledes en vandforsyning bør tilrettelægge en miljørevisionsplan og gennemføre den ved at foretage en eller flere regelmæssige miljørevisioner

Kapitlet indeholder også en beskrivelse af, hvorledes en miljørevision gennemføres, fordelt på forberedelser, selve revisionsarbejdet og miljørevisionsrapporten. Desuden indeholder kapitlet en beskrivelse af, hvorledes miljørevisionsarbejdet organiseres internt – både i den lille vandforsyning med et husmandssystem og i en vandforsyning med et certificerbart miljøledelsessystem.

Endelig opstilles der nogle simple retningslinier for, hvorledes man udformer en ”Procedure for miljørevision” som er en del af miljøhåndbogen.

6.2 Indledning

Hvorfor miljørevision?

Alle ledelsessystemer skal have et ”15.000 km.” eftersyn og i den forbindelse justeres og repareres om nødvendigt. De skal med andre ord revideres med jævne mellemrum. Det gælder både for miljøledelsessystemer, kvalitetsstyringssystemer og – bedst kendt – for økonomistyringssystemer.

Miljørevision kaldes ofte for miljøaudit og en miljørevisor for miljøauditor eller blot auditor. Her i vejledningen anvender vi betegnelsen miljørevision hhv. miljørevisor – se også boks 6.1.

Miljøstandarderne EMAS og ISO14.000fastlægger regler for miljørevision⁷. Dette betyder dog ikke, at man kan undlade miljørevision, hvis miljøledelsessystemet ikke er certificeret (eller certificerbart). Det er i sidste ende et spørgsmål om troværdighed både internt i vandforsyningen og eksternt over for interessepartnerne – ikke mindst brugerne. Vi slår derfor fast, at et miljøledelsessystem i en vandforsyning skal indeholde retningslinier for miljørevision, hvad enten det er certificeret, certificerbart eller et ”husmandssystem”, og dette uanset vandforsyningens og miljøhåndbogens størrelse.

6.3 Hvad er miljørevision?

I boks 6.1 er forklaret noget om de grundlæggende begreber, og ikke mindst den noget forvirrende brug af terminologien, som man møder til daglig. Nedenfor forklares den terminologi, som er af særlig betydning for en vandforsyning og dens miljøarbejde.

En kontrol !

En miljørevision er grundlæggende en kontrol af miljøledelsessystemet, der udføres af ”kontrollanter” – dvs. miljørevisorer, som kan være ansat i vandforsyningen eller komme udefra.

Intern miljørevision

En intern miljørevision er vandforsyningens egenkontrol af, at miljøledelsessystemet fungerer i overensstemmelse med hensigten.

Miljørevisionen kan udføres af eget personale (eller af andre, konsulenter eller branchekolleger efter vandforsyningens eget ønske). Denne interne miljørevision, kaldes også 1. parts miljørevision.

Ekstern miljørevision

Når ønsket om miljørevision kommer udefra (kunder, leverandører, myndigheder m.v.) og udføres af andre evt. efter andre retningslinier, uden anvisninger fra vandforsyningen selv, kaldes det for en 2. parts miljørevision eller en ekstern miljørevision. Endelig betegnes den særlige miljørevision, der foretages i forbindelse med en certificering, som 3. parts miljørevision.

I denne vejledning koncentrerer vi os om den interne miljørevision, som vandforsyningen selv står for. Ekstern miljørevision omtales kun summarisk.

I figur 6.1 er skematisk vist miljørevisionens sammenhæng med den virkelighed, hvori vandforsyningens miljøarbejde foregår.

Klik på billedet for at se html-version af: ‘Figur 6.1‘

6.4 Omfanget af en intern miljørevision

Ved den interne miljørevision, som foretages på foranledning af vandforsyningen selv, checkes især (se figuren ovenfor):

• at håndbogens indhold er relevant i forhold til det, der foregår i vandforsyningen
• at de procedurer/instrukser, som miljøhåndbogen indeholder, bliver udført korrekt herunder ikke mindst håndtering af afvigende hændelser
• at afvigelser fundet ved den seneste miljørevision er blevet håndteret af ledelsen - ledelsens korrigerende handlinger (se også kap. 8).

Revisionscyklus

Med jævne mellemrum skal alle de af vandforsyningens aktiviteter, som er omfattet af miljøledelsessystemet underkastes en revision. Det at komme hele turen rundt, kaldes for en revisionscyklus. Der stilles ikke krav, om hvor lang tid en revisionscyclus skal tage, men som udgangspunkt er en revisionscyklus på 12 måneder passende.

Er der problemer med visse procedurer eller aktiviteter, kan revisionscyklus for disse sættes ned. For aktiviteter og procedurer, der har kørt problemløst over længere tid, kan tiden for en revisionscyclus sættes op, men bør ikke overstige 36 måneder.

Er miljøledelsessystemet certificeret efter ISO 14.001 eller EMAS, gælder helt faste regler for hvor lang tid en revisionscyclus må strække sig over.

Miljørevisionsplanen

Miljørevisionsplanen lægges for én revisionscyclus. Miljørevisionen kan f.eks. gennemføres på én gang hvert år i oktober måned, og rapporten herfra anvendes ved ledelsens gennemgang af miljøledelsessystemet (se kapitel 8), der så passende kan afholdes i november måned (dette er blot et eksempel). Større og mere komplekse vandforsyninger kan med fordel sprede revisionsaktiviteterne ud over den periode som en revisionscyklus dækker. Det er vigtigt på forhånd at udarbejde en revisionsplan, der fastlægger, hvornår de enkelte dele af miljørevisionen skal foregå, hvad de skal omfatte og herved sikre, at man kommer hele vejen rundt. Denne planlægning af miljørevisionen er en ledelsesopgave.

Der er i bilag I vist et eksempel på en miljørevisionsplan.

Boks 6.2 – Bilag I Bilag I indeholder eksempler fra vandforsyningens miljørevisions arbejde, herunder en miljørevisionsplan og et eksempel på en checkliste til brug ved udførelsen af en miljørevision.

Miljørevisoren

De interne miljørevisioner skal i princippet gennemføres af personer, der er tilstrækkeligt uafhængige af de aktiviteter, som revisionen omfatter. Hvis man i en lille vandforsyning vedtager, at direktøren (eller et bestyrelsesmedlem – hvis vandforsyningen ikke har fastansatte medarbejdere) både skal være miljøansvarlig og fungere som miljørevisor, vil dette kunne være problematisk, idet miljørevisoren kan komme til at revidere den miljøansvarlige og dermed sine egne aktiviteter. I en lille vandforsyning kan man derfor blive nødt til at trække på folk udefra, f.eks. en konsulent eller en kvalificeret person fra en anden vandforsyning, som måske også har indført miljøledelse (mere herom i afsnit 6.6 nedenfor).

Miljørevisionen skal derfor gennemføres således, at resultaterne bliver upartiske og objektive. Indsatsen (ressourcer og tid) skal naturligvis stå i et rimeligt forhold til revisionens omfang og mål.

- og dennes kvalifikationer

Miljørevisoren skal grundlæggende have den nødvendige viden om vandforsyningen og om de områder deri, der skal revideres.

Herudover skal han/hun have viden og erfaring om branchens miljømæssige, ledelsesmæssige, tekniske forhold, samt de lovmæssige og forskriftsmæssige forhold, der råder i branchen i almindelighed og i den pågældende vandforsyning i særdeleshed.

Han/hun skal også have kendskab til miljørevisionsmæssige metoder og teknikker. Dette kendskab kan man ikke umiddelbart forvente findes i en vandforsyning. Man kan så deltage i et eksternt kursus i miljørevision, som der findes flere af på markedet.

Er der tilknyttet en konsulent til støtte for implementeringen (se kap. 4), kan man lade denne afholde et internt kursus i miljørevision – eller man kan arrangere et lokalt kursus sammen med branchekolleger, f.eks. med rod i et etableret vandforsyningssamarbejde, eller indenfor rammerne af kommunens kontaktudvalg for vandforsyninger. Ligeledes kan brancheforeningerne evt. hjælpe med at formidle kontakt til andre interesserede vandforsyninger.

6.5 Gennemførelse af en miljørevision

Miljørevisionens mål

I forbindelse med miljørevisionsplanen skal målene for den enkelte miljørevision beskrives. Målene kan omfatte en bedømmelse af miljøledelsessystemernes styrke og svagheder (se nedenfor), samt en vurdering af om aktiviteterne heri lever op til vandforsyningens miljøpolitik og miljøhandlingsplan. Desuden skal den omfatte en vurdering af om gældende lovgivning overholdes.

- og dens omfang

Det skal klart beskrives, hvor hvad og hvor meget den enkelte miljørevision skal omfatte.

Man kan tage udgangspunkt i forskellige områder, som f.eks.:

• procesområder (f.eks. grundvand, distribution, vandbehandling –vandforsyningens hovedprocesser, se afsnit 2.1)
• hvilke aktiviteter, der skal revideres (f.eks. prøvetagning, boringskontrol, ledningsreparation)
• hvilke kriterier, der skal revideres op imod (f.eks. gældende grænseværdier for pesticider)
• hvilken periode den skal dække (f.eks. 2. halvår 2001)

og derefter udvælge de relevante procedurer/instruktioner fra miljøhåndbogen som skal danne udgangspunkt for denne revision, men man kan også tage udgangspunkt i selve miljøhåndbogen og gennemgå dens procedurer og instruktioner og deres anvendelse systematisk fra en ende af.

Man skal hele tiden være opmærksom på og huske på, at alle forhold i miljøledelsessystemet skal dækkes i løbet af en revisionscyclus.

Forberedelserne

Planlægning og forberedelse har bl.a. det formål at sikre, at der er (de rigtige) ressourcer til rådighed, og at alle som deltager (miljørevisor, ledelse, medarbejdere) kender deres roller og ansvar.

Miljørevisoren skal på forhånd kende til

• vandforsyningens aktiviteter
• miljøledelsessystemet
• evt. tidligere miljørevisioner og disses resultater og konklusioner
• hvad der er sket i den forløbne tid mht. afvigelser og korrigerende handlinger.

Planlægningen bør omfatte udarbejdelse af en checkliste der dækker, hvad der skal foregå, hvad der skal undersøges, hvilke spørgsmål, der skal stilles mv. (se nedenfor).

Revisionsarbejdet

Under revisionsarbejdet gennemføres en række forskellige aktiviteter afhængig af, hvad der skal revideres, og hvad formålet er (se ovenfor):

• drøftelser/interviews med medarbejdere og ledelse
• inspektion af driftsforhold og udstyr
• gennemgang af journaler og registreringer og anden dokumentation
• gennemgang af procedurer, instruktioner og andet håndbogsmateriale

Gennemgangen bør som nævnt ovenfor foregå udfra en på forhånd udarbejdet checkliste, evt. en interviewguide og bør også omfatte en vis stikprøvekontrol.

Overordnet indeholder revisionsprocessen således følgende trin: 

Boks 6.3 - Hvad forstås ved et ledelsessystems styrker og svagheder? Disse kan (til dette formål) passende deles op i følgende to: strukturelle menneskelige De strukturell e, er typisk mangler i miljøhåndbogen, f.eks. procedurer, der måske er indlysende nødvendige, men som aldrig er blevet udarbejdet (eller færdiggjort), konstaterede afvigelser, som ikke skal eller kræves rapporteret nogen steder hen etc. De menneskelige er typisk foreskrevne handlinger, som ikke bliver udført – fx påkrævede korrigerende handlinger rapporteret fra en tidligere miljørevision, der ikke er blevet taget stilling til, eller som af anden årsag ikke er blevet gennemført. Eller korrigerende handlinger, hvor man har klaret det akutte problem, men ikke fjernet den grundlæggende årsag, så problemet kan forventes at vende tilbage.

 

• forstå de ledelsessystemer som vandforsyningen anvender (først og fremmest miljøledelsessystemet)
• indsamling af (objektive) oplysninger
• bedømmelse af revisionsresultaterne
• udarbejde revisionskonklusioner, herunder bedømmelse af ledelsessystemets styrker og svagheder
• rapportering af resultater og konklusioner

Miljørevisions rapporten

Enhver miljørevision afsluttes med en skriftlig rapport, og ved afslutningen af en fuld revisionscyklus, samles alle rapporter fra denne revisionscyklus (som altså kan være på 1-3 år), og der formuleres en sammenfattende miljørevisionsrapport.

Alle rapporter, både de enkelte og sammenfatningen, stiles og sendes til vandforsyningens øverste ledelse.

Rapporterne (både de enkelte og den sammenfattende) skal

• dokumentere revisionens omfang
• oplyse om aktiviteterne er i overensstemmelse med vandforsyningens miljøpolitik og med de miljømæssige fremskridt indenfor vandforsyningen
• oplyse om systemets effektivitet og pålidelighed i miljøledelsessystemet, herunder den løbende kontrol med vandforsyningens miljø- og risikopåvirkninger
• påpege nødvendigheden af eventuelle korrigerende handlinger

Rapporten kan også følge op på korrigerende handlinger fra tidligere miljørevisioner, og den kan også (hvis dette ønskes) indeholde et oplæg til en handlingsplan for de mangler miljørevisionen har afsløret.

6.6 Organisere miljørevisionsarbejdet

Miljørevision er, som tidligere nævnt en integreret del af ethvert miljøledelsessystem, hvad enten systemet er certificerbart eller et husmandssystem, og hvad enten vandforsyningen er stor eller lille.

Hvorledes revisionsarbejdet organiseres, afhænger dog meget af vandforsyningens størrelse og tilgængelighed af de nødvendige ressourcer.

Ressourcerne i den store vandforsyning

I en stor vandforsyning, som har et certificeret eller certificerbart miljøledelsessystem, bør der afsættes interne ressourcer, der kan optræde som miljørevisorer, når dette er påkrævet. Det vil dog altid være en fordel, hvis en ekstern miljørevisor med mellemrum kan gennemgå systemet med andre øjne, og her skal der peges på muligheden af, at man i vandforsyningsbranchen hjælper hinanden – dvs. ind i mellem ”bytter revisorer”, og således får andre, fagligt velkvalificerede øjne til at gennemgå systemet.

Man kan evt. forestille sig, at der indenfor et ”vandselskab” byttes revisorer. F.eks. kan personale fra kloak- og afløbsafdelingen revidere vandforsyningen – og omvendt. Det samme gør sig gældende, hvis vandforsyningen indgår i et større ”energiselskab”. Her skal man dog være opmærksom på, at miljørevisoren skal have et rimeligt kendskab til den organisation, der skal revideres.

- og i den lille

For den helt lille vandforsyning kan det være en løsning at udnytte andre vandforsyningers ressourcer – i øvrigt noget som alle vandforsyninger med fordel kan benytte sig af. Kan der laves en aftale indenfor rammerne af det kommunale kontaktudvalg, vil dette kunne betyde en stor lettelse. Ellers kan man i en lille vandforsyning uden fast ansatte, forestille sig at generalforsamlingen udpeger en ”kritisk miljørevisor”, der på årsbasis gennemgår miljøledelsessystemet. Det kan evt. være den samme person, der reviderer vandforsyningens årsregnskab.

Grundlaget for den årlige miljørevision kan i dette tilfælde være en simpel checkliste, som er blevet udarbejdet under miljøledelsessystemets implementering, og som revurderes og evt. justeres hvert år under ledelsens gennemgang. Eksempel på en sådan checkliste er vist i bilag I .

Miljørevision i miljøhåndbogen

Der skal udarbejdes en særskilt procedure for miljørevision, som indsættes i vandforsyningens miljøhåndbog.

Proceduren behøver ikke at være særlig kompliceret og omfangsrig, men følgende minimumsindhold anbefales:

• Sammenhængen med Ledelsens Miljøgennemgang (som er beskrevet i en separat procedure – se også kapitel 7), hvor miljørevisionsrapporterne danner grundlaget for dele af denne gennemgang.
• Henvisninger til en miljørevisionsplan, som kan være indeholdt i et af miljøhåndbogens bilag.
• Fastslå kravene til indhold og omfang af miljørevisionsrapporterne. Disse er i sig selv en væsentlig del af grundlaget for Ledelsens Gennemgang.
• Skematisk gennemgang af handlingsforløb for en miljørevision med angivelse af, hvilke roller de enkelte deltagere udfylder og deres ansvar i denne forbindelse
• Evt. en standard for en miljørevisionsrapport og standard checklister for de enkelte områder, der skal revideres (placeres i miljøhåndbogens bilagsdel, og udarbejdes normalt i forbindelse med den første miljørevision for det pågældende område)
• Evt. et pålæg om at følge op på udførelsen af korrigerende handlinger
• Liste (evt. som bilag) over hvilke personer i og udenfor vandforsyningen, der kan anvendes som miljørevisor
  

Der henvises endvidere til beskrivelsen af miljøhåndbogen i kapitel 4.

6.7 Checkspørgsmål for kapitel 6.

• Er der lagt en miljørevisionsplan for vandforsyningen?
• Er der interne ressourcer til rådighed for miljørevision, og er revisoren ”klædt på” til opgaven?
• Hvis ingen interne ressourcer til rådighed, er der da truffet aftale med eksterne personer, f.eks. fra andre vandforsyninger?
• Hvad skal der ske med den enkelte miljørevisionsrapport efter en gennemført revision?
• Er der udarbejdet checklister for den enkelte miljørevision – evt. i en foreløbig version?

____________________________________________________________

⁷ Indenfor serien af ISO standarder har man valgt at udforme særlige standarder netop for miljørevision. Disse er ISO 14.0010, ISO 14.011 og ISO 14.012.

7 Ledelsens Gennemgang – Fase F

7.1 Introduktion til kapitlet

Ledelsens Gennemgang er, som navnet siger, en gennemgang af miljøledelsessystemet, dets funktion og hensigtsmæssighed, som vandforsyningens ledelse skal foretage med jævne mellemrum (som regel 1 gang pr. år).

Ledelsens Gennemgang er egentlig en del af de løbende, ledelsesmæssige driftsopgaver i et miljøledelsessystem, men er en så væsentlig bestanddel af miljøledelsessystemet, at vi har valgt at beskrive gennemgangen for sig, som en selvstændig driftsfase ligesom miljørevision (se kapitel 6).

I dette kapitel beskrives Ledelsens Gennemgang, sammen med de forudsætninger som skal være til stede for, at den kan gennemføres – først og fremmest information fra foretagne miljørevisioner og konstaterede afvigelser.

Kapitlet beskriver hvilke oplysninger, der skal foreligge inden Ledelsens Gennemgang, og hvad ledelsen især skal tage stilling til under gennemgangen.

Endelig opridser kapitlet det praktiske forløb af Ledelsens Gennemgang, når den finder sted i hhv. en stor vandforsyning, en vandforsyning med få ansatte og en vandforsyning helt uden ansatte.

7.2 Indledning

Efter at vandforsyningen har taget sit miljøledelsessystem i brug, skal ledelsen med jævne mellemrum foretage en gennemgang af systemet. Formålet med denne gennemgang er at afgøre, om miljøledelsessystemet fortsat opfylder sit formål som en del af vandforsyningens ledelsessystemer. Gennemgangen vil typisk finde sted som et møde, f.eks. et ledelsesmøde med kun dette ene punkt på dagsordenen.

Ligesom miljørevision (se kapitel 6) er Ledelsens Gennemgang en integreret del af ethvert miljøledelsessystem både det certificerbare og husmandssystemet, og dette uanset vandforsyningens størrelse. Man kan med fuld ret sige, at Ledelsens Gennemgang er et centralt omdrejningspunkt i et miljøledelsessystem.

Principperne er ens for alle miljøledelsessystemer, men i praksis kan der naturligvis være væsentlige forskelle på den måde som Ledelsens Gennemgang praktiseres fra den lille til den store vandforsyning. Nedenfor gennemgås først de almindelige principper for Ledelsens Gennemgang, dernæst hvorledes de kan praktiseres i små og store vandforsyninger.

7.3 Principperne i Ledelsens Gennemgang

Ledelsen bestemmer selv, med hvilke intervaller gennemgangen skal foretages. Ofte foretages gennemgangen som afslutning på en hel revisionscyclus (se kapitel 6) – men som hovedregel bør der ikke gå mere end et år mellem hver gennemgang. Forskellige forhold kan dog betyde, at man ønsker en tidligere gennemgang – det kan være væsentlige og/eller gentagne afvigelser, nye og væsentlige risikoforhold, større forpligtelser mht. vandforsyning, ny lovgivning mv.

Ledelsens Gennemgang forberedes af den, der er udpeget som miljøansvarlig, (såfremt miljøledelsessystemet er certificeret eller certificerbart er dette Ledelsens Repræsentant).

Den miljøansvarlige udarbejder

• en sammenfatning af de afvigelser, der er blevet konstateret i den forløbne periode, og hvad der er blevet foretaget i den anledning (korrigerende og forebyggende handlinger)
• en sammenfatning af de miljørevisioner, der er foretaget i den forløbne periode, og hvorledes de er blevet fulgt op
• en status og opfølgning på miljøhandlingsplanen, dvs. på de aktiviteter i denne, der er foregået i den forløbne periode, set i forhold til hvad der var planlagt
• en sammenfatning af miljøorganisationens funktion og periodens øvrige driftsmæssige indre og ydre forhold (herunder information udadtil og henvendelser udefra)

Disse rapporter sendes til ledelsen i god tid inden mødet.

På mødet fremlægger den miljøansvarlige de nævnte rapporter, og ledelsen tager på dette grundlag stilling til bl.a. følgende spørgsmål (i uprioriteret rækkefølge):

• Er der forhold, der nødvendiggør en ændring af vor miljøpolitik?  
• Fungerer miljøhandlingsplanen, dvs. er de forventede aktiviteter gennemført og med hvilket resultat (miljømæssigt/teknisk/økonomisk)?  
• Er der forekommet afvigelser i forbindelse med de løbende registreringer af miljøforholdene, og hvad er der blevet gjort ved dem?  
• Er der kommet nye miljø- og risikoforhold, som skal dækkes ind af miljøledelsessystemet, og hvorledes skal de i påkommende tilfælde prioriteres i forhold til de eksisterende forhold?  
• Har miljørevisionerne og driften i øvrigt afdækket forhold, der nødvendiggør ændringer eller justeringer af vor miljøhåndbog (procedurer/instrukser)?  
• Kan vi fortsat betragte grundvandet indenfor vort indvindingsområde som velbeskyttet og som grundlag for godt drikkevand?  
• Har vandkvalitet og forsyningssikkerhed levet op til vandforsyningens mål?  
• Har kommunikationen med omverdenen – især forbrugerne – fungeret som ønsket?  
• Hvad har kommunikationen handlet om? dvs. hvilke spørgsmål har der især været og hvad har især haft interessenternes interesse?

Beslutningerne fra mødet føres herefter ud i livet med den miljøansvarlige som primus motor og igangsætter overfor vandforsyningens miljøorganisation.

7.4 Ledelsens Gennemgang i praksis

Vandforsyningens miljøhåndbog (se kapitel 4.4) skal indeholde en procedure, der beskriver, hvorledes Ledelsens Gennemgang skal gennemføres. Der skelnes ikke mellem et certificerbart system eller et ”husmandssystem”, men afhængig af vandforsyningens størrelse kan rollerne være forskelligt fordelt (se kapitel 4.2).

Den store vandforsyning

I en stor vandforsyning vil Ledelsens Gennemgang foregå nogenlunde som beskrevet ovenfor i afsnit 7.2. De fleste beslutninger træffes i ledergruppen, idet dog beslutninger omkring de grundlæggende forhold (f.eks. ændringer i miljøpolitikken, organisatoriske ændringer o.l.) skal godkendes af bestyrelsen / den politiske ledelse.

Som tidligere nævnt skal Ledelsens Gennemgang foretages uanset om miljøledelsessystemet er certificerbart eller der ”bare” er tale om et husmandssystem.

Vandforsyning uden fastansatte

I en vandforsyning uden fastansatte vil ledelsens gennemgang typisk finde sted i forbindelse med et bestyrelsesmøde – måske som det eneste punkt på dagsordenen.

Den person, som har gennemført periodens miljørevision(er) – det kan være en ekstern konsulent, en af bestyrelsen udpeget person eller en person valgt på vandforsyningens generalforsamling – udarbejder en sammenfatning af de miljørevisionsmæssige forhold, og den som bestyrelsen har udpeget til miljøansvarlig (ofte bestyrelsesformanden selv) udarbejder de øvrige rapporter.

Vandforsyning med få ansatte

I en vandforsyning med 1 – 2 fastansatte, vil den driftsansvarlige (driftslederen) sædvanligvis også udfylde funktionen som miljøansvarlig. Da den pågældende ikke samtidig kan fungere som miljørevisor, vil forholdene her være som i vandforsyningen uden fastansatte – dvs. enten en ekstern miljørevisor, eller en person udpeget af bestyrelsen eller generalforsamlingen.

Ledelsens gennemgang vil så typisk finde sted på et møde mellem bestyrelsesformanden, driftslederen og miljørevisoren. På dette møde træffes de væsentlige afgørelser, og det afgøres hvilke beslutninger, der skal godkendes af bestyrelsen . Er hele bestyrelsen til stede, kan alle beslutninger naturligvis træffes med det samme.

Eksempler på hvorledes en procedure for ledelsens gennemgang kan udformes i en vandforsyning, er vist i bilag K

Boks 7.1 – Bilag K Bilag K indeholder forskellige eksempler på procedurer udført af de vandforsyninger, der deltog i pilotprojektet. Blandt disse procedurer er bl.a. en procedure for Ledelsens Gennemgang.

7.5 Checkspørgsmål til kapitlet

• Er der beskrevet en procedure for Ledelsens Gennemgang?
• Foreligger der en (evt. foreløbig) dagsorden for det ledelsesmøde, hvor Ledelsens Gennemgang skal foretages?
• Ligger det fast hvilken information, der skal være til rådighed for Ledelsens Gennemgang og hvor lang tid i forvejen den skal foreligge?
• Ligger det fast hvilke i aktiviteter, den ønskede information skal produceres og er disse aktiviteter fastlagt mht. tid og personale?
• Er der tænkt på, at (om) konklusionerne fra Ledelsens Gennemgang skal offentliggøres og/eller stilles til rådighed for personalet?

Litteraturliste

I denne håndbog er der mange steder henvist til forskellig litteratur.

Nedenstående indeholder en oversigt både over de henvisninger, der er foretaget i håndbogen og over anden litteratur som omhandler emner, der er relevante for vandforsyninger, der overvejer at indføre miljøledelse eller er i færd med det.

For oversigtens skyld er listen inddelt i følgende hovedområder:

Grundvandsindvinding

Forureningskilder, kortlægning, arealanvendelse, indvindingsforhold

Drift og distribution

Drifts- og distributionsforhold (herunder hygiejne) på vandforsyninger

Standarder

Miljøstandarderne EMAS og ISO 14.001

Lovstof

Love og bekendtgørelser

Baggrund

Forskelligt baggrundsstof

Projektforhold

Om at indføre gennemføre et miljøledelsesprojekt i en virksomhed

Det kan ikke undgås, at mange af de titler, der er medtaget, overlapper indenfor de nævnte hovedområder. Forfatterne har derfor selv skønnet, hvor det var mest relevant at placere den enkelte titel.

Listen er på ingen måde komplet. Der er i de seneste år udkommet utrolig megen litteratur, om de emner vi beskæftiger os med, og det har ikke været formålet at gennemføre en fuldstændig litteratursøgning på området.

Tilsvarende udkommer der løbende nye udgivelser fra mange sider, og interesserede opfordres til at holde sig ajour med, hvad der udgives fra de forskellige sider – hvilket lettes meget af, at mange af udgivelserne kan downloades fra Internettet. Kik f.eks. ind på følgende hjemmesider:

Miljøstyrelsen www.mst.dk
Dansk Vand og Spildevandsforening, DANVA www.danva.dk
Foreningen af Vandværker i Danmark, FVD www.fvd.dk
Amtsrådsforeningen www.arf.dk Kommunernes Landsforening www.kl.dk

Grundvands indvinding

Forureningskilder, kortlægning, arealanvendelse, indvindingsforhold

Vandforsyning og landbrug – materiale fra en temadag 21.5.1996 Udgivet af Danske Vandværkers Forening / DANVA

Vejledning fra Miljøstyrelsen nr. 8 / 2000 Kortlægning af forurenede arealer

Vejledning fra Miljøstyrelsen nr. 7 / 2000

Rådgivning af beboere i lettere forurenede områder

Vejledning fra miljøstyrelsen nr. 3 / 2000

Zonering – detailkortlægning af arealer til beskyttelse af grundvandsressourcen

Vejledning fra Miljøstyrelsen nr. 2 / 1997 Boringskontrol på vandværker.

Vejledning fra Miljøstyrelsen nr. 4 / 1995

Udpegning af områder med særlige drikkevandsinteresser

Orientering fra Miljøstyrelsen nr. 13 / 2001 Punktkilder 2000

Miljøstyrelsens årlige rapport over overvågning af punktkilder.

Redegørelse fra Miljøstyrelsen 5 / 2000. Depotredegørelse på affaldsdepotområdet 1999

Samarbejde om offentlig skovrejsning Skov- og Naturstyrelsen 2000

Drift og distribution

Drifts- og distributionsforhold (herunder hygiejne) på vandforsyninger

Vejledning nr. 21 / 2001 fra Danske Vandværkers Forening / DANVA Forbruger information om drikkevand

Vejledning nr. 4 / 1999 fra Danske Vandværkers Forening / DANVA Rensning og desinfektion af vandforsyningsanlæg

Vejledning nr.7 / 1993 fra Danske Vandværkers Forening / DANVA Beredskabsplaner i relation til pludselige, forureningsbetingede kildepladslukninger

Vejledning nr. 4 / 2001 fra Miljøstyrelsen Indberetning af drikkevandsdata

Vejledning nr. 3 / 1990 fra Miljøstyrelsen Vandkvalitet og tilsyn med vandforsyningsanlæg

Miljøstandarderne EMAS og ISO 14.001

EMAS

Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 761/2001 af 19. marts 2001 om organisationers frivillige deltagelse i en fællesskabsordning for miljøledelse og miljørevision (EMAS)

DS/EN ISO 14.001

Krav til et certificerbart miljøstyringssystem

Lovstof

Love og bekendtgørelser

Lov om vandforsyning med bekendtgørelser
Lovbekendtgørelse nr. 130 af 26. februar 1999

Bekendtgørelse af vandkvalitet.
Bekendtgørelse nr. 871 af 21. september 2001 om vandkvalitet og tilsyn med vandforsyningsanlæg
Bekendtgørelse om udførelse og sløjfning af boringer og brønde på land Bekendtgørelse nr. 672 af 26. juli 2002

Projektforhold

Om at indføre gennemføre et miljøledelsesprojekt i en virksomhed

Vejledning nr. 20 fra Danske Vandværkers Forening / DANVA
Vandforsyningssamarbejde (medudgiver KL og FVD – FVD standard nr. 173).

Vejledning nr. 18 / 1999 fra Danske Vandværkers Forening / DANVA (medudgiver FVD - FVD standard nr. 47).
Grønne Regnskaber i vandforsyningen

Miljønyt nr. 16 / 1997 fra Miljøstyrelsen
Medarbejderdeltagelse i forebyggende miljøarbejde

Miljønyt nr. 15 / 1997 fra Miljøstyrelsen
Håndbog om miljø og medarbejderinddragelse

Kom godt i gang – Virksomheders erfaring med miljøledelse Miljøstyrelsen 1996

Baggrund

Forskelligt baggrundsstof

Betænkning fra Miljøstyrelsen nr. 1 / 1998
Drikkevandsudvalgets betænkning

Grundvandet som drikkevandsressource. Beskrivelse af grundvand, vandindvinding, vandforsyning og grundvandsforurening. Udgivet af Amtsrådsforeningen 3 / 2002.

Ordforklaringer

Det at indføre miljøledelse i en virksomhed, eller bare at læse litteratur eller lærebøger om miljøledelse betyder, at læseren skal sætte sig ind i en ny terminologi og et andet sprogbrug end det, han eller hun kender til fra sin arbejdsplads.

I denne håndbog har vi af gode grunde ikke kunnet undgå at bruge de termer, der er almindeligt anvendt indenfor miljøledelse – og det er ikke en terminologi, som en medarbejder i en vandforsyning kan forventes at have kendskab til på forhånd.

Vi har derfor i dette afsnit givet en forklaring på de mest anvendte ord og begreber indenfor miljøledelse – samt på andre ord, som vi har anvendt i håndbogen, og som læseren måske ikke kender på forhånd.

Læserne af denne håndbog vil formentlig primært findes indenfor vandforsyning, og de mere vandforsyningsmæssige ord og begreber er derfor ikke forklaret her.

105 Ord	Forklaring
Afvigelse	I et miljøledelsessystem er en afvigelse et udtryk for ”noget” som afviger fra de normer som lagt ind i miljøledelsessystemet. Der kan f.eks. være tale om dårlig vandkvalitet (overskridelse af grænseværdier for uønskede stoffer), forurening efter et uheld i distributionsnettet e.l. Afvigelser skal rapporteres til ledelsen, der herefter skal tage affære med afhjælpende og/eller forebyggende handlinger.
Afhjælpende handling	En handling, der afhjælper konsekvenserne af en given afvigelse. Vandforsyningen bør altid overveje om der ikke i denne forbindelse skal gennemføres en forebyggende handling.
Afvigende hændelse	En anden betegnelse for en afvigelse – her især knyttet til hændelser fra risikopåvirkningerne.
Audit	Se miljørevision
Certificerbart	Det at et miljøledelsessystem er udbygget således, at det opfylder en given miljøstandard, og derfor kan certificeres.
Certificering	En officiel bekræftelse på at vandforsyningens miljøledelsessystem opfylder en given miljøstandard. Bekræftelsen udstedes af et certificerende organ efter en tilbundsgående inspektion og revision af vandforsyningen og dens miljøledelsessystem.
Certificerende organ	En virksomhed, der af Erhvervsministeriet er godkendt til at foretage certificering efter en eller flere (miljø)standarder.
Driftsfase	En betegnelse for en del af miljøledelsessystemets drift. Der tales om den egentlige drift (fase D), miljørevision (fase E), Ledelsens Gennemgang (fase F) og certificering (fase G).
Dokument	Et dokument er en enkel del af (den mindste enhed i) miljøledelsessystemet. Det kan f.eks. være en procedure eller en instruks i miljøhåndbogen. Det kan også være en nedskreven aflæsning af en måler, eller en rapport fra en miljørevision.
Dokumentstandard	Hermed menes nogle faste retningslinier som vandforsyningens ledelse fastlægger, for hvorledes noget i miljøledelsessystemet skal gennemføres. Mest anvendt for at sikre ensartet udseende og dataindhold i miljøhåndbogens dokumenter især procedurer og instrukser. Skal ikke forveksels med miljøstandard, der ofte blot benævnes ”standard”.
Dokumentstyring	Det at sikre, at miljøhåndbogens indhold altid er opdateret, og at alle kopier indeholder de seneste opdateringer. Disse bør opbygges på en ensartet måde, ligesom der er visse krav til de oplysninger, der skal være indeholdt i de seneste udgaver af miljøhåndbogens enkelte dokumenter. Hvorledes dokumentstyringen finder sted, bliver normalt fastlagt i en procedure, der indgår i miljøhåndbogen. Er især påkrævet i større vandforsyninger, især hvis miljøhåndbogen er skrevet på papir. Se også dokumentstandard.
EMAS	Se miljøstandard
Fase	En afgrænset del af vandforsyningens miljøarbejde. Består af tre udviklingsfaser (A, B og C) og af 4 driftsfaser (D, E, F og G).
Forebyggende handling	En handling der, udover måske at afhjælpe konsekvensen af en given hændelse, også forebygger mod fremtidige lignende hændelser.
Grønt regnskab	En enkel og letlæselig beretning om vandforsyningens miljøforhold. Udgives normalt én gang om året, og forudsætter ikke i sig selv at vandforsyningen har indført miljøledelse. Se også miljøredegørelse.
106 Hovedproces	Se proces
Husmandssystem	Et miljøledelsessystem, der har som sit primære formål at tage hånd om vandforsyningens væsentligste miljø- og risikoforhold – uden derfor at være certificerbart.
Implementering	At implementere betyder at gøre klar til brug – her altså at vandforsyningen efter en nøje planlægning, gør miljøledelsessystemet klar til drift.
Implementeringsgrundlag	I denne håndbog betegnelse for det materiale, der tilsammen danner grundlaget for at kunne igangsætte fase C (implementering) af vandforsyningens miljøledelsesprojekt.
Indledende miljøgennemgang	Dette betegner indholdet af fase A i vandforsyningens miljøledelsesprojekt. Den indledende miljøgennemgang giver vandforsyningens ledelse en status (et øjebliksbillede) af den miljømæssige tilstand i vandforsyningen indenfor den afgræsning, der er valgt for projektet.
Interessent	Kaldes også for interessepartner. Betegnelse for organisationer, grupper af personer og enkeltpersoner, som har en væsentlig interesse i vandforsyningens drift og virke og/eller kan udøve indflydelse på vandforsyningen og dens drift.
Instruks	En del af miljøhåndbogens indhold. En instruks er en detaljeret arbejdsinstruktion for et stykke arbejde, der skal udføres iht. miljøhåndbogen.
ISO 14.001	Se miljøstandard
Ledelsens Gennemgang	Dette er en jævnligt (evt. årligt) tilbagevendende ledelsesaktivitet, hvor ledelsen gennemgår miljøledelsessystemets funktion og hensigtsmæssighed. Afhængig af resultatet kan gennemgangen bevirke ændringer i miljøhåndbog, miljøhandlingsplan og sågar i vandforsyningens miljøpolitik.
Ledelsens Repræsentant	Et begreb som miljøstandarderne arbejder med. Det er den person i vandforsyningens ledelse, der har miljøledelse som sit særlige (ledelsesmæssige) ansvar. Hvor dette (i større organisationer) er et fuldtids job, kaldes vedkommende for miljøchef.
Ledelsens Repræsentant	Et begreb som miljøstandarderne arbejder med. Det er den person i vandforsyningens ledelse, der har miljøledelse som sit særlige (ledelsesmæssige) ansvar. Hvor dette (i større organisationer) er et fuldtids job, kaldes vedkommende for miljøchef.
Miljø-arbejde	Vandforsyningens løbende arbejde iht. sit miljøledelsessystem. Består dels i at gennemføre miljøhandlingsplanen, dels i at udføre de procedurer og instrukser, der fremgår af miljøhåndbogen.
audit	Se miljørevision
belastning	Et andet ord for miljøpåvirkning. Kan dog også anvendes for virkningen af flere miljøpåvirkninger.
chef	En ledelsespost i vandforsyningen hvor den pågældende leder har miljøledelse som sit altovervejende ledelsesområde.
datarapport	Resultatet af fase A i vandforsyningens miljøledelsesprojekt, der udgør grundlaget (planlægningsgrundlaget) for den efterfølgende fase B (planlægningsfasen).
handlingsplan	En plan, der indeholder de aktiviteter og projekter, som vandforsyningen iværksætter for at holde styr på sine miljø- og risikoforhold og for at leve op til sine miljømålsætninger og miljøpolitik.
håndbog	Miljøhåndbogen er den formelle dokumentation for vandforsyningens miljøledelsessystem. Den indeholder bl.a. procedurer og instrukser for de arbejdsopgaver, som er omfattet af miljøledelsessystemet.
informations-system	Et mere eller mindre formaliseret sæt af arbejdsopgaver, der sikrer at vandforsyningens interessenter bliver holdt ajour med hensyn til miljø- og risikoforhold indenfor vandforsyningen. Ligeledes skal der drages omsorg for at vandforsyningen også modtager information f.eks. i forbindelse med nye love, bekendtgørelser og regulativer.
ledelse	En betegnelse for, at en virksomhed (vandforsyningen) ser det som en del af sine ledelsesmæssige opgaver at være opmærksom på og tage hånd om miljø- og risikoforhold. Miljøledelse kan udøves på mange niveauer og med forskellige ambitionsniveauer. Se også miljøledelsessystem og husmandssystem.
ledelsesprojekt	Et projekt hvormed vandforsyningen indfører miljøledelse. Består typisk af de tre første af faserne (A, B og C) beskrevet i denne håndbog.
ledelsessystem	Et samling retningslinier, der tilsammen sætter vandforsyningen i stand til at udøve miljøledelse. Disse retningslinier samles i en miljøhåndbog.
målsætning	Vandforsyningens udtrykte mål for sit miljøarbejde. Målene kan fastsættes for flere forskellige af vandforsyningens miljøforhold, og skal som udgangspunkt være kvantificerbare (målbare) og have en dato for målopfyldelse hæftet på sig.
organisation	En betegnelse for de ressourcer (personer) som vandforsyningens ledelse sætter til rådighed for miljøarbejdet, for deres tilhørsforhold i organisationen, og for deres kompetence- og ansvarsforhold i øvrigt.
politik	Vandforsyningens erklærede holdning overfor dens miljø- og risikoforhold set i relation til dens virke (mål og mission) i det omkring værende samfund. Miljøpolitikken kan ligeledes indeholde forhold omkring de overordnede miljømæssige mål.
påvirkning	Den påvirkning som vandforsyningen påfører det ydre (og indre) miljø i kraft af sine aktiviteter omkring vandleverance. Omfatter også vandforsyningens forbrug af vigtige (natur)ressourcer.
redegørelse	En beretning om vandforsyningens miljø- og risikoforhold, som udsendes hvert år – svarende til den årlige beretning i forbindelse med årsregnskabet. Miljøstandarderne opstiller nøje retningslinier for struktur og indhold af en miljøredegørelse, men hvis miljøledelsessystemet ikke skal være certificerbart, kan man i mange tilfælde klare sig med et grønt regnskab.
revision	En systematisk og objektiv gennemgang og vurdering af vandforsyningens miljøledelsessystem og miljøforhold i øvrigt (eller dele heraf). Udføres af en miljørevisor iht. en miljørevisionsplan.
revisionsplan	En plan for en eller flere miljørevisioner, der tilsammen giver et komplet billede af vandforsyningens miljøledelsessystem og dens miljøforhold.
revisor	En person, der gennemfører en miljørevision. Pågældende skal være kvalificeret til opgaven og helst have gennemgået et kursus i miljørevision.
standarder	Et sæt af retningslinier, regler og formalia som et miljøledelsessystem skal opfylde (leve op til) for at kunne kalde sig certificerbart. De aktuelle standarder er EMAS (EU kommissionens forordning omkring miljøledelse) og ISO 14.001 (fastlagt af International Standardisation Organisation). Opfylder miljøledelsessystemet en af disse standarder, kan det kaldes for certificerbart. Se også certificering.
styring	Se miljøledelse
Pilotprojekt	Grundlaget for denne håndbog er det miljøledelsesprojekt, som blev gennemført i perioden marts 2001 – marts 2002 med de 6 vandforsyninger, nævnt i forordet, som deltagere. I håndbogen er dette projekt blevet refereret til mange gange under betegnelsen ”pilotprojektet”.
Prioritering	En betegnelse for det, at vandforsyningen udvælger de miljø- og risikopåvirkninger som den selv anser for de væsentligste (værste) og som den derfor agter at gøre noget ved først.
Proces	En (klart afgrænset) del af vandforsyningen, hvortil der kan henføres konkrete miljø- og risikopåvirkninger. Der kan være tale om fysiske processer som f.eks. filterskylning og beluftning, der kan også være tale om mere ”luftige” processer som ”indvinding af vand fra kildeområde xx” og ”distribution af vand i trykzone 2”. En proces kan underinddeles i underprocesser. Vandforsyningen vil altid bestå af tre hovedprocesser (vandindvinding, -behandling og –distribution).
Procedure	En del af miljøhåndbogens indhold. En procedure beskriver i store træk en arbejdsopgave i miljøledelsessystemet, – først og fremmest hvad, der skal udføres. Om nødvendigt kan den suppleres med en instruks, der så detaljeret fortælles hvorledes den skal udføres.
Planlægningsgrundlag	En betegnelse for det materiale, der er tilrådighed som beslutningsgrundlag for vandforsyningens ledelse efter udgangen af fase A, og som således danner grundlag for arbejdet i fase B – se også miljødatarapport.
Risikobelastning	Et andet ord for risikopåvirkning. Kan dog også anvendes for den samlede påvirkning fra flere risikopåvirkninger.
Risikoprofil	Betegner en trappeformet kurve på et risikoskema. Alle risikopåvirkninger under risikoprofilen anses for så væsentlige at de vil indgå i vandforsyningens miljøhandlingsplan, alle over anses for mindre væsentlige. Se også prioritering.
Risikopåvirkning	Betegnelse for en risiko overfor vandet (grund-, rå- eller drikkevand) som – hvis den udløses – vil have en eller anden konsekvens for vandforsyningens drift.
Risikoskema	Et skema hvorpå alle vandforsyningens risikopåvirkninger kan plottes ind. Lodret akse betegner konsekvensen og vandret akse den sandsynlighed hvormed risikoen kommer til udløsning. Se også risikoprofil.
Scoring	Her i håndbogen betegner dette det, at man tildeler en miljø- eller risikopåvirkning en værdi afhængig af dens betydning for vandforsyningen. Denne værdi benyttes efterfølgende til at rangordne de respektive påvirkninger indbyrdes og sætte vandforsyningen i stand til at prioritere sit miljøarbejde og aktiviteterne i miljøhandlingsplanen.
Standard	Almindelig anvendt forkortelse for både dokumentstandard og for miljøstandard.
Udviklingsfase	En betegnelse for hver af de tre faser, der indgår i vandforsyningens miljøledelsesprojekt. Der er tale om den indledende miljøgennemgang (fase A), planlægningsfasen (fase B) og implementeringsfasen (fase C).

Bilag

Bilag A - Miljø- og Risikoforhold

Dette bilag indeholder en oversigt over de miljø- og risikoforhold, som er medtaget af de seks vandforsyninger, der deltog i pilotprojektet. Desuden enkelte andre, der er skønnet relevante. Der er altså tale om eksempler og hverken en prioriteret eller en udtømmende liste over miljø- og risikopåvirkninger. Listen, som er lettere redigeret for at undgå gentagelser, udgør dog et godt bud på, hvad en vandforsyning kan komme ud for af miljø- og risikoforhold i forbindelse med gennemførelse af den indledende miljøgennemgang.

Det ses, at listen domineres af risikoforhold over for grundvand og vandindvinding i indvindingsområderne, og at de øvrige miljøforhold er forholdsvis få og nogenlunde håndterbare.

Oversigten er opdelt efter vandforsyningens tre hovedprocesser:

Vandindvinding, vandbehandling og vanddistribution. Hertil kommer så den ”generelle proces”, dvs. forhold som ikke er direkte knyttet til leverancen af vand.

I skemaerne vil R betegne Risikopåvirkning og M betegne en Miljøpåvirkning

R/M betegner et forhold, der kan medføre både risiko- og miljøpåvirkning. F.eks. vil følgende påvirkning

Anlæg, reparation og vedligehold af råvandsledninger og -anlæg

Bevirker en risiko for forurening hvis arbejdet ikke udføres korrekt. Desuden affald i form af bl.a. gamle rør og evt. overskudsjord.

R/M

P/L/F

bevirke både en risiko for forurening af drikkevandet og en miljøpåvirkning i form af affald (de optagne, defekte rør samt evt. overskudsjord). I kortlægningen vil dette føre til en risikopåvirkning og to miljøpåvirkninger, der skal behandles som separate påvirkninger. Er der tale om en risikopåvirkning, vil der i kolonnen længst til højre være markeret om påvirkningen stammer fra en punkt- (P), linie- (L), eller fladekilde (F). Denne opdeling er dog kun relevant for indvindingssiden.

Yderligere oplysninger om især risikopåvirkninger kan hentes i Miljøstyrelsens vejledning nr. 2 1997 – Boringskontrol på vandværker, der dels i kapitel 3 og 4 samt bilag 1 og 2 beskriver forhold omkring indvindingsopland og punkt-, linie- og fladekilder, dels i de efterfølgende bilag giver en indgående beskrivelse af anvendelsen af pesticider, bl.a. med hensyn til anvendelsen i forskellige former for afgrøder.

Læseren får således et overblik over, både hvad man kan forvente, og hvad man skal være opmærksom på afhængig af hvilke afgrøder, der dyrkes i indvindingsoplandet, hvilket er meget væsentlige oplysninger i vandforsyningens arbejde med at kortlægge risikopåvirkninger.

Endelig skal opmærksomheden henledes på, at amtet ligger inde med oplysninger om forureningskilder, som er væsentlige i forhold til vandforsyningens kortlægningsarbejde.

Klik på billedet for at se html-version af: ‘tabellen om indvinding 1‘

Klik på billedet for at se html-version af: ‘tabel om indvinding 2‘

Klik på billedet for at se html-version af: ‘tabel om vandbehandling‘

Klik på billedet for at se html-version af: ‘tabel om distribution‘

Klik på billedet for at se html-version af: ‘tabel om generelle processer‘

Bilag B - Skemaer

Dette bilag indeholder skemaerne:

PROCESBESKRIVELSE

BRUTTOLISTE MILJØPÅ

VIRKNING

RISIKOPÅVIRKNING

inkl. vejledning i udfyldelse.

Skemaerne kan frit kopieres til eget brug.

Bilaget indeholder som afslutning en række eksempler på udfyldte skemaer fra de vandforsyninger, der deltog i pilotprojektet.

Bemærk, at alle eksemplerne er ”øjebliksbilleder” fra kortlægningen i de enkelte vandforsyninger, der kan siden være sket ændringer i beskrivelsen af de enkelte elementer.

Bemærk også enkelte steder den lidt ”kreative” anvendelse af de enkelte skemaer – det er naturligvis tilladt og helt op til den enkelte vandforsyning at tilpasse de enkelte skemaer til eget brug.

PROCESBESKRIVELSE

PROCES NR: NAVN:  

TEGNING:

PROCESBESKRIVELSE

DELPROCESSER på næste niveau:

NR	Navn	Eget skema?

MILJØ PÅVIRKNINGER fra tegningen:

Nr.	Navn

UDFYLDT AF:
_____________________________________________________________________

DATO:
_______________________________

ANSVARLIG:
_____________________________________________________________________

Forklaring til skemaet: PROCESBESKRIVELSE

Beskrivelse af blankettens felter:

1. PROCES NR og PROCES NAVN

Giv processen et nummer og et navn.

Eksempel: Proces nr.: 21000         
Proces navn: Bundfældning af  filterskyllevand

2. TEGNING:

Tegn processen – som et rektangel, og med processens miljøpåvirkninger (fx elforbrug, filterskyllevand ind (og –ud), filterslam ud, forureningsrisiko e.l.) som pile ind i eller ud fra processen. Pilene kan benævnes med nummer eller navn (se nedenfor). Er der for mange, så medtag – aht. overskueligheden – kun de vigtigste.

3 PROCESBESKRIVELSE

Beskriv processen kort i ord. Skriv også hvis den indgår i en anden proces, og – hvis den er forbundet til vandets vej gennem vandforsyningen – hvilken proces der evt. kommer før og efter.

4. DELPROCESSER på næste niveau.

Processen kan være inddelt i flere delprocesser. Disse kan evt. være indtegnet på tegningen foroven (2). Hver af dem beskrives med nummer og navn. Husk at hver af delprocesserne kan være af en sådan karakter, at de bør have sit eget skema. (skriv ”ja” i sidste felt)..

5. MILJØ- og RISIKOPÅVIRKNINGER fra tegningen

På tegningen kan påvirkningerne (dvs. pilene – både miljø- og risikopåvirkninger) være markeret med deres numre. Benyt dette felt til at benævne de væsentligste af miljø- og risikopåvirkningerne med henvisning til numrene på tegningens pile. Listen over miljøpåvirkninger til denne proces behøver således ikke at være komplet – og feltet er nærmest at betragte som et hjælpefelt.

Den udtømmende liste over processens miljøpåvirkninger findes i blanketten ”BRUTTOLISTE / MILJØ- og RISIKOPÅVIRKNINGER”

6. UDFYLDT AF / DATO

Giver sig selv.

7. ANSVARLIG

Benyt dette felt til at uddelegere arbejdet og som støtte til planlægning af dataindsamlingen.

BRUTTOLISTE

PROCES NR.
_____________________________________________________________________

NAVN:
_____________________________________________________________________

Miljø/Risiko påvirkning nr.	Væsentlig?	Kommentar	Henvisning til skema	M/R?

UDFYLDT AF:
_____________________________________________________________________

DATO:
_____________________________________________________________________

ANSVAR:
_____________________________________________________________________

Forklaring til skemaet: BRUTTOLISTE

Blanketten anvendes til en udtømmende liste over de miljø- og risikopåvirkninger, som er knyttet til en proces.

Husk at en miljø/risikopåvirkning kan både være en bestemt slags affald, et ressource- eller råvareforbrug, en genepåvirkning (fx støj), eller en risikopåvirkning.

Beskrivelse af processens felter:

1 PROCESNR og PROCESNAVN

Navn og nummer på den proces, som bruttolisten vedrører. Der skal være et separat procesbeskrivelses skema for hver proces – navn og nr. tages herfra.

2. MILJØ/RISIKO PÅVIRKNING

Navnet på en miljø- eller risikopåvirkning som er knyttet til processen. Husk at en miljøpåvirkning sædvanligvis udgår fra en proces, og identificeres både ved processen, og miljøpåvirkningens recipient. Fx er filterskyllevand, der fra ét vandværk udledes til kloak, ikke samme type miljøpåvirkning, som det filterskyllevand, der fra et andet vandværk udledes til en bæk el. en å. En risikopåvirkning vil derimod sædvanligvis være illustreret med en pil ind mod processen.

3. VÆSENTLIG?

Besvares med JA eller NEJ, ud fra en overvejelse om den nævnte miljø/risiko påvirkning er væsentlig for netop denne proces.

4. KOMMENTAR

Begrund svaret i felt 3, især hvis der er tale om et NEJ. Et nej betyder, at der ikke vil blive taget yderligere hensyn til denne miljø/risikopåvirkning, og begrundelsen dokumenterer således, at vandforsyningen rent faktisk har overvejet og taget stilling til denne påvirkning.

5. HENVISNING

Hvis der er påvirkningen anses for væsentlig (felt 3 besvaret med JA), skal der udfyldes et ”MILJØ- OG RISIKOPÅVIRKNINGSSKEMA” for denne miljøpåvirkning. Miljø/Risiko påvirkningerne kan evt. gives et fortløbende nummer inden for den proces de vedrører – men det vil ofte være en fordel at ens miljø- og risikopåvirkninger gives det samme nummer. Fx kan elforbrug gives nummeret 50 i alle processer hvor der forbruges el, hvilket vil lette både overskueligheden og den efterfølgende konsolidering af elforbruget.

6. M/R?

Udfyldes med et R for Risikopåvirkning og med M for miljøpåvirkning.

7. UDFYLDT AF / DATO

Giver sig selv.

8. ANSVARLIG

Benyt dette felt til at uddelegere arbejdet og som støtte til planlægning af dataindsamlingen.

MILJØPÅVIRKNING

Påvirkning. NR:

NAVN:

VEDRØRER

PROCES NR.:
_____________________________________________________________________

NAVN
_____________________________________________________________________

KATEGORI (sæt kryds)

Varme		Alm. affald		Filterskyllevand		Arbejdsmiljø
Luftafkast		Kemisk affald		Brugsvand
El		Filterslam		Spildevand
Råvarer og hjælpestoffer		Filter-materialer		Gener

RECIPIENT:
_____________________________________________________________________

BESKRIVELSE:

TOTAL MÆNGDE PR ÅR:
_____________________________________________________________________

ENHED:
_____________________________________________________________________

DATA KILDE:
_____________________________________________________________________

SÆRLIGE FORHOLD:

UDFYLDT AF:
____________________________________________________________

DATO:
____________________________________________________________

ANSVARLIG:
____________________________________________________________

Forklaring til skemaet: MILJØPÅVIRKNING

Blanketten anvendes til en beskrivelse af en given miljøpåvirkning, hvad enten der er tale om et forbrug (af el, vand, materialer, råvarer mv.) eller en ”produktion”, dvs. affald, spildevand, støj mv. Bemærk at en risikopåvirkning, der jo også er en "påvirkning" med relation til en given proces, har sit eget skema.

Beskrivelse af blankettens felter.

1. Påvirkning NR og NAVN

Nr. og navn på denne miljøpåvirkning. Bemærk at nummeret skal være entydigt indenfor den proces påvirkningen vedrører.

2. PROCESNR. og PROCES NAVN

Navn og nummer på den proces, som miljøpåvirkningen vedrører.

3. KATEGORI

Sæt et kryds ud for den kategori som påvirkningen tilhører. Listen er ikke nødvendigvis udtømmende – der er derfor sat plads af til nogle flere kategorier.

4. RECIPIENT

Hvem / hvad ”modtager” denne miljøpåvirkning? Det kan være et kommunalt renseanlæg (for spildevand), den nærliggende bæk (for filterskyllevand), luften (CO₂, SO₂ fra kraftværket) e.l.

5. BESKRIVELSE

En klar beskrivelse af miljøpåvirkningen – herunder hvor den ”ender” (dens recipient). Bemærk at fx en given type affald (en affaldsstrøm) kan være udtryk for flere forskellige miljøpåvirkninger – afhængig af hvilken recipient, den udledes til. Hvis fx filterskyllevand fra et vandværk ledes til kloak, og fra et andet vandværk ledes til den nærliggende bæk, så er der tale om 2 forskellige typer miljøpåvirkninger (men under samme kategori).

6. TOTAL MÆNGDE PR ÅR og ENHED

Giver næsten sig selv. Husk at opgørelserne så vidt muligt skal være for samme periode – helst år 2000. Hvis perioden afviger, så gør rede for det nedenfor. Foretag om nødvendigt en periodisering. Endvidere skal alle mængder være i kg. Hvis grunddata er opgivet fx i antal sække, skal der ske en omregning ud fra et kvalificeret skøn – helst en vejning af nogle sække. Såfremt omregning finder sted, skal denne dokumenteres – se nedenfor. Omkring energi: For el’s vedkommende er det som regel omgang tilstrækkeligt at bruge kWh som enhed. Såfremt, der i væsentligt omfang anvendes andre energiformer (olie, gas), skal der ske en omregning til den mængde SO₂, CO₂, og NOx som de enkelte energiformer giver anledning til. Årsagen er, at dette er et udtryk for den reelle miljøbelastning – og derfor de forhold som de enkelte energiforbrug skal vurderes efter indbyrdes.

6. DATA KILDE.

7. SÆRLIGE FORHOLD

Brug feltet til forklaring af alt hvad der forekommer væsentligt, og som ikke umiddelbart kan rummes i de andre felter. Fx omregninger, foretagne skøn og deres begrundelse, afvigende opgørelsesperiode, evt. periodisering.

8. UDFYLDT AF / DATO

Giver sig selv.

9. ANSVARLIG

Benyt dette felt til at uddelegere arbejdet og som støtte til planlægning af dataindsamlingen.

RISIKOPÅVIRKNING

Påvirkning . NR:

NAVN:

VEDRØRER

PROCES NR.:
____________________________________________________________

NAVN
____________________________________________________________

BESKRIVELSE AF RISIKOEN:

BESKRIVELSE AF MULIGE KONSEKVENSER:

BESKRIVELSE AF EVT. MANGLENDE OPLYSNINGER:

UDFYLDT AF:
____________________________________________________________

DATO:
__________________________________

ANSVAR:
____________________________________________________________

Forklaring til skemaet: RISIKOPÅVIRKNINGER

Anvend denne blanket til at beskrive de relevante risikopåvirkninger, der forekommer for en given proces – både de ”håndgribelige”, som personuheld, fejlhåndtering etc. og de mere ”uhåndgribelige” som grundvandstrusler mod et indvindingsområde.

Beskrivelse af blankettens felter:

1. PÅVIRKNING NR og NAVN

Nr. og navn på denne risikopåvirkning. Bemærk at nummeret skal være entydigt indenfor den proces påvirkningen vedrører.

2. VEDRØRER PROCES NR. og NAVN

Skriv nummeret (evt. også navn) på den proces som denne risikopåvirkning vedrører.

3. BESKRIVELSE AF RISIKOEN

Beskriv så udførligt som muligt hvilken risiko det drejer sig om og hvorledes den manifesterer sig overfor den proces som den vedrører. Hvis det er relevant (fx når talen er om uheld), henvis til statistikker o.l. Risikoen for fx grundvandsforurening kan manifestere sig i form af overgødskning i indvindingsområdet, eller anvendelse af sprøjtemidler i en nærliggende frugtplantage (hver for sig udgør de en risikopåvirkning). Er der tale om et særligt sårbart område, er risikoen større end hvis området ikke er sårbart. Sårbarheden skal altså med i beskrivelsen.

4. BESKRIVELSE AF MULIGE KONSEKVENSER

Beskriv så udførligt som muligt konsekvenserne der kan komme på tale, hvis den hændelse som der er en direkte risiko for, indtræffer. Risikoen kan fx være grundvandsforurening med BAM – konsekvenserne kan være lukning af boring og eller kildeplads. Er der tale om værkets eneste kildeplads er konsekvenserne naturligvis ekstra store.

5. BESKRIVELSE AF EVT. MANGLENDE OPLYSNINGER

Netop ved risikopåvirkninger, er det vigtigt at der indsamles flest mulige oplysninger om risiko og konsekvenser for herved senere at kunne vurdere og rangordne (prioritere) påvirkningerne indbyrdes. Anvend feltet til at holde styr på status på indsamling af de nødvendige oplysninger – tilføj evt. initialer på den der skaffer de enkelte oplysninger.

6. UDFYLDT AF / DATO

Giver sig selv.

7. ANSVARLIG

Benyt dette felt til at uddelegere arbejdet og som støtte til planlægning af dataindsamlingen.

PROCESBESKRIVELSE

PROCES NR: 1000 NAVN: Indvinding
TEGNING:

PROCESBESKRIVELSE: Grundvandsdannelse i indvindingsoplandet

Oppumpning fra boringer på kildepladsen

Transport af råvand

Der findes 10 boringer på kildepladsen

Der indvindes fra 9 i alt: 1.308.347 m³

DELPROCESSER på næste niveau:

NR	Navn
	Indvindingsopland med 10 boringer

 
MILJØ PÅVIRKNINGER fra tegningen:

NR	Navn
1	El-forbrug
2	Forureninger
3	Anden risiko

UDFYLDT AF:
____________________________________HS______________________

DATO:
________30.03.01______________ 
 

ANSVARLIG:
____________Henning Saabøll____________________________________

BRUTTO LISTE
MILJØPÅVIRKNINGER

PROCES NR. 1000   NAVN: Indvinding

Miljøpåvirkning	Væsentlig?	Kommentar	Henvisning Skema nr.
El-forbrug	Ja	Bruges til pumpedrift, lys m.v.	1
Råvandsop-pumpning	Nej	1.315.015 m³
Fladekilder	Ja	Landbrug, gartneri, plantager	3
Punktkilder	Ja	Industrivirksomheder, tankanlæg, affaldsdepoter, losse-	2
		pladser, grusgrave, depoter, kloakanlæg
Andre aktiviteter	Ja	Transportuheld, anlægsarbejder, nedsivning af spildevand,	2
		udbringning af spildevandsslam, vejsalt, oplæg af farlige
		stoffer.
Vandindvinding	Nej	Overudnyttelse af reservoirer

UDFYLDT AF: ______________HS_______________________________

DATO: _____________11.04.01___________

ANSVAR: _______Henning Saabøll________________________________

MILJØPÅVIRKNING

NR: 1 NAVN: Indvinding

VEDRØRER PROCESS NR. 1000

KATEGORI (sæt kryds)

RECIPIENT:

Varme		Alm. affald		Filter-skyllevand		Anden risiko
Luftafkast		Kemisk affald		Brugsvand		Ledningstab
El	X	Filterslam		Spildevand
Råvarer og hjælpestoffer		Filtermaterialer		Gener

BESKRIVELSE:

El-forbrug til råvandspumper

TOTAL MÆNGDE PR ÅR: 316.781

ENHED: kWh

DATA KILDE: ____________Opgørelse fra 3 el-målere________________

SÆRLIGE FORHOLD:

UDFYLDT AF: _____HS______

DATO: ____06.04.01________

ANSVARLIG: _______Henning Saabøll_______

MILJØPÅVIRKNING

NR: 2 NAVN: Indvinding

VEDRØRER PROCESS NR. 1000

KATEGORI (sæt kryds)

RECIPIENT:

Varme		Alm. affald		Filter-skyllevand		Anden risiko
Luftafkast		Kemisk affald		Brugsvand		Ledningstab
El		Filterslam		Spildevand
Råvarer og hjælpe-stoffer		Filter-materialer		Gener		Forurening	X

BESKRIVELSE:

Boring 2 er forurenet med trichlorethylen op til et indhold på ca. 8 µg/l.

Boringen udnyttes derfor i øjeblikket kun som afværgeboring, og der pumpes årligt ca. 45.000 m³, der ledes til en mindre sø.

Boring 1 er svagt forurenet med trichlorethylen med et indhold på ca. 0,06 µg/l.

TOTAL MÆNGDE PR ÅR: _______45.000________

ENHED: ______m³______

DATA KILDE: _________Opgørelse fra SRO-anlæg___________

SÆRLIGE FORHOLD:

Kilden til forureningen er nu lokaliseret, og der opstartes medio 2001 en egentlig afværgepumpning/beluftning, så nær kilden som overhovedet muligt. Herved er det en forventning, at forureningen i boring 1 og 2 kan reduceres, og især at forureningen ikke breder sig til andre boringer.

UDFYLDT AF: __________HS__________

DATO: ________05.04.01__________

ANSVARLIG: _________Henning Saabøll________

MILJØPÅVIRKNING

NR: 3 NAVN: Indvinding

VEDRØRER PROCESS NR. 1000

KATEGORI (sæt kryds)

RECIPIENT:

Varme		Alm. affald		Filter-skyllevand		Anden risiko	X
Luftafkast		Kemisk affald		Brugsvand		Ledningstab
El		Filterslam		Spildevand
Råvarer og hjælpestoffer		Filtermaterialer		Gener		Forurening

BESKRIVELSE:

Alle tidligere virksomheder i indvindingsoplandet, der evt. kan have været forurenende, er nu lokaliseret og registreret. Der er risiko for forurening fra en del af disse lokaliteter, men det er ikke muligt at præcisere omfanget nærmere

På en tidligere tankstation er der dog opdaget en kraftig benzinforurening. Der er iværksat en oppumpning/ beluftning fra adskillige moniteringsboringer.

Mængder er ikke muligt at opgøre.

TOTAL MÆNGDE PR ÅR: ________________ 

ENHED: __________________

DATA KILDE: ____________________

SÆRLIGE FORHOLD:

Store dele af indvindingsoplandet ligger indenfor gammelt byområde med mange nuværende og tidligere virksomheder, der evt. kan forurene grundvandet.

Der er også en risiko fra fladekilder som landbrug, gartneri og plantager. Kommunen er p.t. ved at lokalisere og kvantificere de pesticidmængder, der er anvendt i området.

UDFYLDT AF: ________HS_________

DATO: ________05.04.01__________

ANSVARLIG: __________Henning Saabøll__________

PROCESBESKRIVELSE

PROCES NR: 14000

NAVN: Vandbehandling på Hovedværket

TEGNING:

PROCESBESKRIVELSE:

Vandbehandling på Hovedværket: Vandbehandlingsanlægget består af to identiske halvdele, hvor råvandet iltes ved bundbeluftning med airomater og derefter filtreres i 12 filtre med antracit og kvarts. Fra filtrene ledes vandet videre til tre indbyrdes forbundne rentvandsbeholdere og herfra til en overdækket pumpebrønd. Vandbehandlingen resulterer i en god drikkevandskvalitet. Der ses imidlertid små overskridelser af de vejledende værdier for natrium og sulfat som følge af råvandskvaliteten. Koncentrationerne ligger dog langt under de højst tilladelige værdier. Ammoniumkoncentrationen overstiger ligeledes den vejledende værdi. Den bakteriologiske vandkvalitet er god. Udpumpning: Drikkevandet udpumpes fra pumpebrønden ved hjælp af to rentvandspumper med fast omdrejningstal. Vandet ledes til distribution i zone 1, der reguleres fra højdebeholderne i Bolbro og Sanderum Filterskylning: Dele af filterskyllevandet ledes direkte til kloak inkl. okkerslam. Den resterende del af filterskyllevandet ledes til et nyt bundfældningsbassin, hvor okkerslammet bundfældes. Det bundfældede okkerslam køres på deponi på Odense Nord Miljøcenter, medens det resterende filterskyllevand ledes til recipient.

DELPROCESSER på næste niveau:

MILJØ PÅVIRKNINGER fra tegningen:

NR	Navn
1	Elforbrug
2	Råvand
3	Okkerslam til deponi
4	Filterskyllevand med okkerslam til kloak
5	Filterskyllevand (ekskl. okkerslam) til recipient

UDFYLDT AF: ______Allan Bruus__________

DATO: _______11/4 2001_______

ANSVARLIG:
____________________________________________________________

PROCES NR.: 30000

NAVN: Distribution

TEGNING:

PROCESBESKRIVELSE:

I/S Odder Vandværk leverer vand til ca. 5.000 husstande, hvoraf ca. 4.400 husstande er interessenter i vandværket. Vandet leveres gennem et ca. 175 km langt net. På nettet er der desuden to højdebeholdere. Beholderen på Solbrinken rummer 1.500 m3 og beholderen på Frederikshaldvej rummer 600 m3. På udsatte lokaliteter pumpes vandet via fire trykstationer til højereliggende forbrugere.

DELPROCESSER PÅ NÆSTE NIVEAU:

MILJØPÅVIRKNINGER:

UDFYLDT AF: Karin Larsen

ANSVARLIG: Karin Larsen

DATO: 29.03.01

PROCESBESKRIVELSE

PROCES NR.: 31000

NAVN: Ledningsnet

TEGNING:

PROCESBESKRIVELSE:

I/S Odder Vandværks ledningsnet er i alt ca. 175 km langt. Nettet er udført i varierende materialetyper i varierende alder. Den overvejende del af ledningsnettet er dog udført i plastmateriale. Vandværket er ansvarlig for ledningsnettet frem til skel ved den enkelte parcel. I 2000 var der et spild på nettet på 6,4% af den udpumpede vandmængde, svarende til ca. 61.000 m3 vand. Spildet er et samlet spild på hoved,- forsynings,- stik- og jordledninger.

DELPROCESSER PÅ NÆSTE NIVEAU:

Nummer	Navn

MILJØPÅVIRKNINGER:

UDFYLDT AF: Karin Larsen

ANSVARLIG: Karin Larsen

DATO: 04.04.01

PROCESBESKRIVELSE

PROCES NR.: 32000

NAVN: Højdebeholdere

TEGNING: 

PROCESBESKRIVELSE:

I/S Odder Vandværk har to højdebeholdere på ledningsnettet. Derudover er der på hvert vandværk en rentvandsbeholder. Højdebeholderen på Solbrinken rummer ca. 1.500 m3. Niveauet i tanken bruges til styring af rentvandspumperne på værkerne. Højdebeholderen på Frederikshaldvej rummer 600 m3. Rentvandsbeholderne på de to værker rummer hver ca. 800 m3. Alle beholdere er udført som nedgravede betonbeholdere.

DELPROCESSER PÅ NÆSTE NIVEAU:

Nummer	Navn

MILJØPÅVIRKNINGER:

UDFYLDT AF: Karin Larsen

ANSVARLIG: Karin Larsen

DATO: 04.04.01

PROCESBESKRIVELSE

PROCES NR.: 33000

NAVN: Trykstationer

TEGNING:

PROCESBESKRIVELSE

I/S Odder Vandværk har i alt fire trykstationer, to VLT-styrede pumper og to hydroforbeholdere. De fire trykstationer benævnes Fillerup, Solbrinken, Frederikshaldvej og Tvenstrup. Trykstationerne Frederikshaldvej og Tvenstrup er VLT-styrede og Fillerup og Solbrinken er beholderstyrede.

DELPROCESSER PÅ NÆSTE NIVEAU:

Nummer	Navn

MILJØPÅVIRKNINGER:

UDFYLDT AF: Karin Larsen

ANSVARLIG: Karin Larsen

DATO: 04.04.01

PROCESBESKRIVELSE

PROCES NR.: 34000

NAVN: Husinstallationer

TEGNING:

PROCESBESKRIVELSE:

I/S Odder vandværk er ansvarlig for ledningsnettet frem til skel. D.v.s. at den enkelte interessent er ansvarlig for både jordledning og husinstallationer. Vandværket har dog altid ret til at besigtige installationerne, men har ingen indflydelse på valg af komponenter, når disse er V&A-godkendte.

DELPROCESSER PÅ NÆSTE NIVEAU:

Nummer	Navn

MILJØPÅVIRKNINGER:

UDFYLDT AF: Karin Larsen

ANSVARLIG: Karin Larsen

DATO: 29.03.01

RISIKOPÅVIRKNINGER

NR:

NAVN:

Bakterievækst i brugerinstallationer

VEDRØRER

PROCES NR.:__D.5___

NAVN ____Brugerinstallationer____________________

BESKRIVELSE AF RISIKOEN:

Opholdstid : Vandets opholdstid i rørene er naturligvis afhængig af forbruget samt rørdimensioner og ledningslængder. På grund af de senere års faldende forbrug, er mange husinstallationer i dag overdimensioneret. Dette øger risikoen for bakterievækst.

Temperatur : Der er flere faktorer der har indflydelse på vandtemperaturen.

• Mangelfuld isolering af koldtvandsledninger i gulve bevirker at vandtemperaturen hæves. (gulvvarme, varmerør etc.)
• Koldtvandsrørene føres uisoleret gennem opvarmet rum.
• Opholdstiden har naturligvis også indflydelse på temperaturen.

Legionella : Legionellabakterien forefindes i det varme vand. Det er derfor vigtigt, at installationen er udført, så vækstmulighederne for bakterierne er begrænset mest muligt.

• Varmtvandstemperaturen skal holdes på 55 - 60^oC
• Eventuelle cirkulationsledninger skal holdes på den rette temperatur.

Fejl i brugerinstallationer :

• Defekte brugsvandsveksler/beholder - så der er mulighed for at få fjernvarmevand over i brugsvandet.
• Forbrugernes “lyst” til at eksperimentere med vvs-arbejde. Herunder muligheden for at montere regnvandsanlæg. Dette øger risikoen for en sammenblanding af regnvand med brugsvand.
• Forkert materialevalg.

BESKRIVELSE AF MULIGE KONSEKVENSER:

Lige meget hvilke af de ovennævnte punkter der er tale om, har de alle indflydelse på forbrugernes helbredstilstand.

Angående legionellabakterien kan personer med svækket immunforsvar pådrage sig lungesygdommen Legionærsyge eller Pontiac feber. Legionærsygen kan være dødelig, så selvom risikoen for at få sygdommen er minimal, skal man naturligvis gøre alt hvad der er muligt for at begrænse risikoen.

De andre forhold, så som bakterievækst i ledningsnettet har knap så store konsekvenser for forbrugerne, men skal dog ikke undervurderes.

BESKRIVELSE AF EVT. MANGLENDE OPLYSNINGER:

UDFYLDT AF: _____T.B___________

DATO: _____1-6-2001_____

ANSVAR:
____________________________________________________________

Bilag C - Miljøredegørelse

1.1 Baggrund

Miljøredegørelsen er vandforsyningens årlige beretning om dens miljø- og risikoforhold – forstået i bredeste forstand. Den første miljøredegørelse udarbejdes som et resultat af arbejdet med at udvikle miljøledelsessystemet og tage det i brug, og det er i denne vejledning beskreve,t hvorledes miljøredegørelsen fremkommer gradvis som et resultat af faserne A, B og C (se kapitel 2, 3 og 4).

Standardernes krav

Miljøstandarderne stiller forskellige krav til miljøredegørelsen. EMAS foreskriver at der udarbejdes en årlig redegørelse og opstiller forskrifter for dens opbygning og indhold, hvorimod ISO 14.001 ikke forlanger, at der udarbejdes regelmæssige miljøredegørelser.

Grønne regnskaber

EMAS’ krav til miljøredegørelsen har dannet grundlag for de ”grønne regnskaber” som man herhjemme kræver⁸ udarbejdet for visse, særligt forurenende virksomheder. Selvom disse kun omfatter en lille del af de danske industrivirksomheder og slet ikke vandforsyninger, har idéen alligevel slået an således at mange virksomheder, også flere vandforsyninger, udarbejder grønne regnskaber på frivillig basis.

For at støtte denne udvikling har DANAS og FVD udgivet en vejledning i udarbejdelse af grønne regnskaber for vandforsyninger ⁹ , som tager udgangspunkt i miljøbeskyttelseslovens krav om grønne regnskaber, og dermed også i nogen grad opfylder de krav som EMAS stiller.

1.2 Vandforsyningens informationspligt

Man kan så påstå, at en vandforsyning kun er forpligtet til at informere om sine miljøforhold, såfremt den er miljøcertificeret (eller certificerbar) efter EMAS.

Det er imidlertid forkert. For det første har en lang række kommuner af egen drift ¹⁰ besluttet sig for at informere borgerne om kommunens miljøforhold – hvilket i så tilfælde også omfatter en evt. kommunal vandforsyning. For det andet har EU’s drikkevandsdirektiv¹¹ fastslået forbrugernes ret til at modtage information om kvaliteten af deres drikkevand (og dermed vandforsyningernes informationspligt).

Drikkevandsdirektivet er nu implementeret i den danske lovgivning, både i form af et tillæg til vandforsyningsloven ¹² og i form af en bekendtgørelse ¹³, der præciserer lovens krav.

Boks c.1  Uddrag af drikkevandsdirektivet, artikel 13, Information og rapportering: ”Medlemsstaterne træffer de nødvendige foranstaltninger for at sikre, at forbrugerne har adgang til tilstrækkelige, ajourførte oplysninger om drikkevandets kvalitet”

Kravene til informationsindholdet i en miljøredegørelse og kravene til vandforsyningernes informationspligt om drikkevandskvalitet, er i høj grad overlappende. Hvis en vandforsyning etablerer et miljøledelsessystem, vil der således være en stor fordel i at slå miljø-, risiko- og kvalitetsinformation sammen i én redegørelse.

DANVA – på forkant med problematikken

Drikkevandsdirektivet var den direkte anledning til, at DANVA (dengang DVF) allerede i januar 2001 udgav en vejledning¹⁴ vedrørende forbrugerinformation for vandforsyninger. Man har her forsøgt at se informationspligten i et bredere perspektiv – ikke bare drikkevandets kvalitet, men også information om forsyningen som helhed og ud fra erfaringer om hvilke spørgsmål forbrugeren har til sin vandforsyning. Denne vejledning må betegnes som pligtlæsning for alle vandforsyninger, som overvejer, hvorledes de skal håndtere forbrugerkontakten – og hvis vandforsyningen overvejer at etablere miljøledelse, vil det være naturligt også at medtage miljøinformationen i denne sammenhæng.

Boks c.2 Uddrag af bekendtgørelse nr. 871 af 21. september 2001 om vandkvalitet og tilsyn med vandforsyningsanlæg Kapitel 7 Information til forbrugerne om vandets kvalitet § 30. Ejeren af et alment vandforsyningsanlæg skal stille den nødvendige information om vandforsyningen og drikkevandets kvalitet til rådighed for forbrugerne. Informationen skal mindst indeholde oplysninger om 1) vandforsyningens navn, adresse, telefonnummer, faxnummer, e-post, hjemmeside og eventuelle kontaktperson(er), 2) distributionsområder/forsyningsområder, 3) indvindingsmængder og områder, hvor vandet indvindes fra, 4) vandbehandling på vandforsyningsanlægget, 5) drikkevandets kvalitet i relation til maksimale værdier fastsat i henhold til bilag 1a-d, resultaterne af supplerende undersøgelser efter § 8, stk. 3, eller kvalitetskrav fastsat ved vilkår i indvindingstilladelsen, herunder antal og resultater af samtlige analyser, der er foretaget i henhold til denne bekendtgørelse og vilkår i indvindingstilladelsen, og 6) en generel beskrivelse af drikkevandets kvalitet, herunder værdier for almindelige parametre såsom hårdhed, jern, mangan og mikrobiologisk kvalitet, værdier for parametre af særlig lokal betydning, såsom nitrat, nikkel og fluorid, samt oplysninger om overskridelser af maksimale værdier fastsat i henhold til bilag 1a-d, resultaterne af supplerende undersøgelser efter § 8, stk. 3, eller kvalitetskrav fastsat ved vilkår i indvindingstilladelsen. Stk. 2. Ejeren af det almene vandforsyningsanlæg skal mindst en gang om året opdatere oplysninger efter stk. 1. Stk. 3. Ejeren af det almene vandforsyningsanlæg skal mindst en gang om året offentliggøre oplysninger omfattet af stk. 1, nr. 1 og nr. 6, i et trykt medie, som er til rådighed for alle forbrugere af vand fra det almene vandforsyningsanlæg, f.eks. et omdelt lokalblad, en lokal vejviser eller en husstandsomdelt folder. Det skal af det offentliggjorte materiale fremgå, hvor og hvordan forbrugeren kan indhente yderligere oplysninger om forhold under stk. 1, nr. 2-5.

Vejledningen er udgivet inden bekendtgørelsen (nr. 871 af 21.9.2001), men følger man vejledningen, er også bekendtgørelsens krav tilgodeset. Det skal dog bemærkes, at vejledningen på mange punkter går videre end bekendtgørelsen, det er således op til den enkelte vandforsyning at vælge om man ”bare” vil overholde loven, eller om man vil følge vejledningen i sin fulde udstrækning.

1.3 Miljøredegørelsen

Deltagerne i pilotprojektet har alle udarbejdet en miljøredegørelse, som er opbygget til at tilgodese de krav, som miljøstandarden EMAS stiller.

Den opbygning (indholdsfortegnelse) som præsenteres her, er en videreudvikling, der er beregnet på også at tilgodese de krav, som bekendtgørelsen om vandkvalitet stiller. Ligeledes er det tilstræbt, at også kravene både fra DVF vejledning nr. 18 (grønne regnskaber) og nr. 21 (forbrugerinformation) skal være tilgodeset.

Nedenfor i eksempel c.1, er vist den anbefalede indholdsfortegnelse for vandforsyningens miljøredegørelse. Hver af punkterne er kommenteret, og det er beskrevet i hvilken fase, informationen til dette afsnit dannes.

Eksempel c.1 – Indholdsfortegnelse for vandforsyningens miljøredegørelse

1.	Indledende oplysninger	Dette er et kort, indledende afsnit. – de oplysninger, der videregives her, skal – for afsnit 1.3 og 1.4s vedkommende udbygges i afsnit 2   Afsnit 1.1, 1.2 og 1.3 kan skrives som et led i fase A, den indledende miljøgennemgang.   Afsnit 1.4 kræver at der er foretaget en prioritering og kan derfor først skrives efter fase B, planlægning
1.1	Navn, adresse / adresser
1.2	Myndighedsforhold
	Tilsynsmyndigheder
	Væsentligste tilladelser (indvinding, anlæg, udledning)
	Evt. vandforsyningsplan og indsatsplan
1.3	Beskrivelse af hovedaktiviteter og væsentligste biaktiviteter
1.4	Omtale af de væsentligste ressource- og miljømæssige parametre
2.	Ledelsens redegørelse
2.1	Formål med og begrundelse for redegørelsen	Fx at vandforsyningen etablerer miljøledelse
2.2	Afgrænsning	Organisatorisk afgrænsning – fx til resten af den kommunale organisation. Fysisk afgrænsning – fx hvis der er vandværker der ikke medtages i første omgang. Indtegn indvindingsoplandene på et kort og anfør også de væsentligste risikoforhold – evt. som et bilag til redegørelsen. Se eksemplet i DVF vejledning nr. 21, side 57. Udarbejdes i fase A
2.3	Anlægsbeskrivelse   Oplandsbeskrivelse
2.4	Hoved- og væsentligste biaktiviteter	Biaktiviteter i forhold til vandforsyning – f.eks. laboratorium og entreprenørarbejde – hvis disse aktiviteter udføres i vandforsyningens regi. Kan udarbejdes i fase A
2.5	Miljøpolitik	Kan først udarbejdes i fase B
2.6	Kommende aktiviteter (miljøplan og –mål for 2001 og videre)	Dette er en overordnet beskrivelse af den miljøhandlingsplan, der er udarbejdet som et led i fase B – beskrivelse i store træk og uden unødige detaljer.
2.7	Miljøbelastninger	Sammenfatning af det indsamlede datamateriale. Der kan henvises til afsnit 3, men rimeligt at supplere med illustrationer i form af søjlediagrammer, lagkager mv. Datamaterialet indsamles i fase A, men væsentligheds-betragtninger og prioritering sker først i fase B, hvorfor afsnit 2.7 m. underafsnit først kan færdiggøres i løbet af fase B.
2.7.1	Væsentlighedskriterier	Hvilke miljøbelastninger, der anses for væsentlige og hvorfor.
2.7.2	Ressourceforbrug	Sammenfatning af indsamlede data – udfra foretagen prioritering
2.7.3	Miljøpåvirkninger	tilsvarende
2.7.4	Risikopåvirkninger	tilsvarende
2.8	Vandkvalitet og kvalitetskontrol	Jfr. krav til forbrugerinformation. I dette afsnit er der tale om en sammenfatning. Uddybning heraf (fx måleparametre og målinger) sker i afsnit 3. Afsnittet kan udformes i løbet af fase A – men vil måske afhænge af den valgte miljøpolitik, hvorfor det evt. kan anbefales at vente til fase B.
2.9	Andre forhold
2.10	Afvigelser fra tidligere år	Medtages ikke i den første miljøredegørelse. Også her en overvejende verbal beskrivelse – så vidt muligt suppleret med grafiske illustrationer.
2.11	Medarbejdermedvirken	Hvorledes medarbejderne har medvirket i etableringen af miljøledelse – senere hvorledes de medvirker i det daglige miljøarbejde. Afsnittet skrives efter fase C.
2.12	Arbejdsmiljøforhold	Såfremt arbejdsmiljø er medtaget i gruppen af prioriterede miljøforhold, og/eller medtaget i miljøpolitikken, skal dette afsnit indeholde en beskrivelse af disse forhold og hvad der gøres herfor. Kan evt. medtages som en del af afsnit 2.7. Skrives tidligst i fase B.
2.13	Revision / påtegning / ledelsens underskrift	Ledelsen skal underskrive redegørelsen. Er vandforsyningens miljøledelsessystem certificerbart eller certificeret efter EMAS, skal redegørelsen påtegnes af en ekstern miljørevisor iht. EMAS’ regler. Skrives efter fase C.
3.	Kvantitativ opgørelse	Skemaform – suppler evt. med diagrammer
3.1	Miljøpåvirkninger og ressourceforbrug	De fleste data til brug for dette afsnit vil være tilgængelige efter fase A. Afsnittet kan dog ikke færdiggøres før fase B er afsluttet (aht. prioritering af miljø- og risikoforhold.
	Indvinding af vand	Disse data kan opdeles på mange forskellige måder. Opdelingen kan f.eks. ske for indvinding som helhed, opdelt på kildepladser, evt.. direkte på pumper. Brug DVF vejledningerne nr. 18 og 21 som inspirationskilde.   Læsernes forventede interesse i oplysningerne skal tages i betragtning.
	Udpumpet vand
	Filterskyllevand
	Vandtab / ikke målbart forbrug
	Forbrug af el (omregn til luftemission)
	Grundvandssænkning	Fx opdelt pr. boring / kildeplads
	Forbrug af hjælpestoffer	Opdelt pr. type
	Forbrug af kemikalier	Opdelt pr kemikalie
	Forbrug af rengøringsmidler	Opdelt pr. middel
	Okkerslam
	andet affald	Opdelt pr. affaldsstrøm
	Noter og kommentarer	Henvisninger fra og uddybninger til tabellerne i afsnit 3
3.2	Risikopåvirkninger	En beskrivelse af de væsentligste risikopåvirkninger og deres mulige konsekvenser for vandforsyningen. Beskrivelsen kan f.eks. opdeles pr. kildeplads, eller efter flade-, linie- og punktkilder – men altid efter hvorledes forbrugernes interesser ligger.
4.	Ordforklaring	Miljøredegørelsen skal kunne læses af en ikke-tekniker. Lav derfor en fyldig ordforklaring og sørg i øvrigt for at bruge et sprog, der er enkelt og ligetil.

Den miljøredegørelse, som udarbejdes efter ovenstående retningslinier, vil tilgodese både kravene til et grønt regnskab, kravene til en miljøredegørelse efter EMAS og kravene til vandforsyningens informationspligt iht. kvalitetsbekendtgørelsen. Dette betyder dog ikke, at disse forhold (og især ikke informationspligten) ikke kan tilgodeses og suppleres på andre måder.

Det anbefales derfor, at vandforsyningen nøje overvejer forholdet til sine forbrugere og andre interessenter og vælger en kommunikationsform, der bedst muligt tilgodeser interessenternes behov.

Inden vandforsyningen lægger sig fast på en given kommunikationsform, bør den derfor søge inspiration i, hvad andre vandforsyninger har gjort, og hvad de to foreninger har anbefalet og evt. hente hjælp til at gennemføre og opfylde informationskravet og –behovet.

1.4 Små vandforsyninger

Informationspligten gælder alle almene vandforsyninger. Dette betyder dog ikke, at en miljøredegørelse for en lille vandforsyning vil være lige så stor og omfangsrig som for en stor.

En miljøredegørelse fra et lille vandværk, der anvender et ”husmandssystem” og ikke har ambitioner om at videreudvikle det i retning af et certificerbart system, kan tværtimod være enkel og overkommelig at udarbejde, ikke mindst første gang, hvis man udarbejder den løbende i takt med at miljøledelsesprojektet gennemføres. En sådan miljøredegørelse kan udmærket udarbejdes som et ”grønt regnskab” hvis man samtidig sikrer sig, at informationspligten omkring vandkvalitet er tilgodeset på passende vis.

Anvendelse af DANVA’s vejledninger

Der er ikke i denne vejledning medtaget eksempler på miljøredegørelser fra vandforsyninger. Det anbefales, at vandforsyninger, der udvikler og anvender husmandssystemer, gennemgår de eksempler, der er vist, dels i DVF Vejledning nr. 18 (grønne regnskaber) side 27 og 31, dels i DVF vejledning nr. 21 (forbrugerinformation) side 33, 39 og 50.

Herved få de et overblik over omfang og informationsmængde for et lille hhv. stort vandværk – og kan anvende denne viden under udarbejdelse af miljøredegørelsen efter de retningslinier, der er opstillet i denne vejledning.

____________________________________________________________

⁸ Miljøbeskyttelsesloven § 36 a
⁹ Grønne Regnskaber i Vandforsyningen DVF vejledning nr. 18, FVD standard nr. 47 –udgivet 1999
¹⁰ Mange kommuner har f.eks. tilsluttet sig Agenda 21 – andre det fælleskommunale DOGME samarbejde
¹¹  Rådets direktiv 98/93 EF af 3. november 1998 om kvaliteten af drikkevand
¹²  Lov nr. 1273 af 26. februar 2000 om ændring af lov om vandforsyning mv.
¹³  Bekendtgørelse nr. 871 af 21 september 2001 om vandkvalitet mv.
¹⁴  Forbruger information om drikkevand - DVF vejledning nr. 21, januar 2001

Bilag D - Eksempler på miljøpolitikker

Dette bilag indeholder eksempler på miljøpolitikker, således som de blev udformet af nogle af de vandforsyninger, som deltog i pilotprojektet.

Hertil kommer det forslag til miljøpolitik, som er medtaget som eksempel i kapitel 3 (boks 3.4).

Umiddelbart vil det se ud til, at de forskellige miljøpolitikker er meget forskellige, og de er da også vidt forskellige i deres detaljeringsgrad. Dette skyldes, at de alle er udarbejdet ud fra den enkelte vandforsynings egne, særlige forhold og præferencer, men går man dem nøjere igennem vil man se, at de alle indeholder en fælles kerne bestående af forholdene omkring miljø- og risikopåvirkninger.

Man kan derfor ikke på forhånd fastlægge en vandforsynings miljøpolitik ud fra en given skabelon. Man skal, således som der nævnes i kap. 3 tage afsæt i vandforsyningens og dens interessepartneres holdninger til miljø, de aktuelle miljø- og risikoforhold samt vandforsyningens visioner og mål.

Men derfor kan man naturligvis godt kigge andre vandforsyninger over skuldrene !

MILJØPOLITIK FOR I/S ODDER VANDVÆRK. I/S Odder Vandværk ønsker at drive vandværket med så lille miljø- og risikopåvirkning som muligt. Vandværket vil arbejde for at reducere såvel indadrettede som udadrettede miljø – og risikopåvirkninger mest muligt. Miljø-og risikopåvirkninger skal vurderes allerede i planlægningsfasen, således eventuelle påvirkninger kan kortlægges og dermed forebygges. Arbejdsmiljøet skal prioriteres højt, således eventuelle miljø- eller sikkerhedsproblemer løses hurtigst muligt. Personalets viden om miljø- og sikkerhedsmæssige forhold skal udbygges og der skal i virksomheden opbygges en tilstrækkelig viden om disse forhold. Der skal ske en løbende revision af Miljøpolitikken.

Uddrag af vandforsyningens miljøredegørelse, udarbejdet som et led i pilotprojektet – i forbindelse med afslutning af fase C, implementering.

Uddrag af vandforsyningens miljøredegørelse, udarbejdet som et led i pilotprojektet i forbindelse med gennemførelse af fase C – implementering.

Overordnet målsætning: Den overordnede miljøpolitiske målsætning er, at levere drikkevand til forbrugerne af bedst mulig kvalitet, og som minimum at overholde alle gældende grænseværdier i henhold til den til enhver tid gældende lovgivning. For at virkeliggøre den overordnede målsætning skal vandforsyningen løse sine opgaver med en så lille miljøpåvirkning som muligt. Hensynet til miljøet skal inddrages i planlægning og udførelse af alle virksomhedens indkøbs- og driftsaktiviteter . Miljøhensyn i indkøbspolitik: Indkøb omfatter produkter og tjenesteydelser af enhver art. Det betyder, at der indkøbes de varer og tjenesteydelser, der under produktion, brug og bortskaffelse medfører så lille påvirkning af miljøet som muligt, at der ved større indkøb undersøges om leverandør-, producent og entreprenør m.v. har en miljøpolitik og gennemfører et forebyggende miljøarbejde, at der så vidt muligt vælges produkter med anerkendte miljømærker eller fra miljøcertificerede virksomheder, at der så vidt muligt stilles samme krav til leverandører, konsulenter og entreprenører som der stilles til vandforsyningens egne forhold Miljøhensyn ved drift: Drift omfatter enhver form for aktivitet på vandforsyningen, såvel på kontorer som i alle dele af selve vandværkets produktions- og distributionsapparat. Målet er at reducere den daglige belastning af miljøet til det mindst mulige. Dette kræver en målrettet styring så der altid benyttes metoder m.v. der forårsager mindst mulig miljøpåvirkning. Det betyder, at ressourceforbruget (f.eks. el, vand, brændstof m.v.) skal overvåges og reduceres til det mindst mulige niveau at produktforbruget (f.eks. papir, kemikalier, inventar, elektronik m.v.) skal tilrettelægges således, at produkterne ved såvel indkøb som ved brug skaber mindst mulig miljøpåvirkning at den daglige drift tilrettelægges således at miljøpåvirkningen reduceres til det mindst mulige ved f.eks. at benytte de bedste tekniske og organisatoriske løsninger.  at affald skal begrænses og så vidt muligt sorteres til genbrug. Øvrige forhold Miljøpolitikken skal dække alle relevante aktiviteter der giver anledning til væsentlige miljøpåvirkninger og skal omfatte en forpligtigelse til løbende forbedring af vandforsyningens miljøprofil og forebyggelse af forurening. Miljøpolitikken skal omfatte en forpligtigelse til at overholde relevant lovgivning m.v. Endelig skal miljøpolitikken være skriftlig , kendt af alle medarbejdere og tilgængelig for offentligheden.

Forslag til en Miljøpolitik for Hjørring Vandværk Byrådet for Hjørring kommune har på baggrund af miljøredegørelse for Hjørring Vandværk vedtaget følgende overordnede miljøpolitik gældende for Hjørring Vandværk : Hjørring Vandværk vil fremme en miljømæssigt bæredygtig udvikling og arbejde aktivt for at forebygge og mindske miljøproblemer fra vandværkernes aktiviteter. Inddragelse af miljøhensyn skal være en væsentlig og naturlig ting i hverdagen. Hjørring Vandværk vil dermed medvirke til at sikre et rent miljø. Hjørring Vandværk vil til enhver tid arbejde på at sikre grundvandsressourcerne mod påvirkninger der kan skade dette , og dermed være med til at sikre rent og rigeligt drikkevand. Hjørring vandværk vil til stadighed arbejde for at forbedre arbejdsmiljøet. Der skal løbende udarbejdes og godkendes handlingsplaner der sikrer gennemførelse af den overordnede miljøpolitik.

Udarbejdet af Hjørring Vandværk i forbindelse med afslutning af pilotprojektets fase C.

Miljøpolitik for Odense Vandselskab - Vandindvinding

1.1 Miljøpolitik

Ledelsens miljøpolitik er  at arbejde for at bedre vandmiljøet  at bevare den naturlige balance i vandets kredsløb Åbent at samarbejde med Odense Kommune, Fyns Amt og øvrige myndigheder om miljøspørgsmål  Til enhver tid, som minimum, at overholde de krav som myndigheder har pålagt selskabet   Til enhver tid at reducere ressourceforbruget samt forbruget og udledningen af miljøfremmede og miljøbelastende stoffer  Til stadighed at forbedre de arbejdsmiljømæssige forhold for selskabets medarbejdere  Til stadighed at informere kommunens borgere om vandkredsløbet og vandets betydning som ressource  Gennem målrettede kampagner overfor byens borgere og virksomheder at få disse til gennem adfærd og holdninger at erkende ansvar overfor grundvandsressourcen og vandmiljøet

Uddrag af miljøredegørelse, udarbejdet som afslutning på pilotprojektets fase C.

Bilag E -Vækstgruppeprincippet og dets anvendelse i pilotprojektet

1.1 Indledning

Dette bilag omhandler den praktiske og læringsmæssige baggrund for vækstgruppeprincippet i den anvendelse af metoden, som blev gjort i forbindelse med pilotprojektet.

Der peges på, at metoden har væsentlige økonomiske fordele (stordriftsfordele) frem for et ”traditionelt” projekt, hvor konsulenten arbejder med en projektgruppe, der kommer fra én given virksomhed. Den kan derfor med fordel anvendes hvor flere (måske små) vandforsyninger udvikler eget miljøledelsessystem.

1.2 Hvad Er En Vækstgruppe

En vækstgruppe er en projektorganisationsform, hvor et antal deltagende virksomheder, sammen og med hjælp fra en eller flere eksterne konsulenter gennemløber en udviklingsproces. Hvilken proces, der tales om, kan variere (f.eks. kvalitetsudvikling, organisationsudvikling), i dette tilfælde var der tale om udvikling af miljøledelse i de deltagende virksomheder (her vandforsyninger).

De deltagende virksomheder dannede en projektgruppe som mødtes med regelmæssige mellemrum (i dette tilfælde med 1½ - 2 måneders mellemrum). På møderne (her kaldet for samlinger) blev udviklingsprocessens faser gennemgået én for én og deltagerne blev introduceret til metoder og værktøjer til hjælp for implementering af miljøledelse i vandforsyninger.

1.3 Forløbet Af Et Vækstgruppeprojekt

På hver samling blev der givet ”opgaver” til den følgende mellemperiode, og på den efterfølgende samling blev de enkelte løsninger gennemgået individuelt og i plenum, således at alle fik lejlighed til at kommentere, rose og kritisere – til gavn for både den enkelte og for helheden. I hver mellemperiode stod konsulenterne til rådighed pr. telefon, e-mail og – om ønsket – individuelle møder.

Der er ingen faste regler for hvor lang tid processen skal strække sig over, men en tommelfinger regel vil sige en varighed på ¾ - 1½ år og 6 – 10 samlinger.

I dette tilfælde varede samlingerne typisk 1 dag og blev afholdt på skift hos de deltagende vandforsyninger. Den første og sidste samling strakte sig dog begge over to dage og blev afholdt på et eksternt kursuscenter. Processen (selve projektet) strakte sig meget præcist over 1 år i løbet af hvilket, der var planlagt i alt 8 samlinger. Samling 4 og 5 blev dog slået sammen til én 2 dages midtvejssamling.

Vækstgruppe princippet er illustreret i figur e.1 nedenfor:

Klik på billedet for at se html-version af: ‘fig. e. 1 - Princippet bag vækstgrupper‘

1.4 Den Enkelte Samling

Hver enkelt samling er organiseret således, at der for det første bliver mulighed for at gennemgå det udførte arbejde i den seneste mellemperiode og få respons både fra konsulenter og de andre deltagere. For det andet foretages en gennemgang af det arbejde, der skal udføres i den kommende mellemperiode, og via gennemgang, øvelser og gruppearbejder bliver de metoder og værktøjer, som skal anvendes i denne forbindelse introduceret for deltagerne.

Dette kan illustreres som vist i fig. e.2 næste side:

Fig e.2
Det principielle forløb af en samling.

Denne principopbygning af en samling, giver mulighed for, at deltagerne gensidigt og systematisk gennemgår, debatterer og overvejer det arbejde, der er blevet foretaget i den foregående mellemperiode. Alle får således feed-back på deres arbejde og derved mulighed for at reflektere over arbejdet og om nødvendigt rette det til efter de indhøstede erfaringer.

Man skal dog huske, at selvom konsulenterne i et eller andet omfang står til rådighed for deltagerne i de enkelte mellemperioder, så er det i høj grad de enkelte deltagere, der skal bære miljøledelsessystemet ind i vandforsyningen. Selvom dette sker med al mulig støtte og opbakning fra deres ledelse, så er det ikke sikkert ,at deltagerne på forhånd er klædt på til denne rolle. I det omfang det er nødvendigt, bør de enkelte samlinger derfor indeholde undervisning og instruktion i det at være en slags ”forandringsagent” i egen organisation.

Anvendelse af denne metode vil således resultere i en gradvis erfaringsdannelse hos den enkelte deltager, der understøttes og forstærkes af samvær, diskussioner, feed-back mv. som deltageren modtager/giver fra/til sine kolleger i de enkelte samlinger. Et endnu bedre og mere optimalt forløb fås, hvis der kan etableres en fastere kontakt mellem deltagerne, således at de også kan bruge hinanden i mellemperioderne. Dette forstærkes hvis proceskonsulenterne også kan stå til rådighed i mellemperioderne.

Metoden, som den er beskrevet her, har bl.a. sin rod i nogle læringsmæssige overvejelser formuleret bl.a. af David A. Kolb og anvendes med fordel f.eks. når arbejdet kan forventes at resultere i nye eller ændrede arbejdsmetoder og –rutiner, der således skal forankres grundigt i de deltagende organisationer.

Bilag F - Væsentlighedsprioritering

Væsentlighedsprioritering – I/S Birkerød Vandværk.

Dette bilag viser, hvorledes man hos Birkerød Vandværk har foretaget vurdering og prioritering af miljø- og risikopåvirkninger.

Vurderingen er gennemført for de tre hovedprocesser, vandindvinding, -behandling og –distribution, samt for en ”generel” proces, der samler alle de tværgående påvirkninger.

I alle fire skemaer er risikoprofilen markeret med en mørk streg.

Indvinding (hovedproces 1000): Birkerød har valgt at prioritere tankstationer (1007), forurenede grunde (1008) samt punkt- og fladeforureninger generelt (1005) – forhold, der udspringer af vandforsyningens bynære beliggenhed.

Dette betyder ikke, at forhold som lukkede brønde og boringer (1006), nedsivning af spildevand (1003) samt utætte olietanke (1004) er uden betydning, blot at der ikke i første omgang gennemføres nogen forebyggende foranstaltninger vedrørende disse forhold, men at de behandles, når og hvis de opstår.

Hvad angår produktionen (hovedproces 2000), er det kun tilfældig forurening (dvs. akut, alvorlig, pludselig opstået forurening ¹⁵) (2005), der anses for at være af væsentlig betydning. El forbrug(2001), filterslam (2004), skyllevand mv. håndteres rutinemæssigt.

I forbindelse med distribution (hovedproces 3000) , anses forurening af ledningsnet fra forbrugere (3005), for den væsentligste belastning, som den der skal gøres en indsats overfor. Øvrige belastninger, alle placeret over risikoprofilen, vil blive håndteret, når og hvor de opstår, og der vil – i alt fald ikke i starten – blive iværksat nogen imødegåelse af risikoen.

Klik på billedet for at se html-version af: ‘Indvinding : 1000‘

Klik på billedet for at se html-version af: ‘Produktion: 2000‘

Klik på billedet for at se html-version af: ‘Distribution: 3000‘

Klik på billedet for at se html-version af: ‘Generelt 4000‘

____________________________________________________________

¹⁵  Dette er den forståelse, Birkerød Vandværk I/S har lagt i betegnelsen

Bilag G - Værktøjer til vurdering af miljø- og risikopåvirkninger

1.1 INDLEDNING

Dette bilag indeholder beskrivelse af to værktøjer til brug for vandforsyningers arbejde med vurdering og prioritering af deres risiko- og miljøpåvirkninger.

Værktøjerne anvendes, når risiko- og miljøpåvirkninger skal vurderes og prioriteres hver for sig.

Det første (afsnit 1.2) kan anvendes af en vandforsyning til at vurdere og prioritere sine miljøpåvirkninger, det andet (afsnit 1.3) anvendes, når vandforsyningen skal vurdere og prioritere sine risikopåvirkninger.

Metoderne anvendes til erstatning for den forenklede metode, som er beskrevet i håndbogens kapitel 3. Den anvendes, når miljøpåvirkningerne ikke kan betegnes som små og let håndterbare – hvilket kan være tilfældet, når vandforsyningen anvender særlig vandbehandling i stedet for normal vandbehandling.

1.2 VURDERING AF MILJØPÅVIRKNINGER

Nedenfor beskrives, hvorledes en vandforsyning kan prioritere sine miljøpåvirkninger.

Vurdering af miljøpåvirkninger og ressourceforbrug M

iljøpåvirkninger er bl.a. el-forbrug, vandtab, skyllevandsforbrug, ressourceforbrug (f.eks. forbrug af kalk, ilt, desinfektionsmidler), affald af forskellig art mv. Desuden miljøbelastninger, der udspringer af de behandlingsmetoder, der anvender ved særlig vandbehandling.

For disse påvirkninger kan opstilles forskellige kriterier for væsentlighed, som vandforsyningen må vurdere for hver enkelt af påvirkningerne. Nedenfor gennemgås kort tre væsentlige kriterier.

Kriterium 1: Anvendelse af nøgletal

En mulighed er, at opstille nøgletal for de enkelte påvirkninger og sammenligne med andre vandforsyninger med nogenlunde samme forudsætninger. Eksempler herpå kan være:

• el-forbrug målt pr. udpumpet m³ vand
  
• vandtab målt i tabt vandmængde pr. km. hovedledning
  
• anvendelse af klor i forhold til udpumpet vandmængde
  
• skyllevandsforbrug målt i % af indvunden vandmængde
  
• et ressourceforbrug målt i forhold til udpumpet vandmængde
  

Hvis disse eller andre nøgletal adskiller sig væsentligt fra, hvad der anses for branchenormen eller fra andre vandforsyninger, som man plejer at sammenligne sig med, kan dette være et argument for at prioritere de tilsvarende miljøpåvirkninger højt. Til at foretage denne vurdering kan mange vandforsyninger anvende DANVA’s årlige vandforsyningsstatistik.

Boks G.1 Branchenormer

Kriterium 2: Overholdelse af love og regler?

Et andet kriterium kan være spørgsmålet om lovlighed, både i forhold til miljølovgivningen, til de regler der gælder for drift af vandforsyningsanlæg, i forhold til anden lovgivning og i forhold til lokale bestemmelser og tilladelser.

Kriterium 3: Interessepartnere?

Ligeledes kan interessepartneres (forbrugere, naboer, amt og kommune m.fl.) udtrykte interesse for visse miljøpåvirkninger og ressourceforbrug have en indflydelse på prioriteringen.

En markant interesse fra forbrugerside for f.eks. vandkvaliteten (hvilket f.eks. kan være affødt af uheld i driften, som har nødvendiggjort påbud om at koge vandet), kan betyde at håndtering og imødegåelse af visse miljøpåvirkninger skal prioriteres højt.

Prioritering af miljøpåvirkninger

Vandforsyningen skal i første omgang vælge, hvilke kriterier den vil lægge vægt på og derpå vurdere (om muligt måle) størrelsen af de enkelte miljøpåvirkninger. Dernæst overveje hvorledes miljøpåvirkningen skal vurderes i forhold til de valgte kriterier. Herved kan opstilles en prioriteret oversigt over de miljøpåvirkninger, som anses for væsentlige. Denne oversigt bruges i forbindelse med den videre planlægning. Hvorledes dette gøres i praksis er beskrevet nedenfor i afsnit 1.2.1.

1.2.1 Metoden

Hertil kan man anvende en enkel metode til prioritering. Metoden fremgår af figur G.1 og er en forenklet version af den traditionelle scoringsmetode som anvendes i andre brancher med mere komplicerede miljø- og risikoforhold.

Metoden anvender de tre kriterier, som blev omtalt i afsnit 1.2 : Nøgletal, lovoverholdelse og væsentlighed i forhold til interessenter.

Metoden bestemmer hvorledes man for en given miljøpåvirkning giver hver af de tre kriterier en karakter. De tre karakterer summeres, og prioriteringskriteriet er det enkle: Jo højere sum, jo højere prioritet.

Det kan dog forekomme, at man i en given vandforsyning synes, at der skal medtages andre kriterier, og at de skal vægtes forskelligt (her er de alle vægtet ens). Der lægges derfor op til, at en vandforsyning selv kan fastlægge sine egne kriterier og vægte dem indbyrdes – blot det gøres på forhånd og ikke som en efterrationalisering i et forsøg på at få prioriteringen til at passe med egne forventninger.

Hvorledes metoden anvendes fremgår i øvrigt af figur G.1

Figur G.1 – Metode til vurdering og prioritering af miljøpåvirkninger i en vandforsyning
 

Et andet kriterium, der kan være relevant, og som man kan overveje at anvende er, at den aktivitet, der skal iværksættes for at afhjælpe en given miljøpåvirkning, kun kræver få ressourcer.

En let og enkel løsning?

Dette kan indebære, at løsningen af netop dette problem giver miljøledelsesprojektet et hurtigt, positivt og synligt delresultat. Altså en succeshistorie, der er med til at løfte det videre projekt.

Det er således op til den enkelte vandforsyning ud fra sine egne forudsætninger, selv at beslutte hvilke kriterier, den vil lægge vægt på. Det skal dog som nævnt besluttes, inden selve vurderingen går i gang.

Andre metoder

Ud fra mere teoretiske betragtninger vil man kunne bestemme en miljøbelastning ud fra stoffets (udledningens) masse (fx målt i kg/år), dets spredning (dvs. hvorledes det udledes i miljøet) og dets farlighed (f.eks. giftvirkningen i 1 kg af stoffet).

Click on the picture to see the html-version of: ‘‘Box G2‘‘

Denne metode er blevet anvendt af mange, større miljøbelastende virksomheder til vurdering og prioritering af deres miljøbelastninger. Det er imidlertid vor vurdering, at anvendelse af denne metode i en dansk vandforsyning, vil være ”at skyde gråspurve med kanoner” – rent bortset fra at det vil være en tids- og ressourcekrævende proces.

1.3 VURDERING OG PRIORITERING AF RISIKOPÅVIRKNINGER

1.3.1 Indledning

Dette afsnit omhandler hvorledes, der kan foretages en vurdering og efterfølgende rangordning af de risikopåvirkninger, som en vandforsyning udsættes for i den del af vandets livscyclus, der går fra grundvandsdannelse, over indvinding og behandling, til distribution.

Der beskrives en metode, hvorefter ledelsen af en vandforsyning kan prioritere risikopåvirkningerne, og herved skabe grundlaget for en handlingsplan, ud fra hvilken vandforsyningen systematisk kan imødegå og om muligt helt eliminere de trusler, der er tale om.

Metoden har sit udgangspunkt bl.a. indenfor kvalitetsstyring

(fejlvirkningsanalyse), men er her tilpasset forholdene indenfor vandforsyning.

1.3.2 Metodens anvendelse

I metoden indgår følgende elementer:

R  - Risiko : Sandsynlighed for at en hændelse indtræffer indenfor et tidsrum:

K  - Konsekvens : Konsekvensen for vandforsyningen, hvis hændelsen indtræffer

I  - Imødegåelse : En faktor, der beskriver virkningen af de midler, der på nuværende tidspunkt måtte være taget i brug for at imødegå den pågældende hændelse.

Afhængig af risikoens størrelse, tildeles R et (helt) tal i intervallet 1 – 5, således som det er beskrevet i afsnit 1.3.3.

Afhængig af konsekvenserne for vandforsyningen, tildeles K et (helt) tal i intervallet 1 – 10, således som det er beskrevet i afsnit 1.3.4.

Afhængig af hvilke midler, der på opgørelsestidspunktet er taget i brug (kan bruges) for at imødegå den pågældende hændelse, tildeles I et tal i intervallet 0 –1, således som det er beskrevet i afsnit 1.3.5.

For den pågældende risikopåvirkning udregnes derpå et risikoprioriteringstal (RPT) ved at multiplicere de tre faktorer, dvs:

Risikoprioriterings tal

RPT = R*K*I

1.3.3 Vurdering af risikoen

Dette kan ske ved anvendelse af nedenstående skema. Vandforsyningen vurderer efter bedste evne hvilken beskrivelse, der passer bedst – og tildeler R en værdi herefter.

Beskrivelse af risikoen

1.3.4 Vurdering af konsekvenserne

Dette kan ske ved anvendelse af nedenstående skema. Vandforsyningen vurderer efter bedste evne, hvilke konsekvenser en hændelse kan have og tildeler K en værdi herefter. Såfremt flere konsekvenser passer på hændelsen, vælges den konsekvens, der har den største værdi for K. Konsekvensen forudsætter, at der ikke gøres noget for at imødegå eller ændre konsekvensen (beskrivelsen underforstår ” … hvis ikke der gøres noget”).

Beskrivelse af konsekvensen

1.3.5 Vurdering af nuværende imødegåelse

Imødegåelsesfaktor

Såfremt der ikke på kortlægningstidspunktet er taget nogen forholdsregler for at imødegå den pågældende hændelse skal I altid tildeles værdien 1.

Såfremt der er taget forholdsregler der i et eller andet omfang imødegår den pågældende hændelse, tildeles I en værdi, der er mindre end 1 (og større end eller lig 0).

Hvilke midler, der forefindes til imødegåelse af risici, vil ofte fremgå af vandforsyningens beredskabsplan – og anvendelse af parameteren I, vil således i et vist omfang kunne illustrere beredskabsplanens omfang og effektivitet.

1.3.6 Eksempel 1

To vandforsyninger driver hver sit vandværk, A og B.

A er et lille vandværk med én kildeplads og 2 boringer. B er et stort vandværk med flere kildepladser og boringer, samt god kapacitet. Vandværkerne er placeret ca. 2 km. fra hinanden og deres kildepladser ligger i adskilte indvindingsoplande.

Situationen omkring vandværk A er følgende:

A har i forbindelse med en kortlægning af sine miljøforhold fundet 5 forskellige risikobelastninger, og har vurderet deres RPT som vist i boks G.3.

Vandforsyningens bestyrelse har på dette grundlag prioriteret risikopåvirkningerne R1 og R2 højt, og har, som et led i vandforsyningens miljøhandlingsplan, taget kontakt til et rådgivende firma for at få et bud på hvorledes disse bedst kan imødegås.

Boks G.3 - Vandforsyning A’s risikoprioritering
 

500 m opstrøms en boring ligger en ældre tank station. Vandforsyningen har, i forbindelse med miljøarbejdet, haft en snak med tankbestyreren med henblik på at vurdere og konkretisere forureningsrisikoen (diesel, benzin, MTBE etc.).

Resultatet er blevet, at vandforsyningen har besluttet at inkludere en ny risikopåvirkning R6. Forholdene omkring denne vurderes som følger:

Ny risikopåvirkning R6

Click on the picture to see the html-version of: ‘‘‘‘

På dette grundlag, og da der ikke er truffet foranstaltninger til imødegåelse af risikoen (imødegåelsesfaktor I = 1), tildeler vandforsyningen risikopåvirkningen et risikoprioriteringstal RPT = 5*10*1 = 50.

Dette indebærer, at vandforsyningen vil prioritere imødegåelse af den nævnte risikopåvirkning højere end de andre miljøpåvirkninger, og har derfor bedt rådgiveren om at inkludere den nye risikobelastning R6 i deres overvejelser.

1.3.7 Eksempel 2

Samme situation som ovenfor (vandværk A og B), med den ændring, at vandforsyningernes bestyrelser for et par år siden som et led i et vandforsyningssamarbejde har etableret en 2 km. lang forsyningsledning mellem de to vandværker. Forsyningsledningen er ikke åben til daglig, men blev anvendt i en kort periode sidste år, da vandværk A undergik en renovering.

I vurderingen af den nye risikopåvirkning (R6), erkender bestyrelsen fortsat risikoen for, at kildepladsen til vandværk A må nedlægges er til stede, men indser samtidig at dette ikke vil betyde noget for forsyningssikkerheden – idet man ”bare” (iht. samarbejdsaftalen) kan åbne for vandet fra vandværk B, der har tilstrækkelig kapacitet hertil.

Naturligvis skal man fortsat være opmærksom på forureningsrisikoen fra tankstationen, men man mener nok, at der kan være andre ting, der trænger sig på. På dette grundlag tildeler vandforsyningen risikopåvirkningen en imødegåelsesfaktor I på 0,3 og dermed et risikoprioriteringstal RPT = 5*10*0,3 = 15.

På denne baggrund vedtager bestyrelsen, at der ikke skal foretages ændringer i deres miljøhandlingsplan, og at man fortsat vil prioritere risikopåvirkningerne R1 og R2 og ikke foretage sig noget med de (nu fire) andre risikopåvirkninger.

Vandforsyningen har dog for en sikkerheds skyld taget kontakt til kommunen for nærmere at få vurderet konsekvenserne af den nye risikopåvirkning.

1.3.8 Kommentarer til metodens anvendelse

Vandforsyningen kan selv kalibrere de viste karakterskalaer for risiko og konsekvens (R, K) og kan ligeledes lægge andre betydninger i de viste karakterbeskrivelser. Desuden vurderer vandforsyningen selv, hvor de enkelte risikopåvirkninger skal placeres på de enkelte karakterskalaer.

Hvis metoden skal bruges til at sammenligne risikofaktorer i flere vandforsyninger, skal man være enige om ”karakterskalaerne”. Bedst er det, hvis vandforsyningerne udarbejder alle risikoprioriteringstal i fællesskab.

Metoden siger ikke noget om, hvor risikabel den enkelte påvirkning er. Metoden rangordner derimod alle vandforsyningens risikobelastninger indbyrdes.

Metoden kan på ingen måde siges at være objektiv – den kan alene bruges til at støtte vandforsyningen i, hvorledes de enkelte risikopåvirkninger skal placeres på risikoskemaet (se kapitel 3) og i det hele taget vurdere hvilke miljøpåvirkninger, der er mest risikofyldte over for grundvandet.

Bilag H - Miljøhandlingsplan

Miljøhandlingsplan for I/S Odder Vandværk

Dette bilag indeholder et uddrag af Odder Vandværks første miljøredegørelse, der blev udarbejdet som et led i pilotprojektet og som et led i afslutningen af projektets fase C – Implementering.

Miljøredegørelsen indeholder så ledes de aktiviteter, som Odder Vandværk, inkluderede i sin miljøhandlingsplan i forbindelse med gennemførelse af pilotprojektet.

Handlingsplanen indeholder i alt 11 forskellige aktiviteter, hvoraf de 7 er medtaget her.

Hver enkelt aktivitet er beskrevet på 1 stk. A4 ark, der indeholder følgende oplysninger:

• Hvilken miljø- eller risikopåvirkning vedrører aktiviteten
  
• Hvori består problemet
  
• Hvem skal deltage i afklaring og løsning af problemet
  
• Hvordan skal problemet løses
  
• Hvornår skal problemet løses
  
• Hvad koster det at løse problemet
  

Endvidere, hvem, der har udfyldt skemaet, hvem der har ansvaret for at gennemføre aktiviteten, samt dato.

1.1 Miljøhandlingsplaner og mål

1.1.1 Udvælgelse af processer

I forbindelse med miljøkortlægningen er der peget på en række processer, der udgør en miljø- eller risikopåvirkning.

I afsnit 2.5 er der fortaget en væsentlighedsprioritering, hvorunder den enkelte påvirkning er vurderet under hensyntagen til sandsynlighed og konsekvens.

I det videre arbejde er udvalgt en række påvirkninger, for hvilke der udarbejdes en handlingsplan. Udvælgelsen er sket under hensyntagen til såvel væsentlighedsprioriteringen som den fordeling at påvirkninger, der er sket mellem de deltagende vandforsyninger i projekt ”Miljøledelse i Vandforsyninger”.

Der udarbejdes handlingsplan for i alt 11 udvalgte processer. De 11 processer er følgende:

• Proces 11001R Fladeforurening, landbrug
  
• Proces 11003R Sløjfede boringer (der ikke er lukket forsvarligt)
  
• Proces 13002R Dårligt udførte egne boringer (skorstenseffekt)
  
• Proces 20005R Forurening i produktionen
  
• Proces 31003R Egen forurening i ledningsnet
  
• Proces 31004R Anden forurening i ledningsnet
  
• Proces 34004R Forurening til ledningsnet
  
• Proces 31006R Arbejdssikkerhed ved arbejde udgravning
  
• Proces 32002R Desinfektion af beholdere
  
• Proces 32003R Arbejdssikkerhed ved desinfektion
  
• Proces 41004M Bortskaffelse af overskudsjord
  

Handlingsplanen for den enkelte proces opbygges om ”Hvad, hvordan, hvem, hvornår og hvor meget”. Der vil således ske en vurdering af, hvornår de enkelte problemer skal kortlægges og afhjælpes, således der kan opstilles en tidsplan for de enkelte processer.

1.1.2 Miljøhandlingsplaner

PROCES NR.: 11001R

NAVN: Fladeforurening, landbrug

Hvad er problemet?

Indvindingsområdet i Boulstrup vurderes, i kortlagte zoner, at være dårligt beskyttet, idet lerlaget er meget tyndt, eller der slet ikke er lerdække. Indvindingsområdet er placeret i intensivt dyrket landbrugsjord.

Hvem skal deltage i afklaring og løsning af problemet?

Boulstrup –området er i ”Forslag til Regionplan 2001” udpeget til at være det første område i Århus Amt, hvor der skal udarbejdes ”Indsatsplan”. Arbejdet forventes opstartet primo 2002. Området er tidligere kortlagt i detaljer, med udarbejdelse af slæbegeoelektrik, MEP, TEM, etablering af undersøgelsesboringer samt opstilling af en grundvandsmodel. Kortlægningen er udført af HOH Vand & Miljø.

Yderligere vurdering af f.eks. nitratbelastningen foretages i et samarbejde mellem amt og vandværk.

Hvordan skal problemet løses?

På baggrund af den gennemførte kortlægningen i området er det besluttet, at der skal forsøges at rejse skov for at sikre grundvandet. Det forventes, at der skal rejses i alt ca. 120 ha skov. Skoven planlægges rejst som statsskov i samarbejde med Silkeborg Statsskovdistrikt. Området er i Regionplan 1997 udlagt som muligt skovrejsningsområde,- d.v.s. at den overordnede planlægning er på plads. Odder Kommune bakker op om projektet, bl.a. med et økonomisk tilskud på kr. 2,5 mill samt med det nødvendige planarbejde, der er forbundet med skoven.

Hvornår skal problemet løses?

Skov- og Naturstyrelsen har budgetsat projektet til opstart i 2002, således at opkøb af jorde kan påbegyndes i 2002.

Det samlede projekt planlægges gennemført over ca. 5 år.

Hvad koster det at løse problemet?

Opkøb af jorde beløber sig skønsmæssigt til ca. 14 mill, hvoraf staten bidrager med 50%. Den resterende halvdel skal finansieres lokal. Odder Kommune yder kr. 2,5 mill. i tilskud, således I/S Odder Vandværks andel beløber sig til ca. 4,5 mill.

Tilplantning og dyrkning finansieres af Staten.

UDFYLDT AF: Karin Larsen

ANSVARLIG: Karin Larsen

DATO: 04.07.01

PROCES NR.: 11003R

NAVN: Sløjfede boringer

Hvad er problemet?

Tidligere indvindingsboringer, der ikke er sløjfet/lukket forsvarligt, hvilket medfører risiko for ”drænvirkning” med deraf følgende risiko for forurening af grundvandet med nedsivende forurenet overfladevand.

Hvem skal deltage i afklaring og løsning af problemet?

Odder Kommune vil i en vis udstrækning kunne bidrag med oplysninger om de boringer, der er blevet sløjfet.

Idet det ikke kan forventes, at kommunen ligger inde med alle oplysninger vedr. sløjfede boringer, kunne der evt. via information/gennemførsel af en oplysningskampagne rettet mod forbrugerne indsamles yderligere oplysninger.

Hvordan skal problemet løses?

Når kortlægningen af de sløjfede boringer er gennemført kan der vælges metode, afhængig af, hvor stort problemet viser sig at være.

Det bliver uhyre vanskeligt at kontrollere, om boringerne er forsvarligt lukkede eller det blot er på overfalden, der er sket et korrekt sløjfning. Der findes ingen metode til kontrol anden en visuel vurdering.

Hvornår skal problemet løses?

Indenfor et år indhentes oplysninger fra kommunen og evt. fra forbrugerne. Den videre bearbejdning af problemet planlægges derefter.

Hvad koster det at løse problemet?

Gennemføres en oplysningskampagne, skal der påregnes udgifter til annoncering evt. udarbejdelse af spørgeskema m.v. Udgiften skønnes til ca. kr. 20.000,-.

UDFYLDT AF: Karin Larsen

ANSVARLIG: Karin Larsen

DATO: 04.07.01

PROCES NR.: 13002R

NAVN: Dårligt udførte boringer

Hvad er problemet?

Indvindingsboringer, der ikke er udført med tætsluttende afslutning eller med utilstrækkelig forerørstætning.

Hvem skal deltage i afklaring og løsning af problemet?

Vandforsyningen med hjælp fra inspektionsfirma, således problemets omfang kan fastlægges.

Hvordan skal problemet løses?

Første etape udføres ved videoinspektion af udvalgte boringer.

Såfremt inspektionen viser, at der er problemer, skal der iværksættes de nødvendige foranstaltninger.

Hvornår skal problemet løses? Inspektionen udføres indenfor 6 mdr. Evt. afhjælpning indenfor et år.

Hvad koster det at løse problemet?

Inspektionen koster kr. 3.500,- pr. boring. Max udgift beløber sig til kr. 17.500,-. Vurdering af afhjælpende foranstaltninger foretages efter videoinspektion.

UDFYLDT AF: Karin Larsen

ANSVARLIG: Karin Larsen

DATO: 05.07.01

PROCES NR.: 31004R

NAVN: Anden forurening i ledningsnet

Hvad er problemet?

I forbindelse med ledningsrenovering eller nyanlæg af ledninger, samt i situationer, hvor der ikke er tryk på en vandledning, kan der opstå risiko for forurening ”udefra” f.eks. fra spildevand fra utætte kloakker eller fra forurenet jord.

Hvem skal deltage i afklaring og løsning af problemet?

Vandværket og i en vis udstrækning Odder Kommune eller Århus Amt, der ligger inde med oplysninger, om kendte forurenede grunde.

Hvordan skal problemet løses?

Problemet kan ikke løses, men det kan indskærpes over for personalet, at udefra kommende forurening kan være en alvorlig trussel mod vandet. Såfremt der konstateres usædvanlige forhold (lugt, udseende m.v.), skal arbejdet stoppes og risikoen vurderes mere tilbundsgående.

Hvornår skal problemet løses?

Personalet skal informeres indenfor 6 mdr.

Hvad koster det at løse problemet?

Ubetydelig omkostning. Informationen gives i forbindelse med interne møder, hvor ”Miljøstyring” diskuteres.

UDFYLDT AF: Karin Larsen

ANSVARLIG: Karin Larsen

DATO: 05.07.01

PROCES NR.: 31006R

NAVN: Arbejdssikkerhed v. arb. i udgravning

Hvad er problemet?

I forbindelse med arbejde i udgravning skal personalet anvende sikkerhedshjelme, hvilket sjældent sker. Hjelmen skal anvendes, når der udgraves med maskine, således personskader kan undgås.

Hvem skal deltage i afklaring og løsning af problemet?

Sikkerhedsudvalget ser på problemet. Sikkerhedsudvalget arbejder i øjeblikket med udarbejdelse af vandværkets APV.

Hvordan skal problemet løses?

Personalet skal instrueres i, at der altid skal anvendes hjelm ved arbejde i grav, hvor der er udgraves med maskiner.

Personalets sikkerhedsrepræsentant har en særlig forpligtelse til at foregå med et godt eksempel.

Hvornår skal problemet løses? Straks.

Personalet er instrueret på personalemøder den 06.06.01 og den 28.06.01.

Hvad koster det at løse problemet?

Problemet kan løses uden omkostninger, idet sikkerhedshjelme allerede forefindes. Yderligere instruktion af personalet vil gennemføres internt.

UDFYLDT AF: Karin Larsen

ANSVARLIG: Karin Larsen

DATO: 04.07.01

PROCES NR.: 34004R

NAVN: Forurening til ledningsnet

Hvad er problemet?

Ledningsnettet kan forurenes fra forbrugerne f.eks. ved tilbagestrømning ved defekte kontraventiler.

Hvem skal deltage i afklaring og løsning af problemet?

Vandværket kan ved tilsyn i forbindelse med nytilslutninger imødegå problemet i en vis udstrækning, ligesom der ved eksisterende forbrugere kan føres tilsyn .

Desuden kunne vandværket med fordel inddrage de VVS-installatører, der arbejder i forsyningsområdet.

Hvordan skal problemet løses?

Problemet kan afhjælpes ved at iværksætte en mere målrettet tilsyn end det tilsyn vandværket udfører i dag.

I stedet for syn af alle nytilslutninger, kunne det anbefales at foretage tilsyn ved kritiske forbrugere, f.eks. erhverv og industri.

Problemet kan løses ved at forlange kontraventiler med tilbageløbssikring på de installationer, hvor det skønnes at der en forøget risiko.

Hos ”normalforbrugeren” kunne der udover den kontraventil, der sidder i vandmåleren forlanges monteret en kontraventil efter måler. De lokale VVS-installatører informeres ved møde og udsendelse af informationsmateriale.

Hvornår skal problemet løses?

Indenfor et år, skal der ske en udpegning af de eksisterende kritiske forbrugere samt stilles krav om at alle nytilslutninger skal montere en kontraventil efter måleren. Indenfor to år skal der føres tilsyn med disse forbrugere.

Hvad koster det at løse problemet?

Vandværkets udgift til løsning af problemet vil være mandtimer. Det skønnes, at der i alt skal bruges ca. 1 time pr. kritisk forbruger. Odder Vandværk forsyner i alt ca. 250 erhverv, hvoraf det forventes, at der skal føres tilsyn ved ca. 50%, svarende til i alt ca. 125 timer a‘ en timepris på ca. kr. 160,-, svarende til kr. 20.000. Derudover kommer udgifter til instruering af VVS-installatørerne om montering af kontraventiler udenfor måleren.

UDFYLDT AF: Karin Larsen

ANSVARLIG: Karin Larsen

DATO: 05.07.01

PROCES NR.: 41004M

NAVN:

Bortskaffelse af overskudsjord

Hvad er problemet?

I forbindelse med specielt ledningsrenoveringer, er der ofte jordfyld, der ikke kan genindbygges. Fyldet er defineret ”forurenet”, hvis det har ligget under/ved en vej. Indtil vedtagelsen af den nye ”Jordforureningslov” er denne form for overskudsjord udlagt på landbrugsjord. Denne udlægning kan ikke fortsætte p.g.a. forureningsrisikoen.

Hvem skal deltage i afklaring og løsning af problemet?

Odder Kommune har pligt til at udpege en mulig placering af overskudsjorden og skal således inddrages i problemløsningen.

Hvordan skal problemet løses?

Overskudsjorden skal deponeres, på en godkendt lokalitet.

Mængden af overskudsjord kan reduceres ved at anvende no-dig metoder ved ledningsrenoveringer.

Alternativt skal overskudsjorden køres på kontrolleret losseplads.

Hvornår skal problemet løses?

Problemet skal løses straks, idet vandværket løbende har overskudsjord, der i øjeblikket deponeres midlertidigt på vandværkets eget areal.

Hvad koster det at løse problemet?

Aflevering af rent overskudsjord på kontrolleret losseplads koster ca. kr.80,- pr. m³ og forurenet overskudsjord koster ca. kr. 970,- pr. m³. I.h.t. Miljøkortlægningen er mængden i 2000 opgjort til ca. 875 m³, hvoraf ca. 200 m³ vedrører ledningsrenovering og brud.

Såfremt disse 200 m³ skulle deponeres på kontrolleret losseplads som rent overskudsjord vil det medføre en udgift på i alt ca. kr. 16.000 og som forurenet jord vil det medføre en udgift på i alt ca. kr. 194.000,-.

UDFYLDT AF: Karin Larsen

ANSVARLIG: Karin Larsen

DATO:

Bilag I - Miljørevisionsplan – Checkliste

Dette bilag indeholder et eksempel på en miljørevisionsplan for en vandforsyning. Eksemplet omfatter i alt tre individuelle miljørevisioner, der tilsammen dækker hele vandforsyningens miljøledelsessystem.

For hver miljørevision er det fastlagt

• hvilken del af miljøledelsessystemet skal den omfatte (afgrænsning)
  
• hvem der skal interviewes
  
• hvornår skal den udføres (incl. bindinger til andre aktiviteter) og på hvilket grundlag
  
• hvem skal udføre den
  

Miljørevisionsplanen er udarbejdet således, at den, med tilføjelse af de oplysninger, der er omtalt i vejledningens kapitel 4 (boks 4.20), direkte kan anvendes som en procedure i vandforsyningens miljøhåndbog.

Man vil ofte se, at miljørevisionsplanen udarbejdes som et dokument for sig (f.eks. som et bilag til miljøhåndbogen), som der henvises til fra miljøhåndbogens procedure. I dette eksempel er der intet i vejen for, at man udskiller procedurens afsnit 6 (som netop indeholder selve miljørevisionsplanen) som et bilag til vandforsyningens miljøhåndbog. At de to ting her er slået sammen er udelukkende sket for eksemplets skyld.

Baggrund for eksemplet

Eksemplet i dette bilag retter sig mod en mindre til mellemstor vandforsyning (”Store Bjergby Vandforsyning I/S”) med ét indvindingsområde, to kildepladser og et vandværk. Vandforsyningen har 4 ansatte, en driftsleder (NN), der i forhold til miljøledelsessystemet fungerer som ledelsens repræsentant, 2 driftsassistenter (PP og SS), samt en administrator (YY). Driftsassistent PP har gennemført et 2 dages kursus i hvorledes man gennemfører en miljørevision, og kan derfor optræde som intern miljørevisor i de tilfælde, hvor de reviderede områder ikke hører under ham selv eller hans chef, driftslederen.

I forbindelse med gennemførelse af miljørevision samarbejdes i øvrigt med ”Lille Bjergby Vandværk I/S”.

Selve miljøledelsessystemet er ikke forudsat at være certificerbart, men er på den anden side heller ikke udtryk for det mest skrabede ”husmandssystem”.

Miljørevisionerne i eksemplet forudsættes gennemført i starten af år 2003. Der forudsættes i øvrigt en revisionscyclus på 1 år som følger kalender- og regnskabsåret. De tre miljørevisioner leder frem til Ledelsens Gennemgang, som er planlagt til omkring udgangen af 1 kvartal 2003.

Desuden indeholder dette bilag et eksempel på en checkliste som miljørevisoren kan anvende som grundlag (evt. vejledende) for den ene af de tre miljørevisioner. I praksis vil der være en glidende overgang mellem afgrænsningen af den enkelte miljørevision og checklisten for samme.

Med en detaljeret afgrænsning, er der måske ikke det store behov for en meget detaljeret checkliste, hvorimod en enkel afgrænsning (der f.eks. kun indeholder ordet ”vandindvinding”), vil skabe behov for en måske meget detaljeret checkliste.

Detaljeringsgraden på checklisten vil i høj grad afhænge af miljørevisorens erfaring, ligesom den vil afhænge af resultatet af den senest afholdte miljørevision og hvilke afvigelser, der blev fundet ved denne lejlighed. Man må således forvente, at den bliver opdateret fra gang til gang. Ligeledes kan checklisten blive ændret som følge af beslutninger truffet i forbindelse med Ledelsens Gennemgang.

De første gange vil checklisten formentlig indeholde de konkrete spørgsmål, der skal stilles, derefter vil den i højere og højere grad indeholde stikord om de temaer, som miljørevisoren skal spørge ind til.

Vandforsyningerne kan frit anvende eksemplet og tilpasse det til deres egne forhold og anvendelse.

Nedenfor følger miljørevisionsplan og checkliste, præsenteret som en procedure til anvendelse i vandforsyningens miljøhåndbog.

PROCEDURE FOR FASTLÆGGELSE AF MILJØREVISIONSPLAN

1. Formål

Formålet med denne procedure er at fastlægge en miljørevisionsplan for Store Bjergby Vandforsyning I/S, samt fastlægge hvorledes den vedligeholdes og opdateres.

2. Gyldighedsområde

Proceduren, og miljørevisionsplanen omfatter alt indenfor den afgrænsning, der er fastlagt for selve miljøledelsessystemet. Se miljøhåndbogens kapitel 1.5.

3. Henvisninger

Der henvises til følgende afsnit i miljøhåndbogen:

Kapitel 1.5 Miljøledelsessystemets afgrænsning Kapitel 2.6 Gennemførelse af miljørevision (procedure) Kapitel 2.9 Ledelsens Gennemgang (procedure)

4. Vedligeholdelse af miljørevisionsplanen

Miljørevisionsplanen omfatter et antal miljørevisioner som omtalt i afsnit 6. Hver enkelt miljørevision afsluttes med en rapport til ledelsen. Efter den sidste miljørevision udarbejder Ledelsens Repræsentant en sammenfatning af de gennemførte miljørevisioner. Sammenfatningen gennemgås på det ledermøde hvor Ledelsens Gennemgang foretages (se også miljøhåndbogens kapitel 2.9) Sammenfatningen skal især fokusere på følgende:

ressourcer  fundne mangler ved miljøledelsessystemet, de grundlæggende årsager hertil og deres afhjælpning og forebyggelse  evt. ændringer til miljørevisionsplanen  

5. Ansvar

Ansvaret for vedligeholdelse og udførelse af denne procedure har den person i ledelsen som er pålagt rollen som Ledelsens Repræsentant.

6. Fremgangsmåde

(se efterfølgende sider)

6.1 Miljørevision 1 - Vandindvinding

Afgrænsning:

Miljørevision 1 skal omfatte følgende:

• Indvindingsområdet
  
• Kildeplads A og B inkl. boringer.
  
• Ressourceforbrug i forbindelse med boringer, samt boringskontrol
  
• Risikoforhold omkring kildepladserne og i indvindingsområdet i øvrigt, herunder nye og opdaterede oplysninger om risikopåvirkningerne.
  

Desuden

• Vedligeholdelses- og evt. anlægsarbejder i forbindelse med indvinding herunder affaldshåndtering og forhold til evt. fremmede entreprenører
  
• Råvandsanalyser, evt. konstaterede afvigelser og deres håndtering
  
• Arealanvendelse i indvindingsopland og omkring kildepladser, herunder ejerforhold (og –kontakt) for indvindingsoplandet
  

Interviewpersoner:

Driftsleder NN Driftsassistent PP

Udførelsestidspunkt:

Uge 5 / 2003 – afrapportering senest uge 16/2003

Udføres af (miljørevisor):

Driftsassistent Ole Olsen, Lille Bjergby Vandværk I/S

Øvrige oplysninger:
Miljørevisoren udarbejder selv checkliste for den enkelte miljørevision på grundlag af checklisten for senest afholdte miljørevision og resultatet herfra.

6.2 Miljørevision 2 – Vandbehandling, Administration, Miljøledelse

Afgrænsning:

Miljørevision 2 skal omfatte følgende:

Vandbehandling

• Drift af pumper (ikke grundvands- og trykpumper)
  
• Driftsforhold i almindelighed, herunder skyllevandsforbrug, elforbrug, okkerslam, vandtab og andet affald relateret til vandbehandling.
  
• Hygiejneforhold
  
• Sikkerhed / Beredskab
  
• Vandanalyser
  
• Anlæg- og vedligeholdelse herunder fremmede entreprenører
  

Administration

• Henvendelser fra forbrugerne
  
• APV
  
• Generel information udadtil
  
• Kontakt til myndigheder herunder indberetninger fra tilsyn
  
• Kommunens kontaktudvalg
  

Miljøledelsessystemet

• Afvigelser
  
• Afhjælpende foranstaltninger
  
• Forebyggelse
  
• Miljøhandlingsplanen, herunder målsætning og resultater for 2002, aktiviteter, gennemførelse og fremskridt
  

Interviewpersoner

• Driftsleder NN
  
• Driftsassistent PP
  
• Administration YY
  

Udførelsestidspunkt

Uge 8 / 2003 – afrapportering senest uge 9 /2003

Udføres af (miljørevisor):

Driftsleder KK, Lille Bjergby Vandværk I/S

Øvrige oplysninger
Miljørevisoren udarbejder selv checkliste for den enkelte miljørevision på grundlag af checklisten for senest afholdte miljørevision og resultatet herfra.

6.3 Miljørevision 3 - Vanddistribution

Afgrænsning:

Miljørevision 3 skal omfatte følgende

• Vanddistribution
  
• Drift af trykpumper / Elforbrug
  
• Vandtab / brudstatistik
  
• Hygiejneforhold, i forbindelse med reparationer og nyanlæg på ledningsnettet, samt i forbindelse med højdebeholdere og trykforøgere
  
• Anlæg og vedligeholdelse, herunder affald, sikkerhedsforhold samt fremmede entreprenører
  
• Uheld og deres håndtering
  
• Tilslutninger fra erhvervsmæssige forbrugere
  
• Tilslutninger fra private forbrugere
  
• Drikkevandsanalyser, deres resultater, konstaterede afvigelser og deres håndtering
  

Interviewpersoner

Driftsleder NN Driftsassistent SS

Udførelsestidspunkt

Uge 12/2003 – afrapportering senest uge 13 / 2003.

Der skal senest i uge 15/2003 foreligge en sammenfatning af de tre udførte miljørevisioner, til brug for Ledelsens Gennemgang.

Udføres af (miljørevisor)

Driftsassistent PP

Øvrige oplysninger
Miljørevisoren udarbejder selv checkliste for den enkelte miljørevision på grundlag af checklisten for senest afholdte miljørevision og resultatet herfra.

Skema

 Er der ikke plads til svarene på skemaet, så brug bilag med tydelig reference til det pågældende punkt.

Bilag J - Miljøhåndbogens indholdsfortegnelse

Dette bilag indeholder et forslag til en indholdsfortegnelse for en miljøhåndbog til en vandforsyning.

Indholdsfortegnelsen er lavet på grundlag af de miljøhåndbøger, som blev udarbejdet i pilotprojektets seneste fase. For hvert afsnit som håndbogen indeholder, er medtaget en forklaring til betydningen af afsnittet, set i forhold til om miljøledelsessystemet er certificeret/certificerbart, eller et husmandssystem.

Klik på billedet for at se html-versionen af: ‘‘skema‘‘


Hvor der er tale om særlige forhold for de helt små vandforsyninger, er dette bemærket ved de enkelte afsnit.

Bilag K - Procedureeksempler fra vandforsyningens miljøhåndbog

Dette bilag indeholder en række eksempler på procedurer hentet fra de miljøhåndbøger, som pilotprojektets seks deltagende vandforsyninger udarbejdede i projektets sidste fase (fase C: Implementering).

Da der er tale om procedurer udarbejdet under pilotprojektet, er procedurerne ikke nødvendigvis ”perfekte”. Der er tale om en første udgave, som meget vel kan være ændret i den udgave af miljøhåndbogen som de enkelte vandforsyninger har udarbejdet efter projektets afslutning.

Da procedurerne er plukket fra forskellige miljøhåndbøger, vil det som hovedregel ikke være muligt at finde de dokumenter, hvortil der henviser fra de forskellige procedurer.

Bemærk ligeledes hvorledes de enkelte vandforsyninger har anvendt forskellige standards for udformningen af procedurerne. Heller ikke her kan man tale om, hvad der er rigtigt eller forkert, men læserne opfordres til at holde de forskellige procedurer op mod indholdet af håndbogens afsnit 4.2.7 .

I et par tilfælde er der medtaget samme procedurer fra forskellige vandforsyninger. Dette for at vise forskellige løsninger på det samme problem.

Læserne er velkomne til at indhente yderligere oplysninger hos deltagerne – se adresseoplysninger i håndbogens forord.

De procedurer, der er medtaget er følgende (nummereret med udgangspunkt i den indholdsfortegnelse, der fremgår af bilag J):

Skema

1.1 Standard for opbygning af ”Procedurer”.

Procedurerne er opbygget efter følgende retningslinier:

Formål: Hvorfor udarbejdes denne procedure.

Gyldighedsområde: Hvor og for hvad gælder denne procedure.

Ansvarlig: Hvem er ansvarlig for vedligeholdelse og implementering af proceduren. Den ansvarlige angives med titel i organisationen.

Fremgangsmåde:

Hvordan skal de i proceduren beskrevne aktiviteter udføres.

Henvisninger/referencer: Hvilke andre dokumenter med relation til miljøstyringssystemet er relevante og hvilke eksterne dokumenter, f.eks. love, vejledninger, regulativ m.v. er relevante.

1.2 Standard for opbygning af ”Instrukser”.

Instrukserne er opbygget efter følgende retningslinier:

Formål: Hvorfor udarbejdes denne instruktion.

Gyldighedsområde: Hvor og for hvad gælder denne instruktion.

Ansvarlig: Hvem er ansvarlig for vedligeholdelse og implementering af instruktionen. Den ansvarlige angives med titel i organisationen.

Fremgangsmåde:

Detaljeret beskrivelse af, hvad der skal gøres og hvordan de beskrevne aktiviteter udføres.

Henvisninger/referencer: Hvilke andre dokumenter med relation til miljøstyringssystemet er relevante og hvilke eksterne dokumenter, f.eks. love, vejledninger, regulativer m.v. er relevante.

Birkerød 

Esbjerg

Click on the picture to see the html-version of: ‘‘‘‘

ODDER2

 

Esbjerg

Der gennemføres opfølgende kursus halvårligt i de første 2 år efter implementering af miljøledelsessystem – herefter i gang årligt, hvor samtlige medarbejdere deltager.

Ved ændringer i miljøledelsessystemet har miljøkoordinator ansvaret for at medarbejderne informeres herom. 

Esbjerg

 

ODDER

Birkerød

Birkerød

ODDER

 

Esbjerg

Birkerød

 

Birkerød

Birkerød



Birkerød

Birkerød

ODDER

ESBJERG


ODDER


ODDER


HJØRRING

HJØRRING

Birkerød

Birkerød fortsat

| Til Top | | Forside |